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信息化下班级数据管理探究

信息化下班级数据管理探究

[摘要]在信息化背景下,班级管理工作中的数据管理可以通过计算机、网络来辅助实现。使用在线文档收集数据,使用office办公软件统计、分析、提取数据,使用邮件合并功能打印文件等可以减少重复操作,降低工作强度。班主任熟练掌握这些基本技能,了解常用办公软件的扩展功能,及时更新信息化知识,可以使自己在班级管理中游刃有余。

[关键词]信息化;班级管理;办公软件

1前言

班主任工作是学校学生管理工作的重要组成部分,其中学生信息的整理、分析、上报是班主任日常工作的一部分。随着信息技术的不断发展,各级管理部门也将各类管理系统作为日常管理的重要手段。各类系统的上线,意味着班主任作为数据提供的终端,需要提交各类系统所需的基础数据。掌握信息的管理办法,熟练使用日常的软件工具,可以有效提高班主任准备数据的效率,减少重复工作,将更多的时间投入到教学、科研、学生管理研究中去。

2常用的三个方法

2.1在线文档进行信息采集。班级管理中,学生信息采集是最基本的工作。学生信息随着时间的变化也会发生变化,如电话号码、家庭住址、是否团员等。传统的信息采集通过纸质的填写,再集中录入电脑。随着手机的普及和各种通讯软件平台的发展,在线文档成为班级信息采集和即时更新的便捷工具。在学生中QQ的使用更为广泛,学生使用时不需要安装、学习其他的软件,我们选择QQ在线文档作为采集工具,下面简述相关操作。首先选择一个群,在QQ群的应用面板中,选择“腾讯文档”,选择新建“在线表格”。我们可以自己创建一个表格,也可以选择一个现有的模板,这样一个文档就创建成功了。目前这个文档是私密文档,只有创建者自己可以查看、编辑。第二步对这个文档设置权限,点击“文档权限”按钮,点击“邀请他人一起协作”,在这个界面中可以选择几个好友或一个群共同编辑这个文档。这个在线文档,学生可以利用手机端随时随地进行编辑,及时更新自己的信息。班主任可以随时将在线文档导出为Excel表格,确保信息的准确性。2.2函数公式进行数据分析。在班级日常管理中,各种数据的统计分析是常见的工作,如学生的成绩表、基本信息表、各种资助评优表等。MicrosoftExcel无疑是我们最常使用的工具。SUM、AVERAGE、MAX、MIN等函数大家已经非常熟悉。这里我们再介绍几个函数,是班主任日常管理工作中经常使用到的。2.2.1RANK函数。用于对数据的排序,我们可以用它来对学生成绩或其他数值进行排名。在这个函数的使用中要注意的是,数组范围(Ref)的选择要使用绝对地址(在地址前加$即可),这样在复制函数时,数组范围不会发生变化。如不使用绝对地址,复制函数时数组范围自动变化,排序结果就是错误的。2.2.2VLOOKUP函数。这个函数的作用是搜索,用于“搜索表区域首列满足条件的元素,确定待检索单元格在区域中的行序号,再进一步返回选定单元格的值”。在班级数据管理中,我们可以使用它来自动填充数据。这个功能在数据量越大时,其效率越高,如对全年级或全校数据进行查找、提取。如有两张工作表,表一为学生基本信息表,其中包括学生学号、姓名、家庭住址、电话、身份证号等基本信息,注意基本信息表第一行作为表格标题,每个标题即是表头,对应一列数据,不要加上多个标题。表二为只有部分学生学号、姓名的空表,现在需要填写这些学生的家庭住址、电话、身份证号。使用该函数可以从表一中提取学生家庭住址、电话、身份证号等信息,填充到表二中。2.2.3IF函数。用于对给定条件的判断,根据判断结果的真或假,输出对应的数据。IF函数的使用较为简单,但将IF函数进行嵌套可以进行复杂的判断,掌握IF函数扩展应用非常有必要。如IF嵌套、SUMIF、COUNTIF等。2.3邮件合并进行文件打印。邮件合并功能在班主任工作同样非常重要,它可以快速批量制作、打印具有同一模板的文件,如个人成绩单、姓名贴、各类证书、给家长的信件等。邮件合并功能需要将Word和Excel结合使用。例如荣誉证书的制作,首先使用Word制作统一的文件模板,证书的部分内容是一样的,如“在2019-2020学年第一学期中,表现优秀,特发此证,以资鼓励”等。获奖人姓名、获奖项目是变化的内容,可以先空着。变化的内容使用Excel进行数据准备,将获奖人姓名、获奖项目两列在Excel中保存。在Word中,选择“邮件”页卡,在“邮件”页卡中点击“开始邮件合并”,使用“选择收件人”选择准备好的Excel作为数据源,选择“插入合并域”,将姓名和获奖项目插入到Word文档的对应位置,使用“预览结果”检查插入结果是否正确,最后使用“完成合并”可将制作好的证书打印出来,也可以将证书导出成单个文件或PDF文件。

3结语

信息化的今天,我们在班级管理中,使用与时俱进的信息化的工作方法,可以有效的提高我们的办公效率。我们既要熟悉像Word、Excel这样成熟的办公软件的常用功能,也要拥抱新技术,尽快熟悉像在线文档这样各个公司推出的办公软件。及时更新我们的知识,掌握新的工具,可以使班级管理工作高效、有序、科学地开展。

作者:胡淼 卢新杰 单位:江苏联合职业技术学院连云港中医药分院