档案数字化全文(5篇)

第1篇：档案数字化范文

一、产品档案管理工作的转换

产品档案来源于生产，又服务于生产，是科技档案的重要组成部分。随着科学技术的发展，“互联网+”、云数据时代的到来，传统的纸质表现形式已经无法满足新时代的要求，产品档案的数字化加工已成为必然的发展趋势。

二、产品档案数字化管理

利用企业各种数字技术及其衍生技术，将传统载体类型的档案转换成计算机可识别进行处理的数字信息，存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并按照自己内在联系构建档案数据库。纸质档案数字化是指主要通过扫描仪、照相机等电子设备，对纸质档案进行数字化加工，使其转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。科学开展纸质产品档案数字化工作，可根据企业产品档案的年度、机构、保管期限、重要程度及利用率、开放级别等来筛选，注重提高安全性、实用性、实效性等特点，加强对纸质产品档案数字化工作的全流程安全风险管理，从单位的实际情况出发，进行数字化加工管理。

1.准备工作：查询产品档案的总案卷目录（账本），剔除无关及重复的信息，以不损坏原件为原则进行拆除装订，检查卷内页号，有漏编、错编的及时补充，有破损严重的组织修复，有褶皱明显的进行压平处理。

2.设备选择：档案在进行数字化扫描的过程中，可根据产品档案扫描幅面的大小选择相适应的扫描仪，如：纸张质量较差，超薄、过厚等可用平板扫描方式；纸张质量较好可用高扫扫描方式进行；图纸幅面较大可采用大幅数码扫描。

3.整理原则：归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系；区分产品档案不同的价值，便于保管和利用；符合文档一体化要求，便于计算机管理；应保证产品纸质文件与电子文件整理协调统一。

4.质量检查：扫描后对电子文件中出现信息不完整、题名不符、漏扫、多扫等问题进行查漏补缺并核对顺序，必须与纸质档案原件相一致，利用图像处理软件的纠偏、旋转、裁边、去污等功能进行校对，使图像完整、端正、整齐。

5.数据的挂接：建立目录数据库，利用档案管理系统软件（档案管理系统是依据档号等标识符构成要素在计算机存储器上逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储档案），须在档案整理模块中键入必录项，编辑数据等，选择在电子文件模块中点击右键上传已经扫描过的产品档案进行挂接，可以使用复制粘贴功能，在档案系统“我的电脑”中，找到要挂接的电子文件，右键复制，然后再回到“整理”界面，在电子文件区域中右键粘贴就可以了。如果产品档案涉及保密等敏感字符或相关信息，暂不进行扫描处理，自行检查后可进行移交并入档案管理模块，再由接收人员进行审核及确定，并入档案库。整理中的文件信息在“收集整理”模块中修改，归档后的数据若有需要修改的地方在“档案管理模块”中进行。

6.产品档案整理过程的登记及数字化加工后的装订：制作登记表，登记数字化加工过程的主要负责人、加工过程注意事项及备注过程信息，记录档案整理前后的顺序，注明页号。数字化加工过程完成后，产品纸质档案应该按照档案的保管要求还原装订，排列顺序保持不变，做到还原档案无遗漏，案卷封面或者内容有破损严重的需要及时更换，装订方式应该符合档案装订规范，确保档案的前后一致性。数字化加工完成后，纸质档案与扫描后档案及目录录入信息按照工作量的比例应进行抽检，并将纠错内容及时反馈给相关人员。

7.产品档案数字化过程中注意事项：数字化加工流程是产品档案数字化管理的具体要素，具有一定系统性与整体性，若某一环节出错，必然会降低管理质量，因此产品档案数字化加工过程应严格遵守相关流程。首先，应将每卷待扫描的产品档案进行的每一步骤在清单中填写完整，如该档案有破损、污染等情况，应在流程清单处注明“原件字迹模糊”等字样；其次，为降低企业数字化技术成本和提高资源利用率，待扫描产品档案应注意区分扫描件与非扫描件，重要与非重要，涉密与公开等文件信息；再者，虽然分辨率越大越清晰，但是文件存储体积也会越大，一般要求文件<300dpi,图片<600dpi；最后，建立目录时要核对EXCLE表格中的信息与档案库的信息是否一致，要进行成果四性检测，保证数字化加工后的产品档案完整、准确、可用、安全。拆装时保持原貌，加工完成后应及时归档案库，注意涉密档案不得进行数字化加工等工作。

三、产品档案利用的创新

1.纸质档案的查询利用是指通过档案的借查阅、摘录、复制等方式，将档案信息提供给利用者的过程。对比纸质档案利用方式，电子查询利用更便利地服务于借阅人员。在进行电子产品档案的查询时，可通过登录电子档案管理系统账号，进入产品档案库模块，可在模块中通过输入产品质证书号、合同号、锭号、产品年度等数据，所要查询的档案号、产品类别、归档单位等信息即可呈现出来。档案管理者下发权限控制，借阅者可以在系统中通过在线申请，直接下载打印，减少了对纸质档案的借查阅次数及复印次数，从某种意义上对纸质档案进行了有效地保护。

2.电子档案系统管理平台还有一特点，可以按照产品档案的编号、种类、年度等进行分类排序，档案管理者可利用统计功能进行总结性业务工作。

3.创新电子的利用模式对比以前单一的走程序模式，很大意义上为借阅者及管理者提供便捷，做到足不出户，既查所需，实现双赢。既提高了管理者的工作效率，又降低了纸质产品档案的利用率，确保纸质产品档案的安全性。

四、产品档案超出保管期限在系统中新的处置方法

产品档案一般保管期限为定期三十年，有特殊要求的产品档案保管期限为物项再役时间。利用电子管理系统平台，对于超出保管期限需要销毁的档案，审核人员可对提交上来的待销毁文件进行审核，是否可以进行销毁处理，提交后的数据会在“档案处置”里显示，审核人员进入系统此功能后，首先可以查看要处理的档案类型-产品档案，再者可以查看待审核的产品档案数据。查看文件目录的信息、电子文件信息是否继续保留并对要销毁的文件作出销毁标记，再通过“处置结果”功能提交有销毁标记的数据，准确无误后再行销毁。在系统中进行操作，省去跑各部门的复杂过程。由此可见，产品档案数字化管理模式其优势大于单纯纸质档案的库房管理模式。

五、产品档案管理数字化进行中存在的问题及措施

1.问题：档案工作者对环境变化缺乏认识，仍然局限于以往的产品档案管理思维中，不愿改变或是行动力迟缓；档案服务上被动等待，档案利用形式单一，流程复杂，需要盖章、签字、审核等过程进行时间过长，缺乏完整性和系统性；扫描数字化的档案如何进行检索查询及对新的档案资源如何接收等问题在产品档案进行数字化加工过程中都会出现。

第2篇：档案数字化范文

一、人事档案信息管理数字化与网络化的意义

实行人事档案信息管理的数字化与网络化具有非常重要的意义。一是有利于全面了解事业单位的人事信息。由于数字化技术的储存能力较强，容量大，所以充分利用它来进行事业单位人事档案信息管理，能够更加全面地掌握事业单位人事档案的信息。二是有利于提升事业单位事业档案资料的利用效率。随着事业单位人事档案资料的数量不断增加，传统人事档案管理方法严重影响了人事档案资料的利用效率。然而，在数字化和网络化技术逐步融入到事业单位人事档案管理中时，能够全面有效地解决事业单位人事档案利用效率低的问题。三是规范人事档案管理流程。通过将数字化和网络化技术合理应用于事业单位人事档案的信息管理过程中，有利于规范人事档案管理的流程，从而为提升事业单位人事档案信息管理的效率奠定坚实的基础。

二、事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化实现的对策

1.强化人事档案数字化管理意识，落实管理人员专业基础

为了将数字化和网络化技术灵活地应用于事业单位的人事档案信息管理过程中，便需要事业单位人事档案管理人员全面落实档案管理专业知识，不断学习，深入掌握先进的信息数字技术，逐步增强人事档案的数字化管理意识。灵活地将理论知识应用于事业单位人事档案信息管理过程中，充分利用先进的管理知识来展开人事档案收集、整理、鉴定、统计和利用等工作。同时，还需要根据人事档案数字化建设的实际情况，明确设置人事档案岗位管理职责，建立健全事业单位人事档案资料的安全管理责任机制，从而保证事业单位人事档案信息资料储备的安全性。只有这样才能够推动事业单位人事档案信息管理工作更加有序地开展。

2.加大人事档案管理人员的培训力度，提升管理人员综合素质

在事业单位具备良好的数字化与网络化配套设施的基础上，需要充分认识到人事档案管理人员的作用，充分发挥人事档案管理人员的主观因素，以便能够全面提升事业单位人事档案管理的效率。其中，在指导人事档案管理人员参与业务培训的过程中，需要向其灌输信息化操作的技能，促使人事档案管理工作人员能够更加深入地理解电子知识，全面掌握人事档案的现代化管理手段。同时，还需要强化事业单位人事档案信息管理人员对手工和电子管理的协调能力，充分做好人事档案的纸质和信息化管理双重任务，做好人事档案资料备份，为最大限度发挥人事档案信息资料的作用奠定坚实的基础。

3.构建人事档案科学管理业务系统，实现人事档案信息管理自动化

一是建立完善的工资管理系统。在事业单位人事档案信息管理的过程中，在调整工资的时候所依据的条件较多，如任职文件、立功受奖、享受待遇文件、资格证等。要创建工资管理系统来实现员工工资管理的自动化，最大限度提升事业单位人事档案信息管理的水平。二是建立组织工作管理系统。在事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化背景下，能够全面了解事业单位内部所有党员的整体情况，如党组织建设、党组织机构设置和党费管理等资料，从而推动事业单位人事管理更好的发展。三是设置计划性档案信息。作为事业单位人事档案管理工作人员必须具备超前的意识，尽量站在管理者的角度来全面分析问题，以便能够最大限度发挥人才的作用。四是构建人事文档管理系统。在事业单位人事档案信息管理过程中，可按照一定的分类标准构建完善的文件管理系统，如文稿的产生时间、主要内容和保管期限，以便在需要的时候能够快速找出不同时间的相关文件资料。

4.完善人事档案管理流程标准，提升内部调档查阅的效率

事业单位人事档案资料来源范围较为广泛，所以在事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化实行过程中，可通过推行跨系统查询操作，有效提升人事档案信息的检索效率。因此，事业单位人事档案信息管理过程中，可根据单位内部的实际情况建立与之相适应的综合业务档案数据库，从而逐步实现人事档案管理的动态化，实时进行更新与维护。例如，可将各种数据进行综合归档管理，从而确保跨系统的人事档案信息资料能够在查询的过程中保持畅通。同时，还需要合理设置人员权限，建立健全档案资料管理制度，从而最大限度提升事业单位整体的行政服务效能。

第3篇：档案数字化范文

关键词：企业；档案管理；数字化

在社会长期发展中，信息资源渐渐变成了社会和经济活动的重要资源。经过信息技术的发展和推广使用，让信息产业的地位获得了提升，并渐渐变成经济中的重要产业。在此过程中，信息技术的作用，也对企业档案管理产生了不小的影响。此时作为一种信息资源，档案的重要性便会凸显出来。因而，在新时代背景下，要求管理档案工作者及时更新信息，加大档案数字化作业，完成对企业档案信息的数字化管理，为企业生产经营提供优质服务。

一、档案数字化发展概述

（一）档案数字化概念

档案教学化就是在各类高新技术支撑中，将各种载体档案资源转变为档案信息，使用数字化加以存储，并且用网络的形式加以连接，在计算机管理中构成一个有序的档案信息库存，从而实现信息的共享。长久以来我国的档案管理均以纸质、胶片和底片载体组合的，在当前档案管理保存的档案信息依旧如此，而基于信息化时代社会下，有一定适应性，让档案的经济价值和社会价值不能充分体现，档案数字化建设有必要性，是完成档案现代化管理和利用的保障。

（二）档案数字化发展的作用

我国加速了档案信息化建设的脚步，而其中最重要的内容就是档案数字化，它能够保护档案原件，让数字化原件副本代替原件，利用胶片去达成档案信息的永久存储，在出现了不可预期问题后也不会出现毁灭性灾难，还能将模糊的档案加以修复，保证其价值。在数字化后，对档案的使用方式出现了改变，在档案利用上突破了数量、时间和空间的限制，一份档案能够同时给多人使用，经过局域网实现异地使用，让档案的利用空间得以扩大，同时在使用时，人们突破了时间的局限，利用网络随时利用信息档案。

二、我国档案数字化建设过程中存在的问题

（一）工作规划问题

在建设信息化档案时，缺少整体性，更多使用从局部到整体的方式，因此让管理档案部门不能有效实现交流的统一，企业各部门无法实现有效交流，还会限制企业的经济发展。

（二）数字化管理问题

数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。

三、降低增量，落实档案数字化建设基础

（一）企业日常经营活动产生大量电子文件

企业日常经营活动会出现很多电子文件，企业的经营、综合管控不同环节电子文件处在无人监管的状态；有保存，没有规范的状况。放任这类状况的持续，导致电子文件的大量累积，让管理风险成倍增加，导致电子文件的流失和销毁。

（二）存量档案和增量档案保管期限一致

存量小那么增量大，处理了增量档案问题就意味着等待扫描和后期数字化加工的存量降低；相反，如果增量得不到控制，档案部门会永久重复接收档案、扫描处理转化操作。

（三）制定目标、健全制度

在成立了档案管理系统后，应该妥善处置增量，从而完成档案信息化的跨越式发展。由于增量毕竟少于存量，而长时间拖延会导致增量的控制，增量电子化就会变成档案信息化的缺陷，限制档案数字化建设进程。

四、企业方案数字化管理对策和建议

（一）成立文件目录数据库

首先，需要企业建立健全档案目录数据库，将所有资料加以分类，按照档案名称内容，录入计算机中，形成档案目录数据库，从而让员工利用此快速查询资料，同时也能够给管理工作提供便利。其次，企业必须建成对应的档案状态数据库，使用网络传输模式，把企业的信息资料及时录入数据库内，完成数据库的更新。由此，协助企业档案使用人员对最新档案数据加以查阅，提升便利性，让档案数字化管理更加有序。

（二）建立专题数据库

为实现一些检索需要，应该建成档案专题数据库。如果馆藏中的档案只凭借文件级别目录是无法处理所有检索问题的。而随着客观需要的变化，对档案的集中利用需要是常常发生的，建立数据库，是档案管理的突破口。按照馆藏档案内容确定专题数据总体布局；按照需要分期建立专题数据库；按照文件内容和检索分别设置专题数据结构。

（三）数字化档案服务工程

数字化档案利用服务工程是以局域网、互联网为平台，利用安全管理制度、网络运行机制和数字加工，环环相扣，保证数字化档案的精确。利用防火墙、数字水印等技术，在技术上保证数据安全，利用网络完成档案的法律效力，达到远程给使用人员供应便利和精准的数字化档案。1.在局域网上使用。在局域网中，所有接待人员都有检索权利，对目录数字化的档案实行利用扫描全文的方式，让全文数字档案有同样的效果，借助电子计算机技术达成数字化档案。数字化档案获得了法律法规的支持，给档案管理参与电子政务供应了新方式。2.在互联网上应用。使用档案网站，经过CA证书等方式，来帮助领导进行远程数据的审批，主要进行档案的远程查阅、打印。尤其是将CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效应的展现，降低异地现场查阅的不便，让档案管理参加电脑政务变成现实。

（四）培养档案人员的互联网思维

基于互联网背景中，档案资源的管理更多是利用信息技术和网上平台，因而培养档案管理人员的互联网思维是建立高素质资源管理团队的基础。加上档案资源管控是一项保密性和科学性很高的工作，新时代的档案管理人员应当有软件开发、网络运营和网络安全维护等技能，以便保证档案管理人员专业技能和网络技能的培训工作，落实提升档案管理人员的专业技能和网络技能培训工作，落实提升档案管理人员利用网络技术处理工作中的问题。在培训基础上，应当不断吸纳网络应用能力强的人员加入档案工作中，提升档案资源修筑工作实效性和创新性。

五、成立企业档案数字化需要处理的问题

（一）制定贯穿电子文件企业标准

熟悉正规系统软件的功能，指导基层部门和人员去维护系统软件。将文件数据、文件格式、存储备份等工作加入档案业务指导、培训中，让工作人员熟练管理系统的基础操作。

（二）使用统一的档案管理系统

档案管理软件要提升对需要的适应性，系统软件的研发和档案信息化建设发展保持一致。跟踪了解档案业务，跟上档案信息化标准的创新，充分调研，根据企业生产经营模式和工作流程建立档案信息数据库。建立统一的管理系统，给电子文件的运转提供统一的标准的平台。

（三）规范元数据及其标准

不够标准的数据不能实现统一管理，应该进行增量电子化的部门，要从电子文件构成阶段开始就应该严格执行统一数据标准，从而完成对电子文件的全权管控，让档案资源在线流转更有效果。

（四）不同专业系统的接口要相互连通

档案信息系统的增量数据主要源自构成企业信息的部分，应该必须保证不同专业系统接口的流通。但在实际工作中，档案信息管理和别的专业管理存有物理隔离，只好凭借后期技术改良达成接口连通、数据对接和在线流转。

（五）加大档案信息化修筑业务监督

从实际效果看，增量档案电子化相比存量档案数字化技术更好。对于档案业务部门，企业其他部门通常对电子归档不够看重，企业的科研探究一线便是档案资源数字化建设的前沿。档案部门应该掌控好这一前沿，处理好有关部门和工作人员信息化建设的业务指导。而数字化建设，应该促成企业基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层单位和部门的数字档案建设方面。让企业积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化企业的目的。档案数字化是一个复杂而庞大的系统，是一项艰巨的任务。数字化进程中使用档案馆和档案数字化专业外包公司合作模式，有助于对社会资源的配置，提升档案工作效率，减少业务运营成本。对该模式中出现的问题，要归纳经验，使其在推广中不断健全。

[参考文献]

[1]江婷婷.浅谈人才机构档案管理的数字化建设[J].中外企业家,2019(09).

第4篇：档案数字化范文

一、高校档案数字化工作的意义

1.档案管理的发展需要

随着高校办学规模的加速扩展，馆藏档案数量在飞速地增长，全校师生对于档案的利用频率在不断增加。高校日常工作中，涉及到学历档案、学分成绩档案、人事档案、科研档案等，需要不断进行调取、查阅、分析、整理。传统的档案管理方式已经不能适应这种高频率的档案利用及管理工作。只有将数字化管理引入到高校档案管理工作中，才能够满足时代要求，适应档案管理的发展需要，为高校档案管理工作取得长远发展奠定基础。

2.提高档案利用率

很多高校档案因为存储时间过长、纸质载体易损坏，只能够在档案馆内查阅馆藏，不能够实现异地传输、远程利用。此外，传统档案在检索方面，存在着诸多局限，只能够人工查阅，无法同时满足多人的实时共享。这对于档案的利用效率来说，是巨大的局限。通过档案数字化，能够将档案内容转变为数字信息，迅速完成档案信息的传递，同时能够根据档案价值及利用需要，快速完成信息检索，并远程完成信息处理、多人档案内容的共享，既为档案的有效利用提供了极大的便利性，同时也有效提高了档案利用率。

二、高校档案数字化安全管理的内涵

高校档案数字化安全管理，是以数字档案中的信息安全作为管理对象，保障数字信息的使用安全性，同时要确保信息的运行载体，也就是数字档案所处的信息系统的运行安全。规范安全管理制度、构建安全风险评估体系，是保障高校档案数字化安全的重要手段。从安全管理的技术要求来看，高校档案数字化安全管理，要保障物理安全、网络安全、信息应用安全、数字安全以及备份恢复。从安全管理的管理要求方面来看，高校要建立基于数字化安全风险评估的管理制度、机构人员以及管理策略。只有及时构建基础工作环境、完善数字化管理进程、配备对应的信息系统管理人员，完善高校档案数字化管理安全制度，才能够充分发挥新技术的优势，对数字化管理中存在的安全风险进行系统的分析、建立有效的防护策略、实现档案信息整体的安全。

三、高校档案数字化管理存在的安全风险

1.来源风险

来源风险是数字档案在形成的过程中，高校为其提供的数字化管理环境，存在着一定的安全风险。根据高校档案数字化管理的环境，可以将来源风险划分为内部来源风险和外部来源风险。内部来源风险主要是各学院、各部门在进行数字档案建设的过程中，由于工作人员安全意识不足、经验不足或操作不当造成的安全风险。或在档案形成过程中，内部系统故障、数字档案缺失、文件遗失等风险；外部来源风险，主要是指在对高校档案进行数字化加工处理过程中，涉及的外部管理工作造成的安全风险。数字化建设过程中，高校会与外部项目组进行合作。一旦项目组工作过程中出现设备故障、扫描参数不当、服务器容量不足，或项目组人员安全意识不高等问题，都可能造成档案遗失、无法读取、文件损坏，或归还损坏、纸质文档丢失等风险。

2.保管风险

保管风险是指高校在针对档案进行数字化管理的过程中产生的风险。数字化管理一般需要对档案的载体进行保存。主机、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，都是数字化管理的保管对象。然而随着时间的推移，很多早期设备已经无法使用，或由于介质老化，导致存储内容无法有效读取，也无法有效的转存。这就导致一些珍贵资料的流失。除实体资料以外，很多无形资料存储于服务器中，一旦出现故障或备份问题，也会造成数字档案难以修复等不良影响。

3.利用风险

高校档案数字化管理过程中，最主要的安全风险来自利用风险。一是档案管理工作人员意识薄弱，容易造成数字档案网络传播差异、文件档案遗失或影响档案保密性；二是由于档案存储连接了网络，数字化管理未针对网络防火墙等安全防护进行升级完善，造成不良的网络环境，对数字档案管理数据库的侵扰，导致安全风险。

四、高校档案数字化管理安全风险评估体系的构建

1.高校档案数字化管理体系调研

首先，要依据高校档案数字化管理的具体内容和实际需要，对需要构建的安全风险评估体系进行调研。既要了解整个高校档案数字化管理的组织结构，也要分析安全风险评估体系所应当具备的具体条件、涉及内容。调研过程中，要考虑安全风险评估体系的组织战略、业务目标、业务流程。架构安全风险评估体系，要确认档案信息管理的安全需求，确实做好安全风险的调研以及诊断工作。

2.高校档案数字化管理资产的识别

针对高校档案数字化管理涉及的各类信息资产，要进行有效的识别，既要关注数字化管理中的业务流程，也要考虑信息系统相关的各类IT资产。高校档案数字化管理安全风险评估体系，要针对硬件、软件、数据信息，进行收集、筛选、分类、整理、统计，形成资产列表清单。并综合不同层面的人员，进行不同资产的重要性认识研判，完成高校档案数字化信息的信息流分析，直到对所有有价值的档案信息按照具体的价值及内容进行分级和标识。

3.高校档案数字化管理安全威胁分析

根据资产识别所完成的档案信息分级标识，完成安全风险评估的安全威胁分析工作。每一项信息内容，对应可能存在的安全风险。在高校档案数字化管理过程中，涉及的业务目标、档案内容、管理流程、传输模式、信息架构以及网络问题等，都可能出现安全风险。同时，从主观上接触的管理人员、访问者，以及客观上的信息系统、网络环境、自然灾害等，都可能造成安全威胁。因此要全面的对安全威胁进行分析及整理，将威胁按照严重性进行分类处理及标识。

4.高校档案数字化管理安全薄弱点识别

高校档案在数字化管理过程中，存在着一定的安全薄弱点。针对这些安全薄弱点，要系统地进行风险评估。一是针对硬件设备、环境及人员安全、校园网络结构、各单位局域网之间的网络隔离边界、控制网络、通讯安全传输等进行分析；二是针对重要档案管理服务器、操作系统、档案信息、数据资源库，以及信息流等进行安全风险评价；三是针对数字化档案管理业务流程、策略，进行管理制度的评审。综合各个角度的管理内容、评估结果，对档案数字化管理中存在的主要薄弱点进行分析，并在后续的数字化安全管理体系建立中，有针对性地制定防护策略。

5.高校档案数字化管理安全现状和风险状况评估

完成高校档案数字化管理安全风险评估，除针对数字化档案资料进行危险识别、安全分析，以及薄弱点识别以外，还需要评估目前管理工作中存在的安全问题、分析安全现状及风险状况，以评价现有安全措施的运行效能，提高风险抵御强度。

6.高校档案数字化管理风险控制和处理计划制定

针对识别出的安全威胁，以及目前数字化管理中存在的薄弱点，要进一步制定安全风险评估体系中的风险控制和处理计划。并依照评估体系所评估出的风险，从高到低依次制定有效的处理策略及防控措施，确保所有的安全风险经过处理后，能够控制在可接受的范围内。

五、当前高校档案数字化管理安全风险评估存在的问题及优化建议

1.存在的问题

（1）高校档案数字化管理与安全风险评估相脱节

高校在日常工作中，完善档案数字化管理，需要建立安全风险评估体系，并将数字化管理与评估体系进行有效的衔接。然而目前高校的档案数字化管理与安全风险评估之间，缺乏衔接性，存在脱节的问题。高校在评估体系的选择上，缺乏针对性，针对档案数字化管理工作的开展，也存在着诸多局限。尽管在实践中，高校档案管理工作系统地强调安全风险评估体系的必要性，但是却不能够真正在数字化管理中应用安全风险评估体系，发挥其实效性。（2）安全风险评估工作流程和技术标准有待完善高校日常工作中，涉及的档案数字化管理工作，包含了大量的内部档案，需要对档案信息进行完整的存储、处理及保密，按照国家相关信息技术标准，完善数字化管理策略。然而，许多高校在进行档案数字化管理的过程中，相关技术标准严重匮乏，无法利用安全风险评估体系，展开安全防护策略，更无法保障互联网与计算机设备信息共享时的资源安全。（3）安全风险评估工具的发展相对滞后完整、准确的安全风险评估体系，意味着高校内部档案数字化管理能够对各类客观因素进行准确地评估。准确的评估，依赖于科学的安全风险评估工具。但高校档案数字化管理的建设步伐较慢，容易受到外界破坏攻击，风险评估工具的发展严重滞后，造成了一定的网络脆弱性，容易受到安全威胁。（4）安全风险评估人才有限档案数字化管理，需要依赖专业的工作人员，对档案进行数字化操作，并具备完善的档案信息风险评估能力。然而高校的档案数字化管理队伍中，普遍存在工作人员素质不高或数量不足等问题。有些工作人员缺乏高校档案的安全风险评估意识，对安全评估的专业知识及管理经验明显不足。多数工作人员认为高校档案管理枯燥乏味，因此在工作中缺乏责任心，以应付的心态对待档案管理工作。

2.高校档案数字化管理安全风险评估优化建议

（1）实行安全风险评估体系的动态化管理。根据高校档案数字化管理的实际需要，建立相应的风险评估内容及评估指标，并依据内容及指标，构建科学的安全评估体系，实现动态化的管理。高校档案数字化管理面向的主体分为两个部分，一是全体教职工，二是全体学生。针对这两个部分，要构建具有规范性、系统性、动态性的安全风险评估办法及流程，确保高校在档案管理及利用的过程中，能够依照具体的档案利用规模、实际调取用途、安排管理技术、管理设备。高校档案数字化管理，在一定程度上具有空间和时间的限制，在构建安全风险评估体系时，要考虑时间及空间的差异，建立具有针对性的风险评估体系。考虑高校档案数字化管理系统的动态性及灵活性，与实际档案管理问题相结合，确保高校档案数字化管理始终处于动态的模式，能够优化管理方式，体现规范的管理特性。（2）拓展安全风险评估体系的方式和途径。高校档案数字化管理涉及了大量的数据及资源，既包括校园文化、学生档案、教职工档案，同时也包括了高精尖的人才档案。这些档案内容需要运用安全风险评估工作，完善数据库的资源储备，在瞬息万变的网络环境及技术变化规律中，迎合数字化管理的实际需要，满足高校师生不断变化的档案内容需求。高校档案数字化管理安全风险评估体系要不断拓展方式和途径，实现系统的延伸，扩大安全风险评估空间、健全管理平台，提供更为优质的管理服务。（3）强化落实安全评估体系的人才队伍建设。高校要根据档案数字化管理安全风险评估的具体内容，提升管理人员能力及素质的培养，树立正确的网络价值观，强化人才队伍建设，通过组建高素质的管理队伍，合理使用网络资源，遵守网络规范，实现安全风险评估体系的有效落实。在档案数字化管理工作中，要通过建立安全责任制，落实信息系统运行及管理的定期检查；通过奖惩制度，考核档案管理人员个人表现；发挥管理制度的约束作用，全面强化高校档案数字化管理的安全风险评估工作。（4）加强档案管理安全风险评估交流和合作。学校在进行数字档案安全风险评估的教育与培训的同时，可通过加强交流与合作，实现档案数字化管理的经验共享。通过交流与合作，能够避免安全风险评估知识匮乏、经验不足、组织条件有限等问题。采取走出去、引进来的方式，鼓励高校档案管理人员进行经验交流，完成管理评估，实现数字化管理的科研合作，进一步实现档案管理的资源共享，实现风险评估指标的确立，优化评估模式，进一步预防、降低、转移、规避安全风险，提升安全管理有效性。

六、结语

信息技术的飞速发展，对高校档案管理工作提出了更高的要求。档案数字化管理，涉及诸多安全风险，需要在管理过程中建立安全风险评估体系，加强信息安全管理工作。只有全面落实档案数字化安全管理，考量其中存在的安全风险，构建安全风险评估体系，对存在的安全风险评估问题进行优化，才能够进一步发挥数字化档案管理的优势，强化高校档案管理有效性，保障高校档案安全。

参考文献：

[1]谭新.高校档案数字化管理中安全风险评估研究[J].办公室业务，2015

[2]刘昆鹏，孙杨民.数字档案安全管理与风险评估研究[J].中国管理信息化，2014

第5篇：档案数字化范文

【关键词】企业；数字化；档案；管理

一、提高安全意识

在民营企业发展中，为了实现档案信息的数字化管理，需要领导提高安全意识。在一些企业中，受思想观念的制约，一些管理人员还在使用传统的方式。工作人员未掌握先进文化知识，导致安全管理工作面对较大问题。为了制约该现象的产生，在民营企业发展过程中，需要做好积极宣传与引导工作。如：利用电视、讲座、广播等方式实现教育宣传工作，为企业员工传授相关的法制知识。通过档案信息安全管理工作的数字化宣传工作，能够让企业人员增强安全意识，构建坚固的思想防线。在宣传工作中，还要将利益发展和安全作为主体，保证能够将数字化档案信息安全管理工作完好发展。在工作具体执行期间，还需要根据数字化档案信息安全工作执行期间的实际情况，实现统筹性规划，分项目实施。在企业积极引导下，明确人员的责任和意识，保证专业人员都能积极参与到档案信息安全管理工作中，从而实现民营企业数字化档案信息的安全发展。

二、健全法律法规

加强法律法规的完善性，保证数字化档案信息安全管理工作的规范执行。在该执行期间，需要从法律法规角度对其进行研究，基于信息化时展需要，为民营企业的档案信息安全管理工作营造良好的发展氛围。执行过程中，需要根据信息化发展要求、档案信息的主要特征，为其制定完善的法律法规。在该体系执行时，不仅能加强民营企业数字化档案信息管理工作的规范化，实现信息的开放性发展，还能保证民营企业档案信息完整、真实使用。在现代化发展背景下，民营企业面临较大的挑战，为了提高档案信息管理能力，还需要建立完善的管理制度，分析数字化档案信息安全管理工作中存在的一些影响因素，保证制度的有效执行，保证在具体实施工作中，能够将安全理念渗透到企业档案信息管理工作中去。在实施工作中，还要为数字化档案信息管理工作提供备份制度，其中，需要包括登记、异地使用制度等。不仅如此，还要促进数字化档案开放工作的执行期间，保证能够开放一些信息。还需要为档案信息的数字化管理建立维护制度，促进管理工作流程的规范发展，保证工作中各个环节的人员职责都能充分落实，实现任务分布明确，职责合理等，在不同岗位上，遵循不同的工作事项和流程，这样才能使档案信息管理工作符合新时期的发展要求，维持民营企业的健康进步。

三、利用先进手段

在民营企业不断进步与发展的背景下，为了提升数字化档案信息安全管理水平，需要引进先进执行手段。先进手段的引入能够为民营企业的档案信息管理工作提供有效保障，在内部管理工作中，需要相关部门根据自身的发展条件，借鉴一些成功经历，引入有效的数字化档案信息安全软件，促进信息安全设备的有效配置，保证企业在数字化档案管理工作中，提高其中的技术含量。不仅如此，在具体执行期间，还需要根据企业建立的数字化管理系统化，分析运行的实际情况，对计算机的硬件和软件进行优化选择，提高其使用性能。在对计算机软件与硬件进行选择过程中，要重视计算机的品牌和服务器，以全方位的角度对计算机硬件的兼容性、可扩展性进行思考、严格审核，在该工作中，不仅能避免产生数据丢失现象，还能实现计算机系统的优化升级。并且，还需要为其设置信息访问认证工作，开发防病毒软件，为数字化档案信息执行加密工作，这样不仅能防止数据信息被非法侵入，还能促进数字化档案信息的安全管理。

四、提高人员素质

提高工作人员的自身素质，增强工作人员的业务能力，能够为数字化档案信息安全管理工作提供保障。保障信息安全使用的主要因素是人，所以，提高工作人员的综合素质与业务水平十分重要。在当前网络发展环境下，为了促进数字化档案信息管理工作的有效执行，工作人员的能力高低与其存在较大关系，因此，需要提高管理工作人员的文化知识，引导他们掌握先进技术的利用方式，学会对计算机进行熟练使用。还要认识到档案信息管理知识的重要性，尤其在数字化发展趋势下，要实现理论与实践的充分结合，提高自身的安全意识，在工作中具备警惕意识，这样才能对安全风险进行有效防范。基于该情况的分析，在民营企业逐渐发展时期，提高工作人员与管理人员的业务能力和自身素质十分重要。尤其在数字化发展趋势下，不仅能为档案信息管理工作提供保障，维护执行工作的安全性，还能提升民营企业的地位，进而使其获得更高效益。

五、总结

对民营企业实现数字化信息管理工作，改变传统的发展趋势，保证其符合新时期的发展要求，一定要形成正确的管理意识，增强自身的安全理念和文化水平，在高速发展趋势下合理利用数字化管理方式，保证能够符合现代化社会发展的需求.

【参考文献】

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