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办公自动化计算机信息处理技术应用

办公自动化计算机信息处理技术应用

关键词:信息处理技术;计算机工程;数据处理

引言

计算机技术不断发展,促使信息技术得到广泛的应用与推广。与此同时,也能加快信息技术处理的能力[1-7],保证办公信息处理模式得到相应的改变。企业想要提高办公效率,那么就需要将办公自动化技术引入其中。与此同时,利用自动化技术,不仅能够保证企业管理结构更加完善,同时也能加强相关部门之间的互动与联系次数,保证各部门办公能力得到协调,最终有利于提高办公效率,促使企业发展更加顺利。

1计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

办公自动化最主要的目的,就是使得信息处理时间得到缩减,由此能够减少人工成本和其他成本。在办公室应用计算机信息处理技术时,能够有效地节省办公时间,同时使得办公效率得到提高,为企业创造更多效益。在办公室自动化工作中,应用计算机信息处理技术时,主要体现在下述几个方面:(1)图文制作。在办公室自动化运用过程中,利用信息处理技术去开展图文制作,成为人们最常见的功能,这里所说的图文制作,就是将办公室当中需要的文字性信息或者数据信息,利用信息处理技术放到了幻灯片的格式当中,并且插入音频或者图片,随后利用屏幕,演示在他人的面前。这作为当前最常见的办公过程,他能够确保生命信息更加具备清晰化与直观性,同时也能利用办公软件,使得使用者创造能力得到充分的提高。(2)文字处理。计算机信息处理技术的出现,能够使信息处理能力得到提高。在当前办公信息处理时,如何处理文字信息,成为人们十分苦恼的情况,其中包括报告合同、书信等文字,因此可知处理功能有着十分重要的作用。在办公过程中,计算机信息处理技术的出现,能够有效地脱离纸质化办公程序,并且利用信息处理方式,完整地呈现文字信息,使得办公更加的快捷与方便。文字处理软件也包含多个功能,不仅能够管理文件,同时也能对图形、数据、文字等进行有效的整合,随后执行相关的命令。在信息处理技术当中,关于文字处理技术的出现,能够为客户提供更多的选择,确保办公更加的快捷与便利。(3)数据处理。除了文字处理和图文制作之外,在办公自动化运用过程中,计算机信息处理技术仍存在一个强大功能,那就是数据处理。以往公司主要是利用手工账等方式处理会计信息,因此可知这一过程十分烦琐,同时也不利于后期的纠错与检查。计算机信息技术的出现,包含了数据处理功能,保证在处理数据时,更加的准确与快捷,对于广泛初学者而言,操作也更加简单,利用专业化工具,帮助其完成工作,有效地减少一些十分复杂和重复性的计算,提高了工作效率。同时在使用数据图表时,可以保证显示的数据更加简洁与直观,因为其有着强大的数据库功能,所以也为财务报表制作和信息分析提供更多的便利。

2面临的问题

随着科技不断发展,人们的生活变得更加丰富,同时也使得原本的办公环境得以优化。目前来看,计算机信息处理技术的出现,能够确保办公更加便利,提高工作效率,同时也会受到各方面的限制。(1)实用性。目前来看,已经开发出的办公软件主要是为大多数人群提供服务,由此满足大众需求,他具备极强的操作性和综合性,这样才能保证在使用时,具备极强的适应性。因为各行各业特点不同,所以有着不同的办公环境,针对不同客户群体不同特点,所以当前采用的办公自动化方式,主要是从大众基本需求出发,而不是针对客户需求双方,这就导致其缺乏较强的实用性。(2)针对性。随着办公自动化发展,为人们工作带来更多便利,因此也能不断提高信息处理速度以及工作效率。目前来看,市场中已经出现大量的信息处理软件,通过对这些软件进行有效的分析,笔者发现,当前研发公司主动研发出来的信息处理软件,存在一个共同特点,那么就是具备极强的通用性。所以就说明这个软件适用于各行各业,但是只能处理一些常见的问题。如果某企业或者某行业本身就具备较强专业性问题时,那么就难以继续进行办公,因此可以了解到,当前市场上的信息处理软件缺乏针对性,这也成为当前一个最主要的通病,这种情况的发生,会导致软件利用率不断降低,最终对于办公自动化效果产生影响。

3应对的策略

(1)对于服务模式进行创新。只有利用有效的服务方法,才能制定出与办公自动化要求与标准更为符合的自动化基本框架,最终有效的构建服务平台,并且制定将服务作为基准的管理流程,在实施过程中。首先必须从供应商角度出发,作为信息软件处理供应商,需要对于原本的软件内容做好创新工作,并且对于办公自动化服务产业化的项目投资力度进行强化,这样才能保证办公自动化服务朝着稳定健康的方向发展下去。作为信息处理软件的供应商,如果在信息处理过程中,想要得到更好的发展,那么就必须保证自身具备良好的服务能力,并且该服务能力也是信息处理软件得到发展的有效前提。因为需求和服务处于一个密不可分、相辅相成的状态,所以在办公自动化发展的同时,也需要对企业需求进行了解。此外,也需要对当前现有的服务模式进行改进。其次在实施办公自动化项目过程中,因为外界环境十分复杂,所以与其他项目有着极大的不同,所以需要对于用户情况进行实际的调查,从实际需求出发,根据调查结果,设计出与需求相符合的软件方案,并且投入到项目运营当中,因此可知,这一过程并不是一个较为简单的过程,所以供应商在对于信息处理软件进行开发过程中,必须主动打造自己的品牌,并且保证与企业的服务、标准、制度等相符合,这样才能确保获得客户的信任与青睐。(2)建立完善的自动化功能与服务。自动化办公自动化逐步发展,开始迎合未来办公主要需求。通过这种优势,能够更好地满足企业在办公管理时所提出的相关需求,这就需要对于信息处理软件开发力度进行强化,确保信息处理软件朝着完善的方向发展下去,使自身功能更加的齐全,为日后发展提供服务,并且朝着更深层次的方向发展下去。在办公室的工作中,将信息处理软件作为研发的前提,根据实际工作情况,对于信息处理软件功能进行调整。比如预测功能、决策功能、财务分析功能等,同时作为信息处理软件供应商,需要不断地研发与企业相适应的软件,才能为客户提供多样化的选择。客户从自身情况出发,选择满足自己相关需求的会计信息化内容,在对于软件进行运用时,可以将资金与服务加入其中,确保企业从自身发展情况出发,及时调整软件的使用情况,最终满足办公自动化所提出的个性化要求。

4结语

随着信息计算机技术不断发展,也为实现办公自动化工作提供更多的便利条件。随着经济活动有效地加强,对于办公自动化需求也出现逐步提高的状况,办公自动化的出现,能够促使办公室的信息处理速度得到明显的提高,同时也能有效地节约成本,保证企业管理更加完善。在办公自动化过程中,信息计算机信息处理技术开始变得愈发成熟,但是仍存在较多的问题,面对这些问题,需要人们将全新的服务模式加入其中,确保功能更加完善,这样才能保证办公自动化进程得到加快。

参考文献

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作者:薛小瑞 单位:许昌电气职业学院