文件管理办法精选(九篇)

第1篇：文件管理办法范文

第一条　为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条　本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条　机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条　凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条　电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条　电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第七条　归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条　电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第九条　综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条　移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一条　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。

第十二条　电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十三条　档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十四条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十五条　归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第2篇：文件管理办法范文

关键词：电子文件管理；问题；对策

计算机技术的发展和广泛应用，使得各个单位的办公自动化水平越来越高。业务活动中交流和沟通的手段，逐渐由传统的纸质形式向以计算机为中介，以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体转变。档案管理工作也由此发生了深刻变革，越来越多的公务活动将依赖于电子媒体而进行。由公务活动的电子化而产生的大量电子档案，需要保存的数量越来越多，档案管理的难度也越来越大。在电子档案与纸质档案并存的今天，如何借助信息网络，既将各个部门形成的电子文件纳入统一集中管理，又能满足利用者的需要？作者将就电子档案管理中存在的问题及解决办法谈几点认识。

1 电子文件的作用

电子文件作为新生事物，它具有传统文件形式无法比拟的优势。电子文件由于记录密度大、存储空间小、易增删修改等特点，给管理和提供利用带来了极大的方便，电子文件的可共享性，使我们可以充分利用计算机网络系统，在方便快捷的同时为多个利用者提供便利服务。利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高档案的利用效率和管理效率。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。曲靖市第三人民医院于2005年1月开始使用医院建成的计算机网络平台和计算机专用软件和接受电子文件，实现了院内办公无纸化，加快了公文流转速度，提高了办事效率，节约了时间和办公经费，提升了医院管理的自动化、现代化水平和整体形象。实现办公自动化以后，所形成的电子文件在计算机信息中心的服务器上进行存储。电子文件的存档实行双轨制，既存储电子文件，又存储纸质文件，由计算机信息中心负责电子文件的整理、立卷和归档工作。实现办公自动化以后，使档案人员腾出了时间和精力，能够更好地从事档案信息资源的开发，较好地发挥档案部门作为文件管理中心和档案信息利用中心的作用。

2 存在的问题

电子档案的管理在我国，特别是在我院还属于起步阶段，缺乏统一的、规范的、标准的管理制度要求，因此不可避免地存在着一些问题。主要表现在：

2.1 电子档案的归档和保存存在不规范性。电子档案使档案工作由传统的手工操作逐步向现代化管理转变。传统的纸质文件管理已被档案管理人员所普遍接受，而电子档案的管理作为一个新生事物，它与之前的纸质档案及其管理有着很大的不同。电子文件的归档内容较广泛，既有文字，又有数据、表格和音像等。由于没有统一的规范标准，从而使电子文件的整理归档产生了较大的难度和许多技术问题。

2.2 电子文件是以磁性介质为载体的，与传统载体的纸张相比较，存在性能不稳定、保存时间短的实际问题。

2.3 虽然电子档案的出现，提高了工作效率，但由于大多数档案管理人员的综合素质较差，缺乏必要的计算机知识，不能熟练操作计算机，给电子文件的归档和管理带来了许多不便。这就需要档案管理人员加强学习，提高自己的综合素质，从而能够熟练掌握和操作计算机。

3 电子档案的管理对策

第一，研发和制定统一的、规范的、标准的电子档案管理软件和电子档案管理制度，这是当务之急。有了规章制度，才能使工作有章可循，使电子档案的管理更趋标准和规范。

第二，改善保管和保护条件。由于电子文件的介质比较不稳定，对保管条件要求较高，所以改善保管条件显得尤为重要。为了防止因计算机的更新换代导致无法读取电子文件，必须把电子文件统一存储为通用格式，使电子文件更具独立性，即使在新的软硬件环境下同样可以继续使用。保存一段时间后，根据电子文件的内容和数量的实际，最好将数据转存刻录在光盘上保存。光盘每4年转储一次。必须注重防火、防水、防静电，确保存放安全，保持电源稳定，合理控制温湿度，保持库房清洁。对磁（光）盘的保存，环境空气相对湿度应控制在40-50%，温度应控制在摄氏14-24摄氏度。

第三，鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也存在着技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。最好是电子文件和纸质文件同步归档，这样既可以解决归档文件的凭证和依据作用，又便于提供利用。

第四，掌握现代化管理技能，提高综合素质。应更新观念，加强学习。由于计算机的广泛普及和应用，办公自动化已成为一种趋势和必然。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。作为档案管理人员，不仅要有必备的档案管理知识，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握。要紧跟时代潮流，解放思想，更新观念，档案管理工作者要接受全新的信息资源管理理念，开展档案的现代化管理，加强学习，努力提高自己的综合素质。结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才，做到能够熟练运用计算机对电子文件进行编辑、整理、归档和编研，从而为实际工作提供利用，使档案馆（室）由档案保管中心向档案信息利用服务中心转变。

参考文献

第3篇：文件管理办法范文

论文关键词 案件管理 现状 实践情况 理想模式

检察机关作为国家的法律监督机关，肩负着维护社会和谐稳定，维护社会公平正义，保障经济建设顺利进行的职责。当前，随着依法治国进程的不断推进，社会主义市场经济的不断发展，反腐败斗争和社会治安形势的不断变化，对检察机关的要求也越来越高。检察机关只有不断解放思想、改革创新，探索新时期检察工作的发展规律，研究当前检察工作中面临的新问题，改革检察工作的旧体制，才能使检察工作保持旺盛的生命力，推动检察工作健康科学发展。近年来，各地检察机关在规范化建设的大背景下，在对传统案件管理模式反思的基础上，积极探索构建更加科学、高效的案件管理新模式，这是检察管理领域的一项重要改革举措，是检察机关加强内部监督制约，促进工作科学发展的一项重大体制改革。本文结合当地案件管理工作的开展情况，简单论述一下案件管理工作机制模式的构建。

一、案件管理的含义

“案件管理”这一概念，起源于美国，指的是一套向传统检察机关办案方式提出挑战的观念和制度，其主要目的是为了清除案件办理程序中暴露出来的检察机关体系本身所具有的抵触性。豍具体地说，检察机关的案件管理是检察机关为保障案件质量，维护司法公正，通过严格控制案件的流程管理、规范检察人员的执法行为等手段，实现检察机关办理案件合法、高效、规范、科学的管理模式。

二、近年来案件管理工作的发展状况

2003年5月《最高人民检察院关于加强案件管理的规定》下发后，各级检察机关纷纷开始尝试进行案件管理改革，并且取得了大量的成功经验，但总体来说，单个检察院案件管理力量相对有限，案件管理能力和水平参差不齐，案件管理手段和管理方式相对落后，信息化、网络化管理水平较低，对案件统一监管的力度不够，精细化程度不高。主要表现在：

对案件管理工作不够重视，案件管理工作开展的情况也不尽如人意。案件管理工作不够规范，各地的发展状况很不平衡，有些地方的案件管理职能作用发挥得比较好，但不少地方则存在着较多的问题。案件管理的信息化程度不高，目前，高检院还没有开发出统一的网上办案软件及案件集中管理软件，大多数检察院未实行网上办案，开展案管工作只能靠人工手动，工作量大，难以做到及时跟踪、动态监督，影响了工作质效。

三、本地案管工作的发展情况

我们市从2010年开始着手开展案件管理的建设工作，到2011年底全市包括市院在内的13个检察院全部成立了列编单设的案件管理中心，并配备了专职的案管工作人员，实行了全市统一的“网上受理、集中管理”的案件管理模式，案件管理工作迅速展开并规范发展。

我们设定的案件管理中心职责为：对检察机关所受理案件的办案流程进行动态管理、过程监控；对检察机关办案情况进行综合分析、对办案质量进行评估；对检察机关业务部门执法办案工作进行问题预警；对上级检察机关和人大交办的重点案件进行督办；对检察机关所办案件涉案款物的扣押、移交、保管和处理进行监管；完成检察长所交办的其他工作任务。豎

我们进行案件管理的工作原则为：坚持依法监督、执行法律与执行规定相统一，不代替业务部门行使职权，宏观监督与个案监督、程序监督与实体监督相结合。

我们案件管理工作的总体运行方式为：采取“网上受理、集中管理”的运行方式开展案件管理工作。即不打破现有的人员编制、处（科）室界限，充分发挥全市检察机关已全面实行网上办案的优势，由各业务部门在网上办案平台进行受理、分流、办理案件，与此同时，案件管理中心通过案件集中管理软件系统，对各业务部门办理的所有案件和办案环节进行集中管理和实时监督。

案件管理中心具体开展了以下几方面的工作：

（一）设立案件管理平台网页

全市检察机关均设立案件管理平台网页，设置案管简介、图片中心、管理平台、督察台帐、督察通报、工作动态、制度规范、通知通告、上级文件等栏目，随时更新栏目内容，及时反映本院的案管工作动态。

（二）全面开展并规范网上办案工作

开发了全市统一的数字检察院应用系统，下发了《关于进一步加强和规范网上办案工作的通知》和《临沂市检察机关网上办案应用规范》等的规定，全面开展网上办公、网上办案工作，各业务部门均实现案件受理（立案）、分流、办理、签批全部在网上进行，所有法律文书均在网上生成并由案管中心统一打印使用。

（三）强化对办案活动的监督

院领导、各部门负责人、案管中心工作人员根据权限划分，经过授权进入案件管理系统对案件进行过程监控、质量监督和案件管理，随时掌握案件的进度及办理情况。实现了审查逮捕案件、公诉案件从受理案件开始，职务犯罪案件、民事行政申诉案件、控告申诉案件、技术鉴定案件从决定立案开始，直至诉讼终结，期间所涉各诉讼环节都纳入管理。根据检察机关所办案件的期限和相关规定，在案件办理过程中，实行提前预警，以防止违纪违法问题的发生。按照《临沂市人民检察院执法办案内部监督实施细则》规定，对该细则确定的重点案件进行重点监督。案件管理中心对监督管理中发现的的问题，及时以口头或者编发《案件管理督察通报》等书面形式向有关部门提出纠正意见。

（四）统一打印管理法律文书

通过开发办案软件，实现了法律文书签批网上流转和自动生成。电子签章系统的启用实现了法律文书网上审批后自动加盖电子印章，同时所有法律文书通过案件管理中心统一打印，通过对法律文书的集中管理。

（五）开展案件质量评查工作

案件管理部门定期或不定期地对办案部门及办案人员的执法办案情况，通过案件管理系统或对重点案件抽查等形式进行案件质量评价，评价结果编发《案件质量评析报告》予以通报，并与年终的绩效考核相衔接。

（六）对涉案款物进行监管

利用省院开发的涉案款物监管软件开展对涉案款物的集中监管。检察机关办理的自侦案件从立案之日起，案件的立案、侦查、移送、判决等办理情况及涉案款物的扣押、冻结、管理、处理等情况均纳入案件管理部门监管范围，实现同步跟踪，实时监管。

（七）进行办案情况综合分析

利用案管数据信息综合平台全面掌握办案数据的特点，每个月公布各业务部门的主要办案数据，每季度对本院的办案总体情况进行总结分析，并向院领导和上一级检察院提交书面报告。

（八）开展案件督察活动

根据检察长批示，对正在办理的重大敏感案件或反映有问题的案件立项督察，对于督察中发现的问题，向办案单位发出《案件督察意见书》或《案件督察整改书》予以督察纠正。

通过近两年的运行，我市的案件管理工作取得很大进展，案件集中管理工作的效果十分明显。

第一，提高了检察机关的科学执法能力。案件管理由静态变为动态，由松散变为集中，由事后监督变为事前、事中监督，切实增强了办案人员的程序意识、责任意识、质量意识，加强了对执法办案的同步监督，推进了执法规范化建设，提升了公正廉洁执法水平。

第二，提高了检察机关的法律监督水平。案件集中管理实现了对检察机关所有业务运行的全面动态掌握，增强了检察业务宏观决策的科学性和准确性。检察长、部门负责人、案管中心人员轻点鼠标，就可以查阅到任何一个案件的办理情况及流程进展，实现了对案件的全程监督，减少了超时限办案，保证案件有始有终，有效防止了案件流失和久拖不决。

第三，提高了检察机关的信息化管理程度和工作效率。检察业务综合管理系统平台的应用提高了检察机关管理的信息化水平，不仅加强了对案件的全面管理，方便了案件查询，也实现了检察资源共享，减少了重复劳动，提高了工作效率。

第四，提高了检察机关执法透明度。案件管理系统应用开放式的案件信息查询平台，使律师、诉讼参与人、当事人亲属等可以通过现场或电话查询，及时了解案件案件进展情况等信息，在提高检察机关执法公信力和办案透明度方面发挥了重要作用。

四、新型案件管理机制模式的构建

实践证明，更为完善的案件集中管理模式应该是：以专门的案件管理机构为依托，在完善办案流程监督管理机制和案件质量考评机制的基础上，全面实施对案件的全程监控和问题预警，并通过各职能部门之间的互相制约，弥补外部制约难以触及的办案环节上的案件质量问题，规范执法办案行为，提高执法办案水平。

案件管理机构的职责至少应包括以下几个方面：

（一）案件流转中心

案件管理机构要严把案件的“入口”和“出口”，成为各类案件的“总开关”。检察机关办理的所有案件由案件管理机构统一受理，然后把案件分流到具体业务部门或案件承办人，案件办结后，统一由案件管理机构移送相关部门或机关。

（二）文书管理中心

把好文书管理关，对涉及人身强制措施类和财产强制措施类法律文书实行集中管理，对于需要制作的法律文书，由检察长签发后予以统一制作，对由科室自行制作的法律文书由案件管理机构统一编号管理。

（三）对案件全程监管

对本院办理的所有案件进行全程监管，侦监、公诉、民行案件从受理之日起，其他案件从立案之日起，通过建立案件跟踪机制及时掌握案件办理动态，实现事前、事中、事后全程监管。

（四）对涉案款物专项监管

监督自侦部门依法扣押的涉案款物及时交计财部门保管，确保扣押、冻结的赃款、赃物各个环节都在监管之下，杜绝赃款、赃物的流失和不当使用，检查已决案件涉案款物的处理，督促办案部门对扣押、冻结的涉案款物根据判决结果依法依规处理。

（五）对案件进行质量评查

制订切实可行的评查办法，从案件实体、程序、文书制作、卷宗归档等方面，统一标准，统一评查，评查结果及时通报。

（六）业务统计与分析

把现代网络信息技术有效运用于案件流程管理当中，统一负责各业务部门办案数据的统计与上报，定期对案件开展调查研究，对于检察业务中存在的带有普遍性和倾向性的问题应及时分析原因，上报检察长和检察委员会，确保检察业务健康发展。

第4篇：文件管理办法范文

办公设备有哪些办公设备，英文Office Equipments，泛指与办公室相关的设备。办公设备有广义概念和狭义概念的区分。狭义概念指多用于办公室处理文件的设备。例如，人们熟悉的传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等，还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。广义概念则泛指所有可以用于办公室工作的设备和器具，这些设备和器具在其他领域也被广泛应用。包括电话、程控交换机、小型服务器、计算器等。办公设备与办公耗材不同，可以说，买办公设备是购房，买办公耗材是装修。

大致可分为：文件输入及处理设备、文件输出设备、文件传输设备、文件整理设备等。每一类设备又都包括多种产品，以下列举的只是其中的主要设备或常用设备。

1.文件输入及处理设备：计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。

2.文件输出设备：可分为文件复制设备和文件打印设备，以及文件传送设备。

3.文件复制设备包括：制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、重氮复印机(晒图机)、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。

4.文件打印设备包括：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。

5.文件传输设备：传真机、计算机、电传机等。

6.文件储存设备：缩微设备、硬盘、云盘等。

7.文件整理设备：分页机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等。

8.网络设备：网络适配器、路由器、交换机、调制解调器等。

9.沟通设备：座机电话、网络电视会议软件、电话会议等

随着技术进步和由于办公室工作细化而对产品不断提出新的要求，各类新型办公设备产品层出不穷，更新换代速度也越来越快。但是，大多数办公设备属于以机电为基础的耐用设备，所以在各类办公室中多种类型、多代设备同时服务于办公的现象比较常见。

办公电子设备管理办法内容全文一、公用系统管理办法

(一)公用系统范畴

公用系统指全校师生共同使用的电子信息系统，包括以下系统：

1、通信网络系统：包括通信网络系统中的通信线路、网络通信设备以及公用终端设备等。目前具体包括光缆线路、铜缆线路、网络中心机房设备、校园各区域汇聚点设备、各办公场所接入设备等。

2、网络信息系统：公用服务器系统、存储系统、应用系统软件及数据等。目前包括学校网站、电子邮件、教学平台、教务管理、图书管理、流媒体、数据库、行政办公、用户认证、数据存储、数据备份、网络管理及域控制器、DHCP、DNS、网络防毒等服务器系统。

3、安防监控系统：包括监控中心设备及其软件和存储系统、摄像头和视频服务器等监控前端设备、监控系统通信线路等。

4、一卡通系统：包括一卡通网络服务器、一卡通管理工作站、一卡通终端设备、一卡通系统通信线路及其中继设备等。

5、闭路电视系统：包括校园电视台设备、闭路电视线路及其中继设备、闭路电视终端设备等。

6、有线广播系统：包括校园有线电台、广播系统线路及其中继设备、广播终端设备等。

7、无线广播系统：包括校园无线电台。

8、电子信息系统：包括教学楼、图书馆LED显示屏及其通信线路、TV显示屏及其通信线路等。

9、运动场音响系统：包括运动场音响系统播音设备、线路等。

10、报告厅及会议室音响设备：包括报告厅及会议室音响系统播音设备、投影设备及线路等。

(二)公用系统管理办法：

1、网络信息系统中的教务管理、图书管理、行政办公及学校网站等应用系统分别由教务处、图书馆、办公室通过远程管理方式负责使用管理;

2、安防监控系统监控中心设备由保卫处在学校保管室办理领出手续并负责使用管理;

3、一卡通网络服务器、一卡通管理工作站设备由财务室在学校保管室办理领出手续并负责使用管理;

4、一卡通终端设备(POS机)由各经营单位使用者在学校保管室办理领出手续，负责使用管理以及保修期外的维护维修;

5、校园电视台、有线电台、无线电台设备由学校电视台在学校保管室办理领出手续并负责使用管理;

6、运动场音响系统由体育教研室在学校保管室办理领出手续并负责使用管理;

7、报告厅及会议室音响由办公室在学校保管室办理领出手续并负责使用管理;

8、其它系统及设备由网络信息中心在学校保管室办理领出手续并负责使用管理;

9、公用系统及设备、线路的维护、维修工作由网络信息中心负责完成。

10、对于处于各部门及系部办公室内的网络终端设备和线路，由网络中心管理，但该办公室人员负有保管责任;

11、以后新增公用系统的管理办法根据上述原则参照执行。

二、处室、部门使用设备管理办法

(一)处室、部门所使用的设备范畴

处室、部门所使用的设备包括：包括计算机、打印机、扫描仪等外部电子设备。

(二)处室、部门所使用设备的管理办法：

1、处室、部门所使用的办公设备由处室、部门在学校保管室办理领出手续并负责日常使用管理，简单软件维护，保持设备清洁;

2、处室、部门所使用办公设备的硬件维修、复杂软件维护等工作由网络信息中心负责。

三、系部所属电教及办公电子设备管理办法

(一)系部所属电教及办公电子设备范畴

系部所属电教及办公电子设备包括多媒体和语音教室内的所有设备及线路，办公用计算机及打印机、扫描仪等外部设备，系部内公用的录音机、CD机、扩音器等教学设备等。

(二)系部所属电教及办公电子设备管理办法：

1、系部所属电教及办公电子设备管理由系部在学校保管室办理领出手续并负责使用管理和日常维护维修等工作。

2、多媒体及语音教室使用管理工作包括排课、调课管理，使用情况登记，门锁、柜锁管理，教师使用培训，授课软件安装，教室卫生保洁等。

3、多媒体及语音教室维护维修工作包括硬软件系统日常维护、维修或报修等。

4、系部的使用耗材(打印纸、墨、鼠标、电池、键盘等)，由系部购买。

四、个人使用的电教、计算机及其外部设备管理办法

(一)个人使用的计算机、电教及其外部设备范畴

个人使用的计算机、电教及其外部设备包括：配发到个人的计算机、录音机、CD机、扩音器等电教办公设备。

(二)个人使用的电教、计算机及其外部设备管理办法：

1、个人支付或由学校支付部分费用，由个人自行购置的设备，其使用管理、维护维修等事宜完全由个人负责。

2、属于学校资产，但由个人使用的设备，须由使用者在学校保管室办理领出手续并负责日常使用管理、维护维修等工作。

第5篇：文件管理办法范文

【关键词】办公室；档案管理；数字化

当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。

一、办公室档案管理的内涵

办公室档案管理主要指以纸质、图像或其它载体形式来记录本单位员工或本单位所发生的事件，并且把所收集的资料分门别类，做好编排之后，按照不同的编目有效地进行保存。不同类型的文书档案有着不同的书写格式、保存格式以及时效性，所以办公室档案管理人员要定期对本单位的档案进行整理和清除工作，及时更新所要保存的文件档案。

二、办公室档案管理工作中的不足之处

在任何一个单位，档案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技术的影响，传统的管理模式向先进的管理模式过渡时存在着以下不足的方面：

（一）办公室档案管理员的意识薄弱。有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。

（二）办公室档案管理的方法陈旧。当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。

（三）档案管理设施构成落后。档案管理工作中，因其文件的时效性较强，所以对档案管理的物质基础等硬件要求较高，例如对计算机硬件的要求、管理软件的要求以及维护经费的要求等都提出了很高的要求。可是在具体的管理过程中，单位能划拨给档案工作的经费非常有限。在硬件的配置上，有些单位或部门没有配备计算机、网络技术等，以致无纸档案管理的工作无法继续下去，只是给办公室配备几个木柜子存放文件，没有固定的档案管理库房，当柜子被装满之后，只能清退一些文件，就会出现档案丢失、损坏等现象。所以当档案管理的设施跟不上形势的发展之后，如果想实现档案管理的标准化和规范化只能是“纸上谈兵”。

三、办公室档案管理工作不足之处的完善策略

因为存在着上述的不足之处，现代化档案管理工作如果要想摆脱传统的管理模式，有效地利用数字化的管理模式，实现各个部门对档案信息的共享，则必须对其不足之处加以完善。

（一）增强办公室档案管理意识，完善其管理制度。在很多单位或部门中，不管是档案管理工作人员还是领导，普遍存在着忽视管理工作的现象。所以在任何一个单位或部门中，从领导至档案管理人员必须提高档案管理工作的认识，尽可能改进自己的管理方法，增强自身的管理能力，以先进的管理理念结合具体的管理工作，完善档案管理制度，从而增强档案管理的效率，提高档案管理的质量。例如，在日常管理工作中，档案管理工作人员要明确档案管理工作的流程，规范档案管理工作操作程序，运用现代化信息技术对所要管理的档案分门别类，贴上标签，做好管理工作。对于级别较高的文件，要做好加密工作，在计算机系统中设置好管理和使用权限。

（二）以数字化的管理技术改进档案管理的方法。因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。

【参考文献】

[1]陈鹰.加强文书档案管理工作的思考[J].内江科技，2014（02）：45-46.

第6篇：文件管理办法范文

第二条机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条市办综合科是本办公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第五条收文办理。上级来文，由综合科机要员填写公文处理笺，由综合科科长签署意见后，呈送有关领导和承办科室。下级来文，由综合科填写公文处理笺和呈报意见，呈送有关领导和承办科室。文件要专柜存放、定期清点、按期收回。

第六条公文批办和传阅。公文按批办件和传阅件，批办件一夹一件，按主任或其他办领导批示意见，直接送承办人。处理完毕后，承办人要在公文处理笺上注明公文处理过程、结果、承办人姓名和办结日期。因故不能按办领导批示意见办理的，要注明原因并提出工作建议。传阅件可一夹多件，办领导阅后签名，也可根据需要提出办理意见。

第七条公文的签发。应由主任签发的文件有：向市委、市政府、省农开办和财政局党组报送的报告、请示；发往各县市区的重要政策性文件、规章制度；涉及农业开发重大问题的文件；重要的政策性宣传稿件。

应由其他办领导签发的文件有：一般性业务文件。

第八条外单位与我办的会签文件，原则上由分管办领导审签；以办名义拟发的信函由副主任或正、副调研员签发；为联系某项工作，需以办内科室名义拟发的信函由科室负责人签发。

第九条办领导在审批文件时，要有明确的批示意见。

第十条办内各科室都要明确一名同志负责文件的登记、收发、运转和保管、保密工作，做到存放整齐、及时传阅、规范管理。形成的各类文件要按照档案管理办法规定及时立卷、归档、移交或清退、销毁，并严格按照有关保密规定办理。

第十一条各科室以办名义印发的公文，由主办科室起草，分管办领导审批，由综合科进行公文格式和文字把关后印发。凡我办自产公文，一律在综合科留存两份备查。

第7篇：文件管理办法范文

一、基本要求

（一）本办各科、队、站收取、传阅、办理、发送、保管公文、文件，均按本制度处理。

（二）人事秘书科是本办公文办理、文件保管的管理、协调机构，指定专人负责公文、文件的签收、登记、分办、督办、传送、存档等工作。专管人员设立收文、发文、入档登记本，及时进行登记，并录入计算机。

各科、队、站应指定人员兼职本科室的公文收发管理工作。

（三）公文处理必须做到准确、及时、规范、保密、安全。凡涉及秘密、机密级文件，由专人监收管理，按规定于翌年3月清返或销毁，确保国家秘密的安全。

二、收文处理

（一）要求。收文处理必须按照《国家行政机关公文处理办法》的规定和市政府的要求，严格规范文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序，使公文的接收、运行、办理有序，提高公文处理效率。

（二）签收、登记。凡上级及市级相关机关送本办的公文、文件、汇报材料、信件以及参加会议带回的材料、文件均由人事秘书科负责签收、登记。

（三）分类。经登记整理后的上、下级和本级其它方面的公文、文件、材料及群众来信，由人事秘书科文档管理人员以“急件”、“阅件”、“办件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等进行分类。凡收到需立即办理的公文，应注明“急件”，并立即送交办领导阅处；需要本办或业务科室办理的公文、文件为“办件”；不需本办办理的、一般知照性公文、文件为“阅件”，基层单位的不需要办理的工作总结、情况汇报等为“汇报材料”，群众或基层组织的投诉、举报信件、材料等为“举报、投诉件”，专管员要把分好的“办件”、“阅件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等分别放在各自的专门文件夹里，视不同情况进行处理。

（四）拟办、批办。所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”由公文专管人员在输入计算机，并打印出《日照市人民防空办公室文件批办单》后，交人事秘书科长审阅并提出拟办意见，送主任签署办理意见。

（五）传阅。所有“阅件”、“汇报材料”均应送办领导和相关人员传阅。传阅文件按照先主任、办党组成员、后科、队、站负责人及其他工作人员的程序进行。阅文必须随到随处理，文件所经过的每一个环节，最长不能超过两天（特殊情况除外），阅后（签署意见并署名）即送人事秘书科，再继续传阅。传阅结束的文件应及时归档，对没有及时归档的文件，文档管理人员要及时催退。

（六）承办。承办工作直接关系到公文处理的质量和效率，是文件处理的重要环节。所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”的承办人都要认真研究文件内容，分轻重缓急妥善处理。对不属于自己主管业务范围的问题，应及时退交人事秘书科，并说明退件理由。

承办工作要坚持“随交随办，急件快办”的原则，努力提高工作效率。对一般交办件必须在限定的时间内办完，如不能按时办理的，应向来文机关、主管领导、综合科说明情况，并保证在允许延长的期限内办完；对没有时限的交办件，承办工作必须在有效时间内办结；对于急件的办理，应加快承办的速度，以充分体现轻重缓急的原则。文件办结后，应在公文处理笺承办情况栏签署办理情况，签注承办人的姓名和办结日期，并及时交人事秘书科归档。

（七）催办。

为了使机关工作事事有交待，件件有着落，对以下几方面的事项列入重点催办内容：

1、上级机关下发本办的文件需要执行、回复或经领导批示需要办理的；

2、其它不相隶属的机关向本办联系工作、洽谈事务的公函；

3、下级机关主送本办的请示；

4、本办发文需受文机关回复的；

5、群众来信的办理情况；

6、各种提案、建议、批评意见等事项需办理的；

7、本办会议决定需办理的；

8、上级领导重要批示需要落实并报告办理结果的；

9、办领导随时交办的事项。催办工作必须有明确的时限要求，并做到急件限时跟踪催办，一般件抽空催办。

（八）呈阅。需呈送市领导阅的公文，应附上主任签批的意见，由人事秘书科呈送该市领导。公文专管员应做好跟踪和信息反馈工作。

（九）归档。所有阅毕或办结的文件、材料，应及时交人事秘书科按档案管理的有关规定登记归档。常用文件或办理时间跨度较长的文件，业务科室可要求综合科复印一份备用，但务必注意保管，不得遗失。

三、发文管理

（一）要求。本办制发的各种文件，必须严格执行《国家行政机关公文处理办法》，按照拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序进行，使之符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规、上级机关或领导的指示

及有关规定，并做到观点明确、条理清晰、结构严谨、表述准确严密、文字简炼朴实、用词用语准确规范、文种格式使用正确。（二）发文程序。

1、本办制发的文件（含工作动态、会议纪要、请示、汇报材料，下同），按业务性质，由具体业务主办科室草拟，报人事秘书科审核后，分管领导签署意见，由主任签发。

2、以本办为主，联合其它部门制发的文件仍按照以上程序处理，由人事秘书科核稿后，办主要领导审签后，由经办人或人事秘书科人员负责送有关部门会签。

3、本办以市委、市政府或市政府办公室的名义制发的文件，按照以上核稿程序处理后，由经办人员或人事秘书科人员负责送请市委、市政府办公室处理，有关市领导签发。

4、本局为市委、市政府领导起草的会议报告、讲话材料，按以上程序处理。

5、所有以本办名义下发的文件，在完成上述程序后，均应交人事秘书科进行审查、编号、登记、缮印，业务主办人员应予以协助。文稿清样印出后，在人事秘书科校对基础上由职能科室校对无误后，再由人事秘书科将文件清样送主任阅后，方可盖印发送。

（三）归档。

发文处理完毕后，应根据《档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行整理、立卷、归档，并及时输入计算机。常用文件由人事秘书科统一复制，发各科、队、站备用,保证不丢失、不泄密。

四、移交清退

本办工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的所有公文按照有关规定移交、清退。

第8篇：文件管理办法范文

第二条　案件管理工作是查办案件工作的重要环节，是反腐败工作机制的重要组成部分，是纪检监察机关对查办案件工作进行科学决策与实施领导的具体形式和重要途径。

第三条　案件管理工作必须坚持为反腐败斗争服务、为领导科学决策服务、为查办案件服务的指导思想；必须坚持“及时、准确、真实、规范”的工作方针。

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第四条　案件管理工作总的要求是：紧紧围绕全市党风廉政建设和反腐败斗争的工作部署，及时掌握查办案件工作的基本情况，把握新形势下违纪违法案件的特点、规律，抓好重要案件查处情况的跟踪督办工作，为领导指导办案提供决策依据，促进查办案件工作不断深入。

第五条　案件管理的职能主要有：统计职能，及时准确地统计查办案件数据，建立办案工作信息库；综合分析职能，通过对案件统计数据和有关资料分析，为领导指导办案提供科学的带有前瞻性的决策依据；督办职能，对办案工作进行督促检查，落实各项办案工作任务。

第六条　切实加强对案件管理工作的领导，完善和理顺领导体制和工作机制。市、县区纪检监察机关分管案件检查的副书记直接分管案件管理工作，由相应的职能室选配一名政治、业务素质较好的同志专职从事案件管理工作，其它具有办案职能的室应确定一名兼职从事案件统计报送人员。全市各单位派驻或内设纪检监察机构以及乡镇、街道办事处纪委也要重视案件管理工作，确定一名兼职从事案件管理工作人员。

第七条　为案件管理工作创造良好的工作条件。市、县区纪检监察机关应为案件管理工作提供必要的现代化管理手段，建立案件管理系统网络，实现科学化管理。同时，为案管人员掌握有关办案信息提供便利条件，如列席研究案件工作的常委会、局长办公会，调阅重要件和重要案件的初核、立案、审理、处分、通报等材料，了解重要案件调查、审理等工作进展情况，对办案工作进行调查研究。

第八条　进一步加强案件管理工作制度建设，加强对制度建设情况和执行情况的监督检查。重申并建立下列制度：（1）案件统计报送制度；（2）查办案件工作通报制度；（3）查办案件综合分析制度；（4）重要案源归口管理制度；（5）案件管理工作情况通报制度。

第九条　市、县区纪检监察机关要加强对案件管理工作检查指导，组织业务培训，提高案件管理人员的政治素质和业务水平，以适应案件管理工作任务的需要。

第十条　市、县区纪检监察机关每年年终时对案件管理工作进行考评，依据承担案件管理任务的职能室提供的相关数据、资料，对照《案件管理工作考评办法》（见附件）进行考评，以通报的形式表彰先进、鞭策后进。案件管理工作考评纳入党风廉政建设综合考评体系中，同步进行。

第十一条　市、县区纪检监察机关对内设室及派驻机构办案工作的考评与奖惩，以承担案件管理任务的职能室提供的相关数据、资料为主要依据。

第十二条　各县、区纪检监察机关可根据本暂行办法，结合工作实际，制定实施细则或补充规定。

第十三条　本暂行办法由市纪委、市监察局负责解释。

第9篇：文件管理办法范文

关键词 广西 民办 高校 文书档案

我国“档案”的历史可以追溯到公元前的殷商时期，距今已有三千多年，国之精华，国之荟萃，国之痕迹都体现在了档案里面。自古以来我国就非常重视文书档案的保管，使中华民族数千年的历史得以延绵不断的记载。而民办高校的文书档案是学校发展的原始记录，是学校成长中的种种记载，也要受到重视和集中统一管理。

民办高校大都是自筹资金办学，没有公办学校强大的政府财政补贴做后盾，所以在广西，很多民办高校对档案工作都不重视，出现了责任不明确，档案管理制度不健全，档案基础设施不达标，档案工作人员素质不高等现象，造成了各种珍贵文书档案散落于各科室，甚至掌握在部分教职员工个人手中。2016年，中共南宁市委员会办公厅、南宁市人民政府办公厅于2016年1月25日印发了《南宁市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（南办发（（2016）号）。《实施意见》是南宁市首次以市委、市政府两办文件联合印发的加强档案工作的重要指导性文件是市委、市政府高度重视档案及档案工作的具体体现。政府的硬性条件使得广西民办高校的档案工作得到了高度重视，2016年，广西民办高校的档案事业迈出了艰难的第一步，不久的将来，将会是一派兴兴向荣的景象。

1民办高校文书档案管理的内容

（1）高校文书档案记录著高校发展的各种信息，反映学校主要职能活动和基本历史面貌，主要包括学校的教学管理、科研、社会服务、改革创新、重大会议、重要举措、下发文件等多方面内容，对学校教学、科研、管理、社会发展、历史研究等具有利用价值的文件材料；（2）学校在各项活动中形成的对维护国家、学校和教职工权益具有凭证价值的文件材料；（3）学校需要贯彻执行的上级机关、主管部门下发的指示、规定、办法、批复等；同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；（4）其他对学校工作具有查考价值的文件材料。

2广西民办高校文书档案管理存在的问题

（1）对档案工作不够重视。很多民办高校的主要领导对文书档案的地位、作用及其重要性认识不足，领导干部主要注重教学的管理和学生的管理，对于学校的档案管理工作无暇顾及。对文书档案管理重视、支持不够，档案工作没有列入年度工作计划，未成立档案工作领导小组；同时分管校领导对档案工作日常检查督促少，没有认真解决档案工作中存在的困难和问题；对档案法律法规的学习宣传重视不够。

（2）没有严格依法管理文书档案。广西很多民办都没有按法律要求集中统一保管学校的文书档案，档案仍散存在有关科室或经办人手中；档案安全意识淡薄，全年未开展档案保管安全检查工作；未做到整理、阅览、库房三分开，有的甚至在档案室中堆放杂物；部分民办高校档案管理制度没有健全，有的制度没有上墙。

（3）文件内容多而杂，分类管理难度大。由于归档文书涉及教学管理、科学研究、党建、后勤、财务等多个方面，还包括上级和学校内部印发的各类红头文件、会议纪要、协议等重要文件，资料的形式（如：照片、光盘、硬盘、网盘）越来越多元化，对于各种各样的文件，不能够做到详细分类，仅仅做了一些大致分类，在查找某个文件时，需要把整个相关大类的文件翻一遍，浪费了大量的工作时间。

（4）档案室不符合规范。广西民办高校档案室设施设备普遍比较简陋，如没有配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等档案管理必需的设施设备；温湿度无法达到规定要求，档案的安全保管和保护存在严重隐患。

（5）档案工作机制落实不到位。主要体现在民办高校对档案工作认识不到位，没有按要求建立健全档案领导机构及档案管理网络，监督和指导力度不够，造成学校档案工作滞后；档案人员和档案实体交接时未能履行好交接手续，造成档案积压，管理混乱，直接影响了学校档案工作的开展。

（6）档案队伍稳定性和综合素质不够。广西很多民办高校文书档案工作人员身兼数职、变动频繁，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性；甚至有些学校根本就没有专业的文书档案管理人才，再加上档案传阅制度的不健全，一些重要的文书档案在借阅后不能如期归还，导致文书档案流散在个人的手里，甚至出现丢失现象。

部分民办高校文书档案工作人员培训不足、业务不精，工作主动性不强，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交等情况时有发生；个别档案工作人员责任心不强，存在随意应付了事思想。不督促借阅人填写文书借阅登记表，时间一长，文书档案就容易遗失。就会造成档案室的文书档案资料不齐全。

3提升广西民办高校文书档案管理水平的建议

（1）学校领导要重视文书档案工作。主要领导和分管档案工作的领导要充分认识文书档案工作的重要性，切实重视、支持和关心档案工作，把档案工作纳入学校年度工作计划和目标考核，建立健全学校档案管理制度，完善人员选配、设施设备配备、资金保障，确保档案工作正常开展，完善档案管理网络；同时，民办学校要加大对《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》以及《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）的学习和宣传力度，可以通过学校微平台推送专题、开展主题学习会、印发宣传资料、宣传海报以及播放相关视频等形式，深入开展档案法律法规的学习和宣传，切实增强学校教职工特别是领导干部依法治档、依法管档意识，提高执行档案法律法规的自觉性，提升民办学校档案管理的法制化、制度化、规范化水平。

（2）加大投入，保管条件不断改善。广西民办高校要加大资金投入，成立综合档案室，对学校的文书档案实行统一管理；设立独立的档案库房，实现库房、查阅和整理室“三分开”；库房设施配备齐全，管理规范，档案整理用具符合国家标准要求，保证档案集中统一安全保管，为档案工作创造良好的环境。

（3）加强档案管理网络信息化建设。随着科技化、现代化、自动化、信息化的到来，高校应当做好电子文件的归档与接收、存储与备份工作。如文本文件、图像文件、音视频文件等采用数据库存储目录存储、光盘存储等。可以建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份，保证档案管理的完整性。

借助于校园管理平台搭建一个档案信息管理系统，对各级访问权限进行权限设置，不仅可以实现档案管理网络信息化，还可以提高文件归档和查阅的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文书管理系统，可以更好地解决归类难的问题。

（4）加强档案工作队伍建设。民办高校要加强文书档案工作人员的选配和稳定性，确保专（兼）职档案管理人员必要的工作时间和工作条件；注重培养文书档案管理人员的职业道德修养，因为文书档案有部分文件属于机密文件，必须确保文件的机密性，要守得住纪律。又要确保文书档案管理的准确性、时效性、应用性。

完善档案工作组织架构，成立档案工作领导小组，加强学校档案工作的业务监督和指导；并积极组织专兼职档案工作人员参加档案业务知识培训，丰富文书档案管理人员的专业知识。到区内外同类高校参观学习，借鉴先进科学规范的管理方法，座谈研讨适合符合现代化档案管理要求的档案管理模式，同时可邀请专业人员来校开展档案工作管理培训，提高学校档案工作队伍的业务素质和工作能力，确保档案工作有序开展。

（5）切实开展整改提升工作。广西民办高校要认真履行文书档案管理的各项职责，针对年检中存在的问题，要认真组织档案管理人员进行全面自查，查缺补漏，整改提升，尤其是学校领导要高度重视，制定整改方案，强化工作措施。

（6）建立完善的档案收集与管理制度。为了保证档案的整体质量，根据档案的保存价值与意义进行分类，明确文书档案收集的范围、时间及保管期限，严格按照公文的行文标准，进行装订、收集存档。