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档案管理现代化的有效途径分析

摘要:在新形势下,企事业单位档案管理工作有了更高的要求,其必须革新管理观念,在工作中引进先进的方法和技术,以使档案管理工作更为快捷、高效。本文简要介绍了新形势下我国档案管理工作中不足,并为有效实行现代化的档案管理提出了建议。

关键词:新形势;档案管理;现代化

档案管理工作是一项综合性的工作,管理者需要以专业的技术、手段、并在单位其他部门的有机配合下才能够做好该项工作,以良好服务于单位的总体运营及发展。在新时期下,传统的档案管理方式已无法满足企事业单位的发展需要,为此,档案管理部门必须改变管理方式,以现代化的手段进行档案管理。

一、档案管理现代化的必要作用

随着时代的发展,企事业单位已经开始推行无纸办公、自动化办公,在这样的背景下,档案的现代化管理已经势在必行,为此,企事业单位应当革新其管理理念及方法,使其档案管理工作过程跟上时代节奏。另外对单位档案建设电子档案库,实行档案的现代化、智能化管理,可便于查询资料,也助于实现资源节约,并优化管理效率。对于档案的保管及使用方面主要有以下几点;第一,企事业单位中很多纸质档案易因防护不力出现模糊、脱落;第二,传统的管理档案方式不利于在单位内部的档案查阅及信息共享。因此为充分对档案进行保护及利用,应当对档案进行现代化管理。

二、新形势下我国档案管理现代化中的不足

(一)对档案管理认识不足

对于档案管理工作,很多人认识不足,认为就是简单记录、总结人员的过往信息。在形成档案后,非特殊情况也不太进行档案调取,且企业有些管理者对档案的现代化管理的必要性认识不足,不会提供足够的技术、资金支持,结果使得企业无法及时引人先进技术、更新设备,依然以传统的人工整理、记录、分类方式管理档案,这样难以充分展现出档案价值。综上,在推行档案管理现代化中,会因有关人员认识不充分而受到阻碍。

(二)档案管理者业务素质不佳

档案管理工作者在社会各方面不断进步的今天,需要具有更高工作水平,只有这样,企业的档案管理才能够高效、有序的进行。为实现现代化管理,档案管理者不仅要具有良好的职业素质、专业能力,还应当具备较高的个人修养、职业精神,还应对时代发展把握清楚与时俱进,特别是还应充分学习、吸收现代管理技术及理念,在档案管理中应用好现代科技手段,保证管理工作适应企业发展需要、跟上时代形势。但现在因中国企业制度建设比较初级,相应的档案管理发展也不尽成熟,同时,专业档案管理者专业水平、职业能力较为欠缺,使得企业档案管理现代化发展不尽人意。

(三)档案管理过程不够规范

成功的档案的现代化管理需要实现管理过程的标准化、规范化,只有具清晰标准、规范,才能够使档案管理高效、有序展开,实现现代化。但目前企事业单位的管理档案部门缺乏良好秩序,人员职责划分不清晰,档案存储不科学,且经常出现随意取用现象,一102一2016年10月这样会影响单位其他工作的开展,并有危害整个单位利益之患。但对于以上问题,相关部门缺乏重视以及并未采取措施加以解决。

三、新形势下档案管理现代化的实施策略

(一)加强档案现代化管理的宣传

在实施档案管理现代化中,思维理念现代化是其前提保证,有关管理者应对档案管理相关的发展、变化动向及时关注,并对国家、上级号召主动响应,以起到良好的示范作用。另外需做好宣传,使得每个单位员工均具有科学、合理的档案管理观念,并得到社会各界对档案现代化管理的广泛关注。同时企事业单位应当致力改革以往落后的工作模式及方法,加强资金投人、支持领光设备和技术的引进,以在实践中真正实现档案的现代化管理。

(二)不断提高档案管理者的工作素质

在档案管理中,除了具有先进的设备技术及领先的理论知识,最重要的是需要有高素质的专门人才来着手实施,他们可以对当今发展动态准确、及时把握,并可在实际工作中有效应用其储备的理论知识,在工作中遇到困难时可灵活应对及处理,并可与其他部门积极沟通协作,以完成工作任务。为此企业应当做好培训,让档案管理人才具备良好知识储备、综合素质,并懂得网络技术、电子通讯技术。在引进、培养人才时,企业还应当注重分类培养人才,如维修人员、技术操作、组织管理者、工程技术者等。另外,企业还应对档案管理者定期培训,使其具有当代企业管理思想和良好的专业技能。

(三)实现档案的规范化、标准化管理

企事业单位应当以标准的技术方法和理论原则进行档案管理,实现规范化、标准化的档案管理,促进现代化管理的顺利开展。在进行管理时,应当对便于利用、维护档案安全及完整、统一集中管理国家档案原则严格遵守。这样才能够使得规范化、标准化管理}匝利实现,为单位档案的现代化管理提供有力保障。目前,数据库开发及应用、信息技术处理、图书管理、档案管理等和档案管理现代化有关课程在很多高校开设着,与此同时高校还应当加强学生实际操作能力的培养,以全面提高毕业生的综合素质,使其可胜任企事业单位中的档案管理工作。结束语档案管理者应该认识到以现代化手段管理档案的重要作用,及时关注时代发展动态,主动学习先进的理念、技术,并加强培养自身专业素养和职业能力,改变以往低效、落后的工作模式,以规范化、现代化方式进行档案管理,全面优化档案管理质量。

参考文献:

l[]沈的.论档案管理现代化的重要性[J].城建档案,20巧(=2)42-43.

2[]袁莉.如何适应新形势下的档案管理工作[J].城建档案,2014(9):27一29.

3[]魏丽.新形势下的档案管理与发展[J].中外企业家,2013(6)124一125.

作者:祁巧荣 单位:内蒙古鄂尔多斯市东胜区就业服务局

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