水利电子科技档案利用和管理分析

【摘要】水利电子科技档案是水利科研活动的重要原始记录，它的高效利用和科学管理，是衡量一个单位综合实力的重要尺度，应给予高度的重视和有针对性地投入支持。文章以四川省水利水电勘测设计研究院为例，通过分析该院水利电子科技档案在利用和管理上存在的问题，来探讨构建系统、科学、高效的水利电子科技档案管理平台的一些常规途径和办法。

【关键词】水利电子科技档案数字化长效机制

1引言

水利电子科技档案是水利科研活动的重要原始记录，它既是水利工程建设过程的真实反映，又是建设发展的重要依据，具有技术含量高、专业性强的特点，与实物档案相比又具有存储方便、利用便捷的特性。不仅能给拟建和在建水利工程项目提供借鉴和参考，而且对水利工程的运行和更新改造起着十分重要的指导作用，是推动水利课题研究和技术进步的基础。水利电子科技档案的高效利用和科学管理，是衡量一个单位综合实力的重要尺度，对提高单位的科研决策水平、工作质量和效率，促进各方面发展起着不可或缺的重要作用，应给予高度的重视和有针对性地投入支持。本文以四川省水利水电勘测设计研究院(以下简称“省院”)为例，从该院2016－2018年水利电子科技档案的接收和整编等数据着手，通过分析该院水利电子科技档案在利用和管理上存在的问题，来探讨构建系统、科学、高效的水利电子科技档案管理平台的一些常规途径和办法。

2省院在水利电子科技档案利用和管理上存在的问题

省院历来重视水利科技档案的管理，但在水利电子科技档案的利用和管理上却较为薄弱。2016开始，省院档案室陆续梳理、规范了水利电子科技档案归档流程，开始尝试探索水利电子科技档案(包含描、蓝图和各种报告文本)的整编。表1是省院2016－2018年档案接收与入库等数据对比。从表1的数据可以看出，省院传统水利科技实物档案的接收量和整编量比较稳定，而水利电子科技档案的接收量和整编量差幅却很大，从中可以看出以下三点问题:(1)所有的水利科技实物档案均有一一对应的原始电子文件，且年产数量巨大;(2)水利电子科技档案的整编量与实物档案的整编量相距甚远;(3)水利电子科技档案的借阅量几乎为0。从以上三点问题，对应做如下三点分析:第一点是数量上的分析。这次统计的水利电子科技档案数量仅仅是近三年的一个数据，如果追溯到电脑的普及应用开始，那么省院的水利电子科技档案数量起码是六位数以上。如此庞大的量，如果经过系统的入库和科学的管理，那将是一笔巨大的知识财富，必将极大提高该院的设计工作效率，也可以减少实物水利科技档案的整编工作量，减轻库房库容的压力等。从统计的结果来看，省院早已进入了电脑出图和电脑出稿的阶段，在2000年的时候，就曾出台过《关于试行电子文件归档工作的通知》，但最终这项工作没有得到推进，不了了之。省院的描图、蓝图和各类设计报告文稿虽然分散在各技术人员手中，但是最后都会从印制室统一印制，如果在这个环节，能够做到设总、印制出版人员、档案室组长三者之间的完美对接，确保每个项目在各规划阶段(分别有规划、建议书、预可研、可研、招标、技施、设计总结和竣工等阶段)所出的报告和图纸为终版存档，就不会出现一个实物报告档案四五个版本重复归档存档的情况。第二点是对水利电子科技档案整编现状和工作手段的分析。目前，省院对水利电子科技档案的重视程度还不够，管理手段较弱，虽然2015年再次出台了《关于印发〈设计产品电子编码和资料归档管理暂行办法〉的通知》，但收集到的电子档案仅仅是用Excel表格进行一个目录统计和管理，存储分散，没有系统性，而且极度不安全，随时有丢失或被病毒损坏的可能。第三点是对水利电子科技档案的利用率分析。借阅量几乎为0，说明这些设计稿件的电子载体并没有被视为档案来向设计人员提供借阅服务，也并没有像实物档案那样有一套完善的借阅流程和借阅手续，电子档案借阅快捷、利用方便的优势并没有被发挥出来。综上，可以得出省院在水利电子科技档案利用和管理上存在的问题根源在于:对水利电子科技档案的重视程度不够，管理技术和管理水平不高。

3加强水利电子科技档案利用和管理的途径与办法

如何有针对性地加强水利电子科技档案的数字化建设和管理，构建一个系统、科学、高效的水利电子科技档案管理平台，将是省院今后需要投入人力、物力重点研究的课题，笔者有如下几点意见以供参考。

3.1高度重视水利科技档案的数字化建设和科学规范管理

一是要引进档案数字化制作和管理系统。市面上开发科技档案管理软件的公司规模有大有小，已开发应用的软件多种多样，侧重点各不相同，如果目前因为一些条件的制约不能量身定做适合省院水利科技档案管理的专业软件，可以选择市面上比较热门的几款档案管理专业软件进行试用，选择一款经济实惠，能满足省院现有管理需求的软件，先行铺开水利电子科技档案电子化管理这项工作;或者可以尝试完善省院闲置的OA系统，将MIS信息管理系统与OA系统相结合，搭建一个共享平台，这样能较为高效、完整地实现水利电子科技档案资料的电子化、网络化集中管理，并能对其流转过程进行实时监控。二是要加大对水利科技档案数字化建设和管理的宣传力度。逐步将水利科技档案数字化意识深入每位职工特别是专业设计人员的心，为数字化管理的有序开展提供全方位支持。尤其是档案管理的相关责任部门，要积极推进水利科技档案数字化管理设想的落地，并朝着流程化和科学化方向发展。

3.2推进“数字档案室”建设，有序建立水利科技档案的多元化入库和管理维护

一个符合省院科技档案管理特点的、完整且全面的“数字档案室”，不仅是对现有水利电子档案的收集管理，还应涵盖已经归档入库(实体库房)的各类报告、文献、描图、蓝图等。省院目前对新产生的水利电子档案可以采取两条收集途径，一条途径是要求各设计人员在将设计阶段底稿进行归档的同时将对应的电子稿件进行归档，不过这样入库的水利电子档案就工程项目来说是分散的，而且有一定的滞后性，不便于档案室人员进行整理;另一条途径是从印制室出版印制后，根据时间顺序，统一在年底与档案室进行交接，但是，印制室也无法确定同一个工程在不同设计阶段多个版本的终版问题且仍然存在滞后性，这两条途径都有弊端。最好是在确定数据库的时候，就选择具有预归档收集功能的管理平台，功能包括电子档案接收、档案资料征集、科学合理的目录检索、库房动态管理查询、在线借阅审核等等。在全院进行推广，并明确发文由生产技术部负责各项目在各阶段的设计报告和图纸定稿后，限期(例如三天之内)完成上传预存档;档案工作人员要及时进行整理、分类，建立科学合理的档案目录并每月进行盘点、公示，方便设计人员能随时查阅。然后通过两种方式，第一种是扫描的形式，将那些无法追溯电子版本的稿件整理成PDF文件录入管理系统;第二种是利用二维码技术，对时间较长、数量较多、不便于扫描的档案进行便捷的借阅管理，同步于库存。最后，对所有的水利电子科技档案载体，定期进行检测和维护，确保水利电子科技档案的安全性和可持续利用状态。

3.3建立健全水利科技档案数字化管理的长效机制

首先，一个好的机制能够确保一项成果落地生根，持久发挥功效。省院应以《档案法》为指导，建立健全水利电子科技档案归档和借阅管理制度，对专业技术人员预归档内容实行项目负责人、档案管理员和档案主管“三审”制度。“数字档案室”面向全院开放，每个人可通过自己的域账户进行登录，随时查阅自己所需档案，如需下载则需根据用户权限和电子科技档案的保密程度进行“二级”或“三级”(技术部门负责人、档案管理部门负责人以及分管院领导)审批申报;其次，将水利电子科技档案管理工作纳入各级领导、专业技术负责人职责范围之中，用制度来要求各级领导和工程技术人员在进行工程建设管理的同时对水利电子档案同步进行归档管理，并纳入年终绩效考核;再次，要制定适合省院实际情况的水利电子档案安全管理制度和保密制度，通过加强网络安全管理、库房安全建设以及各种设备设施的定期检查维护，确保水利电子科技档案的安全与完整性;最后，要制定系统、合理的培训体系，加强水利电子科技档案管理人才队伍建设。

4结论

省院应尽快引进数字化档案制作和管理系统，将“数字档案室”建设提上议事日程，针对现有的问题，及时转变理念，调整对水利电子科技档案管理的定位，积极对水利电子科技档案数字化建设进行有针对性地投入和开发，早安排、早规划、早布局。只有尽快推进水利电子科技档案数字化建设，构建系统、科学、高效的“数字档案”管理体系，充分发挥水利电子科技档案在收集、存储、以及利用等各个环节对拟建和在建项目的借鉴和指导作用，才能最终实现水利电子科技档案的最大价值。

参考文献

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作者：苏翔 单位：四川省水利水电勘测设计研究院