信息化建设助力集团业务整合探析

福建新华联合印务集团有限公司（以下简称印务集团）隶属于海峡出版发行集团，2020年由福建新华印刷有限责任公司、福建彩色印刷有限公司、福建海峡出版物资有限责任公司、福建恒源光电技术有限公司、福州华彩印务有限公司重组整合而成，集书刊印刷、包装印刷、物资贸易、物业管理、仓储物流等于一体，是福建省内规模最大的国有综合性印刷服务企业和部级书刊印刷定点单位，承担着福建省教材印制生产的重要任务。印务集团于2020年初完成整体搬迁，入驻海峡印刷创意园。园区占地面积66.7亩，拥有全新规划建设的现代化厂房5万余平方米。按照集团公司成立的初衷，为实现企业管理流程的集约化、规范化、标准化，借搬迁整合之契机，公司率先启动信息化建设工作。历经一年时间，公司完成了ERP&MES一体化系统上线应用，实现了集团经营业务一体化运营，效果显著。在此与各位同行分享信息化的效果与经验。

一、借力进行组织结构重组和业务流程的整合

印务集团印刷板块是由原福建新华印刷有限责任公司、福建彩色印刷有限公司、福州华彩印务有限公司三家独立运营的公司组建而成的。三家公司内部管理、业务流程、组织结构、薪酬体系等不尽相同。如何把三家公司的财务、业务、设备、人员、组织等整合成集团的一体化运营模式，成为了印务集团重组工作的首要任务。为了有效解决这些问题，印务集团领导首先向同行取经、吸取成功经验，规避失败教训；其次是借力找抓手，通过咨询公司实现薪酬改革和财务整合，借信息化项目之手，实现业务流程重组和组织架构规划。经过一年的时间，印务集团成功将3家印刷企业的组织结构和业务流程实现了重新梳理、合并、重塑，并将员工进行重新分工。这也让我们看到，成熟的企业管理系统并不是单纯的软件应用，而是集科学的管理模式、业务流程重组、运营数据应用为一体的管理工具。在此赘述几个案例，依据系统规划，印务集团建立了生产控制中心，实现了计划和执行分层管理，提升了生产部的决策力，加强了车间的执行力；通过推行PMC管理模式，实现了生产计划和物料的协同，在减少沟通成本的同时，提升了生产效率；把传统物料部拆分成采购部和储运部，通过职能分工清晰职责，避免账务不清现象的发生。通过信息化项目的落地，集团业务一体化运营的步伐很快步入正常轨道。

二、生产环境标准化和生产过程数据化管理

1.生产环境标准化管理

俗话说，产品质量是生产出来的，而不是检查出来的。为建立一套行之有效的生产质量控制体系，集团品质管理部门采用系统工具、管理制度、监督措施等多重手段，齐头并进。印务集团通过实施色彩管理系统，实现印前制作标准和生产设备适配性标准化管理；通过MES系统检验流程，实现生产作业首检、自检和巡检的过程监督管理；通过数采系统对车间温度、湿度、PH值和电导率的实时监督和预警控制，保证生产环境的适应性。随同质量管理的技术手段的推广，企业也制定了相应质量管理制度，促使生产人员和管理人员不断提高质量控制意识，并将质量管理变成一种工作习惯和日常行为。

2.生产过程数据化管理

每个企业的生产管理者都希望只需坐在电脑前，就能实时掌控每台生产设备的运行状况，不用到现场掌握订单生产进度。为此，印务集团通过MES系统和数采技术的应用，实现了MES系统与设备的互联互通，从而实时掌握设备当前状态，了解是停机还是正在生产、生产的是什么产品、运行速度是多少、完成了多少产量、停机了多少时间等信息；通过设备生产信息采集，将其与生产作业、生产排产、设备报修等相关信息连接起来，形成了相互连通的一体化管理；通过大屏看板的形式，将机台运行数据可视化展示，方便了生产过程监督管理。

三、业务运营系统&出版集团财务系统无缝对接

前文概要描述了企业通过ERP系统的实施，完成三家公司全面整合；通过MES和数采系统的应用，实现生产过程数据化、可视化管理的过程。印务集团成立之前，三家公司的信息化水平还处于初级阶段。通过信息化系统的应用，我们深切地体会到流程化、数据化管理的重要性。在信息化建设和推行过程中，印务集团的信息化水平要在同行中实现弯道超车的目标，一方面在组织架构和流程改造方面进行大刀阔斧的改革;另一方面在数据应用层面往深度和广度方面迈进。通过业务系统运行数据自定义生成财务凭证，自动上传到财务总账系统，改变了原来靠人工编制财务凭证的方式，更重要的是避免出现“两个系统、两种数据、两张皮”的现象。为了看清每张订单是否赚钱，哪家出版社是有价值的客户，印务集团开始按订单进行成本核算，改变同行几十年按车间核算成本的统计方式。据了解，在新华系同行中，我们是新华系统中第一家实现业务和财务一体运营管理模式的企业，初步达到信息化水平弯道超车的目标。从这个意义上讲，印务集团的系统实施应用无疑是成功的。

四、规范数据资源，提高印刷安全性服务质量

CTP普及之后，特别是随着数字印刷的发展，对印前电子文件的管理提出了更高要求。原来是依靠增加电脑硬盘建立不同文件夹的方式来保存各种类型的电子文件，每次生产时手工查找文件极其不方便，不但影响工作效率，还容易出错，印刷安全性没有保证，此类生产质量事故在很多印厂时有发生。借信息化建设的机会，我们引进了印刷数字资源库管理系统，建立起一套规范、严谨的电子文件管理制度和操作流程。通过数字资源库的应用，文件出入库实现流程化管理、文件版本实现唯一性管理；通过分布式存储方式，可在不同设备上自定义存储路径，文件变更后也会自动同步到相应目录下。通过与ERP中的订单进行对接以及与畅流软件的融合，可最大限度降低因用错文件而导致质量事故的风险。相对于传统手工随意存放的方式，印刷数字资源库的上线新增了一部分“工作量”，但是这些新增“工作量”恰恰是以前手工模式下管理缺失的部分。为了实现对数字资源的规范管理、提高效率、避免差错，增加这部分工作量是非常有必要的。通过规范化的文件管理，随时都能为出版社提供文件服务，受到了客户的肯定。因此，规范化管理不是追求简单化管理，企业管理越规范，规避风险的能力就越强。规范化管理能给企业带来更大的简便性和安全性，为企业良性发展奠定基础。总之，印务集团在实施企业信息管理系统的过程中受益颇多，也基本实现了企业从传统管理到信息化管理的转型。当然，对于一家追求长远健康发展的书刊印刷企业来说，还有很多需要升级完善之处。千里之行，始于足下。今后印务集团也将继续在智能化建设的道路上不断探索。

作者:武向芝 单位:福建新华联合印务集团有限公司