综合事务管理系统建设项目实践探索

为更好地管理公司部门和员工，加强办公综合事务规范管理，全面推行制度规范的落地实施，加快信息化建设步伐就显得尤为重要，建立一套高质量、易维护、可扩展的综合事务管理系统势在必行。以公司发展战略为指导，以综合事务管理的规范化、信息化、提高综合事务管理的效率为宗旨，以满足综合事务管理者需求为目标，使公司综合事务管理工作能通过信息化平台得以顺利开展；实现信息共享，真正做到一次录入，多次使用，并通过信息汇总与授权机制，使综合事务管理工作中的各种角色能够在工作中及时地得到需要的信息；工作产生的信息能够及时地存储到平台的数据库之中，以提供其他需要信息的角色进行共享；各种角色的工作内容、痕迹、时间等能够进行追溯，如实反映各种角色工作情况，从而实现对各种角色的评价与管理。

一、技术方案

系统平台是架构在.NET4.5之上的SOA架构。

1.系统总体设计。（1）安全机制设计。系统级安全机制：限制系统连接数、同一时段用户登录数、用户登录超时时间等。程序资源访问安全机制：提供用户权限设置功能，用户仅能使用方位已授权的功能与操作。功能性安全控制：对用户输入的信息进行有效性验证，在进行对数据信息的修改操作时，对用户提交的数据进行特殊字符过滤等。数据域安全控制：行级数据域安全，即用户可以访问哪些业务记录，一般以用户所在单位为条件进行过滤。（2）系统实用、简洁。系统功能实用，用操作简洁、直观方便、交互性强；具备必要的帮助和导航功能，减少用户录入及操作的工作量。（3）系统稳定、可靠，运行效率高、速度快。系统在运行期间，运行稳定可靠，资源开销小，未出现死机现象，对用户的异常操作有提示、容错及数据保护功能。系统响应速度未因系统承载数据量发生变化而改变，本身安全可靠、易于维护。（4）数据库。系统采用关系型数据库：SQLSERVER数据库。（5）可扩充性和易维护性。系统能够适应企业变化的需要，可以非常便捷地扩充系统的功能和修改系统的功能。（6）数据库备份与恢复。系统具有备份和恢复机制，可自动定期备份数据库，确保企业数据的安全。备份机制：每周完整备份、每天差异备份。（7）合理的体系结构和良好的集成性。整个系统建立在一个统一的业务平台上，包括用户管理、消息服务、表单服务、工作流服务、系统管理等，以实现业务的无缝集成和协同，并为系统未来的发展奠定基础。（8）数据、信息资源共享。用户不受空间、时间约束，可通过客户端WEB浏览器访问系统，从唯一的信息来源安全地操作所有信息。信息在一处一次输入并确认，确认后的数据可在多处重复利用。对于历史电子数据进行迁移，把用户历史数据转入到新系统中，实现了信息资源的共享，解决数据孤岛问题。

2.系统功能机制。（1）标准化。通过系统对相关任务单据编号等分类和编码规则进行标准化定义和统一，使得编码规范得以在系统中实现及推广应用。（2）流程化。通过系统实现综合事务管理的流转实现，根据制度规范和组织资源情况实现各项管理工作的流程，并予以痕迹记录。（3）消息提醒机制。系统实现了待办和工作任务进行提醒。并预留了与第三方软件实现提醒的接口，如邮件、短信、企业即时通讯软件等。

3.移动办公。移动办公平台采用HTML5框架进行定制，支持IOS，Android客户端。（1）统一用户管理。移动办公平台与综合事务管理系统进行用户和组织架构的同步，同步方式可选自动和手动两种方式。（2）界面定制。通过对用户页面定制，更加贴合用户的使用习惯。（3）流程开发。以PC端流程实现的逻辑为基础，进行移动端流程开发，实现PC端与移动端的配合，发挥两端的优势。（4）集成其他应用。可根据需要，集成企业其他系统的数据，如集团公司其他业务系统等。（5）文档转换服务。提供独立文档转换服务，实现了文档在线浏览，并进行文档安全控制，防止文档失控。同时提供缓存、预读等性能优化处理机制。（6）推送通知服务。对于流程处理待办事项，提供图标角标推送提醒。必要时也可通过手机短信服务进行提醒。（7）安全机制。企业移动应用场景中需要保证：用接入的安全控制；移动传输过程中的数据安全；使用过程中的信息安全，例如下载到手机本地的重要文件不被泄密等。

4.系统技术平台。（1）一体化平台。系统建立企业核心业务的统一平台，通过组件式建设在该平台中能够搭建各个业务子系统。为了保证顶层设计理念能够落实，在设计信息系统的时候，将信息系统按照一体化的要求进行四个一体化，分别是：使用一体化；沟通一体化；业务一体化；数据一体化。（2）平台的开放性。系统平台通过使用IT通用标准和提供系统业务层源代码保证平台的开放性，主要体现为：提供开放的、通用平台；能为后期建设的其他系统预留接口；能保证功能的不断扩充和系统的平稳升级；具备二次开发的能力；系统有统一的授权体系。（3）用户管理。系统具有完善的用户管理和授权机制：通过统一的用户权限管理机制，保证系统的安全性和操作的针对性；可分级、分类授权；可以灵活地定义各种角色；与流程、表单、数据的管理有机地结合起来。管理员可以管理和维护本系统的组织结构、人员信息。（4）工作流管理。系统使用国际工作流联盟XPDL2.0标准，XPDL是工作流的标准实现，是对业务流程模型（BPMN）标记的一种文件格式（持久化为XML），并支持图形化的展现。其特色功能包括职能流转、错发回收、多人并发处理。

5.表单与菜单管理。系统实现了流程表单配置、功能菜单配置功能，用户可根据实际需要及业务变化进行调整。

6.系统参数管理。系统实现了参数管理功能，系统用户可以对常用的以及经常变化的参数进行配置，增加系统的维护灵活性，包括有基本参数的维护和各业务管理特性参数的维护。7.系统日志管理。系统具有完善的日志管理功能，包括报错日志、系统服务启始与结束日志、用户登录及退出日志。

二、建设成果

1.初步搭建综合事务信息数据平台。实现了数据整理和挖掘，保证系统数据的完整性、统一性和准确性；能够快速、及时地挖掘和掌握综合事务及后勤保障管理的相关信息，直观、形象地了解各业务模块的管理情况，有效信息检索，并通过综合统计分析，为规范管理和科学决策提供科学依据，基本实现审批流、信息库的有效衔接，实现清晰地费用统计分析。

2.综合事务相关流程线上操作全覆盖。实现综合事务管理业务流程全面信息化，基本做到现有综合事务线上操作全覆盖。主要包括以下功能：（1）会议管理。实现会议室在线申请与审批；根据会议预定时间提供会议室占用情况和查询功能，建立会议室管理台账，实现会议室费用统计。（2）办公设备及用品管理。实现办公设备、家具、用品及耗材申领及维修申请线上功能，实现人员与设备设施勾稽关系，加强调拨管理，实施办公家具及设备二维码管理应用，完善办公用品库存管理，动态调整库存信息，建立台账，加强分类管理，实现信息数据费用统计分析功能。（3）车辆及车位管理。加强车位统筹管理，实现车位分配和统计功能，实现车辆申请流程线上操作，实现车辆运行费用核算统计。（4）邮寄管理。实现邮寄需求的申请及审批流程线上功能，统计快递邮件信息及费用。（5）文印管理。实现文印需求申请及审批流程线上功能，加强文印耗材计划管理，实现文印耗材、成品及费用统计功能。（6）餐饮管理。实现餐券申领线上功能，实现餐券查询和费用统计功能。（7）员工卡管理。实现员工卡申请、注销、挂失、换卡管理。（8）办公区域可视化管理。通过可视化视图展示办公区域房间的分配使用情况，可穿透查看办公室视图。

3.提升综合事务管理规范化水平。系统建设以综合事务管理相关制度及工作标准化手册为依据，通过系统建设实现相关制度的落地，进一步提升规范化管理水平。

4.实现综合事务管理系统手机端操作便捷化。搭建统一移动办公平台，除在PC端处理管理业务外，实现手机移动端处理，进一步实现便捷化操作，开设移动门户、消息提醒、电子文件预览等功能。通过综合事务管理系统建设探索实践，初步实现了管理信息的共享，规范了管理过程，提高了工作效率。

作者:孙文一 朱文鹏 单位:中国能源建设股份有限公司