档案管理应用中计算机技术的必要性

摘要：随着计算机技术的迅速发展，计算机技术已经逐步应用在了全民生活中的方方面面，计算机的重要性不容忽视。同时，计算机与档案管理的结合，代替了人工在管理中的作用，可以大大减少因人为主观因素而造成的错误，使工作效率大大提升，档案管理更加轻松便捷。下文将对计算机技术在档案管理应用中的必要性进行简要分析。

关键词：计算机技术；档案管理应用；必要性

引言

近些年，计算机技术不断地发展，同时在计算机工作人员的努力下，对于人们日常生活中难以应付的，工作量大的困难工作都由计算机代替人工来运行。计算机早在几十年前就已经存在，当时的计算机就能够十分精确且快速的完成一系列人工无法媲美的工作，所以在这几十年的发展中，计算机的性能优点也越来越显著，人们将他穿插在日常工作中已成为十分普遍的现象。对于档案管理工作来说，该工作建立在大量的数据基础之上，而处理数据恰巧就是计算机最擅长的地方，其能够比人工更高效地完成档案管理工作。因此，将档案管理工作与计算机技术相结合是很有必要的。

1档案管理工作与计算机技术

计算机技术之所以能够被利用到档案管理工作中去，基于档案管理工作的工作性质，所以了解计算机技术在档案管理应用中的必要性首先要了解档案管理工作究竟是什么，在此基础上对计算机技术应用于档案管理工作的必要性的分析才更具说服力。

1.1档案管理工作内容

档案管理工作，是指对档案进行管理并对其提供利用服务的工作。在档案初到档案室时，档案管理员需要对档案进行收集，再进行详细的分类，最后经过一系列工作后将其保存供给下次利用。在这个过程中，最重要的就是对档案的进行分类，因为档案管理员往往保管着大量的档案，且档案往往零散混乱、量大难以分类，在档案逐渐增多的过程中，对档案进行合理的分类对于下次快速找到档案并予以利用具有非常重要的影响。同时，快速找到档案位置，是工作效率能否提升的关键之处。因此分类档案保存档案是每个档案管理员的最重要的工作部分。所以我们说档案管理是建立在大量数据的基础之上。

1.2计算机技术在档案管理应用中的必要性

根据上文对档案管理的论述，我们可以了解到档案管理是一项工作量大、难度大，需要在保存大量数据的同时又确保精确的一门工作。这样的工作对于人来说，确实是一项很耗费精力的工作，且工作效率难以得到保障。但将档案管理工作与计算机技术结合后会有很大改变。计算机技术是一种高速而精确的技术，他本身的运行就建立在计算机数据的运行之中。而且计算机拥有大量的储存空间，它能够在自己的计算运行中建立起一个丰富的分类储存程序，可以将大量的档案精确的进行分类。计算机在计算分类后可形成检索窗口，人们可以根据自己的需要通过计算机检索功能快速找到自己需要的东西。另外，计算机技术改变了以往传统的档案管理方式，他不再是将数据记录在纸面上，而是将数据记录在计算机中，不仅方便了记录，同时利于档案的保存，而且保存在计算机中的档案可以利用计算机的网络传递功能快速地在不同计算机之间传输，从而提高工作效率和档案保存的保密性。基于以上计算机技术在档案管理应用中的种种优点，我们可以说计算机技术在档案管理中是很有必要的。

2计算机技术与档案信息管理的创新结合

根据前文论述计算机技术在档案管理中的应用十分必要，因此随着计算机技术发展的不断进步，计算机与档案信息管理的功能也应该随之而提升，我们可以根据档案利用的实际要求对档案和计算机技术结合进行创新，这样在未来的发展中，计算机技术就会对档案管理产生更加重要的利用价值，我们的工作效率就会随之提高。

2.1利用计算机技术设计多样化检索工具

计算机技术可以利用多媒体显示数据，那么，在计算机档案管理工作完成后，我们可以利用计算机技术设计出更便于检索档案的工具，再利用多媒体技术显示出来。例如对于网络虚拟档案，我们可以精炼提取档案关键词和档案类别，需要者可以根据档案关键词、档案类别等等进行筛选。其次对于实体档案文件，我们可以利用计算机进行位置导航，精确筛查出档案放置的位置，帮助需要者找到档案。其次，计算机同时也可以记录档案取阅者的信息，以便档案在出现问题时可以找到责任人。利用计算机进行设计档案检索工具可以将计算机对档案的分类利用的优点发挥的更大。

2.2利用计算机技术帮助使用者理解档案

档案记录在计算机中时计算机会对其进行读取提炼关键词，所以计算机对档案信息的读取十分全面，计算机可以明确地对档案内容进行分列概述，那么我们就可以利用计算机的这一优点对档案进行转化以帮助使用者更方便的利用档案，例如我们可以将档案文字在需要时转化为语音以便档案利用者方便利用档案资料或者是在必要时可以采用语音记录将语音转化为文字生成档案保存。又或是档案资料在具有一定的关系时我们可以将其转化为关系图表以便我们可以直观地看出资料关系以提高工作效率。计算机技术同样在图像、字符、影响等方面进行转化，我们都可以利用计算机的这一优势将各种不同形式的档案资料进行不同形式之间的转化从而方便保存利用。

2.3利用计算机技术进行档案保密

档案有时是需要保密的，而人工的保密存在一定的不确定性因素，那么我们就可以依靠计算机技术对档案进行保密，同时还可以计算机技术对重要档案进行来访记录，以确保重要档案在保存中能够确保安全。例如我们可以计算机技术建立一个专门供档案传输的通道，这个通道不需要联网且仅供档案传输，计算机两边的交换者可以利用这一通道进行档案之间的交换传输，在这个绝密通道交换的时候需要使用者录入使用者信息，这样就能大概率的保证档案可以在安全的情况下被使用，同时又避免了实体档案在传输过程中可能会出现的丢失损坏情况。另外计算机可以利用数据编程系统在档案出现被盗取的情况下自动将档案进行封锁，这样又对档案的安全提供了另一重保障。

3顺应社会信息化的要求,全面提高档案工作者的素质

在当下这个信息技术和档案管理工作共同发展的现状下，只有提高档案工作者的个人素质才能够在信息化的世界里，将档案工作发展得更加符合我们的需求。当今世界，信息发展十分迅速，计算机技术也在高速的发展，档案工作者不能够只着眼于当下，他们也应跟随信息发展的脚步不断地进步，否则就只能被社会落下。如果固守传统的方式技术，不知道为工作注入新鲜技术，那就如同清朝的闭关锁国政策，被世界鄙视。所以，要想在这个高速发展的社会立足，档案工作者必须不断地学习掌握新的技术。当然我们所说的学习并不是一味的向新事物看齐，档案工作者要学会取其精华，弃其糟粕，在传统的旧技术的基础上，增加一些新的技术，将更高效的技术进行新旧结合，这样在有利于档案工作的进行。在信息化的社会，不只是档案工作者，任何职业的工作者都要学会顺应时代，改革创新。尤其是像档案管理工作这种容易被计算机技术代替人工的工作，大部分的基础档案工作者就已被计算机代替淘汰，所以仍保留在档案工作者位置上的档案工作者更要把握这个机会，不断地更新自己对计算机管理所掌握的知识，以促进对档案管理的方法更新，不断地提升自己的个人工作素质，这样才不会被社会淘汰。

4结束语

综上所述，计算机技术在档案管理工作中起着十分重要的作用，但是计算机技术与档案管理的工作的结合并不能止步于此，未来计算机技术将会不断地发展，人们对于档案管理工作的要求也会越来越复杂，人们对于工作效率要求也会越来越高，因此我们需要在不断的发展中创新计算机技术与档案管理工作的结合，使档案工作在未来的发展中能够越来越完善。

参考文献：

[1]梁海荣.计算机技术在档案管理应用中的必要性分析[J].电脑知识与技术,2013,9(17):4117-4118.

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[3]任艳菊.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].沿海企业与科技,2005(09):166-167.

作者：颜红 单位：江苏省洪泽区人民法院