采购部质量体系精选(九篇)

第1篇：采购部质量体系范文

【关键词】采购管理；质量管理

一、引言

质量是制造业一个永恒的主题，也是使用方与制造方共同追求的目标。随着使用方对质量要求的不断提高，制造方为了增加产品的竞争力，满足越来越苛刻的使用要求，一方面不断采用新技术，提高产品的开发能力和制造能力，另一方面不断加强质量管理建设，质量和管理水平方面得到全面发展。

采购管理是公司管理系统中必不可少的一部分，在外资企业中采购对整个决策过程参与程度非常高，公司整体运行包括质量管理控制都缺不了采购管理。在具体项目的实施过程中，采购部门与工艺部门等整体合作完成对项目的追踪及管理，实现了整体对质量的参与。

在外资企业的生产运营中，采购部门分为直接采购部以及间接采购部，直接采购部负责进行产品物料的采购工作，间接采购指的是生产加工过程中各种消耗品，如工具、量具、生产设备等，反应在笔者的公司就是工具、设备等。

二、企业的质量管理分为质量保证和质量控制两方面的内容

1、质量保证：质量保证活动涉及企业内部各个部门和各个环节。从产品设计开始到销售服务后的质量信息反馈为止，企业内形成一个以保证产品质量为目标的职责和方法的管理体系，称为质量保证体系，是现代质量管理的一个发展。建立这种体系的目的在于确保用户对质量的要求和消费者的利益，保证产品本身性能的可靠性、耐用性、可维修性和外观式样等。

2、质量控制：为保证产品的生产过程和出厂质量达到质量标准而采取的一系列作业技术检查和有关活动，是质量保证的基础。美国J.M.朱兰认为，质量控制是将测量的实际质量结果与标准进行对比，并对其差异采取措施的调节管理过程。这个调节管理过程由以下一系列步骤组成：选择控制对象；选择计量单位；确定评定标准；创造一种能用度量单位来测量质量特性的仪器仪表；进行实际的测量；分析并说明实际与标准差异的原因；根据这种差异作出改进的决定并加以落实。

企业的间接采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

三、采购管理与质量管理的联系

下面以实例说明采购管理和质量管理之间的关系。

XX公司建立发动机新工厂，欲采购一条装配生产线，根据以往经验以及中国货币的汇率，设定项目预算。成立一个项目组进行此采购项目。项目组成员包括设计部门、工艺部门、质量部门、采购部门。

在项目的前期阶段是由采购部门开发符合公司供应商要求的供应商。供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。在这四者中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大产能的潜力。最后一点，也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。

确定入围供应商需要采购部门的专业知识。需要7个基本步骤。

1.分析市场竞争环境。这个步骤的目的在于找到针对哪些产品市场开发供应链合作关系才有效，必须知道现在的产品需求是什么，产品的类型和特征是什么，以确认用户的需求，从而确认供应商评价选择的必要性。同时分析现有供应商的现状，分析、总结企业的存在的问题。

2.建立供应商选择目标。企业必须确定供应商评价程序如何实施，信息流程如何，谁负责，而且必须建立实质性、实际的目标。其中降低成本是主要目标之一，供应商评价、选择不仅仅就是一个简单的评价、选择过程，它本身也是企业自身和企业与企业之间的一次业务流程重构过程，实施得好，它本身就可带来一系列的利益。

3.建立供应商评价标准。供应商综合评价的指标体系是企业对供应商进行综合评价的依据和标准，是反映企业本身和环境所构成的复杂系统不同属性的指标，按隶属关系、层次结构有序组成的集合。根据系统全面性、简明科学性、稳定可比性、灵活可操作性的原则，建立集成化供应链管理环境下供应商的综合评价指标体系。不同行业、企业、产品需求、不同环境下的供应商评价应是不一样的。但应涉及到供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等方面。

4.建立评价小组。企业必须建立一个小组以控制和实施供应商评价。评价小组必须同时得到制造商企业和供应商企业最高领导层的支持。

5.供应商参与。一旦企业决定实施供应商评价，评价小组必须与初步选定的供应商取得联系，以确认他们是否愿意与企业建立合作关系，是否有获得更高业绩水平的愿望。企业应尽可能早地让供应商参与到评价的设计过程中来。然而因为企业的力量和资源是有限的，企业只能与少数的、关键的供应商保持紧密地合作，所以参与的供应商不宜太多。

6.评价供应商。评价供应商的一个主要工作是调查、收集有关供应商的生产运作等全方面的信息。在收集供应商信息的基础上，就可以利用一定的工具和技术方法进行供应商的评价了。在评价的过程后，有一个决策点，根据一定的技术方法选择供应商，如果选择成功，则可开始实施合作关系，如果没有合适供应商可选，则返回步骤2重新开始评价选择。

7.实施合作关系。在实施合作关系的过程中，市场需求将不断变化，可以根据实际情况的需要及时修改供应商评价标准，或重新开始供应商评价选择。在重新选择供应商的时候，应给予旧供应商以足够的时间适应变化。

在经过团队的考察之后，将供应商的范围划定在3-5个之内。由工艺部门确认RFQ（Request of Quotation），由采购部门负责和供应商建立沟通渠道，负责追踪项目进度。

供应商的最终决定。在笔者公司，选择内部评标的流程，由整体团队进行评分。实行的比较公平的权重比评分原则。供应商的最终选择就由此产生，与笔者选定的合格供应商签订商务合同。

由上可见，在整个过程中采购管理与质量管理有不可分割的联系，且在采购中对质量控制是非常关键的，采购质量的稳定与提升，势必会造成采购成本的下降，所以提高采购质量就是降低企业成本、增加企业效益。

四、结语

可以通过以下方法加强采购管理和质量管理的协调统一。

一、制定联合质量计划

二、定期或不定期监督检查

三、及时掌握供应商生产状况的变化

四、帮助供应商导入新的质量体系和管理方法

参考文献

[1]朱绍强，徐健.《工艺装备质量管理研究与改进》

[2]严隽延.《工模具制造的质量保证体系》

第2篇：采购部质量体系范文

随着世界经济的飞速发展以及中国经济与其不断融合，采购管理业已成为一个公司生存与发展的核心竞争力，采购职能也随之发生深远变化，单个企业之间的竞争已经逐渐衍变成供应链之间的竞争，以及与上游供应商及下游服务对象建立战略合作伙伴关系，从而获取足够的竞争优势。

一直以来，南天公司的物资采购采取每年一次的采购招标方式进行，即集中全部已有的和潜在的供应商，在质量和服务同等的条件下竞争单项产品的最低价格，胜出者即为价格最低者。此方式在一定时间内对于公司的成本控制、防止腐败（幕后操作）、以及保障供给等方面发挥了较好的作用。但是随着企业自身的进步和发展、企业内部各项安全体系、规章制度、规范流程的建立和完善，随着供应链理念下的现代战略采购作为一种先进管理模式的普及和发展，以及为适应南天公司精细化、专业化发展的整体工作思路，建立供应链理念下的现代战略采购制度成为公司必然选择。

建立本方案所遵循的原则为“制度明确、流程清晰、审核到位、责任到人”，进一步完善南天公司物资采购流程，加强所购物资质量把关及价格审核，明确相关环节及人员的责任，本着“质优价廉、货比三家”的宗旨，确保南天公司所使用的每一件原辅材料及设备符合HACCP质量管理体系要求。

二、机构设置

为适应现代战略采购要求，南天公司成立物资采购小组，组长由食品部（或经营部）分管采购工作的副经理担任，组员由下列部门的相关人员组成：采购员、价格审核员、成本核算员、仓库保管员、厨师长（或厨政总监）。物资采购小组在南天公司总经理领导下负责完成公司所有的物资采购工作，包括合格供应商的选定与评估、市场调查、价格审核、质量把关、货物验收等等。

三、岗位职责

1、采购小组组长

在南天公司总经理领导下负责公司物资采购工作的制度制定，建立健全采购小组工作流程，组织公司相关部门及人员参与质量价格审核及确认，考核采购员及价格审核员的绩效评定，在采购小组成员的协助下选定、评估各类物资的供应商，审核采购单，处理和协调采购工作的其它事项。

2、采购员

1)负责组织实施南天公司所有物资、设备的采购工作，负责所购物资的第一道质量把关，对于供应商提供的质量不合格产品拒收或退货。

2)每月单日收集公司各部门、各班组的采购信息，制定次日的采购计划（包括物资名称、数量、要求等）；将采购计划单传真给已经确认的合格供应商，并及时回收供应商的报价单，经采购小组确认后形成最终的订购单；每月双日上午九点前将所购物资运回。

3）负责与供应商的日常联系与沟通，及时了解供应商的资信及生产能力，收集供应商提供的详细产品资料，包括营业证书、工商税务证书、产品合格证书、检验检疫证书等。

3、厨师长（或厨政总监）

1）根据《餐谱》及实际需求核查公司各部门、各班组制定的采购计划，针对各类品种在餐食中的实际应用提出具体的采购要求。

2）物资采购回后参与验收工作，检查所有物资的质量，检查是否吻合采购要求，对所有采购回的物资进行第二道质量把关。

4、价格审核员

1）每周定期或不定期到市场、超市、商场调查了解各类物资价格，每周五形成市场调查报告交采购小组组长。

2）对南天公司所有采购物资的价格负责，保证所提供的市场价格调查报告及时有效、客观真实且全面。

5、仓库保管员

1）根据采购清单核查所购回物资的外观、品种、数量、合格证及保质期，对于物资的质量进行第三道把关，对于上述项目有异议的经报告使用部门经理后有权拒收或要求采购员退货。

2）根据公司仓储管理制度及时将采购回物资分类入库存放，办理入库手续，并填写入库单。

6、各使用部门及班组

物资采购回后公司各使用部门代表或班组长及时清点各部门各班组申购的物资，核查所购物品的外观、品种、数量及质量，对于物资的质量进行最后一道关口把关。对于所购物资质量有异议的经报告采购小组组长后有权拒收或要求采购员退货。

四、合格供应商的选定与评估

现代战略采购管理的核心为强调采购双方的交易关系、合作关系和战略联盟关系，其观念已由单纯的采购物品向取得供应能力转变。供应商的开发和管理是公司现代战略采购体系的核心，供应商管理包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选定，以及每年定期进行的供应商评估。

目前南天公司供应商管理选择的基本准则是：质量、成本、交付与服务并重的原则，在这四者中，质量因素是最重要的，尤其对于航空食品生产企业，质量与安全是企业生存的基础。

1、合格供应商必须具备法人资格，证照齐全，具备与其生产规模相匹配的厂房、设备、设施及高素质的生产人员和技术人员，能提供相关类产品的合格证明和检验检疫证明；能确保生产的产品质量符合国家要求。

2、第一阶段各类物资分别选择1－3家供应商，在确保质量的前提下，每一批次采购分别由不同的供应商报价，参照价格审核员的市场调查价格信息，采购小组组长、采购员、价格审核员三方确定其中综合价格最低者为该批次采购的定点合格供应商。试行2－3个月后，选择其中质量最稳定、价格最低、服务最好、诚信度最高者为固定的、唯一的供应商，与之签订质量保证协议和供货合同，并纳入《合格供应商名录》。

3、合格定点供应商提供的产品如出现严重质量问题，采购小组向该供应商发出纠正措施要求，如两次发生严重质量问题两次提出建议而质量没有明显改进的，应取消其合格供应商资格。

4、各类物资在确定唯一的供应商后，对于每一批次供应商的报价，采购小组参照价格审核员的市场调查信息对其报价进行审核，该修改的予以修改，审核完毕的价格为最终的结算价格。

5、采购小组制定科学、严谨的供应商评估体系，每年一次协助总经理组织公司各使用单位代表根据评估体系内各个要素对供应商进行一次跟踪复评，对供应商进行业绩评定。累计分值在80分以上者为合格、优秀供应商；累计分值在70－80分之间为基本合格供应商，采购小组及时将评定情况反馈该供应商，要求作出改进并将改进情况书面报告采购小组，有整改措施且取得效果推荐下一年度继续使用；分值在70以下为不合格供应商，取消其供货资格。采购小组根据每年度供应商复评结果更新《合格供应商名录》。

6、《南天公司供应商评估体系》附后。

五、采购管理与流程

1、申购部门的划分

1）常备材料：生产管理部门

2）预备材料：仓储管理部门

3）办公用品：综合管理部门

4）设备及零部件：设备动力部门

2、请购单的开立、递送

1）申购经办人依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及采购要求经部门主管审核后依申购核决权限呈核后送采购小组。

2）需紧急请购时，由申购部门于请购单上注明原因，并加盖“紧急采购章”，采购部门予以紧急办理，运输方面一般以空运为主。

3）办公用品由综合管理部门按月依耗用状况，综合公司预算管理制度，并考虑库存情况，填制请购单提出采购。

4）设备采购参照湖南公司物资采购制度执行；零部件采购结合南天公司费用年预算承包方案由设备动力部门提出请购。

3、申购核决权限

1）生产用原辅材料：由食品部各生产班组依实际生产情况提出请购，由厨师长审核后报食品部经理核决。

2）办公用品：各使用部门在年度预算范围内由各使用部门经理审核报综合管理部经理核决；单品申购金额在1千元以上的报南天总经理核决。

3）设备及零部件：单品申购金额在2百元以下的由动力班长核决；单品申购金额在1千元以下的由食品部经理核决；单品申购金额在3千元以下的由总经理核决；单品申购金额超过3千元的由南天公司报董事会审批通过后，由湖南公司采购领导小组核决。

4、采购

1）采购作业方式

总经理对于重要材料或特殊材料的采购，可直接与供应商或商议价，必要时由总经理指派专人或指定部门协助采购小组办理采购作业。除上述采购作业方式外，采购小组可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式实施采购：

a、集中计划采购：凡具有共同特性的材料，以集中计划办理采购较佳，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出申请，采购小组定期集中办理采购。如食品部生产用原辅材料（蔬菜、食品等）。

b、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购小组应事先选定合格供应商，议定长期供应价格，签署合同后通知各申购部门依需要提出请购。如食品部生产用包装材料（餐盒、包装膜）。

2）询价、比价、议价

采购员在接获申购单后依申购案件的缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，精选2－3家供应商办理比价或经分析后议价。

3）呈核及核决

采购员询价完毕后，于申购单祥填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”经采购小组组长审核，并依申购核决权限呈核。

4）订购

采购员接到经核决的申购单后以订购单向供应商订购。

5）进度控制及事务联系

a、采购小组分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。

b、采购员未能按既定进度完成采购作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈采购小组组长核示后转送申购部门，依申购部门意见拟订对策处理。

6）验收与入库

所采购物资送达公司仓库后，采购员协同价格审核员、仓库保管员、使用单位代表或班组长对购回货物的质量、数量进行验收。验收合格的仓库保管员开具《入库单》入库，验收发现货物质量、数量或合格证明资料有缺陷的依照下一条款办理。

7）退货或换货版权所有

对于验收有缺陷的采购物资仓库保管员填制《不合格品评审单》，通知采购员予以退货或换货。

8）价格及质量的复核

a、采购小组应调查主要材料的市场行情，并建立供应商档案，作为采购及价格审核的参考；

b、采购小组应就公司内各部门所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考；

c、采购小组应就公司内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。

第3篇：采购部质量体系范文

药品是医院正常运营的物资基础，药品的质量与患者生命健康有直接的关系，对医院整体的形象也具有很大的影响，而药品的成本则直接关系到医院整体的经济效益。因此，在药品采购过程中，应该加强内部控制，加强医院药品采购内部控制的重要性主要体现在以下几个方面：一是通过药品采购内部控制，能够有效的降低药品的采购成本，在很大程度上就能增加医院整体的收益，并且降低了医院医疗费用水平，有助于提高医院的接诊率，对提高医院整体的形象也具有很重要的意义；二是加强药品采购内部控制，规范药品采购，符合国家相关政策要求。国家出台了一系列针对药品采购规范的政策，能够促进药品采购途径的合理性，避免在药品采购过程中出现牟取私利、等现象，为医院运行创建了一个良好的市场环境，同时也为患者提供了一个低消费高质量的治疗机会。所以，加强医院药品采购内部控制是保证医院医疗活动的基础，能够为医院长期运营提供稳定的前提；三是在市场经济运行环境下，医院的种类繁多，医院之间的竞争力越来越大，除了医疗设备、医疗团队素质等因素外，保证医院药品采购的规范合理性，提高药品质量，降低医院药品采购成本，有助于提升医院的竞争力，帮助医院树立公信力度。

二、医院药品采购内部控制中存在的问题

医院药品采购是医院正常运营的基础，对医院整体的经营效益具有直接的关系，然而现阶段，医院药品采购内部控制中还存在一定的问题，具体体现在以下几个方面：一是部门医院在药品采购过程中存在盲目现象。药品采购部门没有严格的遵守药品采购计划，过早采购或采购滞后，导致医院药品积压、脱销等问题。有些新进入的药品，也缺乏控制措施，导致医院药品品种多又滥。引起药品盲目采购问题，主要是因为医院相关业务水平相对较低，或者是药品采购人员存在私心，，导致医院资产大量浪费。二是医院药品的质量关系着患者的生命健康，在药品采购过程中，必须选择质量好、价格适中的产品。如果在医院采购一些违规的药品，药品的质量难以保障，同时也会增加药品的采购价格，从而增加了患者的医疗费用。一些医院没有进行集中招标而进行私自采购以获取回扣；另外有关的监管部门没有履行自我职责，在药品采购过程中没有实行有效的监督管理。三是现阶段，部分医院虽然也设置了药品采购的审计单位，但在设置上相对简单，审计人员甚至不具备专业的药品检测知识，不能对药品采购做出准确的评价，也不能做好对药品的防护工作。有些医院为了省事，甚至滤过了书面请购环节，仅仅靠采购员口头确定，给药品采购内部控制工作造成很大的困难，同时也增加了药品采购内部控制的成本。四是药品验收是药品质量检测最为关键的环节，一些医院没有设置专门的药品验收人员，药品验收也是由采购部门完成。在验收过程中，工作人员仅仅能够确认药品的数量，却很难保证药品质量。同时，对药品验收的监管制度不够严密，也会出现药品数量、批号报错等问题。五是付款是药品采购业务中最后环节，同样需要对其进行严格的内部控制，如果付款过程中出现问题，会直接影响采购内部控制的效果。一般来说，药品采购付款方式为现金支付，但是这种方式的凭据、申请等都较为原始，医院财务部门的出纳、会计没有保持合适的内部关系，与国家相关的财务管理条例不符；六是现阶段，大部分医院进行药品采购时，都是采用赊账的方式，与供应商之间存在一定的债务关系，需要定期对相关的账目进行核对，保证相关款项对实际相符，在核对确认后，相关人员需要进行签名，对账目的核对工作承担相应的责任。

三、加强医院药品采购内部控制的有效途径

第4篇：采购部质量体系范文

关键词：采购成本；内部控制；有效措施

企业以创造利润为价值追求，实现利润最大化就是企业开展各项活动的最终目的。在如今经济飞速发展、信息高度开放的时代，企业面临的市场竞争也越来越激烈。为了能在激烈的市场竞争中保持稳步提升的企业效益，加强企业内部控制管理尤其是采购成本的内部控制尤为关键。采购是企业运营过程中不可或缺的重要环节，如果能更好地实现对采购成本的控制与管理，不仅能有效降低企业运营成本，还能增加企业经营效益和市场竞争力，是企业可持续发展的前提与保障。

一、采购成本内部控制的重要性

企业生产经营主要包括三个环节：供应、生产和销售，采购就是供应环节的主要内容。物资采购的工作质量和工作效率对企业整合内外资源、降低经营成本、加强产品质量监控乃至维持企业可持续发展都具有重大意义。要降低采购环节的费用支出，就必须对采购成本进行有效的控制。采购成本的内部控制就是对企业生产经营所需物资采购的过程加以指导、调节和监督，并且对反馈信息进行全面的分析与掌握。企业在进行采购时都会事先制定一个成本目标，成本控制就是在预定的成本目标范围内进行调控，通过对生产材料及资源耗费程度的计算、监督和考察，及时发现采购成本中不合理的地方，予以正确的指导并加以限制，从而实现企业降低生产成本、提高经营效益的目的。

据统计，企业采购环节的采购总成本一般占到产品总成本的50%以上，也就是说，企业采购环节的内部控制到位的话，就能显著扩大企业的盈利空间，实现更大化的经济利益。其次，企业采购业务的优劣也与企业生产产品的质量有着必然关系，而产品质量又直接影响着企业利润的高低和企业形象的塑造。因此，要实现企业稳步健康发展的态势，必须要建立起一个完善而系统的采购成本内部控制体系，良好的采购成本内部控制体系可以使企业财务信息更加真实准确，能够在很大程度上规避经营风险，使企业领导者制定出正确的经营决策，更好地适应市场环境的发展与变化。严格执行采购成本内部控制，也是避免企业发生不必要的经济损失，造成财政危机的有力手段。

二、采购成本内部控制失衡的危害

采购成本内部控制对企业经营管理的重要性是毋庸置疑的，一旦采购成本内部控制失衡，就必然造成企业不可挽回的财政损失。从目前许多知名企业对于采购成本内部控制体系的完善程度及执行力度来看，还存在着明显的漏洞和不足之处，有章不循、有法不依、监督不严、执行缺失的情况普遍存在，这种企业内部控制失衡、管理功能弱化、控制效力低下的现状严重制约了企业的经济效益和持续发展。

1.资本亏损，市场运行效率降低

企业采购成本内部控制是企业经营管理的重要组成部分，如果对采购成本的控制、监督及约束机制不能得到有效的实施，必然会影响到整个企业内部控制职能的发挥。在企业采购成本内部管理失衡的情况下，企业财务控制管理功能就会日渐减弱，采购、运输及财务监督职责也会变得不明确，企业采购成本内部控制管理体系形同虚设，严重时甚至会导致企业资产流失严重，资产管理混乱，财务会计信息失真现象频发，这不仅对公司形象有很大影响，更会严重降低公司资本市场运行效率。

2.竞争力减弱，企业经营失败

企业采购成本内部控制体系是企业可持续发展的原动力，其构建的根本目标是为了给企业持续运营提供必要的支持和保障。采购成本内部控制体系制定不完善或是执行不到位都会造成采购成本内部控制体系的失衡，造成企业的市场竞争力大打折扣，经济效益出现下滑，如果不及时加以制度上的完善和效力上的提升，就必然会导致企业经营的失败。中航油新加坡公司的期货投资亏损以及银广夏公司的财务舞弊事件都是最好的实例证明。从这些事件反映出来的问题可以发现，企业采购成本内部控制对企业经营管理的影响非常重大且深远，无论是从企业的经济效益考虑，还是从企业长远的可持续发展出发，我们都必须对企业采购成本内部控制的有效性进行深刻的思考。

三、采购成本内部控制中存在的问题

1.职权分配不合理，采购内部控制制度不完善

目前，许多企业都存在着企业采购职权分配不清晰或是不合理的情况，采购成本内部控制制度的建设尚不到位。因为企业采购成本内部控制体系的不完善，导致企业在进行采购时缺乏有效的约束和依据，因而采购成本无法得到有效的缩减，加重了企业的财政支出。再加之不少企业采购环节中负责采购的专职人员职权分配存在不合理的地方，没有对不相容的岗位进行分离，给企业采购环节滋生腐败现象提供了温床，大大影响了企业采购成本内部控制的有效性。

2.审查监督不到位，采购工作绩效考核质量低

虽然不少企业已经逐步意识到了采购成本内部管理的重要性，也对采购工作的内部监督环节和绩效考核制度制定了一系列的标准，但是企业采购的内部监督力度仍然不高，相关流程也没有得到进一步的完善与落实，甚至某些企业为了图方便直接省略掉了采购环节的签字审批过程。除此之外，还有一个明显的问题在于多数企业对采购工作的绩效考核指标还停留在采购产品的价格、质量和及时性等方面，缺乏对采购工作的内部控制指标的考评，这就导致企业采购环节的执行部门和监管部门职责模糊，采购监管审查机制效力不大，采购成本无法得到有效的控制。

3.采购预算不完善，没有健全的供应商管理体系

企业采购成本内部控制的有效性与采购价格以及供应商管理工作的质量有直接的关系。部分企业采购预算并不完善，对于采购成本的预算管理执行力度明显不够，缺乏对采购产品价格、质量、时效性等关键因素的掌控，企业中没有形成健全的供应商管理体系，也没有建立起相应的供应商管理机制，这种供求关系的不稳定给企业采购带来一定的风险，同时也不很利于企业对采购成本的内部控制与管理。

四、企业采购成本内部控制有效策略

1.强化企业采购内部控制意识

要加强企业采购成本内部控制有效性，首先要注重对企业采购部门内部控制意识的培养，通对企业采购环节存在的不规范、不合理的地方进行分析，理论结合实际对采购人员进行培养和教育，将相关工作人员的薪资与之直接挂钩，将采购成本内部控制的有效性作为业绩考核标准的一部分，以此强化采购人员的内部控制意识，切实增强企业采购成本内部控制工作的执行力度。

2.落实采购内部控制管理制度

企业应建立起完善的采购成本内部控制制度，从采购预算机制、采购定价机制、采购供应机制等方面切实加强企业对采购成本内部控制的有效性。通过对产品采购质量、价格、标准的层层把关，有效杜绝采购环节出现错漏和贪污现象。对采购价格要进行严格的管理和监督，确保采购成本的合理性。对金额投入较大的采购项目进行议价采购或是公开招标采购，将采购的范围扩宽，争取实现采购商品质量和价格的最优化，同时避免不正当的交易给企业带来损失，从根本上降低企业的采购成本，提高企业的经济效益。

3.加大采购成本内部控制监管力度

对采购职权进行合理、明确的分配，将市场采购权、价格控制权及质量验收权三权分离，各职权负责人都严格按照采购成本内部控制体系的相关规章制度进行本职工作。其次，对所有所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转帐付款，但是对这三个模块采购费用的要分开控制，避免财务上出现漏洞。最后，对采购产品的品种、数量及质量等硬件指标进行透明处理，产品供应商之间的价格竞争程序公开，采购完成后结果也要公开，对整个采购过程涉及到的合同签订一定要精准到位，确保手续与签字齐全，保证采购成本的真实性和可靠性，将企业采购成本控制在预算范围内，实现企业利益最大化。对采购过程中出现的贪污或账目模糊的情况一定要严格处理，建立并完备与采购成本内部控制体系相适应的惩罚措施，以制度要求采购人员廉洁奉公，杜绝采购腐败滋生。

五、结束语

采购是企业经营活动中的重要环节也是首要环节，企业采购成本内部控制的有效性对企业最终利润的形成有着直接影响作用。作为企业运营管理的起点和源动力，企业采购成本内部控制的提高是企业改革与发展的要求，也是企业在激烈的市场竞争中始终保持优势，得到长足发展的必然前提。因此，企业在进行采购工作时，必须建立起完善的采购成本内部控制体系，并确立相应的强制执行和监管机制，确保企业采购全过程都处于受控状态，让采购工作有章可循，有法可依，促进企业采购工作规范化运转，实现企业经营效益的最大化。

参考文献：

[1]孟欣路.上市公司采购成本内部控制有效性与企业绩效关系研究[D].西北大学，2015.

第5篇：采购部质量体系范文

随着我国经济建设和改革开放的飞速发展，作为老的国有企业要在改革开放的潮流中求生存、谋发展，应不断加强和完善企业内部管理，降低生产成本，提高核心竞争能力。物资管理是企业经营管理的重要组成部分，也是企业的关键控制点与重要业务流程。做好物资管理，是企业提高经济效率，防范风险的重要手段。本文分析了企业物资管理中存在的不足，并对如何提高企业物资供应管理水平提出了建议。

【关键词】

提升；企业物资管理；途径

1 企业物资管理水平不高的表现

1.1 许多材料的管理，落后的工具。许多企业的管理方法，基本上还停留在传统的管理阶段，不能满足现代企业管理的要求。在材料采购，运输，储存，使用一系列环节，缺乏科学的评价和程序。

1.2 现行的物资消耗定额不准、不全、不配套。很多企业的物资消耗定额脱离实际，存在偏高现象，以致造成部分物资消耗失控。

2 提升物资管理水平的有效途径

2.1 建立健全采购管理制度

掌握不仅依赖于采购及采购人员的意识能力，也靠制度，只有建立健全和完善的管理体系，以确保采购的规律可循。所以应对采购在企业采购部门的每个程序，链接必须树立科学，严谨，规范，具体和可行的控制系统。建立了从采购人员系统应具备的素质，条件，个人责任的买家，采购计划管理，采购方式选择管理，采购管理，供应商管理，产品安全和质量管理的采购，采购价格管理，采购合同管理，采购资金管理，采购管理的过程控制，分析和总结管理采购管理，监督和评估，完善的系统，一套有序的采购管理体系，用制度来规范采购人员的行为，根据形成的系统，根据模式采购过程的操作。

2.2 建立物资信息管理网络

全面，及时，准确的信息是根据采购的购买决策都面临着不断变化的市场部，采购部，如果你不能把握信息资源市场供求和价格的需求，购买决策会失当行为。因此，企业必须采用现代技术，利用采购部门与外部世界更加紧密和及时的市场信息收集的特征。首先，建立资源价格信息网络，准确把握市场动态，为采购决策提供依据，二是信息的收集，整理，如采购计划，采购选型，采购渠道选择，供应商的基础上，企业采购的首选的决定，决定在这个过程中的购买价格，内部审计程序的书面材料，并通过数据录入和数据网络，采购合同的内部管理，以检查购买价格，统计，分析，审查的形成等方面，评估，打好基础，提高采购质量。

2.3 提高采购人员综合素质

采购表面上简单的买卖关系，实际上是一个系统工程，由于缺乏一个固定的标准采购流程，其中掺杂有良心的工作，所以要保证采购过程的有效性和质量必须提高整体采购员工素质。首先，提高思想政治素质，包括采购人员的道德，伦理，法律和自我意识概念的重要性，二是加强专业培训和能力建设活动，包括市场经济知识，营销知识，采购知识谈判应的知识应该是预测变化的能力的市场价格的能力，三是提高成本意识的购房者来说，成本意识和采购不仅结合考虑长期采购人员，以确保及时供应，即使完成了采购任务，而忽略了采购成本，采购人员必须牢固树立成本意识，在采购工作要做到及时供应，而且还实现了合理的价格。

2.4 加强供应商监督管理

企业与供应商和采购产品质量的合作供应商，质量和企业管理水平繁殖离不开协作，成本有着直接的关系。所以采购必须加强对供应商的管理。供应商分为：资源生产供应商，市场供应和供应商分为两类：资源生产供应商销售产品有限公司自己的产品，比单一品种，市场供应和营销是很多厂家的产品的集合，种类比较齐全。作为各种材料所需的单独生产许多煤炭公司不能满足一个单一的通道，以提供所需要的资源，必须设置两个供应商的组合，以确保生产资源的需求。因此，供应商的管理也采购管理是工作的一个重要组成部分。首先，通过对供应商的产能访问系统供应商的实施，管理能力，供应能力，价格水平，信用状况，服务能力，如审核筛选到的主要供应商和配套商，相较批处理大量采购安排在主要供应商竞价采购，对于二次购买之间的暂时零星的供应商平价采购安排；第二供应商定期进行全面的评估，包括供应商提供，如情况进行评估：供应商及时，价格合理，产品质量和安全，服务和评估等方面的质量，访问达到了企业的采购需求，以实现有序退出，必须符合要求，允许补充，优汰劣送料机构，确保了企业主的资源供应渠道的稳定性。

2.5 提高采购策略运用水平

采购策略是保证采购产品质量、价格的关键，是降底采购成本的有效方法，在采购过程中实施已定的采购方案摆脱对方制约，实现期初确定的目标，就是采购策略的运用。采供双方发生的业务关系表面上是合作关系，实质上是博弈关系；对于煤矿企业，占有买方市场的有利条件，如何利用这种优势实现采购资源物超所值。一是在组织采购业务，清晰，准确定位，在许多方面，确定的项目，采购，供应商选择，采购信息的实现，主涉及动态的供应商，在供应商的战略合作联盟的可能；二是采购竞争上诉的形成，形成批量供应厂家采购业务，有吸引力的，关注，参与，并最终形成了供应商之间的竞争，在批量采购计划的处理，可以采取的形式包装，分拣和包装，一般应根据具体情况灵活；三是两个购物的首选使用两个查询，在竞争性采购的一条新思路特点，直奔主题，相同质量的条件下，最低的就选择谁，最有利的采购方，因为竞争性采购，必须超过参考和两个或两个以上的供应商的竞争，这种方法D使用更多的，没有供应商联盟勾结，采购部门审时度势，发挥自己的聪明才智，熟悉专业知识，掌握产品制造商，市场价格的采购，供应情况，做到心中有数，知己知彼，充分使用他们的兴趣是供应商联盟最重要的供应商，采购，实现最低的目标。

第6篇：采购部质量体系范文

【关键词】 重庆海事局； 财务云平台； 采购管理； 内部控制； 大数据

【中图分类号】 F232；C931 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2017）12-0133-04

一、引言

财政部于2014年1月1日开始实施的《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《内控规范》）第十八条规定：单位应充分运用现代科学技术手段加强内部控制，对信息系统建设实施归口管理，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全。近年来，随着体制机制改革的全面深化和大数据、云计算技术的应用与普及，重庆海事局通过建立与完善财务云平台，逐步推进了行政事业单位采购业务内部控制体系的建设和制度完善工作。通过运用大数据、云会计[1]等技术，基于财务云平台整合与利用高质量的数据，可以实现重庆海事局采购业务全流程、常态化管控。

行政事业单位采购管理内部控制问题是学术界和实务界的关注焦点之一。周卫华[2]分析了行政事业单位内部控制信息化建设面临的主要问题，构建了信息流和控制流与部门预算系统、采购系统等核心业务系统集成的应用框架，并阐释了其实施内部控制信息系统的建设过程。赵红卫[3]以内部控制理念为核心，以内部控制信息化为保障，从内部控制的观念框架、实践框架、信息化系统三个部分建构了高等学校的内部控制框架体系。唐大鹏等[4]认为在信息技术应用下的内部控制管理信息系统要关注经济业务活动及其内部控制流程嵌入、归口管理、数据备份等。尹律等[5]从信息的类别、规模和质量等角度出发，分析了大数据、云计算等技术变革下提供风险管控、过程跟踪等适时信息和控制环境、绩效评估等专有信息。

综观上述文献研究，目前采购管理内部控制的研究主要集中在采购管理存在问题及改进措施、信息系统建设等方面的探讨，而有关大数据、云会计等信息技术结合具体行政事业单位进行采购管理内部控制设计与实施的相关研究还较少。实际上，基于财务云平台的采购管理内部控制通过充分利用云会计环境下人、数据、系统等因素的相互作用[6]，可以为采购管理与决策提供高质量会计信息，并能够实现采购管理内部控制的全程化和动态化。鉴于此，本文分析了重庆海事局采购管理内部控制现状及存在的问题，并提出了基于现有务云平台的优化与改进建议。

二、重庆海事局的采购管理内部控制现状与问题分析

（一）重庆海事局采购管理内部控制现状

重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关，下设永川、江津、巴南、朝天门、长寿、涪陵、丰都、忠县、万州、云阳、奉节、巫山12个海事处和重庆海事局通信信息中心、26个海事执法大队，代管长江泸州通信管理处。采购管理作为重庆海事局的重要经济业务活动，经过多年的探索与实践，建立了完整的组织架构、健全的工作机制和具体的内部控制实施方案，单位层面上的采购管理内部控制建设取得了良好的效果。

重庆海事局建立的采购管理内部控制流程主要包括采购计划、采购执行、采购验收、采购支付、采购评价等环节。重庆海事局按照政府集中采购和协议采购流程，组织实施采购工作，然后根据采购合同规定对采购的货物、工程及服务进行全面检验，并取得验收资料、数据及凭证。在财务会计处对采购资金的拨付申请进行审批后，最后对采购业务进行专项评价和综合分析。重庆海事局采购管理内部控制流程如图1所示。

为了提高采购管理内部控制的水平与效率，从2012年起，重庆海事局基于《内控规范》建立了财务云平台，开始实现采购管理内部控制信息化。财务云平台通过大数据、云会计等技术的应用，将采购管理内部控制制度、权限、流程嵌入信息系统中。采购业务环节涉及到的不同权限的部门可以通过财务云平台上及时共享采购业务信息。负责法律规范、纪律监督、财务会计和相关业务的部门，根据其职能和财务云平台设置的相应权限对采购合同涉及到的经济业务的供应商资质、采购方式、合法合规性、科学性、付款条款及违约责任等进行严格审核控制（任何一个环节审核未通过，均无法完成此项采购业务），实现了采购业务的事前审核控制。

财务云平台采用表单数据采集方式，管理和使用部门可以随时从数据库中提取供应商、采购内容、合同金额、合同时间等采购过程数据，以实现对采购业务的全程透明控制。通过财务云平台的数据采集，采购业务各个环节的审核和变动处理都会被系统自动记录，相关文档均可通过上传归档备查。财务云平台对采购业务流程的控制较大地减少了人为操作，在一定程度上规避了采购业务过程中的舞弊风险。

（二）重庆海事局采购管理内部控制现存问题分析

重庆海事局尽管从单位层面和业务层面加强采购管理内部控制，并运用大数据、云会计等技术将采购业务及其控制流程嵌入到财务云平台中，但是其采购管理内部控制仍然存在协议供应商的商业信用难以评估、采购规模优势利用程度不高、无法实现采购过程持续跟踪评价、采购管理与决策信息质量不高等问题。

1.未建立供应商的信用评估机制，无法进行最优供应商选择

重庆海事局的协议供货和自行采购涉及到供应商选择、品牌、价格等因素，具有交易次数频繁、商品种类多等特点。协议供货是重庆海事局根据中央政府采购中心确定的供应商并从中央政府采购网上进行选择。其他办公用品、电脑耗材购置、车辆、船舶维修等实行定点采购，通过邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定定点采购供应商或服务商。尽管重庆海事局建立了相对合理的供应商渠道，但面对供应商数量众多、采购产品型号更新快、产品价格波动大的市场环境，传统的供应商选择模式难以实现对产品型号和价格进行科学合理的评审，加大了供应商的选择难度。目前，财务云平台基本实现了商品目录及价格的自动更新，但缺乏完善的供应商商业信用评估机制，在进行供应商选择时，财务云平台难以及时对供应商信用进行科学合理的评价。在传统的供应商选择方式下，缺乏供应商的全面及时的信用评估，无法进行最优供应商选择，容易导致个别品目的产品或服务价格偏高，难以实现采购执行的科学合理。

2.零星采购较多，规模优势利用不够，增加了采购成本

目前，重庆海事局对办公用品、电脑耗材，船舶配件等零星采购实行定点采购，局机关、朝天门海事处、通信信息中心统一执行重庆主城区定点采购，其他单位自行确定定点采购供应商。存在单笔采购金额较小，但采购次数多，累计金额较高的零星采购项目，比如购置办公室用品，基层海事处提出采购需求，并向重庆海事局上报采购数量和金额，然后由重庆海事局统一进行定点采购。目前，重庆海事局建立了较为完善的集中采购模式，但对采购规模优势的利用程度还不够。相对于其他采购项目，办公室用品采购具有单笔金额较小、购置次数多、采购需求机构分布零散等特点，分批次采购不利于采购信息的集中化管理，增加了重庆海事局对整体采购活动控制的难度。由于基层海事处的采购信息不能及时进行集中汇总处理，集中采购很难形成一定规模，导致重庆海事局采购部门难以发挥批量集中采购的规模优势和价格优势。

3.偏重事后评价，未建立采购全过程持续跟踪评价机制

针对船舶交通管理系统（VTS）运行维护、海事车辆船舶飞机等监督执法装备运行维护等维护费用以及其他采购业务，重庆海事局已经建立了完善的考核评价体系，并将评价指标嵌入财务云平台中，能够较为科学地从产出、效益和满意度等角度进行采购业务评价，但部分指标的度量不够准确，缺乏可操作性，如社会效益指标和满意度指标。重庆海事局的采购评价主要是通过定期或不定期地对较大型的产品或服务进行质量及满意度的采购专项评估，然后将考核评价表的数据上传到财务云平台中。这种采购评价方式注重事后评价，忽视了对具体采购过程和效果的评价，缺乏系统性和全面性，无法对采购信息进行及时全面的收集、反馈与评估，难以实现采购过程持续跟踪评价。

4.财务云平台大数据应用技术不成熟，无法提供高质量信息

财务云平台通过运用大数据、云会计等技术，构建了采购管理内部控制系统，使得采购过程数据的获取、传输、存储和利用一体化，实现了采购信息的共享。但是，目前财务云平台中采购管理内部控制主要集中在业务数据记录和分析初级阶段，对采购管理内部控制流程中产生的文本、报表、图片、音频等非结构化数据的数据处理技术仍存在不足，导致支撑采购管理与决策的信息质量不高。另外，财务云平台中的数据分析、决策、可视化等商业智能实现内容还不够丰富，只能通过可视化界面定期了解采购业务整体的简单执行情况，无法实现整个采购活动的动态全程监管。

三、基于现有财务云平台的采购管理内部控制优化与改进

针对重庆海事局采购管理内部控制现存问题，本文基于现有财务云平台和《内控规范》，主要从采购业务流程中供应商信用体系建立、规模优势利用、全程评价与监控、财务云平台大数据应用等方面来提出优化与改进措施。通过对采购管理内部控制进行优化和改进，将使重庆海事局采购业务的内部控制观念及制度、流程、权限嵌入到财务云平台中，形成业务部门、财务会计处、科技信息处、供应商等多主体充分参与采购执行、采购验收、采购支付和采购评价四个重要环节的控制，能够实现多主体之间的信息及时传递和交互，以及采购业务的全程控制。

基于现有财务云平台的采购管理内部控制的优化与设计充分考虑了人员、数据与信息系统之间的关系，通过利用采购业务及其他重要业务活动中产生的高质量数据，实现了以大数据、云会计为核心的采购管理内部控制方式，能够为采购管理与决策提供高质量的信息。基于财务云平台的重庆海事局采购管理内部控制流程优化与改进如图2所示。

（一）通过平台建立供应商信用体系，提供最优供应商选择

针对采购管理内部控制过程中存在的供应商信用建立与评估问题，财务云平台通过互联网采集商品的市场价格行情数据，以及供应商的经营数据、账务数据、税务数据、违法合规等信息，建立供应商信用体系。通过分解采购项目指标，进行供应商信用测算并自动筛选，若测算结果出现异常值，财务云平台会识别出供应商伪造的虚假资料和技术参数、伪造的虚假业绩等异常信息并预警，将不合格供应商从供应商库中筛选出来。财务云平台通过建立供应商数据库，存储合格供应商的信用信息，可以为采购执行提供信用度高的供应商。供应商提品和服务过程中产生的交货、价格、质量、技术和服务等方面的信息，财务云平台会自动存储，并及时更新供应商的信用信息。财务云平台通过建立采购供应商信用体系，为供应商选择提供了科学依据，方便为各部门提供最优供应商选择，同时防范采购管理的后续风险。

（二）建立最优供应商选择机制，降低采购成本

重庆海事局确定产品或服务的采购需求之后，通过财务云平台采集基层海事处的采购需求，将基层海事处原本分散的零星采购项目集中，对成批的同类性质或者同时采购多种零星的采购项目实行一次性与供应商签订采购协议。供应商通过财务云平台获取采购信息并进行自动报价，财务云平台根据供应商提供的商品价格、型号、质量等信息进行对比，从供应商数据库中选择最优供应商。同时重庆海事局采购部门可以通过和选定的供应商进行价格谈判，充分利用规模优势，确定采购的最终品牌和价格。基于财务云平台的协议采购可以减少重复招标，充分利用规模效应获得优质的采购服务，以合理的采购价格获得优质的货物或服务，节约采购成本，提高采购资金的使用效率。

（三）建立采购过程持续跟踪评价机制，实现采购全程评价与监控

通过财务云平台，利用指标监控、访问控制等手段，实时传递采购业务数据，通过科学、全面的采购评价，有效地实现对采购业务的事前、事中、事后的评价与监督。在采购业务发生之前，财务云平台会根据采购预算编制进行事前评价，并依据历史采购业务数据设置预警阈值，为后期跟踪评价提供参考信息。针对采购业务，重庆海事局已经形成了完整的评价体系，财务云平台将评价指标和标准值嵌入系统，根据采购评价需要选择相应的指标，采购管理内部控制系统会自动分析指标特性并进行数据分类，提取关键信息，自动生成数据表格和图形，为采购管理内部控制评价提供详实的、可量化的数据支撑，实现采购业务的事中和事后评价，最后将评价结果运用到采购预算安排中，优化资源配置。基于财务云平台的采购评价根据权限和管理职能设置多种智能预警模式，当采购过程中出现接近或超过预警阈值的现象时，财务云平台可以发出不同等级的预警信息，方便管理人员及时了解采购执行状态，发现存在的风险并及时采取应对措施，跟踪采购风险的解决情况。例如，针对船舶交通管理系统（VTS）运行维护，重庆海事局建立了故障响应及时率、故障修复率、备品备件库存管理准确率、运维人员技能达标率等6项绩效考核指标，财务云平台可以根据需要进行评价，自动分析指标值并与合格指标值进行对比分析，以可视化的方式清晰、直观地呈现，当指标值分析结果未达到设置的合格指标值时，财务云平台会向管理人员示警，实现对船舶交通管理系统维护服务的全程评价与监控。

（四）深化财务云平台大数据应用，为采购管理与决策提供高质量信息

在稻荽理阶段，财务云平台通过对已存储的大规模、多种类的数据进行数据抽取、数据筛选、数据清洗等操作，获取金蝶K3等系统输出的结构化数据、半结构化数据以及文本、报表、图片、音频等非结构化数据并提取有效数据，同时将实时处理的数据加工集成后进行集中化存储，并根据采购管理的业务形成供应商、采购商品、采购合同等主题及采购类型、采购时间、采购人等维度的数据仓库，为采购管理分析和决策提供数据支持。财务云平台通过提高利用可视化分析技术可以清晰、直观地呈现将采购管理全过程的执行情况。数据处理与分析技术的提高为采购管理与决策提供高质量信息，通过对不同的采购管理数据特征制定质量监控规则，实时监控数据的产出质量，保障采购管理与决策的信息质量，提高采购管理的科学性，防范采购风险。

【参考文献】

[1] 程平，何雪峰.“云会计”在中小企业会计信息化中的应用[J].重庆理工大学学报（社会科学版），2011，25（1）：55-60.

[2] 周卫华.行政事业单位内部控制信息化探究[J].财务与会计，2016（15）：55-56.

[3] 赵红卫.高等学校内部控制的基本范畴与框架建构[J].审计研究，2016（3）：108-112.

[4] 唐大鹏，吉津海，支博.行政事业单位内部控制评价：模式选择与指标构建[J].会计研究，2015（1）：68-75.

第7篇：采购部质量体系范文

[关键词] 采购物流风险管理高校餐饮

一、采购物流风险及其分类

1.采购物流是指按照企业采购决策的要求,在与供应商之间发生物资所有权转移的同时,为解决物资的空间和时间属性而进行的装卸、运输、分包、组配等实体作业活动和过程,其目标是保证企业各类物料及时、安全、经济地服务于生产经营活动。采购物流风险就是在采购物流活动过程中由于各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。

2.采购物流风险分类。大致分为增支风险、供应商延迟交货的风险、采购质量不符合要求的安全风险、采购中的道德风险、合同风险、预付款风险、存货风险等类别。

由于高校餐饮的特殊性,其采购物流的风险主要为采购质量不符合要求的食品安全风险和采购中的道德风险等,这是本文研究的重点。

二、目前高校餐饮业采购物流面临的风险

伙食管理工作是高等学校后勤管理后工作的重点和难点。中共中央办公厅(1984)二号文件曾指出:“搞好高等学校的食堂工作,解决学生的伙食问题,不仅是院校行政方面的一项重要工作,也是院校党委必须关注的经常工作。这是一项重要的政治工作和群众工作,是关系到教学的正常进行,关系到广大青年学生德智体全面发展,为国家培养体质健康的社会主义建设人才的大事,必须抓紧抓好。”这几句话,深刻地揭示了伙食工作在高等学校的重要地位和作用,说明了搞好伙食工作的重大意义。因为在高校餐饮业物资采购供应中,保鲜难度较大的食品原料占了很大比重,并且其市场需求的变化也非常频繁,在很大程度上影响、制约着其产品的竞争力,原料不合格、不好,就做不出合格、优质的食品;原料采购、运输、储存成本居高不下,食品价格就降不下来,竞争力也会受到影响;原料供应应变能力差,满足不了师生的个性化需求,难免回丢失市场。通过各种渠道采购到物美价廉的原料并保证其在生产加工之前不损坏、变质,是确保高校伙食安全和质量的一个重要条件。

由于多方面因素影响,采购物流是高校餐饮业经营管理中较为薄弱的环节,极大地关系着高校伙食安全,其风险一般来自两个方面:一是来自内部管理不善的风险,如职能部门存在的跑、冒、滴、漏、拿等造成物料损失和浪费现象;由于生产的调整影响原料需求;人员道德风险,如采购过程中暗箱操作、、弄虚作假、以次充好、收受回扣、舍贱求贵等。二是来自于原材料市场的风险,主要包括产品的卫生和质量、供应商交货时间或原料价格的波动等,从而影响高校伙食的安全和价格。

三、加强高校餐饮采购物流的风险管理的意义

1.目前食品安全形势不容乐观,主要表现为食源性疾病不断上升、恶性食品污染事故接二连三、食品加工新技术与新工艺带来不确定性危害。在食物卫生的危害中,食物中毒是最普遍、最主要的危害,食物中毒细菌造成的中毒事故高达98%。2007年,卫生部通过中国疾病预防控制中心网络直报系统共收到全国食物中毒报告506起,中毒13280人,死亡258人,涉及100人以上的食物中毒11起。其中在学校发生的食物中毒报告起数为117起,中毒3773人,死亡6人,分别占总数的23.12%、28.41%和2.33%,微生物性食物中毒的报告起数和中毒人数最多,分别占学校食物中毒总数的47.01%和59.42%。学校食物中毒主要发生在集体食堂,主要是以食物污染或变质以及加工储存不当引起的中毒为主,另外餐饮所需生鲜农产品需要通过低温储藏才能使其最大限度地保持天然食品原有的新鲜程度、色泽、风味和营养,但我国目前大约90%的肉类、80%的水产品、大量的牛奶和豆制品基本上还是在没有冷链保证的情况下运销,在流通过程中由于包装、储藏、运输等设施落后和管理不善,也造成食品的腐烂变质及二次污染。食品材料的卫生安全是确保餐饮安全的第一关,所以必须从源头上杜绝腐败变质、有害有毒、掺杂掺假、质量不新鲜等不符合食品卫生标准的原料、食品,坚决杜绝无产地、无生产日期、无保质期或超过保质期的原料、食品进入餐饮业。

2.高成本时代的高校餐饮业,面对物价持续上涨的情况,为了留住师生,不提价格不缺斤少两,如何稳定学校食堂价格成为广大学生,以及全社会关注的焦点。成本控制是高校餐饮管理的主要内容之一,对餐饮企业的经营具有决定性意义。材料和能源成本基本属于变动成本,在保证产品质量的前提下,降低原材料和能源消耗,是降低成本的重要途径。

3.采购物流作为餐饮企业经营活动中重要成本领域,已经从传统思维中花钱买原料这种单纯的商品买卖,发展成为一种对外部资源管理的职能,一种节约资源、降低成本、提升利润、获取服务、提高核心竞争力的有效手段。正如管理学大师德鲁克所言:改进工艺、降低原材料消耗是企业第一利润源,增加销售量、提高销售利润率是企业第二利润源。激烈的竞争,再加上客观技术的限制,企业在这两个方面努力的空间也越来越小。因此,企业要在竞争中保持有利地位,获取利润,必须开发第三利润源泉。物流业已经成为继劳动力、资源之后的第三个利润源泉,而采购是企业物流活动的最重要组成部分,采购质量与效率,在很大程度上决定着最终产品的价值和竞争力。

可见,采购物流是关系高校食品安全、质量和价格管理的第一环节,采购物流成本是餐饮企业成本的核心部分,它对质量价格有着重大影响。因为保证食品安全是要求食品链中每个环节都不能出问题,尤其这种保证要延伸到上游的始端,即“源头”。没有安全的“原料”就不会有安全的食品,仅对“最终产品”的关注是不够的。因此,搞好采购物流及其风险管理是保证食品安全和降低餐饮经营成本的关键,对提升高校餐饮业核心竞争力具有重要作用。

四、加强高校餐饮业采购物流风险管理的途径

采购物流是餐饮企业供应链的源头,正如某企业广告词所言“源头有保证,全程有冷链,让亿万家庭放心”,采购物流活动的任何一个环节出现偏差,都会影响到采购预期目标的实现,这就使在采购物流活动中面临一系列采购风险。采购物流风险的存在,直接影响到采购预期目标的实现,因此,防范采购风险就成为餐饮企业采购物流活动中重要的一环。因此,建议从以下几个方面加强高校餐饮业采购物流风险管理和控制。

1.通过加强学习和组织再造,更新观念,增强防范采购物流风险意识

(1)提高认识,明确高校餐饮业采购物流目的,增强防风险意识。“民以食为天,食以安为先”,高校餐饮业不应一味地将追求采购价格最低化和把节约资金作为采购物流的首要和惟一目标,而应对所要采购的原料或服务的价格、质量和效用进行通盘考虑,力求做到“以更少的采购支出获取更高的采购效率、更优的采购质量和更大的采购效用”,努力降低高校餐饮采购物流风险。

(2)加强对采购人员培训学习和监督管理,健全制度,增强防风险能力。一方面要加强采购人员专业和制度学习、反腐倡廉的法纪观念教育,用采购伦理道德与法律对采购人员进行约束,防止采购活动中败德行为出现。另一方面要建立和完善采购物流信息公开制度和程序公开制度,制订相应采购道德规范来规范采购行为,组建采购专业协作小组,推行采购人员资格认证制度和建立健全内部控制制度等。

(3)建立柔性化的采购物流组织抵御风险。为适应现代餐饮企业发展的需要,高校餐饮业的采购职能应该统合起来,即以事业部为基础,将各生产部门共同的采购机能统合起来,成立履行共同采购机能的惟一的采购事业部,新的采购组织突破了传统的职能制组织形态,实现信息、技术的集约化,提高了高校餐饮业快速反应能力能力具有积极作用,同时大大提高了采购物流部门对环境的使用能力,增强了采购活动的柔性和效率性。

2.通过创新管理,完善监督管理机制,增强防范采购物流风险能力

(1)针对不同物料,选择合适的采购方式,争取以最低的采购成本满足高校餐饮业生产经营,如公开市场采购、招标采购、“一次停靠”采购、合作采购、集中采购、网络信息采购等。同时实行“三公开、两必须”(采购品种与数量指标公开、参与供货的客户和价格竞争程序公开、采购完成后的结果公开;必须在货比三家后原则上从源头采购,坚持先生产产家次商后中间商的选择原则,必须按程序、按法规要求签订采购合同),尽量防止暗箱操作,杜绝采购回扣等不良现象发生。

(2)在采购物流中也应加强物料实际入库、根据入库商品内容做库存管理、根据需求商品向供应商下订单、运输过程监控等系列作业管理。要求实物与信息同步入库,其内容包括入库作业、库存控制、采购物流管理系统、财务结算系统及信息流程等,在整个作业过程中要确保实物与信息同步,因为采购物流内控的关键是信息控制。

(3)建议财务与审计监管双管齐下,其目的是为了保证采购物流业务合法有效、采购物料物美价廉、采购成本核算准确、采购记录真实完整。因此,一方面要建立审批、签约、登记、承付、验收、审核、记账等控制点,另一方面要实行职务分离,相互监督。

(4)优化供应商管理,和绩效好的供应商建立战略合作伙伴关系,增强防范市场风险的能力。一方面要建立供应商资格审查制度(包括资格预复审和资格后审)和保证金及担保制度,规范其行为,以便在采购物流活动的初期把供应商方面的不确定性带来的采购风险控制在最小;另一方面,应建立采购质疑、申诉机制和奖惩机制,因为良好的采购管理体系是保证好的采购绩效的根本,采购人员应当持续不断地支持供应商工作、和供应商应当持续不断地互动才能使采购绩效处于稳定、优越水平,共同抵御市场风险。

3.构筑完善的采购物流食品安全管理体系,有效地降低采购物流风险

安全管理体系经常被简称为HACCP(Hazard Analysis Critical Control Point),是一种控制危害的预防性体系,用于保护食品防止生物、化学、物理危害的一种管理工具。HACCP的5个步骤:建立HACCP小组,描述产品及其销售特性,描述产品预期用途及产品用户,绘制过程流程图,验证过程流程图。7个原理:对危害进行分析,确定关键控制点(CCP),建立关键限值,建立关键控制点的监视体系,当监视体系显示某个关键控制点失控时确立应当采取的纠正措施,建立验证程序以确认HACCP体系运行的有效性,建立文件化的体系。

高校食品质量问题来源广泛,可以在采购物流食品供应链的各个环节发生,如问题来自食品原料本身(最典型就是转基因食品)、制造加工过程(一种是本身生产过程的不规范,另一个严重的是造假)、配送过程(很多食品必须在一定的环境下配送,如水果、蔬菜、鱼肉、禽蛋等为代表的生鲜农产品从产地采购、加工、贮藏、运输、销售直到消费的各个环节都处于低温环境中,需要冷藏车运送,以保证农产品的质量,减少农产品的损耗,防止农产品的变质和污染,但实际上很多企业用常温车配送)、销售等。因此,高校伙食管理部门应高度重视食品供应链中的质量问题,建议高校餐饮业借鉴肯德基、麦当劳等知名餐饮企业经验和教训,对食品生产、加工、流通、销售以及各种食品、饮料所包含的具体成分和卫生标准都进行规范,降低采购物流风险,增强高校餐饮安全性。

(1)建立高校餐饮业的产品生产质量控制和内部食品安全管理体系,并争取通过相关的国际标准认证。如建立良好的作业规范(GMP,Good Manufacturing Practice)、质量管理通过餐饮业国际通用管理标准(ISO9001:2000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系)、食品安全卫生方面通过绿色卫生方面通过绿色食品发展中心认证、危害分析和关键控制点HACCP体系认证等。此外,还应落实我国产品质量法和食品卫生法、餐饮食品卫生管理办法等相关法律法规。

(2)建立严格的高校餐饮业食品生产供应企业准入制度。一方面全面启动农产品市场准入制,采用快速有效检测手段,预防不合格农产品进入企业;另一方面要建立食品安全监管信息网略平台,及时曝光制售假冒伪劣食品案例,保证员工和师生的知情权,提高员工食品安全的参与意识,充分动员社会力量实施监督。

(3)建立可追溯机制,提高高校餐饮供应链的反馈效力。所谓“可追溯性”,就是在市场上销售的食品可以追溯到食品生产的源头以及生产加工过程。在实际采购食品时,遵循用多少定多少和及时向供货商索取该批食品卫生检验合格证的原则;同时要务必防止运输过程的污染,运输过程是常见的一个污染环节,特别是散装直接入口食品,在运输过程中易受到容器、车辆及装卸人员手的污染,这些食品必须盛装在带盖的容器内运输,容器在使用前必须进行洗刷消毒,运输过程中应防潮、防尘、防鼠蝇、防晒、防毒等,确保肉类、蔬菜、水果以及鱼类等物料新鲜和安全地供应,避免不必要的损失。

4.针对不同风险切实采取不同措施,有效地降低高校餐饮业采购物流风险,确保师生饮食安全、身心健康。

总之,面对高教大发展的挑战,尽管高校餐饮工作任务重、头绪多且较为繁琐,但是高校餐饮管理者必须要有新的理念、新的方法和新的举措来解决面临的新的问题和矛盾,努力实现高校餐饮又快又好地发展。

参考文献:

[1]孙明贵:采购物流实务.第1版.北京:机械工业出版社,2004

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[8]韩九林诸葛伟:供应商绩效提高的关键因素研究.现代商业,2007(21):151

第8篇：采购部质量体系范文

一、围绕政府采购项目实施过程，对采购项目实行事前事中事后三个环节全过程监管

1、严格预算采购和方式管理，公开采购

信息，做好采购项目实施的事前监管。严格政府采购预算管理，对预算项目的必要性、可行性以及经费来源、实施步骤等全面进行审核，对采购计划的申报、审批、实施全过程监控，从源头上规范采购行为。严格采购方式变更审批，对于采购人因特殊情况申请变更采购方式的，要求提供相关文件依据，或召开专家论证会对特殊需求进行论证，依法从严审批。规范采购信息披露，建立了*市政府采购网，将所有政府采购方面的政策法规、办事程序以及招标文件、评分标准、中标结果等信息在指定的媒体上，提高采购透明度。2、加强评审专家的管理，重大项目现场监管，对采购执行过程实时监控。政府采购评审对整个采购活动起着决定性作用，而作用的发挥必须依靠政府采购评审专家，为此市财政局建立和使用评审专家库，实施对政府采购评审过程的间接监管。通过自主开发专家管理软件实现了专家资源共享和随机抽取。通过扩充专家数量、实施动态管理，提高专家的“数量”和“质量”。加强政府采购现场监管，对政府采购监管工作人员进行内部分工，各自负责对口单位采购项目的政策咨询、采购指导和项目现场监督，及时发现采购过程中的问题，并采取相应措施。3、加大国库集中支付力度，加强资金监管，建立政府采购合同鉴证备案制度，完善采购项目事后监管。进一步增强国库集中支付的力度，将政府采购资金直接支付给供应商，减少支付环节。加强资金审核，对采购人违反政府采购规定发生的支出拒绝支付。通过对国库集中支付系统数据的分析，对年度内政府采购支出发生极少或违规采购项目较多的采购人进行专项检查。针对合同签订环节可能出现的擅自变更合同等行为，市财政局制定了合同示范文本，规范合同必备条款，同时要求市政府采购中心对合同内容、价格进行鉴证，并在合同签订后送财政部门备案。

二、大力推行电子化政府采购系统，努力提高采购工作的透明度和绩效

1.强化服务、加强监管，构建政府采购电子化管理系统。政府采购管理系统的特点是按照采购项目的流程和步骤，围绕资金全过程流转进行管理和监控，并着力体现监管与服务并重的原则：采购人网上报送计划、委托，财政部门网上审批，采购中心网上分解计划，采购实施后及时将采购结构录入系统。此系统的实施，不仅省去了采购人过去纸质传输的程序，而且监管部门可以查询相关单位的采购信息和采购执行情况，使采购过程更加高效、透明。2.公开透明、规范高效，开发政府采购电子化操作系统。在采购的操作环节，*市政府采购中心积极尝试网上采购，一是网上询价系统。将规格型号标准、市场货源充足的货物如汽车、计算机等，通过网站采购信息，供应商网上报价，计算机自动确认最低价供应商成交。二是网上公开招标系统，通过互联网技术，实现网上在线招标、供应商网上远程投标、评标专家网上评标。该系统通过了科技成果鉴定，并取得了国家版权局计算机软件著作权。

三、建立履约验收制度，高度重视供应商质疑投诉工作，强化政府采购质量监管

1.建立联动机制，加强履约验收。市财政局将政府采购质量监管作为一项专项工作，建立与工商、质监等部门的联动机制，共同加强对政府采购合同履约和质量验收管理工作，制定了《*市政府采购合同履约和验收管理办法》、《*市政府采购产品质量监督管理办法》，对采购人验收、付款进行了规范和指导；建立财政和质监部门对政府采购产品质量监督检查的联动制度，共同构筑政府采购产品质量安全保障网络。市政府采购中心也出台了《加强政府采购货物抽查验收措施》，设有专门的部门负责接受质量和服务方面的反映，对违规违约供应商进行处理。2.通过投诉处理，保护相关当事人的合法权益，加强对违规采购行为的监管。我们十分重视政府采购供应的投诉处理工作，安排专人负责处理供应商质疑投诉，处理过程中做到讲程序、重事实、依法律。几年来共协调处理各类纠纷三十多起、投诉7件，保护了政府采购当事人的合法权益，保障了政府采购活动规范有序进行。同时，通过投诉处理过程中发现的典型问题，分析原因，总结经验，并对薄弱环节加强和完善制度建设，促进采购行为进一步规范，发挥以点促面的作用。

第9篇：采购部质量体系范文

由于市场激烈竞争导致卖方市场向买方市场转变，使得采购-付款环节成为舞弊风险的高发区。作为企业运营管理中的一项重要业务循环，采购-付款中各个环节都存在着潜在的舞弊风险。其中商业贿赂尤为严重。作为企业管理者对此应当有充分的认识。

由于采购项目范围广阔，不同的采购项目和不同的采购环节就要采取不同的预防措施。同时这些预防措施需要配合使用方能生效。企业采购事项主要包括：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料采购，各种服务，如保险、水电气、软件，甚至外包项目等。

企业采购与付款循环从实践的角度看，主要可以分成六个环节，分别是供应商开发、签订采购合同、下达采购订单、验收货物、确定应付账款、支付货款。这六个环节中每个都有其关键控制点。其实在这六个业务环节外，还有一个非常重要的贯穿业务全部的业务就是内部计算机网络系统。笔者将结合各个业务环节中存在的舞弊风险谈一谈预防的措施和方法。

组织牵制法

预防舞弊风险的一个重要措施就是建立组织牵制。这在财务会计领域中已经普遍得到采用。在采购领域中，同样需要采用组织牵制法。组织牵制应当包含在以上六个采购环节中。

例如在供应商开发环节，为了预防传统的供应商开发中的舞弊行为，目前企业普遍采用供应链管理模式。建立合格供应商目录清单并且规定从目录中选择供应商。在开发供应商的过程中，采购部门的职责受到严格限制。决定采购哪家企业的产品，主要取决于负责供应链开发的质量工程师。根据企业的质量管理规定，负责供应链开发的质量工程师将负责对拟进入企业供应商目录的商家或厂家进行全面的质量评审。类似通用和福特一类的大公司，其质量工程师具有否决不合格厂家进入供应商目录的权利。这样做的目的就是通过引进质量部门，将采购过程中的供应链开发的部分职权分散到非采购部门，从而达到内部牵制的目的。

同时，在决定供应商是否能进入企业的供应商目录过程中，为了预防质量工程师的舞弊，由企业成立的、由多个部门组成的采购管理委员会将最后共同做出决定。目前许多大型企业会根据实际情况成立一个跨部门的采购管理委员会。该委员会通常由采购部、财务部、质量部以及物流部等有关部门及公司高层主管人员组成，采取合议方式决定企业的重大采购业务，主要包括：确认合格供应商、批准重大采购合同、讨论付款计划等。再比如，在下达采购订单环节，许多企业将该权力划归到物流部门。采购部完成签署采购合同后，具体下达订货数量的职权就划归到物流部门。在验收货物环节，检验的权利则又转到质检部门和物流部门共同行使。在确定应付账款和支付货款环节，确认应付款的权利由生产部门(或物流部门)和财务部门共同行使；支付货款则由财务部依据公司财务政策和采购委员会确定的付款计划办理付款。

因此说组织牵制控制法贯穿于整个采购付款循环之中。主要是通过分散职权、部门牵制和多重决策的办法为舞弊的发生设置重重障碍，这种看似繁琐的方式会在实际运营中提高整个企业的运营效率并降低成本。

多家询价集中供应商

众所周知，独家采购除了容易导致供货不稳定的风险外，还是导致采购舞弊的重要原因。为此当前的一些跨国企业通常会在确定供应商前展开多家询价的过程。通过对众多潜在供应商进行全面考察后，确定一到两家供应商为企业供货。这个政策本身就具有预防采购舞弊风险的作用。多家询价可以提高找到最佳供应商的机会；集中供应商则可以扩大采购数量，达到降低采购成本和简化采购管理的目的。过去那些采用太多供应商供货的办法，虽然表面看来可以提高供货的稳定性，增加供应商之间的竞争，从而降低采购成本。但从长远来看，并不利于企业。当供应商数量太多后，每家得到的配额都不多，其后果就是质量下降并且演绎出剧情复杂的舞弊大戏。在保证供货稳定的前提下，集中供应商应当是预防采购舞弊风险的重要手段。把握好独家采购与集中采购的度，是企业制订采购政策要考虑的关键。

利益冲突回避

作为内部控制的重要政策和措施，利益冲突回避也同样适合采购-付款循环的各个业务环节。企业内控部门和人事行政管理部门，应当定期对企业所有敏感岗位的员工进行利益冲突调查。在采购-付款循环中的各个业务岗位的员工当然也是被调查对象。这里的人员包括：所有采购部采购业务人员；设备管理部的设备工程师；质量部参加供应商开发的质量工程师、质量检验人员、理化室分析化验人员；物流部的库房管理员、过磅称重人员；生产部领料人员(或者物流部生产现场领料人员)；财务部所有会计人员，包括ERP系统电脑录入人员。在招聘上述岗位业务人员前，人力资源部业务人员应当对拟招聘人员进行利益冲突调查。当上述人员和供应商以及公司内部的上级主管人员之间存在潜在利益冲突关系时，公司就应当要求这些业务人员回避。而这些业务人员自己也应当主动提出回避要求。关于《利益冲突调查》笔者曾经在以往的内控交流文章中有过介绍。这里特别需要注意处理好这种情况：当个别处于关键岗位、具有特殊技能的主管或专家，如果和供应商之间存在潜在利益冲突关系时，通常的做法是该业务人员的意见仅作为参考，或者根据实际情况引入第三方进行判断。

采购人员保证书和员工自律承诺

在预防采购舞弊风险中，职工的自律承诺，特别是采购业务人员的事先保证是其中的一个重要措施。企业内控主管人员应当根据各个业务环节，针对风险不同分别起草业务人员保证书格式，然后对业务人员进行培训。最后由业务人员签署归档。

涉及到采购-付款循环的承诺主要有采购人员保证书和员工自律申明。在这些保证书和申明中，主要内容是针对行业和业务中存在的潜在舞弊风险和业务事项，事先对业务人员的行为进行特别规范，这和企业管理程序中的要求有一定不同，但却是构成管理程序的一部分。采购人员保证书主要针对采购人员特别设计。内容主要包括：承诺遵守公司内控管理政策，遵守和供应商、商的交往原则、收礼政策，遵守信息规矩等。特别要对自己违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。保证日后不出现处罚难以落实的情况。

企业可以根据本行业的采购环境、行业特点以及过去经常发生的舞弊情况等具体设计，保证采购人员和相关业务人员对内控政策事先有充分的了解。对于高级管理人员则通常需要填写自律申明；对网络管理人员(企业内部网管人员)则要有职业自律申明。采购人员保证书和员工自律申明以及网管人员职业自律申明对采购-付款业务中的六个业务环节都具有预防舞弊风险的作用。

员工行为守则

在跨国公司中，企业通常会在内部制定一套员工行为守则。其中的一部分如收取礼品政策和公共关系处理规定中，都会明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂。员工行为守则对包括采购业务人员在内的全体员工均有效。该政策也对整个采购-付款环节有效。

舞弊案件举报规定

为了预防各种舞弊行为的产生，企业也会建立特别的舞弊案件举报处理规定。企业的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门会设立一个舞弊案件举报中心，接受来自企业员工或外部相关单位和人员的举报。这里包括来自供应商的举报。

举报中心可以分为：企业内部举报中心和总部举报中心。总部举报中心通常可以由内控部、总部纪检监察等有关部门联合组成。举报中心的有关联系方法应当在企业内部予以公布。也应该列入企业与供应商签署的阳光协议中。当供应商在和企业相关业务人员处理各个业务过程中，如果发现企业员工利用职权对供应商提出不合理的利益要求时，或者供应商在拒绝了员工的非法要求后，受到该员工的无理刁难等情况，则可根据刁难者的级别情况分别向不同的中心提出举报。对于涉及企业高层管理者或主管采购业务的管理者，供应商可以直接向集团举报中心举报。舞弊案件举报规定同样对全部采购-付款环节有效。

访问供应商制度

作为控制和预防采购舞弊风险的重要政策，企业应该制订内控和内审人员对供应商进行访问的规定。企业除了高层领导――总经理、主管采购的副总经理和财务总监要定期或不定期地访问供应商外，内控人员或者内部审计人员也应当在检查审计过程中，对被审计单位的供应商进行随机抽查访问。

内控人员访问供应商可以直接了解供应商对被审计企业相关人员的看法。内控人员在访问供应商时，将告知供应商关于有关人员访问的具体规定。如果供应商向内控人员举报的情况经调查后确认属实，被审计企业的相关业务人员将立即被调离工作岗位并受到纪律处分。绝不能给企业员工留下日后报复供应商的机会。内控或内审人员直接访问供应商，可以从特殊渠道对本企业员工遵守企业规定起到监督和威慑作用。内控人员访问供应商机制可以对采购-付款循环中的各个主要业务环节的舞弊风险产生预防作用。

日常业务处理程序或政策

在企业制定的一系列预防舞弊风险的政策措施中，其实最重要的措施就是日常的业务处理程序或政策。有许多程序和政策一开始的目标通常是为了解决成本、效率和质量控制方面的问题。但是在实际运用这些管理程序时，对这些程序或政策只要稍加调整就可以起到预防潜在舞弊风险的作用。

就预防采购-付款循环中的舞弊风险来说，这些业务处理程序或政策就有许多，包括：

(1)采购政策中的“货比三家”原则。即对企业的重大采购事项，应当进行多家比价然后择优选择。该政策的初始目的是为了采购到质量与成本匹配最合理的产品，从而在选择供应商时采取的一项政策。但是后来发现，这样做的好处还可以预防独家采购所形成的舞弊风险。作为当前国际上采购中的主流政策规定，多家询价已经被大多数企业所采用。

(2)质量管理中的档案管理规定。为保持对购买产品的质量进行追溯，企业要求采购部对所有购买的产品建立供应商档案。这种供应商档案的建立，可以避免采购业务人员垄断采购信息，从而预防采购人员和供应商之间建立非正常的业务关系。

(3)各种质量标准和检验程序。建立企业的生产质量标准，原来的目的是为了控制产品质量。但是在验收供应商的产品质量时，这些质量标准可以在一定程度上预防供应商和检验人员形成特殊关系。

(4)5s管理。所谓“5s”管理是指生产过程中的一种现场管理办法。5s来自日文seiri(整理)、seiton(整顿)、seiso(清扫)、eiketsu(清洁)、shitsuke(修养)发音的第一个字母“s”，所以统称为5s。5s活动不仅能够改善生产环境，还能提高生产效率、产品品质、员工士气，其实还有预防包括采购舞弊风险的作用。5s通常会被使用在库房管理过程中。整洁良好的库房环境，可以有效预防货物验收环节的潜在舞弊风险。

(5)精益生产管理思想。所谓精益思想是“组织和管理产品开发、作业、供应商和客户关系的业务系统，与过去的大量生产系统相比，精益生产以消耗较少的人力、空间、资金和时间制造最少缺陷的产品，以准确的满足客户的需要”。在具体实施精益生产过程中，减少存货是其中的一个重要内容。为了达到降低存货的目的，企业必须实行包括按订单生产方式购买原材料，预防产生超额存货。这里除了有降低存货和提高存货周转率的作用外，精益生产思想还可以在一定程度上预防采购-付款循环中的订货环节潜在的舞弊风险，主要是超额采购风险。以求多卖产品扩大销售数量是供应商的基本目的，下达订单的业务人员为此通常容易和供应商形成特殊的利益关系。

(6)库房管理程序。在库房的收发检验规定中，有许多规定直接具有预防存货收发过程中舞弊风险的作用。这里包括：度量衡的检查、称量规定；货物理化指标取样、分析和鉴定规定；贵金属和危险化学品库房的收发管理规定；露天堆场的管理规定等等。这里特别要强调的是对供应商不合格品的让步接受管理规定等等。

(7)采购合同审核程序。企业对采购合同设置内部审核程序，一方面可以避免和供应商之间日后产生各种商务纠纷的风险，同时也具有约束采购部业务人员和供应商之间的行为。