文书与档案管理精选(九篇)

第1篇：文书与档案管理范文

PDCA循环是美国管理学专家戴明提出的著名理论，P(Plan计划):根据任务的目标和要求，制定科学的计划;D(Do执行):进行具体运作，实施计划;C(Check检查):对管理的结果进行系统的总结和评价:A(Action行动):在结果评估时总会出现各种问题，必须采取有关的措施进行改进。在每一次的循环过程中旧的内容都会被新的所替代，逐渐一些问题就得到了解决，管理的水平也逐渐地提高。从实质上来说，每一次的循环，都是处理水平的升华，从而促使整体的水平不断地在改进中优化、升级，从而满足新的需求。从上面的分析中可以看到，PDCA循环并不是原地周而复始的运转，而是螺旋式上升的运转，然后一环扣一环，互相制约，互为补充，因此PDCA循环又称为质量环。

2、医院文书档案管理的内涵

医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。

3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论

P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。

4、最后再确定引进专业设备计划，完善现有办公自动化程序，升级档案管理系统，逐步提高硬件基础设施

第2篇：文书与档案管理范文

【关键词】文书档案管理；问题；对策

文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。文书档案管理是衡量一个单位文档管理水平的重要标准，其水平直接影响到档案资料的完整与质量。新时期下，人们的文书档案管理意识越来越强，但是在实际工作中也出现了很多问题，只有使文书档案管理规范化、标准化才能提高文书档案的利用率，促进单位的建设与稳定发展。

一、文书档案管理的特点及重要性

文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。正因为文书档案管理具有这些特点，所以文书档案管理工作对单位的发展及各项工作的开展具有一定的重要性。

（一）文件的收集及保存过程是文书档案管理的重点

文书档案管理的对象是已经发生的事件、文件及物品等，借助一定的载体来对收集的文件及资料进行分类、整理及保存。文书档案管理工作主要是收集完整的文件，并对文件资料进行妥善的保存，重点是对文件资料进行收集、管理、保存及利用这个过程。

（二）档案的形成与文书工作有密切的联系

文书工作的整个过程是档案形成的过程，文书工作主要包括文件资料的收集、登记、整理、归档及保存等。档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、统计、检索等。文书工作是档案工作进行的基础，文书部门将本单位具有保存价值的文件资料经过整理后定期向档案部门归档。文件的格式、材料的质量及文件的归档影响着档案的质量及档案工作。

二、文书档案管理面临的问题

（一）档案员的专业素质较低

有一些单位的档案员没有经过专业的培训，对文书档案管理工作没有一个系统的概念，对档案的收集、分类、立卷及归档的流程也是一知半解，没有抓住管理工作的要领。有一些单位的档案管理员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理员的素质没有跟上新时期发展的需要。

（二）文书工作与档案工作出现脱节现象

文书工作与档案工作既有一定的统一性也会有分工，有联系也有一定的区别，文书档案管理工作在现实中相互配合，是一个分体式的管理体系。文书工作与档案工作实行分块管理制，这是一种科学有效的制度，但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员的对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。

（三）文书档案管理工作不受重视

文书档案管理工工作是一种文职类工作，相关领导对文书档案管理工作缺乏正确的认识，局限地认为文书档案管理就是对文件材料进行整理和编目，再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。

三、优化文书档案管理的有效政策

（一）提高文书档案管理人员的素质

加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。只有加强文书档案管理人员的专业素质才能提高他们工作的积极性，及时更新工作人员的专业知识，使他们掌握现有的计算机网络管理技术。随着计算机的发展及网络技术的进步，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。

（二）规范文书工作与档案工作之间的衔接

文书工作是档案工作得以进行的基础，档案的质量会直接受文件质量的影响，高质量的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础上的，文书人员应该加强档案管理意识，做好文件的归档工作，要高度重视文件材料的质量，比如纸张的大小、问题、格式等这些小细节要做到规范标准化，要做到及时准确地收发文件，做好文件材料的收集的工作。同时，管理人员也需要具备一定的文书工作能力，从而实现文件工作与档案工作的一体化。

（三）提升单位领导对文书档案管理工作的重视度

提升单位领导对文书档案管理工作的重视程度是优化文书档案管理工作的思想前提，只有在思想上对文书档案管理工作有一个正确的认识才能使其受到重视。单位领导可以定期组织各部门会议来加强重视力度，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展。

四、结语

文书档案管理工作对单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，加强自身专业素质及提高管理水平，合理利用现代化管理技术，使文书工作与档案工作进行有效的衔接，这样才能有效地提高文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作更标准化及科学化。

参考文献

第3篇：文书与档案管理范文

关键词：地方高校；文书工；档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）35-29-2

1 地方高校文书档案管理存在的问题

1.1 领导对档案工作重视程度低，管理意识不高

我国高等学校档案管理办法明确规定，高等学校档案工作实现校长负责制，可是高等学校档案工作真正实现校长负责制的又有几所呢？这充分说明了文书档案管理工作领导重视程度还是不够，档案管理工作仅仅停留在最初的管理水平，对档案管理部门要求不高，这种对文书档案管理不重视，直接影响到档案管理工作人员的积极性和创造性，导致档案工作管理粗放、质量不高，管理效益上不去。

1.2 文书工作与档案工作脱节

文书工作与档案工作的脱节，这无形中拉开了文书工作与档案工作两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，是两方面存在着脱节现象，档案部门工作人员没有做好公文形成的前端控制工作，对公文格式和前端处理方面做得不到位，导致公文格式、纸张质量、用墨要求等出现不规范情况，使现有的文件内容烦琐，形式多样，不利于档案的分类和保管。

1.3 文书部门与档案部门缺乏协作精神

各部门之间对档案工作缺乏配合和协作，文书材料形成后分散在各部门科室，这严重造成归档时人力、物力的浪费，需要耗费大量的精力去收集散落在各部门科室的文书档案，往往一些处室和科室不太配合、协作，这给归档工作部门专职档案员或兼职档案员带来了收集难度，导致一部分文书材料无法准确及时收集归档。

1.4 文书档案形成不规范，滞后档案收集整理工作

首先是收集的文书材料不规范，主要表现在我们文书工作人员在制作文书材料时没有按照公文规定进行公文制作，公文形成错误千姿百态，给档案工作管理带来了很大不便，直接影响到档案的质量和使用效果，也给专（兼）职档案员归档前期鉴定造成较大困难。要熟悉一个部门的各项业务，对一个专（兼）职档案员来说是非常困难的，特别是面对一个机构庞大的高校，要想熟悉各机构的业务，可以说这是根本不可能实现的事情。

1.5 重藏轻用，管理模式陈旧

许多单位对档案“重藏轻用”的习惯未得到根本改观，受传统思维习惯的管理模式影响，只重视档案的收集、整理、鉴定、保管和检索编辑等业务环节，而没有根据单位和社会的需求，将档案用活；换句话说无视了对档案资源的开发利用，使档案的价值未得到发挥，完全失去了档案的社会价值和凭证依据。

2 加强文书档案管理是顺应时展的需要

2014年中央、国务院两办出台了有关档案工作的《中共中央办公厅、国务院办公厅印发的通知》（中办发〔2014〕15号）文件，同年8月贵州省委办公厅、贵州省人民政府办公厅联合下发了2014年的31号文件《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等文件，文件涉及档案工作的具体工作思路和技术规范要求，这为我们今后档案工作的发展指明了方向和工作要求，《实施意见》明确肯定了档案工作的重要作用，这是档案社会价值的回归，充分肯定了档案原始属性的凭证依据和参考价值本真体现。

3 文书与档案的关系辨析

文书是指地方高校在行政事务管理活动中利用书面形式表达意愿，进行交流沟通，说明情况和留作凭证的一种文字记录材料，其本质属性是现行效用。档案是指学校或个人在社会活动中直接形成的，具有凭据价值和参考价值的各种形式的历史记录，其本质属性是原始记录性。文书的功能在于传播形成者的意图，实施形成者的目标活动；档案的功能则在于把处理完毕的文书经过区分保存价值鉴定后，并按照一定的形成规律、事由和时间的先后顺序集中整理归档，方便日后参考使用。[1] 从文书与档案的属性和功能上不难看出，他们两者间有千丝万缕、密不可分的有机联系。文书是现行工作中正在使用的文字材料，档案这则是已经失去现行效用并经文书管理员按照一定方法和规律整理归档后的文件。因此我们可以说，文书与档案实际上是同一事物在不同使用阶段的不同表现形式，二者的关系可以表述为文书是档案的前身，也是档案的重要来源之一；档案则是文书的延续，也是重要文书的最终归宿。[2]

4 文书档案实体的原始记录性是实现社会价值的途径

从个人层面上看，从国家开展干部人事档案专项审核工作以来，干部人事档案在专项审核中发现了很多问题，这些干部人事档案个人存在的问题，都是通过利用文书档案实体的原始性记录获得解决。就贵州省铜仁市铜仁学院在开展专项审核中，就学籍、党团材料、工作经历等审核事项发现的问题约两百多起，这些问题解决的途径绝大部分都是通过查阅高校文书档案，来完善人事档案存在的问题。近两年来，该校综合文书档案室也面向社会提供很多服务，其中向社会人士提供文书档案查阅解决人事档案存在的问题和社会纠纷问题利用次数达四百余次，这些问题都是通过查阅利用文书档案来解决的。

从社会和国家层面上看，利用档案实体的原始记录性可以维权。档案可以上升到维护国家利益的地位，可以上升到外交领域。2014年中央政治局常委领导曾对档案做过批示，这在历史上还是先例，因为档案部门公布了48个日本战犯的审判记录，公布了日本警备队遗留在华的档案，从这些档案证明了慰安妇、南京大屠杀的存在，在与日本进行外交斗争中起到了重大作用。这就是档案实体原始记录性的魅力所在。

第4篇：文书与档案管理范文

关键词：高职文秘；档案管理；实践教学

基金项目：郧阳师范高等专科学校2009年度教学研究资助项目，编号为：2009127。

随着档案管理内容的丰富和档案管理手段的日趋现代化，档案工作对从业人员的素质提出了越来越高的要求。作为培养文秘专业学生职业能力不可或缺的《文书与档案管理》课程，如何应对这种要求，调整教学方式，培养社会所需要的档案人才，是值得每一位高校档案学教师探讨和思考的问题。目前，该门课程在教学中只注重理论灌输而轻视职业工作能力的培养，往往是老师讲，学生听，课程结束，学生什么都不会。要培养符合社会需要和适应岗位的应用型人才，必须加强该课程教学的实践环节，突出“应用”、“实践”教学，强调对学生档案应该知识的传授和档案职业技能的培养，使之获得利用档案知识和技能谋取职业的能力，提高步入社会的适应性。

1 《文书与档案管理》实践教学的主要方法

目前，《文书与档案管理》课程中的实践性教学方法主要有观摩、实验、实习三种形式。

1.1 现场集中观摩

除了常规的课堂实例教学，档案专业课程老师往往会把学生带到校内档案室、办公室，校外档案馆等实习实训基地现场观摩，了解文书处理流程、档案整理方法，以增强学生对档案管理相关知识的直观认识。

无论是文书工作还是档案管理，都具有很强的操作性，光靠讲解是不够的，尤其是对于毫无档案工作直观认识的学生来说，掌握档案整理、鉴定、分类等业务工作内容都有较大的难度。档案模拟实验可以直观地运用大量、系统、真实的材料，让学生模仿具体的实际工作，进行操作练习。现在很多高职院校文秘专业都建立了综合实训室，引进了多功能的办公室软件系统，以对学生进行模拟实验，学生模拟操作档案管理的全过程，不知不觉提高了实际操作能力。

1.3 档案专业实习

专业实习是实践性教学中的主体，也是高等职业院校中独具特色的一个教学环节，当前高职院校普遍采用的是“2+1”的教学模式，实习环节占很大比重。实习和课堂教学互为补充，课堂教学侧重于理论知识的学习和逻辑思维能力的培养，而实习则是侧重于现实问题的处理和专业技能的培养，实习实际是一次综合能力、综合的全面检验。每个学生理论知识的储备和其他素养的储备在处理实际工作的过程中，全部得到体现。通过这一环节中的技能训练和提高，可以使理论和实践达到具体的统一。

2 《文书与档案管理》实践教学存在的问题

《文书与档案管理》实践教学环节虽然采用观摩、实验、实习多种形式进行实践，但由于缺乏真实的情境与实在的操作，往往不能使学生很好地掌握档案管理技能。其主要问题表现在以下几个方面：

2.1 实践流于形式

目前，虽然各高校都建立了文档整理模拟室，课堂教学中也反复强调实践的重要性，文秘专业学生也通过模拟情境材料和企业信息进行了实践训练，但由于档案实训室或实践基地建设没有跟上，缺乏实践场所和实践环境，也有实践指导教师在指导学生实践时指导不到位等问题，导致《文书与档案管理》的实践教学往往流于形式化、简单化，并没有让学生得到真正的实践。

2.2 实训过于简单

各高校都会把校内档案室、办公室以及当地的档案馆作为档案实训场所，但在档案实际教学过程中，很多实训项目并不能如期进行。一方面由于文书档案工作本身的专业性、保密性，让这些地方不可能容纳太多的学生进行实训；另一方面学生掌握的知识与档案实际工作要求有较大差距，频繁更替实训学生会给文书工作人员和档案工作人员带来诸多不便。基于此，所谓的实训往往局限于集中观摩，走马观花地看一下，即便是少量学生参与进去，也只是让其从事琐碎的具体事务，而并非真正的文书档案处理工作。

2.3 实习陷于被动

档案专业实习是《文书与档案管理》课程的重要实践性环节，但学生在实习时，大多数并没有到对应的档案管理部门或文书处理岗位上去实习，而是接受学校安排的实习单位，或者自己随便找个地方实习。不论是就学校而言还是就学生自身而言，实习都只是必须完成的教学任务，这种被动的实习很难调动学生的积极主动性，自然就谈不上实习的内容和效果了。

3 《文书与档案管理》实践教学的改革思路

《文书与档案管理》是一门实践性很强的课程。在保证理论知识实用够用的前提下，我们应该通过多种途径，加强档案实践环节的教学。

3.1 在课堂教学方式上，尽量做到理论讲解与实践练习相结合

《文书与档案管理》课程传统的教学方法以单一的教师课堂讲授为主，这门课程涉及到的许多概念、原理，对于毫无档案工作感性认识的学生来说，既抽象又难懂。但如果将这些概念、原理与档案实物或具体操作联系起来，对于概念、原理的理解就容易多了。实践教学虽然是教学中相对独立的环节，但更是贯穿于教学活动全过程的一种方法手段。因此，我们在课堂教学中应该注意理论讲解与实践练习相结合，采取灵活生动的形式，为学生创造与档案零距离接触的机会。比如，根据教学需要，挑选一些典型的案卷带到课堂上，边讲解边演示，让学生通过具体的档案实物认识什么是案卷、档案盒、备考表等，让学生现场把材料整理成单独“件”，进行分类。学生通过动手实践操作，一方面可以验证所学的档案知识、原理，另一方面可以获得从事档案工作必要的职业技能，更快地适应将来岗位工作的需要。

3.2 加强师资队伍建设，提高教师档案管理实践教学能力

在影响实践教学过程的基本要素中，教师占有重要的地位，学生的操作都需要在教师的指导下进行。在实践教学中，教师要进行教学分析，在实训中还要进行示范操作及巡回指导，对学生操作中不当之处和遇到的问题要给予及时的纠正和解答，这就要求指导学生实践的教师要具有“双师”素质，不仅要有扎实的专业理论，还要有实际的操作能力。目前，很多高校并没有《文书与档案管理》课程方面的专业教师，往往是由其他教师兼任，他们虽然从事档案管理教学，但自身缺乏档案工作的经历和背景，缺乏档案管理实际工作经验，实践教学能力欠缺。 教师实践能力的高低直接影响着实践教学的效果，要解决这一问题，可以从两个方面入手。其一是让《文书与档案管理》课程授课教师深入学校档案馆（室）实习。可以脱产在学校档案馆（室）工作一段时间，最好半年以上，没有条件脱产的教师可以利用假期去校档案馆（室）实习或是在课余时间去校档案馆（室）兼职实习。只有在档案管理实践中才能提高教师自身的档案管理工作能力和实践教学能力。其二是聘请有经验的档案管理工作人员做兼职教师。主要聘请那些档案管理工作经验丰富的档案管理员或档案管理行家进行实践示范，一方面可以弥补专任教师实际工作经验的不足，另一方面也便于和这些档案馆（室）建立良好的合作关系。可以请具有一定理论水平的档案工作人员结合他们工作实际为学生开设讲座，条件允许的话还可以安排一定的课时。专兼职教师通过加强沟通交流，互相学习，可以有效地提高教师队伍的整体水平，提高人才培养质量。

3.3 充分利用学校资源，为学生提供档案管理的实战演练

要使学生掌握档案工作技能，加快由书本知识到实际能力的转化，必须让学生直接参与到档案管理的实战演练中来。《档案管理学》课程所具有的实践性、综合性和社会性的学科特点，决定了建立广泛而稳定的档案实习基地是一项重要的前提性工作。[1]虽然各个学校都在校外建立了相应的实习基地，便基于教学任务需要建立的这种实习基地并不能让学生得到真正的实践锻炼。反观校园内容，可利用的实践资源比比皆是，高校的机构设置就是学生进行档案管理实战演练的最好场所。

学校各个部门、教学系部都会有相应的文书档案需要进行整理归档，可以与文书档案资料相对多的部门建立长期培养“协议”，把文秘专业的学生分组，经勤工助学的形式分配到这些部门，如办公室、档案室、组织人事部、宣传部、教务处、科研处等，协助这些部门处理文书，整理档案，并且让部门有经验的兼职档案员手把手地进行操作指导。可以利用高校档案每年上半年整理移交上一年度档案的工作机会，让学生参与到这个档案整理时间紧、任务重的工作中来，在这个实战演练的过程中，学生虽然辛苦，可能经常需要加班加点，但经过一次这样的实战演练，学生档案工作的职业能力会得到明显提高。

3.4 加强档案实习管理，提高学生档案管理的职业能力

加强档案专业实习，从培养学生的角度，不仅有利于提高学生运用专业理论对实际问题的解决能力和实际操作能力，也有利于学生们综合素质的全面提升以便适应社会的发展需要。[2]档案专业实习的成功开展与实施，不仅是理论与实际相结合的重要桥梁和纽带，而且也能使学生、学校、教师、实习单位多方加强合作，获得收益。因此，学校要重视对整个实习过程的监管，应该统筹安排、统一部署。[3]

其一是做好实习前的准备。要认真编制实习计划和实习大纲。明确规定实习时间和地点、实习目的、任务和要求、实习内容与方法、考核方式和考核标准。实习带队老师要与实习单位进行细致交流，在充分满足实习单位要求的情况下，保证学生的实习教学要求能够得到落实。

其二是加强实习过程中的管理。在具体的实习过程中，虽然每个实习单位业务部门都会指派指导老师负责指导学生的实习工作，但作为实习带队老师，不是把学生送到实习单位就完事，而是要加强过程追踪和管理。要多下实习点，多了解掌握第一手情况，制定相关的实习工作制度，全面提高实习管理水平，对实习过程中必须遵守的工作纪律、操作规程提出明确要求，建立完善的实习信息反馈、实习检查、实习考核和档案管理制度。

第5篇：文书与档案管理范文

关键词 文书档案 办公室 重要性 归档管理

一、引言

在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。

二、办公室文书档案概述

国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中，直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案，称为文书档案。而在办公室档案管理工作中，不是所有的文件都需要归档，转化为文书档案，只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕，即文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后，就算办理完毕，收文承办结束后就算办理完毕，所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值，即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值，而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件，如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件，按照国家规定，不得归档保存，所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能转化成为档案，而那些未经系统整理，杂乱无章的文件只能算是积存文件，不能算作档案。

三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索

（一）办公室文书档案收集工作的探索

在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。

1.文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。

2.文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。

（二）办公室文书档案归档工作的探索

根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。

1.文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。

2.文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。

四、结语

文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时，检查文书的书写质量，对不符合书写规范的，应通知有关业务人员更正或填补。只有这样，才能够保证办公室文书档案的完整度，便于文件的储藏和查找，从而提高办公室管理工作的质量，确保各部门工作的顺利开展。

（作者单位为广东医科大学附属医院）

参考文献

[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）： 57-58.

第6篇：文书与档案管理范文

[关键词]文书档案管理；特点；问题；对策

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理等。而且文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，对于单位管理工作具有重要意义。因此，要加强对文书档案的管理，保证单位各项工作可以顺利的实施，加强文书档案管理工作需要提高领导对这项工作的重视程度，而且要做好文书档案管理的基础工作和搞好文书工作与档案工作的规范衔接。

1、文书档案管理的特点分析

文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：首先，文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在挡案室中；其次，与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础，档案主要来自于文书；再次，文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。

2、文书档案管理中存在的问题

2.1文书工作与档案工作衔接方面的问题

文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

2.2文书档案管理人员不足

一些单位缺乏专职档案员，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3领导不重视文书档案管理

档案工作在机关单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

3、完善文书档案管理的对策分析

3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。

3.2提高对文书档案管理的重视

提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，而且要提高档案管理人员的素质。不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。

3.3做好文书档案管理的基础工作

收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。

4、结语

总而言之，文书档案管理对于单位的日常管理意义重大，但是在实际工作中，这项工作的重要性很容易被忽视，所以说要想改变文书档案管理的现状就要从改变领导对文书档案管理的认识开始，只有对这项工作足够的重视才能促使这项工作做的更好，而完善的文书档案管理又有助于单位的综合管理。

参考文献：

第7篇：文书与档案管理范文

【关键词】 办公自动化；文书档案管理；策略

随着我国改革开放的不断深入与市场经济的持续发展，文书档案的管理工作与以往完全不同，迈上了一个全新的台阶。文书档案管理的办公自动化一般依靠电子计算机等新型办公设备与技术来迅速、准确处理文书档案信息，从而将办公效率进一步提高。在文书档案管理中，办公自动化的应用有着很好的发展前景和巨大的优势，同时它还有一系列的问题需要处理，这就要求管理设备的硬件建设速度需要不断加快，同时借助科学有效的手段提高文书档案的保密性，进而使得文书档案管理工作可以得到顺利高效的开展。

一、文书档案管理办公自动化存在的问题

（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。

（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略

文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。

（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。

（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。

（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。

三、结语

总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。

【参考文献】

第8篇：文书与档案管理范文

关键词：医院文书档案 信息化 应用 分析

在现代经济发展条件下，计算机网络技术已经成为了人们日常生活中的一部分，因而在医院里传统的管理文书档案的方法已经不适应时代的发展了。因此在医院文书档案管理中，就需要根据科技发展的要求引进计算机网络技术，对文书档案实行信息化管理，改变传统的以纸质装盒为主的档案管理，而是要借助计算机U盘来对资料进行系统的管理。

一、医院文书档案信息化管理包含的内容

首先，对文书的处理以及归档需要进行信息化管理。在医院每天收到的文件都需要登记到计算机上，并且根据批办次序在医院局域网内部传阅。在发放文件时也可以利用网络来进行，以减轻档案管理人员的各种负担。其次是医院的财务档案管理需要实现信息化。由于医院的财务活动对其经济效益有直接的影响，在管理财务档案时，就需要运用现代化的手段，来建立并完善医院财务档案的信息化，实现对其多功能化管理促进企业的财务管理更加规范，提高医院的效益。第三，需要对医院的病例档案进行信息化管理。可以利用计算机先对病例进行信息加工，之后在反馈到医院的临床科室，以方便工作人员可以总结经验，并在发现问题后采取及时的改进措施，提高医疗服务水平。

二、医院文书档案信息化管理的优点

1.有利于对文档进行查漏补缺

在管理医院的文书档案管理时，传统的管理办法是对资料进行立卷管理，这样如果发现资料有遗漏归档或者收集不齐全时，就需要拆卷进行重新的整理，但是在拆卷之后由于文件的顺序都被打乱了，这样管理人员就需要重新对资料进行排列和编排，还要进行编抄卷内的目录，并修改案卷的封面。而在实际工作中利用计算机技术，就可以在资料系统里输入相关的修改指令系统就可以自动的完成修改，不仅改善了传统的工作条件，还极大的提高了工作的效率。

2.有利于医院保存珍贵的文件资料

在医院传统的管理文书档案工作中，在立卷时通常为了装定美观而需要对资料做切边、修边等工作，但是却经常会因为不小心而破坏掉资料原有的面貌。但是对文书档案进行信息化管理，只需要把医院的资料在计算机上扫描就行，这样在日常管理应用中直接使用电子文件就可以了，能够保护好一些珍贵的原始资料，也有利于医院的信息保存完整。

3.有利于更加快捷准确的利用文档资料

在医院传统的信息管理中，由于是以手工管理资料为主，这样在实际工作中就会花费大量的人力和物理，同时档案的信息含量也比较低，在利用信息资料时就容易导致很对问题。但是利用计算机网络对文书档案资料进行信息化管理，就可以采用电子目录对资料进行归档，同时也方便对需要的资料进行方便快速的查询。同时，对资料进行信息化管理还有利于各部门和科室根据需要浏览文件，最大限度的实现信息共享，提高对资料的利用率。另外，进行信息化管理还使资料更加直观、形象，在方便人员检索利用的同时，还能保障资料的安全备份。

三、采取一定的措施，加强医院文书档案管理的信息化建设

1.加强对文书档案的信息化管理投入

在医院对文书档案管理进行信息化管理，首先就需要加强资金的投入，并且配备先进的设备，还要对信息管理人员进行必要的培训和考核，提高工作人员的业务素质。其次，相关的管理人员需要加强对资料信息管理的询问和监督，针对其中出现的实际问题要及时的给出解决策略，并且从总体上加强管理，善于利用技术创新。

2.加强医院文书档案管理的人才队伍建设

对医院文书档案管理的人才需要具有一定的知识技能和专业技术，因此在实际工作中档案管理人员就需要掌握现代化的科技信息，并且还要熟练运用各种办公软件，学习文书档案信息化管理的技能和相关知识，具体来说就是档案的信息管理人员需要在工作中进行科学的管理。另外还需要掌握和文书档案管理的一些标注化知识，在实际工作中还要掌握信息化管理的应用方式，例如是对档案的自动编辑、自动索引以及对文书保护环境的自动控制等。针对信息管理人员，还要培养其自学意识，逐渐培养其终身学习意识，以保证档案管理人员的技能知识可以紧跟时代的发展，并在发展中完善医院的信息档案建设。

四、总结

综上所述，医院的文书档案信息是对医院发展历史的真实记录，而文书档案的管理工作还和医院的基础管理有着密切的联系。随着信息技术的发展，在医院里充分的利用各类档案信息，都将会给医院的科研、教学、护理、医疗以及对工作质量的评价等打下一定的基础，而医院的信息还可以配合相关的科研课题和重点专科等工作顺利的开展。因此在医院的文书档案信息管理中，管理人员就需要不断提高自身的业务素质，并且优化知识结构，拓宽知识面，在掌握档案管理的基础知识上还可以熟练的掌握处理档案的方法，使得在现代信息技术迅速发展的情况下也推动医院的良好发展。

参考文献：

[1]杨慧安.医院档案信息化建设面临的问题与对策刍议[J].信息技术应用研究.2012，01（14）：67-68

第9篇：文书与档案管理范文

[关键词]文秘工作；文书档案；管理；一体化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.142

[中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

1 文秘工作和文书档案管理工作的关系

这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。

随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。

2 文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

在这两种工作的日常运行过程中，都是各自负责自己的工作内容，这种制度在一定程度上使这两者间的距离越来越大。文秘工作对文书档案管理工作的内容不明确，而文书档案管理工作在工作中也不会考虑到文书工作的内容，最终导致在公文的格式及管理方法等方面存在很多不规范现象。

2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2 版记不全面，办理程序不规范

文书工作和文书档案工作实现连接就是通过版记进行的，但许多文秘工作却对其不加以重视，出现一些公文没有印发部门和时间等现象。另外，文秘工作在选用主题词时，理所应当地把公文标题的一部分作为主题词。再者就是在许多公文办理工作中存在不规范现象，例如，越级签发、没有对公文进行登记就签发等，这些都会影响到文书档案工作的质量。

2.3 归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

2.4 用纸不达标、装订不规范

纸张大小、型号不统一，导致在装订时出现掉页等情况，影响公文的整体美观。另外，对公文的用纸质量控制不严格，一段时间后出现字迹不清晰等情况，严重影响公文质量。

2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。

2.6 移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。

3 实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施

3.1 强化文档相关人员的管理意识

为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。

3.2 强化公文全过程的管理工作，树立质量意识

首先，相关工作人员要有很强的质量意识，在公文的制发、编制、归档等工作中注重其质量。保证公文更加规范。全面详细地了解公文的格式、要求等，避免出现一些不必要的错误，给档案管理工作带来麻烦。

3.3 加强公文的标准化建设

要想实现这两种工作的一体化，就必须注重日常工作的标准化。这会使公文使用、归档、管理等环节更加便捷，不存在标准不一样的麻烦。

3.4 强化文秘工作中的文书立卷工作

文书立卷是文书处理的最后一个环节，是档案工作开始的起点。所以说文书立卷是一项非常重要的工作，对于促进文档一体化有着非常重要的意义。

主要参考文献

[1]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登，2007（5）.