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内部审计下医院经济合同审计浅探

摘要:本文从医院经济合同审计工作的现状展开分析,总结医院经济合同审计工作的方法,对HRP系统中合同审计方法进行初步探讨,为医院合同审计工作发展建言献策。

关键词:医院;经济合同;内部审计

一、关于医院经济合同审计的概述

在新时代背景下,信息技术迅猛发展,国内医院逐步引入医院资源规划(HospitalResourcePlanning),将合同管理模块嵌入HRP系统。在此过程中,内部审计部门应在梳理医院经济合同审计方法的基础上,及时、科学、合理的调整审计工作策略,要符合医院发展规划、紧跟时代步伐,推动医院可持续发展。

二、医院经济合同审计现状

1.合同送审资料不明确、不规范

现如今随着医院规模扩张,医院的经济活动和业务活动类型高速拓展,设备、维保、耗材、试剂、药品、服务采购类、基建、工程修缮类、信息软件开发、租赁、医联体项目等类型的合同应运而生,种类繁多。部分医院审计部门未对送审资料类型进行规定,导致经办部门在提供送审资料时无据可依,只能根据自身理解和经验提供资料,不能保证资料的完整性、符合性、相关性。因资料提供不规范,极可能致使审计部门在审核经济合同时做出不合理的判断,或致使审计部门反复和业务部门沟通以获得必要资料,增加沟通成本,降低审计效率,滞缓合同签订的时间。

2.合同审计底稿与意见评价缺失

目前,国内大部分医院内部控制体系尚未达到高度成熟的阶段,经办部门人员内部控制意识薄弱,若审计人员对合同审计意见仅是口头交流而未形成书面意见,致使经办人员重视度低,错误重犯率上升,从而导致合同不断被退回业务部门整改,增加合同签订时间。且完整编写审计底稿,出具审计意见评价,对合同出现的问题进行整理归集,有利于审计部门留存证据,总结合同管理中的共性和个性问题,为进一步完善合同管理制度提出合理的、可执行性建议。

3.合同审计链条未形成闭环

目前,不乏有内部审计部门将合同审计的重点放在合同签订过程中,而对合同执行中审计置若罔闻。前期签订前审核只能保证双方的权利义务完整体现在合同文本内,不能保证后期权利义务的履行完全按照合同文本执行。在实际的合同执行中,前期合同签订过程合理合规,但仍有不良供应商会在合同签订之后“下功夫”。例如,有的供应商以功能齐全、性能良好的设备A中标,但在实际验收时,却替换为性能、功能都相对较差,但能满足功能需求的设备B,合同价款等依然按照设备A的执行。或者,供应商以中标产品淘汰或升级更新为由,验收时未提供中标产品,而提供“更新升级”后仍能满足功能需求的新产品。以上两种情况实质上都属于虚假应标的情况,而验收部门及使用科室因缺乏风险意识,极有可能以满足科室需求为由通过验收。但其实这是严重损害医院利益行为,性质极其恶劣,甚至可归类为合同诈骗。若审计部门不对后续合同执行过程进行审计,从专业的角度提出风险点,协同多部门对合同执行的遵从性进行探讨,便会让不良供应商有机可乘,使医院陷入纠纷的概率大大提高,不利于维护医院的合法利益。

4.HRP系统合同审计方法的滞后性

随着现在信息技术的迅猛发展,医院经济业务活动急剧增多,为整合医院已有信息资源,许多医院引入医院资源规划(HospitalResourcePlanning),通过信息化手段,搭建HRP系统平台,并将合同管理板块嵌入其中。这无疑是对合同审计的全新考验。部分医院HRP系统中的合同管理模块属于运行的初期探索阶段,系统搭建尚不成熟,系统合同效期计算规则不完善,经办人员合同到期日等内容填写不统一,可能导致系统内合同到期日与合同中实际有效期不符,影响后期有效期提醒功能的准确性。而部分审计人员在对合同进行线上审计时,仍然按照纸质合同的审计方式进行审核,不注重系统信息与合同文本的校对,未根据实际情况,新增审计关注点。

三、医院经济合同审计的建议

1.明确、规范合同送审资料

内部审计部门可根据医院的实际情况,运用共性和个性的思维,将合同进行分类。分类的依据可以按照经济合同本身的类型进行分类,或者根据主管业务部门对合同进行分类,还可根据资金经费来源进行分类。在对合同进行分类的基础上,可以和相关经办部门探讨,梳理出合同送审资料清单,例如:合同文本、招投标文件、评标报告、中标通知书(采购小组的评标意见或谈判纪要)、采购预算或院务会审批意见等等。其次,针对不同类型的合同,梳理审出计所必需的资料,例如部分药品、耗材、试剂或者工程类合同,对供应商资质有特殊要求的项目,应将供应商资质也列入送审资料清单中;耗材、药品的引进,有特殊流程的,也应将对应流程的审批文件纳入送审清单中。总之,梳理、归纳送审清单是进行合同审计的第一步,明确、规范的送审资料,有利于合同审计工作的顺利开展,节省沟通时间,提高合同审计效率。

2.编制审计底稿与评价意见书

审计底稿与审计评价意见书是能体现审计工作成果的重要形式,亦是一种严肃、正式的沟通方式。内部审计部门作为医院经济合同的审签部门之一,应该对所审核的合同进行登记,可以设置合同审计台账,以备后期查证。其中,对查验出不合理合规的合同,应以审计底稿的方式进行记录并反馈给经办部门确认。合同审计工作底稿至少应包含以下几项内容:底稿编号、合同名称、送审部门、送审时间、审计审核意见及建议、相关审计人员及复审人员签字等。编制审计底稿的同时,应该采取影片或者扫描文件等方式对有疑问的资料进行取证留存,保证审计档案的完整性。每月或固定时间对合同审计底稿进行归纳整理,梳理出经审计发现的高频率问题,协同采购、财务、纪检等多部门进行讨论,深入挖掘问题的实质,探讨解决方案。若属于合同管理制度不健全、不合理的,应及时进行修订、完善,共同推动医院高质量发展。

3.完善合同执行中审计链条

合同执行过程中审计顾名思义是对合同履行、变更、解除的合规性、合理性进行检查监督。合同在履行过程中,审计首先应关注合同文本内容是否严格执行,合同的签约方、标的物数量、质量、金额、时间等核心条款,是否与合同内容完全保持一致。其中“时间”条款作为重点要素之一,其时效性要求供应商必须按规定的时间提供相关设备或服务,否则必须承担相应的违约责任。在审计合同变更和解除时,应重点关注变更事项的合规性、合理性。例如,签约方的变更包括名称、账户、组织关系的变更等,除了考虑变更的合法性外,更应考虑变更的实质,谨防合同诈骗。合同的解除应关注是否经相应的内部权限人审批,需要上级审批的合同是否执行相应的审批程序。审计是合同执行中的重要环节,审计部门可连同法务部等多部门共同进行监督。

4.基于HRP系统下合同审计方法的探讨

相对于传统纸质的合同审计工作,HRP系统中的合同审计工作关注点更多,关注范围更广。首先,在系统试运行阶段,审计部门应重点关注权限设置的合理性。例如,合同附件、信息修改权限的控制。若不设置附件、信息修改权限控制策略,可能导致已审批合同信息及附件内容被随意替换、更改,无法确保系统中合同信息、电子版附件的一致性和准确性。因此需要确保经办人提交合同审签流程后,不能随时修改系统中合同信息、替换合同电子附件,只能在合同审签者驳回合同之后才能进行修改,且系统应记录最后一次修改时间。其余审签者不得修改任何附件及合同信息。其次,还应关注合同数据查询权限的设置情况。流程中相关人员不应有查看所有合同数据的权限,否则容易导致合同内容、产品价格等涉密信息泄露等风险,应针对不同部门、岗位人员分级设置合同数据查询权限,并且明确合同数据查询授权审批流程。再者,应关注审签流程的完整性。审签者在流程驳回时,应填写详细的原因和修改意见,以便后续审签部门领导可通过系统审批记录了解合同修改情况。最后,审计人员在线上审批合同时,除了注重合同内容的准确性、完整性,还应将合同信息与系统信息进行比对,确保系统字段填写完整、准确。

四、结语

合同审计工作是医院稳定、可持续发展的重要运行保障,内部审计部门应切实发挥内部的监督、咨询功能,内部审计工作人员更应顺应时代潮流,发扬探究精神和创新精神,更新工作思路,创新工作方法,尽量避免医院陷入合同纠纷,保障医院合法权益不受侵害,为医院发展保驾护航。

参考文献

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6.卫生系统内部审计操作指南.北京:人民卫生出版社,2012.

作者:昌淦淋 单位:四川大学华西第二医院

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