档案与合同管理精选(九篇)

第1篇：档案与合同管理范文

一、水利工程档案管理工作中存在的主要问题

工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：

1．重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。

2．档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。

3．档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。

二、问题存在的原因分析

工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：

1．重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。

2．责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。

3．人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。

三、解决问题的合同承包制档案管理模式

采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：

1．对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。

2．对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。

四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点

采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：

1．节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。

2．经济效益。合同承包制管理档案，工程建设管理部门需向专业档案部门支付一定的管理费用。对档案部门而言，它可弥补其事业经费的不足，增加职工收入，经济效益是直接的。对工程建设部门而言，它可降低建设管理单位组建档案管理班子的时间、人力、财力投入，使建设管理单位集中精力从事工程实施工作，提高工程管理质量，经济效益是间接的。因此，合同承包制管理工程档案对档案专业部门和建设管理部门双方都具有经济效益。

第2篇：档案与合同管理范文

【关键字】企业合同；档案管理

前言

在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。

1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。

第3篇：档案与合同管理范文

    ［关键词］高职院校；档案管理；队伍建设

     现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。

    一、高职院校档案管理队伍现状分析1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。

    2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

    3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们的工资、福利与其工作业绩联系少，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值，无法起到激励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。

    二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

    其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制，各处（室）、系（部）均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一把手”主管，配备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。

    2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制；二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。

    3、规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力；三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。

    4、推动档案管理研究，创新

档案管理高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为“科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中有突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平的提高，以便创新档案管理。

    5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队氛围交流与沟通是理解的前提，理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道，是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础，是创建管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持；另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面，从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作发展。

    这样的档案管理就不仅仅是一种服务，而是直接的推动，也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

    参考文献

［1］朱平.档案管理的学习型团队组织建设［j］.南北桥,2009.6：9-10.

［2］曾苇.论高校档案人员激励机制的构建［j］.电脑知识与技术,2009.6:4590-4591.

第4篇：档案与合同管理范文

黑龙江省海伦市广播电视台 152300

[摘要]随着社会经济的不断发展，我国档案管理体制也得到了逐步地完善。在新时期背景下，档案管理体制也应该顺应时展的潮流，力争全面实现现代化与高效化。本研究将主要对新时期下档案管理体制的创新措施进行分析和探究。

[

关键词 ]新时期；档案管理体制；创新措施

现如今，我国正处于一个改革与发展的新时期，社会经济前进的脚步及现代化进程也在不断加快，这对档案管理工作提出了更高要求，档案管理体制的改革创新势在必行。

1、档案管理体制创新的意义

自改革开发以来，我国的社会主义市场经济也取得重大发展与进步，不同类型的企业数量逐年增多，企业的规模及所涉及的服务领域也越来越大，因此所创造出的档案种类与数量也达到了有史以来的顶峰位置。在现如今这个信息化与数字化的大时代背景下，信息资料可谓是各行各业最宝贵的财富。无论是企业组织，还生产决策活动，各个企业对档案资料及其他同类信息的需求都会对档案管理工作在企业管理中所发挥的特殊作用产生一定的影响。我国档案管理体制的建立健全工作还存在很多漏洞，管理体制的改革创新是社会发展的必然趋势，也是推动我国档案管理事业的重要手段。

2、我国档案管理体制现状分析

从我国档案管理体制的总体发展状况来看，主要存在以下几点问题。

第一，档案管理机构的上下隶属关系较为混乱，领导体制缺乏统一性。领导体制的不统一以及隶属关系的不稳定性，会使档案机构的职能，规模与设置规格等都存在明显的恣意性，对我国档案管理事业的发展极为不利。第二，档案管理体制中的分级管理与集中统一之间不能实现协调统一，存在一定冲突，特别是两者在分工问题上存在诸多冲突。第三，档案管理机构的属性较为混乱，职能分配不够清晰明确。例如，档案局与档案馆合二为一的管理体制极易造成机构之间属性定位的错误理解，既使得档案行政管理部门的法律地位变得模糊不清，又加重了档案馆向行政化方向发展的趋势，抑制了档案馆事业的顺利发展。第四，档案工作与文件工作存在管理方面的问题。最突出的表现是：档案管理体制仅局限于档案事业范围，而对文书的处理与文件的形成并未形成相应的管理模式。

3、新时期档案管理体制的创新策略

3.1促进档案管理的信息化发展

随着现代化信息技术的迅猛发展，互联网及多媒体技术的应用十分普遍。信息化和数字化理念在我们的工作生活中无所不在，因为它是获取资讯，信息的重要方式与手段。因此，在新时期背景下，我国档案管理体制应该充分借助现代信息的突出优势，体现出应有的创新性。首先，档案管理应该逐渐形成数字信息化的管理系统，不断推进信息化的进程，使档案管理体制在顺应时展的潮流的同时，还能提升企业的管理水平。其次，要对档案管理体制实现信息化制定一个切实有效的规划方案，之后再逐渐加强档案管理在信息搜集分类，编制存档以及后期处理等重要环节的信息化程度。

3.2加强档案资源的整合统一

档案资源的整合统一体制是我国档案管理工作的重要指导思想，既适应我国的的经济基础，又遵循了宏观管理的原则。整合统一的档案管理体制有效避免了档案分管存在的不足之处，对我国规模档案事业的建设有着十分重要的推动作用。首先，要加强政府与党对档案管理工作的领导监督工作，使档案信息资源的开发管理更加深入化，促进我国档案管理事业的统一化发展。其次，在统一规划管理的前提下，再对档案信息资源采取科学合理的整合措施，力争建立出名副其实的综合性档案，使社会档案资源的贡献需求得以实现。

3.3档案管理体制实现多样化

市场化促进了档案所有权的多元化发展，而后者又带动了档案管理体制的多样化。在以往，我国的档案管理体制受国家计划经济体制的影响，党政机关，事业单位以及国有企业的档案资料均实行统一管理模式，这在当时是符合档案所有权的实际情况的。而现如今，虽说国有档案的管理模式仍被普遍应用，但是对于非国有企业或者外商管理企业来说，档案资料的管理工作必须结合企业自身的实际情况进行。这类企业在档案的管理上拥有充分的自主权利，且不同单位的管理方式也应该有所差异，既可以实行档案的集中统一管理，也可以选择分布管理的方式，亦或是两种方式的有效结合。

3.4档案管理与文件管理的有效结合

档案管理可以说是文件管理的发展与延续，文件管理为档案管理奠定了坚实的基础。在新时期背景下，档案管理与文件管理的有效结合可以促进我国档案事业的健康发展。档案管理与文件管理的衔接关系可以通过统一的工作方法进行加强，既有利于减少档案部门的工作量，又能进一步提高进馆档案资料的质量。档案管理与文件管理实现结合的具有措施有：建立文件即时归档制度，并同时搭建档案文件一体化的管理平台，促进两者一体化的形成；结合不同地区文件管理与档案管理的具体情况，充分发挥集约的优点，将档案管理的成本降低至最优点。

3.5政企分开，职责分明

我国机构改革的主要方向是政事分开，政企分明，这对于档案管理工作也同样适用，即档案馆与档案行政管理部门两者之间的职能要做到清晰明确，使各自能够充分发挥出独特的职能特点。档案馆属于文化事业机构，主要负责档案资料的集中管理，具体包括档案的接收，搜集，整合以及保管等工作，同时也提供和利用不同分管范围内的档案资料。档案馆是典型的事业单位，因此在运行机制和管理方式方面可与政府机构存在差异，有所创新。档案行政管理部门是我国行政体系的重要组成部分，通过制定规章制度，实施法律法规以及执行检查等多种手段，对各单位的档案工作进行管理。

4、结束语

上述内容主要对档案管理体制创新的意义以及我国档案管理体制的现状进行了简要的分析，并重点提出了五点关于新时期档案管理体制的具体创新策略。总的来说，我国的档案管理体制受传统管理模式的影响较深，缺乏灵活性与创新性，建议相关部门根据时代要求不断建立健全档案管理体制，使我国的档案管理工作能够跟上时代的发展脚步。

参考文献

[1]何敏.论档案信息资源开发的多元化发展思路[J].广东档案,2014,12(15):113-115.

第5篇：档案与合同管理范文

摘要:档案是企业重要的信息资源,档案资料是与企业同步发展的无形资产,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式需要进行发展和改革。本文在分析现代企业制度下档案管理特点的基础上,阐述了企业档案管理模式的构建,包括分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

关键词:档案管理;现代企业制度;管理模式

在信息技术飞速发展的知识经济时代,信息的重要性日益凸显,已经变成与有形资产同样重要的战略资源。企业管理工作的重要组成部分是档案的管理,档案是企业重要的信息资源,是企业科研、技术、生产、经营的一项基础性工作和真实记录。档案资料是与企业同步发展的无形资产,发挥着应有的重要作用。对档案进行科学化、标准化的管理,是一项基础性工作。在企业中建立一套体现公司科学管理水平的标准化的档案管理体系,使档案工作同步于企业发展,将为企业的各项工作的开展创造必要条件,也为企业抵御和规避经营风险发挥一定作用。应该看到,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式与体制已经显得滞后,需要对脱离企业实际的档案管理工作进行发展和改革。

一、现代企业制度下档案管理特点分析

我国企业随着改革进程的逐步推进,受到了极大的冲击,为不断适应这些变化,档案的管理也做着相应调整。在这些变化的冲击下企业档案管理表现出的变化具体有:

1.集中管理模式向集中-分散结合管理或分散管理转变

在计划经济的背景下,我国企业的档案管理采用集中统一管理模式。在积累和控制企业档案资源的要求下,集中统一的管理模式发挥了极大作用。随着计划经济向市场经济的转型以及我国社会的改革开放,我国不断加大脚步融入世界经济,加上民营经济的不断崛起以及国外企业的进入,国内企业受到越来越大的冲击,传统的在国家规划下对档案进行集中统一化管理的单一模式也变得无法适应企业的实际需求。作为企业管理必不可少的一部分,必须构建更加适合的档案管理体系以维持企业的高效运行。在这样的情况下,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式逐步得到了发展。作为独立法人机构,企业自主拥有档案资源,加之随着企业管理模式向横向扁平化管理演进,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式更有利于企业效率的提高。

2.由手工管理向计算机网络化管理转变

根据实际企业状况,企业档案管理模式结合特定思维与特定环境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于计算机网络的档案管理方式。基于网络的集成化档案管理通过网络连接起独立的管理终端,整合企业各类软资源,融业务知识管理、信息处理、档案管理于一体,是一种现代化的管理模式。基于网络的集成化档案管理有很多优势,有利于部门间信息交流与分享,有利于分布式的处理数据,也有利于企业统一管理各类资源。因此,网络化管理是企业档案工作未来的发展趋势。

3.企业档案管理部门由星型结构转向复合型结构

所谓星型结构,指的是档案管理部门受公司级档案管理机关的直接领导,档案部门与机关之间是领导与被领导的关系。档案管理部门对公司档案管理的运作进行负责,在其领导下,各部门进行档案移交和负责,呈现出典型的直线职能式企业档案管理模式。而所谓的复合型的网络结构,指的是分布式的企业档案管理体系。各个部门对自己档案管理效力负责,之间没有行政领导关系,在企业管理向扁平化进展的情况下,复合型结构是适应企业管理发展趋势的档案管理方式。

4.加强了企业档案社会化协作

当前,企业经济效益是企业的主要关注点,因此企业倾向于外包管理非现行档案。目前社会上出现了专业型档案保存中心的机构,为企业档案的外包提供了可能。社会化协作可以降低管理费用,缓和企业档案保管的压力,符合政府转变职能的需要,实现非行政职能社会事务的分离,有利于集中精力进行宏观管理。在制定基本目标和标准,政府督导的前提下,企业档案形成了管理的社会化竞争,由此产生的社会化竞争激励机制,将使档案事业充满活力,促进档案管理效益的提高。

二、现代企业制度下档案管理模式的建构

综上所述,本文作者认为,当前企业在档案管理方面应当采取的管理体制与模式为:坚持社会化与市场化的有机融合,依照企业自身管理特点,企业自主的管理档案,并采取分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

1.企业档案的分布式集中管理模式

所谓分布式集中管理企业档案,指的是企业档案管理形式采取事实上分散、形式上集中的管理形式。事实上分散,是指由企业档案形成部门对企业档案具体事务进行具体管理,企业档案的利用、保存,制定均由企业各职能部门负责。形式上集中,是说由企业一级管理层总负责完善档案管理流程、制定企业档案管理制度、进行企业档案管理,但是企业一级管理层只对文件形成版本进行授控,而不参与企业档案具体管理事务。上文所提及的分布式集中管理从核心来讲其实还是一种分散管理,不同之处是必须符合法律要求,并遵守企业法规的约束,意即遵循形式上的约束。

2.企业档案的信息一体化管理模式

企业档案的信息一体化管理是从系统论的角度出发,借助计算机和网络技术,以文件生命周期理论为基础,对档案进行统筹和管理,使之发挥各自以及总体的最大效能,实现系统化和规范化,企业档案的信息一体化管理模式是档案管理与文件管理内在联系的必然结果。有利于最大限度地对文件和档案信息资源进行开发。企业档案的信息一体化管理模式具体内容包括信息利用的一体化、流程管理的一体化和档案生成控制的一体化。其技术支撑是网络技术何计算机为代表的信息技术。这些数字化技术的推广和应用档案管理的工作效率,简化了工作程序,改变了档案的载体性质和生成方式,使得档案一体化管理有了技术基础。

3.企业档案的标准化管理模式

企业档案管理工作的发展方向就是实现管理标准化,规范化与标准化的管理可以加速档案工作的发展,把新的先进的管理方法与管理技术引入档案工作。具体的方面包括:企业档案工作名词术语标准化、企业档案代号代码标准化、企业档案著录标准化、企业档案标引语言标准化、企业档案的收集、整理、鉴定标准化、企业档案的统计、提供利用标准化以及企业档案编篡及出版格式标准化等。

三、结束语

企业档案的管理模式与管理体制是动态发展的,需要结合先进理念和具体实际去对其加以充实,从而推进企业档案管理模式与管理体制研究的不断深入。

参考文献:

[1]宗培岭.试论现代企业档案管理制度[J]档案与建设,2008,(08)

[2]宗培岭.现代企业档案工作运行机制的建立[J].北京档案,2008,(09)

第6篇：档案与合同管理范文

关键词：文书档案；管理工作；问题；对策

政府机关部门、企事业单位、社会团体以及其他社会组织在领导与行政管理活动过程中所形成的具有保护价值的文件，就称之为文书档案。其文书档案作为档案工作中的主要组成部分之一，其具有较强的政治性、服务型以及技术性[1]。同时其也是衡量档案管理水平的主要标准，文书管理水平的高低，不仅决定了档案资料的质量，同时还对单位的建设与持续发展带来一定的影响，尤其是在新时期背景下，文书档案管理工作更为关键。为此，本文针对现阶段文书档案管理工作所面临的新挑战进行分析，并从根本上解剖管理工作中存在的问题，以制定有效的对策提升文书档案管理工作的效率与质量，进一步促使文书档案管理工作逐渐向现代化、科学化以及规范化方向发展。

一、新时期下文书档案管理工作面临的挑战

（一）工作复杂、繁琐

文书档案管理其主要的工作内容是收集并保存各类资料，其管理的对象是对人事、事件、过程记录以及各种文件资料进行存档管理，通过利用各种各样的载体对这些对象进行记录并做好分类存放[2]。在新时期下，由于文书档案数量的大幅度增加，其所涉及的资料越来越复杂，同时门类也逐渐增多，这就使得文档管理工作量变大，其管理的过程也变得更复杂繁琐。

（二）内容丰富、载体多样

在社会发展步伐不断加快、科学技术水平不断提升的时代背景下，文书资料的种类变得越来越丰富，所涵盖的范围也更广。在新时期下，文书档案其所涉及的面可包含党群文书档案管理、行政文书档案管理、特种载体的文书档案等多个方面。与此同时，在科技日新月异的新时期，文书档案其载体也呈现出多样化发展，例如电子文件、图片、录音、录像等都可作为文书档案的载体。而多样化文书档案载体的发展，则对现代化文书档案管理的相关管理人员其工作能力提出了更高的要求。

（三）管理标准化、规范化

不管是在旧时期还是在现阶段的新时期下，文书档案管理都具有公文管理所具有的管理标准化以及文书档案规范性、保密性以及服务性的特点[3]。在文书档案管理工作中，在资料的完整性与安全性上具有较高的要求，这就表示，现代化的文书档案管理工作需要做到认真仔细，要求相关的管理人员需要具有良好的事业心与责任感。

二、新时期下文书档案管理工作存在的问题

（一）缺乏规范化的文书档案管理制度

文书档案管理规范性不足是各企、事业单位文书档案管理工作中普遍存在的问题，其主要表现为档案号残缺不全、案卷标题缺乏一定的科学性，或是案卷内缺少目录以及组卷过于混乱等方面[4]。文书档案管理的不规范，不仅会对档案管理的质量造成一定的影响，同时还会阻碍文书档案再利用价值的提升。而分析其规范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文书档案管理制度而导致的，因此，在新时期下，需要不断完善相关的文书档案管理工作制度，以规范文书档案管理工作行为，从而促进企业持续、健康发展。

（二）缺乏现代化的文书档案管理手段

在文书档案管理手段上，缺乏标准化与专业化的计算机软件系统。目前许多档案管理软件，仅局限于档案专业化管理流程的研究上，而没有充分考虑到档案与文件之间的衔接性，缺乏现代化的管理手段。特别是在办公自动化推行之后，传统的文书档案管理软件很难实现与OA系统之间的无缝链接，这就导致部分的电子文件不能及时和准确的进行归档[5]。

（三）文书档案检索效率有待提高

在文书档案检索上方式上，主要有手工检索与计算机检索两种方式，而长期以来手工检索在文书档案检索中的应用最为广泛。在现阶段的文书档案检索中，仍是以手工检索为主要手段，但该种方法的检索效率并不高，很难适应新时期社会发展的需求。虽然也有部分文档案管理人员为了提升手工检索的效率，花了许多时间与精力开发了一些检索工具，但在检索质量上较差，着又会导致文书档案的价值受到影响。而文书档案检索效率低，也会在关键时刻对企业的决策带来不可估量的影响。

（四）文书档案管理人员素质较低

文书档案管理人员作为档案管理的执行者，其工作能力与自身素质的高低都直接影响了文书档案管理工作的质量。而据研究调查显示[6]，现阶段大部分企业的档案管理人员大多属于转岗的老龄职工，而部分的则为企业管理阶层领导的亲戚等，这就导致文书档案管理团队人员专业水平与个人素质较低的现象，从而影响了管理工作的质量。因此，在新时期的文书档案管理工作中，提升管理人员的综合素质对促进企业的发展具有重要意义。

三、新时期下做好文书档案管理工作的对策

针对新时期下文书档案管理工作主要面临的挑战出发，并结合现阶段各企、事业单位在文书档案管理工作中主要存在的问题，提出以下几点相应的解决对策。

（一）完善文书档案管理制度

为满足新时期对文书管理的要求，针对目前其管理工作中由于管理制度缺乏而导致的文书管理规范性不足、保密性不够等问题，首先需要在原有的文书档案管理制度上进行完善。通过对现有制度的评估、分析，遵循科学、合法以及适用的原则，结合相关部门公文管理的实际工作要求，制定出符合现代化发展的“公文处理实施办法”[7]；并通过对以往的文书档案管理方面的各项具体要求或规定进行梳理，最终将档案管理、统计归档、文档处理程序以及档案的保密、借阅与销毁融为一体，并提出相应的规范化操作要求，以建立一个具有统一性、标准化的统一运行操作流程。同时对当前的存在管理漏洞的各项管理制度进行修缮，针对一些不合理或与实际管理工作不相符的制度，应及时废除，从新修订出适合企业发展与新时期要求的现代化文书档案管理制度。

除此之外，在电子科技不断发展的新时期之下，文书档案开始向电子档案的形式转换，因此，在建立或完善相关档案管理制度时，还需制定相应的电子文档管理制度，通过将现代化的文书档案管理制度与传统的管理制度进行有效的结合。从而使文书档案管理在健全的制度引导下得到全面、综合与完整的管理，从根本上提升管理工作的质量。

（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理

在办公自动化系统的广泛应用使得收文、发文能够通过OA流转完成的新时期下，要求文书档案管理人员需要摒弃传统手工管理的观念，学会利用现代化先进的管理手段实现文书档案的现代化管理。

这就要求企业从文书档案管理工作的实际情况出发，选择合适企业档案管理工作需要的现代化管理软件，充分发挥计算机技术的作用，对文书档案进行整理、立卷、编号与储存、查阅等工作。同时，创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，使OA办公自动化系统能够与档案管理系统实现无缝链接，从而保证电子文件数据能够通过办公自动化系统进入档案管理系统并进行归档，并使纸质文档能够与电子文档相对应，确保信息的一致性。同时，企业需要利用相应的软件，加强对企业内部文书档案管理信息系统的建设，从而在保证文书档案质量的基础上提升文书档案的应用价值，进一步实现文书档案管理向信息化与现代化方向发展。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根企业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）提升管理人员的综合素质

管理人员作为文书档案管理工作的最终执行者，同时也是保证各项档案管理工作正常进行的关键因素，管理人员自身素质水平与工作能力等综合素质直接决定了企业文书档案管理工作的水平。因此，各企业在文书档案管理人才队伍的建设上，一定要重视管理人员的综合素质水平。企、事业单位可以结合自身管理工作的需要，一方面可以通过引进或聘用的方式将具有一定文化水平、专业素质与业务能力较高的人才充实到管理队伍中；另一方面，企业可以从现阶段文书档案管理人员的具体情况出发，通过加强对管理人员相关知识与技能的培训，利用多种渠道、多层次与多手段对其进行继续教育，从而提升文书档案管理人员的专业知识与综合素质；除此之外，要求各管理人员对于新的管理知识、技术与手段不断加强学习，并定期开展业务交流活动，以提高其在文书档案管理方面的综合能力。

四、小结

在新时期下，企业的文书档案管理工作水平直接反应了企业内部的基础管理水平，文书档案管理工作想要适应时展的需要，就需要针对当前存在的问题，通过完善相关管理制度、利用现代化先进的管理手段，以提升文书档案检索效率，并通过提升相关管理人员的综合素质，从而促进文书档案管理工作向现代化、标准化、制度化与规范化方向迈进，促进企业的健康发展。

参考文献：

[1]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志，2013（20）：62-63.

[2]董小莉.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016（07）：91.

[3]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016（04）：20-21.

[4]陈雪琛.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].城建档案，2016（10）：75-76.

[5]王雅群.论新时期如何做好文书档案管理工作[J].现代国企研究，2016（18）：46.

第7篇：档案与合同管理范文

关键词：人事档案 档案管理 途径方法

中图分类号： C936 文献标识码：A

为了实现用人单位自身的持续发展，需要在日常管理过程中逐渐形成一个合理、高效的人才培养与管理机制。只有以优秀人才为基础，才能不断地在竞争中取得优势，才能始终保证自身发展水平满足社会发展的客观要求。因此各用人单位纷纷加强档案管理，并不断对现有的档案管理体系进行优化与升级。人事档案作为重要的个人材料，由于其特殊性，长期以来实行保密制度，这种做法在保证档案准确性的同时，也给档案的有效管理与科学监督带来了诸多不便，不利于人才的引进与培养，因此如何实现人事档案的有效管理与科学使用，保证用人单位及其职工的共同进步，就成为现阶段我们必须要考虑的问题。

一、开展人事档案管理工作的现实意义

人事档案作为个人信息的科学整合，完整记录着一个人成长历程中的各类信息，能够全面反映人的成长过程，是各级组织了解、选拔人才的重要依据。因此档案管理无论对于个人还是各级组织来说，都有着十分重大的现实意义。档案的人性化管理是指档案的管理透明化，档案的制作与管理的流程规范化，以科学高效的档案管理，满足社会发展及人才培养与选拔对档案的使用需求。

社会经济的发展对人事档案的管理有着更为严格的要求。借助于人事档案的科学有效管理可以实现人才的全面培养，促进我国经济结构优化工作的顺利开展，提升竞争能力。因此用人单位要立足于人事档案管理的实际，充分认识到档案管理的重要性，并以此为指导，切实有效地推进人事档案管理工作的进行 。人事档案作为个人成长过程的记录，是对其发展历程以及轨迹的总结，以人事档案为基础，相关用人单位能够从档案中对相关人员的性格特征、职业素质、工作能力等方面进行有效评估，从而判断其是否符合本单位对人员的要求，并对职业发展前景做出初步的预测，为用人单位自身人员的选拔与培养提供科学的参考。同时，用人单位在发展的过程中，为了满足经济发展以及社会生活对自身的发展要求，需要进行人才的储备与培养。人事档案管理作为一种途径，能够帮助用人单位更好地甄别工作人员，通过查阅其人事档案，采取具有针对性的措施，进行人员的培训，从而保证用人单位的良好发展势头，提升用人单位自身的生存空间，不断改善用人单位的生存环境，可以说，用人单位的人事档案管理成为我国用人单位进行科学总结、明确优势与短板的重要方式，也是明确自身发展方向、获得生机与活力的重要手段。

二、用人单位人事档案管理的现实要求

用人单位的人事档案管理要建立在自身实际的基础之上。只有深化对人事档案管理工作的认识，科学地制定人事档案管理工作的章程，才能使基层人事档案管理工作向着制度化、高效化、法制化的方向发展。

用人单位在人事档案管理的实际操作中，为了提升人事档案管理的科学性与有效性，要深入进行制度化建设，实施人事档案管理责任制，将具体工作落实到每一位档案管理人员身上。同时要不断地进行人事档案管理方式的创新与发展，将人事档案管理与用人单位自身的财务审核、管理体制建设以及内部资料整理等工作有机地结合起来，逐渐建立起人事档案管理机制，满足用人单位的档案管理要求。随着科学技术的不断发展，计算机技术、互联网技术以及电子信息技术的日益进步，在方便社会生活的同时，也为用人单位人事管理工作的科学高效开展创造了一定的条件。因此在实际的管理工作中，可以将用人单位的档案管理与高新技术有机地结合起来，实现档案管理的网络化与科技化，在提升人事档案管理工作高效性的同时，降低档案管理工作的难度，实现人事档案的科学应用。而用人单位人事档案管理信息化的实现，需要用人单位增加硬件方面的经济投入，不断进行计算机设备的引进，建设与更新人事档案管理系统，同时为了方便人事档案的查询，应组织相关工作人员立足于人事档案管理工作的实际，进行档案查询及其机制的构建。借助于档案查询机制，一方面能够实现人事档案的快速准确查找，另一方面也能够在很大程度上保证人事档案监督工作的开展，有效避免人事档案被恶意修改以及丢失的情况出现，从而有效地推动人事档案管理工作的有序开展，充分发挥现代信息技术在人事档案管理工作中的应用，实现人事档案管理的信息化。近些年来，党和政府逐渐认识到人事档案管理在人才培养方面的积极作用，因而不断进行人事档案管理方面的立法工作，希望以法律作为人事档案管理工作的重要依据，规范人事档案管理工作，满足社会发展对档案管理工作的客观要求。

人事档案管理工作绝不像我们认为的那样，只是将个人资料与成长经历、生活环境等信息简简单单地记录下来，而是在对人事档案进行合理保护的同时，对人事档案进行科学的使用，使人事档案成为用人单位选拔人才、发掘职工个人潜能及实现其人生价值的重要手段。

三、用人单位人事档案管理应遵循的原则

（一）用人单位人事档案的管理必须遵循科学性的原则

用人单位人事档案的人性化管理目标的实现，要充分体现科学性的原则。只有从科学的角度对人事档案管理体系、管理流程、使用方式以及国家宏观政策等多方面因素进行细致而全面的考量，才能够最大限度地保证用人单位人事档案的管理能够满足实践的要求。只有在科学精神、科学手段、科学理念的指导下，我们才能够以现有的人事档案管理条件为基础，进行用人单位人事档案的管理的科学探索与研究。

第8篇：档案与合同管理范文

关键词 企业档案 融合 发展

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2015.08.072

Exploration on the Fusion Development Path of

Enterprise Archives Management

CHEN Manling

（Archives Department of Chongqing Iron & Steel （Group） Co.， Ltd.， Chongqing 400080）

Abstract To promote the scientific development of archives science， promoting the fusion development of enterprise archives work， the paper on enterprise archives management research， puts forward the fusion development path of enterprise archives management with the reform and development of enterprises， production and management， enterprise culture， factory numismatic history of education and team management.

Key words enterprise archives; fusion; development

0 引言

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。企业档案管理也是企业管理的一项重要的基础工作，是企业行政、经营、生产技术等方面管理的重要组成部分，企业档案管理工作即企业履行档案管理职责的行为与活动，其职责是维护档案的完整、准确、系统和安全，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求，运用现代技术和管理方法，通过资源整合与开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效支撑。中共中央办公厅、国务院办公厅2014年出台《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步强调档案工作的重要意义，也为加强企业档案工作指明发展方向。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，已成为推进企业整体实力的重要条件，因此企业档案工作对企业发展具有重要意义。

1 企业档案工作中存在的问题

当前企业档案管理工作发展形势不容乐观，以钢铁行业为例，七八十家大型钢铁企业中，目前具有直属集团的独立档案部门仅两三家，而且随着钢铁企业改革的推进，这两三家也有被弱化的趋势。本文对企业档案管理现状进行分析，认为企业档案管理工作主要存在以下问题：

（1）档案管理意识有待增强。企业的生产经营管理是企业的首要任务，因此大多数企业忽略档案管理，企业的领导和员工对档案管理不够重视，档案管理意识薄弱，未充分意识到企业档案在企业发展中的重要作用和价值，从而在档案管理方面投入的人力、物力和财力等资源严重不足，导致档案管理工作有些滞后，出现档案管理缺乏统一规范和管理。很多企业的档案管理仍采用传统的管理方式，档案管理信息化严重滞后，造成档案利用价值偏低。

（2）档案管理缺乏专门机构。企业的核心工作是促进生产，提效益，因此很多企业对档案管理不够重视，对档案集中统一管理的基本原则不够明晰，导致很多企业缺乏一个专门机构统一管理档案，缺乏健全的档案管理的机制，未形成系统的档案管理制度，从而出现各部门的档案管理规范不一，档案形式不一，造成档案缺失，破坏了档案的完整性和统一性，给档案管理带来困难。

（3）档案管理缺乏专业人才。档案管理工作是一项专业程度很高的工作，档案管理人员需要掌握档案管理的专业知识技能。但由于档案管理在企业中未能得到充分重视，因此企业档案管理缺乏专业的管理团队，很多企业档案管理人员为兼职，不具备档案方面的专业素质，导致档案管理不适应企业管理的需要。档案专业人才的缺乏导致大多数企业的档案管理还处于收发查找的低级阶段，档案管理信息化程度偏低。

（4）档案管理缺乏统一规范。档案信息不仅是一个单位或部门内部信息，现代档案信息是一个地区、系统或国家，甚至是国际档案信息交流的一个部分。为确保档案信息交流的流畅，档案管理必须遵循统一的标准化规范，国家相继出台了一系列档案管理规范。但有很多企业由于档案管理意识淡薄，缺乏专门机构管理档案，从而导致企业档案管理缺乏统一规范，各部门的档案形式不一。

（5）档案管理缺乏数据挖掘。很多企业仅仅将档案进行收集与保存，档案仅仅成为一种记录企业相关信息的方式，从而导致档案利用价值不高。企业档案管理人员未对档案进行系统分析和研究，更未对档案信息进行数据挖掘与提炼。在调阅档案时，仅仅是简单地查阅档案原始信息，而未将档案中蕴含的有用信息挖掘出来。由于缺乏对档案进行数据挖掘与研究提炼，从而导致企业档案未发挥其应具备的综合价值。

2 企业档案管理融合发展路径

本文认为企业档案管理工作应创新发展，档案管理人员必须打破固有的档案管理思维模式，采用新思维，不能就档案而管档案，应增强档案管理现代化意识，实现档案管理现代化;加强档案管理人才培养，提升档案管理人员素质;加快档案信息化进程，实现档案管理信息化;加强档案业务和企业管理知识学习，将档案工作融入企业的其他各项具体工作中，融合发展。为提升企业档案管理工作的实效，本文以重钢集团档案管理为例，就企业档案工作与企业管理各项业务融合发展的路径提出以下建议：

（1）档案工作与改革发展融合路径。国企改革是目前国内实体经济发展的重大举措，档案工作应在国企改革进程中发挥重要作用。重钢集团具有百年历史，已保存了丰富的档案资源，形成了系统档案体系。为进一步发挥档案的综合价值，档案部门应深入挖掘企业档案中各个变革时期重钢面临的危机与对策，通过系统研究形成研究报告和咨询报告，为企业领导改革发展决策提供借鉴。同时与宣传媒体深度合作，挖掘档案中第一轮改革前后，重钢对国企改革作出的贡献和重钢人敢为人先的改革精神，以舆论为企业的改革发展造势。与工会、宣传部等组织机构联合采访上世纪七十年代末、八十年代初企业改革的亲历者，采集口述历史档案，并编辑专题视频，在电视台和档案门户网站播出，为企业改革发展营造良好的文化氛围。

（2）档案工作与生产经营融合路径。企业档案工作本身是企业生产经营的基础组成部分，因此档案工作要纳入企业生产经营计划，从而促进企业全面发展，提升综合实力。重钢集团将企业档案管理工作以“双保障机制”融入集团生产经营体系，即：每年的档案工作纳入集团生产经营计划，并设定考核指标，归档计划以生产经营计划的形式下发各单位;每年的档案工作计划纳入集团行政工作计划，并由总经理在职工代表大会的行政工作报告中向职工代表进行报告。档案部门通过经理办、技发办、经济运行处等业务部门的各项渠道收集钢铁行业及其上下游产业的信息，并汇总到档案部门，档案部门组织专业人员对收集的产业信息进行梳理、分析，每年形成6～8个专题信息研究报告，分送集团领导和各主要业务处室负责人，为企业生产经营提供决策参考。同时档案部门组织人员与经济运行处共同采集对企业生产经营有重大影响的生产经营数据，建设企业生产经营数据中心，建立大数据信息中心，为集团生产经营决策提供依据。

（3）档案工作与企业文化融合路径。企业文化是企业在研发、生产、管理等方面长期形成的，能成为企业全体职工普遍接受的理想信念、价值观念和行为规则，是在企业的建设和职工队伍的成长过程中逐步形成的，与企业物质文明相适应的一种微观上层建筑。档案不是对企业文化的一种简单的记录，而是系统分析企业文化建设的成就与不足，精心梳理，留其精华，去其糟粕，形成价值取向。档案工作对于企业文化建设具有“缅怀历史、启迪未来、传承文化”的重要作用，从而更好地为企业生产经营和发展战略服务。企业档案工作与企业文化融合，可通过对企业档案价值挖掘，建立企业形象系统，实现企业档案的文化价值，比如：挖掘声像档案，发挥企业档案在企业形象宣传中的作用;开发荣誉档案，树立企业社会良好形象;编写先进人物宣传册，发挥企业英雄模范作用;全方位利用档案资源，展示企业文化。

（4）档案工作与厂情厂史融合路径。厂情厂史教育是回归溯源的传统教育，也是居安思危的警示教育，更是励精图治的励志教育。企业档案工作是维护企业历史面貌的一项重要工作，在厂情厂史教育方面有责任对厂情厂史进行综合研究，形成厂情厂史的研究成果，为厂情厂史教育提供现实的教育素材。企业档案部门可以通过挖掘档案资源，梳理企业历史脉络，同时对企业历史进行系统研究，编研出企业史志等档案资料，形成厂情厂史的研究体系。为加强厂情厂史教育实效，档案部门建立企业厂情厂史馆，展示企业发展的不同时期的档案和文物，与厂情厂史教育工作相融合，充分发挥档案的教育功能。

（5）档案工作与班组管理融合路径。班组是企业生产经营活动的基本单位，也是企业基层的生产管理组织，班组管理直接影响企业生产决策的实施。档案管理可以与班组管理相互融合，档案部门可与班组长协作，充分发挥档案记录的职能，对班组人员和班组岗位进行声像等记录，尤其对于优秀班组、关键岗位的资料收集与拍摄。同时档案部门对班组产生的各项资料进行归档，组织班组长等管理人员对收集到的档案资料进行分析，挖掘其蕴含的隐形知识，优化班组管理，确保生产安全，提升生产效率，从而促进班组建设，提高企业效益。

3 结语

企业档案工作是企业各项管理工作的基础，为企业管理各项工作提供信息资源和智力支撑。企业档案工作也只有在与企业各项业务活动相融合才能获得活力和发展动力，同时也要求企业档案管理从业者解放思想，加强学习，具备融入企业各项业务活动的知识和技能。本文对企业档案管理融合发展路径进行探索，提出企业档案管理与企业改革发展、生产经营、企业文化、厂情厂史、班组管理等方面的融合发展的具体路径。

参考文献

[1] 狄婧.浅谈企业档案数字化建设的几点认识[J].科教导刊，2012（29）.

[2] 李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M].中国档案出版社，2010.

[3] 苏洁.企业档案工作与企业文化建设[D].四川大学硕士论文，2006.

[4] 成佳秀.新形势下企业档案展览工作浅议[J].北京档案，2015（3）.

[5] 薛晔.论中央企业档案管理模式的选择[J].北京档案，2014（7）.

[6] 韩洪云，谷克宏.企业电子档案的安全管理及对策研究[J].科教导刊，2014（2）.

第9篇：档案与合同管理范文

一、项目档案管理的特点

固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。

正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。

二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平

（一）组织体系建设

企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。

建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。

（二）制度体系建设

要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。

要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度;与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。

（三）资源体系建设

要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。

企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。

要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理;对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。

（四）利用体系建设

项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。

要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。

要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。

要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。

（五）安全体系建设

要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）