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合同档案管理分类的措施研究

摘要]在企业生产活动中,合同是企业维护自身合法权益的一种主要手段,因此,做好合同档案的管理工作,也成为了风电企业日常管理的重要任务。随着风电企业业务、规模的不断扩展,合同档案的数量随之增加,如何更好的管理合同档案,为企业发展提供信息支持和便捷服务,是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了企业合同档案的基本特征,随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上,结合笔者的实际工作经验,提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。

关键词]合同档案;风电企业;管理分类

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动,在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现,许多企业对合同档案管理的重视程度不高,合同档案管理存在分散、混乱等问题,给档案的查找和利用带来了很大困难。因此,风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法,实现合同档案的科学分类和优化管理,为各项工作的开展提供指导,维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说,企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等,这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同,但在某些方面也具有一定的共性,主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征,也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同,而依法成立的合同,受到法律的保护。因此,企业合同档案具有明显的法律特征,这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁,都必须严格依照相关的法定程序。除此之外,合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件,也只有在具备法律特性的前提下,才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来,风电行业蓬勃发展,风电企业在推动自身经济发展的同时,也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利,往往会采用不正当的竞争手段,从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录,对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明,在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用,从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件,合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案,应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等,只有这些条件符合法律规定,才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中,如果出现损坏或缺失,都会影响其法律效力的发挥。因此,必须要严格按照相关的规定进行管理,保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同,合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时,企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理,例如,合同签订前的洽谈、招投标等;合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥,相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制,能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况,有针对性的补充合同档案管理制度的内容,以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说,只有在完善的合同档案管理制度下,才能借助于合同档案,帮助企业减少市场竞争风险,进而在保证自身利益不受损害的情况下,推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多,如果采用单独整编和单独管理,必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此,为了提高企业合同档案的管理效率,在进行合同档案的整理过程中,相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系,而合同档案的分类管理,可以显著提升其工作效率,减轻工作压力。例如,可以根据实际工作情况,单立类目、分类组卷,这能够起到化繁为简的效果。当然,企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持,可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理,风电企业在开展分类管理时,可以将不同的合同进行统一编号。这样一来,今后在查找某一份合同档案时,不需要花费过多的时间进行翻找,而是直接查找编号,极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行,例如可以根据合同档案内容的不同进行分类,如物资类、工程类等;还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是,无论采用何种分类形式,都需要在档案袋上进行标注,避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作,随着企业各项业务的不断开展,也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此,风电企业在进行合同档案的管理分类时,也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查,确保合同档案的完整性和安全性。例如,要保持合同档案储存室的整洁干燥,避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时,也要提前清点好合同档案的数量、种类,对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握,由于有些合同文件资料的不确定性,不能一次性终结,因而不主张将刚签订的合同归入档案室,而需要相关工作人员关注合同的变化情况,将完结的合同档案统一移交给档案管理部门,这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理,科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料,具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容,这些档案内容不利于查找和统计,在进行分类、收集、整理的过程中,存在较大的难度,因而,需要依循集分式归类的原则,进行合同档案的分类管理,还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类,进行重新拟定和分类,从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式,又称为典型合同,是具有规则和名称的合同形式;而无名合同又称为非典型合同,是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提,拟定规范且科学的集分式分类表,并要在集分式分类表中,对合同档案进行分类归档,进行统一的编号和整理。实践证明,集分式分类表能够在很大程度上,提高企业合同档案管理分类的效率,与传统的分类方式相比,无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势,这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法,具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点,但考虑到合同档案管理工作的重要性,在应用集分式分类管理时,仍然需要使用标准化的操作方法,以确保其应用优势得到完美的体现。首先,要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息,例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等,这些信息都需要记录在分类表中,以便于档案管理人员进行参考。其次,科学区分合同档案的年号、分类号和流水号,这三个要素分别代表了不同的含义,在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中,合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素,规范化、科学化的合同档案管理,能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者,应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用,并以实际行动营造良好的工作氛围,确保合同档案管理分类的顺利开展;对于合同档案的管理人员来说,其也要强化岗位责任意识,不断提升个人专业能力,确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

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[4]李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化,2015(15).

作者:郭知翠 单位:大唐洱源凤羽风电有限责任公司

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