基层档案管理信息化建设途径

摘要:信息化建设，是基层档案管理工作的主要方向和发展趋势，可以有效提升基层档案管理工作的效率。文章分析了基层档案管理信息化建设的必要性和重要性，针对基层档案管理信息化建设中存在的问题，提出了提升对策和建议。

关键词:基层档案档案管理信息化建设

随着现代信息技术的兴起和快速发展，在对大量信息进行处理过程中产生了大量电子文件，信息化已经成为基层档案建设的必然趋势。但是，当前基层档案管理信息化建设仍差强人意，存在着制约基层档案管理信息化建设的诸多因素和问题，唯有有效解决这些问题，才能更好地促进基层档案管理信息化建设，才能使基层档案管理信息化建设取得成效。

一、基层档案管理信息化建设的必要性和重要性分析

1.基层档案管理信息化建设的必要性分析。基层档案管理设施和设备条件都比较简陋，在传统纸质档案管理中，容易出现档案保管不善而损坏的问题。传统纸质档案容易受到外部环境的影响，如果温度或湿度没有控制好，就可能造成纸质档案被损坏，而且纸质档案还存在占用空间较大和不便查阅等诸多问题。但是随着现代信息技术在档案管理中的应用，可以把传统纸质档案保存方式转变为数字信息存储，在很小的空间里就可以存储海量的档案信息和数据，确保档案信息资料的完整性和查阅的便捷性。因此，在基层档案管理中，推进信息化建设，十分有必要。2.基层档案管理信息化建设的重要性。在基层单位日常管理中，档案管理是重要内容和组成部分，档案记录了基层单位工作的过程，对于提升基层单位工作的效率和质量都十分重要。但是，由于传统纸质档案管理需要耗费基层单位大量人力、物力、财力，档案查阅和维护都十分不便，从而对档案管理和档案利用的效率产生了很大影响。随着现代信息技术的发展和在档案管理中的应用，档案管理信息化建设开始兴起和发展。档案管理信息化的实质就是对传统的纸质档案进行信息化处理，以电子档案的形式提供档案服务。通过对传统纸质档案的信息化处理，对这些档案信息资源再分类和再整理，从而提高档案的使用效率。而且档案信息化处理以后，其存储也更为高效和安全，直接降低了基层档案管理的成本，是基层档案管理水平快速提升、规范管理、高效利用的重要途径。

二、基层档案管理信息化建设中存在的问题

1.对基层档案管理信息化建设重视程度不够。在当今信息社会，信息技术已经渗透到各个行业，成为行业快速发展的助推器，对于档案管理来说，同样如此。对于基层档案管理来说，档案管理信息化建设是提升管理水平的重要手段和方式，也是未来档案管理的发展趋势和方向，理应给基层档案管理信息化建设以高度重视[1]。但是，受传统档案管理思想和意识的影响，基层档案管理信息化建设重视程度明显不够，主要体现在以下几个方面。首先，基层单位领导和基层单位档案管理人员对于档案管理信息化建设的认识不足，在具体档案管理工作中，仍然还在延续着传统纸质档案管理和利用的思维与思想，重视档案资料的搜集、整理和保管，但是忽视了对档案的利用[2]。在一些领导的思想意识里，档案资料的查询和利用只能是那些有管理权限的人员，其他人员都是“无关人员”，不得接触档案资料。其次，档案管理意识较为淡薄，没有充分认识到档案管理工作和档案管理信息化建设的重要性。众所周知，基层单位面临的工作和任务较多，在人员缺少或者其他经济建设等主要工作任务较重的情况下，认为档案管理工作可以先放一放；在基层单位资金不足的情况下，错误地认为档案管理信息化建设经费可以先放一放、先缓一缓、先等一等，导致基层单位档案管理信息化建设的人力、物力、财力得不到有效保障，从而使基层单位档案管理信息化建设步伐受到了影响。再次，由于基层单位领导对于档案管理信息化建设的重视程度不够，从而使基层档案管理人员的思想受到很大限制，基层档案管理信息化建设止步不前，一直延续传统纸质档案管理的方式和方法。2.基层档案管理信息化建设水平较低。基层档案管理信息化建设水平，不仅受制于档案管理方式方法，同时也受制于基层档案管理人员素质和能力。第一，在基层档案管理信息化建设的方式和方法方面，由于基层单位可以用于档案管理信息化建设的资源较为有限，甚至还存在资金挤占、挪用等问题，从而导致基层单位档案管理的设备老化、条件简陋，不具备基层单位档案管理信息化建设的条件和要求。即使配备了计算机和扫描仪等一些现代信息化机器设备，也可能由于多种因素的影响，导致其实际操作利用率较低的问题。在基层档案管理人员素质和能力较低的情况下，甚至还存在档案管理设备仪器搁置不用而自然损坏，继续沿用传统纸质档案管理方式的现象。虽然通过信息化处理手段把纸质档案转化为电子档案信息，但是对其缺乏相应的整理、归类和保管，从而在管理手段上缺乏系统性和科学性，在档案资源信息利用过程中，还是依靠传统档案管理方式和手段，档案利用效率较低，很难适应基层档案管理信息化建设的目标要求。第二，基层单位档案管理人员的素质和能力有待提升。在基层单位开展的任何一项工作，都直接受制于人员的素质和能力。由于基层单位档案管理人员大部分都是非专业人员，在上岗之前和日常工作中都很难接受档案管理的系统性和专业性培训，从而使其专业技能难以得到有效提升；基层档案管理人员一般年龄较大，在日常工作中接受新思想、新事物的能力有限，很难有效满足现代档案管理的思想和能力要求；“上面千条线，下面一根针”，基层单位面临的各种任务繁杂，但是人员编制受限，许多单位档案管理人员基本上都是兼职而非专职，在其他任务和工作紧急情况下，人员被借调和调离情况极为普遍，从而导致基层单位档案管理人员极为匮乏，对基层单位档案管理信息化建设工作产生很大的影响。3.基层单位档案管理信息化建设经费投入不足。基层单位档案管理信息化建设经费投入不足，这不是个例，而是普遍现象，特别是在硬件投入方面，更是远远不能满足现代档案信息化建设的需要，对基层档案管理信息化建设产生直接的制约作用。前文已提及，基层单位面对的工作经费较为有限，每年用于档案管理的总经费基本上也只有数万元，真正用于档案管理信息化建设的费用更是少之又少。而且在这为数不多的档案管理经费中，还存在经常被挤占和挪用的现象。一些基层单位认为，档案管理没有必要设立专门的档案管理部门、人员编制和经费预算，只需要有个人员在其他工作不忙的情况下，收拾一下档案材料就行了，档案资料的搜集、整理、保管和利用工作缺乏系统性和稳定性，甚至一些基层单位更是缺乏基本的档案资料保管设备，档案管理信息化建设工作更是无从谈起，直接影响到基层档案管理工作的开展。

三、基层档案管理信息化建设的推进和提升对策

对于任何一项工作的推进和提升来说，都离不开思想的重视，人力、物力、财力的投入，基层单位档案管理信息化建设工作同样如此。针对基层档案管理信息化建设建设中存在的不足，主要可以从以下三个方面加以推进和提升。1.提升基层档案管理信息化建设的思想重视程度。第一，要提高基层单位领导对档案管理工作的重视程度。档案管理工作并非是可有可无、可大可小的一项工作，而是在基层单位工作和业务发展中具有重要支持和支撑作用的一项基础性工作。首先，要通过各种途径宣传基层档案管理工作的重要性，强化领导对于基层档案管理信息化建设的意识，使其充分认识到信息化建设是基层档案管理的必然发展趋势，是提高基层档案管理水平的主要渠道和途径，必须要把基层档案管理信息化建设作为日常一项重要工作[3]。第二，要提升基层档案管理工作人员的思想重视程度。基层档案管理人员要在日常档案管理工作中，重视信息化技术的应用，提升档案管理信息化水平，特别是要在全面搜集、深度挖掘档案信息的同时，做好档案信息的再整理和再分类工作，不仅要保管好档案，更要利用好档案，以信息化手段提高基层档案的利用效率。2.提升基层档案管理信息化建设人员素质和能力。首先，思想决定行为。因此，基层档案管理人员必须积极转变自身的档案管理思想理念，对传统基层档案管理的优良和成熟经验进行继承和发扬的同时，还要摒弃基层档案管理的传统模式，加强现代信息技术在档案管理工作中的应用，以此不断提升基层档案管理的信息化水平。其次，要不断提升基层档案管理的人员素质和能力。在基层档案管理中，特别是在推进信息化建设的进程中，档案管理人员的素质和能力始终是主要制约或推动因素，产生着极为重要的作用，必须重视基层档案管理人员素质和能力的提高。为基层单位配备专业性强和档案管理经验丰富的工作人员，对基层档案管理人员年龄结构、学历结构、能力结构进行转变，通过一对一的手把手传帮带等方式，督促基层单位档案管理突破传统档案管理思维和模式；加强对基层档案现有人员的在职培训，不断提升基层单位现有档案管理人员和工作人员的能力素质，使其更好地掌握现代档案管理的知识，更为熟练地操作计算机等现代化设备，为基层单位档案管理信息化建设奠定素质和能力基础[4]。3.基层档案管理信息化建设的财力投入。首先，要加大对基层档案管理信息化建设的资金投入。任何一项工作的开展，都离不开充足的资金保障。因此，基层档案管理信息化建设必须要有相应的资金投入。基层单位在推进档案管理信息化建设工作的时候，必须严格按照现代信息技术的要求，配置专门的档案管理信息化设施和设备，如扫描仪和计算机，而且还要定期对这些设施设备进行维护保养，从而更好地满足现代档案管理信息化建设在硬件方面的需求；基层单位还要为档案管理信息化建设工作设立专门的工作预算和专项资金，这是基层档案管理信息化建设推进的前提和保障，而且在日常工作中，不得对此经费进行挤占或挪用，确保资金专款专用，专门用于档案管理的信息化建设工作；要专门购置相应的档案管理信息化软件，根据本单位实际情况和工作需要，引进特有的符合单位实际、满足档案管理信息化建设需要的档案管理系统，便于档案资料的搜集、整理、存储和利用。其次，要积极推进基层档案资源的数字化建设。基层单位档案管理信息化建设，其本质就是要充分利用现代计算机技术和信息管理技术，对本单位的档案资源进行系统搜集和利用，从传统纸质档案向数字档案进行转变，逐步建立多媒体档案数据库；重视电子档案的搜集整理和归档工作，而且还要居安思危，做好电子档案的存储和备份工作，不断提升基层档案信息化管理水平；通过权限设置，限定对本单位电子档案信息资源的查询和利用，同时也要做好电子档案的保密工作，在计算机内设置防火墙安全技术，防止档案信息资源被破坏和丢失等问题。

参考文献

[1]王阁.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].劳动保障世界，2018（17）.

[2]罗禹.疾控机构档案信息化建设研究[J].兰台内外，2018（1）.

[3]王莹.信息化条件下发展档案管理工作探讨[J].现代商贸工业，2018（15）.

[4]邓莲芳.干部人事档案管理工作的创新机制研究[J].办公室业务，2018（7）.

作者：赵锐 单位：阜新蒙古族自治县农业技术推广中心