企业文书与档案管理精选(九篇)

第1篇：企业文书与档案管理范文

[关键词]电力企业；文书档案；档案管理

中图分类号：F426.61；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）09-0318-01

1 电力企业文书档案管理的重要性

电力企业的文书档案管理工作，是利用现代计算机技术手段代替了传统的手工记录，采用科学手段文书档案管理方法，不仅减轻了档案管理人员的工作压力，更为电力企业提供科学有效的数据服务。加强并做好电力企业文书档案的管理工作，合理利用电力企业文书档案的相关资源，充分发挥它的利用价值，顺应社会的经济潮流，确保电力企业的快速发展。[1]

2 电力企业文书档案管理及利用现状分析

2.1 电力企业对文书档案管理工作不重视目前，大部分的电力企业认为文书档案管理工作只是文字性的工作，没有意识到电力文书档案管理工作的重要性，不清楚文书档案对电力市场的影响。同时文书档案管理工作中投入很少，档案室的设施和文书档案资料有待改进。

2.2 文书工作与档案管理衔接性不够。在实际工作中，部分电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好地联系到一起。文书工作和档案管理工作实行分开管理，不能有效地整合到一起，很容易产生差距和问题。出现问题后，两者处理问题的方式也不同，电力企业档案管理系统就会出现问题，对文件的统一性、完整性造成一定的影响。如果不能将文书工作与档案管理有效地结合到一起，将会阻碍电力企业的发展。

2.3 电力企业文书档案利用率不高。当前，由于对文书档案管理工作的不重视，不能很好地将现代科学信息技术运用到文书档案管理工作中，很多数据资料不能进行数字化管理，很多工作需要管理人员以传统的方式完成，不仅工作压力大，而且容易出现遗漏。如果电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，这对电力企业以后的发展将提供极其有用的资源，提高电力企业的工作效率，为电力企业的发展奠定坚定的基础。

2.4 电力企业文书档案管理人员专业水平欠缺由于电力企业中文书档案管理人员对专业知识不熟练，也可能造成档案资料相关数据不具有代表性、科学性，制约了电力企业发展的脚步。[2]

3 如何加强电力企业文书档案的管理及利用工作

3.1 重视电力企业文书档案管理工作在电力企业文书档案管理工作中，培养“管理工作、人人有责”的思想，加强电力企业全体员工对档案管理工作的重视，相关领导更应起到带头的作用，意识电力企业文书档案管理的重要性，全面提升文书档案在企业中的重要地位。另外，加大投入档案管理的现代化设施，将传统的文书档案管理方式转化为数字化管理，提高利用率，打造良好的文书档案管理氛围，全面提高档案管理人员的工作热情，打开新的局面，让文书档案管理工作越做越好。

3.2 提高文书工作与档案管理的衔接性在电力企业的发展史上，文书工作与档案管理工作既有区别又有联系，文书是档案的铺垫，档案又是文书的归属。加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应该相互学习与沟通，研究其工作特点和性质，在两者之间区别的基础上，进行统一化管理，只有好的文书工作才能为档案管理工作打下扎

实的基础。因此，相关的工作人员必须齐心协力完成，在实践工作中，相互协调和配合，不得互相猜忌或者推卸责任。①加强文书工作人员的档案管理意识，为档案管理工作人员提供最好的文件资料，不能敷衍了事，给档案管理人员增加工作压力，配合档案管理工作人员，做好衔接工作，为其提供科学、有效的帮助，促使电力企业的各类文件有机地联系到一起，保证档案更新的实效性；②电力企业档案管理人员需严格执行相关管理制度，及时且准确地接收文件，核对文件，进行资源整合，如发现与实际不符或者出现错误，第一时间向文书人员反馈，保证文书档案的质量。此外，电力企业档案管理部门做好档案的合理利用工作，制定相关借阅制度，严格按制度执行，保护好文书档案，避免丢失遗漏。

3.3 分类管理，提高文书档案利用率在文书档案管理工作中，制定科学完善的管理方式，针对不同的活动、专题，进行归类，提升文书档案的利用率。在电力企业开展重要活动或者专题时，收集相关材料，根据活动性质，制定有效可行的活动方案，为以后电力企业此类活动的开展提供好的题材和参考作用，同时提高了文书档案利用率。

3.4 加强文书档案管理数字化建设数据化管理包含了压缩技术、数据库技术、高速扫描技术等先进科学技术。在电力企业的发展过程中，文书档案管理应该重视数字化管理，加强数字化建O，有效利用数字信息化技术，提高工作效率。

3.5 提高文书档案管理人员专业素质为适应电力企业发展的要求，提高文书档案管理人员专业水平和个人素质势在必行。文书档案管理人员不仅要掌握相关的知识技能，还要懂得计算机操作。此外，电力企业定期给文书档案管理人员进行培训和考核，提高业务水平，全面提升文书档案管理工作的质量。[2]

4 案例分析

案例一：小李是××电力企业工作3年的文书档案管理人员。随着科学技术的发展，公司也越来越注重文书档案管理工作，去年，公司加强了文书档案管理数字化建设，将传统手工模式与现在科学计算机技术有效结合，小李的工作效率也大大提高了。公司每年3月开展“电力设施保护宣传月”活动，今年2月份的时候，领导让她把2015年“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，需要借鉴去年的相关数据拟定今年的活动计划。小李通过数字化的档案管理信息系统在检索的地方输入“2015年电力设施保护宣传月”，系统会立刻检索出2015年电力设施保护宣传月的相关内容，大大提高了查询速度，提高了工作效率。

5 结语

电力企业文书档案记录了电力企业所从事的各类管理活动，对电力企业的发展具有重要的意义，加强电力企业文书档案的管理工作，提升电力文书档案的合理利用率，完善电力企业文书档案管理工作，为电力企业发展提供有利条件，促进电力企业的全面发展。

参考文献

[1] 何英.电力企业文书档案的管理及利用分析[J].黑龙江档案，2013（06）：103.

第2篇：企业文书与档案管理范文

【关键词】档案管理；文书档案；工作原则；管理方法

随着企业发展规模的进一步扩大，企业的文书档案工作也应该加以改善，良好的文书档案工作可以明显提高企业的工作效率，促进企业的长久发展，通过对一个企业文书档案中的数据进行分析可以知道很多关于该企业的信息，如该企业的发展规模、历史改革、企业文化等等，而且可以通过这些信息来规划制定企业的未来发展方向，与之相反，杂乱无序的文书档案工作势必会降低企业的运行效率，不利于企业的长久发展。

一、文书档案的工作原则

（一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。

（二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。

（三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。

二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题

（一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。

（二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。

三、档案管理系统在文书档案工作中的优势

（一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。

（二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。

四、档案管理系统在文书档案工作中的建议

要想使档案管理系统在文书档案工作中发挥出最大的作用，首先要提高工作人员对于档案管理系统的应用意识，要给每位员工普及到档案管理系统的使用方法和使用条件，使每位员工认识到档案管理系统的巨大作用，继而使档案管理系统渗入到员工的日常工作中。其次，要加大档案建设数字化监督力度，对档案建设的每一环节都要加大监督力度，对档案建设工作中出现的任何不规范行为要及时给予处罚，建立健全档案建设工作的工作标准。

五、结语

综上所述，在文书档案工作中有效地运用档案管理系统对改善企业中档案管理问题具有重要的意义，其不但可以大大提高档案管理工作的工作效率，加大企业内部档案信息的流通度，而且可以提高企业在员工心中的好感度，有利于企业的长期发展[4]。在文书档案工作中顺利地运行档案管理工作不但需要档案管理人员的努力，而且需要企业各个部门的相互配合和合作，只有在两者的共同努力下，才能使档案管理系统发挥出最大的作用，进而使企业获得长久的生命力。

参考文献

[1]胡艳.提高企业档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2015（01）.

[2]张秀芸.自动化管理系统在文书档案工作中的运用[J].黑龙江科技信息，2014（06）.

第3篇：企业文书与档案管理范文

关键词：企业管理 文书档案管理 信息化

随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。

一、企业推进文书档案管理信息化的意义

（一）可以实现信息共享

对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。

（二）提高工作效率

企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。

（三）加快了信息传输的速度

传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。

（四）电子档案的储存更加稳定

电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。

二、实现企业文书档案管理信息化的建议

（一）打造文书资料的“收集网络”

通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。

（二）将信息系统的内、外网进行隔离

为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。

（三）加强文书档案管理人员的素质建设

网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。

综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。

参考文献：

第4篇：企业文书与档案管理范文

关键词: 档案管理 企业文书档案管理工作 工作原则

档案管理是企业发展的一个不可缺少的方面,是一笔宝贵的文化财富,只有档案工作者今天的努力,才有明天的服务企业发展、服务社会经济。企业档案管理工作的主要内容通常包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、提供利用等多个环节。

文书档案,是指反映党务、行政管理等活动的档案。企业一般可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料也列入文书档案的范围。文书档案是企业在各项管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是企业档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性,只有努力使企业文书档案管理实现科学化、规范化、标准化,才能切实发挥文书档案的作用,真正实现其应有的价值。

如何才能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化,使之发挥最大作用,我结合自身工作经验,以所供职的集团公司为基本参照,认为应该特别注意以下三方面的工作原则。

一、确定收集档案的原则

这是档案管理的基础工作,是开端。企业文书档案管理的科学化、规范化、标准化都是从这个基础上建立起来的。在这方面,要遵循三个原则。

1.全面收集。

从某种意义上说,档案是全社会的宝贵财富,而不仅仅是一个企业、一个部门或某个人的财产。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性,而要从更宏观的角度来考虑,从全面的观点出发,从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用,既要看它的现实价值,又要看它是否有社会价值和史料价值。

档案是历史的记录,也是历史的产物,它是在一定的历史条件下形成的,它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时,必须运用历史唯物主义的观点和方法,坚持史存原则,将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值,根据档案产生的历史条件、时代背景,并结合现实来考虑档案的价值。

2.准确、符合事实。

要确保资料准确性,才能更好地体现档案资源的价值。做好企业文书档案收集工作,必须坚持实事求是的原则,不能道听途说,更不能主观臆想,而是要深入有关部门反复校对,校正材料出处,对原始材料进行科学的归纳、整理、分析,去伪存真。同时要有选择,根据企业管理和工作的需要,从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义,有具体实用价值,且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则,不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实,特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值,一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌,确保信息资料的准确性。

3.严格。

根据我的工作经验,要严格按照程序来进行:根据本集团公司制定的《档案管理制度》来分析、确定应归档文书的范围―专业人员签注归档意见―汇总、编制拟归档文书目录―提请档案管理人员审批―档案室将需保存的档案立卷―完成各项归档工作。

4.长远发展利用。

在鉴定档案价值、确定收集档案时,既要看到档案在现实中的作用,又要预见到未来工作中的作用,因为社会在不断进步,事业在不断发展,档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前,而且要透过文件预测到它的潜在作用。

二、实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域,一方面,使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便,另一方面,也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革,才能适应当前的信息化潮流。

目前,集团公司已经将计算机引入了文书档案的管理,通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间,提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式,要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息,对信息加以区别和处理,并为企业提供准确的信息利用。我认为应该遵循如下原则。

1.快捷。

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息,为企业提供安全、及时、准确、全面的信息,提高工作效率。

2.方便实用。

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性,而不被淘汰。要简化程序,使用方便,符合企业文书档案的应用要求,符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件,与办公自动化软件能够有效地接口,不能形成信息孤岛。

3.确保信息安全。

文书档案信息内容有一定的保密要求,因此,必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾,规定用户权限,文件须经加密处理。单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接,但必须与国际互联网维持物理断开形式,从而维护信息的安全。

三、档案人员的培训原则

管理人员是企业文书档案管理的主体,没有高素质的人才就不能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。企业应该注重文书档案管理人员的培训工作。

1.培训职业道德素质。

良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论,使业务工作始终保持正确的政治方向。同时,要有高度的组织性、纪律性,遵守规章制度,坚决杜绝失密、泄密现象的发生。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神,既要坚持原则,照章办事,又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率,在服务中树立良好形象。

2.职业培训。

加强业务培训,提高素质和水平。档案人员要掌握精深的专业知识。档案管理工作是一项科学性很强的工作,它既要有一定的理论基础,又要有一定的业务技能。要树立档案教育是终身教育的观念,广泛开展多种形式的教育培训,如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训,完善档案管理人员的知识结构,培养敏锐的档案意识与较强的档案技术能力。同时,注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流,他们能尽快了解对方的先进经验,及时查找自己的不足,吸收好的经验应用于自己的实际工作中。

第5篇：企业文书与档案管理范文

（广东电网有限责任公司江门鹤山供电局，广东 鹤山 529700）

摘　要：本文分析了供电企业文书档案信息化管理中的意义，并提出了信息化管理的有效途径。

关键词 ：供电企业；文书档案；管理；利用

中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1000-8772（2015）19-0087-02

收稿日期：2015-06-12

作者简介：吕红怡（1972-），女，广东鹤山人，本科，馆员。研究方向：档案管理。

一、供电企业文书档案的信息化管理的意义

1、全面提高企业文书档案管理水平

大数据时代背景下，现代化信息技术、智能技术、现代科技持续发展。随着供电企业业务量的不断上升，其文书档案的信息量、数字量也持续累积，在数字信息技术的辅助支持下，能够极大地提高文书档案管理效率，方便信息的快速搜索、查询，从而实现档案资源的高效利用，推动企业文书档案管理的积极创新。所以，创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统，对其管理水平的提高具有十分积极的意义。

2、推动企业文书档案管理的数字化、网络化

在大数据背景下，网络技术、信息技术都体现出超强的数据计算、检索、查询、储存等功能，也能够实现数据信息的远距离传输、转译等。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径，实现了规范化、准确化、高效化管理，这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理，从而确保信息安全。相反，企业文书档案的数字化管理又推动了其网络化管理的实现。

因为在数字信息技术的支持下，一些档案资料可以以数据、信息的形式被输入网络系统，通过网络系统登录能够实现信息的查询、更新与咨询等功能。

3、促进文书档案的利用与共享

在现代化数字信息系统的有效支持下，供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用，具体体现在：为企业各个部门、各个阶层、各个岗位的工作人员提供及时、快速、有效的信息咨询与查询服务。网络信息数据背景下，供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统，就能够实现检索、查询、查找、分析与保存等操作，这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限，同时，也维护了企业档案信息资源的安全，通过数字信息系统、网络系统能够实现档案信息资源的不同层次、不同地域间的有效共享。

4、促进文书档案管理走向现代化

现代化的社会是数据信息社会，大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发展任务，供电企业必须紧跟时展步伐，其各项管理工作要迈向数字化、智能化、信息化行列，要融入计算机技术、网络技术、通讯技术等行列，善于利用这些技术来武装自身，文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨，才能加快文书档案管理的现代化步伐，才能更加适应现代社会，才能实现同其他行业的有效对接，也才能为客户提供更加满意的服务。

二、供电企业文书档案的信息化管理及利用

1、创建并完善档案数字化管理制度

健全的制度是档案数字化管理的有效依据，因为只有创建规范、完善的档案管理制度，才能实现档案数字化管理的规范化、制度化、正规化。因此，供电企业必须意识到制度的重要性，建立健全一套科学合理的档案管理制度，并严格要求相关人员依照制度开展工作，围绕制度进行管理，利用制度来规范管理人员行为，以此达到文书档案的规范化、正规化管理。

2、文书档案的数字化管理

以往的文书档案管理形式为纸张管理，其特征为：繁杂、工作量大、占用空间大、查询不灵活等。数字时代的来临，数字信息技术的使用则化解了其中的矛盾和问题，通过借助现代信息技术、数字化软件、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量、控制工作强度。供电企业必须推动文书档案的数字化管理，创建电子数据库，从旧式的纸张式管理上升为电子化、数字化管理，形成电子档案系统，使供电企业档案文书管理纳入数字化管理行列，以此来推动档案的信息化管理。

3、强化文书档案的网络化管理

供电企业文书档案走向数字化管理后，依然要朝着网络化管理方向发展，这是因为只有通过现代网络系统进行联网，依托于网络系统来加强各个区域间的联系，才能实现各个地域、网络系统中用户之间的信息资源共享，可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势，具体的网络化管理包括：文书档案的网络分类、归档、组卷、借阅、查询、检索、传输、下载、读取、保存等。借助网络数据信息系统能够进一步扩大文书档案资源的普及范围，加大文书档案资源的开发和使用力度，以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥。

4、企业文书档案的安全化管理

企业文书档案的信息化管理与利用是利弊并存的，其优势方面不言而喻，然而，其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁。安全问题也是大数据背景下所普遍面临的问题，信息能否被安全、合理地传输和利用是供电企业非常关心的问题，因为它关系到企业秘密信息的安全度，关系到企业的经济利益。

供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进、更新、维护与升级管理力度，做好保密工作，维护系统安全，确保信息安全，具体可以从以下方面做起：

第一，加强安全防护。提高工作人员的业务素质与工作能力，控制其失误操作，及时排除系统故障，定期清理系统病毒、增设网络安全防护系统，防止黑客、病毒等的非法（下转124页）（上接87页）攻击，彻底维护文书档案信息的安全性、保密性。

第二，做好安全密保工作。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数，一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置，这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性。

5、推进文书档案的信息化利用

现代社会是信息化智能社会，信息技术已经渗透到各行业，为各行业的经营、运营与管理提供了全新的动力，创造出了可观的效率和效益。

电力行业文书档案管理作为一项复杂性、繁琐性的工作，也必须借助现代信息技术的大力支持，供电企业必须加大力度推进文书档案的信息化利用。

首先，供电企业必须积极引进、推广并使用现代化档案信息管理软件，例如：易度资料管理软件，等。招纳优秀的信息技术人才，为企业编制专门的文档管理信息系统，并做好信息系统的定期检查与维护工作，维护系统的安全、常规运转，推动企业逐步走向文书档案的电子化管理。

其次，档案部门要强化信息服务理念与敏感度。档案管理人员必须具备较强的信息意识，根据信息的源头来收集、储存信息，必须对公开的信息保持高度警惕意识。同时，能够根据已有的用户信息，进行深入、系统的分析，从而掌握客户需求，再围绕客户需求来规划出一套有针对性、有层次的服务策略，不断提升对文书档案信息资源的开发、整理、分析与转化能力，充分挖掘电子文书档案的信息功能价值，发挥对企业的信息服务功能，从而支持供电企业的高效运转。

供电企业文书档案的信息化管理，是电子信息与纸质文件管理同步进行的过程，企业既要加大电子信息系统的开发和利用力度，同时，也要加大对纸质信息资源的管理力度，只有这样才能有效控制对电子信息系统的依赖，也能为文书档案信息资源提供有效依据。

再次，拓展文书档案的信息化利用与服务。供电企业文书档案应该在企业的整个生产、研究、管理、运营各个方面发挥信息服务功能与作用，为供电企业决策的制定、发展目标的确立、未来发展规划等提供参考依据和信息咨询，体现出信息化管理模式下，档案资源信息服务的智能化、现代化、便捷化，例如：通过E-mail，网络对话系统、短信息通讯等模式来实现信息的传输与传送，以此来实现对企业内部人员的信息服务，启动网络硬盘、电子邮件系统等来为用户提供远距离的信息传输服务，确保企业员工能够通过下载、保存等形式来获得信息。供电企业还可以依靠信息系统面向广大服务对象来公开信息，以此来拓展服务范围，提高供电服务水平，确保用户能获得及时、有效的信息咨询服务。

三、总结

供电企业文书档案信息化管理工作关系到供电企业经济决策、发展目标、工作规划等的制定，必须加大对文书档案管理工作的重视力度，积极培养专业的行业人才，加大培训力度，加大资金投入力度，推动文书档案管理的信息化、现代化，从而为企业的发展提供信息性支持。

参考文献：

[1] 赵林峰.当前我国电力企业管理体制问题研究[J].华中师范大学，2012.9.

[2] 段文泉.水电工程可视化动态信息管理与控制理论方法及其应用[J].天津大学，2011.13.

第6篇：企业文书与档案管理范文

关键词：文秘工作；文书档案；管理工作；企业

进入信息化时代，随着我国企业管理日趋规范，行政管理、办公室业务等各项工作也逐渐朝着规范化与标准化方向发展。所以，企业想要在激烈的市场竞争中更加稳健发展，需要充分认识到文秘、档案管理等行政工作对企业发展的重要作用，并给予一定的重视与关注。实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，可以有效提升企业管理质量与管理效率，促使企业更好更快发展。所以，本文对加强文秘工作与文书档案管理工作一体化措施等内容进行相应阐述。

一、文秘工作与文书档案管理工作一体化概述

在科学技术迅猛发展的大背景下，先进的网络信息技术得到快速普及应用，为人们生活带来极大便利，也为企业当中文秘工作与文书管理工作一体化提供了便利性、可行性与必然性。文秘工作与文书档案管理工作一体化，通常情况下会被称为文档一体化。企业对先进计算机技术以及行政办公管理系统等进行充分利用，将文秘工作与文书档案管理工作进行有机结合，能够有效推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化、智能化、现代化，进而能够对公文资料的起草、审核、印发、归档等环节进行实时监督，促使文书档案资料真正实现一体化、标准化、规范化。

二、文秘工作与文书档案管理工作的关系阐述

文秘工作与文书档案管理工作，两者之间在很大程度上是相互联系的，但是同时也在一定程度上彼此独立。文秘工作与文书档案管理工作的对象都是公文。公文写作是文秘工作的重要内容之一，是公文成文的前置条件。而档案资料主要是从公文中收集提取并分类保存，所以，可以将文书档案的管理视为公文以后的延续工作。由此可以看出，文秘工作与文书档案管理工作两者之间通过公文这一主体紧密联系起来。如果想要保证文书档案管理工作的顺利展开，就需要从公文拟定、处理环节做出严格要求与规范。公文处理工作是做好文书档案管理工作的基础，也是关键。公文处理工作的好坏在很大程度上会对文书档案管理工作造成一定影响，因此，公文处理工作的规范化、标准化是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的重点。在社会科学技术快速发展的背景下，企业档案管理工作也逐渐朝着电子化、体系化方向发展。文档一体化的管理模式主要是从文秘工作与文书档案管理工作的大局着手，在公文生成、公文归档、公文检索、公文查阅等各项工作中对现代办公自动化技术等进行充分利用。如果想使档案资料的真实性与准确性得到保障，同时发挥档案最大价值，就需要企业各相关工作人员在进行档案录入与档案输出时，严格按照统一的标准流程展开。这样做的好处在于，不仅可以提升工作效率、提高工作质量，还可以促使文秘工作与文书档案管理工作向着规范化、标准化方向发展，促进企业行政管理更加科学有效。

三、加强文秘工作与文书档案管理一体化的措施

（一）明确管理意识。要想实现文秘工作与文书档案管理工作一体化发展，需要在企业实际运行中切实树立并加强两者之间一体化的管理意识。通过树立一体化管理意识，可以保证文书档案管理工作的顺利展开。同时，文书档案管理工作的工作流程也会得到进一步规范与完善。能够简化企业当中档案管理的工作流程，避免重复工作，从而为企业节省更多成本。文秘工作是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的基础与关键，相关文秘工作人员需要加强文书档案管理意识，要做好文书档案各项基础性、前期性工作，使文书档案质量得到有效保障。具体可以从以下几点展开：第一，公文纸张需要保证统一标准与规格，同时内容排版需要严格遵守国家相关规定，在进行装订工作时保证从左侧进行。第二，需要对公文的审批权限以及签发手续等进行严格检查，除此之外，还需要对主送单位、公文标题、公文文种、保密程度等进行审核，保证各环节工作能够符合标准。第三，文秘工作人员在公文草拟、公文定稿时，需要及时签字、记录，保证字迹清晰、清楚，为日后检查与审核工作提供便利。

（二）强化文书立卷工作。在企业文书档案管理工作中，文书立卷在其中占据重要位置。文书立卷工作能够保证文书档案的体系化与标准化，在文秘工作与档案管理工作之间发挥着衔接作用。文书立卷工作既是文秘工作的最终一个环节，与此同时，也是文书档案管理工作的起始环节。因此，这一环节在文秘工作与文书档案管理工作一体化中发挥的重要作用不言而喻。强化文书立卷工作，可以从以下几点展开：一是经常性对工作人员展开公文、档案等相关法律法规方面的专业培训，通过广泛的学习、培训，切实提高相关人员对文书立卷工作的重视，增强档案意识，从而为做好此项工作奠定良好的基础。二是强化文书立卷工作的规范化、智能化、日常化管理。现在很多企业开始使用电子档案管理系统，这就要求相关人员不仅要对纸质公文档案资料进行及时收集整理、统一装订、分类排列、编号装盒，还要及时进行电子公文档案资料的整理归档，同时要确保电子档案与纸质档案完整、准确、一致。三是持续强化并落实相关工作人员的岗位职责，做到文秘工作人员与文书档案管理工作人员之间既相互帮助、互相协作，又分工明确、职责清晰，确保在展开文书立卷工作时，能够严格按照工作程序展开，保证最终公文资料的真实性与准确性，为企业后续文书档案管理工作提供保障。

（三）促进标准化建设。要想更好实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，需要进一步推动文秘工作与文书档案管理工作标准化建设。文秘工作与文书档案管理工作标准化建设需要严格按照国家相关规定展开，与此同时，需要因企制宜，结合企业文书档案管理工作以及文秘工作的实际情况，加强对外部影响因素的分析与研究，构建统一标准。保证文秘工作与文书档案管理工作一体化软件的实用性与通用性，加强综合管理工作。这样可以在很大程度上实现文书资料与档案管理之间的有效衔接，在企业当中实现资源共享，保证各项资源能够充分发挥自身的优势与作用，促进企业更好发展。除此之外，需要在企业内部针对文秘工作与文书档案管理工作一体化构建管理体制，各工作人员之间需要加强交流与沟通。管理部门要针对文秘工作以及文书档案管理工作加强监督与管理，强化日常考核，促使相关人员在实现文秘工作与文书档案管理工作一体化建设中积极主动作为，充分发挥自身作用。

四、结语

综上所述，实现文秘工作与文书档案管理工作一体化是增强企业行政管理、实现更好发展的必备条件。文秘工作与文书档案管理工作一体化，是企业高质量发展的必然选择。所以，企业领导者需要给予一体化工作高度的重视与关注，做好对相关人员的教育、引导、培训工作，培养一批具备一体化意识、具有较强业务能力的工作人员，为推动企业在新时期的可持续发展做好智力保障工作。

参考文献

[1]韩东.试论如何做好新常态下的秘书工作 [J].人间，2015，175(16):196-197.

[2]张爱梅.新常态下文秘专业人才培养模式创新探究 [J].考试周刊，2016(52):174-176.

第7篇：企业文书与档案管理范文

关键词：文书档案；管理；策略研究

随着社会的不断发展与进步，企业的实时发展内容日渐增多，其文书档案也日益繁杂，但从现状考虑，企业文书档案管理体系仍然不健全，这就在文书档案管理中出现了一些问题，所以，加大对文书档案管理工作的重视度，并结合相关部门进行随时调整，通过人员教育和设立健全的、系统的文书管理档案，并对其管理工作加以创新和实践是各大小企事业单位首要解决的问题。

一、新时期文书档案管理工作的发展现状

（一）管理人员普遍综合素质有待提高

在现今社会，文书档案管理工作系统和繁杂，从文书档案的形成到档案的确立，以及档案的归档，整个过程都琐碎而繁杂，尤其是归档时，要保证数据、案例等信息的准确无误，很多符号，哪怕一个小数点就会影响整个文书档案的正确性，是不可以掺杂虚假信息和错乱数据的，这对工作人员的要求就很高[1]。但是现在的问题在于，一些文书档案管理人员管理思维落后，个人综合素质不高以及专业管理水平较差，最后就导致文书档案在管理过程中出现了一系列的问题，这与现代社会的发展趋势和发展理念是不协调的，也不利于企业的健康、可持续发展。所以企业亟需一套行之有效的文书档案管理体系，需要培养一批专业水平较高，道德品质优秀的工作人员，并且需要对其进行人员的规范化操作和管理。

（二）文书档案管理工作系统不够规范

因为现在的文书档案管理工作系统不够科学、规范，所以致使文书档案在建档和归档时出现了很多问题。管理人员意识不高，管理水平落后，道德感和责任感不重，以及一些个人的利益驱使致使一些工作人员在资料搜集时就开始弄虚作假，文书档案一开始的建立就是错误的，信息不真实，此外，在文书归档过程中，因为对内容的要求比较多，有些工作人员在进行电脑输入时不够细致，因为一个小数点、一个公式的错误影响了整个文书的错误，这就是工作疏忽和管理失误。另外，因为系统不够规范，所以导致文书档案在选择时不够全面，很多重大事件、重大理念没有被采入文书档案中，文书档案内容空洞、简单，这样就不利于以后为企业查档服务。所以，在整个系统中，文书的准确性和质量性有待考察，迫切的需要实行系统的管理制度和工作责任制。

（三）文书档案管理方法落后

传统的文书档案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人员手工进行档案的搜集、建立、归档和检索工作[2]。这样的方式繁杂、琐碎，并且个人的影响因素很高。为了做好现代化的档案管理工作，把好质量关，就需要正视现在文书档案管理方法的落后性。传统的管理方法占用了大量的人力、物力，工作效率低下，这种形式下就需要不断调整管理方法，正确的使用现代化的方法和手段进行文书档案管理，因为只有系统的、科学性的、规范的现代化管理模式和方法才能节约人力、物力，并更好的适应社会和企业的发展需要。

二、新时期做好文书档案管理工作的策略研究

（一）提升文书档案管理工作的素质培养

要想提高档案工作管理工作的效率和质量，首要的任务就是加强文书档案管理人员的综合素质，要不断培训他们的业务水平，还应该进行素质教育和培养，让广大的文书档案工作者对该本职工作有较高的思想觉悟和责任感，除了要掌握扎实的库藏整理基本功外，还能够做到时刻检阅、勤加整合。文件的收、发登记是必须谨慎细致的。除了业务水平外，还应该注重工作人员的道德素养和职业操守，杜绝工作人员在进行文书档案建档和归档时出现，偷工减料，投机取巧的行为发生。这就需要管理层和相关部门建立健全的管理工作体系，制定相关的人员规范责任制度，明确划分人员的管理职责，并定期对员工进行岗内培训和岗外教育。在整个人员调整和改善过程中领导层也应该注重于员工之间的沟通，确保时刻掌握员工的心理动态和积极的工作想法和建议。只有业务素质和思想素养双提高了才能做到企业和员工的双赢局面。

（二）建立标准化的文书档案管理方法

根据企业的实际情况，建立一套系统的、科学的、标准化的管理是时代所需，企业发展的必然选择。加强对员工进行标准化的职业培训，建立相关的责任机制和区别各个员工的工作内容，这样才能确保档案的采编和资料的归档具有一定的系统性，并且一旦文书档案查阅出现错误，也可以及时的查找相关责任人。具体的方式、方法是在建档时统一进行工作任务分配，并在每一份文档上标明相关的工作人员姓名等，实行管理制度责任制，这样才能有效的提高员工的责任意识，细分工作后员工也会更加积极的开展工作，在以后的实践中也会节约时间、节约人员成本，避免工作的交互性[3]。建立标准化的管理，注重员工对于文书档案的质量管理，这样对于文书档案管理工作是极为有利的，对于日后的文书档案的检索效率也有着大大的提升作用。在很大程度上，建立标准化的管理对社会，对企业是有其深远影响意义的。

（三）运用现代化管理理念和管理方法

传统的文书档案管理很多都是手动的，在今后的发展中亟需引入一些现代化的管理模式和管理系统。采取高科技的文书档案管理设备，加强办公自动化技术水平，尽量规避工作失误，提高文档的准确性和安全系数。最好建立一些网络系统，并实行科学化的管理操作流程和模式。适当的调整办公系统，设置安全网络和高效网络，在对文书档案做到保密的基础上运用现代化的方式和方法以及设备去开展工作。至于管理层的管理理念也应该实时的进行调整，以适应社会的高速发展需要。

三、总结

文书档案是一种有据可查的历史凭证，是企业历史发展的真实记录，它直接影响着企业能否实现可持续发展。在新时期，文书档案的保密工作仍然是发展的首要前提，在此基础之上，建立专业化的管理团队和工作人才，并健全科学的档案管理方式和方法才能更好的整合企业内部资源，结合企业内、外部环境，大大的提高企业文书档案管理工作的质量，促进企业在社会中的良性发展。

参考文献：

[1]宋晓丽.对文书档案进行科学化管理的策略分析[J].办公室业务，2012（4S）：32-33.

第8篇：企业文书与档案管理范文

关键词：办公室 文书档案 收集归档 工作管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（c）-0123-02

当前，在社会不断发展和进步的影响下，办公室文书档案管理工作越来越受到人们的广泛关注，特别是对于一些企业来说，办公室文书档案收集与归档工作管理的整体质量和水平，能够体现出一个企业的管理水平。文书档案是对社会发展历程进行详细记载的资料，能够反映出社会、某一个组织或者是团体的实际情况，包括其在某一个特定时期内出现的问题以及针对这些问题如何进行有效解决、最终解决成果等等。办公室档案管理中，文书档案是其中非常重要的一部分，也是必不可少的一项重要工作，文书档案的收集和归档工作要求相关人员具有良好的服务精神，其自身也需要具备高技术和能力，才能够保证办公室文书档案收集和归档工作的顺利展开和进行。办公室文书档案的作用已经逐渐在各个单位或者是企业当中有所体现，为了能够将其自身的作用更大发挥出来，需要保证各个企业单位文书档案的真实性和有效性，提高文书档案工作管理的整体质量和水平，这样才能够保证文书档案中的信息资源能够得到有效利用和妥善保管。

1 办公室文书档案收集与归档工作管理的意义

文书档案收集和管理在当前我国事业单位中属于一些基础工作，也是各项工作展开的关键部分，文书档案当中记载有关社会、单位、某一个组织或者是团体，在特定时期内某事件的整个发展过程，对问题的产生、解决、结果都有详细记载。企业单位在进行重大决策时，基本上都得先参考相关资料文献当中相关内容，而文书档案就是相关资料当中最重要的资料，比如：一些会议记录情况、审批情况等等，文书档案的收集和归档工作顺利有效地进行，不仅对企业单位的战略发展方向有直接影响和作用，而且对于公司日后的整体发展来说，也有非常积极的影响和重要意义[1]。

2 办公室文书档案收集与归档工作管理现存的问题分析

2.1 工作人员意识差

在这之前，人们对于办公室文书档案的工作重视程度一直都不是很高，导致日常情况下，人们在工作时，经常出现注意力不够集中的现象，而对于文书档案的收集和归档等工作展开也不够到位，导致办公室文书档案收集和管理工作一直处于停滞不前的水平。很多档案管理工作人员对文书档案的管理意识非常差，在工作过程中，对企业单位一些红头文件比较重视，但是一些比较普通的文件，却没有给予相对应的重视，导致文书档案管理的整体工作效率和质量严重低下，经常出现档案不完成、残缺、档案失去真实性以及档案时间不连贯等现象[2]。很多工作人员认为文书档案管理工作不是很重要，所以在工作时，基本上没有全身心地投入，导致在信息资料搜寻的时候，增加了难度，这样不仅文书档案自身的作用在企业单位日常经营管理中不能够得到充分发挥，而且在某种程度上，制约了企业单位自身的发展[3]。

2.2 企业单位对文书档案收集和归档力度不够

当前，虽然文书档案管理工作已经受到越来越多人的广泛关注，但是在企业单位实际操作过程中，对其自身的重视力度仍然不够，很多文件或者资料严重出现缺损、破坏的现象[4]。企业单位造成文书档案资料缺损情况的原因有很多，其中当前的归档模式不够科学合理，不能够根据文件资料的实际情况来进行，很多企业单位仍然使用传统文字档案形式进行归档收集，并没有提高对电子文书档案的重视力度；另外，文书档案的收集和归档流程不够规范，很多文件资料都是随意摆放，没有按照规定时间、规定内容来进行，甚至有一些档案不能够及时存档，很容易发生事后找不到档案的情况；最后就是文书档案自身的可靠性比较差，很多企业单位为了能够应付上级检查，很多文书档案已经失去真实性和有效性。

3 办公室文书档案收集与归档工作管理相关改进对策分析

3.1 强化文书档案工作管理人员的意识和能力

F如今，办公室文书档案收集与归档工作管理已经越来越受到人们的广泛关注和重视，而提高文书档案工作管理的整体质量和效率，最根本的一项因素就是管理人员自身的素质和能力[5]。首先要提高文书档案工作管理人员自身的意识和能力，定期组织工作人员参与一些专业性培训，提高管理人员对于档案资料的敏感性和专业性、知识性，这样不仅能够保证文书档案收集、归档工作的顺利展开，而且能够保证文书档案工作管理的整体质量和效率。对于一些管理能力仍然不够强的工作人员，要结合其自身的特点和劣势，进行有针对性的技能培训，不断强化其自身对于文书档案工作管理的整体意识，这样不仅能够提高文书档案工作管理人员自身的整体素质，而且能够保证文书档案工作高效率、高质量、高水平开展[6]。

3.2 完善和优化文书档案相关工作管理制度

当前，办公室文书档案工作管理制度不够完善，导致很多文件资料出现缺失，在这种形势下，就需要不断优化和完善文书档案相关工作管理制度，这样才能够保证文书档案管理工作的顺利展开。首先要保证文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及相关注意事项等内容都进行有效核实，保证其自身的有效性和真实性。另外，根据企业单位实际情况，按照相关规章制度来进行责任分工制度，明确每一个管理人员的职责，保证文书档案归档范围的科学化、合理化[7]。最后就是保证归档期限的确立，这样能够有利于对文书档案进行统一保管，防止一些人员用于私用，这样不仅能够有效提高文件资料的整体收集效率，而且能够保证文件资料的整体利用率。

3.3 创新文书档案收集、归档工作模式

传统文书档案收集和归档工作管理模式很容易出现一些文件资料的遗漏或者是残缺，所以在当前社会时代不断发展的影响下，文书档案工作管理也可以逐渐创新模式，对传统文书档案收集归档模式进行改革和创新[8]。利用主动收集文书档案资料的模式来进行，首先相关人员需要加强与各个企业单位之间的联系，定期对档案资料进行收集和归档，对一些文件资料进行定时更新，保证文件资料的有效性和真实性。另外，对档案管理过程中出现的一系列问题，及时进行有针对性的解决，保证档案管理工作的顺利展开和进行。最后就是利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，利用信息技术来辅助办公室文书档案的收集和归档，不仅能够减少人为收集归档的误差，而且能够保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。

4 结语

文书档案能够真实有效反映出社会活动、企业单位活动等内容，文书档案收集和归档工作的有效展开，是办公室管理工作最基础也是最根本的工作内容之一，不仅能够保证文书档案的整体使用效率，而且能够保证将其自身的作用充分发挥出来。根据当前现存在文书档案收集归档工作管理当中一系列的问题，从各个环节出发，对文书档案管理工作进行不断优化和改善，促使其自身的质量和效率不断提高。

参考文献

[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：63-64.

[2] 吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（3）：194.

[3] 刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196.

[4] 白芝梅.浅议企业文书档案收集与归档工作[J].商场现代化，2016（20）：93-94.

[5] 李彤.如何加强高职院校文书档案的收集归档工作[J].黑龙江档案，2014（3）：109.

[6] 李元.如何做好文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2016（11）：108.

第9篇：企业文书与档案管理范文

关键词：文书档案；收集；归档

文书档案是历史发展进程的文字载体和客观依据，记载着特定社会背景下、一定历史时期内，问题的产生、所采取的解决措施以及产生的结果。文书档案管理在档案管理工作中兼具重要性和基础性等特点，文书档案的收集与归档是企业各项管理工作中的一项辅和服务性的档案管理工作。文书档案收集与归档的重要性日益凸显，只有规避可能出现的问题，确保文书档案内容的连贯性、完整性和真实性，才能使文书档案在日常管理和运营活动中发挥最大效用。

一、文书档案收集与归档工作的重要意义

文书档案收集与归档在企业的各项管理工作中起到基础性和辅的作用，是完善档案管理工作的前提基础和重要环节。文书档案所涵盖的内容相当庞杂，其中不乏涉及到企业的发展进程和重大事件，这些材料并不是尘封于档案室的陈年旧事，而对于企业的战略发展与重大决策有着重要的参考意义和依据价值。文书档案中的重要文件材料，如计划任务书、审计报告、考核评定办法等，对其进行收集、归档，确保形式完整、内容准确，则会对企业处理日常事务、调整发展战略提供事实依据。因此，文书档案收集与归档工作重要性明显、意义重大，需在日常档案管理中给予高度重视。

二、文书档案收集与归档工作中存在的问题

1.文书档案管理人员管理意识薄弱

文书档案管理在整个档案管理工作中属于基础性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文书档案的收集与归档工作并未受到相关部门以及工作人员的重视，主要体现在工作人员综合素养有待提高，缺乏对文书档案的管理意识。如，将文件按级别划分，只关注重要文件，对于普通文件的重视程度远远不够，致使文书档案管理工作的质量大打折扣，维持在低效率运行水平，更为严重的后果是珍贵的档案材料收集不完整，出现缺失和破损的现象，无法确保档案的真实性。

另一方面，文书档案管理工作人员缺乏岗位责任感和工作责任心。工作人员是档案管理的执行者，人员要素出现问题，势必会拉低档案管理工作的质量，文书档案资源无法得到高效利用。如，工作人员在处理档案资料时，并未对档案资料的来源和出处进行核实，真实性和可靠性有待考证，类似于这样的档案资料处理方式，丧失了档案的严谨性、规范性，利用价值更是微乎其微。加之，档案管理人员未能与时俱进、顺应技术变革，及时更新和学习档案管理技术，在识别档案真实性和有效性上缺乏应有的技能和措施，一定程度上阻碍了档案管理的顺利开展。

因此，针对文书档案收集与归档中所涉及的管理问题及实际操作问题，应引起相关部门的重视，并及时采取行之有效的措施，确保文书档案工作的有序开展，进而提升档案管理工作的整体水平。

2.文书档案收集与归档力度不足

就目前的文书档案管理工作而言，需进一步加强收集和归档的力度，从以下几个方面进行探索：（1）流程的规范性。文书档案的收集与归档工作的流程比较混乱，缺乏规范的操作流程，如，在给文书档案归类时，文件资料的处理方式较随意，不按既定规则摆放，不成章法，并存在归档不及时的现象；（2）归档模式的综合性。传统的文字档案运用广泛、历史悠久，目前较多的档案资料都是以文字档案的形式进行存档。而档案管理技术的不断完善，电子文书档案已日渐成为重要的存档形式，而相关工作人员尚未扭转对于电子文书档案的看法，缺乏对电子文书档案收集和归档的意识，经验不足。在实践中，文字档案与电子文书档案相辅相成，互为补充，因而要对这两种归档模式加以综合运用，进一步加强文书档案收集和归档的力度；（3）信息的可靠性。档案资料是对历史信息的统计和记录，只有作为真实信息的载体时，才能发挥应有的参考、备查效用，档案管理实践中仍存在一些篡改档案信息的事件，档案信息的真实性、权威度受到极大的挑战；（4）文书档案的完整性。完整性包括时间的连贯性，页码的连贯与完整等。在文书档案收集与归档过程中，未录入相应的时间，或者缺页，都破坏了其完整性，进而对真实性和可靠性产生负面影响。

3.文书档案的收集与归档不全面

文书档案收集与归档的全面性是衡量档案管理工作效率的一个重要指标。一方面，档案管理工作需要处理的文件数量大、内容庞杂、来源丰富，加之一些文件资料的重要性和唯一性，如果出现遗失和错误归档，将加重文书档案收集与归档的工作量，为后续工作的开展设置了无形的障碍。另一方面，一些文书档案管理人员在进行日常工作时，由于职责划分的模糊性以及个人经验的制约力等综合因素的影响，导致文书档案收集与归档工作无法在既定的轨道上有序运行，往往会出现收集与归档不全面的问题。

三、文书档案收集与归档工作的改进措施

1.提升档案管理人员的业务能力和综合素养

对于档案管理人员的评价，应从两个维度来衡量：业务能力和综合素养。（1）业务能力，包括档案管理人员系统掌握专业领域的管理知识，并能够熟练、灵活的将其运用于日常档案管理实践中，从而将知识与技能相结合，进一步形成档案管理核心能力。优秀的档案管理人员除了要掌握自身领域内的知识与技能外，还应具备档案管理的主动性等职业习惯，充分调动管理人员自身的积极性，确保文书档案收集与归档工作顺利开展。业务能力的实现有赖于内部培训，相关部门主管人员针对档案管理人员的阶段性绩效目标和业务能力指标，制定出相应的专项培训计划，通过培训的方式，促使档案管理人员在较短的时间内，熟练掌握领域内的知识与技能，并于培训结束后进行考核，在培训的终端把握档案管理人员的培训效果。（2）综合素养，综合素养涵盖了工作态度：敬业精神，责任心，使命感；文化修养：学识、文化层次、主动学习的能力；心理状态：积极乐观、热情友善、坚毅果敢；价值理念：奉献工作，热爱集体等。档案管理人员的综合素养是其内在状态，而业务能力是其外在表现，内心状态与外在表现之间是相辅相成，相互作用的，亦即良好的综合素养彰显管理人员积极健康的状态，为业务能力的培育提供良好的素质条件；而过硬的业务能力使得管理人员在优秀的绩效激励下，保持积极进取的内在状态。

2.优化文书档案管理制度

文书档案的收集与归档工作制度的完善，为相关档案管理工作的开展提供了有利的制度保障。（1）归档期限，明确设置归档期限，更便于将不同期限类别的材料分类保管，防止遗失，为档案管理人员收集与归档工作提供了便利，更省时、省力、高效的完成工作，减轻了工作负荷，无形中提高了档案管理人员的工作积极性与满意度；（2）归档范围，科学、合理的归档范围应具有一定的适应性和针对性，以企业的整体发展战略为依据，立足于实际需要，依照相关制度规范、工作职责范畴，综合考量这些因素之后，制定最佳的文书档案的归档范围；（3）制度更新，文书档案收集与归档管理制度如果滞后于现实需求，就失去了存在的意义和价值，甚至会阻滞档案收集与归档工作的顺利开展，因此，相关部门应在考量现实需求和自身发展的基础上，及时调整文书档案管理制度中的不适应性，及时更新制度，来适应不同时期、特定条件下对于文书档案收集与归档的需要。

3.调整文书档案收集与归档工作方式

文书档案收集与归档工作在传统的轨道上积弊已久，多体现为缺乏主动性、档案资料的遗失与不完整性。因此，改变以往的文书档案收集与归档工作方式，有助于档案管理工作取得更高的效率、实现新的突破。（1）问题反馈的及时性，在文书档案收集与归档过程中，最大限度的规避可能出现的纰漏，但问题的出现在所难免，如不及时处理，会造成巨大的管理成本，降低企业的运营管理效率，因此，出现问题应及时反馈并处理；（2）工作的主动性，在档案收集与归档工作中，化被动为主动，相关管理人员主动开启与别的部门的联系，统筹安排档案收集与归档工作的开展进程，定期实行检查，确保档案材料的真实性、可靠性、连续性，主动做好每一个细节工作，满足各部门乃至整个企业对于档案资料的需求；（3）硬件设施的完备性。档案管理人员在进行档案收集与归档工作时，容易因短期内无法克服的人员特质因素，而导致工作失误，如：人员素质、业务能力、工作态度、工作疲劳度等。在信息技术如此发达的当下，充分利用高科技设备，可以有效规避人员特质因素而产生的工作失误和潜在危机，还能节省人力成本，提升文书档案收集与归档工作的效率。

四、结语

文书档案作为行政管理活动的记录载体和现实依据，其重要地位不言而喻，文书档案的收集与归档工作兼具基础性、辅和重要性，是文书档案管理工作的关键环节。因此，在日常档案管理工作中，优化文书档案的收集与归档工作，及时发掘可能存在的问题与潜在隐患并调整策略，制定切实可行的应对措施，确保文书档案的连贯性、完整性和准确性，促进文书档案收集与归档工作的有序进行，不断提升文书档案管理的效率，更好的为企业服务。

参考文献：

[1]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）：70.