办公室规范化管理问题与探析

摘要：高校二级学院办公室是学校内上传下达、协调左右的基层行政管理机构。随着我国高校“双一流”建设的深入推进和“放管服”改革的走深走实，二级学院办公室在高校管理体系中起到了越来越重要的作用。该文通过对高校二级学院办公室新特点、新情况的研究，分析了高校二级学院办公室管理中存在的诸多问题，并有针对性地提出了高校二级学院办公室规范化管理的有效策略。

关键词：高校；二级学院；办公室管理；规范化

随着高校“放管服”管理制度改革的不断推进，高校的内部管理逐渐形成了校、院两级的管理模式，二级学院办公室作为与学校各部门沟通交流和协调学院内部各单位工作的枢纽，其高效有序运转不仅关系到二级学院的事业发展，更是实现高校治理体系现代化的重要抓手。教育部等六部门在2021年印发的《关于加强新时代高校教师队伍建设改革的指导意见》也特别提出健全高校的组织保障体系[1]。因此，如何应对学校管理重心下移带来的工作量增加、管理难度增大等问题，是二级学院办公室规范化管理面临的主要挑战。

1高校二级学院办公室工作的主要特点

1.1覆盖广、线程多

二级学院办公室作为多层次、多方位综合的行政管理机构，在高校“双一流”建设中发挥着重要作用。二级学院办公室职责范围覆盖了教学、科研、党政、人事、资产、安全、外事等诸多方面，不仅包含有较高学科知识要求的专业性工作，还包含档案整理、财务管理、机要保密和职称评审等常规事务性工作，以及事务决策、草拟公文、协调上下级等政务性工作等。此外，二级学院办公室还需要解决学院因职责不明、人手不足而出现的临时性工作以及学校各部处下达的其他工作。其工作内容覆盖面广，通常多线程同时进行。这就要求其工作人员具有明确划分各项工作轻重缓急、同时处理多项任务的能力。

1.2上传下达、协调左右

二级学院办公室是兼具执行、参谋、服务等职能的有机体，其服务对象复杂，对内包含学校各职能部门、学院领导、教师和学生，对外面向其他各单位，在各部门间承担着重要的中介作用。一方面，二级学院办公室作为二级学院与学校其他部门的交流枢纽，需要配合学校执行各项制度并对领导布置的任务做好督促和落实工作；另一方面，二级学院办公室是二级学院内部领导、教师和学生之间的沟通桥梁，领导的各项决策需要通过办公室向师生传达，师生的意见也需要通过办公室向上级反馈；同时，二级学院办公室作为校内、校外各部门之间传递信息的窗口，需要配合学校完成公务接待、社会服务等重要项目。1.3以服务为导向“以人为本”的管理理念和“服务领导、服务基层、服务群众”的指导思想决定了服务师生是二级学院办公室一切工作的出发点和落脚点，教学、科研、行政、人事等方面的工作处处体现其服务的特性。这就要求其工作人员充分了解院情，掌握师生的思想动态，对师生教学、科研、后勤保障等方面的需求做好合理安排，以减少学院组织运行障碍。二级学院办公室也服务于学校各职能部门，配合各部处传达、落实学校的各项工作，因此其工作人员要树立较强的服务意识，具备超前的服务观念。

2二级学院办公室规范化管理面临的主要问题

2.1工作内容繁杂

二级学院办公室工作覆盖学院的各个方面，服务对象众多，工作内容琐碎繁杂。而近年来为提高专任教师比例，高校对管理人员数量和编制的限制使得二级学院办公室普遍存在人员缺乏、一岗多职的现象。高校二级学院办公室通常有4～6名工作人员，其中还包含转岗、借调的临时人员，岗位职责不明确、责任权力不对等等多种问题也随之凸显。此外，临时性、事务性工作也常常耗费他们大量时间和精力，导致其难以在完成本职工作的基础上对工作进行深入思考。虽然二级学院通常配有一些临时的学生助理来分担一部分工作，但由于人员流动性大、标准化流程不规范，他们在事务性工作的开展过程中很容易出现因对工作流程不熟悉而导致的工作效率低下等问题，甚至发生错误。

2.2考评机制待完善

二级学院办公室的工作以服务和执行为主，且工作内容和服务对象复杂，不像科研和教学工作那样能够进行准确量化。尽管各高校不断尝试对考评机制进行改进，但最终效果始终不够理想。目前，我国高校行政机构采用的绩效评价方式主要分为四种：基于工作经验对工作内容进行量化排序、基于多维度考核的BSC（平衡计分卡）评价、基于自我评价的EFQM（业务卓越模型）评价以及以部分负责人评价作为部门评价结果的综合评价[2]。其中，多数高校采用的是第一种评价方法。然而在实际考核过程中，这种“一刀切”的评价方式难以真正体现二级学院办公室工作人员的工作量和工作能力，尤其是在以科研为主的学科中，“重科研轻行政”的现象普遍存在，以论文、项目为主的绩效考核方式往往使得办公室工作人员处于劣势，且由于其工作往往包含在学院整体工作中，或与学校其他部处配合完成，个人的工作量难以体现。长此以往，办公室工作人员的工作积极性难以调动，领导也无法发现学院办公室队伍中存在的问题。

2.3人员队伍不稳定

在新的教育改革背景下，二级学院办公室工作对工作人员的能力和专业知识提出了更高的要求。然而，当前高校的人才引进福利政策往往倾向于专任教师，定编条件主要依托于科研成果。办公室工作人员虽然作为高校二级学院协调运行的重要执行者和落实者，却通常以计划内或计划外非编制的身份入职。此外，二级学院办公室队伍在职位晋升、进修学习等各项学校政策扶持上都处于弱势。这些因素造成二级学院办公室工作人员缺乏足够的认同感和归属感，仍会继续寻找有编制的岗位或更好的发展机会，他们被调往平台更大、升职更快的校级职能部处或提出离职的现象时有发生，这就导致二级学院办公室队伍的流动性较大。

2.4信息化程度不高

由于工作内容和机制的不同，二级学院办公室工作人员一般由行政、人事、科研、教学等专任秘书组成，其各自掌握的信息相对独立。然而在许多重大工作如学科评估、聘岗、绩效评价、资料采写中，通常需要各个秘书将各自掌握的信息整理汇总，由于信息采集工作量大、信息获取时间集中、信息源也相对分散，且缺少便捷高效的信息共享平台，信息的完整性和时效性难以得到保证。而需要审批报送的工作往往需要专任秘书准备纸质文件等待领导签字，再将材料交由相关工作人员存档，这很容易在时间协调上造成一定不便，导致处理周期延长，无形中影响到办公室的工作和决策效率，同时也会使学院的整体运行受到阻碍。

3高校二级学院办公室规范化管理方法探索

3.1分流事务性工作，规范标准流程

高校二级学院办公室日常工作主要分为提升型工作和常规型工作。提升型工作主要包含协调上下级等整体性规划和决定工作，需要办公室工作人员亲自处理；而常规性工作相对单一，工作内容变化不大，如文件传递、文字校对、财务送单等，可由学生助理在办公室工作人员的指导下完成。此外，对办公室的各项工作建立标准化的工作流程，将每个步骤、所需材料、具体要求以及对接人员都进行整理划分，一方面可作为办公室工作人员处理同类工作的标准和指导，另一方面可作为办公室工作人员布置常规型工作的规范和依据，避免因工作内容繁杂、助理流动性大等问题带来的效率低下等问题，从而使办公室工作人员能够将更多精力投入对管理方法和理念的思考，进而充分发挥每位办公室工作人员的主动性和最大效能[3]。

3.2规范考评机制，激发工作热情

考虑到不同岗位的特性，高校需要科学地对二级学院办公室工作人员的工作进行量化。中共中央、国务院于2018年印发的《关于全面深化新时代教师队伍建设改革的意见》也提出了“深化高等学校教师人事制度改革”和“深入推进高等学校教师考核评价制度改革”的要求[4]。不同于科研和教学工作以研究成果、人才培养为主要目标，二级学院办公室的工作职能和重点在于服务。尤其是在学科建设与服务工作方面，根据学院内部运行、获得资源、长期成长、服务对象满意度等方面设置多维度的评价模型，能够在一定程度上弥补单一评价模式存在的不足。二级学院办公室工作人员评价模型可参考如下公式：G=G1+G2+G3+G4=∑i=14GiGi=Ki1Qi1+Ki2Qi2+…+KinQin=∑j=1nKijQij其中，G表示工作总量，G1表示学院日常内部运行的常规工作量，G2表示获得教育经费、场地等的工作成果，G3表示通过对学院工作管理方式、专业化水平等进行改进并有利于学院长期动态发展的工作成果，G4表示教师、学生等学院办公室服务对象的满意度，Kij表示具体内容的折算系数，Qij表示具体的评价内容。此外，将绩效奖励、职位晋升等关系到员工切身利益的指标与考核结果挂钩，一方面能够促使办公室工作人员个人能力的强化与学院办公室整体工作水平的提高形成良性互动，另一方面能够促使办公室工作人员对自己的职业生涯进行更加合理的规划，以更加积极的态度和高涨的热情完成工作。

3.3完善管理结构，发挥组织作用

二级学院办公室工作人员缺少编制的现象普遍存在于各个高校，而人员流动也主要发生在这部分人员中。高校人事部门应牢固树立“大人才观”，改变大量使用劳务派遣人员的人力资源管理模式[5]，为工作成绩突出的工作人员解决编制问题，或通过调整工资结构、设置专项奖励、完善成长机制等方式，缩小非编人员与在编人员在薪酬福利、职位晋升等方面的差距。此外，二级学院应充分发挥党支部团结群众、组织群众的重要职责，不断增强办公室队伍的凝聚力，还应充分发挥工会的桥梁纽带作用，使办公室工作人员感受到家的温暖，为他们带来幸福感，从而打造一支积极进取、充满活力的办公室队伍。

3.4推进扁平化管理，加强信息化建设

为适应“放管服”背景下的建设要求，二级学院办公室要通过扁平化的管理方法，适度下移管理重心，合理增大管理跨度，适当扩大办公室工作人员的自主权，从而有效减少组织运行障碍。同时，为提升工作效率和整体工作水平，办公室还要充分利用信息化办公优势，简化信息查询与传递流程，提高资源整合与共享能力。例如：对于需要存档或录入的纸质档案，可利用扫描、OCR文字识别技术实现文件的快速录入，以方便信息的查找筛选；对于报送审批类工作，可利用OA办公系统实现在线审批报备，并生成相关电子存证，实现“便捷办、快速办”；对于需要汇总的基础信息，由于每年汇总的内容基本固定，可根据行政、人事、科研、教务等不同工作建立部门各项信息台账和动态数据库。

参考文献

[1]关于加强新时代高校教师队伍建设改革的指导意见[A].2021.

[2]田晓潮.大学内部行政机构绩效综合评价研究[D].武汉:华中科技大学,2019.

[3]王晓晶,管楠祥.“双一流”建设中优化院系办公室工作研究[J].办公室业务,2019(20):21-22.

[4]中共中央国务院关于全面深化新时代教师队伍建设改革的意见[A].2018.

[5]李荃.“双一流”建设中二级学院行政管理队伍建设试论[J].科教文汇(下旬刊),2018(3):131-133.

作者:舒心 贾思璠  单位:北京化工大学化学学院