城建档案数字化管理精选(九篇)

第1篇：城建档案数字化管理范文

关键词：城市建设；档案管理；数字化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

1.档案管理数字化概述

所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。

传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。

此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。

2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题

2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。

2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。

2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。

3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议

3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。

3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.4加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。

3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。

3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

4.结语：

在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。

参考文献：

第2篇：城建档案数字化管理范文

关键词：城建档案，数字化，作用

Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.

Keywords: members of the file, digital, role

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展，使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、城建档案信息化建设的历史背景

城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。

1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看， 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。

2、20世纪90年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。

3、21世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域，将档案馆推向自动化发展阶段。这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆建起了馆内局域网，用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实现了与互联网的连接，大量的档案目录数据库在该时期建立起来，为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。

4、《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》指出目前还未建立计算机管理系统的馆要建立城建档案计算机管理系统，实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理；正在进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设，全面实现馆藏档案检索计算机化；已建成城建档案计算机管理局域网络系统的馆，应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设；正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆，要完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。

总之，城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社会提供利用服务，这就是数字城建档案馆产生的历史背景，也是时代赋予城建档案馆的任务。

二 、信息化是城建档案事业发展的必然要求

我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。所以我们应该积极利用现代信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。

第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。

第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， ――这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。

第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业CAD技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（CAC）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信息化时代，向数字化发展迈进。

第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

数字城建档案馆――是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案馆呢？数字城建档案的定义是，一个依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。对城市的发展而言，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服务能力的建设工程，建设好这样一个工程，意义重大，影响深远，非常必要。

从城建档案工作实际出发，推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向，以应用促发展，把发展作为主题，把信息化作为主线和动力，把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本出发点的职能要求。积极开展、探索电子档案接收与管理，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档的监督与指导。 加强电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。创建城建档案特色数据库，基础地理信息数据库， 地下综合管线数据库，规划审批成果数据库，重要竣工项目数据库城市规划方案数据库，声像资料数据库。

数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信息服务功能，提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了虚拟的城建档案信息环境，用户所需的城建档案信息可以通过网络动态的进行组织，而不管其是否是本馆的馆藏，城建档案服务也可以突破馆界的限制，有效地利用城建档案信息。我们应建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。深层次开发城建档案的内在价值，为城市的规划、建设和管理提供全方位的信息，提高城市建设的科学化管理水平。建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，信息服务达到及时、准确和权威；信息资源的开发和利用达到较高水平，并取得较好的社会效益和经济效益，使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有力保证。

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第3篇：城建档案数字化管理范文

【摘要】目前，档案管理最大的发展趋势就是数字化管理，这为城市建设档案管理提供了全新的发展方向。本文从城市建设档案数字化管理入手，阐述城市建设档案数字化管理的利用，提出实现城市建设档案数字化管理的组织保障。

关键词 城市建设档案；数字化管理；利用；组织保障

我国城市正在飞速发展着，越来越多的城市建设档案随之发生变动，传统的档案管理方法逐渐凸显出准确度差、投入高、劳动量大、效率低等缺点，跟城市在信息时代的发展要求不符。此时，数字化管理为城市建设档案管理提供了新的选择。为了更好地在城市建设档案工作中利用数字化管理，我们首先要做的就是为数字化管理的实现提供组织保障。

一、城市建设档案数字化管理的利用

（一）馆藏城市建设档案数字化。在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。

（二）城市建设档案管理现代化。城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。

（三）档案资源的利用共享化。当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。

二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障

（一）建立集中的城市建设档案管理模式。我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。

城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。

（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。

（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。城市建设档案的根本目的在于提供利用，为城市规划、建设及发展服务。在城市建设档案的数字化管理时代里，档案的形态及管理方式均发生了重大改变，致使档案服务方式也发生了相应变化。在这样的情况下，城市建设档案馆有必要成立城市建设档案数字化管理的工作小组、领导小组，以建立健全组织网络，做到层层分工落实，确保档案数字化管理早日实现，为服务奠定基础。如城市建设档案馆积极建设档案数字化管理体系，由各部门主管共同组成专门的领导小组，负责城市建设档案数字化管理的总体协调、安排及监督等工作；由档案馆全体工作人员及每一个部门的档案兼职人员共同组成专门的工作小组，负责将各项档案数字化管理工作落到实处，进一步明确每一个工作人员的任务和职责。

参考文献：

第4篇：城建档案数字化管理范文

关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径

中图分类号:G275.3

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02

1概述

精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。

2城建档案工作的发展现状及特点

我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。

3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面

数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:

3.1 档案接收的数字化

传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。

3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化

传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。

3.3 档案查阅利用的数字化

档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。

3.4 业务工作数字化

主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。

3.5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆

数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。

3.6 基于城建档案信息的综合平台

城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。

4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果

从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。

4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)

该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。

4.2 城建档案数字化扫描管理系统

该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。

4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统

该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。

4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统

声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。

4.5 长沙市建设信息中心网站

从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。

第5篇：城建档案数字化管理范文

1.综合城建档案计算机管理信息系统

城建档案计算机综合管理信息系统是能实现从城建档案业务指导到档案收集、整理、保管、鉴定和提供利用，全过程统一管理的计算机综合管理网络应用系统。综合系统应能对城建档案业务管理工作即档案实体的收集、整理、借阅和利用的整个工作进行自动化管理；综合系统应能对伴随着城建档案管理活动所产生的各种档案数据信息进行自动化管理，如对档案分类、著录产生的城建档案目录数据信息，对城建档案扫描复制形成的各种电子图形、图表及电子文件等档案原文数据信息进行自动化管理。综合城建档案计算机管理信息系统必须以现代计算机信息处理技术为支撑，如大型数据库技术、海量数据存储与管理技术、网络技术、多媒体信息管理技术等。

2.专业城建档案计算机管理系统

专业型城建档案计算机管理系统是完成一项或几项城建档案管理工作计算机应用系统。按照其承担的城建档案管理工作和实现的功能可分为不同的应用类型：

（1）城建档案计算机目录数据管理系统。城建档案计算机目录数据管理系统主要是城建档案管理部门对其保管的城建档案进行分类、著录，把著录数据录入到计算机中并对城建档案著录信息进行加工、处理，实现编目、检索等工作。早期的城建档案计算机管理系统主要是这一类。

（2）城市地下管网档案计算机管理信息系统。该类系统是利用地理信息系统技术、计算机图形学技术、数据库管理技术对城市地下管线档案信息进行综合管理。

（3）城建声像档案计算机管理系统。该类系统是利用计算机多媒体信息管理技术对照片档案、录像及录音档案数据信息进行综合管理。

（4）城建档案业务办公自动化系统。该类系统是利用计算机及网络技术对城建档案业务管理工作进行自动化管理，实现无纸化办公。

二、建设数字城建档案馆必须做好的几项工作

1.进行科学管理

科学管理是数字城建档案馆建设的基本保证，没有先进的管理，就不会有城建档案管理工作的现代化。首先，要有思想和组织保证。城建档案管理部门的各级领导和工作人员应从思想上提高对利用计算机信息处理技术实现城建档案现代化管理的必要性和紧迫性的认识。其次，要有合理的制度作保证。要制定与数字城建档案馆建设管理相适应的各项制度，以保证城建档案计算机管理活动的顺利实施。

2.做好标准化工作

数字城建档案馆建设的基础工作是对城建档案数据信息的处理，而信息处理过程必须依赖于各项标准。在城建档案标准化规范化工作中，首先应采用现行的国家关于城建档案管理的有关规范标准，如《城建档案著录规范》、《城市建设工程文件归档整理规范》等，同时应按照国家标准制定相应的数据处理操作规程和业务工作规范。

3.做好数据的采集工作

档案数据是数字城建档案馆管理系统最基本和最重要的组成部分，也是一个档案计算机管理系统中投资比重最大的部分。计算机要求被处理的档案数据必须正确、完整和规范。因此，必须做好档案数据采集这项基础性工作。档案数据采集，主要是指档案著录标引、档案原文的扫描录入。只有获得了足够的高质量的城建档案数据，城建档案计算机管理系统才能发挥作用，产生效益，系统的应用目标才能真正实现。要得到足够和高质量的档案数据，城建档案馆首先是要加强档案收集工作，丰富馆藏，这是获得足够档案数据的前提；其次是事先要根据国家《城建档案著录规范》制定“城建档案著录实施细则”；三是从事城建档案著录的人员应熟练掌握著录规范，并熟悉城建档案；四是要对档案著录和数据录入工作投入足够的人力、物力，以尽快建立城建档案信息数据库；五是要加强对档案著录和数据录入的质量管理，对获得的档案数据信息进行多次审校。

4.做好各项准备工作

高速的数字通信网络是数字城建档案馆的存在基础，其对内的业务组织和对外的服务都以网络为载体。配备适用的计算机软、硬件设备是数字城建档案馆建设的物质基础。应当根据系统实现的目标、任务对设备进行合理配置。在配置计算机管理设备时应综合考虑系统处理的档案信息数据量，设备的性价比，设备的扩充性和兼容性，设备维护服务条件等。开发一套先进的城建档案管理系统是数字城建档案馆建设的关键，应当进行充分的考察、调研、分析和论证，结合实际提出最佳方案，并组织实施。

5.重视人才培养

第6篇：城建档案数字化管理范文

【摘要】随着城市建设档案工作的不断发展，其数字化应用也涌现出了很多新问题和新情况，为此，必须要强化城市建设档案数字化应用的研究。本文主要探讨城市建设档案数字化的应用情况及其发展趋势。

关键词 城市建设档案；数字化；应用

就国内当前城市建设档案的发展情况来看，计算机及其有关软件发挥了很大的促进作用，在这种情况下，城市建设档案数字化的应用情况将会直接影响国内城市建设档案工作的开展，这就意味着，城市建设档案数字化的应用将会越来越重要。为此，有关部门以及工作人员必须要重视城市建设档案数字化的应用工作。

一、城市建设档案数字化的应用现状

就当前城市建设档案数字化应用的情况来看，主要还存在以下问题：1. 技术问题。城市建设档案数字化应用包括了数字信息失真、长期存取等问题，一般光盘保存时间约为30 年，磁盘保存时间约为3 ～ 5 年，加之温度、硬件配置、计算机语言转换 、储存格式等问题，都增加了档案的存取难度。2. 标准化问题。城市建设档案数字化的应用要求要实现各类信息资源的共享，信息资源共享本身就具有动态性和系统性，需要相应的约束标准。但事实上，当前国内城市建设档案数字化应用方面还缺乏标准性，如城市建设档案工作标准衔接不完善等。3. 人员素质问题。城市建设档案数字化应用缺乏高技术人才，特别是城市建设档案和信息处理方面的复合型人才。4. 系统安全问题。城市建设档案数字化应用主要是借助网络实现信息资源共享，但当前计算机系统还存在一些安全隐患，如计算机病毒、黑客侵袭等。

二、城市建设档案数字化的应用对策

（一）优化城市建设档案数字化应用技术水平。城市建设档案数字化应用技术水平的优化实际上就是城市建设档案数字的集成化管理，创建一个实时监控系统，对城市建设数字档案信息生产、加工等全部流程进行监控，实现各种技术间的有效衔接。通过集成计算机网络、计算机通信、数据交换、网络安全、数据远程访问等多种技术，把分散在各个载体和区域位置的城市建设档案信息进行集成化管理，充分发挥科学技术在城市建设档案数字化应用中的作用。

（二）强化城市建设档案数字化的标准化工作。标准化建设是城市建设档案数字化应用的重要基础，是实现信息资源共享的重要条件，为此，必须要强化标准化有关工作，为城市建设档案数字化应用提供依据。就当前城市建设档案数字化应用的标准化有关工作来看，归纳起来有信息化标准和数字化档案管理规范两种。就信息化标准规范体系而言，应强化如下工作：城市建设档案信息的采集、整理安全、网站管理、城市建设档案数字化应用的格式标准等。就数字化档案的规范性管理而言，应强化如下工作：档案接收标准、档案管理实施细则等。只有这样，才能有效确保城市建设档案数字化的充分应用，实现应用过程中的便捷高效管理、顺利高效接收和信息资源共享。

（三）强化城市建设档案数字化应用的队伍建设。城市建设部门要紧密联系实际，全面展开现有城市建设档案数字化应用工作人员的培训和教育，主要培训专业知识和实践技能。如聘请有关专业人士开座谈会，给工作人员传授专业知识和工作经验；给工作人员提供学习和深造的机会，强化他们的综合素质与能力；组织工作人员开展实践活动，帮助他们提升实践技能的同时也积累工作经验。同时，要注重优秀人才的引进，严格依照有关制度和标准积极引进优秀人才，充实城市建设档案数字化应用人才队伍。

（四）落实计算机系统的安全管理与防范工作。上文已指出当前计算机系统还存在计算机病毒、黑客侵袭等安全问题，要有效防范病毒与黑客侵袭可以落实如下工作：安装杀毒软件，如金山毒霸、瑞星等；安装安全辅助软件，如金山卫士、360 安全卫士等；安装正版操作系统；定期安装安全补丁；设置系统登录密码；安装防火墙等。此外，计算机用户也要树立较强的安全意识，不乱进网站、不随意泄露密码、定期清理计算机、定期杀毒等。这样从多方面采取措施，确保计算机系统的安全，对城市建设档案数字化应用与发展会有保障作用。

第7篇：城建档案数字化管理范文

关键词：数字化城市管理档案; 管理; 以人为本; 数字化档案建设

Abstract: digital urban management files inheritance city is a carrier of human civilization, is the whole process of construction projects original, truly record, completes the digital urban management files management work is key, and give full play to the potential of the people, so that it can better for the digital city archives management service. 

Keywords: digital urban management files; Management; People-oriented; Digital archive building 



中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、数字化城市管理档案管理的意义

数字化城市管理档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。 1.1数字化城市管理档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是数字化城市管理档案。数字化城市管理档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的数字化城市管理档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。

1.2数字化城市管理档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的数字化城市管理档案，而且数字化城市管理档案又是城市规划的重要基础。

1.3数字化城市管理档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化，要调动、要衰老，记忆力要衰退、要死亡，而数字化城市管理档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以数字化城市管理档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

二、 如何做好数字化城市管理档案的管理

数字化城市管理档案的重要性要求我们必须做好数字化城市管理档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。

“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好数字化城市管理档案的管理工作。一是加强对数字化城市管理档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将数字化城市管理档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——数字化城市管理档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善数字化城市管理档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的数字化城市管理档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，数字化城市管理档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办数字化城市管理档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好数字化城市管理档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对数字化城市管理档案的管理能力，对数字化城市管理档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对数字化城市管理档案信息的反馈。城市建设日新月异，对数字化城市管理档案的管理也必须与城市建设相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对数字化城市管理档案的管理。

三、做好数字化档案建设。

档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。

未来利用需求的趋势分析和积极应对。 “档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

综上所述，做好数字化城市管理档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为数字化城市管理档案事业服务。通过对数字化城市管理档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

参考文献：1.赵培慎;要想有地位必须有作为[J];档案管理;1994年02期

第8篇：城建档案数字化管理范文

1 加大数字化建设的资金投入

资金是进行数字化城建档案管理建设的基础保障，相关的管理部门应当意识到数字化、信息化档案管理对城建档案管理的重要意义，同时也是其发展的必然趋势。档案管理部门应积极争取财政部门的资金，同时对资金进行有效的利用；政府部门应正视档案管理工作，并立足于长远对城建档案管理工作进行审视，给予必要的资金及政策的支持。数字化档案管理建设过程中应当注重对政府资源的有效利用，档案管理部门可以将城建档案的纸质部分进行合理的信息整合，筛选有用的信息，使得城建档案得以不断地完善。此外，政府部门的拨款毕竟有限，档案馆为了促进自身的发展，争取寻求其他获得自己的途径，如，对于信息价值相对较高的信息可以有偿为相关部门及人员提供服务，进而获得一定的资金。

2 提升利用率

在现阶段的城建档案利用服务中，被动的提供利用服务方式仍然处于主要的服务方式，而主动的提供利用服务作为辅助。主动提供利用服务的方式，是在利用者提出相关的利用服务之前主动进行利用服务的预测，从而为城建档案寻求利用者。主动利用服务，通过城建档案管理人员进行相关的分析、概括以及总结从而主动的明确服务目标，进而满足利用者需求的过程。城建档案部门进行“讲座、举办报告会、城建控案宣传以及展览”等等都是提供主动利用方式的体现。当前城建档案提供利用方式的核心就是城建档案的编研。被动的提供利用方式是当前城建档案提供服务的主要方式，即为城建档案的利用者提供档案检索、查找进而解决问题。在对城建档案资源的建设中更好的进行计算机档案管理服务的构建，档案管理人员可以将档案信息存入云计算中，通过自身的优势实现资源共享。在实现资源共享的档案管理过程中，应根据生活中的需求以及相关利用者的需求进行恰当的调节，对部分不足资源进行恰当的补充，更好的实现资源共享，为企业提供更好的共享资源服务，同时实现服务的优化及信息利用的做大化。

3 提高服务意识

在城建档案管理中应树立管理人员的服务意识，与施工单位建立良好的互动合作关系。作为城建档案管理部门，应该转变传统的施工单位上门送城建档案的被动局面，应牢固树立服务意识，与建设、施工单位建立良好的沟通渠道，由传统的被动服务转向主动服务，由传统的指导管理向转向管理型。城建档案管理人员应深入基层，及时了解阶层的情况，掌握工程进度，深入到施工一线，了解施工单位的需求，同时及时的发现问题并及时协调解决。同时建立良好的业务指导模式，变事后服务为事前服务。做到开工前宣传、施工中监督指导，竣工后督导结合，从而保证城建档案的准确、完整以及规范化，将档案管理工作变被动为主动。更好的提升工作效率，同时也能够使施工单位更好的理解配合城建档案管理工作，在服务的过程中打造自身良好的形象，为工作顺利开展做好铺垫。

4 加强城建档案信息化建设

城建档案的管理其工作的最终目的是为了利用，为城市的发展，以及人们优质生活提供高效的信息服务，为社会发展及和谐社会的创建贡献力量。就城建档案管理来讲信息化数字化是其发展的必然趋势，数字化档案建设，一方面应加强城建档案管理数字化建设，建立规范的档案目录，从而有效的对馆藏档案进行数字化管理，从而与实现高效管理；另一当面，进行档案数字化接收，进而从源头解决档案数字化管理问题。引进专业的数字化管理人才促进城建档案数字化管理的建设。

5 强化管理人才队伍建设

档案管理人才队伍的建设对档案管理工作的成效有着直接的影响，其人才素质的高低直接影响着管理工作的质量。新时期的档案管理人员，应积极的进行自身素质的提升，以及业务能力的强化，多进行计算机技术、网络技术以及软件应用等技术的培训及学习，多进行新技术新能力的学习及开发，从而在整体上提升城建档案管理队伍的文化素质、信息技术以及管理水平。同时，鉴于当前城建档案馆的人事弊端，档案馆可以根据现阶段的市场经济规律，借助人事改革契机，大力进行人事改革及调整，像相关部门申请相应的人事权，进而能够根据档案馆的实际情况进行恰当的人才引进，从而提升档案管理队伍的人才力量，提升整体的管理水平。

第9篇：城建档案数字化管理范文

（一）城建档案信息化的长期存取问题由于计算机硬件技术和软件技术的不断更新，技术过时已成为影响

数字城建档案信息长期存取的重要因素。在选择存储时，要可能选择使用寿命相对较长的物质载体。

（二）信息保存技术的过时成为影响城建档案信息化长期存取的重要因素

由于计算机技术升级换代的时间很，依赖于计算机技术去保存信息的城建档案，也面临着严重的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。

（三）计算机网络的安全问题也是影响城建档案数字化建设的一个重要因素

要实现城建档案的数字化。将数字城建档案信息在网络上传播，这让我们不得不为数字城建档案信息资源的安全问题而担忧，一般的解决方法是将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性。虽然发展城建档案信息化有着种种问题，但从长远来看，发展城建档案信息化是必然的，也是适应社会发展需要的。城建档案信息化建设是用新的管理理念，采用新设备、新技术对传统的档案管理进行更新改造的过程。其目的不仅是保存一个城市的发展历史，也是为了这个城市以后更好的发展保存经验。城建档案信息化建设规划是城建档案发展的基础，是未来建设城建档案馆发展的方向，其建设水平如何，将直接影响着城建档案馆在信息时代的地位。生成高品质的城建档案信息化，仅靠技术是不够的，为了确保数字化城建档案信息的质量，还必须对转化过程中每一个可能改变信息内容的环节进行监督和控制，要确保信息的标准化、准确化和规范化。在建设城建档案信息化后，使之转化成为软件形式的二次文献信息供人们利用，而很多信息资料可以更方便更灵活得到查询。缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。城建档案信息化是信息时代电子化的发展趋势，现代办公无纸化的趋势，网络技术的发达，也使档案的保存、阅读方式发生了变化。为了满足社会需要，要开展城建档案电子化接收和管理；建设有各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务；建立真正的高效率的数字化城建档案，尽可能的使城市信息互通互用。

二、城建档案信息化管理的必要性

随着计算机技术，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。城建档案作为城市规划、建设发展过程中直接形成的真实记录，包含着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，作为城建档案的存储介质，载体形式主要有磁盘、光盘及录音、录像、文字、图纸、图表、照片等。声像档案是城建档案的重要组成部分，我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等，对其如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。磁性物质容易受外界环境如空气、温度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。采用现代高新技术，对城建档案优化信息源，整合档案信息，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用。同时也方便了网上传输，也为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。城建档案数字化建设中的声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新任务，声像档案也是提升城建档案在社会地位的极好载体。在声像档案地位愈显重要的今天，特别是在高速发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索声像档案管理这一问题，对城建档案数字化建设发展有十分重要的意义。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段，而做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展显得尤为重要，通过档案真实反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源，提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。

三、城建档案数字化建设需要政府的支持

（一）政府要积极引导，城建档案馆信息化建设的目标，树立建设信息化的意识，增强建设信息化的紧迫感和责任感。在开展工作中要统筹规划，需求牵引，科技创新，滚动发展。

（二）标准化和规范化是建设我国城建档案数字化工程的重要基础之一。结合实际情况，逐步推出相关的标准规范，最终形成我国城建档案数字化工程标准规范体系。此外，要紧密配合国家有关部门，积极探索网络环境下的知识产权保护与保障用户公平使用的合理途径。