知识管理的企业电子档案系统建设思考

摘要：随着知识经济时代的到来，企业需要将档案不断转变为企业知识，以更好地促进知识共享与传播，进而提高组织知识创新能力与核心竞争力。本文以企业档案管理为例，阐述了以知识管理为导向的企业电子档案系统建设的一些思考，希望对企业档案信息化建设方面提供一些有益的建议和参考。

关键词：电子档案管理系统；知识管理；系统集成；知识共享

随着市场经济体制的建立和发展，我国社会信息化程度不断深入，信息载体的多样化、管理对象的数字化，使得企业档案管理手段和模式发生着重大的变化，档案管理的内涵也不断被延展。企业档案是对企业重要信息资源的收集和汇总，更是企业知识的归纳和凝练，而知识管理则是对企业内外部各种信息和知识资源的有效识别、全面收集、科学加工和充分利用[1]。企业档案信息作为知识资源管理的重要源头和基础，其管理模式应以企业知识管理为导向，而企业知识管理要以档案管理为核心，通过对企业知识的充分共享和有效利用，以期不断提升企业管理效率、创新能力和核心竞争力[2]。本文以企业电子档案管理系统建设为主线，提出基于知识管理的企业电子档案管理系统建设和改进思路，并对电子档案系统深化应用提供了方向性的建议。

一、企业电子档案系统建设思路

企业档案作为企业重要信息资源的收集和汇总，是企业知识的归纳和凝练，企业需要借助新的信息化技术措施、新的管理模式，不断拓展企业档案的整合范围、加强企业知识的分析和整理，深化企业知识的共享和利用，使企业档案伴随着企业知识管理层次的加深而呈现出新的价值[1]。

（一）统筹规划，扩展整合范围

企业电子档案系统是对企业经营、党政管理等文件材料进行收集、保管和利用等，随着企业信息化工作的不断深入，企业各类应用系统，如：ERP、OA等逐步投入使用，企业所产生的大量电子化、数字化文件是企业经营活动中重要的知识资源，需要通过电子档案管理系统予以妥善保管和合理利用。同时，企业相关信息资源和知识资源在系统中大量存储和应用，又为企业档案管理提供了很好的转型机遇，促使企业电子档案管理系统具有很好的开放性，可与现有应用系统进行无缝集成、平滑数据共享和交换，以便对企业档案信息资源进行开发利用，真正挖掘档案中所蕴涵的知识价值[3]。以知识管理为导向的企业电子档案管理系统，需要在建设之初进行统筹规划，使其不仅可以通过标准数据的方式有效整合企业内部各方面信息资源，而且还可以对企业外部相关信息资源进行整合，如各类政策法规、市场数据分析、业界动态等，通过企业电子档案系统对其真正有保存价值的信息进行整理和归档保存，以便为企业生产经营、管理决策提供支撑服务。

（二）遵循标准，完善分类体系

企业电子档案管理系统中关于信息资源的分类，一方面要遵循国家及行业的相关标准和规范，按照档案的来源进行分类。另一方面，企业电子档案分类还要以知识单元为基础，在原有按来源分类的基础上，补充建立知识分类体系，以便用户能够高效地检索到相应的信息。因此，系统在建立之初就需要充分调研和评估公司在知识检索方面的需求，优先建立常用知识模块，在知识模块中设置丰富的、且具有一定共性的关键知识点。例如，在贸易合同中，除可能设置合同的基本信息（如：档号、合同名称、金额、合同相对方、签订时间等关键信息）外，还可以设置合同内关键条款、签订依据、支付方式，甚至合同背景知识等信息模块，这些信息可通过人为的方式予以标注，也可以通过一些智能算法进行提取和学习。建立语义丰富的分类体系，将有助于用户快速精准地定位知识范围，有利于知识的共享和利用。

（三）变被动为主动，提高共享服务能力

由于企业电子档案在收集过程中要求完整性，往往导致知识的包裹性太强，不容易精准获取所需的内容。以“知识服务”的方式来开发档案资源，需要将包裹性强的知识打散，并利用类似标签或关键字的形式予以标注，通过知识导航，知识咨询、知识检索等方式，主动并精确地为用户提供关键内容，而不是提供给用户一整本资料或一大段文字。当然被打散的知识并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即这些被打散的信息相互之间还是有关联的。企业档案来源于企业实际生产运营过程中，特别是企业中一些重要应用系统，如ERP系统、OA系统、生产制造系统等，在获取、整理这些应用系统的电子资料的同时，也要以“知识服务”的方式来“反哺”各应用系统的用户，类似企业电子档案知识的主动服务方式，也可以应用于其他应用系统，不仅实现了档案知识的共享，而且为用户提供了优质、高效的档案知识服务。

（四）注重人才管理，提升工作者素质

企业电子档案系统的建设、运行和维护是由多个部门、不同人员协同实现的过程，仅依靠信息化人员，或档案工作人员是无法使系统发挥其真正的价值。首先，信息化建设人员必须对档案工作，以及公司业务非常熟悉，才有效组织电子档案管理系统的建设实施工作，同时运维人员也要全程参与到系统建设过程中，了解其建设思路、系统结构、使用规范等，以便在系统投入使用后，分析并处理电子档案管理系统日常运行过程中的基本问题。其次，档案工作是一个专业性较强的工作岗位，档案管理人员需接受专业化、先进化的培训，往往档案管理人员的能力与素质直接决定着档案系统的应用效果[4]。同时，档案工作者应能接受、理解为企业提供知识服务的模式，并主动开展与知识管理相关的实践活动，不断将自己从“保管员”向“知识提供者”进行过渡，切实将知识管理这种全新的管理模式融入档案管理中。

二、总结

档案知识管理是一个系统化、综合化、知识化的过程[5]，仅依靠应用系统是无法完成这个复杂过程的，基于知识管理的企业电子档案管理系统需要企业领导的支持和参与，需要档案管理人员的专业能力、需要信息化人员的技术能力、需要企业员工的全体参与，更需要建立相应的制度规范，才能使企业电子档案管理系统迈向知识管理的台阶。将企业电子档案管理系统以知识管理的方式进行规划、设计、建设和运行，是对传统电子档案管理系统的创新应用，基于知识管理的企业电子档案管理系统将有利于企业知识的收集、汇总和提炼，有利于企业知识的传承和利用，有利于企业创新能力和核心竞争力的提升。

参考文献

[1]任越,曹玉,乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012(3):38-41.

[2]丁晓阳.论知识管理在档案创新管理中的灵活运用[J].办公室业务,2018(05):65.

作者：王凯 单位：中国原子能工业有限公司