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行政事业单位会计信息化建设浅析

摘要:随着大数据时代的到来,传统会计核算提供的数据已经不能满足会计信息使用者的需求,投资分析、客户分析、经济分析等管理会计工作也对数据统计分析提出了更高的时效性要求,需要新技术新方法提供支持。会计信息化对于减轻会计人员工作量,提高会计工作的时效性及准确性具有重要作用。为加快推动会计信息化建设迈上更高水平,提高会计工作管理效益,财政部2021年12月发布了《会计信息化发展规划2021-2025年》,明确了“十四五”时期会计信息化工作的目标任务。现阶段各项工作正有序推动,业财融合深度进一步加强,新一代信息技术在会计工作领域中得到了初步应用。我国行政事业单位会计信息化建设经过多年的努力和探索,已经有了较好的基础,但还存在认识不到位、制度不健全、软硬件需完善、业财需融合等问题,本文对行政事业单位会计信息化中存在的问题进行了探讨,并提出了强化认识、健全制度、加大投入力度、注重人才培养等对策,为行政事业单位会计信息化建设提供参考与借鉴。

关键词:行政事业单位;会计信息化建设;业财融合

1引言

会计信息化是将信息技术应用于会计工作中并取代传统手工记账模式,通过网络通信技术将多台计算机、服务器连接,运用计算机的高运算能力与大数据、人工智能等处理技术,将会计信息的输入输出、运算、核算、查询、数据分析等工作通过信息技术完成。我国会计信息化发展经历了自行研发与应用阶段、商品化财务软件大发展阶段、会计信息化和企业信息化融合阶段、会计信息化向标准化和国际化发展等几个阶段。会计信息化越来越受到国家重视,进一步规范我国会计信息化工作和加快会计信息化建设提上日程,但在实际工作中还有一些问题亟待解决。

2行政事业单位会计信息化建设的重要作用

2.1有利于提高会计工作效率

一方面,行政事业单位会计电算化的推行使会计人员从繁重的会计计算工作中解脱出来,现金日记账、科目余额、月度报表等需要计算统计的工作由计算机自动完成。新政府会计制度实施后,相关要求也越来越高,这些新需求对会计人员提出了更高的要求。会计信息化可以通过系统设置来辅助完成这些工作,大大提高了会计人员工作效率。另一方面,在会计信息化处理模式下,单位报销人员不再采用传统排队报销方式,而是可以先将相关票据扫描上传财务系统,经相关领导审核后传给会计部门进行报销核算,减少了报销人员排队报销环节,提高了工作效率。随着会计信息化不断发展,未来还可实现报销人员随时随地上传报销票据及申请,大大缩短报账周期。

2.2有利于提升会计信息质量

行政事业会计信息化中数据统计由系统自动完成,处理各种繁杂的财务数据能做到精准快速,规避了统计数据的误差,降低了手工记账计算的差错率。可以将差旅费标准、会议费开支标准、行政消耗性材料开支限额等植入到系统设置中,通过系统规范超标准住宿、超标准乘坐交通工具、超限额采购等业务,规避了超标准、超范围开支的问题。会计信息化数据经财务主管确定后的不可更改性,为审查、监督、审计提供了较为真实的一手数据,避免了做假账、改账等问题,提高了风险防范手段,会计信息质量得到提升。

2.3有利于规范财务工作流程

通过系统设置不同岗位,包括单位经费预算、发票上传等数据采集、报销金额计算统计、审核报销、复核凭证、出纳付款、经费决算等工作岗位,达到不相容岗位相分离。规范岗位的设置可以减少手工记账的随意性,各工作流程也因为系统设置进行固化,能进一步规范会计工作流程,提升会计工作内控管理水平。

2.4有利于实现业财融合共享

会计信息化建设可提高财务数据的时效性,相关会计信息录入系统后即可实时掌握有关情况。会计人员输入相关信息便可查询到需要的数据,方便了会计人员记账、账目查询、统计、分析财务数据。会计信息化通过系统对财务数据的整理和分析,在得到常规性财务报表的基础上进行智能化分析,包括现金流量分析、往来账款分析、绩效分析等,通过信息化处理快速取得的财务数据实现,为单位主管、各级部门领导及相关人员进行财务管理、经费规划、战略决策提供强有力的数据支撑。

2.5有利于保障会计档案存储

传统的会计档案,包括发票、账簿、合同等都以纸质形式进行保存,这种形式不仅需要专门的、较大的存储空间,而且在保存上还需要防虫、防火等专门管理,一旦被毁无法再进行复原。会计信息化为会计档案管理提供了另一种保存方式,多年的会计账簿一张光盘就可以存储下来,通过数据备份的方式还可以进行备份保存,一旦出现损毁可以使用备份盘进行复制,避免了会计档案损毁、丢失造成的严重后果和损失,为会计档案存储提供了安全性、便利性。

3现阶段我国行政事业单位会计信息化建设存在的问题

3.1对会计信息化的认识不到位

行政事业单位常常“重业务轻财务”,财务管理观念相对落后,缺乏对会计信息化足够的认识,认为会计工作就是敲敲计算器、审审发票、做一些统计工作的现象比较普遍,还有部分人员将会计电算化片面理解为就是会计信息化。部分单位领导和会计人员对会计信息化不够了解,对会计信息化工作模式的优势和便利性没有充分的认识,造成对会计信息化建设还不够重视。单位会计信息化建设水平落后,造成一方面会计人员短缺,另一方面会计工作跟不上时代的需求。

3.2会计信息化制度不健全

在会计信息化的背景下,各行政事业单位需要建立健全适用于信息化工作体制的相关制度,由于各单位对信息化认识不到位、管理跟不上,导致适应信息化管理的制度缺失。有些单位虽然有了会计信息化管理制度,但是制度还不够合理,不相容岗位相分离、会计信息化工作规范、软件操作工作规范、相关财务数据管理流程等还需进一步完善。有的制度甚至浮于表面、责任不清晰、操作规范制定不科学,导致制度管理作用不能凸显。

3.3业财融合还有待提升

新形势下对财务工作与业务工作相融合提出了新的需求,财务部门不仅要提供准确的财务数据,也要为业务部门随时了解部门财务状况提供便利。新政府会计制度施行以来,行政事业单位各部门对预算执行、往来账款、收入到账、是否超支等情况的实时知悉需要越来越迫切,这就需要财务与业务部门有效融合,共享财务数据资源。但是由于会计信息化程度的限制,“单机版”的财务系统已经不能适应新的发展要求。业务部门与财务部门、单位管理层与财务部门、上级对口部门与财务部门的财务资源共用共享需求越来越高,也需要会计信息化工作的提升。

3.4软硬件设施需完善

一方面,经过多年会计电算化的推广,传统的手工记账已经被电脑记账所代替。但单机版的电算化记账手段已经不能满足新时代会计信息化的需求。先进的会计信息化系统建立在较为先进的硬件设备基础上,通过开发的软件操作系统,才能发挥其作用。现阶段多数行政事业性单位的计算机老化,不能满足信息化背景下的会计需求。另一方面,随着会计信息化工作不断深入,已经有一批较为优秀的会计软件开发企业脱颖而出,但在针对各类行政事业单位开发软件时,还存在使用需求不够明晰、部分细节难免疏漏等问题,致使花费大量资金开发的信息系统仍然不尽如人意,后期改进也需要投入不菲的经费才能解决,既浪费了大量资金,又没有很好地满足行政事业单位使用需求。

3.5缺乏会计信息化人才

会计信息化需要一批既懂得会计专业知识、又熟悉计算机操作及软件使用的人才。行政事业单位人员流动性差,会计人员岗位相对较为固定,会计岗位新生力量薄弱,老一批的会计人员对计算机及软件的使用相对欠缺。会计人员匆匆培训上岗的现象依然存在,缺乏系统的信息化培训,致使信息化技能薄弱,甚至有些还处于传统的核算记账阶段,这与信息化工作的要求还不相适应。比如,会计信息化要求会计人员能够对系统统计数据进行全面分析,查找问题、找出资金风险点,提高资金使用效率;要求会计人员对资金投入方式、资产管理、运行方式、内控模式等提出较为科学的参考方案,等等。

4行政事业单位推进会计信息化建设的对策

4.1提高对会计信息化工作的认识

随着信息处理技术的应用普及和人工智能技术在会计工作中的逐步应用,为会计信息化功能提供了更多的可能与挑战。特别是财政部《会计信息化发展规划2021-2025年》印发后,会计信息化发展有了具体的工作目标与发展路径,各级领导及有关部门应充分认识会计信息化的重要性和紧迫性,充分了解会计信息化各项功能及架构模式,充分调动会计人员参与信息化建设的积极性,大力推动会计信息化发展目标完成。

4.2强化会计信息化制度建设

会计信息化的相关业务流程与业务涵盖内容与传统的会计电算化有所不同。建立适应会计信息化工作的会计处理流程、会计软件操作规范、会计岗位职责等是现阶段促进会计信息化工作的必要手段。只有建立一套适应新形势下工作需求的制度体系,才能较好地实现会计信息化。建立完善的制度体系,通过“定岗、定责、定员”将信息处理、账务核算、档案管理等工作以管理制度的模式建立规范,明确各岗位职责和权限要求,做到不相容岗位相分离。

4.3加强硬件设施改善及软件系统开发

首先,针对计算机、服务器等硬件设施跟不上软件应用的问题,在部门预算方面,应考虑会计信息化建设的需要,为计算机、服务器等硬件设备的更新换代提供必要的资金保障。其次,要规范各信息化接口的输入、输出、处理设备型号要求及操作规程,为信息化软件的开发提出标准化的要求,避免各行政事业单位开发的软件标准不一致,不能有效整合的现象。国家应加大对信息化系统的探索,推出会计信息化基础集成系统,合理整合现有软件系统并推广使用,避免各单位重复资金投入,造成资金的浪费现象。第三,在防火墙等保障系统数据安全性的开发运用方面也要积极跟进,为系统安全、数据存储及处理方面提供保障,避免出现数据失真、系统运行障碍等情况。

4.4加大会计人员的培训力度

会计人员继续教育已经坚持了较长时间,但会计继续教育的时间有限,需要培训的内容较多,不能满足提升当前会计人员信息化水平的需要。建议相关部门加大对会计人员信息化培训力度,通过组织会计人员参加较为系统的信息化培训、到其他单位实地观摩学习、讲座、座谈等形式,让现有会计人员能较好地了解会计信息化相关知识、掌握会计信息化必备的运用技能,包括计算机及会计软件的使用、系统数据的分析运用等,提升会计人员信息化素质及管理会计水平。

4.5推动业财深度融合

4.5.1财务与预算数据相融合。将行政事业单位财务会计与预算会计进行融合,在会计人员进行财务会计处理时,系统能自动地进行预算会计的处理,这样不仅减少了会计人员平行记账的工作量,减少了两套账带来的繁杂账务处理,也规避了繁重工作造成的差错,并能实时监控预算经费的执行情况,增加了会计业务的准确性和及时性。另外,财务报表生成的同时能较为便捷地生成预算会计报表,使会计工作更加方便快捷。4.5.2财务与资产部门数据相融合。一方面,财务部门与资产管理部门资产统计情况的核对一致以来都是一项较为花费人力的工作。需要安排专门人员定期对两个部门的数据进行核对,如果出现不符情况,需要查找原因并及时更正,以做到账账相符、账实相符的目的。另一方面,行政事业单位需定期组织资产使用部门、资产管理部门、财务部门三个部门人员联动,对资产的账实、账卡、账账相符问题进行核实清理,以达到账实的统一,会计数据的准确。会计信息化的资源共享平台为单位资产的管理提供了便利。财务部门与资产管理部门、资产使用部门三方数据相融合,各资产相关部门责任更为清晰,因岗位变动更新资产管理人员登记也更方便。更利于资产的管理,达到数据的准确性及时性的目的。4.5.3财务与业务部门使用数据相融合。行政事业单位会计信息主要由财务部门随时调阅查询,在会计信息化系统支持下,应满足业务部门随时了解部门资金状况的需求。例如,集中采购部门需要随时了解专项经费余额情况以判断是否进行下一步的政府集中采购工作;业务部门需要随时了解专项经费收入支出情况,部门人员借款情况、相关客户及供应商的资金往来情况等;单位管理人员需要随时了解单位资金全面情况,部门资金管理情况等。业财融合的会计信息化为相关部门提供了查询便利,方便相关人员及时了解财务状况,作出财务决策。

5结语

在新一代信息技术快速发展和政府会计制度改革不断深入的背景下,行政事业单位需改变传统的会计工作理念及工作模式,大力推进会计信息化建设工作。特别是在应用会计数据标准、推进数字化转型、拓展会计职能等方面,投入必要的人力物力营造适宜的会计信息化环境,增强全员信息化意识,科学制定相关制度措施,精心组织实施,创新工作流程及模式,不断总结经验,提高财务管理水平。

参考文献

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作者:巫雪梅 单位:中国电子技术标准化研究院

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