企业档案规范化管理精选(九篇)
第1篇：企业档案规范化管理范文
【关键词】企业档案管理；规范化；建议
企业档案是指对企业生产经营活动的各项历史记录，以文字、图像等形式保存下来的。档案的规范化管理是将各种有保存价值的文字材料按一定要求进行科学分类整理，其目的是实现档案的有效利用。企业档案规范化管理是现代档案管理的要求，对于保证企业的工作质量，提高工作效率，建立档案信息中心，最大限度地管好用活库藏档案，充分发挥档案在企业两个文明建设中的作用，都具有重要的意义。
一、当前企业档案规范化管理存在的问题
（一）档案意识薄弱。在企业，很多领导干部认为，经济建设是硬道理，而档案管理是软工程，是做给外人看的，可有可无。这些干部的思想落后，档案意识较差，体现在档案工作上就是管理松懈、规范性不强，有些企业没有正规的档案室、档案员；有些企业虽然建了档案室，但设施、设备等硬件条件差，使档案室的服务功能成了摆设。没有场所、人员做保障，档案工作也就无所谓规范化、标准化了。
（二）档案管理从业人员素质较低。很多企业档案管理人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，导致信息化的档案管理设备闲置。也有部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。
（三）档案管而不用现象严重。目前，很多企业建有档案室，也制定了档案管理制度，但是这些往往多流于形式，尤其是很多领导干部认为，档案工作相比于经济发展来说，显得不是那么重要，因此，很多企业的档案室就是个面子工程，仅仅是作为保管档案的地方，档案被束之高阁，没有被利用起来。少数档案室虽然建立了制度，但流于形式，档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实，档案管理工作没有真正实施。
（四）档案管理的信息化水平较低。档案管理信息化既是推动档案管理规范化、统筹发展的必要举措。然而目前大多数企业仍然沿用传统的纸质版处理、档案材料，工作效率慢，成效低，对企业的发展以及档案管理水平造成不利影响。随着计算机在档案应用中日益成熟，而今的档案管理工作已经不能只局限于收集、整理、归档中，它需要现代科学管理手段来管理档案。
二、加强企业档案管理规范化的建议
（一） 统一对档案进行规范化处理。企业应该将档案规范化管理工作作为一项中心工作来抓。有学者提出，规范化是当前档案管理工作标准化建设的前提条件。因为现代档案工作已不再属于一个部门，而是一个企业、一个地区甚至一个省市档案信息交流的组成部分。因此企业的档案工作要有长远打算，做好档案文件的收集、整理、编目、检索，以及档案室的温湿度控制、防霉防虫、保密保管等基础性工作；并根据国家纸质文件、档案管理、电子文件管理的标准和规范进行归档。有些企业在档案管理方面做得比较到位，如江西省安义县公司通过全面加强档案管理组织建设，完善档案管理制度，以档案管理达标工作为抓手，整体提升全系统档案工作水平。同时，公司办公室还计划进一步加强对基层单位档案管理工作的业务指导和督促检查，使公司系统档案规范化管理工作迈上了一个新的台阶。
（二）提高企业档案管理人员的素质。当前对企业档案管理从业人员的要求是：他们必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。
此外，对于一个不断发展的企业而言，从事档案管理的人员还应具有创新意识，能够把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。
（三）提升档案管理信息化水平。档案管理的信息化是适应新时期的必然需求，也是更好地服务于企业发展的必要条件。因此，对现代企业而言，应该将档案信息化建设作为提升档案管理水平的重点工作来抓，在文书档案实行信息数字化后，积极推进各种实物档案的数据库建设，分别建立电子档案，有效提高档案的使用效率和观赏性，为档案的调阅利用提供便利，同时也为档案管理实现标准化、规范化奠定基础。
（四）正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员应重视档案保密，工作尽心尽职，对档案管理专用计算机进行更新，定期维护复印机、打印机，加固档案室防盗门，添置防磁柜，为档案资源的安全保管提供保证。
（五）充分利用档案资源。传统的档案保密主要是将档案加固，甚至束之高阁，很多不去动，这种做法，在保护档案的同时，也使一些有价值的档案不能得到充分的利用，甚至变成废纸垃圾，这是档案资源的严重浪费。保而不用就失去了保的真正意义，也使档案失去了保护的价值，这不是档案保护的初衷。因此，应该对档案进行有效的利用，切不可失之偏颇。
【参考文献】
[1]张洁.浅谈三资企业档案信息的流失[J].陕西档案， 2005（03）： 12-13.
[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务， 2014（（05）： 171-172.
第2篇：企业档案规范化管理范文
【关键词】 声像档案 规范管理 对策
中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：
一、前言
声像档案是一项新型档案种类，它在企业参与市场竞争、施工生产、科技开发、涉外经营和党的建设、思想政治工作等方面的重要作用已经逐渐显露，人们对声像档案先进性和优越性的认识正在不断深化。但是，由于对声像档案先进性和优越性的宣传和教育不及时、不到位，一部分人员对声像档案的认识还很模糊。因此，要加强对声像档案先进性和优越性的宣传教育，全面提升各级管理者对声像档案的认识。，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案管理工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。声像档案管理存在的问题主要有以下几个方面：
1、声像档案归档不及时
完整的声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。一方面，企业会产生大量珍贵的照片、录音、录像等，由于未作及时归档，使它们失去了应有的保存价值和利用价值；另一方面，由于没有统一的归档要求和控制措施，致使在企业重大活动中形成的不少有价值的声像档案，虽然被各类报刊刊登、电视台播放，或印成画册等，但在企业档案室（馆）却找不齐、找不到这些原始档案。
2、档案意识不强
由于对企业声像档案缺乏了解，对其重要性认识不足，相当一部分企业声像档案分散保管或个人保存，一些部门或者个人手中保存的声像档案，只为自己使用方便而不愿意移交到企业档案管理部门。一些企业的档案管理人员还是停留在平面档案管理的认知上，没有声像档案的意识，不理解声像档案的真正含义，不明白声像档案的涵盖内容，造成档案管理范围的缺失。声像档案管理工作意识的淡薄和工作制度的空缺，一些企业虽然配备相应的硬件设备，但由于声像档案的记录工作处于松散状态，无相对固定的专兼职人员，工作无计划、无要求。“实用思想”严重、用一时做一时，“领导意识”浓厚，推一下动一下，造成企业发展历程的声像记录工作过于盲目，失去大量原始素材的记录时机，造成原始素材缺失。
3、企业档案室声像档案保管条件不到位，影响档案寿命。声像档案对档案库房的保管环境和条件有很高的要求。由于企业声像档案工作开展比较晚起步慢，再加上资金、设备因素等影响，使得声像档案保管环境不到位，易受各种有害因素的影响而改变质量，缩短其保管寿命，从而影响其利用。
4、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重众所周知，各单位组织重大活动，召开重要会议，都要安排专人录音摄像，形成了许多有价值的声像档案，但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因，主要是从活动筹备到结束，都没有制定相应的归档要求和控制措施，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或下落不明，造成声像档案的流失。
5、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
从了解的情况来看，大中型企业声像档案管理设备齐全、管理规范的单位占极少数；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案无集中统一管理的单位占绝大多数。归档不科学，利用价值缺失当前，企业声像档案资料系统、科学的管理理论还不完善，标准还不统一。从事档案管理的人员缺乏声像管理工作所需的专业知识，还是停留在平面档案管理认识上，造成声像档案的管理缺乏系统性、科学性。平时有档案，用时难查询，造成利用价值缺失。
二、加强声像档案管理工作的对策
1、制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很有必要。各单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室均统一管理，杜绝归为己有，防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用要作出明确规定，属于永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交。同时，要制定有效的配套措施，狠抓落实，确保有关制度落到实处。
2、提高档案意识
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至企业全体人员的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证加大声像档案重要性的宣传力度，力争使无论从企事业单位的负责人到声像档案的采集保管人员都能提高自己的收集和保护声像档案意识。意识决定行动，有了保护声像档案的意识，声像档案的相关工作就会开展的相对顺利。
3、加强企业声像档案基础知识培训，不断提高工作人员的业务素质
由于在实际工作中，企业声像档案形成人员和管理人员中兼职人员为数较多，而在这部分人员中多数文化程度不高，专业性不强，基本上属于自学自悟，所掌握的业务技能非常有限，专业知识及声像档案形成技能普遍较底，经过档案业务培训的人员数量更少。要想使企业声像档案工作有所发展，关键还是在于人才的培养。因此，企业必须重视声像档案人才的培养和培训。一要结合企业声像档案工作实际，选派优秀人员到专业部门系统学习相关知识，学习与声像档案有关 的内容，使其学有所用，用有所为，有更强的针对性。二要学习掌握新知识、新技术，努力学好摄影技术、摄像技术、计算机技术等，发挥新技术、新知识在企业声像档案管理中的作用。三要鼓励企业声像档案形成和管理人员在职学习，提高学历层次，逐步打造一支高素质的企业声像档案管理队伍 。
4、明确管理责任
指定专人对声像档案进行管理，只有做到了专人专管 ，才能保证档案管理工作的持续性和完整性。因为声像档案具有较强时效性，归档也具有一定特殊性。所以将照片和底片同时归档，并辅以文字说明。如不及时归档，一段时间后摄影人员很难回忆起照片和底片所反映内容的全部要素，从而导致珍贵的影像资料失去了其应有的价值。对一些老照片的保管，更要本着认真负责的态度进行翻拍保存，按照数据化的形式进行保存。总之，以认真负责的态度去管理声像档案是一个行之有效的方式。
5、结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
三、结论
声像档案管理是一项系统工程,营造好的客观环境是做好声像档案工作的基础，档案工作者的主观努力则是提高声像档案管理水平的关键。只要上下齐心，共同努力，就能够开拓声像档案管理工作的新局面，为企业改革、发展与稳定做出贡献。通过各种形式的宣传教育，使人们从理论上全面理解声像档案工作的特点和在实际工作中所发挥的不可替代的作用，造成领导者乐于支持，形成者乐于合作，利用者乐于使用的良好局面，使声像档案更好地为企业建设服务。
【参考文献】
[1] 姜红岩,韩凌,朱红历.浅谈声像档案管理中存在的问题和对策[J]. 中国建设信息. 2006(17)
第3篇：企业档案规范化管理范文
关键词：国有企业改革 企业档案管理 规范化管理
一、前言
对于任何企业而言，档案均是非常重要而且关键的信息资源，尤其是对于处于改革大潮中的国有企业而言，档案既是总结相关经验的重要参考，尤其是改革开拓创新的重要依据。在新的历史形势下，国有企业的战略性改革与重组不断地深化，面对日益复杂的国际形势，其该组过程中必然充满艰辛。相应地，档案管理作为企业管理的一个重要部分，它同样需要解决当前面临的问题、顺利未来的发展潮流，在企业的不断改革中实现档案资料的规范化管理。
二、限制国有企业档案规范化管理的因素
处于不断改革中的国有企业，其档案管理主要面临着下述三个困境，即档案管理功能弱化、日常管理人员不足以及高级管理人才流失。具体而言：
第一，档案管理功能弱化。目前不少国有企业在改革的过程中逐渐弱化了档案管理功能，不少规模不大的档案管理机构不是被裁撤便是被合并，某些国有企业的档案管理机构被合并到信息管理部门，成为其下属的分支管理部门。另外，不少国有企业的规模均非常大，有的会有不少子公司分布在全国各地，因为裁撤了类似档案处职能的管理机构，使得档案工作没有办法通过一个专用的、相对固定的渠道实现上通下达，不少工作问题无法得到及时有效地解决，档案管理边缘化的趋势越加明显。另外，在国有企业的集团总部会议上，类似档案管理工作的规划、安全、人员配置、经费预算等问题得不到应有的重视，甚至类似这种问题根本无法提上会议的议事日程，最终导致企业的档案管理功能被严重的弱化，某些企业已经积重难返。
第二，日常管理人员不足。日常管理人员不足是档案管理功能被弱化之后对档案管理带来的不利影响之一。当前的国有企业进行改革的重要内容之一便是“减员增效”，许多职能部门的管理人员和工作人员数量被大幅度缩减，另外，为了尽可能增强市场竞争力，获得高额利润，不少国有企业将企业员工尽可能充实到一线环节，例如生产和销售环节。不少大型国有企业在进行改革的过程中，利用职能更加综合化的部门取代了原有的档案管理部门，将原有的档案管理工作扩充为现在的集档案管理、文字打印、文书收发、机要交通、办公用品发放、秘书、接待等众多职能于一身的综合管理职能部门，因为人员不足，工作琐碎，工作人员很难依照原有方式进行档案管理。
第三，高级管理人才流失。在档案管理功能被弱化、原有档案管理部门被功能更加多元化的职能部门取代之后，实质上已经等于档案管理部门的等级被降低了一个乃至两个级别，原本享有高级管理职称的管理人员及其相应待遇均被取消；另外，在实际工作中，档案管理人员因为档案管理无法实现直接促进企业盈利的目标而备受冷落，不仅收入不高，而且增长幅度也不大，相对于其他管理部门差异非常显著。这也直接导致了许多高级人员不愿意来档案管理部门，或者借故调离，或者另寻他路，或者工作态度消极。综合以上情况，许多责任心强、经验丰富、管理能力较高的高级管理人才流失严重，严重限制了档案管理的可持续发展。
三、国有企业实现档案资料规范化管理的途径
第一，确定企业档案作为重要信息资源的地位，制定相关资源开发利用方案。在信息化社会中，信息已经成为市场一种非常重要的资源和财富，目前档案具有高度的可靠性、真实性以及原始依据性，作为能够视为当前市场上最为权威的信息资源形式之一，是企业进行决策的重要依据，非常有必要对其进行开发和利用。依照开发程度的深浅可以将国有企业档案资源开发分为三个阶段，即处于信息资源收集、建档、整理阶段的第一次开发，处于对档案信息提示和提出阶段的第二次开发，处于对于档案信息进行加工、处理阶段的第三次开发。为了能够充分地开发和利用档案信息资源，为企业创造效益，必须要重点克服下述几个问题：首先，重点突破现有档案管理制度的局限性，根据企业的发展要求和信息化时代的要求进行制度创新；其次，提高档案室当中档案的质量和数量，为资源开发和利用奠定坚实基础；再次，通过制度建设、机制改革来提高企业档案管理人员的工作积极性；最后，花力气提高企业档案管理的信息化水平。
第二，档案新闻媒体适度报道一些企业档案工作负而状况，以期引起社会关注。全而反映企业档案工作状况，可以使档案行政部门得到有关企业档案工作的客观准确信息，实现科学决策，及时研究解决企业档案工作存在的问题。同时，通过新闻媒体将企业档案工作困境适时适度向社会披露，使企业档案工作接受社会舆论监督，可增大社会舆论对企业档案工作的督导作用。
第三，理顺企业档案工作行政监督渠道，加大档案行政监督力度。在档案行业管理力度不断弱化，一些行业档案工作监督检查和业务指导功能逐渐丧失的情况下，在文教卫生系统和越来越多的企业实行属地管理的条件下，应将实行了多年的档案“条、块双重管理体制”改革为单一的档案属地管理体制，建立与完善各级档案行政部门对企业档案工作监督渠道，加大企业档案管理的行政监管和执法力度，有效督促企业重视档案工作，将档案工作摆到应有位置，保证企业档案工作的正常开展。
四、结束语
为了更好地适应当前的社会经济环境，国有企业不断推进并深化了对自身的全方位改革。在改革的过程中，做好国有企业的档案管理意义非常重要。但是由于多种因素制约，目前国有企业的档案管理存在诸多不足，相信通过档案规范化管理的实现可以促进档案管理的可持续发展。
参考文献：
[1]杨长明.施工企业工程档案管理存在的问题与对策[J].铁道工程企业管理，2006，（04）：233-235.
[2]吴俊芳.浅析工程档案管理存在的问题及解决方法[J].民营科技，2009，（08）：203-205.
[3]张春玲.浅议企业工程档案管理工作[J].西部煤化工，2008，（01）：225-227.
第4篇：企业档案规范化管理范文
《中国档案》：国家档案局新颁布的《企业档案工作规范》是在什么背景下提出来的?
王岚：企业档案工作目标管理取消后，各地及中央企业开展企业档案工作的业务指导缺少适用依据，而现有《企业档案管理规定》高度概括的原则性要求也过于简要，无法指导企业档案具体业务，使企业特别是新建企业缺少建立健全档案工作的指南；档案工作标准化建设多年，也制定了不少标准，但由于缺少系统性管理规范，目标管理停止后，这些标准难以单独发挥作用，只能是停留在关注诸如案卷如何组织的具体业务环节；再有，近年来出现的新理念、新观念、新技术和新要求如何融入企业档案管理?很多企业正在开展的档案信息化建设也由于缺乏规范性指导文件而需要明确方向。总之，在新的历史条件下，用什么手段连接国家档案法规与企业档案工作实践，已经成为制约企业档案工作深入开展的关键。
正是在这种背景下，为总结企业档案工作经验，适应新时期管理创新和信息技术发展的新要求，国家档案局组织有关省市档案部门起草制定了《企业档案工作规范》。应当说该《规范》的制定实施，是市场经济要求、法律法规要求、业务指导需要和管理创新的必然，它将促使企业档案工作从过去的主要依靠行政管理方法，转向规范性要求与良好实践榜样的引导；从单一载体与内容的传统档案管理，转向优化传统管理基础上的创新管理；从按专业统一管理过渡到市场经济要求的以资产为纽带的系统管理。对企业档案工作指导来说，也是由行政规章为中心向以标准为中心、促进企业依照标准自律的转变，符合完善市场经济体制的要求，也是档案管理创新的体现。《规范》的贯彻实施，将是今后一个时期企业档案工作的一项重要内容。
《中国档案》：《企业档案工作规范》有哪些主要特点?
王岚：《企业档案工作规范》首次将企业档案工作整体纳入体系建设，形成框架性系统管理标准。《规范》的制定具有以下特点：
一是管理创新。《规范》适应市场经济体制的要求，系统、全面地提出了企业建立和开展档案工作的基本要求，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有系统管理标准的历史。《规范》的制定，不是简单地将各种现行文件、标准汇集，而是在企业档案工作的整体框架下，充分考虑现代企业制度要求、法规要求和国际标准的理念，将其有机地组合起来形成统一的规范性要求，在档案管理规范化建设方面具有创新性。
二是观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准IS015489.1《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2004年底，两办《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》首次将“信息”界定为“生产要素、无形资产和社会财富”。档案作为企业核心信息资源，其资产的属性逐步开始被人们认识和接受。《规范》首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”。这一认识对企业档案管理观念创新具有重要的意义和作用。同时，由于企业档案涉及企业各个环节、各项活动，作为系统管理的重要条件，“领导作用”和“全员参与”这两项管理原则在《规范》中也有突出的体现和要求。这些创新适应并反映出现代企业管理的新要求，也符合国家法规的要求和“走出去”发展战略中“法规遵从’的理念。
三是经验基础。《规范》从档案工作的原则、体制、制度、业务、信息化及设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。《规范》明确提出的要求，都是基于我国企业档案工作多年的经验，并且包括目前企业正在应用的标准，是对档案工作的基本要求。因此，《规范》有着深厚的实践和经验基础，是良好实践的总结，是企业开展档案工作参照和依据的规范管理范本。
四是信息化方向。《规范》中设专门一章，与档案业务并列和对应，说明企业档案信息化建设的重要地位和作用，体现对企业档案工作发展的方向性要求。该章对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化、网络化服务、电子档案安全保管等提出了原则性要求。同时考虑到信息技术的持续发展和各类企业信息化所处不同阶段的发展不平衡状况，《规范》又不拘泥于某些具体的技术细节，为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。
《中国档案》：企业和企业档案部门如何运用《企业档案工作规范》来加强企业档案工作?
王岚：《规范》贯彻实施的对象是企业，企业才是《规范》的主体。《规范》的条款要求既来自企业多年实践，也是规范、指导企业开展档案管理的重要指南。但在我国多年企业档案工作实践中，档案行政管理部门对企业档案工作宣传、培训、甚至发文件的对象往往是企业档案部门及人员，好像领导根本不用管这么具体。在新形势下，企业档案人员应该更加主动宣传和推动《规范》贯彻实施。
企业档案人员在得到《规范》的信息或版本后，在学习、理解的基础上，应主动向企业分管领导汇报该《规范》的内容与要求，特别是领导责任和全员参与方面的要求，以及实施《规范》与企业各项国际标准贯标认证的关系和企业的收益，使企业能不断提升档案意识，让《规范》在企业的实施真正做到白上而下、全员参与。如，档案部门可将《规范》所涉及的对领导和全员责任的内容和要求，做出解释说明上报给领导，争取企业领导支持。有的中央企业就已经在管理层和业务层的培训中增加了档案管理知识和档案法规规范要求的内容；有的企业档案部门主动与企业信息化部门沟通，讲解档案信息化与企业信息化建设的关系，对提升企业的档案意识起到很好的作用，也为实施《规范》和开展档案信息化建设奠定基础。特别是有的世界500强企业已经将企业档案信息化建设的内容列入企业信息化建设的规划之中，使企业档案信息化真正做到与企业信息化同步发展。
所以，当前企业贯彻《规范》的关键，正是体现在《规范》的创新点上：即建立在档案资产观、信息观之上的领导重视与全员参与。企业只有在这方面下功夫、做到位，具体档案业务问题才能迎刃而解。
《中国档案》：档案行政管理部门如何运用和宣贯《企业档案工作规范》，指导企业开展档案工作?
王岚：《规范》颁布后，国家档案局已经对各地和中央企业档案部门进行宣贯培训。下一步各地和中央企业档案部门可根据实际情况、采取多种形式组织企业学习、培训。对象可以是档案人员，也可以是分管领导，甚至是企业管理人员和
业务人员。或者与有关企业主管、联系部门(如国资委、工商联)对企业分管负责人培训，或在企业领导的培训中加入有关企业档案工作规范的讲座，宣传企业贯彻《规范》的重要作用和意义。《规范》宣贯中应注意几点：
一是注重宣传和提升企业档案意识。宣贯《规范》的关键是，首先应在自身和帮助企业转变观念、提升对企业档案工作的认识上下功夫。
第一，建立档案属于企业核心信息资产观念。企业各类信息都有可能是生产要素的组成部分，但是作为企业各项活动中形成的真实记录，只有档案才可以说是企业自身无形资产的组成。
第二，档案管理是企业管理控制的根本。要使企业领导和员工认识到，现代企业制度的“产权清晰、权责明确、管理科学”要求和现代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅”的要求，没有有效的档案管理支撑将难以实现。
第三，有效的档案管理是企业法规遵从的关键。随着经济全球化加快和我国“走出去”发展战略的实施，企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同时，随着信息技术的普及，国际上对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。今年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合印发了《企业内部控制评价指引》、《企业内部控制审计指引》和《企业内部控制应用指引》三大文件。这些文件中都有对企业档案管理的要求，说明企业生产、经营和管理中档案的形成与管理已经成为影响、制约企业行为的关键，档案管理日益重要。
第四，有效档案管理为企业服务创经济效益。企业设立的主要目的是创造财富和价值；企业资产经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值，而且对企业有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有不可或缺的独特作用。因此，有效的企业档案管理是为企业服务、能够创造经济效益的重要活动和工作。
二是充分认识《规范》的重要作用。档案工作标准化多年的实践已经证明，标准在企业档案规范管理、提升和评估档案管理水平、满足企业各项活动对档案信息需求等方面，都起到了积极的促进作用。《企业档案工作规范》与过去的标准相比，不同之处在于，它是全面运用管理八项原则和国际档案管理新理念而设计的框架性管理标准。《规范》突出的特点就是系统性和全面性：不仅是要规范档案工作的单一环节，单项业务，而是对企业档案工作提出系统的要求；不仅档案部门要贯彻，而且企业凡是涉及档案，甚至涉及档案前身――文件形成的环节也要遵循。
《企业档案工作规范》虽然是推荐性标准，但它是我国企业档案工作几十年经验的总结，是汲取国际标准共识的良好管理实践(good managerial practice)的范本，是国家有关档案管理法律法规要求的集中体现，符合管理的全面性和系统性，企业实施《规范》有利于市场竞争地位和企业自身的管理。因此，企业贯彻实施《企业档案工作规范》，是企业依法管理档案、达到法规遵从的捷径，是企业保护自身合法权益证明的有效办法，是企业提升各项管理成效的不可或缺的保障。
三是关于原有的目标管理。有些地区和中央企业目前正在进行的企业档案管理水平认定、合格评定活动，其认定标准或办法可以参照《企业档案工作规范》进行修订。在修订前，企业自愿进行认定的，可以按原标准或办法进行。国家档案行政管理部门做出有关对《企业档案工作规范》评估(考核、认定或合格评定)的办法后，各地区、各中央企业应按照相关行政管理要求开展标准的评估工作。
四是关于《规范》实施中的变通。由于我国企业数量大、类型多、规模不一，在《企业档案工作规范》的实施中应了解和掌握标准应用的变通。标准如果实施，原则上应全面贯彻执行每一个条款。但在实践中，对于通用性管理标准，因其适用范围广泛，而社会组织在类型、规模、行业等方面却具有极大差异性，因此必然需要有针对特殊情况的变通，要注意切合实际加以把握。如《规范》的资料性附录就是示范，企业应根据自身文件性形成范围和内容，制定具体的归档范围和保管期限。
第5篇：企业档案规范化管理范文
一、只有规范企业档案管理，才能促进企业持续发展
随着企业的发展，规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了，即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果，为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。衡量一个企业档案管理工作规范与否笔者以为主要体现在以下几个方面：一是档案管理是否与企业发展相匹配；二是企业档案管理是否有规可循；三是企业档案收集是否完整；四是企业档案管理的利用是否富有成效。
企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的，也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广，管理工作繁琐，不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点：一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力、人力投入不足；二是档案收集不规范，有的企业在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范，特别是在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象，给规范档案管理工作带来消极影响，给决策者提供不完备的信息，这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化，才能为企业决策者提供强有力的决策依据，才能为企业持续发展提供强有力的保障。
二、企业档案的规范化管理必须做到以下几点
1．要依据国家的档案法规，建立起企业档案科学、合理的收集、整理、立卷和科学归档制度并在企业内建立完善的企业档案管理网络，制定专业档案人员的岗位职责，实行档案管理与各项管理工作同步进行，即在企业验收各项管理工作的同时，验收档案管理工作。
2．现在大部分企业都配有专职的档案管理人员，这就要求企业管理者在配备档案管理人员时，一定要配备有高度事业心、责任感的员工担当，档案管理者一定要不断提高自身专业水平，大力开发档案管理信息资源，为企业持续发展做出应有的贡献。
第6篇：企业档案规范化管理范文
（一）对档案工作重视程度偏低。一般来说，企业只注重经营这一个“一线”业务，却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务，档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职，而档案设施与库房等准备也不够齐全。
（二）管理水平无法跟上发展要求。由于企业档案制度健全度偏低，缺少档案管理方面的有效措施，使得档案人员无法及时掌握法规规范；甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理，也就无法涉及档案的规范整理与利用。
（三）繁多的档案门类，制约管理效率。在《工业企业档案分类试行规则》中，企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面，又设置有一级类目十个，二级类目若干个，但是各种档案立卷归档的方式有所差异，因此，很难掌握新门类档案的归档问题。
（四）档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。总体来说，大部分档案管理人员都属于“半路出家”，绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求，更谈不上高水平管理。
二、办公室档案管理规范化的有效途径
面对企业档案管理工作规范化现状时，提出以下几点措施，能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性，提升办公室档案管理效率。
（一）规范档案管理程序。管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时，需要制定相匹配的工作流程，并且在实际环节严格地遵守程序要求，确保每一道工序都能做到真实、准确，并且还有专门的负责人监督。另外，尽可能简化档案管理程度，在满足管理效率与管理质量的前提下，简化工作程序，避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。
（二）紧跟时代步伐，完善档案管理设施。档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业，都应该认识到只有投资才能有所回报。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，在培养人员实际操作能力的同时，提升档案管理系统的应用能力，确保工作人员将理论与实际相互联系，提升档案管理工作效率。对于企业而言，只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性，能够及时地更新工作设备，才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息，最大化信息作用。当今社会强调智能化管理，这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下，审时度势、深入调查，确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转，确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合，如此才能迎合可持续发展的要求，为企业发展奠定物质方面的基础。
（三）注意档案信息开发利用，做好信息的反馈与收集。开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时，档案管理人员还应调整原本被动的服务方式，转变成主动出击，完善档案的开发与利用，可以编写《机构沿革》《大事记》等档案，利用定期的分析、汇集相关的参考材料，以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外，重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中，档案人员从事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸，也能够成为最佳的工作成效证明，因此，注重信息开发利用，就成为档案管理的核心。
（四）提高档案管理人员的素质。档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质，就能规范化档案管理工作，同样，在档案管理工作规范化开展的进程中，也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质，不仅仅是专业素质与技术能力水平，同时，档案工作责任重大，涉及到企业的机密，思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分，保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。
三、结语
第7篇：企业档案规范化管理范文
1.管理不规范。
企业档案管理缺乏规范性是一种普遍现象。通常有制度不规范，如档案登记没有严格的程序，多记、少记、漏记，都在错中记；安保没有健全的措施，档案发黄、毒烂、泄秘、丢失，都在错中保。档案制度不规范，失去对企业生产经营助动。政治指导不规范，档案管理的政治把关不好，错导误导，管理目标发生偏移，管理不是为企业服务，而是为少数档案人服务，如对成绩放大填写，对问题缩水登记等。政治误导，档案从保管、记录、传输到人才开发伤风败俗，制约企业人才资源配置。规划和组织不规范，规划不周全、组织不协调，企业档案中材料收集、归档、传出等环节发生脱节，影响企业人才资源发展战略协调推进。
2.企业缺乏有效的档案管理制度。
企业对档案收集、整理和保管等方面制度还不够健全，尽管我国部分企业已经建立部分档案管理制度，但是这些管理制度在执行上力度还有所欠缺，部分档案管理人员的责任心不够，对于档案相关文件资料的整理不够及时，更存在部分档案收集不全，或档案丢失的情况，对于一些借出档案阅读手续上还不够健全，存在有借无还的现象，这样很容易造成部分人员凭借借阅档案的机会对于档案中的一些数据和资料进行篡改，从而降低了企业档案真实性和价值。
3.档案管理意识相对淡薄。
在企业管理中，追求经济效益是经营管理的核心，由于档案工作很难直接产生经济效益，所以在不少企业中档案工作被边缘化，处在“说起来重要，忙起来不要”的尴尬境地。在不少企业领导看来，档案管理并不是企业的核心业务，只要将文件材料收集起来，在需要的时候能够找到它，能够通过上级档案管理部门检查考评就可以了，没必要投入大量的资源和精力，不会将档案工作放到夯实基础管理、推动改革发展的战略高度去加以认识，更不会去深入思考在信息化时代中档案资源对企业发展所发挥的重要价值。在员工层面，不少人会认为档案工作是份吃力不讨好的工作，又苦又累而且没什么发展前途，即便承担了这项工作也只是兼职而已，并且会认为这是一个包袱，自然不会把精力投入到这项工作上，更不会从档案是凭证、档案是历史、档案是企业的核心信息资源和无形财富的高度去建设这项事业。
4.企业档案管理人员的专业素质有待提升。
伴随着我国企业深化改革，对于企业内部工作进行一系列的调整，档案管理人员内部不断的有新人进入，这些新的档案管理人员上岗后对档案管理工作的认识还不全面，并盲目的认为档案管理是一个轻松的活。企业部门领导对于新加入档案管理队伍的员工也没有进行系统的知识培训，尽管部分企业单位组织了档案管理培训，也只是流于形式，这种情况下对于企业档案管理工作水平的提升产生了严重的影响。
二、完善企业档案管理的对策
1.提升企业领导对档案管理的认识。
完善企业档案管理工作，首先需要企业档案管理人员树立一个本职工作的思想观念，并提升自身档案管理的意识和管理能力。再者就是需要企业领导对于档案管理工作有个全面的认识，并在企业进行改革和重组时，做好企业档案管理部门人员的配置，完善企业档案管理机构和企业档案管理职能。保证企业档案管理队伍能够在企业领导的关注下，做好企业档案管理工作，推动企业生产经营工作的开展。
2.规范和健全企业档案管理制度。
针对目前企业中存在落后的档案管理制度进行更新和完善，建立科学有效的档案管理制度，才能推动企业档案管理工作向制度化、规范化发展，进而保证企业生产、经营工作的顺利发展。例如在完善企业档案的收集制度确保企业档案资料收集的完整性和及时性；完善企业档案借阅制度确保企业档案借阅秩序和减少档案丢失；完善企业档案整理和归档制度确保企业档案资料更严谨。
3.完善现代信息技术，推动企业档案管理发展。
伴随着信息时代的到来，计算机和信息技术的发展，对于企业档案管理工作已经产生了极大的影响。实现现代信息技术下档案管理工作理念的更新，对于企业档案管理中存在一些不适应的方法和手段进行改革和完善。并且伴随着企业规模的不断扩大，企业经济实力的提升，对于企业档案管理工作提出了新的要求，对企业档案管理进行深层次的开发，完善现代信息技术，提升档案利用价值，为企业经济的发展提供更好的服务，促进企业经济的发展。
4.提升档案管理人员的专业素质。
伴随着我国经济的发展，想要完善企业档案管理工作，需要一支具备专业知识、业务能力强、作风好的高素质档案管理队伍，强化档案管理人员的培训工作，通过定期的培训使得企业档案管理的专业人员更好的适应新形势下企业档案管理工作，并能够及时的采取有效的措施抓好档案管理工作，使得企业档案管理工作更好的适应信息技术的发展、高素质的档案管理人员能够更好挖掘档案信息化平台的潜力，为档案管理工作的有效开展奠定基础，为企业生产经营工作的开展提供完善的服务。
5.加大投入，提升企业档案管理水平。
新形势下，企业档案管理的数字化、信息化已经是现代企业档案管理工作的必然要求，传统企业档案管理方式已经很难满足和适应现代企业的发展需求，对落后企业档案管理方式和手段进行更新、完善，加大对于企业档案管理工作的投入力度，对于原有企业档案管理设备进行改造和建设，实现现代技术指导下纸质档案向电子档案的转变，并严格按照《归档文件整理规则》要求，以件为单位，提升企业档案管理工作的效率和质量，推动企业生产经营工作的进行。企业应按照《企业档案工作规范》重新修订归档范围和保管期限。档案收集归档是档案室工作的重中之重，要结合企业的实际情况，重新审定归档范围是否做到了对企业各项工作和环节的全覆盖，并使之具体明确，便于操作。要加大维护职工权益和与“人”密切相关的文件材料的归档力度，特别要注意重大活动、突发事件档案和资质证照、电子数据、照片音像、实物等特殊载体档案的收集和管理，千方百计做到该归档的一定要归档。认真履行档案销毁制度和程序，要特别注意电子档案的保密和信息安全。有的企业档案人员不稳定，档案底数不清，极易造成档案混乱和丢失，要引起足够的重视。
三、结语
第8篇：企业档案规范化管理范文
一、指导思想
以《国务院关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》（国发[]3号）为指导，用科学发展观来全面落实党和国家对非公有制经济工作的一系列指示精神，围绕全县大力发展民营经济战略，本着“无偿指导、保守机密、不添负担”的原则，加强民营企业档案工作，规范民营企业档案管理，为民营企业发展服务。
二、工作目标
到2014年，全县规模以上企业基本实现规范建档，达到“五有”目标，即有领导分管、有齐全完备的档案，有档案工作各项规章制度，有专（兼）职档案管理人员，有基本符合档案保管条件的设备设施和库房。并逐步采用现代化手段管理档案，实行集中统一管理，将企业档案室建设成信息中心。鼓励有条件的企业开展湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级认定工作。
三、工作步骤
从年开始，用五年时间来完成民营企业规范建档工作。具体分为三个阶段：
（一）试点推广阶段（年）
加强宣传，制定方案，全面部署。相关部门加强配合协作，加大对各企业办公室主任或资料管理人员的档案业务培训，着力抓好全县12个企业（原则上每个乡镇至少选一个试点）档案工作规范管理试点工作，为全面推动我县民营企业档案规范管理发挥典型示范作用。
（二）建档实施阶段（-2013年）
从开始到2013年，通过培训企业档案人员、分类指导等手段引导全县民营企业自觉自愿地实现规范建档。县档案局、县工商联分层次进行督导，相关部门密切配合，提倡有条件的企业开展湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级认定工作。到2013年,民营企业档案工作达“A”级以上标准的占全县规模以上企业的20%以上。
（三）考核检查阶段（2014年）
对全县民营企业档案规范管理工作按照相关标准进行考核检查，对于档案工作规范管理合格企业，县工商联、县档案局予以通报并颁发合格证。对完成工作任务较好的企业进行通报表彰，对未完成的，责令整改，限期完成。
四、主要措施
（一）加强领导，精心组织。各企业要把规范建档工作纳入企业管理的重要内容，确定企业法人负总责，主要负责人分管，有人具体抓的局面。进一步提高对企业档案规范管理工作重要性的认识，建立健全档案工作制度并组织实施，真正做到认识到位、措施到位、工作到位，把民营企业档案规范管理工作提高到一个新的水平。
（二）加强宣传，强化培训。通过各种方式、分期分批地开展档案业务培训，宣传档案基本知识，提高企业全体员工的档案意识，采取多种形式，宣传利用企业档案的典型和开发利用档案信息资源的成果，提高企业对档案的认知度，使企业档案人员具备一定专业知识和具体操作能力。
第9篇：企业档案规范化管理范文
一、当前上市企业档案在管理方面存在的问题
1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。
2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高；没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中， 20%的上市企业无专人管理档案；虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。
3、没有建立切实可行的档案管理办法。制度不合理，档案管理制度形同虚设的现象屡见不鲜；有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。
4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。
5、档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。
6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。
7、档案管理的技术手段跟不上形势发展的需要。从表面上看，以上问题是一个企业的档案管理混乱。实际上是给企业利用档案管理薄弱之机，进行违法、违规经营制造条件。例如：个别机构就利用档案管理薄弱的机会披露虚假信息。还有的企业在经营中存在的埋单、抽单、涂改、非正常交易、原始资料不齐全的现象，都与档案管理不规范有关。这些已经给我们敲响了警钟。可见，加强上市企业档案管理，维护档案的严肃性是规范企业经营行为的有效手段。内部控制是上市企业风险防范的第一道防线，只有切实提高企业内部控制水平才能从根本上防范化解企业的经营风险。上市企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。从一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。
二、规范上市企业档案管理模式的有效措施
1、解决档案的归属问题
目前，不少大中型企业在建立现代企业制度中，由于产权出资主体的多元化，如国家股、法人股、个人股及外资股等对资产的共有权，也就是说，多元化的投资主体对企业档案同样存在一种资源共享权，企业产权虽然出售了，但企业档案资产归谁所有，由谁管理的问题至今尚无明确规定。这一问题在破产企业拍卖中，表现尤为突出。具体对策：档案部门应转换机制，转变职能打破原有管理模式，强化档案工作的现代化管理；建立健全上市企业的资产管理体系。即企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变为混合型的所有制形式。国家控股的股份企业，档案资产的所有权以国有为主体；国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。
2、拓宽归档范围
目前不少企业依旧按原来工业企业十大分类规定的内容来制定归档范围收集档案，而忽视了建立现代企业制度归档工作的新要求，没有及时将企业在产权制度改革中进行资产评估、产权界定、行使、交易、保护等活动中产生的档案及时收集整理，归档立卷，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。针对这些问题，档案部门应扩大归档范围，增加归档内容，增加股份制企业档案部门库存种类的信息。
3、控制档案流失
在企业改革过程中，由于档案资产观念淡薄，管理不善，导致国有档案资产流失现象时有发生，有的未经申报评估就将档案资产无偿转让，有的虽然评估，却忽视其收益的市场价值，只重视档案资产的账面成本价格，造成价值低估等现象。具体对策：组建档案资产评估机构。不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。档案资产评估具有专业性、特殊性、复杂性等特点，必须组建专门的档案资产评估机构。
