会计电算化内部控制制度探析

［摘要］随着计算机在现代社会的广泛运用，电算化会计系统也应时而生，一个企业要想在竞争激烈的现代社会立足，对电算化会计系统的正确应用是必须具备的能力。电算化会计系统的迅速发展给会计行业注入了新的活力，使会计业务处理更加便捷、有效。在本文中笔者将以儒森汉语学校为例，分析儒森汉语学校的电算内部会计控制存在的问题并提出了相关建议。

［关键词］会计电算化系统；内部控制；问题；建议

1会计电算化与内部控制制度的定义

会计电算化，也就是在会计领域应用电子计算机进行作业，是在算账、记账、报账环节使用计算机对人工予以替代及分析与应用会计信息的过程。内部会计控制是单位为实现信息质量的提升，在可靠性、正确性、安全性及完整性方面为会计信息资料提供保障，贯彻落实相关规章制度及法律法规，在效率性与经济性方面为经营活动提供保障，而采取的一系列应用在自身内部的控制程序、措施与方法。根本目的是推进单位经营管理的强化，对资金进行更科学管控，最终实现经济效益的提升。

2儒森汉语学校会计电算化的背景

作为儒森教育旗下的专业对外汉语国际授课机构，儒森汉语学校在全国共9个教学中心。儒森汉语学校采用的是金蝶财务软件，此软件实现了人力资源管理、财务管理、商业分析、供应链管理等功能的集成，以管控企业成本为目的，利用流程控制、计划编制的方式，对企业成本目标的完成程度进行追踪。虽然儒森汉语学校运用它提高了财务的管理效率，增加了教育集团的收入和利润。但是，在推行会计电算化的背景下，儒森汉语学校的内部控制仍有着诸多不足。

3儒森汉语学校会计电算化环境下内部控制存在的问题

3.1原始数据操作的准确性问题。随着会计电算化的推行，虽然使得儒森的财务管理及核算有着明显更高的效率。但是，在会计电算化的背景下，儒森的内部控制也更多地暴露出不足与问题。在数据处理方面，会计电算化不能够保障准确性，而是需要由人工输入的原始数据保证，哪怕原始数据存在错误，那么计算机的运算也会延续下去，从而导致在可靠性与准确性方面电算化会计存在欠缺。3.2安全管理形式问题突出。在信息安全管理方面，受会计电算化的影响，儒森汉语学校面临着严峻形势。推行会计电算化，那么必然需要应用到存储会计资料的相关工具，譬如:U盘、光盘等，由此也就需要面临磁化、丢失、折叠、受潮等各类问题。同时，如果存储会计资料的工具被盗或者是损坏无法使用，也会导致企业面临严重损失。在高科技时代，电算化的广泛应用也导致企业面临更为严峻的黑客窃取数据的问题，对企业的生存与发展有着极大威胁。儒森汉语学校同样不得不面临这些新的挑战，但是，目前这些潜在的安全隐患并没有引起相关领导人的重视。3.3电算化会计基础管理工作薄弱。计算机的使用固然使儒森汉语学校的运营更加便捷和高效，但是计算机也对儒森汉语学校提出了新的要求。如果儒森意图改变过往的手工记账方式，由计算机替代，那么就需要对自身的电算化管理制度进行完善。但是，在电算化管理方面，儒森汉语学校仍旧沿用原有的适用手工记账的管理机制及财务制度，并未能够结合电算化需要制定相应的管理制度。所以，在学校内，电算化并不具有高效的运用效率，甚至是影响到学校基础管理工作的正常开展。3.4缺乏电算化内部审计的监督。对会计电算化系统的应用，儒森汉语学校未建立起相应的内审监督制度，加之内审人员缺乏足够的专业素养，对电算化面临的风险及具有的特点认识不足，不能够围绕电算化采取相应手段实施内部控制，更是妄论开展审计，由此使得会计电算化系统的内审监督存在较大缺失。

4提高会计电算化环境下内部控制的措施

无论是国内电算化实践，还是国外实践均证实，计算机自身处理出错的几率为0，但是舞弊与人为错误的情况却越发严重，并且舞弊行为一旦发生，就会造成巨大损失。所以，基于会计电算化的背景下制定严格的内部控制措施是十分必要的，下面我们将重点对这些措施进行探讨：4.1要加强原始数据的输入控制。笔者考虑到儒森汉语学校录入的原始数据不够准确，便指出要从输入、审核、传递、自制、保管五大方面对数据输入进行全面控制。该学校的会计主管人员需重点对原始凭证的合理性与合法性进行审核；稽核人员负责报销单的填写与复核，并获得业务经办人确认之后盖章或是签名，未有盖章或签名的均不得认作有效凭证，不得作为账务处理凭证；凭证录入人员则以正确的报销单为参照进行凭证录入；凭证审核人员负责审核录入凭证的逻辑关系与科目运用，使系统能够输入真实且精准的会计资料。4.2要加强数据保管危机意识，建立健全会计管理档案机制。基于会计电算化系统之下的会计档案管理关键就是光盘存储、计算机管理、U盘存储与其它部分涉及打印或手写的重要会计资料等。这时的会计资料管理需要以会计电算化档案管理为基础，所以儒森汉语学校有必要及时构建健全的会计档案管理制度，并制定有效的管理措施，及时对重要档案进行存档。第一，对重要档案进行明确区分并加以重点管理，对于机密档案、重要档案接触的人员进行严格限制。第二，加密处理存储介质，对所有U盘、光盘设密，以防他人盗窃。第三，备份U盘与光盘中的相关内容以及会计凭证与会计档案等资料，并定期组织检查，保证会计资料的安全性。4.3加强儒森汉语学校会计电算化内部控制的基础管理工作。首先，该学校应对会计人员的职能进行严格控制。一方面，应明确岗位职责分工。电算化会计信息系统涵盖设计、分析、维护与运行等多方面的基础管理工作，对各个部门的工作权限与职责予以明确能够有效规避错误的发生。所以，需要健全岗位分工责任制，对会计操作程序进行规范，保证会计信息资料的准确、无误。另一方面，明确工作权限的划分。通常情况下是以相容职务相分离的原则来划分工作权限的。计算机会计信息系统也应参照手工会计系统，由多个部门或数人负责一项有可能导致舞弊现象出现的经济业务。其次，加强会计档案管理工作。电算化会计档案就是使用磁性介质与计算机进行存储的各类会计数据与资料及系统运行需要的各类资料及数据文件。健全的电算化会计档案管理制度，通常需要涵盖有:各种会计档案安全保卫措施;会计资料的保管期限;会计档案的备份制度等。4.4加强内部的审计控制。不管制度多么完善，均会有疏漏的地方存在，并且在执行方面也可能出现偏差，因而需要以不定期或是定期方式实施审计来解决问题。首先，要设置内部审计线索。在会计电算化系统中，因不具有明确的数据责任，加之采用的是磁性化介质，因而导致无法直观地判断数据资料的可读性。所以，为保障审计的有序进行，必须留有清晰的审计线索。其次，针对会计电算化系统软件，需要进行更为全面的质量审计。例如，审查软件是否经过财政部门鉴定等。最后，在系统控制质量审计、内部控制方面进行强化。主要包括:对现有内控制度的具体落实进行审查并作相应评价；针对查找出的现行内控制度存在的疏漏或是执行环节的偏差，采取措施进行改进等。

5结论

综上可知，伴随人类的不断进步与社会生产力的不断发展，会计电算化必将在我国得到更好的发展。儒森汉语学校关于会计电算化的应用虽然为相关工作人员提供了高效且便捷的工作方式，同时，无疑也增加了信息的安全隐患。因此，儒森汉语学校既要顺应电算化发展的潮流，同时也要建立合理的内部控制制度，使会计电算化为我们的工作服务。为强化儒森汉语学校会计电算化背景下的内部控制制度，学校不仅要对原始数据进行强化控制，还要树立正确的数据保管意识，并做好内部审计等相关工作。

[参考文献]

[1]宋秀芬.我国会计电算化存在的问题及对策[J].中国内部审计,2016(02).

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作者:韩波 单位:西安石油大学