独立院校人事档案管理与高校人力资源管理分析

摘要：民办独立院校发展起步较晚，在办学条件及规模有限的情况下，更加重视的是提高教学质量和生源，然而对人事档案管理方面的投入要少。作为一名在民办独立院校从事人事管理工作人员，并在日常的人事档案管理工作也发现它的重要性，如何有效的开展民办独立院校人事档案管理工作与高校人力资源管理相结合，提升人事档案管理水平，来满足现代人力资源管理的发展及需要。想必也是目前同类院校不可忽视的一项重中之重任务之一。

关键词：民办高校；人事档案管理；人力资源管理

人力资源已成为知识经济时代的第一资源，而人事档案又是各类人才信息的缩影，是他们在社会活动中形成的最原始的记录。人事档案主要是包含学院内员工的个人基本信息、学历经历、工作经历、思想政治表现、才干绩能、主要奖惩等方面的综合性记录，能比较全面地记载并能反应教职员工德能勤绩的一个综合表现。并能供有关部门客观地了解和掌握学院员工的综合情况。它是民办独立高校人事档案管理中聘用制人事工作的重要内容，是人力资源管理中的重要组成部分，更是各单位人力资源管理的重要信息支柱。在师资队伍建设中占重要的基础作用，更是学院“识别人才、选拔人才、使用人才”的依据。科学有效的人事档案管理能促使人力资源管理的开发和利用。人事档案管理也只有适应现代的人力资源管理要求，才能为人力资源开发提供强有力的保障。

一、民办独立院校人事档案管理存在的问题

1.民办独立院校对人事档案管理工作重要性认识不够。

由于独立院校的发展主要是看生源和教学质量方面，从而对人事档案的管理的重视程度和支持力度都不够，在对人事档案管理工作的规范化和标准化不够严格。校对档案管理人员专业性没有做严格的要求。在对人事档案管理人员没有专业限制，造成对人事档案需要装订的材料不齐全；也不是专人负责管理，由部门员工兼职管理人事档案，往往忽视对材料的收集和整理。

2.民办独立院校的档案管理室未达到标准化要求。

独立院校不能和公立院校相比，在校舍的投建和利用方面有限制要求，导致在对教职员工的人事档案管理极具简单，装订材料的档案盒选用质量不达标，放置档案的档案柜有限。

3.民办独立院校内部机制调整使人事档案管理复杂化。

在民办独立院校内常涉及到机构调整、部门重组、教职员工的学历晋升、调岗、跳槽等现象，导致民办独立院校人事档案管理的复杂化。加上这类院校档案管理水平残差不齐，及管理体制不够规范，故人事档案的完整性、失密和不真实、不安全等情况就凸现出来。

4.民办独立院校的档案管理未走向信息化建设。

对人事档案还采用手动填写纸质材料，根据学院的相关要求交相关纸质资料，再进行甄选、整理和储存；只能对教职员工的档案材料收集在基础阶段，关于后期跟进教职员工的进修、晋升等情况无法第一时间更新档案。以致于人事部门在提供给学院师资队伍建设方面的资料信息不全面。不能及时有效达到人力资源信息共享。

二、优化民办独立院校人事档案与高校人力资源管理的模式

民办独立院校人事档案管理与人力资源管理的彼此关联，不可分离，且更应同步发展。只有优化高校人事档案管理工作才可以极大的提高学院的人力资源管理，从而才能提升学院的教学、及科研整体水平。独立院校的人事部门通过人事档案提供的信息，这样可以发现与识别人才、培养和使用人才，使他们能最大限度的发挥人才潜力，学院做到科学用人，有效地防止不讲德才兼备条件，仅凭主观意识和带个人感情色彩选用和提拔干部。

1.建立健全科学合理的适合独立院校人事档案管理的制度。

将独立院校的人事档案管理工作落实到实处，必须很据学院的办学理念和发展方向，制定出更加合理且合符实际的人事档案管理制度，这样可以使管理更规范。在收集档案材料时候要根据情况实地分析，人力资源管理部门要制定有较独特的制度，如何系统的了解员工素质、奖励、惩罚等情况，让人事档案发挥出他的作用，更加重视档案的安全性。故这就要求人事档案内容的完整性、准确性，而且要及时更新内容，更要积极主动的去收集学院教职员工的相关资料。

2.增强独立院校人事档案内容的个性化，注重材料反映个人综合能力。

结合在现目前高校人事档案管理的普遍现象：人事档案里面材料的单一性、内容陈旧和空洞现象。我们应该在教职员工的人事档案上能更加注重收集反应个人的综合能力，每一位员工的年度考核表、突出贡献能力、职称考评材料、个人专利、业绩材料、诚信等方面的材料。这可以为人事档案在现代人力资源管理中的信息价值提供数据支持。

3.增强独立院校人事档案内容的动态信息及时更新、补充和定期对档案材料进行鉴定。

个人的人事档案不仅可以反映一个人的过去，而且还可以反映一个人的现况；从他们的档案内能了解学识、工作能力、思想政治态度等。作为人事部门的档案管理人员还要特别注意收集反应教职员工的综合能力材料，譬如包含劳动合同、继续教育证明、个人专利、奖惩情况、社保缴纳等方面。这样的人事档案才算是既包含了定性的结论，又包含了定量的描述，从而提高了人事档案的利用价值，为现代人力资源管理提供了数据支持和服务。

4.提高独立院校人事档案管理信息化建设。

在民办独立院校的人事档案管理工作中，我们应该借助于计算机技术这一现代化辅助手段，这也是改善其对人力资源开发作用的又有途径。各个学院发展规模越来越大，人事档案材料也就越积越多，传统的手工人事档案管理也逐渐不能紧跟时展需要，花费时间多，容易出错。只有借助计算机技术这一先进手段，将教职员工的信息录入，必要时候可以将纸质材料烧苗上传，将这些人事档案做成信息数据库，可以提高人事档案管理的检索效率和准确性，人力资源部门在这样的数据库中也能根据工作需要及时找到所需要的人才。从而针对这些优秀的人才制定不同的培训及激励计划，促进人力资源管理的价值和创造水平的整体提升。

三、结语

综上所述，由于人事档案是记述和反应个人经历和能力的表现，再以单位收集和整理后保存，以备做为考察的文件材料，由此可见，人事档案是人力资源管理的重重之中部分，两者不可分开，相对于发展起步较晚的民办独立院校建立完善教职员工的人事档案资料也是鉴证学院历史发展的一个反面，当然更是反应教职员工自身成长历史的真实记载，为单位使用人力资源提供可靠和客观的信息参考标准。当然，也只有人事档案与人力资源管理有机结合，并同学院的其他改革同步进行，才能适应新形势，才能促进人力资源管理为学院科学发展、人才强效战略发挥该有的作用。

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作者：张晓波 单位：成都信息工程大学银杏酒店管理学院