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知识管理数字化构建科研单位培训档案

摘要】教育培训档案是人才培养的一座巨大宝库,科研单位以知识管理为导向数字化构建教育培训档案,通过制度、组织保障以及激励机制,建立并有效运行教育培训系统平台,最终实现教育培训知识资源收集、转化、存储、分享、利用和创新的良性循环,使集体智慧财富不断积累和增值,促进科研单位的创新发展和人才培养。

关键词】教育培训档案;知识管理;数字化;构建

科研单位教育培训档案不仅能真实记录和反映员工在职期间接受教育培训的具体情况,为本单位制定人才发展战略提供实际依据,还能成为才人培养的一座潜在的巨大宝库。在当今知识管理和信息化管理的时代浪潮引领下,科研单位结合信息化技术手段,将知识管理理念导入教育培训档案管理,令其重新升级“锻造”,便能激发其蕴藏的巨大潜力,为集体源源不断地提供知识营养,积累知识财富,哺育科研单位整体人才队伍,成为本单位可持续发展的重要力量来源。

一、导入知识管理理念

创新是科研单位永恒的主题,而知识的存量、积累是科研单位竞争优势的根本来源和创新的核心原动力。知识管理即是通过对知识的获取、创造、存储、分享、整合、利用、更新等过程将知识不断的反馈到知识系统中,形成持续积累的知识资源和智慧资本。科研单位通过有效的知识管理,整合显性知识(以文字、符号、图形等方式直接表达的知识,如设计方案、装置图表、技术规格书、模型、程序、公式等)并挖掘出隐性知识(非直接表达或难以明确表述的存在于人的思维大脑中的知识,如经验、心得、感悟、洞察力等),同时以开放、扁平化的管理模式充分发挥知识主体的能动性,使员工个人与单位集体的知识都得到有效利用和积极发展,最终达到知识不断创新、知识系统循环上升的目的,推动科研单位的创新发展和人才队伍培养,使其具备优秀的竞争力。在知识管理的概念中,知识的沉淀、共享和学习是知识管理的基石,是组成“知识之轮”的三个重要环节,而科研单位教育培训档案则可为“知识之轮”的高效运转提供强有力的支持。通常情况下,教育培训档案分为员工培训档案、培训管理档案和培训知识档案三大类:员工培训档案是科研单位管理部门为员工建立的培训项目记录性材料,包含员工姓名、部门、培训时间、地点、名称、内容、学时、组织单位、主讲老师等相关信息;培训管理档案是指在培训管理过程中形成的材料文件,如年度培训计划、建议书、评估报告、师资档案、培训证书、培训机构档案等;培训知识档案则是科研单位不断积累完善的知识数据档案,例如培训书籍、讲义、PPT、录像、DVD等各类信息数据。对应知识管理,科研单位收集、整理、建立教育培训档案的过程即是对知识的获取、沉淀与整合;利用信息化技术在单位内部建设运行教育培训系统平台即可形成有效的知识管理系统;员工通过该系统共享、利用各类教育培训知识资源即实现了知识在组织内部的分享。此外,经过知识主体(管理者与员工)的主动收集、整理和再加工,还能深度挖掘出隐性的教育培训知识(例如以总结、交流等形式获取主讲人和参培人员的个体经验),将隐性知识转化为显性知识,丰富本单位整体教育培训资源;同时,员工在利用共享培训资源进行知识的学习、消化后,经过工作实践又可将原获取的知识进行创新发展并再次反馈系统平台,使教育培训知识系统持续螺旋式上升。

二、数字化构建系统平台

以知识管理为导向的教育培训档案管理需要借助现代信息科技力量。科研单位可以结合具体工作实际,以分析知识需求为前提,以实现教育培训知识在本单位内最大分享和利用、创造出最大价值为目的,构建出符合自身特色的数字化教育培训系统平台,从而形成有效的教育培训知识管理系统,帮助单位和个人获得更好的知识收益。以科研单位A为例,经过前期对员工教育知识需求的调研和梳理,结合内部管理要求,科研单位A将教育培训系统平台划分为了“培训管理”“培训资源库”“在线培训”三大模块:(一)“培训管理”模块。该模块下设员工培训登记、培训记录查询、培训证书库、师资档案库、历年培训计划、培训评估报告、个人培训记录等专栏,主要涵盖了员工培训档案与培训管理档案的内容。其中,师资档案库面向全体员工开放(录入了内外部讲师个人基本信息及教学的主要方向和特色),方便有学习需求的员工了解相关师资力量;个人培训记录专栏向员工个人开放,员工可全面掌握个人受教育培训的情况;其余专栏则面向管理人员,通过数字化技术对教育培训档案实施动态监管——管理人员在员工培训登记专栏内以培训项目为单位录入本部门员工培训信息,并以附件形式上传培训教材、证书和签到表扫描件,经部门领导审核后生成《人员培训记录表》(含培训时间、地点、内容、学时、组织单位、主讲老师、参训员工姓名、记录人、考核方式、效果评价等信息);同时系统将各培训项目信息整合后自动生成以员工“个人”为单位的《员工培训记录总表》,不仅可以实时反映本单位教育培训的全面最新信息,还具备一定的数据分析处理功能,如汇总员工个人、科室部门、本单位的年度培训学时,或分析各类培训的比例以及各部门的培训情况比较……这些数据是培训评估报告的重要数据支撑,为来年制订培训计划提供了有效依据。(二)“培训资源库”模块。培训资源库是教育培训平台中知识共享的重要承载体之一,按教育培训种类规划为专业技能培训、质量培训、安全环保培训、资质培训、信息系统培训等专栏,同时按组织级别分为外部培训、院内培训、所内培训、科室培训、专业组培训,还根据科研单位A的实际需求增加了特色项目:工作经验交流专区。培训资源库配备搜索功能,员工可按感兴趣的培训项目、内容、组织部门、载体类型等关键词进行综合查询。库内教学资源类型丰富多样,既有普通文档类教材,也有PPT、视频等新媒体类资源,其来源途径除靠各级培训管理部门的主动搜集还依靠广大员工的积极分享。例如,人力资源部门邀请某外单位专家来所开展专题讲座,经讲师允许,其授课PPT以及教学现场的录像视频作为本单位教育培训资源由组织部门上传至培训资源库(属性为外部培训、专业培训);与此同时,围绕该教学资源点,参加现场培训的许多员工自发上传了个人的听课笔记以及课后的教学问答交流记录、心得体验。又如,某项目组人员在该项目完成节点后进行内部工作小结和交流,梳理了项目总体进展,分析了项目推进中发生的具体问题,总结了应对问题行之有效的解决措施以及技术、管理方面的经验——这些既包含了显性的知识点(项目工作进程、问题、解决方案、成效等),又包含了许多隐性知识点(技术经验、项目管理经验等),会议记录人员经过挖掘、整理、加工将其转化成新的教育培训知识上传系统,与其他项目组成员共同交流分享。此外,普通员工还能针对工作中遇上的某项技术难点或自己感兴趣的问题在工作经验交流专区中发起在线讨论,与其他共同关注此话题的员工展开深入探讨。(三)“在线培训”模块。此模块为培训组织部门提供了线上教学的新型培训方式。某些面向全体员工的宣贯类、职能管理类的培训,往往因为人员众多又比较分散难以一次性集中组织,而在线培训可以灵活解决上述问题。例如科研单位A按计划在内部召开年度安全教育培训,组织部门即在此模块下新建一项面向全体员工的专题安全教育培训流程(附注培训性质和具体要求),并将安全宣传视频、PPT等培训材料上传系统。该流程通过审批后由平台及时推送至全体员工个人,员工点击流程在线浏览安全教育材料按要求完成全部自学,系统即自动记录员工在线学习时间并生成相应的培训记录,同时向组织部门实时反馈本次培训的最新进展和总体情况,向未及时完成培训的员工个人发送培训提醒。

三、科学管理,充分实现教育培训档案的知识利用

(一)制度和组织保障。充分实现教育培训档案的知识利用离不开科学管理与必要的制度、组织保障。科研单位应结合实际工作建立一整套知识管理制度或具体的教育培训知识管理细则,设立教育培训知识管理的归口部门、管理负责人、各级管理员、联络员、审核员岗位并明确其具体职责,规范教育培训知识的产生、收集、积累途径、具备的要素和内容、审核、评定以及具体使用等。同时,教育培训系统平台的建设与维护也需要有力保障,一方面由系统管理员进行权限设置、运行监控、数据库备份、防火墙布置、病毒查杀等系统维护工作,保证该系统的正常运行;另一方面需由特定管理人员收集各方使用反馈意见,根据实践和具体情况对平台进行持续的优化和完善。(二)有效的激励&主观能动性。知识共享是知识管理的基石,知识拥有者和知识需求者通过互动与交流实现集体知识的增值。员工对知识共享的积极态度在科研单位教育培训系统的知识积累与利用中起到了非常关键的作用。为了鼓励和引导每一位员工积极参与本单位知识的创造和积累活动,科研单位在为知识管理提供制度和组织保障外,还应制定一套有效的激励机制,实施一系列知识共享奖励举措,例如建立员工知识贡献积分奖励制度:凡在教育培训系统平台中分享个人知识经验的员工均可获得初始分值,再根据该知识经验的共享反馈情况及评定结果累积分值,科研单位对年度内积分排名靠前或对集体有突出知识贡献的员工进行评优奖励,还可将知识共享积分纳入年度员工绩效考核,充分调动员工的主观能动性,在单位内部营造出良好的知识共享氛围。

四、总结语

综上所述,科研单位以知识管理为导向数字化构建教育培训档案,通过科学规划建立并有效运行教育培训系统平台,既能使传统的教育培训档案实现高效的动态化实时管理,又能充分挖掘科研单位内外部教育培训知识资源,将隐性知识转化为显性知识在集体内部分享、再创造,实现科研单位知识财富的持续积累,使教育培训档案得到最大程度的利用,促进科研单位的创新发展和人才培养。

论文参考

[1]刘璇,张朋柱.知识管理在科研网络及企业中的应用研究[M].上海交通大学出版社,2015.

[2]廖开际.知识管理:原理和应用(第2版)[M].清华大学出版社,2017.

作者:张雪涛 单位:中国核动力研究设计院   

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