文件管理精选(九篇)

第1篇：文件管理范文

国内一家大型的物流公司正在为每天都有大量的收货记录而感到困惑，每天成千上万的收支单据，各种票据的管理让公司高层苦不堪言，“一旦客户向我们索要过去的记录和发票的时候，通常要一周或者更长的时间我们才能做出反应”，该公司的一位高层表示这种局面已经严重影响了公司的服务效率和质量。

这种情况在大量使用纸质发票、单据的公司里并不少见，如果是基于原来的管理方式采用纸张查询，效率很低，而且纸质文件很容易丢失。那么有没有可能采用收货记录服务建立一个在线平台，就可以让全国各地、甚至全球的客户去网上查自己的订单或者货物运出的状态，企业就可以省去很大一笔管理费用，同时也极大地提高了企业的运营效率？

富士施乐最近就在中国推出了专门关注企业财务管理，帮助客户提高效率、控制成本的服务项目――财务管理服务。

财务难题源自文件

千万不要误会了富士施乐怎么做起财务管理了，其实这种财务管理的核心还是文件管理。财务管理服务（FAS，Finance and Administration Services），它是一种精简并优化在客户核心财务流程中与处理非结构化数据信息相关的文件管理服务。说得简单一些，财务管理服务其实是文件管理服务的一种。

财务管理服务主要处理的是非结构化的数据信息。非结构化的数据信息，就是基于纸质文件存在的信息。在财务部这样的文件非常多，无论是发票、订单、收货记录以及报表和各方面的票据等等，都是基于纸质的非结构化信息。

据富士施乐全球服务部业务发展经理陈雪波介绍，如何把这些非结构化信息有效管理起来，从而为企业的日常运作提供相关支持，这就是FAS专注的重点。

企业财务管理中存在很多个流程，包括固定资产的管理、总帐、财务管理、财务报告、财务支付和财务收款等等。富士施乐之所以选择财务支付服务作为重点服务产品来拓展,是因为从财务流程的特点上看，财务支付流程是一个高交易量和占用大量人力的流程，同时也是一个文件密集的流程。

统计显示，有70％－80％的交易量是集中在财务支付和财务收款上，这两个流程中的文件发生量最大。文件合约、发票、订单、收货记录，这些文件在企业中一般都是以纸质方式存在，这些纸质文件最后都会归拢到财务部门进行相关的处理，这就造成了企业在这两个方面的管理压力非常大。因此，富士施乐会首先重点拓展财务支付服务。

一般来说，财务管理服务包括四个内容：财务支付服务Accounts Payable (AP)、财务收款服务Accounts Receivable (AR)、收货记录服务Proof of Delivery (PoD)、合约管理服务Contract Management，很多时候合同是归财务部管理的，由于合约的存储量太大，如果合约管理没有建立一个非常好的系统，查询工作就会成为一个很大的问题。

文件管理让财务更简单

由此可以看到，财务管理服务帮助企业发掘隐藏的机会来节约开支，并通过精益6 西格玛的方法采用数字化的技术来完善那些文件密集的业务流程，进而加速企业的重大决策过程。简要地说，财务管理服务可以给客户带来三方面的好处：减少单位交易的处理成本、最小化单位交易的处理时间、使企业对流程的控制达到最大化。

据富士施乐介绍，一家手机制造商在应用服务前，在亚太地区12个国家的所有分公司都会收到本地供应商送来的发票，包括纸质发票，然后这所有12个国家的分公司都需要在本地把这些发票录入相关的ERP系统，然后作相关处理。

由于是分散式的处理结构，造成发票处理的流程很难规范化。应用了服务后，富士施乐为他们在亚太地区建立了两个处理中心，一个在新加坡，一个在中国，亚太12个国家供应商的发票都会送到亚太的处理中心。在这两个处理中心里，富士施乐首先会做发票的电子化，包括对核心数据的提取，然后把信息上载到总部ERP服务器，再去做后端的相关处理。富士施乐也为企业建立了一个在线的电子发票平台，所有的发票都可以进行时时地相关查询。

据陈雪波介绍，在这样的处理下，这家手机厂商的财务管理得到了非常大的改善，首先是流程步骤大大减少，原先这种分开式的处理架构需要48个步骤完成整个财务支付的流程，实施服务后只要12个步骤。其次，在财务处理时间上的提高也是很大的，原先处理一张发票需要5天，实施完这个系统后，时间缩短到了两天。

财务支付处理中遇到的问题与对策

用户目前在财务支付处理中遇到的问题

客户在财务支付流程中会遇到很多问题，包括四点。

第一，发票与订单(PO)和收货清单的比对主要由人工完成，工作量非常大，而且易于出错。

第二，由于处理过程中都是纸张文件的流转，文件易于缺失而且效率低下。

第三，处理流程缺乏监控，遇到内部或供应商查询要花很长时间、调动很多资源才能作出反馈。

第四、由于处理效率低下，造成很多延误付款，影响供应商满意度。

富士施乐财务管理服务应对措施

第一、客户流程的评估服务，通过评估服务对客户的现状有一个更深入的了解，从而根据客户的特点为他们设计更为适合的解决方案。

第二、文件服务（扫描及归档服务），把日常处理的这些非结构化的信息结构化、电子化，通过现有的计算机技术把这些信息利用起来，为企业提高流程中的效率，并控制处理中的成本。

第2篇：文件管理范文

[论文摘要]该文阐述电子政务环境下管理电子文件的原则，并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发，提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。

1电子文件管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

2电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。

2.2身份识别技术

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。

2.3防写技术

将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。

3电子公文的完整性保障

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。

目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。

4电子文件的可读性保障

电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：4.1采用通用技术

目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式；图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式；多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

4.3拷贝法

拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。

4.5迁移法

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。

以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。

5电子文件的安全性保障

建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育

在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

5.3建立全过程的管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。

综上所述，要实现电子政务环境下电子文件的科学管理，就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

第3篇：文件管理范文

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

第4篇：文件管理范文

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件的两个基本特征：

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

2 电子文件的种类

如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。目前，主要有以下几种划分方法：按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件、多媒体文件、超文本文件。按文件功能分类，可分为主文件和支持性、辅、工具性文件。按文件的生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

3 电子文件的特点

电子文件的特点有：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性。

电子文件管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，采用计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行分级或文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。本着服务社会，有效利用的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件管理模式采取先进的技术和理念，以虚拟、开放的手段来管理电子文件档案。档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段对各子单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件信息，用标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间；在必要时，档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案管理部门对电子文件信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案管理部门为信息存储单位提供信息查询功能并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子档案管理是由电子档案管理部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取标准化、自动化、网络化管理，它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件。

第5篇：文件管理范文

[关键词]电子文件 档案管理

随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展.由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

一、电子文件的特性

1.非人工识读性。非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。因此，将这一特征称为“非直读性”。

2.生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

3.信息与载体的可分离性。综合各种论述，我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

4.易变性。电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

5.结构复杂性。相比传统形态的文件，电子文件的结构复杂性主要表现在:(1)电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”，再到固化数字代码序列的“存储载体”，电子文件呈现出纵向层结构，各个层面之间的“映射”有着复杂的规则，通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言，内容与载体通过书写或刻印融合于一休，成为不可分割、不易变化的整体，结构清晰单一。(2)电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。（3）电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

6.多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略

1.对电子文件管理流程加以优化

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2.以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、结束语

电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域，对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐，适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务。

参考文献：

[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社,2000

第6篇：文件管理范文

关键词：电子文件 管理 收集

1 电子文件的收集

我们收集的范围包括与本公司工作活动有关，具备一定查考利用价值的电子文件，以及其支持软件[1]。第一，在进行行政管理以及行使职能和开展业务管理活动时产生的文本文件。对于某些重要文件，如需要进行修改则必须要保留原文，然后加版本号，将草稿以及修改后文件一起归档。但是现在我们归档的主要是修改后的电子文件。第二，电子文件涉及到全部纸质文件，该部分主要包括：产生、经营和管理活动中形成的各种文字型材料，例如年度工作总结、大事记、统计年报、重要报告、重要讲话等；在协同办公系统中生成各类收发文等电子文件。

2 电子文件的整理

首先，内部文件。整理内部文件依据标准有年度、保管期限和组织机构。第一步，依据年代和保管期限以及组织机构的不同进行初步整理；第二步，依据年代和保管期限以及组织机构的区别，将相关文件分盘进行保管，这样做不仅有利于定期对其整理和拷贝，还有利于对电子文件进行长时间保管。把同一部门的归档文件保存在特定盘上，更有利于使用。为了实现各种电子文件的规范化管理，要求档案部门在接收相关归档文件时必须实现统一化，当完成整理后，归档人员对文件进行统一的规范命题，并及时建立相关电子文件需要档案目录，方便计算机对各类存储文件随时进行查找和查看。

其次，外来文件。文书室可以对外来文件进行处理，利用扫描技术将文书转换为成影像文件，接着进入网络，实现公文的传递、督办、批办等网络化。由业务部门负责对电子文件的及时归档，待业务处理完毕后由承办部门按照文件的性质，明确文件保管期限和保密级别，然后依次转入档案管理部门，由档案人员进行审查，填加档案信息，主要是：分类号以及档号，最后归入整体数据库。如果需要查询，可以利用网络终端进行查询。

3 电子文件的鉴定

档案这样地原始记录各种需要证明的问题具有绝对的说服力和公信力，档案没有原始记录性就会失去其应有作用，对于客观的现实情况就难以进行说明和反映，档案的这一特点已得到社会各界的共识[2]。但是对于电子文件原始性的判断复杂并且困难。因此，怎样确定电子文件具有原始记录性以及凭证功能、是目前档案管理者面临的困难和重要课题。所以，在电子文件生成时，对于部分拥有特殊性的电子档案，应该采用原始的格式对文件进行还原保存，利用图像技术将电子文件制成图片，对原始档案生成的电子图像进行保管，或者根据电子文件承载的信息内容保密级别的不同对其加密以及对密钥进行不定期更换，并确保文件在处理、传输时没有错误，保证电子文件本身的真实性、原始性以及安全性，以确保电子文件拥有法律凭证效力。

4 电子文件的归档

归档的首要条件就是明确电子文件的归档范围，这是对电子档案质量保证的核心。目前电子文件具体归档范围可参考国家档案局的《机关文件材料归档和不归档的范围》，以及关于专门文件、科技文件归档范围的其他具体规定，在此基础上按照电子文件本身特征，把具备利用价值和记录公司主要活动的电子文件划为归档范围。该类文件归档范围的确定要遵守的原则有：首先，依据目前文件归档制定的范围确定；其次，结合电子文件本身特征，按照电子文件生成特点，最大限度地列出系统的、阶段的、权威的电子文件，对电子文件具有的真实性、原始性、完整性进行保证；再次，有关电子计算机本身软硬件条件，生成电子文件基本格式和需要的数据都应该纳入归档范围之内。

5 电子文件的保管

因为电子文件归档后保存的方式为脱机，因此现实生活中，电子文件的保存就涉及到磁盘和硬盘以及光盘。软磁盘本身抗干扰能力太弱、结构也不稳定，对电子文件的归档保存不利，所以，档案部门应将归档的全部电子文件刻录到光盘上保存。当前延长电子文件时间的方法就是定期复制，每5年将光盘复刻，并确保和源文件使用一致的编号[3]。

6 电子文件的利用

第一，普及电子档案信息保管安全知识。考虑到电子档案应用的复用性、服务形式具有的多样性、便于传输以及系统信赖性等特征，在利用过程中需要注意的事项比纸质档案复杂很多，相关工作人员没有相关的经验和知识，在应用时就难以发现问题和潜在危险，所以要求其具有基本的信息安全知识。档案工作者提供电子档案时必须严格谨慎，没有确定把握时要限制利用方式，减少泄密、损失、信息失真、病毒入侵破坏等问题的出现。第二，明确电子档案使用条例。制定专门的电子档案使用制度，主要内容涉及到利用资格审查和权限控制以及复制和阅览操作等内容。

目前，电子政务和办公自动化系统得到普遍使用，由于电子文件具有纸质文件难以超越和模仿的优势，是未来办公的主要应用文件类型，但是电子文件本身为数字化信息，自身存在明显的缺陷，例如人们对信息安全性的担忧，所以，考虑到电子文件的缺陷，在对其进行推广和运用时，对于电子文件的归档管理工作必须高度关注，不断地改进管理办法，保证文件不会丧失本身的职能和法律凭证作用。

参考文献：

[1]王苹.浅谈电子文件归档管理[J].航空标准化与质量，2010（01）.

第7篇：文件管理范文

【关键词】科研;文件;管理

1.科研文件的分类

（1）某项科研会议

科研会议是科研管理的上级单位或者本单位根据某项科研工作为中心，召开的科研工作会议。这类文件一般包括召开会议的目的、会议地点、会议时间、举办单位、参加单位、会议议程安排、主持人、与会嘉宾等等内容。

（2）科研课题申报

科研课题分为纵向课题和横向课题，政府或者企事业单位对当前需要解决的问题进行立项，为号召广大科研工作者进行积极研究会下发针对课题申报的科研文件。这类文件一般包括文件下发单位、文件编号、课题来源、可申请的课题范围、申请条件、课题结项时间等等内容。

（3）科研课题获批通知

对申报的课题，经过形式审查、组织专家评审，最后确认课题立项。对于立项的课题，相关单位会下发获批立项通知书。这类科研文件一般包括立项负责人、课题名称、立项内容、结项时间等内容。立项负责人拿到立项通知书后还需要签订课题立项合同等程序才能确认自己申请的课题立项。

（4）科研成果评奖通知

各级科研管理部门（单位）为了充分调动系统内科研人员的科研积极性，激励科研人员以更饱满的热情进行科学研究，促进本部门（单位）以及所属下属单位更加高质高量地组织开展科研学术活动，一般每一周期就进行一次系统内部的科研成果评奖活动，通过有规律地评奖活动，既表彰了系统内部具有较高学术水平、已经产生或者将会产生较大社会影响的优秀成果，又能激发科研人员和科研管理工作者的工作热情，使各级各部门的科研工作，能更好地为社会发展服务，为各级党委政府决策服务，把系统内的科研水平提高到一个新的高度。

为了使评奖工作顺利开展，评奖组织部门（单位）会下发关于评奖的通知文件，文件内容一般包括评奖目的、范围、机构、标准与方法、申报要求以及相关附件等内容。

（5）科研成果评奖结果通知

对于各级部门（单位）组织的科研成果评奖，经过材料收集、学术委员会评审，最终评出若干奖项，评出的奖项会通过科研文件的形式发到相关部门。这类科研文件一般包括评奖结果的概括介绍、各类奖项的等级、获奖成果信息、获奖单位和人员等内容。

2.科研文件管理的必要性

科研文件是重大科研活动的原始记录，也是单位和科研人员科研能力的重要体现，必须管理好科研文件，促进科研工作更好地发展。

（1）重要的科研活动都是以科研文件的形式进行组织

为了组织好每一次重要的科研活动，组织单位都会对即将举行的科研会议以文件的形式下发到各相关单位，文件中会指明科研活动的目的、活动范围、参加活动的领导以及单位和人员、活动的时间、活动地点等事项。这些内容都是以后进行相关科研活动的重要参考，需要我们保存好、管理好。

（2）科研课题的申报和课题立项通知都是以科研文件的形式下发

高水平课题代表了一个学校、单位、团队或者个人的科研水平，学校以及每一个单位、团队和个人都很看重这些立项的原始材料，在说明一个单位、团队或者个人科研能力时，比如在评估一个学校的教学科研情况时、单位争取另外的科研课题时、个人评优以及职称晋升时，这些材料是必须用到的支撑材料，所以这些文件的原件必须保存好。

（3）科研成果获奖最终都以科研文件的形式下发

科研获奖是科研管理机构对科研成果水平的认可，科研获奖是对科研水平最有说服力的证据，所以每一个单位都对科研获奖进行相应的奖励，以鼓励科研工作者更积极努力地进行科学研究。科研获奖在认定单位或者个人科研能力方面更有说服力，占有更大的比重，同等级的科研获奖的含金量远高于课题的含金量。

3.科研文件管理的方法和建议

科研文件既是科研管理部门、科学研究部门以及科研工作者已经取得的科研成果的总结，又是以后科学研究工作顺利进行的重要资料，不仅可以提高科研管理部门的管理职能，明确管理目标，又可以节省科学研究人员的重新组织资料，重新搜集资料的时间，提高科研效率。同时立项文件、获奖文件又是某些单位科研人员职称晋升时说明自己科研能力的重要依据，也是重点实验室、研究所等科研成果的重要参考。所以，对科研文件的管理应该更规范、更细致，避免遗失。为了更好地管理科研文件，我们可以通过以下几点方法进行科研文件的管理。

（1）原件送入档案馆建档

大部分科研文件的原件只有一份，相当珍贵，如果不慎遗失，则损失重大，为此，我们一定要将科研文件的原件送人单位的档案馆进行保存妥善保存。档案馆有完善的管理措施和必需的保管设备，能确保文件不会损坏不会遗失，并且检索方便。所以档案馆是重要的科研文件保管最佳选择。

（2）各单位和相关科研人员保留复印件

对于职称晋升、评优、评奖等工作，在使用科研文件时，大部分情况下都认可复印件。为了方便自己的使用，科研文件涉及到的单位和个人，在科研文件下发到本单位后，一定要首先进行复印，然后保留好科研文件的复印件，避免使用时再找寻科研文件的原件进行复印。现在的电子扫描技术也比较方便，相关单位和个人可以将涉及到自己的科研文件进行电子扫描后，存到自己的计算机上。电子文件保存和使用都很方便，用时可以随时打印。当然，必须用原件的情况下，到档案馆履行相关的外借手续借出原件即可。

（3）重视科研文件电子版的保存工作

电子文件是指在各种活动中，人们为了达到某一目的，利用电子设备生成的信息集合。根据文件的载体不同，电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件等;根据文件的用途，可以将电子文件分为程序文件和数据文件两大类;根据文件内部数据的组合形式，可以将电子文件分为数据库文件和非数据库文件;根据数据的表现形式，电子文件又分为字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、声音文件、动态影像文件等。

与纸质文件相比，电子文件具有如下几个特性[2]：

①非识读性。本特性包含两层含义，第一层是指电子文件人工不可以识读的记录符号，人类无法直接识读，必须通过特定的设备以及相关程序才能识读。第二层是指电子文件根据形成时使用的设备、存储介质、电子文件的编码形式以及传递方式等的不同，其识读设备也不同。比如通过计算机形成的电子文件，要想识读其信息，必须用特定的软硬件才可以读出其信息[4]。

②信息与特定载体之间的可分离性。原来的纸质文件其信息和信息的载体之间具有不可分离性，但是电子文件不仅可以方便地在不同载体之间转换，还可以方便地将电子文件的信息进行复制、移动、压缩、删除、修改以及格式转换、传递等操作，也就是说，电子文件的信息相对于其存储载体来说是独立的，可分离的[4]。

③信息的易变性。电子文件的易变性主要体现在以下四个方面。第一信息本身易更改，即电子文件通过相应的读写设备很容易将文件的内容进行更改，并且更改后不易发现更改痕迹[4];第二存储介质易变质，即电子文件的存储介质比较容易损坏，比如光盘易氧化、磁性存储介质易被消磁，存储介质损坏后，存于其中的信息很难再恢复出来;第三电子编码易变化，即随着技术的发展，电子文件的读写装置以及存储介质更新很快，新的读写设备和存储介质出现后，电子文件新的编码方式会同步出现，为防止电子文件信息的丢失，必须及时将电子文件转移至新的存储介质上，这就必然导致电子文件的编码发生变化;第四识读环境易升级，即读写电子文件的软件和硬件环境随着科学技术的发展而迅速升级换代，新的存储介质出现、新的操作系统出现、新的软件系统出现、新的编码方式出现，这些都会导致电子文件识读环境的升级。

④高密度性。随着电子技术的快速发展，电子文件存储介质的存储密度越来越高，存储容量越来越大，存储介质容量的提高增加了存储的信息量，节约的存储成本，同时也对电子文件入档后的安全性提出了更高的要求。一旦存储介质失效，存放在该存储介质上的电子文件都将受到严重威胁，这样造成的损失将是巨大的[4]。

⑤集成性。相对于纸质文件，电子文件不光能承载文字和图形信息，还可以记载声音、动画、视频等信息，并且电子文件可以将文字、图形、图像、声音、视频等信息进行合成，形成多媒体文件。[1]并且超媒体文件可以将一个文件内部或者多个文件之间形成更为紧密的关联，使电子文件的操作更方便。电子文件可以将多种媒体集成于一个文件中的特性可以更为生动真实地记录社会活动情况。

⑥可操作性。电子文件具有方便操作的特性，查询、追加、修改、删除、排序、复制、移动以及传输等操作极为方便，可以方便用户的使用，提高了数据的共享能力，方便了信息交流，但是，对于档案文件的安全性、稳定性和保密性都提出了新的挑战[5]。

电子文件的特点为电子文件的使用提供了诸多便利，为了更好地管理上级下发的纸质版的文件，可以将科研文件扫描成电子版进行妥善保存。为了更好地管理科研文件，可以将科研文件按照文件标题、文件编号、文件涉及的内容（包括科研活动、课题立项、获奖等信息）、文件涉及单位名称或者个人姓名、文件下发时间、文件下发单位等进行分类保存，方便检索，使用时也可以直接打印，方便快捷。

电子文件的特点为电子文件的归档提出了新的要求，必须保证电子文件的真实性、完整性和可靠性[3]。保证数据的真实性。电子文件具有信息易变性和可操作性，其中的信息容易被更改。电子文件在形成过程中和入档以后，如何保证电子文件的信息不被无意或有意的恶意修改，以保证电子文件内容的真实性，是我们必须认真考虑的问题。电子文件的真实性是指电子文件生成的过程真实，所使用的系统软件可靠，并没有被篡改或破坏。

数据的完整性和数据的一致性是在电子文件资料的收集过程中，档案工作人员必须保证同一项课题的多个相关电子文件中的数据必须保证完整和一致。完整性可以保证电子文件中的数据准确可靠，满足基本的约束条件;一致性是指在电子文件的格式转换或者迁移过程中，保证相关文件和数据信息的一致性。

参考文献

[1]国家档案局.《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）.

[2]谭必勇，王新.国家档案资源整合与共享的控制机制探讨[J].档案学研究，2006（4）：17-22.

[3]张宁.浅析电子文件的原始性和真实性[J].档案学研究，2003（1）：43-46.

第8篇：文件管理范文

一、对文件中心理论的本土化改造

许多人在论述文件中心的理论依据时，言必称“生命周期理论”。当然，生命周期理论是文件中心作为一种中间过渡性档案机构存在的理论依据，但文件生命周期理论同样也可以证明我国现行的档案室的合理性，作为从文件到档案的中间过渡性机构，既然都符合文件生命周期理论，又何必非要舍档案室而取文件中心呢﹖理难服人，也难怪一些学者持保留态度。

文件中心在中国具有可行性，就在于它的经营模式可以充分发挥规模经济的优势。从经济学角度来看，“规模经济”是指当企业规模扩大到一定程度时，生产能力随之扩大、单位产品成本下降、经济效益提高的现象。一般而言，规模经济可以表现为内部和外部两个方面，内部规模经济是由专业化分工、降低单位成本、提高人力资本的利用以及比较雄厚的实力等内部因素引发的；外部规模经济则是指企业和外部经济环境及其它企业存在着或多或少的联系，企业的一些经济活动可以创造一些额外的公共收入，增加社会福利，从而产生效益。

目前，有部分经济学家认为“规模经济理论”已经过时了，我们在这种情况下还强调文件中心的规模经济效益是不是落伍了﹖他们指出，规模经济是工业经济时代的产物，主要体现在硬件生产阶段；在知识经济时代和产品特性化的今天，高附加值主要是在软件的设计和系统的策划实施以及服务阶段产生的，因此，“规模经济理论”将被“系统经济理论”所代替。这些论断当然没错，但我国档案工作目前的现状是：从机关到企业，各个单位都建有自己的档案室。“麻雀虽小，五脏俱全”，这种小而全的结构更符合自然经济的特征。从档案室的业务工作看，各个单位形成的文档虽然内容不同，但它们的整理方法却是相似的，装具和各种设施也可以统一；另一方面，档案工作也出现了讲求效益的倾向，在企业中表现得更为明显。随着市场经济的建立，企业面临着激烈的市场竞争，是否为企业带来经济效益成为衡量各个部门绩效的重要标准。企业领导人普遍承认档案资料整理和保存的重要性，但是单独设立档案室，投入的成本又太大，企业档案工作处于“弃之可惜，食之无味”的两难境地。还有，随着信息处理技术的发展，许多单位建立了计算机辅助管理信息系统，档案部门怎样参与到整个机构的信息系统中，成为摆在档案工作人员面前的难题。由此可见，我国目前的档案工作具备规模经济的特征，规模经济理论对于档案管理工作尚未过时。

二、对文件中心运作模式的本土化改造

一般认为，文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间，保管形成单位不经常使用、但还不能作最后处置的文件的一种过渡性保管机构。目前，文件中心流行于欧美发达国家，一部分亚、非、拉等发展中国家也建有文件中心。美国是世界上文件中心设立最早、数量最多、规模最大的国家，其文件中心的设立模式具有一定的典型性：在国家档案与文件署下设立专门的文件中心管理职能机构联邦文件中心司，受该司领导的文件中心有两类，共十五个。其中，华盛顿国家文件中心和国家人事文件中心，属于全国性的联邦文件中心，主要为联邦政府机关或部门保管文件，提供服务；另外十三个文件中心属于地方性文件中心，分别负责所涵盖的若干个州联邦政府机关或部门的文件保管和提供利用工作。

再来看看我国的档案工作。建国五十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案室工作面临着种种挑战，但如果以美国式的文件中心模式取缔已有的档案室，或在现有的档案室网的基础上再建一套美国式的文件中心，显然都是行不通的。80年代后期，甘肃省永靖县文件中心正式挂牌，成为中国档案部门第一个吃螃蟹的勇者，但应者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、苏州等地，一批档案中介服务机构才如雨后春笋般崭露头角。对于这些新生事物如何进行定位，仍是众说纷纭。

笔者认为，机关联合档案室和商业性的档案代保管中心是文件中心在中国本土化改造的产物。从名称到具体的职能，它们都应该与纯而又纯的文件中心有所区别。

机关联合档案室，是指按照自愿结合的原则，将办公地点接近、档案资料容易集中整理和保存的政府机关的档案工作集中起来，由专门的人员负责档案文件的保管和提供利用工作，各方的权责通过制定相关的制度加以明确。永靖县文件中心就是一个很好的实例。当然，在联合档案室建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动机关联合档案室的推广。

商业性档案代保管中心，又可以分为两种类型，一种是由档案馆或档案主管部门设立的面向社会的档案代保管中心或寄存中心，另一种是以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介服务机构。从目前来看，大多数仍属于第一种类型，但是，随着档案中介服务法规的健全和信用度的提高，集档案代整理、代保管、软件开发、系统集成、专业咨询等各种服务于一身的商业性档案中介服务机构，必将成为活跃在我国档案工作中的生力军。

第9篇：文件管理范文

由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性， 通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。

一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状

在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。

1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点

通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。

而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。

电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。

2. 电子版文件推广的有利因素

据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明

3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力

如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。

然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。

实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。

4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考

关于这个问题，恐怕与下列原因有关。

（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。

二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“

灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白，最终文件制成不清楚的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。

在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。

另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。

此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。

在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。

三、电子文件推广的前景与展望

从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。

目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。