档案精细化管理全文(5篇)
第1篇：档案精细化管理范文
关键词：医院档案；精细化管理；应用
医院档案是记录医院历史和进程的文档信息资料，是医院传承文化、服务社会、创新技术及可持续发展的信息资源保障，为医院的整体发展服务［1］。随着医改政策推进，医院病历档案信息剧增，在互联网技术发展下改进医院病历档案管理工作，需找出现状问题，树立全新管理理念，不断完善档案管理工作，形成制度化、规范化的管理。
1精细化管理的意义
1.1促进医疗水平、降低医患纠纷
病历档案管理工作中应用精细化管理，可为医疗工作提供精准的参考标准，以促进医疗服务水平的进一步提升。尤其是对患者的临床资料档案管理中，医院研究团队可对完整连续的患者档案进行分析，为各种医疗研究的提升提供有力依据，促使医疗工作实现理论和实践的结合。当前医院中的医患纠纷多是因为医院的医疗能力有限，对患者进院就医的资料档案管理不规范，一旦出现问题，难以解释清楚，无法追寻根源，责任划分不清，互相推诿。精细化管理应用于病历档案管理工作中，能在精细化管理理念的引导下，建立档案管理机制，规范档案流程，使档案管理更加详细和科学合理化，避免了常规档案中管理制度不全、管理不规范、医疗数据不全、信息未及时更新等诸多问题，进而有效地缓解医患争论及矛盾，降低医患纠纷，有利于打造良好健康的医疗环境。
1.2提升档案价值
随着人们健康意识的提升，医院就医人数上涨，病历信息量增大，病历档案管理工作的工作量及难度都有所增加。在病历档案管理中引入精细化管理，有利于各环节工作的顺利开展，精细化管理会对病历档案管理工作的每个环节细化，对患者信息上会做到细致筛选，确保信息的准确，为临床治疗方案制定提供精准的参考，进而促进医院的良好发展。
2医院病历档案管理存在的问题
2.1缺乏管理制度
随着医疗事业迅速发展，医院行业的竞争日渐激烈，部分医院为提高市场占有率，以效益考虑为先，忽略了对医院病历档案管理的价值。导致医院档案管理制度不健全，档案分类不清、缺失严重。这些问题对医院各部门的运行均产生了不同程度的影响，只有加强病历档案制度的管理建设，才能确保完整的档案资料信息，为医院运行及发展提供有效保障。
2.2收集率不高
档案收集对医院档案管理工作较为重要，但大多医院的管理模式与医院发展的总体趋势不匹配，管理模式落后，与医院实际运营情况不符，无完善的病历医院档案管理标准，各部门对档案归档不及时，档案分类混乱，交接不清，规范化较低，导致档案管理整体质量不高，有效利用率较低。
2.3档案管理人员素质不高
大多医院认为病历档案管理工作属于后勤范围，对其岗位人员要求不高，在人员选择上多选择年龄较大或退休的老职工，极少从外招聘专业的档案管理人员，导致病历档案管理工作人员整体素质不高，无法有效地进行规范化和科学化的管理，无法对医院发展提供有力服务。
3精细化管理在医院病历档案管理中的应用措施
3.1提高管理意识、完善管理制度
首先，医院管理者要提高档案管理意识，明确病历档案管理的建设方向和目标。制定管理目标时要结合医院的实际情况，以规划出符合自身档案建设发展的计划。其次，病历档案管理者要完善档案管理体系，健全管理各项制度，为管理工作的开展提供便利。尤其是在新时期下，要重视细化管理制度，规范档案工作人员，做好档案的收集、整理、移交、安全、保管，确保各项工作规划科学合理，以促进档案管理提升整体质量。再次，可实行奖惩制度，以进一步约束及规范病历档案工作人员行为，引导其建立正确的工作价值观，实行相应的奖惩［2］。
3.2应用6S精细化管理
此理念是经5S管理理念而来的，具体是指把企业生产过程中的人员、材料及机械等因素实施协调管理，以提高工作质量及效率［3］。把6S应用于医院病历档案精细化管理，可创新档案管理理念，提高工作的指导性，针对档案管理粗放问题进行有效的优化。主要包括6方面：
3.2.1整理。是指首先整理好工作环境，按工作需求及工作内容把物品分类，确保工作环境内的物品均有用，清除无用品，提高工作环境的简洁感，为精细化管理营造良好的工作环境［4］。在医院病历档案管理中，就是将档案分类，存储保留有价值的档案资料，删除无价值的资料，简洁化档案，规范有序地进行档案管理，提高其用房空间。医院病历档案类型多、数量大，较分散和凌乱，档案管理工作人员可根据价值鉴定明确档案的价值标准，留取精华，以提高档案后期利用率。
3.2.2整顿。是把物品做好标识，按规定摆放，确保工作环境整齐，以方便物品使用，进而提高工作效率［5］。将医院病历档案资料进行合理归置和标识，以方便档案资料的后期查找和利用。医院病历档案应根据不同的专科部门由不同的部门负责和存放。做好各科室部门的病历档案收集、整理，交于后勤部门存于档案室，并做好交接手续，便于后期查找。档案管理工作人员应按规范进行分类，标识好档案，由部门负责人签字归档。
3.2.3清扫。是指清扫工作环境，以营造舒适的工作氛围，减少物品的损坏。医院病历档案管理中，清扫是对存档区的清洁。病历档案管理者可制定相应的卫生管理制度，明确清洁和保护职责。如每周进行清扫；每月进行大扫除和紫外线消毒；调整好温度、湿度，保持通风；地面无杂物，无卫生死角。
3.2.4清洁。是指前3项工作的落实和制度呈现，以保证工作环境清洁状态的维持。医院病历档案管理中主要是明确档案管理工作人员的职责，为规范化管理提供支持。如：档案管理者依据功能将档案室划分为不同子档案室，制定不同的人员负责；制定责任制，落实人员对档案整理、整顿和清扫的责任，做好雨季的档案检查，排除不良环境影响因素，放假前关好电源、门窗，避免安全隐患，依据其工作成效给予奖惩；增设档案室消防设施、防盗窗、灭虫器、文件扫描仪等硬件设备，以更好地为档案管理服务。
3.2.5素养。是指岗位工作人员所需的素养，以便其按规程工作，养成良好工作习惯。应用于医院病历档案管理工作中，首先要认清档案管理工作开展主体是工作人员，所以，要做好人员的的素养提升，使其正确落实各项档案管理制度，以促进病历档案管理工作的规范化和精细化。如进行定期培训，或招聘专业档案管理人员，以其先进的管理理念推动档案管理。也可邀请档案局业务科进行指导，内容包括：病历档案管理对医院发展的重要性；档案管理的相关法律法规及政策；档案收集、分类、保管方法；不同类型档案分类技巧。
3.2.6安全。是指把安全放在第一位，避免安全隐患引发安全事故，以保障企业效益。医院病历档案管理随着互联网的发展，已从传统的纸质档案资料向电子档案发展，所以，对其安全性要求更高。医院要根据档案类型特点进行针对性的管理，避免档案资料丢失和被盗。对需要存放原件的纸质档案，应明确其存放区域，做好防虫、防火、防潮的环境保护，定期检查档案，避免出现霉变或损坏。若医院条件允许，可备份档案资料，以防意外。对计算机存储的电子档案，应在计算机中安装360或猎豹防护软件，避免被盗［6］。病历档案管理系统中也应配置防火墙，以防病毒。最好使用U盘或硬盘备份，以防网络崩溃丢失电子资料。
4总结
通过综述可知，大部分医院对病历档案管理工作都较粗放化，在管理理念、管理制度、管理方式上存在诸多问题，不利于档案的有效利用，阻滞了医疗水平及服务发展。针对这些问题，首先要完善和健全病历档案管理制度，再引入6S精细化管理理念和大数据信息技术，为医院病历档案管理工作提供细致的指导，从整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全等方面细化档案管理工作，优化档案管理影响要素，实现大数据信息技术下规范科学的精细化档案管理，为医院稳定运营和医疗服务发展提供有力的保障。
参考文献：
［1］郝蕊，郑洁，李娜.基于互联网+平台的医院档案电子信息管理系统设计与应用［J］.中国医学装备，2021，18（02）：90—93.
［2］何雪梅.医保改革背景下强化档案管理的对策研究［J］.江苏科技信息，2021，38（04）：11-13+28.
［3］刘丽.6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探［J］.现代医院，2021，21（01）：68-69+73.
［4］何洋芳，张虹.医院档案精细化管理运用分析［J］.中国医药导报，2020，17（33）：177—180.
［5］张宁.医院档案管理信息化发展的研究进展［J］.中国卫生标准管理，2020，11（22）：166—167.
第2篇：档案精细化管理范文
关键词：高校；人事档案；精细化管理；意义；策略
在高校的建设与发展过程当中，人事档案工作必不可少的同时，也发挥着极其重要的作用。尤其是在新形势之下，高校人事档案管理更是变得越来越重要。基于人事档案工作，不仅能够有效收集、整理与展示现有教职工的基本情况，为高校有序、有效地开展人力资源管理及其优化配置做出有益的指导和帮助，还能够为高校的建设与发展积累丰富而宝贵的基础资料，能够涉及教学、科研及教师队伍建设等方方面面，这些来源于档案管理的信息资料，能够为整个高校的建设发展而提供多元而有效的服务。当然，不可否认的是，在实际运行过程当中，高校人事档案管理仍然面临着一定的问题，尤其是精细化的一些理念在具体实践过程当中还得不到有效的贯彻与落实，由此也就直接影响了高校人事档案应有价值的发挥。对此，为了进一步发挥和突显高校人事档案管理的作用和价值，就必须探究和实施有效的管理策略，尤其是精细化管理的研究和实施。
一、高校人事档案精细化管理的意义
伴随着我国高等教育事业的可持续性发展以及高等院校招生规模的不断扩大，教职工人数的不断攀升，外聘人员不断增加，人才流动越发频繁等等，对于高校人事档案管理工作带来了一定的难度。对此，新时期高校应创新人事档案管理工作，着力于构建与推进精细化管理，以更好地为高效管理、教学管理以及人事决策等提供服务。然而，反观传统的高校人事档案管理模式，陈旧且单一，管理上也比较粗放，缺乏灵活性的同时，也制约其有效性的提升。相对应来讲，高校人事档案精细化管理，旨在通过强调和突出精细化来达到精确化实施并提供精准化服务，现实意义也比较明显。
1.有助于提升人事档案管理的科学性对于当代高校而言，正如上文所述，所面临着的工作量及工作要求越来越高，而借助传统管理模式和办法，难以克服现实不足，同时也无法收获应有成效。相对应来讲，基于精细化管理，能够在全新而精准化的视角规范之下，进一步优化高校人事档案管理的每一个工作步骤和环节，对高校人事档案管理过程中各个工作阶段及任务加以科学规划与详细分工，不断完善高校人事档案管理的流程，继而将高校人事档案管理的功能及特长做以最大化发挥的同时，使其更为科学与规范，即更具科学性。
2.有助于增强人事档案管理的规范性目前，很多高校的人事档案管理工作缺乏一定的规范性，比如在资料搜集与整理过程当中，资料不全、缺失等问题较为突出，而且整理分析也不够规范等，由于整体上的规范性缺失，使得高校人事档案管理应有的作用得不到发挥，信息不够完整也不够全面，参考价值明显不足。而通过精细化管理的实施，能够进一步针对资料收集整理过程当中的规范性缺失问题加以有效解决，尤其是能够根据人事档案管理的实际情况来及时有效地构建管理流程，并做好管理制度的制定及对每个工作环节详细规定的说明等，最终能够使得高校人事档案管理工作者有制度和有流程规定可依的同时，能够在这样规范化的框架下开展工作，这就有效避免了管理工作的盲目性与随意性，基于这种规范性的存在，也为其有效性得以实现与提升开启了一个良好的开端，或者说提供了一个有效的保障。
3.有助于提高人事档案管理的效率结合现阶段高校人事档案管理工作的实践来看，很多高校目前仍然采用较为原始、传统的方法来进行人事档案管理，虽然说某些传统优秀可借鉴的管理工作经验有所传承和保留，但是某些管理办法已经不符合新时期新情况以及新需求，尤其是达不到新时期管理效率的要求，这些管理方式是亟需改进或淘汰的。举例来讲，一人多角、一人多责的情况仍有较为普遍，即在具体的人事档案管理过程当中，既扮演着保管者的角色，而且也担负着检索、储存等职责，这种完全由管理人员亲力亲为的工作模式，缺乏分工与协作，继而也势必影响整体管理效率的提升。而通过实施精细化管理，则对于高校人事档案管理过程中各工作的流程及职责等等，都给予了明确的规定，而且强调以信息化为基础来促进和保障精细化，通过引进信息化设备与方式，推动人事档案信息化管理水平的提升，最终也就使整个人事档案管理的效率及质量有了大幅提升与可靠保障。
二、高校人事档案精细化管理的要点
在实施与推进高校人事档案精细化管理之前，我们有必要准确把握其要点，而这里所讲的要点，我们也可以将其看成是高校人事档案精细化管理的特点或功能。总体来讲，结合笔者对高校人事档案精细化管理的认知，其要点有四个，即：完整收集、准确鉴别、有序整理、安全保管。
1.完整收集高校人事档案管理工作是一项极具系统性、复杂性的庞大工程，这一方面来源于人事档案信息本身所具有的的多维度与多内容的突出特征，另一方面也来源于人事档案管理工作本身对于高校建设与发展所具有的价值和作用。所以说，为了能够切实实现与提升高校人事档案管理的效率与质量，使高校人事档案能够较为全面而真实地反映一个人的全貌，尽可能地做到“见档如见人”，就离不开准确、及时、全面、完整收集档案信息环节。换言之，只有在强大、准确而及时的数据信息收集的支持之下，才能够实现与提升数据信息背后的价值，也才能够实现高校人事档案管理应有的作用。而这，完整收集，也正是高校人事档案精细化管理工作的第一个要点。当然，为实现完整收集，高校人事档案管理人员就需要进行多方合作，联合督导、教务、科研及各学科系部等管理部门，在明确归档材料收集范围的基础之上，将科研项目与教学成果为着力点，尽可能地多掌握、了解形成人事档案材料的信息，最终实现对信息材料的完整收集。与此同时，某些高校在进行人事档案信息收集过程当中的一些优秀经验也值得借鉴与参考，其中就比如“内部+外部”收集、“横向+纵向”收集相结合的模式，这样不仅可以提升收集的效率，还能够增强收集的完整性与科学性。
2.准确鉴别高校人事档案管理所接触到的信息数据数量庞大，而且存在动态变化，需要及时跟进与改正，另外还有真伪。所以说，高校人事档案管理工作要能够进行准确鉴别，这是工作的内在要义之一。而通过高校人事档案精细化管理，则有助于实现对档案信息材料的准确鉴别。换言之，借助精细化管理，可以帮助和促进高校档案管理更好地实现取材有据、舍材有理、去伪存真等。由此来看，精细化管理不仅仅是一种更加精准、细致的工作方法，更是一种严谨、负责的工作态度。而这种工作方法与工作态度，值得每位高校人事档案管理工作人员所继承和发扬。
3.有序整理在经过以上两点工作之后，则开始进入到对信息数据的整理阶段。而这种阶段，也正是通过整理最终形成科学的人事档案资料库的重要过程。结合高校人事档案管理的跟本要求或者是目的来看，都是为了能够将这些所收集信息更为规范化、条理化以及系统化。然而，传统档案管理工作较为粗放，难以达到预期要求和目的。相对应来讲，基于高校人事档案精细化管理，依据具体而明确的要求与制度，可以更好地实现有序整理，有助于做到分类准备、目录清楚以及编排有序等。
4.安全保管在对数据材料进行完整收集、准确鉴别以及有序整理之后，也就基本完整高校人事档案汇总工作了。接下来，则是要对这些人事档案信息进行安全保管。当然，在保管的过程当中，相关管理者要自觉而严格地遵守国家相关法律法规之各项规定，遵从校内各项规章制度，以此来开展工作，对人事档案信息进行科学、安全而周密的保管。另外，在新时期信息化社会当中，一方面要有序推进档案管理的信息化，但另一方面也要跟进相关管理工作，尤其是要定期对系统进行检测，防止安全漏洞等，以始终保障人事档案信息处于安全的环境之中。
三、高校人事档案的精细化管理策略
伴随着时代的发展与进步，对于高校人事档案管理工作而言，同样是机遇与挑战并存。其中，传统管理模式和方法较为粗放，难以适应新时期高校档案管理的新要求。但是一些新的理念、技术和方法的出现，又为高校人事档案管理提供了新的发展机会与思路。其中，精细化管理，则是高校人事档案管理的一个不可逆的潮流和趋势。
1.加强制度与管理标准化建设正所谓“没有规矩，不成方圆。”如果说当前高校人事档案管理面临物质条件不足且短时期难以得到全面改善、有效提升，那么我们必须将寻求突破与发展的目光更多的着眼于相关非物质条件之上，即着力于提升高校人事档案管理的软实力，更进一步来讲则是要加强制度与管理标准化建设，为档案管理者更好地开展工作提供指导的同时，严格规范各项工作及各环节流程，基于精准化管理来降低工作随意性与盲目性的同时，更好引领高校人事档案管理工作水平的进一步发展与提高。具体来讲，比如可以建立人事档案管理制度、岗位责任制度、保密制度以及材料收集制度等等。同时，还可以对高校人事档案管理者按照权、责、利相统一的原则来进行责任划分，以此来保障和促进每位工作人员都能够在明确自身岗位职责的基础之上，合理、有序而有效地开展自身工作。另外，要制定和实施对应负责制，基于环环相扣的方法与精准化的流程设计，来明确岗位职责的同时，能够准确追查。比如，教职工对本人所填报的档案信息负有职责、人事管理部门对人事材料鉴别、转送、收集、归档负有职责；人事档案管理者对人事材料的保存、整理、保管等负有职责。基于以上设计，可以使各环节人员都能够成为高校人事档案的建设者、管理者以及贡献者，可大幅激发与提升工作的积极性，反过来更好地推进高校人事档案精细化管理工作的规范 有序。
2.加强宣传以提升全员档案管理精细化意识在新时期中央明确提出要从严管理人事档案的新形势之下，高校人事档案管理工作更应率先做好表率与带头作用，提高自身政治站位，不断解放思想，立足深化改革，开辟管理新载体，创新管理新方式，大力宣传以提升全员档案管理精细化意识，特别要让学校教职工充分而深刻地认识到人事档案管理工作及精细化管理的价值与作用，让他们了解到人事档案管理工作与其个人切身利益息息相关的同时，能够加以重视，积极配合高校档案精细化管理的各项工作，这样才能够更有效地提升档案管理的效率与质量。当然，更为重要的是对于高校人事档案管理者自身而言，要对精细化管理意识与理念进行深入分析与充分理解，要将精细化管理意识内化于心、外化于行，即能够在充分理解精细化精神理念的基础之上，能够将其贯彻落实于工作实践。另外，对于高校相关领导而言，也要对人事档案精细化管理给予充分的重视，进而加强这方面的宣传与教育，使每位教师工都能够认真而积极地参与其中，为档案的精细化管理提供更多的人力与智力支持。
3.不断提升人事档案管理者的精细化管理水平人事档案管理工作能够有序、有效开展，与管理者自身的素质水平有着直接联系。换言之，为了构建与实现高校人事档案的精细化管理，就必须要不断提升人事档案管理者的精细化管理水平，需要构建一支专业型、复合型的管理队伍，只有既懂得档案学理论、方法与技术，还能够具备善于利用计算机技术来推动高校人事档案精细化管理工作更好开展的实践意识和能力。具体来讲，要配备政治过硬、坚持原则以及服务意识强的专职档案管理人员，同时还应该具备不断学习档案管理标准和更新的条例、有计划实施专业化与科学化的培训、努力掌握较高水平专业理论和能力素养的强烈意识和良好能力。为此，高校应当加强培训投入，为档案管理人员提供外出参观学习、交流培训的机会，以进一步提升档案管理人员的专业能力与业务水平。当然，还需要特别强调的是，除了要从技术和专业化教学方面来加强对高校人事档案管理者的培训，还要注重对其进行精神方面的培训，即使其养成并保持爱岗敬业精神，具备高尚的品格，能够坐得住身、静下心来，并且具有淡泊名利、无私奉献的职业观，只有如此才能够有效开展人事档案精细化管理工作。总而言之，高校人事档案的精细化管理是一项极具现实意义的研究，是高校人事档案管理工作立足当下、面向未来有效、高质发展的一个有效途径。为进一步促进和实现高校人事档案的精细化管理，除了本文所提到的要加强制度与管理标准化建设、加强宣传以提升全员档案管理精细化意识、不断提升人事档案管理者的精细化管理水平以外，对于每位管理者甚至是对于全体教职工而言，都应该为高校人事档案精细化管理的实现而建言献策，而努力付出，不断开创新时期高校人事档案工作新局面。
参考文献：
[1]许秀.网络发展给高校人事档案带来的改变[J].办公室业务，2020
[2]李晶.高校人事档案管理工作的挑战与创新[J].呼伦贝尔学院学报，2020
[3]万淑君.大数据思维对高校人事档案管理工作的启示[J].档案管理，2020
第3篇：档案精细化管理范文
关键词：信息化手段；医院人事档案；精细化管理；控制
目前，医院要对档案信息资源进行合理科学的管理处置，要通过采用网络技术、计算机技术实现科学有效人事档案管理，切实保障医院人事档案工作真实性、全面性以及时效性。与此同时，还应当以网络化以及信息化作为突破口针对于人事档案管理模式实施大力改革，这对于医院来讲是一项不可忽视重点任务。
一、医院人事档案管理现状
针对医院人事档案进行分析，具有凭证性以及唯一性的特点，在目前医院人事档案管理工作开展的过程中，通常都是采取纸质档案的模式，这样的情况下无法全面以及动态化的对信息进行充分地反映，同时，也无法实现人事档案信息资料的全方位共享。在医院人事档案管理工作开展的过程中日益暴露出诸多的问题。另外，目前医院人事流动相对大，若是缺乏相对健全以及完善人事档案材料将势必会对人事审核工作造成诸多阻碍和影响。针对于医院信息管理进行分析，其属于新兴专业，并且涉及到了诸多科学门类，专业跨度性也比较大。在人事档案管理工作开展的过程当中，相关档案管理工作人员的业务能力和业务素养直接关系到人事档案管理的效果和质量。在当前医院实施档案管理工作的过程当中，还依然存在着临时安排人员、兼职人员以及非专业人士负责，所以，目前医院人事档案管理工作难以达到理想的效果，还严重存在着应付敷衍的不良现象。
二、信息化管理必然性
1.医院对人事档案信息资源利用效率越来越高最近几年，需要针对人事档案信息资源加以充分地利用，不仅仅需要相关的工作人员能够对于大量的纸质档案文件进行充分研究，更需要给目前档案工作人员提供更加多样化专题服务。在档案管理工作的过程当中，若依然采取传统的手段，已经无法适应时展潮流，在当前的时代背景之下，更加需要加强计算机技术及网络技术的利用，通过电子文件的形式进一步地优化档案管理工作。
2.传统人事档案管理方式已无法满足医院要求针对目前我国大部分医院人事档案管理工作实际情况进行分析，目前在档案管理工作开展的过程当中还依然采取传统的人事档案管理模式，这种情况之下无法适应当前医院流动性大问题。针对目前国内人事工作的实际情况进行分析，由于人事档案利用率低，并且利用范围比较小，保密性强，传统模式之下，档案管理利用制度已经无法适应现代人力资源开发现实需要，所以目前就需要切实保障人事档案利用可以逐步延伸到整个医疗体系当中，这对于人事档案管理工作具有重大的价值和意义。
3.传统人事档案管理方式反映历史问题多针对于传统人事档案管理模式进行分析，其主要是反映历史问题较多，反映现实问题较少，如集中体现在反映员工近期思想动态、学术水平、工作实际以及相关方面材料，但是无法对员工整体的变化发展情况进行充分的了解，严重的缺乏时效性。当前，医院档案管理深化改革的过程当中，需要进一步的加强医院人事档案信息化建设工作，只有这样才能够保障人才实现合理优化配置，同时也可以让人才实现合理的流动，这样才能够让人才队伍素质得到进一步提升，有利于相关工作人员对于人才进行正确的利用，同时也有利于对于人才进行全方位考察和了解。
三、信息化手段的实施提高了医院人事档案管理
优势在当前医院人事档案管理的过程当中，运用信息化手段具有诸多的优势，能够显著的提高人事档案管理质量以及管理效率，同时保障档案信息共享性和时效性，还能够大幅度的缩减人事档案管理整体成本，具有较良好经济效益和社会效益。
1.提高人事档案管理效率对于当前的计算机来讲，其运算速度较快，并且自动化水平较高。医院人事档案管理工作开展的过程当中，通过加强计算机技术的利用能够全面准确及快速对存档人员信息进行反应，同时也可以有效避免纸质档案模式之下劳动力过度浪费以及抄写失误的问题，能够大幅度的缩减管理成本，提高档案管理工作水平和工作质量。在当前医院内部，需要加强医院人事档案信息的广泛利用，通过医院人事档案信息可以为目前医院提供大量的人才资料，通过采用网络技术及计算机技术也可以对于人事信息进行分析，还能够针对各类人才信息进行科学有效归类和收编，能够让不同医院人事资源信息实现良好共享，还有助于对人才资源进行合理科学分配及利用。
2.提高人事档案信息时效性以及共享性在当前需要通过加强信息化技术的应用促使人事档案管理工作成本得到进一步缩减，提高档案管理工作效率及工作质量，实现人事档案管理的信息化，切实保障档案资料的完整性、齐全性和安全性。
3.降低人事档案管理成本对于当前的医院来讲，在针对于人事档案进行信息化管理的过程当中，首先，要求医院进一步的加强传统模式的改革力度，促进档案工作的进一步发展和完善。其次，因为人事档案涉及到了医院内部重要的个人信息资料，所以工作人员需要具备较高的政治素质以及良好的业务水平。医院属于高技术人才流动比较频繁单位，所以在档案管理工作开展的过程当中，需要选择具备较强工作责任心人员来开展工作，并且需要进一步提高档案管理意识和管理水平。目前，档案管理的过程当中，也需要针对档案管理人员加强培训和进修工作，只有这样才能够为医院建立思想素质高以及业务水平良好的人事档案管理团队，提高医院人事档案管理水平和管理质量。
四、对策
在当前，为了有效促使医院人事档案实现精细化控制和管理，需要采取合理及科学的措施，需要建立健全档案管理制度，还需要构建深层次以及全方位医院管控模式，与此同时，要进一步完善人事档案信息数据库等等。
1.建立完善的人事档案信息数据库在当前，医院需要针对人事档案管理工作进一步加强完善，要实现人事档案的信息化管理，针对于人事档案进行信息化管理过程当中所采用的技术主要包括了安全保密技术、网络技术以及数据库技术。通过利用电子计算机作为基础可以构建人事档案信息数据库，这样具备了传统模式之下档案管理所不具备海量的存储空间，同时也可以全方位记录医疗专业人才信息，能够对于不同岗位、不同工作人员的工作业绩进行公正以及客观化的反映，还能够为当前医院工作人员考评工作奠定良好的基础。另外，对于当前计算机硬件系统而言，若是一旦瘫痪将会造成重大的信息丢失，所以，目前在医院信息档案管理过程当中需要构建安全保障体系，避免网络受到窃听、黑客攻击、程序缺陷、病毒篡改以及技术淘汰等诸多方面因素的影响，除此之外也需要配备比较良好的搜索引擎，这样才能够为更新数据、检索数据奠定良好的技术基础。目前，针对于人事档案信息数据库进行建立的过程当中，还需要相关工作人员能够进一步开发操作简便、维护费用低、开发使用时间长的信息检索平台，这样才能够充分的检索出目前人事档案数据库当中各种有价值的信息，才可以为目前医院领导层制定科学合理人事方案奠定良好基础。
2.建立全方位、深层次信息化医院管控模式在当前医院内部为了促使人事档案信息化建设得到进一步完善，需要鼓励各大部门通过采用电子文件的形式根据相关要求以及规格上报档案材料，并且对于人事信息进行全面以及客观地评价。目前人事档案管理工作开展的过程当中，要针对人事档案资料进行精细化控制和管理，与此同时，也需要基于计算机信息化建设基础之上针对人事档案管理实效性、全面性、客观性、公正性进一步加以完善，这是目前医院档案管理工作的大势所趋。
3.建立健全档案管理制度当前信息化的时代背景之下，需要相关管理人士针对于传统管理制度实施有效的改革和优化，要求结合信息化时代的特点，采取科学有效措施针对管理制度进行重新化设计工作，这样才能够保障医院人事档案管理质量和管理水平得到全面的提高，同时也可以针对医院各大部门、各大科室的人员信息实时汇总。首先，要求相关人士针对档案信息管理制度进行改良和完善，尤其是在当前医院档案管理部门内部需要积极有效推广信息化模式。针对于在职人员基本信息进行整理过程当中，需要采用计算机技术实施科学有效的归档，这样才能够让所有的档案管理人员快速有效获取信息。其中，通过利用计算机针对于信息进行整理归纳，转变传统人工管理模式，提高工作效率以及工作质量，同时也可以促使人事档案管理工作得到全方位贯彻和落实。其次，在当前，还需要采取合理科学措施针对档案管理系统加强建设工作，促使档案管理系统更加优化和完善。在平时工作开展的过程当中，需要相关人士能够加强各种计算机设备配备工作，特别是加强软件信息系统建设工作。其中，针对于各类型的通信设备、计算机设备需要引起高度重视，这是实现信息化管理重要的物质基础。人事档案管理工作开展过程当中还需要相关人士针对硬件设施以及软件设施进行优化和完善，要结合档案信息化管理的各大要求，采取合理科学措施对于计算机实施配备，在这个过程当中需要获得上级财政大力支持。另外，对于当前的档案管理部门来讲，还需要将所需要设备罗列出来，给上级部门加以申请，经过批准之后加强和采购部门交流沟通工作。在实际工作开展的过程当中需要采取科学有效措施针对各种硬件设备实施配置和采购。最后，要对于档案数据库管理系统加以健全和完善，在大数据时代背景之下，要为医院提供相对及时准确及完整化档案数据，就需要构建精准化的数据库管理系统。其中，应当通过利用大数据技术结合用户检索行为和信息需求从相对海量档案数据当中找到所需要信息和数据。
五、结语
第4篇：档案精细化管理范文
关键词：高校;档案监督指导;精细化管理
一、引言
精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。
二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状
为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：
（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。
（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。
（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。
（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。
（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。
三、高校档案监督指导工作精细化管理策略
（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。
（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。
（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。
（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。
（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。
（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。
（七）坚持专业性要求，不照搬其他模式。引入精细化管理的理念，最基本的要求是精准有效地对接到精细化管理的核心要求，即精、准、细、实，并坚持长期推动、持续改进，以实现高校档案监督指导工作效果最大化、管理精确高效、内部运行清晰规范。结合高校档案监督指导工作的专业性特点，在实践过程中，要避免下面两种偏差：一是过于追求量化，导致难以操作和持续；二是过于依赖流程、规范和技术，导致理论和实际脱节，并忽视了人的主观能动性作用。
四、结语
精细化管理理念已深受推崇，并被广泛运用。根据上述分析，高校档案监督指导工作中的盲点、难点和误区可以通过加强精细化管理得到缓解和突破，进而提升高校档案部门的管理水平、优化高校档案资源建设。所以，高校档案监督指导工作中如何实施精细化管理，如何规避风险等一系列课题值得档案界持续研究探讨。
参考文献：
[1]汪中求、吴宏彪、刘兴旺.精细化管理[M].北京：新华出版社,2005(5).
[2]汪中求.细节决定成败[M].北京：新华出版社,2007(5).
[3]广东省教育厅门户网站[EB/OL].高等学校信息.
[4]杨静.关于多学科视角下档案学理论研究的思考[J].档案与建设,2019(1):8-11.
[5]精细化管理的专家解读.[EB/OL].[2020-08-31].
第5篇：档案精细化管理范文
关键词：现代医院管理；人事档案；精细化管理
人事档案能全面客观的反映每一位职工的综合信息，是干部职工个人工作、思想、作风、素质上的真实写照。力求人事档案工作收集全面、整理精细、管理严格，意义重大。现代化医院发展必须要由传统管理转向信息化管理发展，围绕着精细化整理这条主线，以信息技术手段为载体对人事档案管理工作进行精细化管理，减少人力管理成本，从而改变传统管理困难的弊端，提高医院管理工作效率。
一、医院人事档案管理精细化管理的意义和作用
人力资源是医院的核心竞争力之一，随着城市公立医院尤其是三甲医院的深化，各类医护人员数量快速增长，医院人事档案的数量也迅速增加。安全规范地做好医院人事档案在医院发展中就显得尤为重要。精细化管理是管理过程中的重要步骤，它主要通过专业化系统化的管理方法，借助现代信息技术完善管理制度，创新管理办法，改进管理模式，提高管理工作效率，减少管理中存在的漏洞和问题。精细化管理的主要作用有：一是桥梁作用，精细化管理可以为医院精准的提供人才各类信息，全面掌握每个员工的情况，同时，精细化管理也能够促进员工对医院信任，使员工工作积极性被有效激发，从而提高员工服务质量。二是决策考核作用，精细化管理可将员工业务能力真实反应出来，为员工实现个人发展与职称评定、晋升提供重要参考依据；第三，风向标作用，有利于医院掌握人才结构的配比情况，帮助医院管理者不断优化人力资源。
二、当前医院人事档案精细化管理的主要问题
（一）医院人事档案的归档管理落后医院属于知识密集型单位，依照有关干部人事档案工作的归档要求，主要有十类，不论是哪一类，需要归档的信息都比较多，而对于人事档案的信息收集与归档问题一定要更加的全面且完善，这样才能够将医院的医务人员基本信息如学历、技能、业务能力、进修等各方面全面真实记载下来。而保存所有工作人员的详细信息的人事档案，信息量是非常大的。再加上，目前相当大一部分医院人事档案归档管理方面的工作细则还不够完善，很多医务人员的重要信息甚至都没有归入到档案中，这也是目前医院人事档案管理中存在的问题。这导致医院的人事档案管理难于管理所以，传统的医院管理制度已经不适合现在的医院。而在现代化医院管理制度要求下，通过引进信息技术加强精细化管理，可以帮助管理者及时有效的发现管理中存在的细小问题，从而尽快将其解决。
（二）医院人事档案的开发利用低传统的观念认为，医院主要工作重心是以提升医院医疗服务质量，促进医患关系和谐为目标，对于人事档案的管理并没有一个正确认识。有关调查显示，人事档案工作的具体内容，仅有不到百分之十五的医务人员了解，而大部分员工觉得在医院设置人事档案管理这个部门对其没有任何感觉。现国内医院的人事档案管理，在一二线城市中信息化应用已经得到普及，但是仍旧有很多医院在人事档案仍就以传统模式开展，统计查找耗费了工作人员很大的精力，信息化管理有待提升。
（三）医院人事档案专业人才不足医院人事档案需要从事该项工作的管理者必须拥有一定程度的业务能力，同时还要具备较高水平的政治素养。但是目前我国的医院中，从事人事档案方面工作的人员大多都不是专业性人才。很多工作人员缺乏档案管理方面的专业知识，也没有一个较强的现代化信息技术水平。很多医院的人事档案管理人员多是负责行政的员工，往往都身兼多职，医院也一直没有为人事档案配备专门的工作人员。另外，人事档案管理相关的工作通常会让步于医院其他部门的工作，所以医院本身对人事档案工作的重视度也不够，对人事档案的投入与花费也并不是很多，管理上更为宽泛。
三、在现代医院的管理制度下实行人事档案精细化管理的策略
（一）建立健全医院人事档案管理工作长效机制建立健全人事档案管理工作长效机制是提高认识档案管理工作效率的基本保障，医院需制定各类明确的人事档案管理制度，合理安排与协调医院人事档案管理工作，使得医院人事档案管理工作能在各项制度的指引与约束下高效进行。同时做好医院档案的精细化管理，将人事档案管理工作量化、目标化及具体化，明确相关责任，使得相关档案管理人员能对自身工作开展的内容与责任更为清晰。可将医院人事管理工作进行目标化管理，依据医院的经营发展目标，对医院人事档案管理工作的发展做好相应规划，确定人事档案管理目标，并将目标进行分解细化，分解为每个阶段的阶段性目标，让每一阶段的医院人事档案管理工作的开展有目标可依，使得医院人事档案管理工作开展与医院经营发展目标相契合。在干部档案管理上力求严字当头，认真贯彻落实中央《干部人事档案工作条例》等相关规定，制定和完善人事档案规章制度，制定具体的人事档案管理流程，增强管理者的责任心和使命感。对档案材料收集、鉴别和归档，检查、核对和保管，转递借阅和查阅，以及管理人员的职责和保密等工作要作出具体规定，对转进转出的档案严格把控，日常管理工作坚持严守纪律、严谨细致的原则，强化规矩意识，切实做到依法依规、转借规范。制作查阅转借审批表，严格按照程序和要求审核，对查阅档案进行严格审批，履行好系列手续，避免干部人事档案的丢失。
（二）创建并完善医院的人事档案管理系统传统模式下的人事档案管理制度在信息化时代背景下已不相适应，要结合医院的发展背景对现代人事档案制度的更新完善，大力推进信息化工作模式。通过数字信息化手段建立起的人事档案管理系统，集中人事信息资源，并依据不同信息建立起不同查找办法，对人事档案进行全面数字化信息技术管理监控，使人事档案转向精细化和标准化。由于医院内部每一个科室的需求都会有所不同，所以，要求系统能够从各方面分析出数据信息并将其输出，而且人才关键指标也应当在系统中有特定的设置，这样可以通过特定指标快速检索出高素质额优秀人才，从而提高医院各个部门之间数据信息的真实性和有效性，也让信息获取更加完整。同时要考虑数据库的保密性和安全性。在医院，医务人员的人事信息都存在于人事档案中，这些都是医务人员的个人隐私，在对医院的人事档案系统进行精细化的管理时，一定要保证创建的系统拥有较为完善的防护性，只有安全性较强的系统才能够使人事档案管理稳定的运行。而且创建人事档案系统使必须依照规章制度，一定要在制度的管理下进行精细化的系统建设。只有这样才能够让医院人事档案管理的内部管理员对信息的保密意识加强，从而提高内部管理的管控效果。另外，医院人事档案部门在创建信息化的管理系统时，还要考虑信息的安全性。为了防止有不法分子盗取档案信息或通过黑客技术窜改档案信息，还需要为系统设置防火墙，定期为系统做病毒检测，从而提高人事档案管理得信息安全性。
（三）提高医院人事档案管理人才综合素质人才是任何一个行业发展的基础，有了良好的人才基础才能谈壮大发展。人才是医院发展的首要资源，配备思想政治素质好、工作责任心强的同志专管人事档案，通过定期培训学习，学习借鉴外部先进经验提高自身综合素质。同时，积极引进优秀专业化的档案人才，带动医院人事档案工作更加规范化和标准化，提高人力资源管理工作的综合效率和整体能力。并狠抓人事档案信息化建设，增强人事档案信息化意识，不断提高人事档案工作人员的业务技能和工作能力，将工作程序规范化，促使工作任务标准化。只有医院人事档案管理人员的综合素质提升，精细化的管理中才会减少细小问题的发生，这样对于人事档案管理的质量也会有所保障，同时档案人员的工作效率也会得到提升。另外，充分发挥医院人事档案在提升高素质专业化干部队伍中的重要作用，保证档案管理员的稳定性也是一项重要指标。同时，配备稳定的专职人事档案管理员，尽量减少其承担或兼任其他业务工作，确保人事档案管理的专职性与连续性。
四、结语
通过以上分析可知，精细化的管理对于医院人事档案的意义是十分重大的。在现代医院管理制度下，人事档案管理要想进行精细化的管理，首先要了解当前医院人事档案管理存在的问题并提高管理的质量和效率；同时，对人事档案进行精细化管理还需要为人事部门创建一个信息数据库，并对相关系统进行完善，保证系统的安全防护性；最后，则是提高该部门人员的综合素质，使精细化管理落实到人事档案管理的每一处，只有这样才会让现代医院管理制度中人事档案管理充分发挥出它的价值。
参考文献：
[1]宗静娟.医院人事档案精细化管理分析[J].兰台内外,2019(10).
[2]孙立梅.医院人事档案中精细化管理的应用对策[J].办公室业务,2018(24).
