企业社保经办机构内部控制问题与对策

1A集团五险一金的管理历史及相关情况介绍

A集团原来的五险一金管理分别由三个部门负责，即养老保险和失业保险由集团公司人力资源部所属的矿区社会保险公司管理，医疗保险和工伤保险由集团公司卫生管理部所属的医疗统筹中心和工伤保险科管理，A集团房地产管理中心负责住房公积金管理。按照山西省关于分离企业办社会职能有关文件精神，2018年6月，××职工医保信息已正式并入市级统筹信息管理，参保职工正式启用社保卡看病就医并实现本地及部分异地定点医疗机构就医直接结算。2018年年底，医疗保险将完全实现规范纳入。6月26日，A集团和当地住房公积金中心就《A集团住房公积金管理机构移交接收协议》基本达成共识。对现实状况进行分析，发现A集团公司有以下问题：（1）具有管理职能的部门或人员不具备单一、简练的特性，在某些地方存在不必要的重合，导致A集团公司管理机构较为臃肿，效率低下，责任不明确，特别是A集团职工医疗保险、住房公积金移交地方统筹管理后，机构工作人员编制、分工和经办机构性质一直未明确，影响正常业务开展；（2）A集团公司的管理处于较为分散的状态，这种分散为管理带来了更多问题，例如，不利于A集团公司内部协调，阻遏了信息传递、削弱了信息价值，增加了管理难度。为贯彻落实国家社会保险费用征收体制改革的有关规定，实施五险一金专业化管理，根据××董字[2018]20号文件，成立了A公司社会保险管理中心。承担集团公司全民工、劳务工、农合工的养老保险、失业保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、年金、住房公积金的业务经办及集团公司全部员工五险一金的监管职责和统计。通过上述工作，使各险种实现相对分立却不完全独立，保持配合却不互相干扰，处于一种有利于相关工作开展的分立、互相监督状态，以此形成相关工作的良性循环、顺利推进，既节省参保单位和经办机构的成本，也可以为所有参保个人提供更加方便、快捷的“一站式”服务，进一步提高集团公司社会保险经办管理服务效能。

2结合上述介绍，对企业社保经办机构基层内部控制问题与对策进行探讨

2.1内部控制存在的问题。内部控制的实施对象多为某一单位或企业，其作用是通过内部控制能效发挥实现这一单位或企业的控制目标，而在内部控制发挥能效过程中，多需借助制度制定，以此保证内部控制的贯彻落实，借此影响单位或企业从内部得到控制，削弱企业或单位在进行各项活动时的风险影响及降低风险发生概率。对社保经办机构基层而言，内部控制主要作用有三点，一是保证社保经办机构基层的各项活动合法合规，二是可实现内部有价值信息高速流通，三是使贪腐失去滋生条件，上述三点对保障社保经办机构基层服务能力和质量皆有较大意义。内部控制五要素有内部环境、风险评估、信息系统与沟通、内部监督、内部控制活动。A集团社会保险管理中心作为企业内部的社会保险经办机构，更多的角色是上传下达，汇总业务进行申报处理。A集团社保中心内控总体来说还不错，但在下列几个方面还存在缺陷。2.1.1未能完全做到不相容职务相分离。目前基层各单位社保办事处分管的具体业务较多，存在社会保险费的征缴，及养老保险金、医疗保险金、工伤保险金、生育保险金、失业保险金的支付以及人员信息的维护、社保卡的管理等等。社会保险费的基数核定、个人账户业务办理、失业保险金业务、丧抚费结算、退休审批、退休养老金发放、退休待遇审批等基本上由单人独立负责。由于基层社保办事处人员有限，一般也就3-4人，通常一人分管多项具体业务，对具体业务进行分工时往往依据工作量的大小，不能完全做到不相容职务相分离。例如：职工社会保险费的征缴、报表处理、系统记账为同一人，职工医疗的征缴、信息的维护、医疗费的报销由同一人负责，所有业务人员都有信息修改及维护的权限等等。如：某单位对职工办理退休手续时，存在同名的两个人，由于业务人员审核不严，社保号输错，造成张冠李戴，导致后续一系列的问题。如果将上述业务由不同的人员担任，对这种错误行为就能及时发现并制止。2.1.2未实行严格的授权审批控制。在企业社保经办机构基层活动中，工作人员必须肩负自身职责，为使各人员肩负的职责表现更加清晰，各项社保业务需经单位负责人审核、签字。在这个过程中的多数时候，满足条件皆可履行授权审批控制，但在某些情况下，斟酌考量后却不予执行。如：企业社保经办机构基层活动中的重要报表不合格，比如报表上没有领导签字审批；信息的维护不是由专人负责，每个业务人员都可对信息进行维护，不利于分清责任；系统操作权限也是如此，虽然书面规定了每个人权限，但真正操作起来，就未严格执行。临时授予每人操作权限或借用他人工号进行业务处理未经书面授权或登记，发生错误时也经常出现推诿扯皮的现象。2.2加强内部控制管理的对策。2.2.1不相容职务分离控制。以集团公司社会保险管理中心成立为契机，在规模大、人数多的二级单位增加相应社保经办机构和人员编制，配备社保专职人员，实行社保工作专业化管理；单位在设计内部控制系统时，首先要将相关的岗位和职务的工作内容、岗位职责、工作标准、业务流程进行整理，然后在内部进行讨论，听取采纳合理化建议，既理顺了业务流程，又恰当地实现了职责控制。尤其是在结构较为复杂、人员规模较大的企业社保经办机构基层，必须重视“不相容职务分立控制”原则。为此，应当注意以下：企业社保经办机构基层工作人员数目，应当结合基层需求、业务需求与企业社保经办机构职务结构进行合理安排，需清楚意识到人数过多可能造成企业社保经办机构整体臃肿，而人数过少不利于不相容职务分立控制的实现。在工作人员数目合理后，对相应岗位的工作内容、权限与责任进行明确划分，使各岗位保持相对独立、形成相互协作与监督，即实现不相容职务分离控制。例如：社保经办机构基层某业务的执行与该业务的审核，这两部分工作应当由不同人员执行，且对不同人员的职责进行清晰划分，执行环节与审核环节中的某一环节出现问题，即可马上找出对应负责人。另外，若企业社保经办机构规模较小，出于效率、利益等多种考量，在工作人员较少的情况下实现不相容职务相分离较难，此时可引入补偿性控制措施。2.2.2实行授权审批控制。在企业社保经办机构基层活动中，各社保业务办理时需经规定程序授权批准，此过程必须明确各人权限严格施行。每项业务必须经单位领导审核签字后才能报上级部门，在特殊情况、特定条件下办理例外事项要经过特别授权，并履行必要的程序。这样既有利于规范业务程序，更能分清责任，做到责、权、利相统一。

3结束语

综上所述，结合A集团五险一金的管理历史及相关情况介绍，企业社保经办机构基层内部控制中存在不相容职务分离问题、授权审批控制执行问题，对于这些问题可采用合理安排工作人员数目、职责清晰划分、严格遵照规定程序等措施进行内部控制进行加强，以此保证企业社保经办机构基层内部控制效能，使企业社保经办机构基层工作保持稳定、秩序、高效。

参考文献

[1]王芳.浅谈社会保险经办机构内部控制管理制度的完善[J].会计师，2019（14）：50-51.

[2]张山本.温州市区社会保险经办机构服务质量评价研究[D].西北农林科技大学，2019.

作者:范首亮 单位:阳泉煤业（集团）有限责任公司社会保险管理中心