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职业教育学校档案管理论文

职业教育学校档案管理论文

1职业教育学校档案管理的重要性

学校档案中,真实地记载了学校教学设备和设施的建设和采购信息,一旦出现设备和设施的故障,可以通过档案进行查询,为维修和养护奠定基础。同时,为日后学校的扩建和改建等提供参考价值。

2职业教育学校档案管理的现状

2.1学校的重视力度不够

我国档案管理的起步较晚而且发展的速度较慢,导致学校的高层管理人员对档案管理的重视力度不太够,经费和政策扶持力度不足。在档案管理工作中,经常出现材料不齐全或者无法完整的采集材料等现象发生。相关的部门未能及时上交资料,导致许多重要的资料流失;同事,由于经费的不足,导致管理设施较为落后且不齐全,无法提高档案管理的质量和水平。

2.2管理设施和制度不完善

学校档案中大多是纸质的文件,因此对于管理的设施要求非常苛刻,通风、防潮、防霉和防火等条件都必须达到标准,一旦出现事故,将导致档案的全部流失和损坏;同时,我国职业教育学校,没有建立统一和系统的信息化管理导致,导致档案管理水平较为落后,无法为学校管理水平的发展提供帮助。

2.3管理人员数量和质量不达标

职业学校的人才数量和质量不达标,严重地制约了档案管理水平的发展。许多档案管理人员由其他部门人员兼职,没有经过专业的学习和培训,导致档案管理的水平较低,专业水平参差不齐,对档案的管理和分类等各不相同,难以满足现代化档案管理的水平标准。同时,由于学校拨给的经费不足,档案管理人员的数量始终无法满足标准,形成了一个恶性循环。

3加强职业教育学校档案管理的措施

3.1加强学校对档案管理的重视

档案是学校的宝贵资源,是维持学校发展的重要保障。因此,学校应当加强对档案管理的重视水平,主要方法包括:

①学校高层管理人员应当将档案管理纳入学校的日常活动中,潜移默化地影响学校的员工;

②学校应当安排专门的人员对档案室进行管理和打扫,所有的人员应当清楚地了解自己的工作流程和职责;

③将学校档案管理水平作为相关部门的考核和评判内容;

④学校应当定期组织对档案管理人员的培训,提高管理人员的水平和素质。

3.2制定科学和完善的档案管理制度

制定科学和完善的档案管理制度,是保障档案管理有条不紊发展的前提,主要方法包括:

①设立独立的档案管理室,严格按照防火、通风、防潮和防霉的条件进行打扫和布置,配齐管理设施和设备,确保管理水平达标;

②建立系统的管理规章制度,规范每位管理人员的职责,以却把责任到人,出现突发事件时,可以第一时间进行预后的管理。

3.3提高档案管理人员的基本素质

提高档案管理人员的基本素质,是提高档案管理水平的重要保障,主要方法包括:

①定期对管理人员进行考核和培训,加强管理人员学习的能力,规范档案管理的水平;

②对于出现重大管理事故的员工,进行停岗培训,直到操作水平达标后方可上岗工作等。

3.4使用现代化的管理系统

学校应当配有现代化的管理系统,为档案管理的长期发展提供基础,主要措施包括:

①使用信息化的管理操作系统,全面和科学地对档案进行保存和分类,能够快速地查询档案信息;

②配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备,保障档案的快速录入和管理等。

4结论

随着科技和信息化的不断发展,社会对职业教育学校对档案管理的水平与日俱增,为了使得档案能够为学校的建设和发展提供价值,学校应当重视对档案的管理,建立和培养一支高素质和高水平的档案管理团队,确保档案的真实和完整。

作者:谢玉 单位:吉林省四平卫生学校