办公室自动化中计算机信息技术应用

摘要：办公自动化能够给办公部门带来许多工作上的便利，办公室要不断的加强对于办公自动化的应用，了解办公自动化的相关功能特点，提高办公效率，促进智能化办公操作，整体提高相关部门的运作效率，降低成本，促进信息的有效性传播。有选择性的将计算机信息技术融入到办公自动化的中去。本文就计算机信息技术融入办公展开探讨。

关键词：办公自动化；智能化办公；计算机信息技术

随着信息社会的快速发展,科学信息技术的有效提高和大范围的应用,各个生产部门和相关社会团体对于计算机信息技术的应用也逐步熟悉。计算机信息技术融入到办公室自动化中有力的提高了办公效率和综合竞争力。为了平衡管理有效的提高部门的办事效率必须不断的对计算机信息技术融入办公室自动化这一应用进行思考。

1办公自动化现状

办公自动化是对于办公系统的简称。通过计算机信息技术加快办公处理效率,将一些繁杂的工作程序进行相关的机械操作,缓解人力压力,提高办公效率。计算机信息技术可以有效的提高在现代化快节奏信息高速化发展下的信息压力,迅速有力的传达相关信息,便于信息的大数据融合和查询。

2计算机信息技术融入办公室自动化带来的便捷

2.1提高了管理效力

办公地点不再局限,实现了多地办公,只要有互联网哪里都能够办公。工作人员可以通过计算机信息技术进行信息的有效读取和处理,提高了办公效率。工作人员可以通过互联网、智能手机的广泛应用了解到相关的政府政策与行业有关的最新信息及时制定相关的应对措施推动企业的发展。高层管理人员更好的进行信息决策,有利于公司企业的整体性决策管理。更好的利用时间进行办公,高速的信息传播,各部门可以及时的收到相关文件和通知,提高时间利用率。

2.2加快了信息传播速度

计算机信息技术融入办公加快了信息传播速度。相关的办公平台将更加有利于部门成员进行工作交流,提高团体协作性,更高效进行办公。及时有效的掌握信息也意味这掌握了先机,更好的提高企业的竞争力,有利于企业的发展。

2.3扩大信息储备空间

传统的办公模式的资料形式一直都是纸质资料,这种保存方式比较容易遗失且保存的容量较小且易受周边环境的影响。纸质资料的保存难度较高且查找也不方便。而计算机信息技术运用到办公中则大大的扩大了办公信息储备空间。资料的保存方式发生了巨大的变化,由纸质变为电子信息数据,储备的空间也急剧加大,更方便了工作人员的查询。相关部门可以将数据进行系统性的整理,各部门将信息数据相互整合组合成巨大的工作数据库。而随着信息不断的数据化,对于企业无形资产的保管要求也会越来越高,需要保证数据安全,保证企业的合法利益。

2.4降低成本

有利于办公成本的降低。在传统的办公中,办公人员间一般是通过电话进行交流,这样无形间增加了办公成本。而计算机技术的应用可以很好的解决这个问题。可以利用电子通讯技术进行交流,例如,电子邮件、微信、论坛等网络信息传播方式。

3计算机信息技术在办公自动化应用中的发展趋势

3.1不断提升办公系统的智能化水平

随着信息大爆炸时代的来临,业务的不断发展和扩张,用户使用办公系统时将会面临更加复杂的问题和数据。为了适应这种变化,需要不断的提升办公系统的智能化水平。利用一些新型的办公软件进行信息处理,将智能的信息软件进一步融入到办公自动化中,使办公软件可以智能地处理一些分析工作,继而提高用户的工作效率和工作质量。于此同时对工作人员也提出了更高的要求。工作人员需要不断地更新自己的知识储备库,学习新的办公软件操作技巧,提高工作效率。下面对公司运用ERP系统开展办公自动化进行简单的举例。我国南部的某公司在运用过程中,组织架构比较简单,集权式管理现象比较严重,公司的发展阶段出现了一定的停滞。之后,公司在决定引进ERP系统进行自动化管理,在使用的初期,由于对ERP的不熟悉,走了一些弯路,不过总体来说算是成功上线。接下来公司决定加大对ERP项目的投入使用,聘请有关专家对ERP的使用进行系统的培训,从公司的管理层,到普通员工齐心协力,最终完善了系统的管理,提高了公司的运营效率,公司整体的经济效益提高了40%左右。由此可见,当信息技术很好的融入到办公自动化系统之后,对于整个企业的发展都可以起到良好地促进作用。

3.2无线化趋势加强

现在办公系统的无线化趋势越来越明显,特别随着4G无线技术的发展,对于空间和时间上的限制进一步的放宽,整个办公自动化技术出现了新的发展趋势。在任何时间、任何地点,办公人员都可以加入到办公中,成为了最新型的办公形式。相信在不久的将来将会迎来5G无线技术的发展。

3.3信息技术影像化

如今视频的录制和压缩技术得到了很大的发展,信息技术影像化在办公中也越来越得到广泛的应用。首先,资料的影像化可以加深工作人员对于资料内容的记忆、掌握,对于客户可以达到更好地介绍和宣传作用。其次,影像化在视频会议上具有更好地应用,随着部门运转节奏的加快,所需开的会议也来越多。通过影像化,实现了与会者在不同地点的参会可能,并且可以将会场环境全面地收录,对于与会人员的想法形成清晰的表达。减少了与会者可能发生在交通上的时间和费用,大大地提升了整个办公系统的运行效率。

3.4办公系统差异化的出现

随着信息技术在办公化的蓬勃发展,办公系统的差异化现象也随之出现。在实际的工作中,由于各行各业的工作性质不同,工作环境不同,所以对于办公系统的需求也有很大的差异。在以前的办公软件中,差异化现象并不明显,很多部门采用办公软件后,发现只需要其中一部分的功能能够满足办公需求,这在一定程度上造成了办公资源的浪费。随着信息化技术的发展,现在很多办公软件都实行了需求化定制,即根据办公环境和具体的客观环境制定出满足公共需求的软件,这也是未来办公化发展的一大趋势。

3.5协同化发展

办公软件的数量越来越多,用户计算机中的软件也在为软件公司抢占用户,那么过多的办公软件鱼龙混杂,不但不会提高用户的办公效率,反而会污染办公环境。所以,未来的办公自动化将会利用计算机信息技术将不同的软件的分门别类,综合管理,最终形成一个集成系统,使其功能可以相辅相成,协同帮助用户解决问题。

4结论

在计算机信息技术的不断发展之下,办公自动化将高效的提升办公效率。对于部门与部门间的协调合作有着较大的帮助。要不断的加强对于办公自动化应用的重视程度,通过信息技术和办公自动化的结合更好的提升企业在数据时代的综合竞争力。

参考文献

[1]王健勇.关于计算机信息技术融入办公自动化应用的思考[J].信息系统工程,2013,02:129.

[2]梁大为.关于计算机信息技术融入办公自动化的思考[J].科技创新与应用,2016,05:81.

[3]胡霞.企业信息化驱动机制及其模式选择研究[D].徐州：中国矿业大学,2013.

作者：张玉霞 单位：黑龙江省北安市妇幼保健院