人事档案管理的相关问题分析

摘要：在当今的社会之中，人事档案对于个人有着重要意义。我国历来重视人事档案的管理，但是随着经济的发展，传统的管理模式和体制越来越难以满足当今的需要，人事档案管理制度需要进行发展和完善。本文将对当今我国人事档案管理中存在的问题进行阐述并加以分析。

关键词：人事档案管理 问题 对策

人事档案是个人工作、学习经历、成绩成就的重要记录，是评价公民的重要标准之一，但是我国在人事档案管理中却存在着问题，会对公民造成不良影响。

一、我国人事档案发展存在的问题

（一）档案管理权问题

我国社会不断发展，人才流动频率增加，频繁的人才流动中人事档案的管理和转移存在问题，混乱的管理制度难以适应当今经济发展和人才管理需要，由于管理混乱，甚至是出现了“弃档族”这一群体。目前我国人事档案的管理存在多头管理的情况，流动人员的人事档案存放地点各不相同，失业管理部门、劳动部门、社保机构或是民办中介机构都能够存放人事档案，存放分散呈多头分散管理的状态，这使流动人员难以弄清自己的档案去处无法妥善保管档案。档案管理部门虽然很多，但是各个部门存在“踢皮球”的现象，流动人员寻找自己的人事档案十分困难，各个部门相互推诿，使流动人员在各个部门之间奔波不停。这种管理方式导致人事档案管理部门设置存在职能重叠覆盖的情况，浪费人力物力和财力。多方管理难以设定专业化和现代化的统一管理标准，不能对人事管理部门做到有效的监督，一些档案管理部门并不具备档案管理的条件和能力，在这些部门内档案管理人员专业能力素养较差，不能对人事档案进行合理分类和放置使得人事档案出现丢失损毁的情况。由于实行多方管理制度，会出现职责范围划分不清的情况，一些部门中存在多一事不如少一事的消极工作态度，推脱责任不能为流动人员提供良好的服务。

（二）档案管理模式问题

目前我国一些部门仍使用传统的档案管理模式，传统的管理模式使用封闭式的管理。这种档案管理模式的应用范围较小，单位的人事档案管理适合应用这种人事档案管理模式，虽然应用范围小但是却有利于企业领导对员工的人事档案进行直接管理，能提高人事档案的保密性和安全性。我国企事业单位和党政机关多使用这种管理模式，并取得良好的效果。但是随着社会经济发展以及户籍管理制度的改革，这种封闭式的管理模式并不适用当今市场的需要。传统人事档案管理模式在当今时代无法实现广泛应用，在传统人事档案管理模式下使用人事档案较困难，需要使用人事档案时，办理手续繁复，领导审批下发许可后才能执行。传统的人事档案管理模式不利于人员职位的调动，在传统的人事档案管理模式下人力资源的配置和使用将受到阻碍。一些单位拥有人事档案保管的权利，当员工离职或使用人事档案时，有的单位会要求档案相对人交纳一定费用来换取档案，这对社会人员寻求职业发展和个人发展造成阻碍。

（三）档案管理手段问题

我国一些人事档案管理部门缺乏现代化的管理设备，档案管理人员专业水平较低，素养能力不足，对人事档案管理工作缺乏责任感。一些人员没有经过专业技能培训，在计算机上不能灵活运用软件难以对人事档案进行管理。人事档案信息化多年前就已经提出，人事档案信息化是指，在国家档案行政管理部门的统一部署和规划下，所有档案管理活动都要应用信息技术，并对档案信息进行科学合理配置。人事档案信息化建设在很多部门内已经实施，但是由于缺少科学的理论对信息化管理工作进行指导，信息化管理实施和建设的过程中仍然存在很多问题。

二、解决对策

（一）确定人事档案所有权

人事档案的所有权应该明确，我国人事档案的所有权不属于个人或单位，而是属于国家，这是确定人事档案所有权的基础。根据我国法律规定，公民死亡后，其档案最终的归属是国家。在我国，政府应为人民服务，但是人事档案管理制度却落后于干部人事制度的改革。对于我国来说，无论是企业员工档案还是流动人员的档案，其所有权都属于国家。因此，无论是从国家利益角度出发还是从国家人才战略角度考虑，人事档案管理都应实行无偿服务。档案管理的费用应该由政府承担，相关档案管理部门要提供无偿性的档案管理服务，这样能够更好的保护人事档案。

（二）人事档案管理体制统一

人事档案管理体制是分散化的多方管理，这种管理体制存在的问题在前文已经叙述，因此改革人事档案管理体制刻不容缓。人事档案管理应建立相对统一的管理制度，各个层级的单位应由相对应的档案管理部门进行保管，如县级机构的人事档案就应由县档案馆保管。职级越大的单位，其管理制度越要做到统一。一些居住地较近，性质相似，且人员不多的单位人事档案也应该由档案馆进行统一管理，这样一来能够使一些中小企业员工人事档案得到妥善保管。统一管理人事档案的方式能够有效的防止人员找不到个人档案情况的发生。对人员档案进行统一管理后，无论公民进行怎样的调动，其人事档案所在位置不会发生变化，当公民需要使用档案时，可以随时使用保证了人才的合理流动和配置。

（三）人事档案信息化建设的对策

实现人事档案信息化就要实现基础设施的完善，人事档案管理部门应加大对信息设备投入的力度，信息化设备是实现人事档案信息化管理的基础和前提，在网络的支持下应用信息设备实现人事档案管理信息化的目标。购置硬件设备后，我国应建立规范科学的人事档案信息数据库。我国现今的人事档案信息数据库分类不明确，完善人事档案信息数据库的数据能够增强人事部门的服务能力。人事档案部门应有专人对人事档案信息数据库中的数据进行及时筛选和更新，这样能够使数据库中的数据保持准确可靠。

三、结语

人事档案的管理关系到公民的工作经历甚至是未来的社会保障，人事档案关系到我国公民的切身利益。因此我国人事档案管理部门应该增强自身的责任感，完善部门内部的管理机制和管理模式，贯彻人事档案信息化并将其应用于实际工作。通过我国人事档案相关政策的出台以及相关工作者的努力，我国人事档案管理工作必定能顺利解决当今存在的问题，发挥人事档案的作用，为我国人民提供更好的服务。

参考文献：

[1]顾先林.政府机关人事档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2013.

[2]张玲.银行人事档案管理系统的设计与实现[D].大连理工大学,2013.

[3]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学,2013.

作者：哈斯格日乐 陈思敏 单位：鄂尔多斯市蒙医医院 鄂尔多斯市东胜区人才交流服务中心