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会计信息化企业财务会计流程优化浅议

摘要:为了满足会计信息在时效性与精准度方面的要求,企业财会工作应从既往手工记账模式中解脱出来,利用各种财务软件开展财会核算工作。文章阐述了传统财会流程实施过程中的不足,分析造成信息滞后、会计流程把控不科学、不同信息之间关联性不足等问题的成因,在此基础上归纳企业财会流程优化的主要内容,较为全面地探究了几点可行方法,希望对同行实践能起到一定抛砖引玉的作用。

关键词:企业财务会计;财会流程的;会计信息化;方法探究

新时期下,为了进一步提升企业财会信息的真实性与有效性,确保财务管理工作科学有序地推进,笔者提出了会计信息化与企业财务工作相结合并完善传统工作流程的建议。其中,流程再造被公认为促进财务现代化建设过程的有效举措之一,在会计信息化的协助下有针对性地优化设计财会流程,可为企业发展及管理决策等提供可靠的会计信息支撑。

一、传统财务会计流程存在的问题

(一)信息滞后

传统会计流程执行过程,基本是结合企业财会工作状况规划设计出顺序化流程,财会人员要严格依照信息、填写、登记账本、报表等流程完成岗位工作内容。虽然在信息化社会中,电子软件操作逐渐将传统手工方式取代,但部分企业内财会流程自动化却长期停滞在手工财务层面上,并没有完全弥补传统财会工作运行过程中暴露的不足。部分企业高层管理者及财会部门已认识到改革创新财会流程的意义,并主动将会计电算化理念渗透到工作实践中,但财会系统内子系统之间没有有效衔接,运行状态相互独立,很难满足部分财会信息实时传输需求,信息的同步性较差,信息共享效率差,长期没有形成一个完善的联动系统[1]。

(二)会计流程把控不科学

传统财务会计流程运行过程中,受常规工作模式等制约,通常在某项财务工作结束后采集会计信息,数据采集、处理的时效性显著不足,降低了会计信息的流转与更新速度,容易使企业后续财务工作开展过程中遇到诸多阻碍,埋没了部分信息价值的发挥,使信息化会计优势没有充分发挥出来,针对企业的运营风险无法实现事前预测,很难辅助企业正常的运营过程。

(三)不同信息之间的联系不足

传统财会流程的实施过程中,核算会计业务过程中各个业务均是以独立状态呈现出来的,这是造成很多会计核算信息之间没有形成较强关联性的主要原因。传统财会流程多是按照既定步骤去处理工作,不同核算体系之间的沟通不足,部分财会信息传送过程欠缺规范性,各板块独立运作,不利于整体提升财会信息的利用效率,弱化了部分信息的实用价值。此外,传统财会流程内财会人员针对采集到的会计信息,基本是按照会计项目即形式差异做汇总与处理,最后以总账、明细等为载体呈现出来,以上这种老套的方式不能全面呈现企业业务运营的实际情况,仅能反映出相关业务信息的产生情况,且这部分信息的“姿态”是独立的,与既往形成的业务信息之间没有建立合理的关联性。这种方式也无法真实展现出企业实际的运营情况,只能实时反映出其产生的业务信息,该部分信息是以独立形式出现的,不能展现出与之前业务信息之间的关系[2]。

(四)财务信息软件的作用没有充分发挥出来

近几年中,虽然国内很多企业主动应用财务信息软件,但是客观地说,部分软件的作用、功能并没有充分发挥出来,使会计核算流程优化过程中遇到诸多阻碍。这主要是因为我国很多企业选用财务信息软件的态度不够端正,盲目性明显,没有结合自身财会工作实况进行优选。如果以上这种情况长期不改善,很可能导致企业最后选用的财务信息指标与实际会计工作执行过程形成某些冲突,影响财会质量的提升。

二、财会流程优化工作的内容

近些年中,国内很多企业陆续认识到传统财会流程存在的不足,从多个方面开始调整及优化流程。参照有关财务理论体系,针对财会流程的优化可以分成如下三个部分:

(一)分析及诊断流程

即客观分析与阐述企业既有的财会核算流程,在以上过程中探查其内存在的缺陷与不足,并做出相应的诊断结果。在会计核算流程重组之前,企业结合现有会计流程的分析及诊断情况,确定重组流程的方式和范畴,合理设定后续工作运行方法,为后期会计流程优化提供支撑[3]。(二)再设计流程该步骤并不是单纯地将前期形成的手工流程原封不动地挪移到现代化财会软件内,而是结合前期分析过程中探查到的实际问题,以会计信息化作为基本背景,渗透和运用现代化的信息技术、先进的企业管理思想及模式等,结合企业当下及未来的发展需求,有针对性地调整与改进会计流程,达到对财会流程的实时调控和快捷响应,这是企业财会工作践行信息化、现代化发展路线的重要基础。

(三)实施流程重组

即企业在生产运营活动中贯彻落实前期重新设计或改进的核算流程,并且还要指派专人分析与评估会计流程的执行情况,结合企业战略发展目标对部分内容作出适度调整。客观地讲,会计流程的实施过程兼具复杂性与系统性,包括整顿财会组织设置情况、调整部分财会人员的岗位职责、构建基层化的财会信息系统等。

三、会计信息化下会计流程的优化方法

(一)建立财会数据标准

会计信息被定义成能由会计角度呈现出企业实际经营管理状况的各种信息,主要包括现金流量、资产负债、经营业绩等。众所周知,数据与信息是企业财会工作开展的重要依据。在互联网时代中,现代信息化技术和很多行业业务的推进过程融合,取得的应用效果十分理想,故应大力推进财会流程和信息化技术有效结合,利用先进技术加工、整理、汇总相关数据信息,提升信息在不同部门之间的传递速度,促进财会信息资源互动、共享的过程。可以参照报表结构情况科学设置相应账簿并填写制作凭证,所有操作步骤均要严格依照会计软件数据接口的标准要求执行,故而在会计流程优化过程中,做好财务数据标准的建设具有很大的现实意义,确保标准自身有较高的可靠性与实用性,进而更好地满足企业财会工作开展的实际要求,确保会计记录实现标准化与电子化。为达成以上目标,企业要结合自身的战略发展需求,综合本企业财务体系的实际运转情况,编制出一套完善的内部会计数据标准,还要设定好财会数据共享体系内信息编码规则即原始数据的保存工作。当数据标准规划设计好后,企业会计凭证、报表、账簿等财会数据文件的合理性将会得到更大保障[4]。尤其是在信息化时代中,企业财会数据的流转已经实现了无纸化,故而企业在制定标准时一定要确保不同部门之间会计数据流通顺畅,利用数据标准整体提升企业的财务运转效率,提升会计流程的优化成效。

(二)财务会计操作顺序的再规划

企业传统会计操作顺序的再调整是财会流程优化的重要步骤。这主要是由于运行传统财会操作流程时,财务人员主要是依照企业运营时形成的各项业务实习单据去填制会计凭证,没有全面了解企业各项经济业务涉及的主次要内容,这是造成企业实际财会工作和经济业务“两张皮”的主要原因[5]。但在会计信息化背景下,结合财会工作的实际特征,配合应用计算机软件去监督管理企业财务工作的实施过程,还能实现对财会流程的同步优化,在这样的情境下企业财会工作质效均有很大提升。并且在会计信息化的新环境中,财会工作任务不再仅是按照人头分配,减轻财会人员的工作强度,确保财会工作规范、有效推进。“事件驱动”是一种计算机术语,现代企业可以尝试以此为基础科学调整会计核算流程,季节和本企业财务工作开展的动机目的,按照既定的规则划分会计信息涉及的事件类型,并依据事件性质的差异规划出个性化的会计流程程序。此时,如果企业员工有使用会计信息的需求时,仅需调取相应事件程序便能顺利获得财务信息及数据的处置结果,可见调整财会操作程序能创造良好的效果。

(三)精简部分会计核算流程

传统财会流程运行过程不仅繁琐复杂,还存在着部分冗余程序,且这种模式实施过程中过度重视渗透劳动分工理论,以致财务业务工作之间没有构建和谐的联动性,普遍存在着业务独立运行的情况,一定会给会计工作质效带来负面影响,情节严重时造成部分数据失真[6]。故而,在大力提倡建立会计信息化的背景下,企业应重视精简会计核算流程,可以尝试直接运用财会信息软件在线核算会计数据,减少人工不必要的干预环节。一方面,全面提升会计工作效率,另一方面,也能精准呈现出企业在某个时期的经济发展情况。企业各个业务部门在传输原始数据时,一定要确保数据的真实性与完整度,数次核算确认准确无误后传送至信息系统内。当需要编制财务报表时,可以调用一体化流程内的报表生成系统综合获取会计信息资料形成相应报表。在会计软件的协助下,企业财会核算流程精简性显著提升,传统会计流程不合理的程序被改善或取缔,发挥了信息数据管理系统的优越性,促进信息资源的共享、传递过程,防控重复处理的不良情况,显著提升了财会工作的执行效率。

(四)提升业务和会计信息的同步性

传统会计工作模式下因为业务与财务工作两者分离,财会人员只能按照各业务部门提供的业务资数据资料去记账,并没有全面料及实际业务内容,外加业务及财务部门之间信息沟通不畅,以致会计信息的时效性明显不足。现代企业为更好追随会计信息化建设的脚步,优化会计流程,应高度重视财会信息的输入过程,可以应用一体化管理系统有效处理业务信息,利用该系统的智能型自动把其转型成有关凭证并存储在信息数据库内,在信息化技术的协助下使会计流程执行过程更可靠、科学[7]。此外,在会计流程优化过程中,要科学划分会计信息所属类别,且要主动和过程程序相互整合,在驱动事件的协助下更全面获得信息,促进企业财会信息的有效融合过程。

(五)在企业经营中建设控制机制,达到实时控制

在早期优化设置会计流程时,需要对会计控制过程起支撑作用的各种规则与标准嵌到数据库内,当企业运营过程中发生实际的经济业务时,事件接收器便会即时接收到相应信息,结合数据内控制标准及准则设定情况,控制器便会智能判别经营活动的合法性与合格率,借此方式起到实时控制支持的作用。另外,当发生经济业务,企业财会人员可以利用会计信息管理软件实时判断业务信息,及时将相关信息反馈到企业管理层,为他们决策提供可靠依据,更有效地防控各种经营风险。

(六)维护会计信息化安全

为确保会计信息安全,可以采用如下方法[8]:一是应用行之有效的安全技术,网络财务软件要配合应用双层加密技术,即在系统的客户端与服务段之间传送的所有信息均要进行双层加密,分别是标准SSL协议、私有的加密协议;二是编制并实施安全管理措施,企业要尽早建立并执行会计岗位责任机制、安全日志制度等。同时也要重视对企业网络系统安全的维护,可以尝试采用防火墙(FIREWALL)技术,其由软件系统和硬件设备构成,用于计算机内网发挥非法侵入、非法应用系统资源拦截等作用,完整记录所有可疑事件。在会计网络系统内也要主动申请应用反病毒技术,防控企业会计信息化工作推进过程中病毒入侵情况。身为一名合格的会计人员,也要主动做好信息备份工作,其由硬件、系统、财务软件系统及数据备份四大部分构成。

四、结语

总之,会计信息化时代中企业主动做好财会核算流程优化工作,是顺应时代发展趋势的表现,也是企业全面提升会计工作质量的合理途径,只有这样企业才能在激烈的市场竞争中获得更大的发展。虽然当下企业会计流程优化过程中存在很多问题,但是相信相关人员如果能从多方面分析问题成因,有针对性地完善流程设计、再造过程等,很多问题将会迎刃而解,也将会全面提升会计信息处理的实效性。

作者:谭淼华 单位:五凌电力有限公司

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