规范化管理企业人事档案分析

【摘要】企业人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩等工作中形成有利于各个组织全面地考察了解和正确选拔使用人才的文件材料，也是国家档案的组成部分。随着人才市场的发展，新经济组织的建立和社会保险办理等，企业人事档案为维护企业职工的合法权益发挥了重要作用。文章主要论述了规范化管理企业人事档案的具体措施，供相关人员参考。

【关键词】企业人事档案；管理；纸质与数字化

档案共存在收集、整理、编目企业人事档案的过程中，常遇到档案材料不齐全或不完备，内容不清楚的材料进入档案，在接待档案利用者过程时，部分阅档者不清楚企业人事档案的内容和分类，不知如何查阅，也时常遇到不具备查阅档案条件的人员前来要求查阅和利用档案等情况。究其原因多是对企业人事档案不了解造成的。因此，强化企业人事档案及管理意识，理解企业人事档案概念对企业实现人事档案规范化管理意义重大。

1夯实企业人事档案基础业务工作

（1）随着《中华人民共和国档案行业标准企业档案工作规范》（DA/T42—2009）的与实施，确立企业内部档案工作原则、制度，统一企业馆室之间的标准，有效地促进企业档案业务基础工作规范化。企业人事档案的管理是企业档案管理的专业档案之一，是一个动态的过程，企业人事档案的形成是随着当事人成长而连贯性补充与累积新内容的过程。维护本企业人事档案完整、及时和安全，使本企业人事档案提供利用和转递归档符合组织手续及程序有据可依，为保证本企业每个职工职业生涯历史记录完整、准确，企业内部应定期和不定期地认真开展人事档案全面清查整理工作，对清查审核工作中存在的问题，例如业务部门形成的个人材料不及时移交档案部门，职工已调出，但其人事档案还在原单位，形成的个人材料不盖章、不签名，形成的个人材料无开头、过程、结论等。通过查找原因逐一开展收集、补充完善、移交、分类整理、编目等工作，加强企业人事档案管理的组织建设和工作职责，使企业人事档案管理工作更加科学合理。（2）全面提升企业人事档案管理工作者的综合素质，不断加强工作技能和法律法规的学习，根据企业内部需求认真落实培训方案，培训形式和授课内容主要围绕职工人事档案收集、鉴别保管与保护、职工人事档案归档与整理及职工人事档案提供利用与传递进行讲解，完成分类、整理、编目、装订职工人事档案等操作，并对学员学习和授课效果进行测评。通过实训促进企业内部职工精通本职工作，提升业务技能实践，支持企业人事档案管理工作人员继续教育或轮训，增强他们依法管档的意识，丰富知识储备，更新思想理念。企业人事档案工作是一项政治性、政策性、综合性很强的工作，事业要发展，档案队伍是关键，因此企业要努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案人员队伍。努力营造上下讲担当、转作风、挑重担、抓落实的良好工作氛围。（3）加快档案人才的培养，完善档案人才评价机制，将档案职业资格与档案专业技术职务评审相结，激励档案从业人员及时更新专业知识，不断提高业务能力，从而提升档案从业人员整体素质，使企业人事档案管理人员知识化、专业化、年轻化，扩大企业人事档案专业人才队伍规模，为档案事业发展提供人才保证。

2不断加强和优化企业人事档案综合安全防控体系

企业人事档案管理是企业基础管理的一项重要内容，其真实性、可靠性由该企业的领导及其人事管理部门负责。企业人事档案随人流动，接收部门必须对所接收的人事档案的可靠性、真实性负责。企业人事档案各项业务工作的起点和基础是企业人事档案收集工作，是决定企业人事档案的价值大小，关系企业人事档案能否为利用者提供有用信息、能否发挥凭证作用，影响企业人事档案信息服务的质量，甚至会制约企业人事档案工作的有效和全面开展。加大档案法律的宣传，强化部门档案意识，把握材料形成规律，努力做到真实、完整、及时、规范。《干部档案工作条例》第二十二条规定：“各级党和国家机关人民团体企事业单位的有关部门，要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的干部档案材料送交有关干部档案管理部门归档。”严格执行归档和档案移交接收制度，档案管理按照“统一领导、分级管理”的原则进行管理，确保企业人事档案材料移交、审核登记、责任到位、及时归档，从源头抓好企业人事档案收集质量，促进收集工作的制度化、规范化。归档材料的内容必须真实，档案内容要齐全、完整，不得将虚假材料、不符合归档要求的材料归入档案，保证档案严肃性、有效性。归档案材料必须属于同一立卷对象，归档材料应为原件，要求填写规范，手续完备，整套材料完整齐全。归档案材料不得使用复印件，补充收集的历史久远的材料，各类证书、证件等复印件要存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位公章。个人撰写的材料应有形成时间、本人签字。归档材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）的公文用纸，材料左边应留有25mm的装订边。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。

超出国际标准A4的材料，需向内折叠成国际标准A4大小。书写材料要符合耐久性要求，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久材料书写的字迹。建立企业人事档案管理目录，填写内容信息准确与实物档案必须一致，并按姓氏编号法检索职工人事档案。坚持按照企业人事档案原则和特点及基本方法和步骤进行企业人事档案的整理，使用的人事档案卷夹、卷盒规格式样和质量符合DT/T24的要求。做到严格鉴别、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐。①审核接收。档案部门对各承办或形成部门归档的人事档案质量，按照人事档案移交清单进行审核，对符合归档要求的档案，办理接收手续。②分类。按照人事档案内容分为10类。第一类是履历材料。第二类是自传材料。第三类是鉴定（含自我鉴定）、考察考核材料。第四类是学历、学位、学绩、培训和专业技术情况；材料细分为学历、学位、学绩，专业技术情况，以及反映科研学术水平材料、培训（学习、进修）登记表。第五类是政审材料。第六类是加入党团及派的材料。第七类是奖励材料（材料包括科技和业务奖励）。第八类是处分材料。第九类是工资、任免、录用、聘用、解聘、辞退、退（离）休、军衔、复退伍、转业、出国、出境及代表登记表等材料；细分为工资、待遇方面的材料，录用、任免、聘用、转业、退职方面的材料，出国、出境方面的材料，退（离）休、各种代表会代表登记表方面的材料。第十类是其他可供组织上参考且有保存价值的材料。③排序。各类材料中，主要按其形成时间，结合成套性等对每份材料进行排序。每份完整的材料为一份（包括附件）；材料形成时间一般要采用材料落款标明的最后时间，复制的档案材料是采用原材料形成时间。第一类材料：更改姓名的材料排在前面，其余按材料形成时间由远到近的顺序排序。第五、八类材料：先按事件分别集中，再按事件的时间排序；每个事件中的材料，批复在前，结论及附件在后。第六类材料：先按加入党、团、派的材料分别集中，再按其时间排序；志愿书在前，申请书及其他材料在后。第九类材料：按小类集中排序；各小类中按材料形成时间由远到近的顺序排序。其他类材料：按材料形成时间由远到近的顺序排序。④编号。

根据归档材料的分类和在所属各类中的排序，以及页数，编写类号、顺序号和页号。类号为每份材料所属的类别号（第一类至第十类），分别用“一”至“十”表示。顺序号为每份材料在各类中的流水编号，用阿拉伯数字表示。页号为每份材料的流水编号，已有页号的可不再编写；在有书写内容的页面编写页号；单面书写的材料在右下角编写；双面书写的材料，正面在右下角，背面在左下角编写；用铅笔编写。每份材料要按顺序编页号，各份材料之间不连续编页号。⑤类序号章。每份材料排定类号、顺序号和编写页号后，在每份材料第一页的右上角使用蓝色或黑色印油加盖类序号章，将类号、顺序号和实有页数，用铅笔填写在相应栏目中。⑥编目。归档材料应根据分类和类序呈顺序，编制《档案内容》《档案目录》。⑦装订。将归档材料及档案目录，装订入人事档案卷夹中。人事档案卷夹需要使用统一规格和标准的人事档案卷夹。材料大于A4纸型折叠，对破损进行裱糊，卷角、褶皱进行压平。字迹工整，目录清楚，无粘贴涂改，材料形成时间填写无误，材料与目录相符，材料份数和页码计算准确。将目录及材料进行排序，顺序为目录在前，材料在后；具体为《档案内容》在最前，之后是《档案目录》，最后是人事档案材料；按第一至十类顺序排列。已经排列好的目录及材料，以其底面和左侧面齐，在左边打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。分类准确，材料排列有序，层次清楚。⑧装盒。人事档案卷夹采用A4统一规格的人事档案卷夹。将装订好的案卷装入人事档案盒，在人事档案卷夹、卷盒的相应位置，用碳素笔等耐久字迹填写姓名、籍贯、档号（档号中的全宗号可用铅笔填写）等内容，书写姓名时不得用同音字或不规范的简化字。档案材料装订后，表面平整、无脱页漏装、无损坏文字的材料。认真贯彻执行《档案法》《保守国家秘密法》，严遵守安全保密制度；做到“严格鉴别分类准确排列有序目录清楚装订整齐”的同时，强调不能“欠”整理，也不能“过”整理。统一编制全宗号，规范企业人事档案分类编号，企业人事档案入库应是完成了分类整理、编目建账的案卷，按姓氏编号法陈列方式保存，数量与分类目录相一致，做到账物相符。企业人事档案收集工作与企业人事档案转递工作密切相关，企业人事档案转递必须安全、及时、规范、合格，按照归属明确流向，确保企业人事档案有来源、有去处，避免“无头档案”的产生。

对产生的企业人事档案资料从收集归档到移交统一集中管保，企业人事档案提供利用必须严格按档案查借阅制度执行，查借阅人员必须严格遵守保密制度，做到企业人事档案的收集工作、整理工作、归档工作、安全保管工作、提供利用工作和企业人事档案转递工作等环节有登记，手续完备，档案完整齐全。定期对企业人事档案工作进行检查和指导，促进维护职工档案的完整性、准确性、系统性和安全性。入库的企业人事档案按规定排架，定期对库藏档案进行清理、核对，做到账物相符。企业人事档案进出库房要严格检查，严格登记。企业人事档案安全保护基本指导思想是“以防为主，防治结合”。企业人事档案装具必须防火、防盗、防尘，档案库房按照《中华人民共和国档案行业标准企业档案工作规范》（DA/T42—2009）做好“八防”工作，设备、设施和安全措施要做到经常性检查，保持库房的清洁和库内适宜的温度、湿度。企业人事档案库房面积应满足发展需要，楼层地面应满足档案及其装具的承重要求，应在明显的位置设置“严禁烟火”的警示标牌；企业人事档案库房设置必须远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，不得靠近盥洗室、锅炉房、民居、餐馆；无特殊保护装置一般不设置在地下层或顶层；企业人事档案库房所在地，高压输电线不得架空穿过。企业人事档案工作用房必须做到“三室”分开，即办公室、阅览室、档案库房分开。企业人事档案防护工作，做好“八防”工作，定期检查库存档案，及时修补破损褪色、霉变档案。按时换放防虫、防霉药剂；要保持库房的清洁整齐，库房适宜温度为14～24℃，相对湿度为45%～65%。企业人事档案作为企业管理的重要内容，应该建立有效的档案监督检查机制加强督导，推进档案法治建设，统一领导、分级集中管理是档案工作的组织原则和管理体制，按照《档案法》及党和国家的有关规定主管档案事业。推进档案法治建设，充分利用现代科技，制定和完善档案制度规范化管理标准并实施监督检查，促进规范化管理良性发展。加强业务指导和监管，把握长期积累的经验，从企业人事档案接收到企业人事档案查询，形成整个过程的操作原则。严格按照制度履行职责、行使权力、开展工作构建企业人事档案安全体系，健全档案行政执法机制，落实教育培训、监督检查、考核问责等，实现统一管理和维护企业人事档案的完整和保管安全。

3推进企业人事档案数字化和信息化建设

网络化、数字化时代，企业人事档案数字化和信息化是企业人事档案的发展趋势。正确把握纸质档案数字化的范围、扫描图像的相关参数、相关技术的实现方式、纸质档案数字化的细节等方面。企业人事纸质档案数字化应注意及时对相关技术进行分析和总结，这对促进企业人事纸质档案数字化发展具有一定的指导意义。企业人事档案数字化必须“严格管理、安全保密、方便利用”，实施企业人事档案数字化工作要做好前期准备工作，做到具体流程量化、精细，系统日常监控“三员分离”。制定安全保密应急预案，规定事件的级别和启动条件，企业人事档案管理信息系统的物理环境、网络环境、主机、应用系统每年至少进行一次技术风险评估，完善管理制度、改进工作流程，确保各项安全保密措施落实到位。严格企业人事纸质档案转化为企业人事数字档案过程中的现场工作纪律。参与企业人事档案数字化工作的人员必须进行身份审查和登记备案并签订保密协议和保密承诺书，工作过程中必须登记工作日志表。规范企业人事档案数据，确保企业人事档案数字信息格式统一，数据规范、长期可读、方便共享。建立企业人事档案信息系统身份鉴别机制和用户使用权限授权管理机制，通过密码设备，遵守相关回避制度，保密、安全查阅和转递企业人事档案信息。

4规范化管理企业人事档案可提升企业竞争力

当前，市场经济不断发展，人才是企业竞争动力的主要要素。企业人事档案记载了职工个人的经历状况、现实表现，是以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格、照片等形式的原始记录，它是考察了解人才的重要依据，是落实待遇和澄清个人问题的重要凭证。企业对职工有向心力、凝聚力和约束力，同时个人对企业也有归属感和责任感，因此做好企业人事档案有利于职工队伍的稳定。利用人事档案信息可为就业者带来机遇，给企业带来活力和提供人才资源保证。结合企业人事档案的信息分析人才需求状况，为企业提供人才储备情况，为领导决策提供可靠依据。利用企业人事档案信息制订科学的人力资源计划，最终实现人力资源可持续发展。利用企业人事档案信息，对人才压力和人才缺乏等情况，通过资源调整和整合为企业实现合理流动和合理使用人才提供依据。企业尊重知识，管理使用人才，就要坚持人事档案管理工作原则，企业人事档案管理是动态的过程，是随着职工个人成长而连续不断地补充新内容的过程，形成材料互为依据、相互联系、互为补充，因此要从源头把住归档工作质量关，及时收集归档，确保材料的完整。加强企业人事档案管理规范化、制度化建设，维护企业人事档案的完整、真实、准确和安全及系统性，提升档案价值，更好地服务企业，促进企业发展。

5结语

企业人事档案是一个社会组织在人事管理活动中形成的，企业要积极使用科学管理模式和科学方法，提升企业人事档案质量，从切实维护职工切身利益出发，建立与完善管理制度，规范化做好企业人事档案工作，更好地服务领导决策和人力资源管理，促进企业发展。

参考文献

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［2］中共中央办公厅．干部人事档案工作条例［Z］．2018．

［3］王英玮．档案文化论［M］．北京：中国人民大学出版社，1998．

［4］华林．档案管理学新论［M］．北京：中国社会科学出版社，2010．

［5］蔡盈芳．企业数字档案馆建设理论与实践［M］．北京：电子工业出版社，2018.

作者：黄静 单位：昆钢档案馆