办公自动化中计算机信息处理技术的应用

现代社会，信息交流愈发频发，对于办公室信息处理也由传统方式向新型方式转变。计算机信息处理技术将庞大、冗杂的信息通过计算机技术、网络技术以及通信技术等手段，形成规范的数据表，省去了人工操作环节，同时在精密计算体系的支撑下，也有效地避免了信息记录错误的发生，提高了工作效率，保证了工作质量。随着办公自动化和数字化的普及，计算机信息处理技术也得到了更为广阔的发展空间，因其在实际工作中能够发挥积极的作用，所以，得到了广泛的应用。

1概述

办公自动化是以计算机为中心开展起来的人机结合的工作模式，通过利用现代化办公设备，采用科学的管理手段以实现办公自动化。在办公自动化运行过程中离不开人和信息系统两大要素。办公室是开展工作的场所，而办公自动化需要遵循以人为本的原则。在计算机信息技术应用到办公环境当中后，实现了成本节约、提升工作效率的目的，为企业的良好发展创造了有利的内部环境[1]。办公活动需要多种要素支撑，如办公人员、办公环境、办公制度、办公设备、技术工具等，各个要素之间的协同配合，形成了流程性的办公活动。人作为办公活动的主要实施者，在办公活动要素中占有重要的位置。办公活动中因个人的职能不同，所以，在办公过程中所需要的办公设备也会有所不同。随着计算机技术的广泛应用和网络的普及，办公场所和设备不断更新换代，让人们之间的空间距离愈来愈近。在网络时间空间覆盖的局面下，人与人，人与单位，单位与单位之间的信息交流更为快捷，这是现代科技给人类带来的创新。在办公自动化环境中，办公人员通过先进科技手段所创造的经济价值将成为各企事业单位发展的主要能源。办公自动化处理的是办公收集和接收的各类信息，在办公实现自动化以后，这些信息将通过现代计算机技术进行分析和整合，为企事业单位完成日常工作提供了更为便捷的方法[2]。为了确保信息处理的有效性和及时性，计算机技术中的自动约束机制的出现有力地保证了办公制度的实施。在信息化社会，办公自动化已经成为了当前企事业单位处理日常工作的一项重要手段，并在科技的支撑下逐渐扩大自身影响，以形成一种主控的局面。

2办公自动化应用现状

随着科技的发展，办公环境的改善，办公自动化也已经成功实现。在办公自动化施工的过程中，因客户的需求不同，且信息化软件建设的不断更新，致使办公自动化在运用的过程中出现了一些问题，这些问题的存在对企事业单位的发展是极其不利的。

2.1自动化办公系统的实用性不强

一些自动化办公软件在开发之初就将综合能力视为重要内容，因此，在功能上虽然有较为突出的个性，但却忽视了客户的实际需要，从而使软件得不到良好的应用。

2.2缺少针对性

很多软件在研发办公自动化软件过程中，采用“群件平台与适当定制相结合”的研发模式，但从实际情况上看，这种研发模式并没有得到很好的推广，很多生产商还是采用统一的模式，鲜少有定制，因此，只能满足用户的一般需要，而对其他使用需求就需要另行处理[3]。除此之外，软件模块的通用性不足，无法针对用户需求的变更而进行一般的处理也是自动化办公系统无法寻求到更为广阔发展市场的重要原因之一。软件模块的通用性不足，对非通用性不具备处理能力，因此，软件的利用率就会降低。

3办公自动化中计算机技术应用

3.1强化办公自动化管理体制

现代企事业单位对办公自动化计算机软件技术的资金投入较少，这是因为办公自动化计算机技术不能产生直接的经济效益。从多数单位对计算机硬件和软件的资金投入上可以看出，计算机操作者所掌握的计算机技术并不纯熟，只能应付一般的信息处理工作，无法就难点问题进行处理，从而降低了工作效率[4]。单位内部计算机操作人员计算机技术运用能力上的欠缺，一定程度上反映出了对计算机技术重视程度不足。另外，在计算机技术应用软件的选择上，因对实际需求了解不足，同时国内研发的软件价格昂贵，所以，很多管理者将关注的焦点放在价格上，而忽视软件的实际效用。从计算机软件在办公自动化的应用中可以看出，所产生的隐性效益是十分可观的，为此，企事业单位管理者要充分地认清计算机技术在发展中所起到的隐性作用，同时在计算机软件的选择上，要从实际需求出发，选择一款合适的应用软件才对推动办公自动化进程具有重要的作用。

3.2为办公自动化提供专业服务

目前，各单位计算机专业技术人才的专业素养从实际工作效果上看，还有待提高。因单位类型不同，对计算机技术的应用要求也会不尽相同，所以，从业人员的专业素养从基础上就存在着差异，这种差异是不可调和的，只能靠后天的努力去弥补[5]。就目前各单位计算机专业人才所具备的素养来看，普遍存在着应用理论和方法掌握不足的现象，这必然会对办公自动化的推进形成极大的阻碍。作为办公室计算机技术人员，为了确保计算机运行安全，可通过安装瑞星杀毒软件、设置防火墙、修补漏洞等手段确保计算机运行处于良好的状态。从专业层面上看，各单位计算机专业人员还要与时俱进，不断更新专业知识，从而维护办公自动化成果，并借助原有条件创造出对企事业单位发展更为有利的办公自动化环境。

3.3文档自动化管理

办公活动的一项重要内容是对各类信息进行收发和整理，在计算机的辅助下，这项办公活动变得更为简便和快速。就单位办公档案管理而言，运用计算机技术，可以实现网络浏览文件的可能。档案管理人员根据自身实际工作需求设置工作流程，对于档案的使用情况以及在使用后出现的变动进行及时地保存，可为以后使用提供便捷服务[6]。档案管理人员在收到档案以后，要在电脑里做好档案信息登记，并将其发送给承办人，最后保存归档文档。归档后的文件可以根据保密级别，由管理人员设置查询权限，查询文档工作可不定期执行，以确保文档信息没有被盗用。在整个文档管理过程中，因计算机的参与，使文档的收发和整理实现了自动化，这也预示着计算机技术会电子文档取代纸质文档，进而实现企事业单位文档自动化管理。

3.4工作流程自动化

现今，很多单位对计算机构建的网络系统并不陌生，并且在实际工作中大力推崇，这是现代企事业单位自身发展的需要，同时也是社会对企事业单位发展提出的新要求。单位内部构建的信息交流平台已经成为了内部信息流通的重要渠道。单位内部的信息平台，可以让员工及时地了解单位动态，同时还能开展培训工作，为实现内部资源共享，以及建立良好的企事业单位形象提供条件。计算机技术在办公自动化中得以良好的应用，不仅可以对整个办公流程进行实时监控，同时还能及时地协调各部门资源，以使整体的运转处于稳定、健康的环境。

4发展趋势

计算机技术随着用户需求的不断增多，将面临着新的挑战，而应对挑战的唯一方法就是变革。从实际发展上看，计算机技术的革新将向着智能化、系统化、微型化和高速化的方向发展，其发展速度将影响办公自动化的进程。就目前计算机技术而言，网络技术发展快速，由此可推断出办公自动化将具备网络计算机技术的发展特点。随着计算机技术提供的服务功能的增多，人际互动会话将成为一种新的办公自动化形式，具体体现为以下几个特点。

4.1视频技术得到广泛的应用

随着互联网技术的普及和研发，计算机视频技术会在办公自动化中得到广泛的应用，如视频会议，与会者可以通过摄像头清楚地表达自己的想法，同时组织者也能通过视频了解现场情况。随着计算机技术的革新，未来办公自动化视频会议的举办将会成为一种常态的议会模式。

4.2无线办公环境

网络的全面覆盖使得网络的利用效率得到了明显的提升，而网络办公也将成为一种新形式的办公方式。员工可以随时随地通过计算机进行网络办公，不受办公环境的束缚。为了保证办公信息的安全，企事业单位可以根据使用权限设置应用等级，这种借助现代网络开展的办公形式可以提高工作效率，为优化办公环境创造了条件。

5结语

信息时代的到来，给企事业单位的发展提出了更为严峻的考验，为了获得有利的市场竞争环境，及时地掌握市场动态是很有必要的，而网络这一有力的平台为各单位提供了便捷途径。目前，办公自动化对各单位的发展所产生的潜在影响已经得到了人们的认可，但从计算机技术在办公应用的情况上看，还存在着很多不足，这些不足将影响办公自动化的进程，为此，企事业单位要对计算机技术在办公自动化的应用予以重视，通过采取相应的手段，以提升办公自动化的实际效用。

作者：丁一 单位：南京市秦淮区人民检察院