科研单位人事档案管理问题及对策

摘要：开展高质量的人才档案管理工作有助于提高科研单位内部的综合管理水平，间接提升科研成果质量。本文将以科研单位人事档案管理为重点，从管理意识、管理制度等几方面的问题及相应优化对策两种角度进行详细阐述，希望能够为从事相关工作的人员提供一些工作思路，仅供参考。

关键词：科研单位；人事档案；信息化建设

人事档案是由人事管理活动组成的，它为人力资源的管理提供了基本的条件。如今，时代在发展，社会在进步，人事档案信息化建设更要成为档案管理工作中的重点，档案工作的规范标准化可以帮助人力资源管理利用更为合理。为顺应我国不断加快的人事制度改革，应当通过多种手段不断提升人事档案管理工作质量。尤其是在相关科研单位中，由于人事档案管理工作对人力资源开发利用的重要作用以及科研人才在我国科技领域的重要地位，使得此类单位的人事档案管理建设更加重要。

1科研单位人事档案管理中存在的问题

虽然人事档案管理工作历来是我国各企业与单位的工作重点之一，且已经具有数十年的发展历史，但在当前多数科研单位的人事档案管理与建设中仍然存在较多问题，降低了人事档案管理工作的质量，具体问题有以下几点。第一是管理意识较弱，当前很多科研单位只注重对科研成果的探讨，忽视了其他相关工作的重要性，如人事管理工作对科研单位的具体科研成果并无直接帮助，所以并未将该工作提上工作日程，致使很多管理难题缺少资金、时间以及人力资源来进行解决；第二是管理制度不完善，管理制度是进行实际管理工作的具体框架，需要相关人员在制度规范下进行操作，但由于部分科研单位的管理制度存在漏洞，使得人事档案管理工作质量难以提升；第三是管理模式老旧，部分单位仍旧采用传统管理模式，未进行更新改进，不仅档案资料收集、更新不及时，而且档案材料的制作存在较多不规范现象；第四是基础设施建设落后，当前我国各单位的人事档案以电子版和纸质版相结合的方式进行管理，但部分科研单位对于进行纸质档案存放的基础设施建设并不到位，使档案存放存在一定的危险；第五是信息化建设滞后，由于科研单位领导层对该工作的忽视，使得单位内缺少相应的计算机、扫描仪等设备，或设备的数量、型号不足以支撑信息化管理体系建立，难以开展现代化的人事档案管理工作信息化建设；第六是管理人员职业素质较低，多数管理人员并未接受过系统培训，不具备专业的管理理论与技术，使档案管理一直停留在人工整理、归档的水平上，即使单位内具备一定的信息化设备也难以达到理想的管理状态[1]。

2科研单位人事档案管理的优化对策

2.1强化管理意识

在任何工作中，树立正确思想意识都是保证此项工作实际质量的重要前提，所以相关领导层以及基层管理人员都要树立起先进的管理意识。对于领导、单位相关负责人应该充分重视人事档案管理工作，将其提升到单位骨干队伍建设的高度上来，将其纳入日常工作中，并成立档案管理领导小组，专门负责档案管理工作的查检、指挥、监督等任务，一旦发现问题务必要及时指出，并帮助基层管理人员以寻求外界帮助、加大建设投入等方式解决问题，而且要对此问题的主要责任人进行追责，提升其他管理人员对自身本职工作的重视度；在基层管理人员层面，要通过宣传敬业事迹、社会主义核心价值观等方式增强管理人员爱岗敬业的责任意识，并通过开展以“人事档案管理工作重要性”为主题的单位会议的方式加强管理人员对自身工作的重视，以此强化基层管理人员的管理意识[2]。

2.2完善管理制度

管理制度是科研单位相关人事档案管理人员在进行具体档案管理工作时所应遵守的框架，一旦制度出现漏洞则可能会造成重大工作失误，对单位成员以及单位本身均造成巨大损失与影响。在进行制度完善的过程中，第一要重视规章制度的合理性、科学性，其具体概念一定要符合单位实际特点，以适配单位档案管理的需要；第二要保证制度具有一定可操作性，既简单、明了、具体，又方便可行，使相关管理人员能够按照此制度进行实际管理工作，对其工作起到一定的指导与规范作用；第三要保证制度的严肃性，要使领导与基层员工都严格遵守此管理秩序，需要确保制度的权威性与严肃性，即一旦违反规章制度须立即进行处罚，保证所有人员都在此制度的约束下进行工作[3]。如在人事档案交接工作中，要对档案交接手续进行明确规定，使管理人员在进行此项工作时有章可依、有据可循，具体包括：对所管理的档案进行一次彻底清理，做到账务相符；对借出的档案要及时督促归还，并在借据上注明原因及归还情况；对未整理的部分文件材料要归类存放，整理排序后及时归档等[4]。

2.3创新管理模式

创新管理模式能够使科研单位的人事档案管理工作焕发出新鲜活力，主要是指将管理手段向现代化过渡，学习其他先进单位乃至其他先进国家的管理经验，采取信息化档案管理体系、更新档案管理技巧以及强化人才队伍建设等内容[5]。以更新档案管理技巧中的人事档案材料收集方面为例，为改变档案信息严重滞后的现象，应当要求管理人员摒弃传统的被动收集方法，主动出击，及时搜索与档案相关的各种材料，并耐心归整、细心鉴别，务必做到取之有据，对不符合归档要求的材料要及时清理，手续不齐全的材料更要退回相关部门进行补办，确保材料完整、手续完备，保证人事档案管理的权威性、精准性和真实性。

2.4加强基础设施建设

由于纸质版人事档案具有一定脆弱性，在进行保存时需要注重防潮、防火、防虫等一系列事项，否则将对人事档案造成不可挽回的损失，尤其是科研单位中各科研人员身份的特殊性，使该类单位的人事档案保存基础设施建设工作显得更加重要[6]。在档案库房设置方面，档案库房、阅档室与档案人员办公室要三室分开，在进行档案查阅时也要严格按照相关规定中的具体程序在阅档室进行查看，查看完毕后应及时归档，避免档案混乱；在档案防潮、防火、防虫方面，需要购置铁质档案柜，配备一定数量的空调、去湿器、灭火器等设备，并放置樟脑丸等药品预防虫咬，另外要定期检查各种装置是否能够正常使用，对于出现故障或过期的安全设备应及时进行维修与更换；在其他管理设施方面，人事档案管理工作除保存外还提供整理、查阅、打印等多项服务，所以要按照档案保存量购置一定数量的打印机、传真机等设备，供其他管理服务使用。

2.5加快信息化建设

科研单位的人事档案管理工作向信息化方向转变，能够使其管理过程由繁变简、工作难度由难变易、管理质量由低变高，是工作变革符合时展特征的重要体现。对此，需要对信息化系统进行整体建设，首先需要建立一套完整的人事档案信息化管理标准，此标准建立的主要目的是为相关管理人员提供操作指导以及操作规范守则，其中不仅包括人事档案电子文件的构成、归档过程的规范以及电子档案信息资源标注方法，还要包括描述与存储，查询与交换，网上传输和管理等诸多方面；其次要加快相关硬件设施建设，主要包括够量的数字化设备以及人事档案信息网络系统，唯有将此二者配备到位，才能够为数据传输、交换及共享提供基础条件；再次要进行应用系统建设，主要内容包括人事档案信息的采集、整理、利用和安全等方面，一定程度上涉及了人事档案信息化建设效率与质量，并集中体现了人事档案信息化建设带来的效益和档案信息服务带来的效果；最后要加快人事档案信息资源建设，该内容是信息化建设的核心部分，主要包括档案目录中心数据库、各种数字化档案全文及专门数据库等，以便进行档案数据的采集与接收等管理操作；另外还要构建单位内部各系统间的互通渠道，将人事档案管理系统与人事管理系统、科研档案管理系统相结合，并通过权限管理措施严格管理人事档案去处，既能够提高人事档案管理工作的便捷度，又能够充分保障其安全性[7]。

2.6注重人才管理

人事档案管理人才是进行此项工作的重要环节之一，需要科研单位相关负责人在此类人才管理方面给予高度重视，提供相应的人力、物力资源，不断提高档案管理人才队伍的职业水平。在此方面，需要以优中选优、宁缺毋滥为原则进行人才选取与培养，一方面要不断扩充原有人才队伍的职业技能，通过定期、分批地组织系统培训的方式使原有管理队伍的管理理念、理论以及技能得以更新。以中科院干部人事档案管理培训班为例，该培训班共有各科研单位近130人参加，在培训中对中科院干部人事档案管理工作制度进行了宣贯，对档案整理查缺及重难点事项进行了解读，对人才中心人事档案管理有关政策和工作流程进行了解析，并部署了档案管理相关工作，通过此次学习，学员普遍反映，培训期虽短但学到了很多实践经验，并掌握了很多管理办法，对今后的人事档案管理工作起到了指导作用[8]。另一方面也要畅通社会人才引进路径，以当前单位所缺少的管理人才类型为基础、以较为优厚的薪资和福利待遇为条件，面向社会公开招聘此类型人才，特别是对部分急需或紧缺的人才，如信息化管理系统建设人才等，在条件允许的情况下应当开通绿色通道，跳过招聘模式直接从其他单位进行临时抽调，负责当前单位内的紧急任务，而为了保证所招聘人才质量，既要对所招聘人员的所学专业、工作年限等条件进行限制，也要对其实际工作质量进行考核。

3结语

总而言之，通过明晰当前我国科研单位在人事档案管理工作中的普遍问题，并以此为基础提出相应优化对策，有助于我国相关科研单位不断改进自身管理工作、提高管理质量，为科研人员解除后顾之忧，使其全身心地投入到科研事业当中，充分发挥科研人才的潜力优势，促进科技进步。

参考文献

[1]张勤生.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].兰台内外，2019(14)：23-24.

[2]杨群.大数据背景下科研事业单位人事档案管理工作创新策略[J].兰台内外，2019(7)：78，80.

[3]杜亚君.农业科研单位人事档案管理常见问题分析及解决策略[J].南方农机，2019(2)：140.

[4]刘倩.基于大数据背景下民政档案管理工作创新策略[J].办公室业务，2019(10)：122.

[5]张勤生.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].兰台内外，2019(14)：23-24.

[6]周晓玉.大数据背景下医院人事档案管理的态势分析法分析及策略[J].实用医技杂志，2019，26(5)：648-649.

[7]李新媛.浅析大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式[J].兰台内外，2019(13)：22-23.

[8]王德英.浅谈大数据背景下机关单位档案管理工作创新[J].办公室业务，2019(8)：98.

作者：孙佳 单位：武汉市土地利用和城市空间规划研究中心