文件管理系统精选(九篇)

第1篇：文件管理系统范文

关键词：密级文件；指纹识别；授权；合法用户；系统管理员

中图分类号：TP308 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）04-0034-03

1 背景

用户操作计算机文件通常包括多种方式，例如打开、编辑、复制等基本操作，从用户角度看，这些操作应该是合法用户的行为。当文件具有较高密级时，一般不允许非法用户对计算机文件执行此类操作。网络是一把“双刃剑”，在信息共享的同时，科学地实施安全管理，保障信息安全至关重要[1]。从信息访问者的身份来看，非法用户既包括一般的非授权用户，又包括伺机盗用重要信息的网络黑客。计算机密级文件的安全管理，不仅需要遵循相关严格的规定[2]，更要采取措施防止或阻止不仅包括非法用户可能执行的非法操作，还可能是合法用户因某种利益驱使所造成的泄密等行为，尤其是对于后者，即使将安全计算机不接入网络，也难以确保重要文件的安全性。因此，实现计算机文件的安全管理，不仅要实现用户身份的正确识别，更要防止合法用户可能存在的非法操作。本文基于生物特征对计算机文件的安全管理系统进行了研究与设计，这里的文件是指具有一定密级并存储于计算机内部的电子文件。

2 生物特征的特点

实现计算机存储文件的安全管理，就是要求计算机能正确识别操作者的用户身份。传统意义上的身份表征主要借助身份证、工作证等实物形式，进入存放重要文件的机房重地时，对这些证件的判读主要分为人工和机器判读两种形式。由于这些实物类型的证件极易被复制、盗用，而机器判读形式可能导致身份误判。另一方面，当非法用户操作计算机时，计算机根本无法判别用户身份更无法拒绝其操作。有些计算机应用系统虽然设置了登录步骤，但常见的登录方式仍以数字密钥为主，较长的数字密钥不便记忆，较短的数字密钥又无法阻止非法用户或网络黑客的快速破解。生物特征通常包括人脸、指纹、掌纹、耳廓、击键、声音等，这些特征具有不易复制、修改的特点，而且具有较好的稳定性，因此可以用于身份识别。随着计算机应用技术的飞速发展，生物特征提取技术也取得了长足进步[3]。基于生物特征实现身份识别，具有高效、准确的特点。尤其是指纹这一典型的生物特征，具有易于采集、识别准确的特点，已逐渐被用于电子产品例如计算机、手机、ipad等，在指纹正确识别合法身份下方可授嗪笮操作。基于指纹开发应用系统确保信息安全，必将成为一种不可阻遏的发展趋势。

3 基于指纹的计算机文件安全管理系统

通常情况下，进入存储重要信息的区域，首先需要进行身份识别，可由人工检查证件、或机器识别证件，也可基于指纹进行身份识别，因此硬件上应配备必要的图像识别或指纹采集设备。计算机文件安全管理系统，就是用计算机管理（包含操作）文件的应用系统，以系统管理员的计算机和合法用户的多台计算机组成了局域网（如图1），从而实现计算机文件的安全管理。局域网中各台计算机存储的指纹模板有所不同，系统管理员的计算机内部，需要存储自身指纹和所有合法操作者的指纹，而其他计算机只存储合法使用者的指纹模板。该系统运行前需要判别用户身份，这里的用户包括系统管理员以及合法用户。系统管理员的职能主要表现在两个方面：其一为负责整个系统开启；其二为响应合法操作的指令申请，但自身不具备文件的浏览等操作。对合法操作，具有已有文件的浏览、新文件的编辑等操作权限，但对复制或刻录等特殊操作，需要系统管理员授权操作。从功能来看，该系统主要包括用户登录模块、系统管理模块、文件操作模块、系统维护模块等，如图2所示。

3.1 数据库设计

在开发计算机文件安全管理系统前，首先分析了系统涉及的所有数据量。从生物特征角度，包括系统管理员和所有合法用户的指纹模板；从存储数据角度，主要包括各种密级文档数据；从登录密钥来看，主要包括系统管理员和所有合法用户的登录密码；其他方面还应当包括用系统管理员和合法用户的用户名。具体数据如表1所示：

[Fingerprint templates＼&指纹模板库＼&Secret files＼&具有密级的文档＼&Digital passwords＼&登录密码＼&Users name＼&合法用户名＼&ID＼&合法用户ID＼&]

所有用户包括文件处理的用户以及系统管理员，要求在启用系统前进行注册。注册过程中需要输入用户名、密码，以及指纹等个人信息。指纹信息输入需要连接必要的指纹采集设备，合法用户的指纹输入后生成模板库，并将作为个人隐私存储于计算机中。这里需特别注意：与其他合法用户不同，系统管理员的指纹一般单独存于计算机中。

3.2 系统登录模块

登录模块包括系统管理员登录以及合法用户登录。在登录先后顺序上，系统管理员登录先于合法用户登录。登录时默认为指纹输入，计算机利用实时采集指纹和指纹模板库中的指纹进行比较，以判断输入用户身份是否合法。当匹配超过指定次数时，提示系统管理员采用密码输入。合法用户登录同样默认为指纹登录，与系统管理员不同，当合法用户利用指纹登录的失败次数超过一定限制时，合法用户的计算机会发出指令请求系统管理员利用指纹为合法用户的密码登录进行授权。系统登录模块如图3和图4所示。

3.3 系统管理模块

系统管理模块属于系统管理员操作范畴，主要负责合法用户的增删、密级文档的增删以及监督合法用户的文件操作过程。合法用户在一定时期内可能发生变化，增加合法用户时，需要录入指纹图像以存入模板库，同时减少合法用户时，需要及时删除指纹图像。系统管理员具有添加文档和删除过期文档的管理权限，对新密级的文档需要及时添加，确保秘密文件能及时在安全区域进行操作处理。同时对过期文档应及时清理，不仅为减少资源浪费，更重要的是避免文档长期留存可能带来的其他安全问题。系统管理员还具有监督合法用户操作功能，也就是合法用户的整个操作过程受系统管理员监控，其目的是防止某些合法用户私自复制、刻录具有密级的文件。

3.4 文件操作模块

该模块主要实现合法用户对文件的正常操作，考虑到系统文件具有一定密级，因此主要包括打开、编辑、复制、刻录等基本操作，其中“打开”是处理已有的密级文件，“编辑”是由合法用户经授权后新建密级文件，“复制”和“刻录”是改变密级文件的位置。当合法用户进入系统时，首先需要通过指纹验证或密码输入实现成功登录。对具有密级的文件，合法用户由于已经通过身份验证，因此可以直接打开并浏览文件。合法用户完成密级文件编辑后，向系统管理员发出指令要求添加不可篡改属性以完成密级文件创建环节。值得注意：尽管系统管理员可添加密级文件的不可篡改属性，但自身无法浏览文件内容。对于复制、刻录等特殊操作，合法用户的计算机会向系统管理员发出特殊操作申请指令以等待授权（如图5），从而能防止用户非法流转密级文件。

3.5 系统维护模块

该模块主要实现计算机文件安全管理的日常维护工作，主要包括识别性能检测、定期杀毒、模块功能测试以及系统升级服务。指纹采集设备常因使用时间或使用方法等原因影响识别性能，定期需要进行识别性能检测。当识别性能下降时，需要及时修理或更换硬件设备。考虑到指纹作为人w的重要隐私，定期需要对用户指纹重新录入形成模板库，确保合法用户正常登录。为避免可能的病毒侵入，需要对系统文件定期进行杀毒处理。定期需要对应用系统进行模块测试及升级，确保模块运行正常。

4 结束语

本文基于指纹进行计算机文件安全管理系统的研究与设计。该系统的身份验证采用了指纹识别技术，同时考虑到实时因素可能导致的拒识问题，也设置了传统的数字密码登录方式。但需要在若干次指纹验证失败后方可尝试密码登录，由于摈弃了数字密钥的弊端，在一定程度上保证了文件操作的安全性。在系统功能层面上，必须由系统管理员开启整个管理系统，可有效防止合法用户在非工作时段操作密级文件的可能。合法用户对文件进行特殊处理时，需通过系统管理员进行授权，以防止合法用户因某种利益驱使非法复制、刻录文件。作为系统管理员只能授权合法用户，自身不能浏览文件，这种职权分离设计又增加了文件安全性。该系统基于指纹实现身份识别，结合系统管理员授权，合法用户才具有操作文件的权限，可以实现密级文件的安全管理，但却无法避免系统管理员和文件操作者的合谋非法行为，这将是以后的改进方向。

参考文献：

[1] 赵凡. 电子文件安全管理初探[J]. 中小企业管理与科技：上旬刊， 2012（11）.

第2篇：文件管理系统范文

计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】

一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。

第3篇：文件管理系统范文

学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要，所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如:效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。

因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情，在下面的各章中我将以开发学生档案管理系统为例，谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。

二、系统功能

现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我三年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。归纳起来，功能大约有以下几点：1．学生信息的录入。不同地域的学生通过各种途径不择地点、不择时间地自主上传自己的基本档案（不合要求的档案可以由管理员及时清除）。

2．学生信息的查询。学生的档案信息发在网上可以让全班、全校的人来查询。使用者可以通过多种方式（学期，年级，班级，姓名，学号等）的查询，查看自己需要的学生信息。

3．学生信息的修改。通过网络在任何地方，档案管理人员均可随时对转入、转出的学生进行添加和删除，实现了信息的动态管理。

好处为：

1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；

2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；

3． 可以迅速查到所需信息。

三．ASP的简单认识

ASP的全称是：Active Server Pages，是在服务器端脚本编译环境，使用它可以创建和运行动态、交互的Web服务器应用程序。ASP可以与HTML页、脚本命令和ActiveX组件组合创建交互的Web页和基于Web的功能强大的应用程序。ASP应用程序很容易开发和修改。所以笔者推荐广大教育工作者在教学工作繁忙的情况，使用ASP来制作适应教学的交互性强的动态网页是非常适合的。

以下罗列了 Active Server Pages 所独具的一些特点：

1.使用 VBScript ，JScript 等简单易用的脚本语言，结合 HTML 代码，即可快速地完成网站的应用程序的编写。

2.无须编译，容易编写，调试方便可在服务器端直接执行。

3.使用普通的文本编辑器，如 Windows 的记事本，或在FRONTPAGE等流行软件中都可进行编辑设计。

4.与浏览器无关 (Browser Independence)。用户端只要使用可执行 HTML 码的浏览器，即可浏览 ASP 网页的内容。 ASP所使用的脚本语言 (VBScript、Jscript) 均在 WEB 服务器端执行，用户端的浏览器不要求能够执行这些脚本语言。

5. ASP 能与任何 ActiveX scripting 语言相容。除了可使用 VBScript 或 JScript 语言来设计外，还通过 plug-in 的方式，使用由第三方所提供的其他脚本语言，如：REXX、Perl、Tcl等。脚本引擎是处理脚本程序的 COM(Component Object Model) 物件。

6.Active Server Pages 的源程序，不会被传到客户浏览器，因而可以避免所写的源程序被他人直接剽窃，提高了程序的安全性。

7.可使用服务器端的脚本来控制产生客户端的脚本。

8.ActiveX Server Components(ActiveX 服务器元件 ) 具有无限可扩充性。可以使用 Visual Basic 、 Java 、 Visual C++ 、 COBOL 等编程语言来编写你所需要的 ActiveX Server Component 。

由此可见，将ASP技术用于教育任务繁重的教师建设网站是最适合的。

由于笔者本文主题是讲解用ASP技术实现网上作文的自动化管理的过，其目的在于由一件具体事例的完成过程来抛砖引玉，使更多的教师懂得怎样在学校网站应用现代网络技术实现网络自动化管理。所以对于网络的一些基础知识不作过多铺垫，下仅列出本文所需基础知识：

1． 懂得基本的HTML语言。

2． 懂得基本的VBScript 或JScript语言。

3． 有数据库操作基础，最少会一种数据库（如最简单的Microsoft Access）

四．网上学生学籍管理实现的目标

主要是对学生信息（如学号、姓名、性别、家庭住址等）进行管理。本模块又分为五个子模块：

（1）录入学生信息

（2）查询学生信息

（3）修改/删除学生信息

其中，学生信息查询不需登录即可使用，其他模块则需要先登录后才能使用。

五．网上学籍自动化管理实现的几个ASP文件简介

从本节开始我们逐渐深入地探讨如何用ASP技术实现以上目标。实现网上学籍的自动化管理和BBS、在线论坛等的建立机制有许多相似的地方，但在数据库的建立或管理方法方面却有许多不同之处。以下笔者以范例的方式来分析利用ASP技术来实现的方法。整个自动化管理机制大致可由如下几个ASP文件和一个数据库文件来组成，它们的大至功能如下。

（1）index.asp 进入本栏目后的第一显示页，显示本软件总体功能，提供多种对学生档案的管理方式，以及用户的注册。

（2）login.asp用于用户的注册。

（3）InfoInput.asp 将学生的基本信息写入数据库。

（4）InfoQuery.asp可查询学生的基本档案信息。

（5）InfoModifyDel.asp 用于数据的修改、删除。

六．数据库的搭建

使用Access2000 实现关系型数据库

学生基本档案：

存储了学生的档案包括：学号、姓名、年龄，性别，族别，出生年月，联系电话，家庭住址，其中学号为该表的主关键字。

学生入学状况：

存储了学生的入学状况包括：学号，年级，班级，入学时间。它的学号必须在学生基本档案中存在。

用户密码登记：

存储了系统用户和普通用户的信息，包括：姓名，口令，登记日期

学生考试计划登记表：

存储了每次考试的基本信息，包括：考试编号，科目，年级，班级，考试日期，考试类别等。

学生考试成绩：

存储了学生各科考试的成绩，包括：学号，考试编号，考试类别，科目，成绩。

在以上表中，学生基本档案和学生入学状况以及学生考试成绩中的学号是相互关联的，学生基本档案中该学号存在，那么在学生入学状况和学生考试成绩中才能存在该学号。

而学生考试计划登记表和学生考试成绩中的考试编号是相互关联的。只有用户做了考试计划以后，才能对学生进行考试，才能输入成绩入库。不过由于时间仓促，学生成绩管理模块没有完全实现。

下面是各表之间的关系图： 七．ASP文件实现自动化管理过程的细节

ASP技术以其简单易操作，且功能较强大完全能够完成以上所要求的各操作目标。下面分操作及ASP文件的组成来讲解实现具体细节，其中着重介绍用〈VBsript〉语句的操作。

（1）index.asp

学籍管理系统的首页，主要用于用户的注册和判断用户是否已注册，并提供信息管理、成绩管理、考试管理的入口。其中判断用户注册是否正确的代码为：

function CheckForm()

{

if(document.Login.UserName.value=="")

{

alert("请输入用户名！");

document.Login.UserName.focus();

return false;

}

if(document.Login.PassWord.value == "")

{

alert("请输入密码！");

document.Login.PassWord.focus();

return false;

}

}

function ClearForm()

{document.Login.UserName.value = "";

document.Login.PassWord.value = "";

}

以上程序来检查用户注册时提交的数据是否正确，以确定是否允许提交。

十．参考文献

《ASP3.0动态网页实经典》—— 位元文化——中国青年出版社

《ASP网页制作实战步步通》天创工作室编著 人民邮电出版社 2001/6 第一版

第4篇：文件管理系统范文

文件(档案)生命周期

文件和档案是生命的连续体，但是，不同国家有不同的政治文化背景和观念，对文件和档案这一事物的认识也有所不同。英语国家认为文件(档案)生命周期可以在总体上划分为三个阶段，即文档(Doeument)阶段、文件(Record)阶段、档案(Archive)阶段。文档形成并存在于电子办公环境(如OA)之中，发挥现行作用；文件捕获并存在于单位文件管理机构之中，发挥半现行作用；文件移交档案馆后才叫作档案，发挥非现行作用。然而，法语国家认为文件一旦形成就叫作档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内。《法兰西共和国档案法》(1979年公布)规定“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”我国认为，文档(对应英语国家Document，习惯上称作文件)形成并存在于电子办公环境之中，发挥现行作用，文档向单位档案部门归档后到移交进馆这两个时期均叫作档案(对应英语国家的Record+Archive)，它包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段。

需要指出的是，尽管政治文化背景不同，名词不同，各个国家都是按照文件(档案)生命周期三阶段，分别由不同机构和不同的系统，依据不同要求来实施管理的。

三种不同的管理系统

交通警察，各管一段。经典理论认为：在文件(档案)生命周期三阶段中，应该分别由EDMS(Electronic DocumentManagement System，电子文档管理系统)，ERMS(Eleotronic RecordsManagement System，电子文件管理系统)，AIS(Archives Informationsystem，档案信息系统)三种不同的信息管理系统加以管理。这是因为，在文件(档案)生命周期3阶段中，管理系统承担着不同的角色，需要满足不同的需求。需求分析是系统开发的起点，满足需求是项目建设的归宿。美国国家档案局馆(the National Archives and RecordsAdministration，NARA)在2005年宣布洛克希德・马丁(Lockheed Martin)公司中标ERA(the Electronic RecordsArchives，电子文件档案馆)项目时，特别强调的一个重要理由是：该公司对NARA电子文件管理职责的深刻理解。他山之石，可以攻玉，我们在建设电子文件(档案)管理系统时，不仅要寻觅和信赖开发商的领先技术，更要进行认真的需求分析，并考察开发商对需求的认知程度。“深处种菱浅种稻，不深不浅种荷花”，我国的文件(档案)管理管理机构和开发商们，过去缺乏且现在亟需的是：找准系统设计开发的路段，并对号入座。

单位电子文档管理系统

单位电子文档管理系统(EDMS)管理的对象是由办公自动化和计算机辅助设计等电子办公环境形成的电子公文、计算机图形等现行文档。EDMS管理的文档和元数据通常不断更新，因此是当前的、动态的、可逆操作的。在系统中，如果有新的版本文档出现，它必将替代旧的文档，如果在审核流程中发现文档不合格或是存在重要错误，文档还可被返回给上一道流程进行重新起草。EDMS通常不是独立的系统，它作为一个子系统，集成在电子办公系统中，它扮演的是一个配角。EDMS明白，整个系统的目标是电子办公，所以，EDMS缺失“自我意识”，它致力于为整个系统的运转提供一个实现工具――以文档作为信息表现形式，协同完成系统担负的科研、生产、建设、管理任务。EDMS的具体任务是保障文档流转、版本控制和文档的现行效力。它能够区分文档的草稿、定稿、历次修改稿，能够保证文档按照草拟―修改审核(会商)―签发(会签)―复核缮印―用印―登记一分发交换流程有序地进行，能够保证经它分发的文档在特定范围内具备执行力。ERMS的使用者不是档案工作者，而是业务人员、文书人员和各类管理者。在ERMS中形成的电子文档，有保存价值的部分最终移交到电子文件管理系统(ERMs)中，由于文档／文件／档案是生命的连续体，因此EDMS需要承担文件(档案)“优生优育”的使命。一个良好的ERMS系统，能够保证电子文档在源头上符合电子文件(档案)长期保存和管理利用的需求。

单位电子文件管理系统

单位电子文件管理系统(ERMS)的管理对象是经过鉴定，归档保存的电子文件。与EDMS系统相反，电子文件管理系统中的文件并非动态关联当前业务活动的，因而，尽管人们认识到，元数据是永远的进行时，在文件归档以后，文件管理--活动自身也会产生新的元数据，这些新增的元数据最终会动态地跟随文件保存下来，但归档文件本身是静态的、固化的、不可逆操作的，文件一经归档便成为历史数据，不可修改。ERMS通常是独立的系统，尽管在部分环境中，它也可能会作为一个子系统，集成在电子办公系统(如ERP)中，但它具有强烈的“自我意识”，电子文件管理是服务科研、生产、建设和各项管理的一项基础性工作，建立并通过ERMS收集、管理、提供利用电子文件是人们有意识的行为，ERMS锁定的首要目标是在文件归档保存的过程中，保障文件真实性、完整性、有效性，实现档案化和具备证据价值。与ERMS不同，ERMS的使用者是机关、企业、事业单位和各类社会组织中的档案工作者，ERMS系统要满足单位档案管理的需求。

目前，我国各级各类机构(单位)电子文件管理系统的开发建设已经很普遍了，但至今在国家或者行业的层面上没有形成一个需求标准，因此，不可避免地出现了大量的低水平重复研究与开发。反观国际，ERMs的建设通常是从需求分析开始的，而需求分析往往又借道于标准化。国际上有三个颇具影响的ERMS需求标准，值得我们在单位电子文件管理系统建设时借鉴参照。一是美国国防部DOD5015.2(Design Criteria Standardfor Electronic Records Management

Software Applications，电子文件管理应用软件设计标准)，该标准于1997年出台，并很快为美国各联邦机构和美国国家档案局馆所遵从，私营部门在选择电子文件管理软件时，也将是否遵从DoD5015，2标准作为入选条件，因此，美国的软件厂商一般要花费2万多美元将自己开发的软件交由JITC(the JointInteroperability Test Command，联合交互测试办公室)进行与DOD50i5.2标准一致性测试，JTC认证已经成为实际上的文件管理软件市场准入条件。DOD5015.2为美国各类机构ERMS的设计提供了坚实的基础，正如Gable Julie所说，“标准不是灵丹妙药或是保证书，但它对于渴望得到指导的人来说无疑是实实在在的贡献”。二是欧盟Moreq(Model Requirements for the Management of Electronic Records.电子文件管理通用需求)，它于2001年推出，由英国的康维尔(Cornwell)管理咨询集团召集10个国家的专家共同完成。2008年，MOReq出台了第二个版本即MOReq2，其目标是适用于每一个欧盟成员国，它将系统需求划分为功能需求、选择性需求、非功能需求、元数据需求四个方面，同时在内容上保持了与最新的国际标准的一致性和兼容性，为了兼顾欧盟成员国的不同情况，MoReq2专门设置了“第0章”，允许成员国加入自己特殊的管理需求，MOReq2所提供的模型具有一定的灵活性，能够在不同的环境中保证电子文件质量。三是国际档案理事会ICA-req(Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments，国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则和功能需求)。由于国际社会就文件管理软件的功能需求提出了不同的规范(如上述DOD5015.2、MoReq)，2006年，国际档案理事会(the International Council 0n Archives，ICA)决定基于现存地区性规范，制定一套协调一致的、通用的、与文件管理的国际标准ISO 15489相一致的文件管理功能需求规范，ICA-req便由此诞生。ICA-req由3个模块构成：1.概述与原则说明。主要介绍目的、受众、术语、电子文件及软件的作用、与文件或系统相关的原则、实施事宜等。2.电子文件管理系统指南和功能需求。主要规定了专门设计用来管理电子文件的独立的ERMs功能需求，包括保障电子文件的完整性、真实性、可靠性、可用性，维护其凭证价值。一个ERMS系统通常包含文件的归档(如捕获、鉴定、分类等)、保管(如保存、迁移、处置、安全控制、与纸质文件双套制管理等)、利用(如查询、检索、呈现等)、管理(日常维护等)等具体功能。在某些环境中，ERMS会与EDMS整合为一个EDRMS(Electronic Document and Records Management System，文件档案一体化管理系统)，但它并不改变上述功能需求。3.业务系统中文件管理指南和功能需求。这里所说的业务系统包括电子商务、财务系统、人力资源管理系统等各种业务应用系统。该模块指出，业务系统中形成的文件可能由业务系统自身管理，也有可能由业务系统形成和存储文件，同时通过集成的文件管理系统来控制这些文件，还有可能由业务系统按照保存证据性要求形成文件并输出给文件管理系统来管理文件。业务系统中文件管理功能需求的核心是四大块，一是在业务环境中形成文件(固化文件、记录元数据等)、管理文件(文件复制、再分类等)、文件交互(输入、输出等)、文件处置(审核、销毁等)。ICA-req以至尊的姿态宣称，它是“需求”规范的集大成者，广泛适用于软件开发商、地区性的标准制定者、政府机构、私人机构，能满足国际档案界的普遍需要，并使国际档案界能够以统一的方式与全球软件产业进行联系与协作。在相关组织的努力下，ICA-req最近得到了ISO大力支持，被吸纳为国际标准，编号ISO16175，其中，模块1和模块3已完成最终国际标准草案，进入最后闯关阶段，一旦通过，将作为ISO标准正式，有望成为这一领域的“终结者”。

电子档案管理系统

电子档案管理系统管理的对象是需要长期保存和提供利用的电子档案信息资源。在单位电子文件管理系统中，文档(D0cument)已经完成了到文件(Record)的嬗变。电子档案管理系统的一个重要职责是从单位文件管理系统中接收永久和长期保存的文件，同时继承文件的真实性、完整性、可用性，并将文件的这些属性维护到底。电子档案管理系统的主要目标是保证电子文件的长期保存和有效利用。在国际上，通常把致力实现数字资源长期保存和利用的项目称为TDR(Trusted Digital Repository，《可信数字仓储)。有关TDR的进一步信息可以查看RLG和OCLC发表的》可信数字仓储：属性和职责(Trusted Digital Repositories：Attributes and Responsibilities)》报告，以及《可信数字仓储审核与认证：标准与审核表(Trustworthy RepositoriesAudit＆Certification：Criteria andChecklist，TRAC)》。TDR并不指定资源的类型，所以它有多种存在形式，比如数字图书馆(Digital Library)、数字博物馆(Digital Museum)、数字档案馆(Digital Archives)、电子文件中心(Electronic Records Center)等。建设一个合格的TDR首先应当主体合法，有职能，有人财物保障、流程清晰，其次，一个合格的TDR能全面履行数字对象的收、管、存、用四大职能，再次，合格的TDR要具备技术条件与安全性。

第5篇：文件管理系统范文

【关键词】电子文件；管理原则；方法

随着信息、网络技术的飞速发展，电子文件已大量涌现，各企业均建立了一套完整的办公自动化系统（OA），但由于电子文件对网络系统的依赖性、易变性、电子文件信息与载体的可分离性，以及其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，如何利用、保护电子文件和电子档案工作已经成为企业管理中一个急待解决的问题。

一、电子文件的概念和特点

1.定义

指在数字设备及环境中生成以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。是数字信息和文件的组合体，包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

2.特点

（1）非直读性。电子文件载体的非直读性体现在很多方面：一是数字编码序列记录在载体上，人的眼睛无法分辨；二是载体上的信息记录密度极大，即使在高倍显微镜下可以看到光盘记录痕迹，但读不懂那些痕迹表示什么；三是载体的数字信息往往是经过压缩、加密处理，即使有设备，如果不解压、解密，也不能读取其内容。电子文件载体的非直读性增加了电子文件保管及长期保存的困难性、复杂性。

（2）对系统、设备、标准的依赖性。由于电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，这就决定了电子文件对设备的依赖性。不同软件环境形成的电子文件存储在载体上，有时难以互换；电子文件加密后不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等。

（3）易更改性。信息容易变动可以不留痕迹，电子文件产生后不可能不改，为此要防止电子文件信息受到误改或篡改，这成了解决档案真实性问题的关键。

（4）信息的共享性与安全性。电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的。随着网络化的发展，对电子文件极为重要的网络安全问题已日益突出，可以说网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。

（5）信息和载体的可分离性。电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。为此对原件的概念提出质疑。档案的真实性问题被提出讨论，档案管理仅依靠载体管理的方法已经不能达成预期目标。

（6）对元数据的依赖性。元数据是关于数据的数据，如电子文件上下文关系和结构的描述。电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这些元数据，那么就可能给电子文件保管和长期保存带来问题。

电子文件技术的特点影响了信息的生成、处理、传递、保存，虽然利用方便快捷，但信息的真实、完整、可读、安全遇到了挑战。我国现正处于电子政务的初期，在这种环境下各级政府产生的文件已是电子版本，大部分都是通过网络传输和处理。由此使以保管文书档案为主的档案部门的职能重点从实体管理转向信息管理、知识管理，从物理控制转向智能控制。

二、电子文件的管理原则

电子文件管理原则是在管理电子文件的过程中，为了保证电子文件真实、完整、安全和有效利用而应遵循的行为准则。这些原则包括：

1.全过程管理原则

电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档，到电子档案的保管、利用的全过程，可以称之为“电子文件全过程管理”。电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。

2.前端控制原则

在文件从形成到永久保存或销毁过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。前端控制可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏，确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读，提高管理效率。

3.真实性原则

电子文件真实性是指电子文件的内容、结构、背景信息等经迁移、传输后须与形成时原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性与法律证据性的基础，是电子文件反映历史真实、具有价值得以作为社会记忆长久保存的前提。电子文件对信息技术的软硬件有较强的依赖性，不同格式的文件转换时可能造成信息失真，在进行电子文件迁移过程中也可能造成信息失真。因此电子文件管理必须遵循真实性原则。

4.完整性原则

作为企业活动真实记录的电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录企业活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件在存储或传输过程中保证不被偶然或故意增加、删除、修改、伪造、乱序、重放等，也是文件完整性的体现。

5.可读性原则

电子文件的可读性是指电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，应能够以人可以识别、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。计算机软硬件不同，生成的电子文件的格式也不尽相同。计算机软硬件的更新换代，可能会造成对旧的软硬件不兼容。电子文件对系统有很强的依赖性，脱离了赖以支持的软硬件系统后，文件就变成了无法识别的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的无法读取。因此电子文件管理必须遵循可读性原则。

三、电子文件管理的基本方法

1.始终保持电子文件的“原始性”

电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。

2.大力推进文档一体化

文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。

3.积极探索电子文档管理规范化

第6篇：文件管理系统范文

中国石油化工股份有限公司天津分公司天津300271

摘要院分析企业信息化发展的重要性。介绍了一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）的功能架构及应用。

关键词 院企业信息化；MSOA；标准化；信息系统

1 概述

当今的时代是信息化时代，而且是信息化飞速发展的时代。在这样一个充满机遇和挑战的环境中，企业信息化的发展及作用也受到越来越多的关注。那么，什么是企业信息化呢？

企业信息化实质上是以增强企业的核心竞争力为目的，将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化、一体化、网络化和智能化，通过各种信息系统处理传递数据及工作，使企业资源合理配置，求得最大的经济效益。企业信息化是指企业以业务流程的优化和重构为基础，在一定的深度和广度上利用各信息系统，控制和集成化管理企业生产经营活动中的各种信息，以提高企业的经济效益和市场竞争力。

企业信息化不仅能提高企业经营管理信息的准确性和及时性，促使企业业务办事程序和管理程序更加合理、迅速，而且能进一步促进企业资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用效果，从而大大提高企业的生产经营效率和管理效率。

2 一体化管理体系文件标准化信息系统渊MSOA冤项目背景及概述一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）的管理对象是文件和记录。文件是企业活动的依据，行为的准绳，是管理的基础。任何一个体系都是基于一系列可作为依据的文件和资料（如文件、表格、图纸等）来实现的，所以文件资料管理的好坏，对体系的有效运行尤为重要。采用人工方式进行文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、回收和作废等管理工作，存在管理效率低、易出差错、文件更改、评审工作量大，造成不愿进行文件变更、评审工作，使得文件的有效性得不到保证。记录管理一直是体系管理中的重点，如何对记录的产生过程进行控制，提高管理效率，对记录进行有效的统计分析，是记录管理中的难点。

一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）的目标是利用管理体系的方法和理念，对企业管理过程中的文件、记录进行管理，提高管理效率，降低企业的管理成本，解决企业管理中常常出现的该要的文件没有、该存的记录没存、有效文件和作废文件并存、文件的时效性和有效性得不到保障，做事找不到依据等许多不良现象。最终实现企业文件、记录的有效控制、确保数据的一致性，减少差错，提升企业整体管理水平。

3 一体化管理体系文件标准化信息系统渊MSOA冤的功能架构3.1 一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）管理系统功能

3.1.1 一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）是对企业内部管理性文件、技术性文件、程序文件、管理手册、记录格式等各类受控文件的起草、审批、发放、传阅、评审、变更、作废、查阅等的管理，它严格按照管理体系对文件管理规范要求开发，能提高90%的文件管理效率。

3.1.2 自动生成文件管理规定的各类文件清单，较人工管理更为准确、快捷。

3.1.3 对文件的审批、发放、变更、作废、评审等文件管理过程均有记录。

3.1.4 支持文件的变更管理与版本控制，可方便地查阅历史版本。3.1.5 时效性文件的自动作废和文件评审的提醒。

3.1.6 外来文件的识别登记、合规性评价、符合性评审功能全面实现体系对外来文件的管理要求。

3.1.7 管理记录归档功能将游离在各个专业系统之外的所有电子版文档进行分类管理、版本控制，为企业文件的全面受控提供了实用的工具。

3.2 一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）系统架构3.2.1 MSOA 采用B/S 结构开发，基于浏览器运行，客户端免安装，目前支持IE7 以上版本的浏览器，以及firefox、google chrome、safari 等浏览器。

3.2.2 MSOA 可运行于winxp、win7、win8 PC 操作系统，也支持在iOS、andriod、win8 系统的平板电脑上运行。其中体系文件管理、表单管理移动版还可在iOS、android 系统的手机上运行。3.2.3 MSOA 采用自主研发的三层架构开发，具备数据校验功能，能很好的防止地址栏和SQL 注入攻击。

3.2.4 采用大型关系数据库oracle 作为数据服务器，科学的数据结构设计，优化的数据操作命令使得系统在大量并发操作的情况下，都能流畅地运行。

4 一体化管理体系文件标准化信息系统渊MSOA冤的应用4.1 一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）应用的意义4.1.1 企业建立管理体系后，文件管理流程大致经过文件的送审核、会审、批准、印刷、盖受控章、分发号等标识、填写发文登记、收文登记、受控文件清单或记录清单、转发、传阅等过程，表格填写工作量大，管理手续多，差错率高。

4.1.2 文件管理环节多、传递速度慢，文件往往制定好后要等待数周才能完全传阅至使用者手中执行，时效性差。

4.1.3 文件的修改、作废麻烦，造成文件主管部门不愿修改和作废文件，文件的适宜性得不到保证。

4.1.4 文件管理花费大量的人力、物力，成本高。4.2 一体化管理体系文件标准化信息系统（MSOA）的深化应用文件是整个企业活动的依据，企业行为的准绳，是企业管理的基础。MSOA 以文件管理为基础，通过文件条款化，将各项制度直接应用于日常的检查、考核中，开发了制度符合性检查、经济责任制考核管理系统，实现了企业管理制度的落地。

5 一体化管理体系文件标准化信息系统渊MSOA冤的系统实施过程

5.1 项目启动：约一个月。

5.2 需求调研方案设计：包括需求调研、详细设计、二次开发，时间约为一个月。

5.3 系统实施：包括现场安装、培训、试用、功能改进，时间约为两个月。

第7篇：文件管理系统范文

【关键词】信息技术， ASP技术应用， 纤维检验

【中图分类号】F224.33【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0066-01

一、引言

据统计，我国自2004年开始棉花质量检验体制改革，迄今共建成棉花仪器化公证检验实验室89家，检验能力居国际首位。自2012年9月1日至2013年3月10日，新疆纤检机构共公正检验棉花量达443万吨，创历史最高值，占到全国棉花公检总量的近70%。为确保仪器化公证检验信息系统的稳定和信息安全，棉花加工企业下载仪器化公证检验结果需使用专用软件通过拨号方式与承检机构数据库连接。如果棉花加工企业不能通过拨号方式下载仪器化公证检验结果时，只能通过现场拷贝方式获取仪器化公证检验结果。由于棉花加工企业一般分布在乡村级行政区域宽带信息网络环境较差，通过拨号方式下载时断时续，下载速度慢且经常出现无法正常拨号的情况，所以很多棉花加工企业若要及时获取仪器化公证检验结果都要通过现场拷贝方式，而新疆地域广阔，企业与承检机构相距，近则几十公里远则上百公里，这无疑增加企业成本，同时频繁的现场拷贝也给承检机构的信息系统安全形成了潜在的威胁。为进一步提升技术机构的服务质量和能力，保证公证检验信息系统的安全和稳定，方便棉花加工企业及时，有效的查询和获取仪器化公证检验数据，克州质量与计量检测所组织技术人员为克州纤维检验所研发了《纤维检验数据文件共享管理系统》。

二、特点

该系统采用ASP技术和B /S模式，ASP是Active Server Page的缩写，意为“动态服务器页面”。ASP是微软公司开发的代替CGI脚本程序的一种应用，它可以与数据库和其它程序进行交互，是一种简单、方便的编程工具。现在常用于各种动态网站中。B/S是指Browser/Server（浏览器/服务器）。采用B/S模式是因为其最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件。只要电脑能上网的就能使用，客户端零维护。这样不但可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且由于用户端无需安装专用的软件，对应用系统进行升级时，只需更新服务器端的软件，实现系统的无缝升级，减轻了系统维护与升级的成本与工作量。其次是支持3G等无线网络应用，不仅可以使用电脑体验查询和下载服务，还实现了在宽带信息网络环境较差的地方通过移动、联通、电信等3G网络使用智能手机下载仪器化公证检验数据后导入电脑。最后是共享管理系统与公证检验信息系统物理隔离，分属两套系统，相互独立运行，互不干扰，最大程度的确保了信息安全。

三、应用简介

根据克州纤维检验所实验室对纤维检验数据文件管理和控制的需求以及棉花加工企业实际需要，设计了常用功能模块和数据结构。下面将几个主要功能模块作一个简要的介绍。

1、“系统管理”模块，管理员用户根据授权对系统用户，文件分类、棉图（一）系统管理模块

2、“文件管理”模块，用户都可对自己上传的纤维检验数据文件进行上传、查询、删除、更新等操作。为避免误操作，根据纤维检验数据文件实际应用情况，该系统对上传文件的大小、类型以及扩展名设置了条件限制：图（二）文件管理模块

3、“企业下载”模块，棉花加工企业可通过电脑或支持“3G”网络的移动终端，在该系统首页通过输入用户名密码进入，系统自动将最新上传的该企业仪器化公证检验数据检索出来，并提供下载。图（三）企业下载模块

四、应用实践

克州纤维检验所自2011年启用该系统，运行初期为确保纤维检验数据文件管理和控制工作稳妥推进，采取了传统管理方式和网络共享信息化管理方式并行的方式，经过4个月左右的试运行才正式全面使用信息化管理方式。如今，经过两年的运行，已纳入网络共享信息化管理的纤维检验数据近500份，总容量超过2Gb。区域内的棉花加工企业按自己权限可随时了解文件的更新情况，查阅和下载本企业的仪器化公证检验数据文件。以传统管理方式下载、拷贝一份仪器化公证检验数据文件，短则数小时长则一两天，而现在十分钟以内即可完成。利用网络共享信息化管理方式不仅极大提高了管理效率，更提升了服务能力和水平。

第8篇：文件管理系统范文

关键词：电子文件管理反馈机制优化升级

电子文件管理反馈机制是指在电子文件管理全流程中，对每一个电子文件管理环节进行及时的结果信息收集，作出客观准确的评估，并依此决定或调整下一个管理环节。电子文件管理反馈发生在电子文件生命周期的每个阶段，并对下一阶段产生深远影响。企业电子文件管理的反馈机制则是立足企业管理环境与电子文件特点，根据企业职能结构确定反馈主体、根据企业业务流程决定反馈程序，以电子文件管理系统为核心形成反馈信息流的一种机制。本文所研究的企业电子文件管理反馈机制主要关注企业内部反馈，对企业外部组织的相关反馈不作研究。

一、企业电子文件管理建立反馈机制的必要性

反馈机制实际上建立了一种沟通机制，使企业各部门员工能够了解管理层设定的电子文件管理目标，并有机会表达对这种目标设定的认可或质疑。同时，管理层能够通过多方途径，获取企业各部门员工在具体业务操作过程中，对电子文件管理策略的落实程度，并以此为依据，不断对企业电子文件管理进行改进和升级。具体如下：

（一）反馈机制通过帮助企业电子文件管理实现质量控制与自我调节，来解决决策层与执行层之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理往往由管理层作出决定后，各部门负责电子文件管理的专门人员或相关人员，完全按照管理层决定的电子文件管理制度、规范、流程等，执行电子文件管理系统中的某些操作。在这种单向工作流中执行层是否能够按照企业级电子文件管理战略路线执行好决策，是缺少足够的评估依据的。设置反馈机制后，企业电子文件管理流则不再是单向的，而是形成决策层与执行层之间“上传”与“下达”的双向甚至多向沟通机制。企业电子文件管理的过程因此处于监控之下，反馈信息能够直接反映这些过程中各方管理行为是否妥当，上传至管理层后，便会形成对企业电子文件管理的实时反思与不断调整。

（二）反馈机制通过强化企业电子文件管理过程中的协同合作，来解决协作部门之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理中，固化的制度、规范、流程以及相对稳定的电子文件管理系统，往往导致部门之间、员工之间以及人与系统之间缺少必要的沟通。反馈机制的设立着重关注业务部门对于电子文件管理的认知或建议，增强除文档管理部门之外，其他协同部门的参与程度。形成多方参与、共同协商、企业各层级普遍具有共同认知的一种电子文件管理状态。

（三）完善的企业电子文件反馈机制作为企业内控机制的一部分，来解决系统与用户之间的供需不平衡问题

电子文件管理系统的设计与维护都需要从管理者的管理需求出发。在设计阶段，如果管理者不能明确完整地提出系统功能需求，系统日后就很难支持企业电子文件管理过程。在应用阶段，如果系统维护方不能够及时了解系统用户体验，就无法及时优化和调整系统功能与操作流程。而完善的企业电子文件反馈机制是关于电子文件管理持续性的、周期性的自省与改革。反馈机制的设计体现了新的管理理念下，企业电子文件对参与、协同、自我管理的重视，也体现了企业电子文件管理者积极寻求与业务活动相结合、不断提升用户体验效果、建立更具认可度和共识性的企业电子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企业电子文件建立反馈机制的具体内容

在反馈过程中，反馈信息的获取非常关键，上一步管理行为的结果会成为下一步管理行为的原因，而不断形成“原因――效果――原因”的良性循环。换句话说，“反馈信息如何传递”（反馈流程）、“谁传递反馈信息”（反馈主体）以及“反馈信息传递了什么”（反馈信息）是反馈机制必须明确的三个核心问题。

（一）反馈流程

企业电子文件反馈机制应该是一个覆盖电子文件管理全流程的广泛机制，是管理主体通过反馈信息流实现管理功能的一个完整的管理优化过程。在该机制中，企业内参与电子文件管理的部门和员工将他们参与电子文件管理的制度、规范、流程、系统等建议汇报给管理者，形成“反馈”；管理者根据接收到的反馈信息，评估已有的管理方法、程序和工具，作出相应的“反馈遵从”；管理目标和内容在进行调整后，新的电子文件管理策略、方法和系统又会引发“关于反馈的反馈”，即“再反馈”。企业电子文件管理的反馈流程，贯穿企业电子文件战略制定、业务实施与系统操作的各个阶段。在这一过程中，电子文件管理的决策制定者和执行者都可能成为反馈主体，任何关于电子文件管理决策执行的认可、改进、怀疑、否定都可能成为反馈信息，而不同反馈主体又会根据反馈信息的不同作出再反馈。如图1所示。

（二）反馈主体

参与电子文件管理反馈机制的主体至少包含三大类：电子文件管理者（管理层）、系统开发者（技术层）、企业各业务部门员工（操作层）。三大主体的关系如图2所示。

1.电子文件管理者作为管理层，担负着掌控企业电子文件管理水平与发展的重任，其所制定的电子文件管理总体目标，引导着企业电子文件管理的总体走向。从企业电子文件宏观发展来看，管理者控制着反馈信息的使用与结果，即只有在作出管理者及时根据反馈信息对电子文件管理作出优化调整时，反馈机制才能发挥积极作用。

2.系统开发者作为策略规划的设计实现者，需要将管理者设定的目标和制度，落实在复杂但有序的电子文件管理系统中，并通过系统数据库及时获取并管理用户在系统中的操作行为，节省管理者的管理成本，形成系统自动管理与反馈。没有系统开发者，管理者设定的目标将无法落实，用户反馈的信息将无序无用，反馈结果对管理升级并无意义。

3.企业各部门员工作为实际业务的执行者，必须遵循管理者制定的电子文件管理制度，使用系统开发者设计的电子文件管理系统，以参与完成与本业务相关的电子文件管理流程，实际上是以用户的身份使用管理成果。各部门员工的“用户体验”对于管理者和系统开发者判断管理目标与管理成效是否匹配至关重要。

需要注意的是，反馈机制中三大主体之间的关系不是单向的，反馈与再反馈总是循环发生。例如，管理者会通过系统为各部门员工提供系统操作行为的反馈信息，帮助他们判断自己的管理行为是否符合管理层提出的目标和要求。而各部门员工又可以通过系统向管理者提出自己的质疑或建议，帮助管理层调整管理策略等。

（三）反馈信息

不同反馈方提供的反馈信息与作用是不同的。当电子文件管理系统作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助用户判断自身操作行为是否正确并进行有效修正；当电子文件管理系统的用户作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助电子文件管理者判断管理成效并作出更新优化。按照反馈结果，反馈分为正面反馈和负面反馈。正面反馈是指企业用户对电子文件管理流程或系统的肯定，也可指电子文件管理者或系统自动对企业用户操作行为的肯定；负面反馈则是指企业用户参与电子文件管理流程或使用系统时对其产生的不满或质疑，也可指电子文件管理者或系统在用户使用不当时，对其发出的警示。一般来说，越完善的电子文件管理流程或系统所产生或接收的负面反馈信息就越少，但是也要注意：负面反馈信息越详细越有利于用户行为的修正和电子文件管理的优化改进。

三、企业电子文件管理中建立反馈机制的实践路径

反馈机制的实现需要电子文件管理部门、业务部门和技术部门等多方协同，在企业电子文件的生成、管理、利用等多个环节中完成相应的反馈活动。

（一）企业电子文件的生成

业务部门根据自身业务需要，同时遵从企业制定的电子文件管理制度和规范，在本部门业务系统中生成电子文件，并在业务流程中流转。在这一阶段，文档管理部门会对业务部门提出相应的电子文件格式与内容要求等，各业务部门则成为主要的反馈主体，对文档管理部门的“前端控制”进行反馈：一是业务部门有必要积极向管理者提出需求，说明本部门在业务过程中需要生成何种电子文件、需要何种技术支持管理以及需要的人员与财务成本等。二是业务部门要积极填写由企业文档管理部门下发的、用于调查业务部门电子文件管理情况的调查问卷，或积极参加由文档部门组织的座谈会，及时反映本部门遵循现有电子文件制度、规范和标准的情况，生成业务类电子文件的类型与格式现状等。

（二）企业电子文件的管理

企业电子文件在归档前，作为业务活动凭证，仍需要在业务系统中进行管理，以随时支持部门员工的电子文件利用需求。在这一阶段，各部门员工成为主要的反馈主体。

1.绩效评估。企业电子文件管理负责人可对员工参与电子文件管理的总体工作成效、各环节操作细节等进行评估，从而帮助员工判断自身在电子文件管理方面的能力与表现。评估结果在合格以上即为正面反馈，在合格以下即为负面反馈。

2.专业培训。根据绩效评估结果，那些对电子文件管理参与度不高、参与水平有限或操作行为不当的员工，需要接受专业的培训指导，以强化他们对电子文件管理的认知，使员工认识到在完成业务目标的同时，也要完成相应的电子文件管理任务。

（三）企业电子文件的利用

企业电子文件归档保存后，作为企业的信息资产，可以分级、分类面向企业用户开放使用。企业电子文件的利用一般需要系统操作，此时系统及其用户会对彼此的行为作出反馈，推动电子文件利用过程中系统与用户的相互适应。

1.系统报警：当用户在电子文件管理系统中的某些操作行为不当时，或者用户超越权限使用电子文件时，系统可以自动识别不合规操作，出现醒目标示，提醒用户终止不当行为。事实上，警示框的出现本身就是一种负面反馈。

2.用户体验调查：电子文件管理系统定期进行用户体验调查，用户通过填写系统问卷，反映电子文件利用过程中的感受。电子文件系统开发者和管理者，可以通过对问卷的数据分析，发现某些普遍问题或共同需求。实际上，这种通过用户体验调查所得的数据是电子文件管理系统中“反馈数据库”的核心内容，通过不同时期反馈数据的对比，可以发现企业电子文件管理的发展历程与趋势。

参考文献：

[1]刘越男.在夹缝中成长的幼苗――关于改制企业电子文件管理情况的调查报告（续）[J].山西档案，2002（2）：12-15.

[2]金锡万，白琳.项目后评价的反馈机制[J].安徽工业大学学报（社会科学版），2002（7）：56-57.

第9篇：文件管理系统范文

关键词:套裁;板材管理;数控切割;余料管理;集成

中图分类号:TP311文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2010)19-5357-02

CNC Cutting the Research and Development Management System

LIU Jian-ping, LIU Feng-ying

(Baoding Tianwei New Domain Technology Development Co. Ltd., Baoding 071056, China)

Abstract: In this paper, numerical control cutting production problems encountered in the process, designed and developed NC cutting management system. CNC cutting management system described the main features, described in detail in the management system based on avoiding major technical problems encountered. After the implementation of this system can be timely and effective utilization of sheet and statistical parts of the weight and Surplus material management.

Key words: nesting; board management; CNC cutting; surplus material management; integrated

1 概述

1.1 项目背景

目前有不少单位已经使用了自动化板材数控切割设备,但在切割文件管理、板材管理、切割零件管理、余料管理等方面还是处于粗放的生产状态。开发实施数控切割管理系统,将多年来积累的板材切割管理经验通过系统来实现,达到统一管理,同时数控切割管理系统与pdm、erp等信息系统集成,进而实现从图纸、切割文件、板材及零件编号、余料、库存等管理,有效的提升数控切割的管理水平与生产效率。

1.2 解决的问题

随着计算机的逐步推广应用,相关的技术部门都已经有上管理系统的需求活着已经上了管理系统,在数据切割管理系统的应用就方便多了。

主要可以解决以下几项问题:

1)切割文件都是个人管理,缺乏统一。由于个人计算机管理文件相对比较零散,同时限于计算机的稳定以及安全性考虑,需要对切割文件进行系统管理。

2)零件面积计算,需要在auto cad等应用软件环境下处理,数控切割管理软件可以便捷的计算各个加工零件的面积。

3)余料管理,现在一般是凭经验处理余料,没有在量化的情况下准确处理。

4)板材出入库与erp集成,避免了手工统计,减轻了劳动强度。

5)切割零件出入库管理,使得切割零件更加规范化,为标准化管理奠定基础。由于目前是单台加工,不便于提高标准化程度,所以数控切割管理系统可以促进标准化的推进。

2 系统概述

数控切割管理系统实现了与PDM、ERP系统的集成,可以在PDM系统中直接根据生产计划,提取所有的零部件图纸并汇总所有的切割零件。然后在数控套裁应用软件中,将相应的零件加工图纸进行排版,在把这些排好版的套裁文件保存,系统会自动将这些文件提交到系统中,根据生产需要进行切割文件的提取。在进行切割前,进行板材出库,根据板材编号等信息进行切割,随后再将切割好的零件入库,根据生产需要再次进行出库配送。在切割完成后,对余料进行入库。可以便捷的对板材的各种信息进行统计,有效的提高了劳动效率。

3 系统功能

本系统在充分分析用户需求分析的基础上,主要实现的功能有:库存基础、出入库管理、余料管理、零件入库、零件出库、文件入库、文件提取、面积计算等功能。

系统主要功能如图1所示。

3.1 系统管理

本系统对用户管理采用严格的多级权限管理。系统管理员可以定义系统功能、部门管理员、角色等;部门管理员可以定义部门用户、部门角色功能权限分配等。

3.2 库存管理

3.2.1 库存基础信息设置

包括库房设置、库位设置、库房管理员设置、板材编号设置等信息,将库房相关的信息由用户根据实际需要进行设置。

3.2.2 出入库管理

入库管理包括板材的入库批次以及编号、库房、库位等信息管理,价格等信息来源于采购管理系统,可以根据实际需要进行价格的查看权限。

出库管理可以根据实际板材切割需要,将指定编号的板材出库,同时对库存余额进行核算。

3.2.3 余料管理

可以根据板材的利用率进行余料管理,根据实际生产以及资金需要,可以及时将利用率比较高的板材处理,避免库存占用。

3.2.4 零件入库

零件入库是将切割好的零件按照切割编号以及数量进行统计入库。同时用户可以可以系统计算的切割数量为修改实际的切割合格零件数量。

在入库的同时,根据切割零件的面积以及板材面积计算出每个零件的材料成本,便于核算材料成本。

3.2.5 零件出库

根据汇总明细,进行切割零件出库。同时进行出库成本核算。

3.3 套料管理

3.3.1 文件入库

本功能主要实现了切割文件(cam)以及套裁文件(lst)的入库管理。也就是在管理系统层面实现了切割文件以及套裁文件的管理,使的各类文件的管理更加完善。

该环节集成生产计划以及pdm系统,根据实际生产计划,在PDM系统中读取图纸信息,然后在切割软件中进行套裁,保存套裁结果。

3.3.2 文件提取

本功能实现了切割文件以及套裁文件的查询与提取,便于再次进行切割管理,从而有效的提高工作效率。

3.3.3 面积计算

通过计算各个套裁文件总切割文件的有效面积,计算板材的利用率。这个利用率对于余料管理有较为重要的参考价值。

3.4 统计查询

在统计查询中主要完成板材入库报表、出库报表、余料报表、库存零件报表、零件出库报表等,系统同时提供标准的接口。

4 关键技术

通过技术攻关,在本系统开发过程中主要解决了以下问题:

1)根据产品明细信息,汇总切割件数量并提取对应图号的图纸等;

2)套裁文件中各个零件的图号信息,并对切割套裁文件以及零部件图纸入库;

3)套裁文件中各个零件面积的计算以及套裁后余料信息的计算,对于面积的计算,一般采用用穷举法求零件的最小包络矩形,本文通过分析采用了新的算法,使得执行效率更高,面积计算准确。

4)信息查询采用了类似baidu中的模糊查询方法,使得查询更加简便。

5 系统实现及应用

基于以上思想,该系统采用Client/Server的体系结构,以Windows 2003 Server、 SQL Server 2000为网络操作平台。本系统经过企业的实际运行,达到了预期目标,提高了数控切割的管理水平,加强了余料管理,有效降低了产品成本,同时由于与PDM、ERP系统集成,有效加强了部门间的沟通协调能力。