高等院校档案管理信息化建设研究

摘要：随着科学技术的迅猛发展，计算机技术逐渐融入到日常工作和生活中，并给工作和生活带来了天翻地覆的变化。对于高校档案管理来说，信息技术的应用使管理工作更加准确完整、高效有序，同时对于档案资源价值的开发、利用起到了很大的促进作用。本文将针对高校档案管理信息化建设进行深入探讨，并对高校档案管理信息化发展过程中存在的问题提出合理的改善措施，从而促进高校档案管理的信息化建设。

关键词：高等院校；档案管理；信息化建设；紧迫性

高校在开展各项事业和扩大招生规模的同时，档案的数量、类别和载体在逐年增长，高校档案利用范围越来越大，服务对象越来越广泛，与之相应的档案管理工作的要求也在逐渐提高，加强高校档案管理工作的信息化建设至关重要。随着信息社会的不断发展,信息化技术正逐步渗透到社会的各个领域,然而现阶段高校档案管理工作明显滞后于档案管理信息化的现实需求。新时期如何加快档案工作的信息化进程、推进档案事业的可持续发展,成为高校档案工作面临的一项重要课题。

一、高校档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理信息化建设缺乏重视随着信息技术的不断发展，高校档案管理的作用愈发显著。但很多高校一直将学校建设的重点放在提升教学质量上，将管理的重心投入到各项科研工作当中，并未充分认识到学校档案管理工作的重要性。由于对档案管理的重视不够，从而忽略了学校档案管理工作的开展。档案管理工作作为高校管理的重要内容，对推进学校各项工作意义重大。目前，虽然很多高校在档案管理过程中已经开展了信息化建设，但由于对档案管理缺乏足够的重视，在进行信息化建设的过程中投入的各项资源较少，导致档案管理信息化建设进度较为缓慢。

（二）信息化建设缺乏相应的技术支持高校档案管理工作在投入建设的过程中，不仅需要管理人员的重视，还需要先进的硬件设备以及软件系统的共同支撑，但这必须有足够的资金投入，才能够促进档案信息化建设的完成。相对来说，高校资金较为紧张，因而档案管理的人力、物力、财力投入欠缺，计算机硬件、软件设施薄弱，档案管理数字信息化的软、硬件系统更新升级缓慢，维护不及时，导致档案管理信息化程度不够，档案管理的现代化程度不高，影响了档案管理的信息化进程。这是很多高校的档案管理信息化效率低的直接影响因素。

（三）高校档案管理人员整体素质较低为了适应时代的发展，高校档案管理人员应当不断提升自身的管理水平，通过对档案管理理论的学习和先进技术的运用，从而更加熟练地对高校的档案资源进行有效地管理和整合，形成清晰的管理体系。但就目前高校的档案管理人员来说，普遍存在知识储备低下，管理水平较弱的现象。由于档案管理人员能力的限制，导致高校的档案管理工作无法与时俱进，从而影响了高校档案管理的信息化和专业化的开展。

二、完善高校档案管理信息化的措施

（一）加强重视，完善高校档案管理制度为了更好地实现高校档案的信息化管理，确保档案信息化工作健康全面发展，应在在思想上给予重视，改变陈旧的档案管理理念，明确信息化管理的重要性和必要性，制定符合高校档案发展的有效措施和管理制度，完善档案管理制度，实现对高校档案的规范化管理。如果管理层在思想上缺乏对档案管理的重视，那么在制定管理措施时，就会缺乏系统性或者不能从根本上提出相关的管理措施，无法对档案事业的发展起到实质性的作用。应根据档案管理的新要求结合新修订的《中华人民共和国档案法》，研究制定结合高校现代化档案管理模式，运用新方法、新途径把档案信息化管理工作列入高校档案管理的重要议事日程。

（二）培养高校档案管理人才为提高高校档案管理信息化管理水平，应要求档案管理人员不断提升专业知识和业务能力。首先定期定向开展专业技术培训，加强学习专业技术、计算机技术能力，培养出能够适应岗位需求的实践性人才。其次，定期开展理论学习培训，培养档案管理人员先进的档案管理理念与科学的管理方法。再次，定期开展职业素养、道德法规等方面的培训，培养档案管理人员的高效服务意识，提升档案管理人员的综合素质。最后，通过开展专题展览和宣传教育，增强对档案管理重要性和责任性的认识，扩大档案在高校的影响力。加强高校档案管理信息化建设，打造一支数字信息化档案管理人才队伍，使档案管理工作更好地为学生及社会服务。

（三）完善软硬件设施高校档案管理信息化建设需要资金支持。首先，需依托计算机技术、数字技术、现代通信技术等构建一个多元信息传播、存储系统设备，为档案管理信息化工作的有效进行提供保障。其次，提高档案管理工作的效率，需要完善、先进的硬件设备和软件设施，定期更新计算机设备，更新优化档案管理信息设备，定期对档案管理信息化软件进行升级，构建符合数字化信息化时代要求的现代化档案管理系统。再次，重视网络建设。现代的档案形式多以电子档案为主，要想对其充分利用就必须统一高校各个部门之间的档案存储模式，进行各部门的对接，通过流畅快捷的网络技术，保证档案传输与保存的顺利，从而对其进行标准化的管理。最后，建立符合高校规划档案管理需要的数据库，与其他部门数据库进行对接，通过大数据技术的有效应用使档案管理工作便捷有效，实现数据信息共享。随着时代的进步、科技的发展，信息化技术应用于各行各业。互联网技术的迅速崛起带动了档案管理工作的发展，微信、微博、网站、App等互联网平台为高校档案的信息化管理提供了更好的途径。通过线上、线下相结合的管理模式，使档案管理工作能够符合时展的需求，利用在线预约和查询的方式降低档案管理的管理成本，从而实现平台和个人相互连接的便捷程度，增强用户的体验感，使高校的档案管理信息化工作更好地为社会服务。高校档案是高校发展、改革过程中重要组成部分，承载着高校成长与发展的历史轨迹。结合高校实际情况，高校档案管理工作必须根据时代要求不断提升管理水平，全面发挥档案管理信息化的作用。新时期对档案管理工作提出了新的要求，因此加强档案管理信息化建设至关重要。应加快推进档案信息化建设，充分发挥档案资源在高校建设与发展中不可替代的作用。

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作者：张红 单位：西安建筑科技大学档案馆