信息时代高校档案管理需要注意的问题

摘要：本文从信息时代下高校档案管理需要注意的问题出发，提出了一些具体的解决方法，以期推动我国高校档案管理工作的发展和进步。

关键词：大数据时代；档案管理；模式变化；研究

信息时代的档案管理工作与传统的档案管理工作不仅在形式上有所区别，在理念上也不一样。现代信息技术让高校档案管理工作通过网络这一媒介就可以完成，提高了高校档案管理工作的效率，为学校的运行带来了方便。加之信息时代档案管理的形式更加多元，让许多的图文、声像档案也可以很好的保存和管理，延长了档案信息的生命。

一、信息时代下高校档案管理存在的问题

1、信息化管理水平不高

现在我国高校已经有大部分都是采取计算机管理档案的方式，但是在这一过程中存在着信息化管理水平不均衡，管理档案的系统还有软件都不太一样等问题。一些高校在管理高校学生以及其他档案时采用的是缩微复制存贮技术，甚至一些经济条件比较好的学校已经有了自己的档案管理类的网页。尽管一些高校已经具备了这一类的技术基础，但是在实际的档案管理工作中却没有充分利用。另外一些学校则是由于经济条件的限制，档案管理的方式仍然停留在使用计算机建立档案目录管理，这种档案管理的方式与前一种具有技术性的档案管理方式相比显得非常落后。在高校中还存在一些学校按照传统的档案管理模式进行，并没有开始应用计算机等。

2、电子档案的管理法律效力低

电子档案被科学管理的前提是要将电子档案进行收集，在我国目前的档案管理的状态下，无论是电子档案的收集还是电子档案的管理甚至是利用都还不具有一种法律效力。高校的电子档案是存在计算机里面的电子数据，是一种办公自动化的高级产物。但是目前在高校中电子档案录入学校的电子档案系统的过程以及录入之后都没有充分的安全保障，档案的安全性受到了挑战。加之电子档案本身的体积小，存在容易存储、复制、变更这一系列的特点，导致其很容易被不法分子窃取进行非法活动，电子档案的法律效力不高。

3、立卷制度的不利影响

我国传统的档案管理办法中涉及到立卷制度，但是在当今的信息时代中，这种制度已经受到了剧烈的冲击，为了适应现在计算机管理档案的要求，原有的立卷制度应当尽快加以完善。因为立卷制度的缺点是没有一个统一的规定，让档案管理工作没有系统性。

4、档案管理人员素质不高

目前高校中一些档案管理人员还是以前那些按照传统模式管理档案的人员。因此在现今信息化时代的推动下档案管理的方式发生了巨大的变化，而这一部分档案管理人员不能够适应计算机管理档案的办法，导致了高校档案管理工作不能够迅速推动和发展。

二、信息时代下高校档案管理对策

1、投入资金促进档案管理的信息化

信息时代下的技术更新非常之快，高校要引进这些技术管理学校档案则需要一定的经济投入。学校积极增加针对档案管理工作的资金投入力度，努力实现档案管理一体化，大力推动电子文件归档以及电子档案的管理、数字档案馆的建设等。目前相关部门已经提出了要建立通用数据库软件的目标，目的是要减少档案管理的混乱现象发生或者调整档案管理混乱的局面。这样使档案管理工作更加有序进行，减少人力物力资源的浪费。此外通用数据库的维护还需要引起各高校的重视，需要将其维护的节奏与档案更新的节奏同步，以保证档案管理工作的实效性。

2、促进高校档案管理的现代化思想形成

高校中从事档案管理工作的人员的思想要与时俱进，更新自身的管理理念。档案管理从学科的角度看，具有一定理论和发展规律。高校档案管理人员要在档案管理工作中积极转变观念并提高自身的管理水平，掌握先进的管理技术努力地将管理型的档案管理模式转变为服务型的档案管理模式。在档案管理中不仅要提高管理的速度还要保证档案管理工作的质量，而且强调档案管理人员树立创新意识，抓好档案管理的每一个环节，不断发展档案管理的方法和手段。

3、增加高校档案管理的齐全以及时效性

计算机网络在高校档案管理工作中的应用，需要工作人员积极利用电子信息技术收集高校档案信息，并利用网络完成信息的采集核对工作，对高校内部各个部门的信息进行整理，形成可以随时调配和利用的文件，再次利用网络发送到高校各部门。在档案管理过程中工作人员要善于利用档案管理知识，将档案分门别类，尽量给需要查看资料的人带来方便，也是保证档案系统性的重要手段，最终确保高校档案管理工作的齐全性还有时效性。

4、加强高校档案管理的安全防护工作

高校档案的重要性不言而喻，因此在管理中学校要加强对档案的安全防护工作。基本的安全措施可以从学校的机房设备开始着手改进，比如计算机机房安装防盗门窗，机房钥匙要严格控制，档案管理系统要设置进入密码并采取不定期更新的方式。此外针对系统因为突然断电可能造成数据丢失这一问题，学校可以采用配备不同电源的方式解决。在计算机中安装最新的杀毒软件，严防病毒入侵导致数据被盗取或者丢失的现象发生。

5、提高高校档案管理工作人员的素质

高校档案管理工作者在日常的工作中首先要对自身的管理能力不断提高，学习先进的技术，提高自身的适应能力，最重要的是培养一种对档案管理工作的热情。高校也应当采取积极措施培养管理人员的档案管理能力，具体可以采取开办培训活动，培训管理人员。让管理人员逐渐掌握现代的档案管理办法，成为可以使用信息技术管理档案的人才，并具备档案管理的理论知识，能够将档案管理的内容合理化、条理化，实现管理人员系统管理档案的高效管理方式。另外高校加强管理人员的思想政治素质也是保证高校档案安全性的手段，管理人员是与档案具有直接联系的人，在管理过程中要具备良好的政治素质才能够保证不被非法利益诱惑，盗卖学校档案数据信息。

三、结束语

随着电子新技术出现和发展，其本身所具有的快速、准确以及高效的特点让档案管理工作变得更加方便和安全，传统的档案管理工作也因此面临着巨大的挑战。高校档案管理要加强资金投入、促进现代化思维、提升档案齐全性以及做好信息安全工作，保证档案管理有效可靠。

参考文献

[1]王艳婕.浅谈高校档案管理的保密管理[J].吉林化工学院学报,2011（2）

[2]杨戎.文档一体化进程中的文档关系新探[J].四川档案,2012（6）

作者：刘莎 单位：晋中师范高等专科学校