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事业单位财务智能化路径研究

摘要:随着信息技术、云计算等技术的高速发展,财务智能化改造逐步成为提升财务管理水平的重要手段,事业单位财务管理也朝着财务智能化方向转型,通过运用先进的智能化设备和云计算对财务数据进行加工处理可为上级决策提供重要依据。但事业单位财务智能化进程总体还比较缓慢,以某事业单位为例,介绍了财务智能化在事业单位应用的现状和财务智能化能够为事业单位带来的优势,剖析了当前事业单位财务智能化建设面临的困难和挑战,并提出了合理化建议,以促进事业单位财务管理水平的提升。

关键词:事业单位智能化财务管理

0引言

随着国家信息化水平的提高和大数据技术的日趋成熟,在财务工作中基于云计算大数据处理技术的财务智能化在各行业中成为一种新现象。传统财务的升级主要分2种模式进行,一种是财务智能化升级,另一种是数字化改造。所谓财务智能化是指在财务会计领域内使用嵌入当代人工智能技术的财会软件及其配套设备、信息系统以促进财会工作的自动化处理和财务信息利用率、准确率的提升[1]。财务智能化在企业应用中渗透率的提高已成为行业趋势,但事业单位财务智能化进程由于体制等多方面原因远落后于社会企业应用水平。

1财务智能化应用现状及问题

以交通运输部属某事业单位为例,该事业单位属交通运输部直属四级预算单位,采用垂直管理模式,财政资金安排种类多样,在国家对财政支出绩效评价重视程度严格的大背景下,基层单位财务人员需要进行大量数据整理工作来满足上级的监管要求。事业单位财务部门工作的开展虽然已经进行了智能化升级改造和建立了财务管理系统,但仍采用人工记账、对账核算等传统操作方法,依靠智能化技术进行数据处理、分析的工作方式尚未广泛应用,各层级尚未建立起完善的财务数据网络。此外,由于电子发票的逐步推广,传统的工作模式已经不能对发票真伪进行验证,财务人员需登录税务局网站进行验证,增大了工作量,降低了工作效率,并且在业财融合的背景下,财务部门与业务部门工作联系还不够畅通,未能利用信息化技术实现信息快速传递。通过分析,大致有如下几点原因导致了事业单位财务智能化进程缓慢。

1.1管理者对财务智能化重视程度不够

目前,单位领导对财务智能化建设理解不到位,对财务智能化趋势认知不足,没有认识到智能化建设的重要意义,依然认为传统的财务工作方式能够满足单位发展,导致财务智能化建设缺乏上层支持力,影响了财务智能化建设的速度。与此同时,财务智能化建设是单位系统新建设项目,不仅涉及财务部门,而且还需要业务、综合办等协同推进,领导不愿打破单位原有的工作方式进行智能化改革,再加上财务智能化还需要在经费上进行投入,在财政资金紧张和上级“过紧日子”思想的指导下,单位领导层对财务智能化建设动力不足。

1.2人才储备不能满足财务智能化的需求

一是从事业单位职工年龄构成比例来看,43岁以上职工人数占42.3%以上,其对信息化技术的发展和应用知识储备不足,难以适应工作方式的转变;二是财务人员能够利用所学知识履行岗位职责,但信息化知识缺乏,其他岗位同事也面临同样的困境,缺乏综合素质过硬的专业人才队伍实施财务智能化建设;三是财会人员工作重点的变化,从传统的记账、统计数据转变为利用信息数据分析、预测、决策、预算和控制等,对会计专业技能本身的需求发生了改变,从头学习相关知识又存在较大困难,财务人员学习动力不足。

1.3单位制度体系建设不够完善

事业单位内控建设一直在深入开展,但依然存在如下问题:①未能实现内部管理的闭环,财务部门与其他部门在工作中缺乏制度规范衔接,缺乏设置关于部门之间相互配合的责权制度,导致智能化改革无法推进,甚至在推进中和在制度框架内无法突破原有的工作方法,影响财务智能化建设;②制度执行中部分职工掌握不到位,主要依靠制度归口管理部门落实监督执行,并且存在各部门职责交叉、不能有效区分的问题,导致现有体制机制难以满足财务智能化建设标准化业务流程,以及权责明晰的现代管控模式的管理设置。

1.4单位管理体制不利于智能化推进

事业单位有明确的行政层级管理,建设财务智能化是否与上级重点工作任务保持一致是很重要的因素,智能化改造项目的确立需要上级审批通过后才能施行。此外,事业单位职工不同科室之间的人员流动性差,不利于培养“业财融合”的人才。因此,事业单位在体制机制灵活性上很难达到财务智能化转型的要求。

2财务智能化的优势

2.1有利于提升外阜单位报销效率

该事业单位地址位于天津,但在河北省黄骅市、唐山市设有2家派出机构,承担当地港口的航海保障职能。派出机构非独立核算,机构运行产生的费用需在天津报销。财务智能化的搭建开通了线上服务功能,使OCR(OpticalCharacterRecognition,光学字符识别技术)发票识别系统与财务软件绑定,财务部门可以根据上传的资料实时进行审核、记账和结算。智能化财务系统具备的“不见面”审批功能既解决了由距离远造成的报销不方便问题,又解决了报销资料不齐且还需在派出地补齐手续造成的报销效率不高的问题。

2.2有利于完善财务管理制度,防范财务风险

建立完善的财务智能化系统不是简单地在硬件上投入即可实现,而是需要单位建立一套完善的财务管理制度和闭环管理模式[2]。财务智能化的提升倒逼单位实现以下3点:①建立一套制度完善的财务监督机制,确保财务管理流程更加规范,财务分工的合理明确,明确岗位职责杜绝不兼容岗位,减少财务信息漏洞和数据失真现象;②完善财务内部制度,提高财务管理和控制水平,确保财务报账流程更加规范,以使得财政资金得到有效使用,提升资金使用效益,报销流程如果在任何节点被审核者查出问题都不能进行下一步操作,从而进一步提高单位经济活动的风险防控能力,保障组织权利规范有序、科学高效运行对防范财务风险具有重要意义;③能够有效防范电子发票重复报销问题,财务智能化升级完成后,OCR发票识别系统能够对电子发票信息进行读取,上传至服务器进行存储,利用服务器对原有信息进行处理运算,实现对发票信息的检查和核对,对于重复发票为会计人员做出警示性提示,能够有效避免一票多报销问题,降低财务风险。

2.3有利于提升巡查、审计的工作效率

该部属事业单位在2020年期间接受上级审计和巡视巡查工作时均需要提供大量的财务数据。建立智能财务系统后,系统管理员为指定人员开放系统查阅权限,数据需求人可基于报销流程中所产生的数据、发票等资料自行查阅所需资料,还可以通过智能系统进行专门的数据处理并提取数据。利用智能化手段既可以减少会计凭证等档案搬运的次数,提升整理数据的效率,又可以保障数据需求人按工作需要获取一手数据,无需经过他人,保障了数据的真实性、可靠性,提高了巡查、审计工作的效率。巡视、巡查次数统计如表1所示。同时,单位可以将历次的巡查、审计结论上传至服务器。其不仅能够实时监控问题整改进度,做到及时整改,而且储存的内容越多、数据越全对于相同经济行为的合理合规性判断就越准确,财务规范性就会进一步提升。这样既降低了巡查、审计的工作量,提高了工作效率,又能避免不同人员对同一事项产生不同结论的问题,降低了主观判断造成结论不准确的概率。

2.4有利于提升单位预算的科学性和准确性

智能化系统的应用能够方便快捷地统计出经费的支出情况,信息使用者能直观得出经费支出的变化情况、预算执行实施进度和预算项目执行率。作为基层预算单位,在编制下一年度预算时能够根据往年预算编报的执行情况并结合单位的发展规划编制更科学合理的预算数额。财务智能化应用配合事业单位绩效评价工作开展能够增强财政资金使用效率,形成的数据更加客观、有说服力,能够为事业单位绩效考核提供依据。

2.5有助于推动财务会计向管理会计转变

伴随着国家经济发展的进步,财政部门对资金绩效考核评价日益重视,对财政资金的考评更加严格,对财务工作的考核也更加严格。当前事业财务工作的重点主要是资金的核算,而管理会计的目标是通过对资金使用情况的分析对未来发展进行预测和管理。财务智能化的应用能够在做实财务核算的基础上对已有数据进行全方位的统计和分析,管理会计能够进一步放大和加工企业财务的数据信息,以此来开展处理与分析,从而为企业的发展提供更具可行性的建议[3]。因此,在财务智能化的推动下,能够切实提高单位领导层决策的科学程度和在客观上推动财务会计向着管理会计转型。

2.6有助于推动国有资产管理水平提升

通过把财务账务系统与资产管理系统建立衔接控制,利用账务系统与资产管理系统进行无缝对接的功能,在涉及形成固定资产或无形资产的报销业务里需要勾选资产管理系统中录入的资产卡片,会计人员在报销完成后会将相关资产信息反传至资产系统,价值如出现不一致时能够及时显示,并且资产实物管理部门与资产价值管理部门可以随时核对单位资产信息,有效避免了会计账与资产账“两张皮”现象,对于强化事业单位国有资产管理有很好的促进作用。

3财务智能化可行路径

3.1管理者顺应信息化发展趋势,注重智能化发展

对于事业单位智能化建设,从上到下都应该转变思想,顺应信息化发展趋势,树立大数据处理思维方式,重视财务智能化发展[4]。财务部门是单位重要的综合管理部门,是单位经济数据的“集中地”,整理好、利用好财务数据能全方位促进业务、财务等多部门功能的发展,这些工作需要多方共同努力,站在行业宏观的视角上深入思考,贯彻财务智能化发展措施。与此同时,单位要宣传智能化发展不仅能对社会经济发展起到重要作用,而且能在传统的财务领域进行数字化变革,进而推动所在行业的高速发展。

3.2加强财务人员队伍的培养

事业单位要着力打造一支质量过硬的财务队伍,不能只局限在财务内部搞学习,而是要使财务人员懂业务,推进“业财融合”力度,使普通会计人员转变为高端复合型财务人才。智能化财务系统的核心是财务部门,财务人员应该搭建一个财务业务一体化平台,实现业务、财务等工作的串联,确保智能化系统全面准确地反映预算执行情况和可支配资金情况,并充分利用存量数据为领导决策提供依据,使其能更好地为社会发展服务。

3.3强化单位内控体系,保障智能化运行

智能化系统是集业务、财务、人力等多方为一体的驱动器,它的实施应是不断推进、不断改善的过程。推动智能化发展最为关键的一点在于规范各项管理制度,这是由于会计信息化到智能化发展之路中所涉及的内容多且具有复杂性。若不加强内控体系建设,则难以保障智能化之路的发展。一方面要求事业单位及时更新智能化系统,另一方面还需要规范各方面管理制度,这样在产生问题时财务人员能够第一时间运用该套制度去解决问题,而非以主观性的措施去解决,以此来保障财务智能化发展之路的顺畅性,进而推动事业单位财务管理能力的提升和展现出与时俱进的管理水平。

4结语

财务智能化是社会发展进步的必然趋势,也是数字化发展的必然产物。我国现在依然处于经济发展的转型阶段,事业单位利用智能化技术提升单位管理能力对国家治理体系建设有重要的推动作用。财务智能化能够改善单位运行效率、强化财务内控管理水平和提升预算编制准确性,但财务智能化建设需要管理者的推动、“业财融合”的发展、信息技术建设等多方面共同努力才能取得成功,届时事业单位能充分利用财务智能化成果提高财务管理的质量和效能,进而提升财务价值创造的能力。

参考文献

[1]邱海燕.互联网、大数据、人工智能背景下管理会计理论与实践研究——基层事业单位管理会计体系建设[J].中国管理信息化,2019,22(19):46-48.

[2]张子一.事业单位财务智能化体系建设的思考[J].中国市场,2021(21):187-188.

[3]廖美蓉,何文婷.智能化时代下财务会计向管理会计转型的思考[J].大众投资指南,2021(23):136-138.

[4]焦明清.事业单位财务审计智能化路径探究[J].中国产经,2021(16):104-105.

作者:刘明浩 郭颖 单位:北海航海保障中心天津航标处

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