光盘行动实施方案精选(九篇)

第1篇：光盘行动实施方案范文

关键词：物流沙盘、教学、数字多媒体物流沙盘

沙盘模拟是采用微缩的模型来模拟环境及其所关注的设备、设施、人员的部署情况，用于展示、研究、分析和培训。随着科学技术的发展，沙盘模拟技术也在不断发展，自动控制技术、数字多媒体技术、光电技术、虚拟技术已在沙盘中得到广泛应用，使沙盘的观赏性、趣味性、真实感越来越强，国外先进的沙盘还采用了GIS技术、激光技术。

由于沙盘模拟直观形象，制作取材容易、工艺简单，使沙盘模拟的应用领域不断扩展，在展览会、博览会、大型建设工程设计等方面得到普遍应用，物流沙盘是其中的典型代表。进入21世纪，随着物流业和物流教育的快速发展，物流沙盘在物流规划和物流教学中迅速推广。

物流沙盘的特点及应用现状

1物流沙盘的主要应用领域

(1)区域建设规划、工程建设规划的展示，设计方案分析。按照建设规划的布局，在沙盘上构建所要建设的建筑、设施、设备、道路以及周边环境。如城市、物流园区的物流建设规划，交通工程建设规划等。

(2)物流理论和理念的展示、说明。包括物流整体概念的说明、供应链、产品全生命周期中物质循环和环保理念的展示和说明等。例如，用飞机、火车、汽车、船舶、道路、机场、港口以及相关的物流设备和设施如仓库、搬运起重设备等表示物流过程中的航空、海运、陆路的主要运输工具及相关设施。

(3)物流系统和设备的介绍及展示。用模型展示和表达特定的物流系统(或设备)，表示该物流系统(或设备)的设计、规划、布局、甚至设备结构等，如车间内的物流系统。

2物流沙盘的特点及应用现状

物流沙盘的特点是制作简单、形象逼真，可以直观地与其相关的信息流动、资金周转的机构(如银行、保险等)和其他辅助机构及设施(如酒店、住宅区、停车场)融为一体。由于以往的物流沙盘都是独立的系统，因此物流沙盘在教学和培训中有很大的局限性。

目前大部分物流沙盘产品采用了自动控制技术，并且已有一些企业专门从事沙盘控制器(带有单片机或微处理机)的开发、生产，能够实现声、光、电的复杂控制，供沙盘配套使用，但受微缩模型为主的沙盘表现方式的限制，这些产品难以表达现代物流的发展与理念。这些物流沙盘产品的主要目的是展示和表现物流，如物流的设备、设施、运输工具、仓库、港口、机场、车站、道路及工厂、矿山、海关、银行、商店、酒店等相关企业和机构。

市场上有一些使用耐用材料制成的模块化、可集成、有复杂控制(接近实际系统的控制)仿真模型构成的微型物流系统或生产系统模型，如生产线、火车轨道及车站等。有些模型使用者可自行编程和设置控制、管理调度方案(如给PLC控制器、管理调度程序编程)，但这种系统仍只能表达局部系统，而且控制复杂，可自行编程的模型则价格高。

当前，市场上尚无采用数字多媒体技术的物流沙盘产品。采用数字多媒体技术的物流沙盘主要问题是必须根据其要表达的内容及表达方式等具体情况进行定做，而沙盘生产厂家一般不可能对具体情况有深入的了解。

由于需求和经费等因素的限制，目前物流沙盘极少采用电子沙盘及基于虚拟现实技术的电子沙盘。

应用沙盘进行物流教学

1主要教学内容和形式

(1)展示：通过沙盘模型表达和展示物流的概念、设备、设施等，如：让学生从沙盘模型宏观地了解物流主要运输工具及机场、车站、港口、公路以及仓储等相关设施；宏观地了解物流的主要过程；展示与物流相关的信息流和资金流；重点介绍和展示区域性物流、物流园区或企业内物流，展示物流系统的设计方案、布局、设备等；物流设备的展示和介绍，例如使用模块化、可集成、有复杂控制的仿真模型构成的微型物流系统或生产系统模型表现和实现结构复杂的系统。

(2)沙盘推演：即在沙盘上模拟表示和标识对抗性各方的最新情况，各方可根据最新情况选择行动方案，而沙盘上又可进一步模拟表示和标识各方行动方案对抗的结果。例如，在ERP教学方面的沙盘推演可以在沙盘上直观地标识参与竞争的各个企业的现金流量、库存水平、生产设备、银行信贷等情况，学员分成若干组，每组经营一家虚拟公司，每人分别担任虚拟公司总裁、财务总监、营销总监等职务。通过这种模拟，体验、学习和分析自己所担任角色的职能以及经营理念和策略的正确与否。经过一定时间经营过程的模拟，学员可根据沙盘上直观地标出的各个企业经营结果得出自己的结论。

2存在的问题

总的来说，传统物流沙盘的表现力有限，在传统物流沙盘上无法同时表达物流、信息流和资金流，更无法表述基于物流、信息流和资金流集成的供应链、敏捷制造、JIT、ERP等管理理念和技术，难以满足当前物流教学的需要。因此，根据物流教学的实际需要，研制数字多媒体技术的物流沙盘极为必要。

数字多媒体技术物流沙盘

数字多媒体技术物流沙盘(简称多媒体物流沙盘)的主要特点是：能够在多媒体电脑上灵活地生成各种图文、视频声像等，并显示在大屏幕上，可以说它是一个准电子沙盘，也是一个模型实物沙盘与电子沙盘有机集成在一起的系统，具有强大、灵活的表现能力和系统扩充能力。例如，多媒体沙盘能够表现和展示其模型实物沙盘上难以表现的信息流、资金流以及各种细节，同时可以创建和提供更好、更灵活的实训条件，学生可以通过计算机网络远程使用多媒体物流沙盘进行实训。

为适应现代物流教学实训和培训的需要，湖南现代物流职业技术学院(简称现代物流学院)与北京易通交通信息发展有限公司联合设计、研制了多媒体物流沙盘。其中，沙盘实物模型主要用于展示实体和物流，用车辆的运动和闪烁的灯光表示物流的方向和过程，沙盘灯光的分区、分系统控制来突出表达的重点。用配有投影仪的多媒体电脑实现表达信息流、物流、资金流的细节及集成，介绍现代物流理论技术的发展，以便将现代物流总体概念、理念更全面深入地进行介绍和展示，并对模型实物沙盘进行控制和展示室里的展板灯箱的控制，通过灯光、声音的互动，让学习者和参观者对现代物流总体概念和理念有深刻的印象。

多媒体物流沙盘的设计方案如下：

1、设有手动和自动控制两种工作方式。手动是通过控制台上的开关或遥控器的按键对主体沙盘上车辆的行走、灯光的开启闪烁包括分区灯光的开启等进行手动控制。自动控制是多媒体电脑对主体沙盘上车辆的行走、灯光的开启闪烁以及多媒体电脑生成的声音、影像进行一体化的控制。

2、自动控制的实现是多媒体电脑通过USB接口与主体沙盘微处理器控制系统进行通讯。后者向多媒体电脑发送主体沙盘上各控制点的状态信息(车辆的状态、灯光的状态等)；多媒体电脑向主体沙盘上发送控制信息。

第2篇：光盘行动实施方案范文

关键词：企业电子档案整理保护

中图分类号：C29文献标识码： A

现代社会办公自动化水平在不断推进，企业的档案也开始使用电子文档进行管理。企业的工作人员要能够处理，整理和保护电子文档。磁盘，光盘和磁带都是电子文件的归档类型，想要完成好管理与保护电子文件的工作，就需要将档案按照类别整理好。目前归档电子文件比较重要的在提示软磁盘和光盘，需要对其实施重点管理与保护。

一、关于企业电子档案的整理与保护的意义分析

近年来，国家档案局在电子文件保护方面做了大量工作。通过在各级档案部门建立电子文件中心来进一步推动电子档案的保护，并修改2002 年国家档案局颁布发的《电子文件归档与管理规范》，并制定与之相关的配套文件，从源头对电子文件的形成、管理、整理、保护等做出统一规定，把电子档案保护纳入法制化、规范化的轨道。做好电子档案整理和保护工作，是档案工作者义不容辞的责任。我相信，在各级领导高度重视和大力支持下，随着档案保管环境的不断改善，经过档案部门的共同努力，电子档案整理和保护工作一定会取得新的进展，档案工作也一定能在社会主义和谐社会建设中发挥更大的作用。

二、关于企业电子档案的特点分析

1.电子档案信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术识别后才能阅读。

2.电子档案必须实行文档一体化管理从管理的角度看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理，但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导，使产生的电子文件能按归档要求归档管理，同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等。因此，在电子文件时代，电子文件的形成者和子档案的管理者必须通力协作，实行文档一体化管理，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。

3.电子档案保存技术复杂化。纸质档案只要符合保管保护条件，就能达到长期保存的目的,而电子档案长期保存就要面临许多技术上的问题，例如电子档案的可存取性、可用性、可理解性因素，计算机软硬件发展水平，电子信息存储载体的耐久性等因素，都会影响电子档案的有效保管，必须要有一整套的技术措施来给予支持。

4.电子档案开发利用形式多样化。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的政策和方法，但是电子档案的开发利用却面临着许多新的问题，如电子档案的利用是通过通信传输，还是提供存储载体的拷贝件，抑或是直接利用计算机系统提供利用，还包括电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等，这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策和方法，并提供足够的软硬件技术条件保证，才能开发利用好电子档案。

三、关于企业电子档案的整理分析

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别进行整理和组盘。

1.文书电子档案整理。第一内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。第二外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档

工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、专业技术分类管理，然后再按项目归档。第一基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。第二设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。第三专业技术档案。技术档案一般按不同专业以报告书的形式在计算机上形成，其中有文字、表格、工程图几部分。技术人员在形成报告书向被服务方提供成果的同时，要将其电子版由网络传输到档案部门归档，档案部门再按专业补充档案信息(分类号、档号等)，并冠以权限后进入局域网，以方便相关人员的随时浏览、查询。同时档案部门要定期分专业将技术档案集中刻录成光盘存档。

3.会计电子文件整理。第一工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。第二账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，增强账簿的真实性和凭证作用。

四、关于企业电子文档的保护分析

因为归档的电子文件都是采用脱机的方式保存的，在实际的应用中很多电子文件的保存方式还是使用软磁盘进行。和磁盘相比较，光盘是一种新型的保存载体，它的抗干扰能力很好，而且结构相对稳定，可以保证电子文档长期的安全保存。所以，建议企业的档案部门将归档的电子文件使用光盘刻录一将电子文件存储到光盘上。这样就要把软磁盘和光盘的保护看成是目前电子文件载体保护的重点，从而采取些保护措施。

1.U盘和硬盘的保护。第一保证U盘和硬盘质量。质量对磁盘内保存信息的时间长短有直接影响，要能够保证存储信息保存十年左右。如果质量不好，一般一年不到就不能读出数据了。现在市场上有很多质量低劣的U盘和硬盘，所以在采购的时候一定要确定U盘和硬盘的质量；第三要控制保管条件。U盘和硬盘的存放条件要求很高，要没有强烈的干扰磁场，没有震动，没有灰尘和复试气体，另外要保证湿度和温度适中的环境下保存；第四提高对病毒的防范意识。提升各个部门对电脑病毒的防范意识，定时检测，保证计算机内部的电子文件的存储磁盘不携带病毒，平时讲U盘和硬盘设置在保护状态；第五加强加密盘的管理。一些电子文件再存盘的时候进行加密或者是文件名称隐含设置，这样一旦遗忘密码或者名称就不易打开文件。所以需要先把这类文件解密，显现文件名之后在归档处理。

2.光盘的保护。第一使用和排放保持规范。光盘尽量在盒中直立排放，不要一起堆叠，避免其卷翘，在使用的时候要尽量避免摩擦出现划痕；第二保持适当的湿度和温度。高温情况下，光盘容易氧化，出现变形或老化的现象，湿度过高光盘片基霉变，所以要采取适宜的湿度和温度保存光盘；第三尽量避光。光盘外部的塑料材质对紫外线特别敏感，过度直射的阳光会是光盘老化。所以，要加强光盘的避光存放。光盘和磁盘想要延长其电子文件的保存时间的最好办法就是定期复制，磁盘两年一复制，光盘五年一转储，并且编制同样的载体编号继续保存。

3.电子档案的安全管理。在符合国家规定的标准下，选择使用范围最广的统一的档案电子化格式和软件。将纸质的档案文件材料通过电子输入、扫描、照相等手段，全部转换成电子档案，建立一个完整的档案数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案数据库之外设置安全防护墙，防止信息被窃和黑客的攻击，对于可以接触到数据库的人员要进行严格审查。

五、结束语

总之，企业要想真正实现电子化办公，档案管理电子化是其中一个非常重要的部分。而要想实现档案管理电子化，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，从而实现电子档案管理的标准化和规范化，提高档案人员的专业素质，适应信息技术发展的需要，积极采取措施，高度重视，大力投入，建立安全、完整的电子档案数据库，真正做好企业电子档案管理工作。

参考文献：

[1]真建红.电子档案的优化管理与运用.科技档案，2005（1）:38-40

[2]陈惠.档案管理工作中电子信息技术的应用.中国市场，2006（6）:93

[3]白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].江苏水利，2002(08)

[4]郑玉祥.信息时代党委办公厅(室)更应重视公文信息档案保密工作[J].科技信息(科学教研)，2007(33)

[5]柳青，董娟，林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育，2005(04)

[6]王艳琴.网络环境下档案安全防护的探析[J].档案,2003年04期.

第3篇：光盘行动实施方案范文

关键词：高职院校，电子档案，纸质档案，措施

 

随着计算机和网络技术的发展，电子档案已成为高职院校发展运行中档案内容的一部分。电子档案在高职院校档案运行管理中已经是客观存在，但电子档案在高职院校中的管理还比较混乱。现结合我校电子档案管理实际，阐述高职院校电子档案管理的必要性和重要性，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨了加强高职院校电子档案管理的措施，为高职院校电子档案管理提供思考。

1．高职院校电子档案管理的必要性和重要性

1.1必要性

随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，使得高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。

1.2重要性

电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化、以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。

2．电子档案与纸质档案保存管理中的区别

2.1载体寿命不同

电子档案的载体材料主要是磁盘、磁带和光盘。纸质档案的载体是各种纸张。硕士论文，措施。磁盘和磁带的粘和剂易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等，直接影响电子信息再现。同时磁盘、磁带由于其聚酯底基易产生静电作用，导致磁盘磁带卷曲、与磁粉脱离、伸长后不易恢复、吸引尘埃从而影响电子档案的保存。光盘是利用激光进行信息存取的，其常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等材料，由于光盘材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应，因此，电子档案的载体寿命一般仅为5—15年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下，可发生水解和氧化反应，在档案保护过程中，只要排除纤维素发生水解和氧化反应所需的条件，纸质档案的寿命就可达到数百年甚至上千年。

2.2环境条件影响的差异

2.2.1 温、湿度条件对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

温、湿度条件对电子档案和纸质档案保存均有影响，但由于二者载体材料的不同，因此影响方式迥异。高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，还可使字迹材料发生扩散、洇化现象，同时高湿环境，纸质材料易发生霉变和形成纸砖。硕士论文，措施。电子档案磁性载体材料在温度不适宜的条件下，其聚酯底基易变形，影响信息再现，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验和经验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子档案的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为35％—45％。

2.2.2 灰尘对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

灰尘中含有霉菌的孢子，霉菌是纸质档案霉变的主要生物因素。霉菌在生长代谢过程中分泌的酶以及有机酸是引起纸张和电子档案载体材料生物损坏的主要原因。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、引起纸张霉变等。灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘中霉菌孢子在其生长代谢过程中分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。总之：灰尘对电子档案与纸质档案载体材料都有损坏作用，二者的区别主要在于对损坏的修复上。对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息；而灰尘一旦对电子档载体造成危害，载体上所记录的信息就可能会局部丢失，很难甚至无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害在电子档案形成和使用过程中有特别重要的意义。

2.2.3 外磁场和机械震动对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的载体—磁性物质，则是最重要的影响因素。硕士论文，措施。外来磁场作用于电子档案的磁性载体，易发生消磁或磁化，造成信号失落或失真，破坏记录信息，影响读出效果。同时强烈的机械震动，影响电子档案磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号，此外，强烈的机械震动，易引起光盘的机械破坏。硕士论文，措施。因而电子档案在保存管理中要防止外磁场的影响，避免强烈的机械震动。

2.2.4 光和有害气体对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

光和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度降低。对电子档案载体材料而言，光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。硕士论文，措施。同时，紫外线的能量足以破坏电子档案磁性载体剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，这些气体在一定条件下，腐蚀、破坏电子档案磁性载体和光盘，使电子档案信息失真或丢失。

2.3 技术寿命的区别

纸质档案一旦形成，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，还与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时主要体现在两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于生产厂商的原因，使得生产或销售的电子档案设备由于厂家的破产或产品升级换代而难找到配套产品。大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，因此，技术革新对电子档案寿命的影响显得更为重要。因此，电子档案的寿命还与技术革新有关。在电子档案保存中，要针对技术过时，采取合理的解决措施，保证电子档案的安全性。

2.4信息保护的差异

纸质档案因为其载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案形体，其记录的信息就得以保存。电子档案因其信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使其文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电子档案信息保护方面还面临感染电脑病毒的危险。因此，如何保护电子档案信息不受损害是电子档案保护的重要课题。

3．加强高职院校电子档案管理的措施

3.1强化档案管理人员的计算机专业知识

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的档案管理专业人才已是档案部门的当务之急。档案管理人员要更新档案管理观念，紧跟时代步伐，加紧学习计算机技术，学习电子档案形成和管理知识，在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、继续深造等多渠道选拔、培养档案管理专业人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，能够正确履行现代档案管理人员的基本职能和历史使命，在档案管理工作中维护好文件、档案的原始性，最大限度地延长档案的寿命，并在在电子档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障电子档案的安全和便于社会各方面利用。

3.2把握好电子档案的特性

电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。硕士论文，措施。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。

3.3 建立健全制度规范，维护电子档案的真实和安全

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，即使有人出于自己的目的将电脑或盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。因此日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。加之电脑病毒的存在和网络技术，使得电子档案在形成、处理、归档，保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。

3.4实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行

在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合我校实际，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。

总之，加强高职院校电子档案管理，是科学技术发展的必然结果，是电子信息规范管理的客观要求，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨加强高职院校电子档案管理的措施有利于电子档案的检索、利用和共享，有利于电子档案管理的统筹安排规划，有利于高职院校档案工作的现代化进程。

参考文献：

[1]范文霞，加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考，内蒙古电大学刊，2007.09，77—78

[2]宋筠，高职院校电子化档案应用初探，考试周刊，2008.47

[3]丁海斌，论电子文档革命的本质含义[N]，中国档案报;2000年

[4]马学华，高职院校电子档案管理工作发展探讨，黄河水利职业技术学院学报，2008（20），01，83—85

第4篇：光盘行动实施方案范文

本市行政区域内法人、其他组织和个人的数码照片档案管理适用本规范。

1引用标准与规范

DA／T22归档文件整理规则

GB／T18894电子文件归档与管理规范

GB／T11821照片档案管理规范

2定义

本规范采用下列定义：

2．1数码照片：用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

2．2数码照片档案：法入、其他组织和个人在各项社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。

3归档

3．1归档范围：凡是反映各项社会活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集归档范围。数码照片按照采集渠道可以分为：

3．1．1数码件：指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。

3．1．2扫描件：指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件。

3．2收集归档要求：

3．2．1数码照片的形成部门要制定管理办法，明确数码照片归档的时间、范围、格式等要求，保证归档数码照片的质量，同时要有相应的技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

3．2．2数码照片的形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求填写文字说明后及时向档案室移交，或随其他载体档案一起归档。

3．2．3数码照片及其文字说明应同时归档。

3．2．4归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。

3．2．5对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片，按双套制要求保存。纸质照片的档案管理参照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》执行。

4整理

4．1．鉴定：归档的数码照片原则上应为原件，以确保其原始性。照片经过修改的不能作为档案归档。

4．2归档的数码照片应当主题内容明确，易于辨认。

4．3数码照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》，每一张照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片所反映的内容。应按著录项目要求填写规范、齐全。

4．3．1著录项目填写包含照片号、底片号、参见号、照片题名、拍摄时间、类别、摄影者、保管期限、采集渠道、备注、密级等项。

4．3．1．1照片号：用8位阿拉伯数字表示，即年度+4位流水顺序号。使用软件辅助管理时可在著录时由软件自动生成。

4．3．1．2底片号：为扫描数码照片而设。指原照片的底片号。

4．3．1．3参见号：与本张数码照片有联系的其他档案的档号。

4．3．1．4照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

4．3．1．5拍摄时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字按年月日顺序表示。

4．3．1．6类别：照片分类。

4．3．1．7摄影者：一般填写个人，必要时可加填单位。

4．3．1．8保管期限：按照国家照片档案管理规范要求分为永久、长期和短期。

4．3．1．9采集渠道：根据数码图形文件来源标注“数码件”、“扫描件”。

4．3．1．10备注：其他需要补充和说明的内容。

4．3．1．1l密级：指为的数码照片档案确定的密级。

4．4数码照片档案的分类：数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。形成数码照片比较多的单位也可按年度——问题进行分类。分类方案应科学合理。

4．5排列：数码照片档案应排列有序，反映同一主题活动的照片应排列在一起。

4．6编目：数码照片档案应编制光盘目录和盘内照片目录。

4．6．1光盘目录应逐张编制。项目应包括全宗号、光盘号、保管期限、题名、起始年月、终止年月、张数、备注等。

4．6．1．1全宗号：：同级档案馆给盘档单位编制的代号。

4．6．1．2光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。

4．6．1．3题名：全宗名称+年度+问题+数码照片文件。

4．6．1．4起始年月：光盘内数码照片的起始年月。

4．6．1．5终止年月：光盘内数码照片的终止年月。

4．6．1．6张数：光盘内数码照片的张数。

4．6．2盘内照片应逐张编制目录。项目包括全宗号、光盘号、保管期限、照片号、照片题名、责任者、拍摄时间、摄影者、类别、备注等。

4．6．2．1责任者：立档单位的全称或通用简称。

4．6．3光盘按形成时间为序。光盘上应注明盘号，设置光盘封面，填写相关内容说明(应包括：全宗号、光盘号、全宗名称、保管期限、题名、形成时间、张数、类别、套别、制作人、审核人、制作时间等)，光盘封面内容与盘内内容要保持一致。

4．6．3．1全宗名称：立档单位的全称或通用简称。

4．6．3．2形成时间：光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月。

4．6．3．3套别：用汉字表示，填写“封存”、“利用"和“异地保存"三种。

4．6．3．4制作人：制作数码照片档案光盘的人员姓名。

4．6．3．5审核人：负责检查数码照片档案光盘质量的人员姓名。

4．6．3．6制作时间：制作数码照片档案光盘的时间。

5存储

5．1数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。

5．2同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。

5．3数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

6移交

数码照片档案在向档案室(馆)移交之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片档案的移交和接收工作可在网络上进行，但必须履行移交手续。

7保管

数码照片档案的保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》的要求。

7．1数码照片档案光盘在刻录时应做封盘处理，以防止覆盖和擦写。

7．2数码照片档案光盘在使用中要避免对盘体的擦、划现象。

7．3存放时远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17—20C；相对湿度选定范围为35％一一45％。

7．4每张光盘应有坚硬的塑料包装盒并竖立存放，不得堆叠存放，避免挤压和弯折。

7．5要建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，发现问题应及时采取措施。

8利用

8．1数码照片档案的封存载体不外借。只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。利用者不得超出权限规定范围，不得私自复制、修改或转送他人。

8．2利用具有保密要求的数码照片档案时，应当遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

9本规范由南京市档案局负责解释

第5篇：光盘行动实施方案范文

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

第6篇：光盘行动实施方案范文

关键词：会计电算化 会计档案 管理

近年来，我国会计电算化事业发展迅速，越来越多的单位会计工作已经电算化，配套的会计档案管理工作也发生了很大的变化。笔者根据企、事业单位会计电算化工作的实践，就如何加强会计电算化之后会计档案的管理工作，谈谈个人看法。

一、会计电算化后会计档案的变化

如今的电算化会计档案，包括存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。与传统的会计档案相比，会计电算化后会计档案一般具有如下几个特点：

1.内涵更广泛。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

2．存贮形式多，存放条件高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。

3．磁性介质或光盘上的会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

4．磁性介质或光盘上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

5．磁性介质或光盘上的会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多。

二、加强会计电算化后会计档案管理的措施

由于会计电算化后会计档案发生上述变化，在会计电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应采取以下措施，加强会计电算化后会计档案管理：

1．加强对会计档案中软件文档的管理

软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，更重要的是保存完整的软件文档，在软件系统产生一些问题时，它对系统的维护是至关重要的。

2.加强对磁性介质质量和存放环境的管理

在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的磁性介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被有效地使用。对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所。对存放往年会计档案的介质应定期复制，每次复制最好复制双份，存放在不同的地点。对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换。对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

3．加强对磁性介质或光盘上的会计档案安全性的管理

对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。经常采用的安全保密措施包括用户识别控制，防止非法用户接触会计档案；操作日志管理应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索；数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份，分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据带来问题。

4．加强对会计电算化软件的管理

磁性介质或光盘会计档案和软会计电算化件版本要相匹配。在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号，以利于使用。

第7篇：光盘行动实施方案范文

关键词：电子档案；技术；网络结构

1 电子档案的保障技术

电子档案的保障技术主要是指在电子文件的形成、使用过程中，通过软硬件手段或相关标准制度来确保电子档案真实、可靠、长久、规范的技术。电子文件形成作用过程中的保障要求就如同对纸质档案的纸质和字迹材料的重视一样，以确保电子文件从形成开始就贯彻档案保护“以防为主，防治结合”的原则。它的主要内容有：

1.1 电子档案运行环境及存贮规格的标准化

电子档案对计算机软硬件的依赖性决定了电子档案不能脱离它的生存环境而单独存在，它的标准化工作能为电子档案的鉴定、保管、利用和保护等工作提供便利，是开展电子档案管理工作的重要前提。主要包括以下几个方面：

1.1.1规范操作系统及版本。目前主流的操作系统有Windows、Linux等，各操作系统系统互不兼容，而且操作系统还有版本区别，高版本操作系统不一定完全兼容低版本操作系统，因此，电子档案的运行操作系统应按类别选择一到两个稳定性、兼容性都较好的版本。

1.1.2规范应用软件及版本。编制电子文件的应用软件比操作系统更多，字处理软件WORD、EXCEL等，绘图软件有AutoCAD、EB等，程序设计、图像处理软件就更多。因此，为方便档案管理与数据的交流与共享，将应用软件进行分类，并规定类别内的几个通用软件的名称、版本及其生成电子文件的后缀格式是非常有必要的。

1.2 电子文件可靠性保障技术

电子档案要进行长久保存，归档时对电子文件的检测是必不可少的，影响电子文件质量的因素很多，除电子文件的载体外，读取、记录设备也是影响其质量的因素之一。以光盘为例，光盘读取失败同光盘的质量和光驱的读盘能力都有关系，往往一张光盘在两个光驱上的读取结果不同，原因就是它们的读盘能力不同；而不同刻录机刻录光盘的质量和成功率也各不一样，因此，可靠的读写设备也是影响电子文件可靠性的重要因素。目前，读盘能力和刻盘质量较好的光驱是索尼公司生产的光驱，光驱的倍速不同、缓存不同；其读盘能力和刻盘质量也有所差异。

采用可靠的记录设备和记录载体刻录的光盘，其质量不一定可靠，还需进行光盘的可靠性检测。检测光盘质量的参数有：信噪比和误码率等，目前还没有标准规定光盘存档所需要达到的技术指标。我们现在可采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以确认光盘的准确性。无专用测试软件，我们可采取检查刻录光盘的总字节数、目录数是否有缺少，并复制整个光盘的内容到硬盘看操作是否能顺利完成，再随意打开其中的几个文件。观察其内容是否有变动等办法来检测光盘的准确性。

1.3 电子档案原始性保障技术

电子档案的易复制性和易改动性使人们一度对档案的本质属性――原始性产生怀疑，因此，如何确保电子档案的原始记录性，以发挥其凭证作用是档案学界一直研究的课题。现在，我们可以用数字签署技术来保证电子档案的原始性。

目前电子文件的数字签署技术主要有证书式数字签名和手写式数字签名，证书式数字签名需向专门机构进行注册登记，获得有限期的密钥和数字证书，程序较复杂。而手写式数字签名是生物测定技术和密码技术的结合，使用生物测定技术来验证签署人和他签名之间的关系，使用密码反签名与电子文件相联系，以确认签署人和电子文件的关系。宽通过使用光笔或压敏笔在输入板卜签名，计算机捕获手写签名并转换成数字信号，同电子文件结合成一个不可修改、不能复制的整体，以保证签名的唯一性。由于手写式数字签名具有直观、简单、安全等特点，因而受到越来越多人的接受。1999年1月1日，美国内布拉斯加州的数字签名法案得以通过，确认了电子文件的手写数字签名与纸质文件的签名具有同等的法律效力。

2 电子档案的保管技术

电子档案的保管要求比纸质档案的保管要求要严格一些，《CAD――电子文件光盘存储、归档与档案要求》中规定：电子档案的适宜保存温度为14℃-24℃，相对湿度45%-60%，远离热源、酸碱等有害空气和强磁场，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射等。光盘多由化学材料制成，温度与湿度决定着材料化学变化的快慢，长期处于高温高湿或温湿度变化大而频繁的环境下，会发生光盘金属反射层的氧化、染色层的褪色以及片基的腐蚀变质等现象，严重的会导致光盘的变形，影响光盘各层间的粘合程度，造成染色层与透明层脱落。强烈的光照会使光盘染色层产生光化学反应，减少数据信号的强度，影响数据的读取，光盘的化学损伤包括反射层氧化和片基的腐蚀变质等都是不可修复的。

为达到以上保管要求，档案库房应提高密闭程度，库房结构采取必要的隔热防潮措施，减少室外空气对库房温湿度的影响，库房内设置恒温恒湿的空气调节装置，保证库房温湿度在合理范围内波动，搞好库房的清洁卫生，对室内空气进行净化处理，清除酸、碱有害气体，当然还要做好防火及防虫鼠的工作。在电子档案的装具方面，宜选用专门的电子档案夹，并竖立存放在档案柜中，以免盘片因挤压而弯曲变形B档案保管设备可选择音像防磁档案柜，具有防磁、防光、防尘等优点，四川成都科威新技术实验厂开发生产的可控温度档案柜，具有自动调节柜内温湿度、防火、防光、防磁、防虫霉及防有害气体等功能，是优良的电子档案保管设备。

3 电子档案的修复技术

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝修复，如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。电子档案的修复技术包括保持电子信息长期可读性技术和破损载体的修复技术等。

3.1保存电子信息长期可读性技术

3.1.1保存电子档案信息的运行环境。电子档案对其运行环境软硬件平台有着很强的依赖性，离开了合适的软硬件平台，电子档案就不能重现或不能完成重现，失去了档案作为原始记录的作用。因此，在电子档案归档时，我们应适当保存其运行的操作系统和应用软件。在规范了操作系统和应用软件的基础上，保存其软件运行平台的工作量就大为减少。

3.1.2电子档案信息与载体的转换。由于操作系统和应用软件的更新换代速度很快，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定每5年进行一次有效性、安全性检查，我认为时间太长，应调整为每2-3年检查一次为宜，时间越短，其软件的兼容性和继承性就越好。因此，我们要经常关注操作系统和常用软件的更新换代，并检测旧版电子档案能否在新版软件环境中正确读出，不能正确读出的电子档案就需要运用相应软件进行转换，实在无法转换，必须注明其运行的操作系统和相关应用软件，以备利用的时侯安装。另一方面，我们还要注意电子档案载体的转换，载体的发展也很迅速，电子档案保存一段时间后，如果旧的载体不为主流的软、硬件所兼容，也应进行载体的转换，将原载体上的档案信息转录到新的电子档案载体上，5英寸软盘彻底被3.5英寸软盘所替代就是最好的例子。

3.2 破损载体的修复技术

电子档案在保管和利用过程中，不适宜的保管条件会使盘片发生变形和长霉，不正确的触摸光盘以及光盘在读取利用过程中的高速旋转会使盘片污染和划伤，从而影响电子档案信息的安全有效，因此需要对破损载体进行修复。由于软盘和硬盘的物理损坏水易修复，即使载体修复，其档案信息修复的成功率也不高，因而不是电子档案的理想载体，而光盘的修复的成功率也不高，因而不是电子档案的理想载体，而光盘的修复相对比较容易。目前已经研制成功了光盘修复机，它的工作原理是通过电机高速旋转，带动沾有修复剂的软布来抛光光盘的透明层，以保证激光信号的顺利读取，光盘修复机能修复光盘的划伤、污染、长霉等破损现象，修复成功率很高，是光盘修复的理想工具。在没有光盘修复机的情况下，用沾有凡士林或光盘清洁剂的软布由盘心向盘边按半径的方向起码线轻擦光盘，也能清除光盘上的污染、长霉和轻度划伤，但效果不如光盘修复机理想。对于光盘的变形，一般可用两块软布将光盘包住，水平夹在两块厚玻璃中间，再以重物施压，就可解决光盘的变形问题。

4 电子档案的安全保卫技术

网络技术的应用给用户共享电子档案信息资源提供了极大的方便，但是也给电子档案带来了一系列不安全的因素，如病毒传播、黑客入侵等不仅能修改、删除数据，严重的能破坏计算机硬件，盗窃国家机密或商业秘密，使国家和企业的利益遭受巨大损失。电子档案的安全保卫技术就是防止未经授权者或非法程序对计算机软硬件的破坏、更改、非法利用或恶意泄露，实现电子档案信息资源的保密性、完整性和可用性技术。它的主要内容有：

4.1 建立安全的网络结构

建立一个安全的网络是做好电子档案安全保卫工作的基础，它的建立和良好维护，可以大大减少电子档案不安全因素的发生。较常见的安全性网络结构是把网络分成不同安全级别的网络段，将内部数据服务器、内部用户设置在高级别的安全网段，将对外的服务器，对外的用户设置在外部网络段。网络的网段设计可以采用虚拟网络技术，也可以采用专门的网络设备来实现。同时，把网络上相互间没有直接关系的用户没置在不同网段，可以减少各内部系统之间被正面攻击的机会。内外网段之间可采用内部路由器连接，能够关闭内部数据的对外传播，使外部路由器无法得到内部网络的任何路由，以拒绝外部的任何数据访问。如使用服务器，可以将不安全的IP包拒绝在外，使外部攻击无效，避免了内部数据库直接对外暴露。此外，通过服务器的软件，对网上用户的权限设定和严格管理，从而避免内部用户的攻击。

4.2 防杀病毒技术

计算机病毒是一种恶意程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。计算机病毒的危害程度越来越大，轻者点用系统资源，影响运行速度；重者破坏系统文件和数据，甚至毁坏系统硬件，如尼姆达、CIH等恶性病毒就是如此。目前，世界上已经发现的病毒就有几万种，而且增长速度很快。层出不穷的病毒对电子档案的危害是不可估量的，因此，我们必须采取有效的安全保卫措施。主要措施有：

4.3 密码设置技术

密码设置的目的是为网络上运行的电子文件提供高度的安全保护，它通过密码来确认网上用户及其使用权限以及对单个电子文件的加密以加强利用限制。《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。除重要程序较高的电子文件须加密外，一般电子文件不要加密，如使用统一密钥则会降低密钥的安全程度，若使用不同密钥，密钥的管理势必又给我们出了一道难题。但是，电子文件的加密和解密技术也是我们必须研究和掌握的。每种加密软件都有其独特的加密和解密算法，忘记了密码的加密文件只能用相应的解密程序进行解密计算机来获取密码。为增加共享档案信息管理软件的安全性，一般我们可以用设置密码口令的办法来加强档案的安全保卫。

密码口令因其简单、易实现的优点而成为确认用户身份的最常用技术，但是，对档案安全构成最大威胁的也是人们随意对待密码口令。首先要认识到口令并不是绝对安全的，人们为了便于记忆而总是选简短而常用词语作为密码口令，被猜中或破解的机会极高，而且利用计算机技术的漏洞和管理上的漏洞都能获得系统口令。因此，必须使用正确的口令及口令管理制度。较安全的作法有：

第8篇：光盘行动实施方案范文

关键词： 电子文档 安全管理 保护与修复

计算机和互联网是信息社会的主要标志，也是促成当代社会巨大变化的主要推动力。随着计算机网络技术的飞速发展，办公无纸化已经成为各个部门办公现代化的主要特征，并且在不断发展和普及。面对信息化快速推进和安全环境日趋严峻的新形势，如何在确保工作快速、顺畅运作的情况下，提高对电子文档的保护能力，仍是一个亟待解决和完善的问题。本文以电子文档的管理为研究对象，在分析电子文档的特点的基础上，从电子文档安全管理的认识层面探讨电子文档的安全管理措施。

一、电子文档的特点

电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表和电子图纸等。电子文档区别于印刷品文档主要有以下四个特点：容易修改、容易删除、容易复制、容易损坏。

1.容易修改。这是电子文档区别于传统的印刷文档的一个重要区别，印刷文档和手写文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好就难于修改，这个特点在某些时候是优的，比如人们经常说的“白纸黑字”就非常能够体现这个特点；但是它的优点也正好是它的缺点，人们在处理很多文字和图形图像信息的时候，经常需要对处理的内容进行修改，以满足不同需要，这个时候电子文档就表现出了它的优点。正是由于电子文档容易修改的特点，如果不能很好地保护，就可能受到非法修改，不管这种修改是有意还是无意的，都会给文档所有者带来一定程度的损失。

2.容易删除。对传统的文档进行删除基本上是不大现实的，只可能对信息的载体印刷品进行毁坏，由于印刷品一般都通过档案室和文件柜等工具进行保护，相对来说不容易被一般的人接触，所以也就不容易被破坏，有较好的安全性。但是对于电子文档，其删除非常方便，只需要修改文件的操作权限（这个权限往往可以通过合法的和不合法的手段来获得），然后点击鼠标或者通过键盘删除文件都非常容易，一般情况下，事后也没有任何证据可以说明文件丢失的时间和原因。正是这样的特点，如果被别人利用了这个特点，进行恶意破坏，则可能会给电子文档的所有者造成无可挽回的损失。

3.容易复制。传统方式的文档进行复制往往需要一些辅助材料和机器，如复印纸、复印机等相关材料。容易复制是电子文档的一个优点，同时是一个缺点，优点是通过复制，人们可以非常方便地进行信息共享。但是，当文件是个人隐私或者商业秘密的时候往往不希望别人看到，这个时候如果被别人复制了，造成个人隐私暴露或者商业泄密，则是文档所有者所不愿意看到的，这里需要解决的就是对文件的保密工作。

4.容易损坏。文件损坏的方式主要有硬件损坏、人为破坏（有意或者无意）、病毒破坏及人力无法抗拒的因素（火灾，地震等），就文件损坏原因的调查中，人为破坏占80%，其余的20%文件损坏是因为其他各种因素，对于人为破坏，我们必须采取积极措施加以防范，不然很可能会因此而造成巨大损失；对人为破坏以外的情况，一个比较有效的措施就是做好备份。

二、电子文档管理的现状

电子文档形式多样、容量大、体积小，不仅有便于信息共享和易于复制的优点，而且可以通过计算机网络进行远距离传输。与纸质文件相比，电子文档有许多新特点，主要包括信息的非人工识读性、对计算机系统的依赖性、信息与特定载体的可分离性、信息存储的高密度性、信息的易变性、多种信息媒体的集成性及信息的可操作性，等等。

近年来，电子文档呈几何倍数增长，各种信息资源数量剧增。由于档案信息化建设步伐滞后，加之电子文档存在内容的易修改性、对外部环境和硬件条件的高度依赖性等自身局限，以及对电子文档管理缺乏规范性，主要是没有明确的归档方式、归档范围、归档制度和归档时间等，致使当前电子文档管理面临的问题日益突出。其管理比较混乱，给电子文档的保存和查找带来一定困难，也增加了电子文档规范化管理的紧迫性和复杂性。妥善解决电子文档保存的真实性问题、电子文档管理的规范性问题、电子文档管理的安全性问题和电子文档利用的开放性问题是电子文档管理的当务之急。

三、电子文档的保护方法

电子文档具有迥异于传统文件的种种特点，传统的文件管理模式并不适合电子文档，如果还是采用传统文件管理的体制、标准和人员配备去管理电子文档，则无异于削足适履。

归档的电子文件是采用脱机的方式保存的，在实际应用中很多电子文件的保存方式还是使用软磁盘进行。和磁盘相比较，光盘是一种新型保存载体，它的抗干扰能力很好，而且结构相对稳定，可以保证电子文档长期的安全保存。所以，建议企业的档案部门将归档的电子文件使用光盘刻录以将电子文件存储到光盘上。但就现在的实际情况看，光盘刻录还不能完全普及，这样就要把软磁盘和光盘的保护看成是目前电子文件载体保护的重点，从而采取一些保护措施。

1.软磁盘的保护。第一，确定一致的软磁盘规格，一般保存都使用3.5寸高密盘；第二，保证软磁盘质量。软磁盘质量优劣对磁盘内保存信息的时间长短有直接影响，软磁盘质量好，保证保管环境，能够保证存储信息保存十年左右。软磁盘质量不好，一般一年不到就不能读出数据了。现在市场上有很多质量低劣的软磁盘，所以在采购的时候一定要确定软磁盘的质量；第三，要控制保管条件。软磁盘的存放条件要求很高，要没有强烈的干扰磁场，没有震动，没有灰尘和复试气体，另外要保证在湿度和温度适中的环境下保存；第四，提高对病毒的防范意识。提升各个部门对电脑病毒的防范意识，定时检测，保证计算机内部的电子文件的存储磁盘不携带病毒，平时将磁盘设置在保护状态；第五，加强加密盘的管理。一些电子文件在存盘的时候进行加密或者是文件名称隐含设置，这样一旦遗忘密码或者名称就不易打开文件。所以需要先把这类文件解密，显现文件名之后再归档处理；第六，如果条件允许，则最好将存储电子文件的软磁盘转换成光盘，以便长时间保存。

2.光盘的保护。第一，使用和排放保持规范。光盘尽量在盒中直立排放，不要一起堆叠，避免其卷翘，在使用的时候要尽量避免摩擦出现划痕；第二，保持适当的湿度和温度。高温情况下，光盘容易氧化，出现变形或老化现象，湿度过高光盘片基霉变，所以要采取适宜的湿度和温度保存光盘；第三，尽量避光。光盘外部的塑料材质对紫外线特别敏感，过度直射的阳光会使光盘老化。所以，要加强光盘的避光存放。光盘和磁盘想要延长其电子文件的保存时间，最好办法就是定期复制，磁盘两年一复制，光盘五年一转储，并且编制同样的载体编号继续保存。

参考文献：

[1]李伟.纸质档案保护的问题与对策[J].兰台世界，2005（07）：23-24.

第9篇：光盘行动实施方案范文

关键词：电子文件； 产生； 特点； 管理； 措施

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）08-178-001

电子文件的管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进，不断创新发展，已成为日益关注和研究解决的新问题。

1.电子文件的产生

由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，使过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。

2.电子文件的特点

电子文件是指能被计算机识别、处理、存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码顺序，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实。电子文件的主要特点可概括为：电子文件不再是直观的纸质文件，需要利用现代办公设备才能阅读。电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理传递。电子文件是可共享，不受时间、地域的影响，保存环境对温湿度、防磁性要求较高。

3.电子文件的保管

3.1电子文件必须以脱机方式进行保存。实际用于电子文件保存的介质主要有磁带、软盘和光盘等，其中光盘属首选。光盘作为新型的存贮载体，比磁带、软盘更具有抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。

3.2光盘的存放和使用必须规范。应将光盘置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲。在使用过程中应避免磨擦和划痕，造成光盘损伤和数据丢失。存放电子文件光盘的环境应保持良好的温湿度，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片霉变。为此光盘存放温度宜控制在14-24℃，相对湿度宜控制在40%-65%。

3.3电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。

4.使用和管理电子文件中遇到的困难

目前电子文件的签署技术不普及，不能为每一份电子文件印章或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

电子文件制作过程的虚拟化使得电子文件容易被修改，对其原件的界定难以实现。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复印件”。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

5.解决存在的电子文件信息安全的管理技术

电子文件是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。目前这方面的管理技术主要有：

5.1身份验证。为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如果验明他为合法用户，可接受他进入系统相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。

5.2加密技术。采用加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文件具有很好的保护效果。

5.3防写措施。即在软件中采用的将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，有效地防止了用户更改电子文件内容，保持电子文件的原始性和真实性。

5.4签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。

上述技术措施在信息网络中的广泛运用，对于证实电子文件内容的真实、可靠，保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意改动，都具有很好的效果。

6.加强电子文件管理的主要措施

信息技术和网络技术的迅速发展，使得电子文件在各个领域发挥着越来越重要的作用，如何加强电子文件的保存是电子文件管理者急需解决的问题。

6.1解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

6.2建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

6.3提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，管理者必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备电子文件管理的基础知识，不仅要熟练地掌握管理工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力成为适合信息时展的复合型人才。

电子文件与传统的办公条件下产生的纸质文件相比具有独特的优越性，它对文件信息传递、数据共享提供了极大的便利，在很大程度上提高了办公室工作的质量和效率，电子文件的管理与利用已成为今后努力的发展方向。随着实践的深入和发展，我们将不断加深对电子文件的认识，不断完善归档电子文件的管理，更好地服务于地方经济建设和社会事业发展。

参考文献：

［1］王云庆．现代管理学[M]青岛：青岛出版社2002