信息化建设下档案管理论文

1影响档案信息化建设的几点重要因素

1.1档案信息化建设的认知因素

在档案信息化建设过程中，档案管理部门的领导对档案信息管理的不够重视，主要体现在档案管理部门没有一套完整的档案信息管理体系，对档案信息建设的认识及管理严重不到位，在档案管理过程中，档案工作人员受传统管理理念的影响，只对档案信息进行了收集，没有对其进行充分的分析与利用，没有发挥出档案应有的价值，严重的浪费档案的存在价值。

1.2档案信息化建设的观念因素

在传统的档案管理过程中，档案管理人员只将档案信息收集、保管就没有任何任务了。但是，随着城市人民群众对信息资料的不断提升，对存储的档案信息利用已经远远超过了信息本身的价值。所以，档案管理工作人员应该摒弃传统的管理理念，重视档案信息化建设，学会如何利用档案的价值。但是，到目前为止，大部门档案管理人员仍然没有意识到档案信息化建设的重要性，对档案管理难以达到要求。

2在档案信息化建设中应注意把握的几个问题

2.1数字化、网络化不等于信息化

档案信息化建设的内容非常广，其中包括信息的收集，整理、信息数据库及信息网络的建设、信息资源的有效利用、信息资源开发利用的法律法规及人才队伍的建设等。所以，档案网络化、数字化建设不单单只是信息的建设，应该从多个方面入手，促进档案信息化建设的快速发展。

2.2立足现实，加强标准化建设

档案信息技术处理，既有地域上的差异性，又有业务上的共同性。目前，各地档案馆普遍单独进行计算机管理系统的开发，无论是经济性、通用性都不利于协调统一。当务之急是加强档案馆之间的横向联系，按照统一的标准、规范，把计算机应用及适合共性特点的软件开发作为信息化建设的切入点。要力求软件功能设计既具有相对的统一性，又具有一定的灵活性和较强的应用性，争取在最大范围内建立统一的网络平台，整合档案信息资源，以整体优势最大限度地实现信息资源共享。

2.3注重质量，加强特色建设

信息化不应流于表面和形式，而是要注重由信息技术支持的档案信息是否适合用户需求，是否实现了档案服务功能的全面拓展和最大优化。如果传输的档案信息及相关的数据不被利用或者接受，那么档案信息化建设就起不到原有的作用。所以，档案信息化建设工作必须与社会广泛联系，了解社会需求，掌握信息利用规律，深入挖掘馆藏潜力，注重特色建设，在档案信息服务方面充分体现吸引用户的魅力。

2.4着重用户的实际与需求

不同方面的用户是信息化建设成果的直接受用者，但由于受计算机知识等因素的制约，使档案信息化与一些用户还有一定距离。重要的是要建设一种便捷的、更加适应用户需求的新型档案信息服务关系，充分满足用户需求的信息，与社会共同发展，共同进步。

2.5以人为本，加强人才培养

在档案管理工作中应广泛使用电子设备，使传统的档案管理方式从根本上发生变化。着力培养一支复合型的人才队伍，对完成信息化建设任务至关重要。首先，要重视对现有管理人员和专业技术人员的岗位培训和继续教育，为大家创造学习现代科学知识与先进技术的机会。其次，有计划、有针对性地招聘信息化建设专业人才。招聘信息化专业人才要长期、中期、短期相结合，实行用人制度上的社会化运作。通过实行培养现有人员和引进专业人员的办法，不断提高信息化建设队伍的综合素质和创新能力，保证在完成信息化建设任务时得心应手。

3档案管理信息化发展策略

3.1转变思想观念，树立信息化管理意识

在我国现阶段，档案管理工作得到了各行各业的广泛关注，也取得了一定的成就。所以，在档案管理模式及管理理念上也应该进行改革与创新，档案信息化建设成为了档案管理工作的必然趋势。为了与时代同步，档案管理人员必须改变传统的管理理念及模式，加强档案信息化建设，提高自身的职业素养及岗位技能，只有不断的提高档案管理人员的综合素质，才能有效的促进档案信息化建设的快速发展。

3.2制定信息化发展目标，并严格执行

在档案管理工作中，管理人员必须从全局出发，将近期目标与长远目标进行有效的结合，坚持一定的原则，既适用性、实用性、科学性。在档案管理工作制定长远目标时应该对档案管理工作进行深入的分析与研究，使制定的目标得以实现，为全局统一发展而努力，充分的考虑档案信息化建设未来发展的需求，留下兼容、扩充剩余空间，避免有效的资源浪费。在制定档案管理工作的近期目标，档案管理工作近期目标的重点在于其可行性和实用性。在档案信息化建设的初级阶段，需要对现有的档案资料进行整理，这项工作必须仔细、认真、不能出现任何纰漏和差错，档案资料的正确性是非常重要的，所以，在整理档案资料时必须保证其准确性，并且按照标准执行。在对档案馆进行整理时，首先要对重要的档案资料进行数字化处理，对于没有价值的资料进行销毁，避免浪费资源和时间，这是对档案管理实行信息化的一个基本要求。

3.3信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理

现阶段，档案管理的各个部门缺乏有效的沟通和统一管理，各个部门所采取的信息化手段及设备都不相同，严重影响档案信息数据之间的兼容性，严重制约档案信息化建设的发展。为解决档案信息化建设存在的问题，必须与档案管理工作的实际情况相结合，使档案管理工作数字化设备得到统一，并使档案管理的工作人员具有专业性，进而实现设备的文字识别功能，以及自动的转化、编目、检索功能，并在此基础上实现档案信息化建设中自动标引、上载以及辅助立卷、全文存储等功能。在档案管理工作中，使计算机设备的规格及型号得到统一，这是档案信息化建设实现的基础。

4结束语

档案信息化建设可以有效的促使档案资源得到有效的开发和利用，还为社会提供更多的服务和资源，在档案管理工作中，加强信息化建设，促进档案信息化建设的快速发展。

作者：赵辛 单位：吉林省疾病预防控制中心