档案管理在现代档案中的作用

【摘要】档案管理作为现代化管理中的重要组成部分，是企业发展的基础和依据，同时也是企业实现核心凝聚力，进行精神文明教育的重要资料。为了能够保障现代化档案管理工作的质量，首先就应该从基础性档案管理入手，做好基础工作，才能够保障档案工作的质量。文章针对档案管理基础性工作进行几点分析。

【关键词】档案管理；基础工作；现代档案管理

引言

档案是企业重要的资料，在社会发展，网络信息技术高度普及的形势下，档案管理也逐步实现了现代化，网络技术的引入大幅度的提高了档案管理的工作效率，但是与此同时，企业管理部门以及工作人员，对于档案管理的基础性工作也不能忽视，做好基础工作，才能够更好的促进现代化的实现，将现代化建设与基础工作相结合进行，才是目前企业现代化管理的正确途径。

一、档案管理基础工作现状分析

1.目前很多单位中，有一部分领导对于档案管理工作不够重视，并且根本没有意识到档案资料对于单位发展的重要性，可以说档案资料是单位信息资料的重要来源，对于单位的文化的发展与继承都有着非常积极的意义。但是单位档案部门与其他部门相比来说，往往得不到足够的重视，因此常常会其他部门兼并，甚至还有可能被撤销，即便是有负责档案管理的人员，数量上也往往不够，并且流动性很大，对于档案管理方面的专业知识也不够丰富，待遇也不高，工作人员的工作积极性不高，综上所述内容就是导致我国机关单位中档案工作开展效果一直不理想的主要因素。

2.档案的管理模式落后。目前的很多机关单位中，通常档案部门都是先对封闭的，并且工作状态都会是处于中无序的状态，另外，还有一部分的管理人员管理知识并不丰富，也没有经过正规的训练，因此在管理工作中，一旦遇到问题，处理起来也会比较苦难，档案管理通常采用的就是信贷式，这样的管理模式非常不利于其他工作人员的对于资料信息的查阅和使用。

3.档案管理科学化水平低下。在各个领域都相继进入信息化的趋势下，档案管理也需要实现办公自动化，这样才能够顺应时代的发展以及要求，而目前从我国档案管理的状况来看，其科学化，自动化的程度还不高，很多工作依旧是人工进行，因此工作效率与质量都无法得到有效的保障，信息丢失的问题也时有发生。因此，构建信息化的档案管理系统已经成为目前档案管理工作者所面临的重要课题。

二、档案管理基础工作完善措施

1.提高档案管理工作人员素质

档案管理基础工作质量与工作人员专业性有着直接联系，所以提高工作人员的整体素质是必要的。首先从管理人员队伍的年龄结构调整入手，积极接纳年轻力量，注入活力，年轻人干劲足，精力充沛，最为主要的是年轻人基本是大学毕业，掌握着现今的管理思想以及管理技能，因此会给档案管理质量提供更大的可能性。同时也不能忽视队伍中老员工的力量，要鼓励这些老员工积极参加培训活动，主动学习现今的管理经验，并且要发挥其带头作用，在行动上给予年强人示范以及引导。另外，还要组织员工进行管理知识以及信息技术的学习活动，以科技促发展。

2.加强档案管理工作

首先，强化档案管理，是促进档案基础工作质量得以的有效手段，管理的目的在于规范，规范员工行为，同时也明确了领导的责任，确保将监督工作落到实处。企业内部必须构建专业化的管理体系以及管理机构。然后，需要从实际情况出发，具体问题，具体分析，将档案管理的各项环节和内容进行明确，进而达到强化管理的目的。

3.加快档案基础工作的现代化步伐

计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先，应该将数字网络技术引入档案管理中，提高工作质量和效率，然后是不断引入多元化的计算机信息技术，实现不同案卷的分类和储存，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

4.重新组合案卷，实现案卷规范化

重新将所有的档案整理和分类，进行组卷，进行的原则就是将有联系的档案规范在一起，将缺少目录，标题或者标题不清楚重新填写，整理，规范。确保管藏的规范性，完整性。在利用的时候，能够顺利找到。借助信息化的手段，建立信息化档案，构建电子文档和目录，做好备份，确保档案管理安全性。

三、结束语

提高企业档案管理的效果和力度，首先就应该从基础性工作入手，以基础促发展，企业内部管理部门以及管理人员不断提高自身的综合组织，借助信息化的手段，全面提高档案管理工作的质量，才能够有效推动企业现代化档案管理工作的发展与进步。

参考文献：

[1]黄仕平.谈谈现代档案管理的工作素养[J].改革与开放,2012(10).

[2]姜静,常鹏,司晓琨,尹志杰.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].职业时空,2012(06).

[3]许荣杰.简述现代档案管理的发展趋势[J].商场现代化,2013(17).

[4]马缘君.现代档案管理面临的问题及解决对策[J].办公室业务,2013(10).

作者:张云霄 单位：吉林省白城市洮北区财政局