档案文献管理全文(5篇)

[摘要]本文针对当前学术期刊档案管理中纸质期刊保存条件要求高、存放空间需求不断增长、纸质期刊档案信息查询不便的问题，提出了将期刊文献保存与查询分开处理的方法。该方法将期刊的pdf文档作为档案文件，由其代替纸质期刊，以文献检索平台代替期刊档案管理系统，实现期刊档案的检索与统计。基于此方法，针对数字期刊档案管理的实施，介绍了期刊档案文件收集、整理、保存方面需要注意的问题，同时针对电子期刊多媒体化发展给学术期刊档案管理带来的挑战进行了阐述。

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的原始记录。学术期刊展示了特定研究领域的成果，刊出的论文反映了所在领域的学科发展。笔者所在单位中国机械工程学会(以下简称学会)将主管出版的学术刊物视为档案，学术将期刊的管理纳入档案管理工作的范畴。然而国内以学术期刊为档案管理对象的研究很少，对数字出版趋势下的学术期刊档案管理方面的研究和论述就更少。笔者结合所在单位学术期刊日常管理工作，针对学术期刊档案管理工作的特点，总结出一套相应的工作方法，以期为开展数字出版环境下的学术期刊档案管理工作提供一些借鉴。

一、期刊档案管理的难点

中国机械工程学会成立于1936年，是我国成立较早、规模最大的工科学会之一，出版的学术刊物包括《中国机械工程》等40余种，既有《中国机械工程》等报道机械学科所有领域的综合期刊，又有《铸造》等专注于某个细分学科的专业期刊。此外，还有细分学科的专业期刊，如《铸造》《中国铸造装备与技术》《特种铸造与有色合金》等，以铸造为主要报道方向；《焊接学报》《焊接》《中国焊接》等是焊接专业的学术期刊。档案管理工作是对档案的收集、整理、保管、统计和提供利用服务等各项工作的总称。学术期刊档案管理工作中，保管、统计和提供利用是比较繁琐的工作环节。纸质期刊档案的保管必须遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且还需对年代久远的纸质期刊做脱酸处理，防止纸质文献的脆化变质。纸质期刊的统计工作既重要又有一定的难度。根据工作的需要，统计对象经常是不同的，可以是单个期刊年度的数量、论文投稿数量，也可以是单篇论文的下载量、引用量等。而这些统计工作都需要依靠功能完备的档案信息管理系统才能完成。提供利用服务是学会主管的学术期刊档案管理工作中最为困难的一项工作。学会始终关注机械学科的发展动态，而学术论文是学科发展的成果与标志。如何从学术期刊档案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(论文)，进而通过分析得到学科的发展动态以及不同学科之间的交叉融合与相互促进，使之成为学会今后工作的可靠支撑，则是学术期刊档案管理工作的一项重要内容。学术期刊档案管理工作的要求与当前学术期刊档案管理工作的实际存在一定的差距，具体体现在以下几方面。

(一)从事学术期刊档案管理的人员缺乏

学会专职负责期刊管理的人员只有两人，目前只能完成学术期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各项统计工作，部分完成利用服务工作。

(二)期刊档案存放空间有限

一、要转变农业科技档案管理观念，促进农业科技

档案开发利用如使用多媒体技术、互联网络技术应用到档案管理系统中，运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，实现文档一体化管理，既方便快捷，又可提高工效。利用现代计算机技术提供远程服务，使服务对象从“内部”走向“社会”，服务内容由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。最后，在管理形式上对档案信息资源实行分类分级管理，把一些价值较高、利用率高的科技档案进行全文集中扫描管理，建立科技档案信息资源的全文数据库，合理保管和充分开发利用。

二、要做好农业科技档案文献编研，充分开发农业科技资源

要有针对性地对农业科技档案信息，进行深度编研开发加工，农业科技档案中蕴藏着大量独有的科技信息，例如：每年的农业生产情况、农业苗种作物、农业科技信息活动与天气自然条件的关系。一种农作物从播种到收获一般需要几个月甚至几年的时间，一个优良品种的选育成功甚至需要几代人的共同努力才能完成。农业生产的这些特点，决定了农业科技工作必须一代代不间断地进行，反复地长期地探索，因而形成的科技档案信息量很大。通过编研开发档案信息资源是档案工作的永恒主题，只有通过文献编研开发，档案信息的价值才能得到充分体现，也只有通过编研开发，档案工作才能充满生机和活力。通过多途径、多渠道、主动地将农业科技档案信息资源编研开发出来，为农业部门决策、制定规划、总结经验教训、开展科学研究等各项工作服务，才能得到群众的认可和社会各界的支持。农业科技档案的利用，通常表现在对农业科研成果的应用范围、实用价值的利用上，而深入挖掘编研农业科技档案文献中有价值的部分，为发展生产和农村经济服务，避免研究上大量的重复试验，是农业科技档案开发利用中的一项重要任务。应当充分利用农业科技档案开发编研优势，有针对性地及时整理、筛选、综合、归纳，编研形成具有实用价值的、准确性、权威性较强的档案信息资源，满足农业农村基层部门对档案利用的客观要求。要利用计算机把分散的材料集中起来，变成系统材料，把零碎材料变成完整材料，使利用者在短时间内就能找到所需的农业科学数据以便解决问题。

三、要积极采用联合服务方式，促进农业科技档案成果转化

农业科技档案的综合性很强，农业各基层部门之间互相渗透、互相依存的情况很普遍，很多研究成果是通过农业、水利、林业等基层部门联合攻关取得的。从这一特点出发，农业科技单位的档案管理部门，特别是研究领域的相关性较强的科技部门，其档案利用服务应该走合作的路子，采取联合服务的方式，才能适应科学技术发展的需要，从而更加有效地提高科技档案的利用效果。基层科技档案联合利用服务的方式可多种多样，如联合编写案卷目录、农业科技档案利用指南等检索工具书、联合开展档案编研工作、联合进行计算机网络建设、联合进行档案查阅服务等。重要的是要增强合作意识，强化农业科技档案信息共享观念，加强科技档案联合利用服务的组织领导，并给予一定的资金支持。在开展科技档案联合利用服务的过程中，应注意与科技情报部门的合作。农业科技档案是一种信息载体，是一种重要科技信息源，科技情报部门应该重视这一信息源的开发利用。文献、资料管理与档案管理有一定共性之处，尤其在开展科技档案编研业务时，与科技情报部门合作，有利于提高编研成果利用水平和价值。为了提高科技档案的利用率，应本着有利于农业科学技术发展的原则，尽量扩大可公开利用的档案范围，促进农业科技成果尽快转化为现实生产力。农业科技档案管理人员首先要了解农业部门的中心工作和主要任务，摸清档案需求的动向，把握档案利用者的需求。其次，要了解广大科研人员的心态，以及他们对档案利用效果和档案工作的评价，不断总结档案利用的特点、规律，提高档案利用率。再次，要摆正自己与档案利用者的关系，明确档案工作人员既是专业人员，又是服务人员，在工作中要取得广大利用者的信任，提供优质服务，利用电话、网络等现代化手段，向需要服务的群众及部门提供及时准确的科技档案信息，把农业科技档案中蕴藏的丰富内容开发出来，让更多的人利用，使其发挥更多更大的作用。

作者：睢强 单位：吉林省东辽县档案局

【摘要】分析了山东省水科院文献信息管理及网络系统建设现状，针对档案管理、文献管理、信息检索、网络及网站运行等存在的问题，提出了下一步工作思路和建议。

【关键词】科研院所；文献信息；信息管理

近年来，山东水利建设进入了大投入、大建设、大发展的新阶段，水利信息化建设步伐也明显加快，全省水利信息化建设实施“一个网络、一个中心、两个平台、六大重点业务应用系统”工程已初具规模。借此机遇，山东省水科院文献信息管理及网络系统的建设也取得了较大进展，科技信息的管理服务水平有了较大提高；院文献档案管理、信息检索、网站运行等都步入了良好的发展轨道，为院科研开发工作提供了较好的信息技术支撑。

1文献信息管理及网络系统的建设现状

1.1规范了档案信息的管理

自2001年筹建院综合档案室，期间投入了大量的人力、物力和财力，配置了现代化的档案管理设备和大型网络版的档案管理软件。其中：在档案的管理方面，先后对建院以来所有的科技、文书等各类档案进行了收集、整理、剔除；并结合本院工作实际，建立了各类档案分类目录；编写了山东省水科院全宗介绍、档案整理工作方案、档案管理5年规划等内容20余项，重新修订完善了院档案管理办法及归档、借阅、保密等各类档案工作制度18项。利用档案管理软件建立了科技、文书档案等多个数据库，目前院馆藏档案达5770卷，36203件；建立了文书、科技、会计档案题录数据库14944条，为在全院实现档案的数字化应用打下了基础。多年来，山东省水科院档案室多次被省档案局、省水利厅评为全省先进“省一级”档案室，院档案的管理工作在全省水利系统名列前茅。

1.2强化了网络及办公系统的应用管理

摘要：近年来随着信息化电子技术的不断发展，我国绝大部分中小型国有企业纷纷开展了档案管理信息化建设工作，虽然大幅提升了企业管理水平与运行效率，但在当前中小型国有企业档案管理工作实际开展过程中，却仍旧在队伍建设层面上存在诸多问题与不足。针对这一问题，对当前中小型国有企业档案管理队伍配置层面中主要存在的问题开展深入分析，并针对性制定优化策略。

关键词：中小型国有企业；档案管理；队伍建设；加强

1当前中小型国有企业档案管理队伍主要存在的问题

1.1当前中小型国有企业档案管理队伍配置结构尚未及时优化调整

在中小型国有企业档案管理工作传统管理模式运行下，企业所配置档案管理工作岗位主要由档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、统计与提供利用等诸多细分程度较高的工作岗位。此外，由于在旧有工作模式下，档案管理工作的开展需要整理、分析与采集大量的数据资料，这也使得中小型国有企业的档案管理工作队伍较为庞大。而随着中小型国有企业档案管理信息化建设工作的开展，不但将大量的档案整理、档案价值鉴定、档案文献编纂等工作岗位进行大量裁撤，还增设了如档案管理平台系统运营、信息化电子设备维修保养等新的工作岗位。但是在当前中小型国有企业档案管理队伍建设过程中，不但存在着新设立工作岗位的人员编制不足、信息化档案管理工作无法有序开展的问题，也存在着大量旧有工作岗位尚未裁撤，产生极为严重的企业冗员问题。从短期角度而言，中小型国有企业档案管理工作效率与管理水平并未优化提升至预期水准，而从长期角度而言，档案管理信息化建设工作的开展，并没有缓解企业发展运行过程中的财务压力。

1.2中小型国有企业档案管理工作体系尚不完善

虽然随着中小型国有企业档案管理信息化建设改革工作的开展，借助于信息化电子技术高超的运算能力，极大提高了档案管理工作的数据挖掘能力、数据分析能力，但在队伍建设层面上，却仍旧存在着部分档案管理人员工作态度不端正、管理效率低下等问题。这一问题出现的主要根源在于企业档案管理工作体系尚不完善，并没有构建起配套的责任制度与评审系统。对于部分档案管理人员而言，工作态度是否端正并不影响到自身原有的薪资福利待遇与岗位晋升渠道。而对于中小型国有企业为提高档案管理队伍专业水平与综合素养，所聘请配置的高级专业人才而言，整体过于沉闷、压抑的工作环境，也会使得其工作积极性受到一定程度的消极影响。

摘要：期刊，狭义上指杂志。我国现有纸质档案杂志26种，电子杂志3种。除《中国档案》杂志外，其余均创刊于改革开放之后。40年来，我国的档案期刊从少到多，从弱到强，从单一纸质，到纸质电子共存。从不定期工作通讯，到季刊、双月、月刊；从普刊到核心，再到双核心。总共刊发6205期，226544篇文章，规模扩大。总下载12354795次，篇均下载1563次，使用率增加。总被引221720次，篇均被引29.87次，影响力日增。3169篇得到了各种基金项目的支持，资助率接近1.5%，被关注程度不断上升。在档案宣传与档案学术研究中发挥了重要的渠道与平台作用。

关键词：改革开放40年；档案杂志；发展；情况概要

1前言

“所谓期刊，是指有固定名称，用卷、期或年、月顺序编号，成册的连续出版物，其构成要素主要包括连续出版、稳定的刊名、每年至少出版一期(次)、有卷期或年月顺序等表示无限期连续出版的序号，以及由众多作者的文章汇编成册。”[1]期刊又有狭义、广义之分。狭义上指杂志。广义上是指一切定期或不定期的出版物。本文所指期刊，是指狭义上的期刊，即杂志。具体是指：“以档案工作或档案学术交流为主要内容的期刊[2]”和“以档案信息资源为基础，以历史研究为主要内容的档案期刊[3]”。我国的档案期刊属专业性期刊，分为学术期刊与综合性期刊两种。从主办单位的层级上分为国家级与省级两个层次。从主办单位的性质分为行政管理机构、高校、社会团体、事业单位和企业等。从学科分布上涉及档案学与历史学两个门类。从出版方式分为正规出版（CN）和内部出版两种。质量上分为核心期刊（包括北大核心与南大核心）与普通期刊两种。从出版周期上可以分为季刊、双月刊、月刊、半月刊（还曾经有过旬刊）。从期刊的载体可分为纸质与电子两类。本文以期刊的载体为据，对纸质期刊与电子期刊分别进行介绍与描述。

2纸质杂志

本节数据来自于中国知网期刊数据库，数据截止时间为2018年6月底。

2.1基本信息。