文件档案管理员精选(九篇)

第1篇：文件档案管理员范文

关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别；医院档案

随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。

1 电子文件档案化管理的概述

电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。

医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。

2 电子文件档案化管理的特点

电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。

电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如优盘、磁盘等。当医疗工作者想对其进行利用时，就可以利用电脑等设备对它进行调出然后查阅出相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，医护人员不用借助其他设备进行查阅。而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送。而电子档案就可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响。但电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间。而电子档案则不同，它不需要相应的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要防磁性能条件比较强[2]。

3 电子文件档案和传统档案管理之间的不同之处

3.1在归档方式上的区别 传统档案管理在归档时需要医院档案管理人员进行整合、编码和分类，需要花费大量的时间和人力，它有相应的载体，在工作人员进行编辑的过程中，出现错误更改起来比较困难。而电子档案则不同，它需要工作人员使用计算机网络进行技术编码，操作起来比较节省时间，但是电子档案的载体却不能固定，工作人员在操作的过程中可以不留痕迹的对信息内容进行修改，这样就会使得原始性的文件缺乏可靠性。为此，电子档案在归档的过程中，要在传统档案管理的经验基础上进行身份和信息验证，减少在传输过程中出现错误，以此来确保档案文件的真实准确性[3]。

3.2在归档时间上的差别 传统文件档案管理在归档时间上比较单一，需要系统的时间规定和期限。而电子档案在文件整合后，医院档案管理人员可以对其进行随时归档，还可以对计算机等设备进行设置归档日期，在某一时期进行统一归档，文件形成以后计算机网络会自动整合和分类，方便使用者查阅和使用。电子档案的随时归档性，能够减少文件漏归等问题的出现，快速便捷，提高档案利用效率。

3.3在文件分类、编目等管理方式上的区别 传统档案管理在分类和编目过程中，需要工作人员进行人工系统操作，需要档案工作人员的工作劳动强度较大。而电子文件档案管理有其自身的特殊性，它可以直接对档案文件进行分类和编目。在技术条件允许的情况下，医院档案管理工作人员在编辑过程中可以安装检索工具，以方便日后医护人员对档案信息的检索和查询，进而减少档案工作人员的劳动时间。

3.4在保管方式上区别 传统档案管理在保管方式上，需要相关的档案存储室，档案工作人员需要对档案管理存储室进行定期检查并打扫。而电子档案管理需要工作人员把档案文件信息存储到档案管理中心的相关设备中或刻入到光盘中由相关工作人员进行保管和整理，占用空间小保存时间久[4]。

3.5在查询使用方式上的区别 传统档案管理在查询使用时，需要医院档案管理人员进入档案室进行翻阅查找，查阅的过程比较复杂。电子文件档案在查询和使用时，它只需要档案工作人员注册相关登记手续，然后在档案管理中心进行登陆就可以对档案文件进行查阅和使用。

4 结论

综上所述，科学技术水平的不断提高，为电子文件档案化管理提供了技术支持，但是从医院的档案管理来看，电子档案管理并不能完全取代传统档案管理，传统档案管理方式要为电子档案管理提供基础经验。尽管目前的电子文件档案化管理在医院档案管理中存在着一定优势，但是电子档案在管理过程中也存在一定的弊端，需要传统档案管理对其进行辅助，才能够使得档案文件更好的服务于医院工作人员。因此，即使电子档案和传统档案存在差别，但是要让他们共同发展服务于医院工作的需要中。

参考文献：

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2011，09：43.

[2]刘金兰.对电子文件档案与传统档案管理"双轨制"的认识[J].山西档案，2012，S1：9-10.

第2篇：文件档案管理员范文

[关键词]档案；保管；处理；利用；保密；关系

档案管理工作中，不断要做好存储与保管工作，还要做好保密处理工作，避免重要的信息遭到泄露。对于重要的档案文件，一定进行加密处理。档案资料有着重要的价值，加强管理有利于提高档案文件的利用率，加强对档案的保密管理，可以保证档案文件的保管的安全性。档案馆的工作人员要认识到档案保管的重要性，处理好档案利用与保密之间的关系，在调阅档案时，应做好审批与登记工作，这可以减少泄密问题的出现。下面笔者对处理好档案利用保密关系的措施进行简单介绍。

一、制定科学的管理制度，完善档案保密制度

档案管理是一项系统的工作，相关工作人员应完善档案保密建设的制度，还要做好档案安全管理的宣传工作，档案馆的工作人员应具有较高的安全意识，认识到档案保管的重要意义，加强法制宣传，熟悉保密政策，遵守档案馆制定的相关制度，履行好档案保管保密的义务。在制定档案馆管理制度时，需要参考国家的相关法律政策，明确工作人员的责任与义务，避免工作人员出现违法的行为。

1、制定科学的管理制度

在档案馆中，应制定出科学的管理制度，这对档案馆工作人员也有着管理与约束的作用，工作人员需要严格按照制度中的规章制度进行操作。对于保密文件，保管时一定要小心谨慎，尤其是在档案文件传递的过程中，应做好监管，一些文件没有得到批准是不能擅自传阅的，所以，管理人员在档案保管中，应采用分类管理的方式，文件一定要保证其安全性。有的不法分子会利用先进技术对秘密文件进行窃取，档案馆的工作人员要掌握一定反窃取技术，处理密件时，应多次核对，对借阅的人员做好登记，收回文件后入柜上锁保管，还要定期检查，及时销毁需要清理的文件，对于销毁文件也要进行登记。档案馆工作人员的日常工作包括文件登记、归档、销毁等。

2、完善档案保密制度

档案馆还要对保密制度进行完善，随着科技的不断发展，档案馆引进的技术越来越先进，档案利用的途径越来越多，这增加了档案文件信息泄露的概率，所以，档案馆的管理者应针对档案馆的发展现状，对保密制度进行完善，规范档案审批的流程，提高档案利用率的同时，应保证档案的安全性。对于秘密文件，应避免出现泄漏问题，还要保证档案的完整性，避免出现缺页、破损等问题。

二、加强对工作人员的培训，提高其素质与责任心

档案馆的工作人员对档案管理的质量也有着较大的影响，为了保证档案保管的质量，应对工作人员进行定期的培训，明确工作人员的职责，使其在档案保管工作中，更加规范认真。档案馆的工作人员应具有较高的责任心，其要遵守保密守则，具有较高的安全意识以及保密意识，这样才能有效降低泄密事件的发生。在有的档案馆中，存在工作人员保密意识淡薄的问题，其对先进的保密技术还没有完全掌握，这影响了档案馆的健康发展。

1、提高档案馆工作人员的素质

档案馆要定期对工作人员进行培训，做好安全知识的宣传工作，这有利于提高工作人员的综合素质。在培训中，不但要使档案馆的工作人员掌握先进的技术，还要提高其服务意识，使其在工作中更好的为人民服务。档案馆的工作人员应具有较高的政治责任心，树立全心全意为人民服务的意识，还要热爱本职工作。在培训中，档案管理人员应树立正确的人生观与价值观，工作人员应具有坚定的政治立场，避免与外界人员同流合污，窃取档案馆中的文件。工作人员应具有较高的鉴别能力，不能受到金钱的诱惑，在平时的工作中，恪守纪律，保证国家的机密不遭到窃取。

2、加强业务培训

档案馆的工作人员不但要具备专业的知识，还要熟悉档案法规，在当前信息时代下，应掌握先进的档案管理知识，档案馆工作人员需要掌握的知识包括统计学、传播学、情报学等，在培训的过程中，要使其掌握现代化的计算机技术，通过实践掌握操作技术。工作人员还要学会先进设备的操作，这有利于实现档案馆的现代化的发展。档案馆的工作人员还应具有良好的职业素养，要具有敏锐的洞察力，善于总结工作经验，其需要具有独立处理问题的能力，有严谨的工作作风，按照工作流程进行档案借阅，避免泄密问题的出现。

三、正确对待档案的利用问题

我们在享受公共档案信息知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。在严格做好保密工作的同时，应正确处理好档案保密和利用的关系，避免负面作用的发生。

1、加强绝密档案的日常使用管理

绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

2、规范档案利用者的使用范围

档案利用者传阅秘密文件、资料要严格实行签收制度，按规定范围单线传阅，不得横传，随时挂号销号，及时催阅；不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。严格按照相关手续借阅文件，阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人，密码电报及绝密文件要当天退还机要室；复印秘密文件，必须办理审批手续，复印件要同原件一样妥为保管。

四、结语

综上所述，档案保管是一项重要的工作，档案管理人员需要掌握档案收集、分类与归档技术，还要掌握保密处理技术，这有利于提高档案的利用率以及安全性。在现代化的档案馆中，应用了大量的信息技术，还引进先进的设备，为了提高资源的利用价值，需要对档案馆的工作人员进行培训，使其掌握操作技术。档案管理人员应严格按照管理制度以及保密准则，不能出现违规操作的行为。在对档案进行借阅时，应按照相关流程进行审批与记录，对收回的档案要进行检查，避免出现缺损问题。

参考文献

[1]韩雷.浅析档案后保管模式必然代替档案保管模式[J].价值工程，2011（04）

第3篇：文件档案管理员范文

1.文书工作与档案工作衔接不好

文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。

2.档案员的素质不高，需加强培训

一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。

3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

二、提高文书档案管理水平的措施

1.加强领导重视

单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。

2.规范衔接文书工作和档案工作

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。

3.办公自动化管理文书档案

档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。

4.加强部门合作，做好收集工作

档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。

5.完善管理机制

办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

三、总结

第4篇：文件档案管理员范文

关键词：档案管理 信息化建设 档案管理员素质 完善措施

在科技高速发展的今天，信息技术的发展使档案管理从信息采集、管理和利用上发生了翻天覆地的变化，与传统纸质档案有着很大的区别，从而带来档案管理模式、运作程序、技术方法上的变革。而高校档案是学校建设、改革和发展的真实记录，作为国家档案事业的一个重要组成部分，可以为未来提供宝贵的信息资源，其工作的质量也事关国家档案事业的发展[1]。所以，高校只有加强档案信息化建设，才能适应高校改革和发展的要求，更好地为学校的各项建设及社会服务。档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。其中，档案管理队伍的素质的高低决定着高校档案管理事业是否能快速地发展。

1.档案管理员在高校档案信息化建设中的重要性

高校由于人员编制的限制，档案管理人员一般由校档案馆专职人员和各个部门的兼职档案员组成。在档案信息化建设过程中，人们容易形成一个误区，认为兼职档案员不重要，其实兼职与专职档案员在档案管理的工作上同等重要。

兼职档案员是指不专做档案工作，但肩负一定的档案工作任务的档案员。“收集”和“整理”是高校档案工作的八个主要环节中最根本的两个，它们占了档案工作的大部分，但这两个至关重要的环节仅仅依靠专职的档案员是不可能完成的。因为兼职档案员多由校内各部门的秘书担任，他们对自己所在单位的情况非常了解，多数档案都是经他们手收集、整理而成，所以可以确保重要文件的归档率。这样，就可避免珍贵资料的流失并提高归档效率。只有兼职档案员平时做好档案文件材料的收集和整理工作，档案业务管理其他环节的工作才可以有条不紊地进行。可见，兼职档案员在高校档案工作中不仅是不可或缺的，而且是高校档案工作队伍的主力军。

2.高校档案管理员工作中存在的主要问题

首先，高校兼职档案管理队伍不稳定。比如兼职档案员的不断更替、任用一些不熟悉本单位的兼职档案员、人员调动更替颇繁。兼职档案员不能安心从事档案管理工作，培训上的滞后，管理上也存在极大瑕疵。这使得兼职档案管理队伍极不稳定，在实践中必然导致归档文件材料的质量难以保证。其次，由于高校兼职档案员没有受到专业系统的档案管理教育，对档案工作重要性的理解不深，工作缺乏激情，缺少责任心。对《档案法》等法律法规不了解，有的甚至不了解基本的档案管理知识。随着档案数字化建设的推进，部分知识落后，计算机操作能力不强的兼职档案员，就无法把现代化的电子操作系统应用到档案的管理当中来。第三，兼职档案员素质不高，也同基层领导对兼职档案员重视不够，影响了高校兼职档案员的工作热情和积极性，甚至有的单位不设兼职档案员，文件资料不及时整理，随处丢弃，给学校带来不必要的损失。第四，在目前，高校大多采用办公自动化系统（Office Automation，简称OA系统），然而，随着OA电子文件的大量产生，后期的归档工作涉及到许多以前纸质文件管理未遇到过的问题。并且，高校要归档的材料不只局限于文书材料，还有大量的教学、科研、出版等专门材料，高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员，高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合，而是还要考虑大量纸质卷宗档案的管理使其与OA系统相容[2]。这些问题的出现，都需要档案管理队伍进行重新的调整。

3.现代化档案管理员应具备的素质

随着档案信息化的建设与发展，档案管理会出现很多新情况新问题，由于档案工作者大多数是长期从事纸质档案的管理，他们中大多数人凭原有的知识结构已不适应电子文件管理的需求，这就对档案工作者提出了更高的要求[3]。特别是高校的档案工作涉及教学、科研、基建等多个方面，内容庞杂，涉及面较广，在进行档案信息化建设后，原来的纸质文件归档的办法已经不适用于电子文件的归档，因为电子文件归档需要采取人为干预措施和一定技术手段保证背景信息和元数据同时归档确保归档的电子文件真实、完整有效[4]。随着我国科技的进步、经济的发展，档案工作涉及的领域越来越宽，培养政治思想素质高、业务及档案管理能力强、有创新立业意识的档案管理员尤为重要[5]。

3.1 较高的政治觉悟

档案员直接管理着全校的重要资料，工作的政治机要性很强，没有较高的政治素质和强烈的责任感无法担任好此项工作[6]。随现代信息技术在校园的广泛应用，一旦由于档案管理员因为工作疏忽或经不住诱惑而造成机密文件丢失、泄露，将给学校、国家造成不可估量的影响和损失。所以，做好档案的保密及管理工作，是高校从事档案管理员首要的政治素养。

3.2 良好的思想素质

由于档案管理员的工作性质，长期处于局限性和封闭性的环境中，他们的工作容易被忽视，在职务提拔、奖金分配、外出进修等方面都与老师、校务管理人员有一定差距，因此，高校档案管理工作者应正确客观地认识这一现实情况，树立高度的责任感和敬业精神，以严肃认真的工作态度和良好的服务意识开展档案管理工作。在实际工作中，洁身自好，踏踏实实，工作认真负责，热诚地全心全意为用户提供档案服务。

3.3 较高的专业水平

随着高校档案信息化建设的进行，现在的档案馆主要以网站为基础，与以往的纸质档案管理方法相比有很大的差异性。传统的纸质档案管理呈平面状态，而档案信息化后，大量电子文件的介入，使档案种类增加，其中包括档案信息载体内容的加入、档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，从而形成了立体化的管理结构。高校档案管理员要适应信息技术档案事业的发展，积极主动更新自身现有的知识结构。特别是能够熟悉电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。做到能灵活地运用信息管理软件，对信息进行多种方式的查询、统计、交换，根据使用目的采用不同的格式输出，能完成各种统计数据和统计报表的自定义、统计报表的自动生成、信息报送等相关业务。

3.4 档案信息化管理能力

高校学生人数逐年增加，人事档案流动性大，对档案管理工作现代化的要求不断加强，对管理人员要求也相应提高。高校中档案管理员必须树立起现代化管理意识，根据学校的工作规划，结合机构改革，运用现代的科技设备和手段来管理档案，改变传统手工为主的管理方式，使学校档案管理知识化、网络化和社会化。而且，在信息大爆炸的今天，档案管理人员还应思考如何对数字化的档案加以筛选和利用需求的分析，避免大量无价值或低价值的档案数据占据有限的存储空间[7]。基于此，档案员平时要勤于管理档案、勤于收集整理，做到数字信息清楚准确、内容充实，并存储到电子档案里，以备查实[8]。因此，档案专业管理员也就要不断地学习和应用计算机管理档案的知识与技能，提高自己对档案信息化的管理和分析能力，实现档案信息的有效管理与共享。

3.5 电子档案的保护意识

电子档案的载体材料是磁性物质，其寿命远不如纸张，容易产生静电吸尘而导致卷曲变形、消磁等，直接影响信息的再现。电子档案载体材料的寿命一般仅为5-15年，比纸质档案要短得多。值得注意的是，纸张的损坏很容易被发现，而电子档案存储载体的质变只能通过一定设备的检验才能被发现。所以，做为现代档案管理员，不仅要重视这个问题，还要对电子档案的物理保护和技术保护有充分的认识和操作技能[9]。

3.6 创新意识

高校档案管理员的创新意识、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，各部门工作人员减少，工作量随着增加，档案工作将面临更大的压力。因此，高校档案管理员有必要进行相应的重新定位，从根本上转变观念，解放思想，摒弃旧观念，提高档案工作的自身价值。创新意识不仅是档案管理员观念的创新，还应包括多样性档案载体的创新和服务方式的创新。只有以创新理念和创新行为来加强高等学校的档案管理，才能开辟学校档案管理发展的全新途径。

4.提高档案管理员素质的对策

高校档案管理信息化建设进程中管理队伍的完善，需要校领导及管理员自身引起充分的重视，积极采取措施，提高管理队伍的素质，加快校园档案信息化的建设。

4.1 注重思想教育和引导

高校领导应重视档案管理工作，强化领导，加强档案兼职与专职管理员的政治思想学习、职业道德教育，为其树立正确的世界观、人生观、价值观，提倡爱岗敬业，抵制拜金主义、享乐主义和极端个人主义[10]。并配备思想政治素质好、文化水平、高业务能强的同志从事干部档案工作。因地制宜，结合本校实际情况，营造校园和和谐氛围，激发档案管理队伍的活力，引导他们为学校的管理目标努力工作。

4.2 加强档案理论学习与实践

档案管理部门根据需要及时召开会议研究档案管理工作，督导目标管理工作按计划进行；通过会议加强交流和研讨，提高实践能力与理论研究水平。树立教育持续化和终身教育的观念，加强档案管理信息化技能培训。

作为档案管理员，首先要学习和钻研自己本职业务的基础理论和专业知识，掌握档案工作各个环节的技能技巧，熟悉党和国家有关档案工作的各项方针政策、档案工作法规、标准、范围、性质及职能等，以便准确、及时有效地提供服务。其次，学习科学知识和文史知识，及时了解国内外档案工作的新进展和经验，注重结合实践。同时，还要学习与档案专业相近学科的知识。

总之，高校在档案信息化建设中还有很长的路要走，档案管理者只有掌握技术，加强管理，不断地实践创新，探索总结，紧抓档案信息化建设的发展目标，才能掌控档案信息化建设进程。

基金项目：国家自然科学基金（10771076）和广东省自然科学基金（07006700）资助项目，华南农业大学理学院教改项目（LXJG0903）。

参考文献：

[1]郑振凯，朱艳梅.浅析高校兼职档案管理队伍的建设[J].科教导刊(上旬刊).2010(7):185-187.

[2]陆宪良，陈小宁，冯玮.高校OA系统电子文件的归档及其方法探讨[J].档案管理.2009(3):36-37.

[3]门迎浩.电子政务与档案信息化建设浅议[J].治黄科技信息.2009(2):28-29.

[4]汤道銮，王振银，包海峰，等.高校现行电子文件归档与管理方法研究[J].档案与建设.2004(12):18-21.

[5]周艳君.与时俱进,创新发展不断提高档案管理员素质[J].开封教育学院学报.2003,23(2):83.

[6]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育.2010,8(12):200-201.

[7]王晓亮.浅析档案信息资源建设存在的问题与对策[J].科技档案.2011(4):12-15.

[8]黄新和.浅谈现代档案管理的创新[J].科技致富向导.2010(21):110.

[9]何莎.电子档案的形成及保护[J].档案.2011(2):58-59.

[10]郭小青.谈高校兼职档案管理人员专业素质的培养[J].内蒙古财经学院学报(综合版).2006,4(4):106-107.

第5篇：文件档案管理员范文

21世纪是知识经济时代，科技档案显得更加重要。但是，现阶段，在很多企业、行政事业单位科技档案管理工作中仍存在着种种问题。例如，科技档案管理人员专业能力不强，科技档案管理比较混乱，不具备对科技档案管理的技术手段等。因此，在新时期加强科技档案管理工作尤为重要。

一、科技档案的特点

1.专业性

专业性是科技档案最突出的特点，它不同于一般档案，专业特点是进行科技档案管理的重要依据之一。科技档案馆的建立、科技档案的管理分类等，都是建立在科技档案专业特点之上的[1]。

2.种类的多样性

由于企业建设、科技、生产活动的多专业性，使得科技档案的种类也更多元化，类型也最复杂。

3.成套性和现实性

科技档案通常是在一个独立的科研或建设项目中形成的，是一套专业性、系统性很强的科技文件整体。和其它档案（行政、财务、人事档案）相比，科技档案的现实使用性较强。

二、科技档案管理过程中出现的问题

1.科技档案管理人员管理意识淡薄、缺乏专业管理人才

在日益激烈的市场竞争中，很多企业的领导把重点放在如何提高企业的经济效益上面，而忽视了档案管理工作，缺乏资料定期归档的概念，导致科技档案管理不规范，也没有形成系统的管理流程。此外，企业的档案管理人员很多都是非专业档案管理人员，不了解科技档案的特点，不具备单独开展科技档案管理工作的能力，也没经过系统的专业培训，缺乏科技档案管理工作相关的基本知识和实践能力[2]。

2.档案管理的手段和方法落后、没有长远规划

在有些企业中，现在仍采用落后的传统的管理方法，科技档案管理人员没有创新意识，认为档案管理工作就是把科技文件材料收集、整理、装订、保存起来不丢失就行。科技档案管理工作只有到相关部门进行检查并发现问题时，管理人员才会突击整改，检查过后，又变回了无秩序以及无计划的管理状态，没有长期性以及连续性，最终形成一种有领导无计划、有形式无效果的混乱局面。

三、加强科技档案管理的办法

科技档案管理工作要根据本单位的实际情况，建立健全科技档案管理机构、加强对科技档案管理的重视，把科技档案的管理作为本单位的一项重要工作进行，在经费、库房等硬件上予以保障，对管理人员强化培训。

1.加强对科技文件的归档管理

首先做好科技文件资料的归档工作。科技文件资料的形成、积累、归档、使用是一个长期的过程，在管理过程中规定哪个部门产生的科技文件资料由哪个部门负责收集整理归档。做到每一项生产、建设、科研等项目完成以后形成比较系统完整的科技文件资料，并按照专业文件归档要求归档保存。确保科技档案的完整性、准确性。科技文件资料的归档份数，应该按照其重要程度进行区分，重要的科技文件要归档三份，次要的一至二份[3]。

2.规范科技档案管理程序

档案管理部门应采用多种方法来收集各部门不同种类的科技档案，对收集的文件资料进行可利用程度的鉴定，确定好要归档的文件，然后，根据企业的性质和特点，按照归档的要求进行分类、整理，编目、登记，遵照科技档案管理的规律，保持文件之间的有机联系，保持科技档案的完整性、准确性、系统性。存放档案库房要有防盗、防潮、防腐蚀、防火、防污染等设施。此外，要根据企业科技档案管理的范围，分类编制企业的归档文件目录，总目录及专题目录等方便利用。每年都要有科技档案的统计分析，利用效果分析，让科技档案管理工作系统化。

3.采用新的科技手段管理科技档案

科技档案管理部门要与时俱进。充分利用网络技术、实现企业无纸化科技档案管理，建立网络化的档案管理系统，进一步提高科技档案管理工作效率和实现档案信息资源的共享。同时改革那些和本企业档案工作发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题，把企业的科技档案管理工作提高到一个新的层次[4]。

4.提高科技档案管理人员素质

科技档案管理人员素质的高低直接影响着科技档案管理工作的质量，必须加大对管理人员档案业务知识的培训。首先，鼓励管理人员在自己的工作中不断学习科技档案管理相关的知识；其次，企业应该为档案管理人员提供统一培训学习的机会，与相关单位进行经验交流，弥补自身档案管理方面的不足，同时要完善绩效考核制度，定期的对管理人员进行考核[5]。

第6篇：文件档案管理员范文

关键词：文书档案管理 问题 对策

一、文书管理档案中存在的问题

1.档案工作人员的专业素质问题。大多数的档案工作人员都是持有档案管理上岗证，而真正掌握档案管理知识的确实少之又少，尤其是在文书档案管理中，对档案的立卷、分类等都了解的不够透彻，极易在工作中出现问题，造成档案信息丢失等现象，不利于档案管理工作的顺利进行。而且，随着社会的进步，档案管理工作也在逐渐的发展，档案管理工作也迈出崭新的一步，但是，还依旧有很多档案管理工作人员的专业素质仍然停滞不前，没有得到更好的档案管理培训。逆水行舟，不进则退，仍然保持着传统观念的档案管理工作人员，容易阻碍档案管理工作的顺利进行。就近几年对档案管理工作人员分析，有很大一部分工作人员，由于专业素质差，使得档案管理工作已经偏离了标准化的规范，所以，档案管理工作人员的素质是有待提高的。

2.文书工作与档案工作衔接上存在的问题。文书工作和档案管理工作是相辅相成的，两者之间有区别也有联系，有分工也有统一。从实际工作中，文书工作和档案管理可以说是执行着分块的管理制度，文书工作与档案管理工作应该进行相互之间的配合，通过这样的一种分体式实现档案的管理。但是，如果从某种角度上说，文书工作和档案管理工作产生了间隙，两者之间的衔接渐渐的出现了众多的脱节现象，其造成这样的主要原因在于文书管理的工作人员忽略了文秘的工作。

二、提高文书档案管理工作水平的对策

1.建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。如果出现修改文件内容的情况，也应跟之前一样进行严格的复审程序。公文用纸要满足装订要求、排布规则、字体字号、负面尺寸、纸张类型等标准。

2.搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。另外，对于文件材料要做到有效的收集，在处理文件上要准确、及时，并且，在收发文件材料时，工作人员要做到及时的记录，在发现文件材料缺少时，可以及时的对应查找。尤其是在帐外材料上，一般的领导外出开会都会带一些所需的材料，对于这部分材料，工作人员要做到及时的整理等。

3.加强文书档案的收集工作。文书档案管理的收集工作是一定要做好的，而且，还要在此基础上加强文书档案管理的收集工作。在文书档案的收集中，要把收集范围明确，收集的分类，文书档案载体的字迹要统一规范，利用立卷管理有规范，文书档案的整理、案卷、组卷等都要保证其质量。审核收集过程要严格把关资料是否达到标准。对于标题制作、正文提炼、附件、印发科室、文件选用、发文范围、文号编发、标题字形等都要制作详细的规范流程，工作人员要严格执行相应的规定。除了基本的信息收集工作外，还要借助于计算机网络等扩大搜集材料范围，使其尽早地跨入网络系统化，尽可能收集更多的有效信息，进而来丰富扩充文书档案管理的经验。

参考文献

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）

[2]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（1）.

[3]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊，2011（2）

[4]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2011（12）.

第7篇：文件档案管理员范文

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

第8篇：文件档案管理员范文

关键词：基层档案室文书档案管理保管期限

目前，基层档案室的档案主要有文书档案、会计档案、照片档案、电子档案、实物档案、基建档案、设备档案以及录音录像档案八个门类，另外还有部分单位会形成的一些专门业务档案。其中，文书档案作为基层档案的重要组成部分，是基层单位各项管理工作和业务工作的重要体现，其管理水平的高低直接影响到文书档案的齐全完整及质量高低，是单位档案管理整体水平的重要衡量标准。[1]

一、基层档案室文书档案管理工作的现状

文书档案是基层档案室所有档案门类中最重要，也是占比最多的一类档案。基层单位的文书档案，不仅包括由单位自身职能及各科室业务工作所产生的文件材料，也包括与上级机关、同级机关及下级机关业务往来中所产生的有保存价值的请示、批复、来函、复函等文件材料。基层单位的文书档案涉及各个科室、各项业务，管理起来最为复杂，这种复杂性也决定了文书档案问题的多样性和典型性。以朝阳区为例，当前各立档单位的文书档案管理工作主要包括依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行的文书档案收集工作，以及在此基础上的文书档案整理、鉴定、保管、统计和利用工作。除了所依照的国家和北京市相关标准之外，还按照《朝阳区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行）》《朝阳区归档文件整理办法（试行）》进行管理。在文书档案的实际整理操作层面，以朝阳区档案局编制印发的《档案整理实操手册》为标准进行整理。虽然在规章制度、监督指导手段等方面已经很完善，但是从2016年实际的档案执法检查及档案室规范化管理检查来看，基层单位在文书档案管理中还存在收集不够齐全完整、保管期限划分不够准确以及实际整理操作不够规范等问题。上述问题，对档案工作质量影响较大，需要引起高度重视。

二、基层档案室文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书档案收集不够齐全完整

一方面，临时工作文件和零散文件归档不全的现状较为突出。许多单位的职能工作并不是固定不变的，在日常工作之外也会进行一些临时性的工作，例如上级部门临时检查或有关领导临时视察时会产生相应的文件材料。另外，由于一项工作可能由多个科室协作完成，除了主要科室产生的文件材料外，协作科室也可能会产生一些有归档价值的零散文件。虽然这些临时性工作所产生的文件材料以及零散文件材料，并没有列在本单位所制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》内，考虑到它们同样具有重要价值，也应该归档保存。然而从实际检查情况来看，部分单位临时性工作所产生的文件材料，以及一些零散文件材料并没有作为档案进行保存，而是散存在个人或职能科室手中。另一方面，由于利用较为频繁，许多属于各科室重要职能所产生的文件材料并没有及时归档，而是散存在个人手中。例如，部分科室仅仅对科室计划和总结类文件进行了归档，科室其他职能所产生的文件材料却没有归档。

（二）文书档案保管期限划分不够准确

文书档案保管期限的划分是档案重要程度的体现，它直接关系到档案的最终保存状态，是保存满一定期限之后进行鉴定销毁，还是进入相应的各级国家综合档案馆永久保存。在执法检查及档案室规范化管理检查中，笔者发现部分单位文书档案保管期限划分不够准确，一些重要的档案，例如本单位召开的工作会议、专题会议等产生的重要文件材料划分为定期保存；而有一些一般性档案，例如半年计划或半年总结则划分为永久保存。这些保管期限上的划分不准确可能会使一些有重要价值的档案由于保管期限划分过短而提前销毁，进而导致立档单位及相关群众利益的受损。

（三）文书档案实际整理操作不够规范

归档文件目录中题名编写不够规范的问题较为突出。归档文件目录编写规范与否直接影响到日后查考利用的方便快捷。归档文件目录中题名编写存在的问题主要表现在：一是文件题名不规范，三要素缺失。规范的文件题名应是“责任者+事由+文种”三要素的组合，目前许多单位在编写的过程中，往往缺少某一要素或多个要素。在执法检查及档案室规范化管理检查的单位中，大多数单位都存在这样的问题，有些甚至只写一个文种，如“通知”。二是文件题名省略，不够细化。主要表现在一些人员调动、党组织关系转移、干部任免档案上，这些档案在编写相应的题名时需要细化到人名级，目前部分单位只写前两个人名，后续的则以等的方式结束。

三、促进基层档案室文书档案管理水平提升的对策

（一）加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平

1.加强对临时工作文件和零散文件收集的指导力度。一是档案行政管理部门要加强对临时工作文件和零散文件收集工作的指导，在与基层档案人员沟通的过程中，强调文书档案收集齐全完整的重要性，以及临时性工作文件和零散文件收集需要注意的事项。二是基层档案员平时要加强宣传，让各科室的兼职档案员注重收集临时性文件和零散文件，保证文书档案的齐全完整。另外，基层档案员也要根据单位的职能及科室变化，定期调整机关文件材料归档范围，保证文书档案收集的齐全完整。

2.通过激励监督的方式强化单位领导及全员的归档意识。单位文书档案的收集能否齐全完整，很大程度上取决于单位领导的重视程度，[2]单位领导重视与否很大程度上又影响了各科室领导和工作人员对文书档案收集工作的B度，因此档案行政管理部门要通过激励监督的方式强化各立档单位领导和全员的归档意识，确保文书档案得到齐全完整的收集。朝阳区档案局目前对各立档单位实行档案室规范化分类管理，将各立档单位的档案室管理水平由高到低分为一至五类，根据每年的实际情况进行调整，并且在下一年度全区档案大会上通报上一年度的调整情况。通过这种动态化的分类管理机制，让各单位的领导对本单位档案管理综合水平有更直观的认识，促进领导加大对文书档案收集管理的力度。

（二）加强培训和审核，提升基层档案人员划分文书档案保管期限的水平

1.通过培训来提升基层档案人员划分文书档案保管期限的能力。档案行政管理部门要定期组织档案员参加文书档案管理相关培训，并着重对较复杂、较难理解的文书档案保管期限划分工作进行讲解，保证基层档案员能够严格按照标准进行划分。同时，通过综合业务培训，提升基层档案人员对档案的整体性认识，使其在文书档案的重要性与一般性划分上更精确。

2.档案行政管理部门要加强对基层单位文书档案保管期限表的审核。由于变动频繁，许多基层档案员对文档案保管期限的划分往往不够准确，这就需要档案行政管理部门加强对基层单位档案工作人员的指导，严格审核文书档案保管期限表。另外，基层档案员也要严格按照保管期限表上所划分的期限界定相应的文件材料，将需要归档的文件材料与保管期限表进行对照，确保相应职能所产生的文件材料得到正确划分。以朝阳区为例，区档案局建立了完善的文书档案保管期限表审核流程，对收到的文书档案保管期限表进行严格审核，将划分不准确的某些事项反馈给基层单位予以修改，并对修改后的期限表进行二次审核，以保证相应文件材料能够得到正确的保管期限划分。

（三）强化标准，提升基层档案人员文书档案实际整理操作的水平

1.严格执行文书档案实际整理操作标准。针对基层档案员在档案整理过程中出现的目录编制不规范等实际操作问题，档案行政管理部门有必要制定相应的业务标准予以规范，以便让各立档单位的档案工作人员都能够严格按要求整理文书档案。朝阳区档案局所编制的《档案整理实操手册》，以图文并茂的方式，分十个步骤对文书档案的实际整理进行了详细的讲解，并指出了常见的问题及易错点。其中，题名拟写部分还根据实际情况列出了相应的示例，如请示、介绍信、干部任免以及会议记录和纪要等题名拟写时需要注意的问题等。

2.加大对档案工作人员面对面实地指导的力度，提升其实际整理操作水平。许多档案管理基础比较薄弱的单位，仅仅依靠培训课程上所学的知识还不足以处理文书档案整理操作中遇到的实际问题，这就需要进行实地指导。对此，朝阳区档案局以协作组的方式进行归口管理，指派专人负责对相应的单位进行监督指导。除了平常的电话指导外，对于一些有特殊需求的单位还会派人进行现场指导，通过面对面的方式，手把手地对基层档案员进行讲解，以便更快地提升其实际操作水平。

注释及参考文献：

第9篇：文件档案管理员范文

[关键词]档案管理利用；保密工作；现状；对策

引言

考察我国档案管理事业发展的历程来看，我国的档案管理工作在各个方面都取得了里程碑式的重大成绩。诸如档案科学管理方面、档案服务技术改进创新方面、档案学理论研究方面以及现代数字化的数据档案保管与利用方面均都取得了极富建设性的成果，但相对来讲，我国档案管理领域内依然存在着一些问题需要管理者进行思考，例如在如何做好档案在使用和保管环节的保密工作方面，仍发现有相当一部分人员对于档案的保密工作的重要性存在认识不够深刻的现象。

一、档案保管利用过程中保密工作的现状

1.1档案管理人员普遍缺乏专业的素质和工作能力。目前情况下，在我国档案管理工作领域，一些工作人员严重缺乏专业的档案管理素质和工作能力，有鉴于档案管理工作是一件要求工作人员具备耐心细致工作素养的工作种类，因此就导致很少的专业人员去选择这一工作作为自己的终身职业，即使有一些专业人员能够选择这一工作，最后也难以耐得住这种工作的枯燥性质而转投他行。从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。当今的时代已经是信息技术时代，而档案管理工作也正在向着信息化发展，在这样的情况下，如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理，必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题，从而严重影响档案的安全。

1.2立件（卷）归档问题过程的保密工作问题。一些档案管理单位及档案管理工作人员在开展档案管理工作过程中，经常采用“四分法”来进行立件（卷）归档，虽然，“四分法”对于该项工作的进行能够有很大的帮助效果，提升工作效率，但这样就会导致保密工作在环节上不够完整，在技术操作过程中也无法将文件资料和普通非文件资料进行区别对待，在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中，在查阅档案的过程中，查阅人员就会从普通档案资料中查阅到文件资料，从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。

1.3档案利用过程中的保密工作问题。在档案利用过程中，档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高，达到服务经济建设的目的，在提供档案资料的过程中，常常采取一些相对积极的措施和方法，使档案资料利用上比较方便和实际，也能够较好地发挥档案资料的作用。但是，管理人员在提供档案的过程中，为了档案使用的方便，往往不注意档案资料的保密性，这样就会会使档案资料出现泄密问题，从而影响档案资料的安全性。

1.4档案管理工作环节中的保密问题。通常情况下，在档案管理工作的开展进行过程中，也还会存在以下常见的问题：

1.4.1一些涉及机密和绝密文件的资料在存放条件方面过于简陋，不利于文件资料的长期存放。还有一些档案管理单位的保险库房、保险柜、防盗器等设施不健全或者使用方法不当。对于管理人员的出入管理监管不到位，非档案管理人员也能够随意进出档案管理文件保存房间；

1.1.2文件资料和普通非文件资料混放，使档案资料没有秘密可谈；

1.4.3文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理，不能严格按照规定的手续进行处理，文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查，出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进；

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

2.1大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养，必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养，要加大教育力度，从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育，不但培养他们严谨的工作作风，而且还要培养他们严守秘密，将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。

2.2认真做好立件（卷）归档过程中的保密工作。在立件（卷）归档过程中，档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征，争取将档案资料进行细化，分门别类进行编号管理。在这个过程中，档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理，不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示，避免因此而出现的档案保密问题。

2.3认真做好档案使用前的审查工作。在档案使用前，管理人员一定要对档案进行认真审查，确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。

2.4认真做好档案管理过程中的保密工作。在日常档案管理过程中，要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理，努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进文件资料存放条件，保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量，坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房；严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分，不但擅自解密或者对外提供文件资料。

结语：综合以上各点的分析结果，我们可以很明显的了解到档案管理工作中的一些问题和漏洞，文章针对这些问题和漏洞提出了笔者自己的一些看法和观点建议。希望能够为促进档案管理工作中的保密环节的工作提供一些可行性的启示和解决方法。由于档案的保密工作将关系到国家各方面的安全，因此，在档案的保管及使用当中，档案管理工作人员必须要严格按照国家的相关法律政策规定开展管理工作，坚定政治立场，切实保护好国家的安全和各项利益。

参考文献：