供应商采购订单管理精选(九篇)

第1篇：供应商采购订单管理范文

【关键词】 采购管理 品类 订单管理 供应商管理 库存管理

采购管理（Procurement Management）是包括采购计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票收集、采购结算的采购活动的全过程，是物流管理中的重要组成部分，但是一直以来对采购管理的研究很多只停留在流程描述阶段和定性描述阶段，全面的定量化模拟研究还很少，这也是由于采购管理工作的复杂性所造成的，采购管理除了包括订单管理，供应商管理之外，同时也与库存管理紧密相关，因此要做出全面的定量化模拟研究，首先必须对采购管理系统进行仔细的系统分析。

一、采购管理逻辑模型构建及目标设定

1.1 采购管理逻辑模型构建

设定采购管理系统P与订单管理系统O，供应商管理系统S，库存管理系统I三个系统相联系，其中POI三系统都属于企业内部系统，S系统属于外部系统，采购管理子系统的效率与效益取决与这三个系统的交换效率与效益, 构建采购管理逻辑模型如下图所示：

1.2 采购管理逻辑模型流程关系构建

POSI系统间流程为PO―批量订单发出，OP―订单完成情况反馈；PI―库存查询，IP―库存查询反馈；PS―向供应商发出采购，SP―供应商供货反馈。

1.3 采购管理逻辑模型目标设定

将采购管理系统P目标设定为采购批量PQ，采购总成本PC，采购效率PE；订单管理系统O目标设定为订单批量i，SKU品类数k，品类采购量Qk，订单响应速度Okv，订单随机性Oir；将供应商管理系统S目标设定为供应品类数Sk，k品类下供应量SPQ, 供应商供货速度Skv；将库存管理系统I目标设定为现库存量Ik及安全库存量SSk。

1.4采购管理逻辑模型流向参数关系构建

综上所述，PO系统之间的参数传递包括(PC，PQ，PE，i，k，Qk，Okv，Oir)，PS系统之间的参数传递包括(PC，PQ，PE，Sk，SPQ，Skv)，PI系统之间的参数传递包括(PC，PQ，PE，Ik，SSk)。

二、采购管理模拟模型构建

从采购管理逻辑模型的分析中可看出，POSI系统中的核心是P系统，因此构建起以P系统设定目标为优化目标的采购管理模拟模型。

2.1采购批量PQ模型构建

采购批量PQ=，SKU采购分量PQk与订单采购量Qk和现库存量Ik及安全库存量SSk相关，PQk=Qk-(Ik-SSk)。构建模型PQ=，k=(1，N)，N为汇总后SKU品类数。

2.2采购总成本PC模型构建

采购总成本PC，包括购买资金PC1和采购费用PC2，PC1与采购批量PQk，采购价格Pij相关，PC2与采购SKU品类数k及采购批量PQk相关。

首先，考虑单一订单采购成本PCi，与单一订单Oi，订单下SKU品类数Mi，订单下品类采购价格Pij，订单下品类采购量PQij相关。PC i1=，PCi2=f(Mi, PQij)=λ0Mi+，建立模型PCi=+λ0Mi+。

i=(1，n)，n为批处理订单量；j=(1，Mi)，Mi为单一订单下品类量；

λ0>0为品类量系数；λij

其次，在此基础上分析批量订单采购总成本模型：

批量订单采购总成本PC=，但这里要注意的是批量订单汇总之后SKU品类数小于分订单SKU品类数汇总量。

PC1=， PC2=f(N, PQk)=λ0N+，

建立模型PC=+λ0N+，

k=(1，N)，N为汇总后SKU品类数，N

λ0>0为品类总量系数，λk

优化目标为最小化PC，可以结合数量折扣下EOQ模型考虑PQk的优化问题，同时根据供应商数量折扣表确定Pk，因此模型求解重点就在于系数λ0与λk 的求解，而这两个参数可以根据实际采购系统数据收集后经统计分析得出。

2.3采购效率PE模型构建

采购批量PE=，SKU品类采购效率PEk与订单响应速度Okv，订单随机性Oir及供应商供货速度Skv相关，构建模型PEk=f(Okv, Oir, Skv)=αT0+βT0 +γTs=(α+β)T0 +γTs。

T0为采购部门SKU品类订单标准处理时间；

Ts为供应商SKU品类订单标准处理时间；

α品类系数，与SKU品类数N相关，随N值增加而增加；

β随机订单系数，与随机订单比率相关，随即订单量增加β系数增加；

γ供应商响应系数，与供应商供应品类数Sk及k品类下供应量SPQ相关，γ随Sk和SPQ的增加而增加；以上参数与系数可以根据实际数据和经验数据得出。

k=(1，N)，N为汇总后SKU品类数。

三、采购管理模拟模型优化分析

3.1 采购管理系统模型优化目标设定

根据以上模型分析，得出采购管理系统P目标采购批量PQ，采购总成本PC，采购效率PE的函数表达式分别如下：

PQk= ；

PC=+λ0N+；

PEk=f(Okv, Oir, Skv)=αT0+βT0 +γTs=(α+β)T0 +γTs；

将采购管理系统的优化目标设定如下：

将PQk在满足生产需求的情况下降低，同时PC也要降低，而PE则要提高，在实际应用时根据企业实际情况可以采用层次分析法进行优化目标设定；

3.2采购管理系统模型优化分析

将采购管理模型目标间参数相关关系表示如下：

由于PQk与Pk存在内在关联，都由供应商管理系统S的数量折扣表决定，而将S作为整体来看时PQ==，所以PQ，PC，PE直接和k，PQk相关，即采购管理系统优化目标与品类数和品类下采购量直接关系。

由上表可以看出当SKU品类数K发生变化时，PQ，PC变动方向相同，但PE与K，PQ，PC的变动方向都相反；由于PC优化控制目标为降低，PE优化控制目标为增加，所以在满足PC需求情况下，采购管理系统应减少K的总量，即SKU品类总量，以满足系统的优化目标要求。

当SKU品类下采购量PQk发生变化时，由于供应商数量折扣影响，PQ，PE变动方向相反；PC变化考虑到PQk与Pk的交互作用影响，需要进行SAM敏感性分析，实践中在收集相关数据后可再进行具体分析。

综上所述，考虑K及PQk对采购管理模型的影响，减小K量将可以优化企业采购管理系统目标，而PQk带来的影响还需要通过实际数据收集和敏感性分析作出进一步判断。

参考文献

1、(U.S.A) David R. Anderson, Dennis J. Sweeney, An Introduction to Management Science Quantitative Approaches to Decision Making [M] 机械工业出版社 2006.06第1版

第2篇：供应商采购订单管理范文

关键字：计算机；软件系统；数据分析；数据库；

中图分类号：G623文献标识码： A

1、引言

采购系统管理包括采购订单维护、采购合同维护和采购订单结案三个部分。采购订单维护可以通过编号查询采购订单的制单日期、经手人以及订单的具体 执行情况，也可以通过添加生成新的订单。 采购合同维护是采购订单管理中的重要部分，采购人员通过添加合同编号、对应的订单编号、供应商名称、付款方式、收货时间、总价、合同签订时间以及相互之间约定的罚金比率和预付金额来生成新的采购合同，系统将自动添加到采购合同明细表中。同时．也可以通过输入合同编号来查询已生成合同的具体项目。采购订单结案中，采购人员可以添加订单编号、物料编号、物料名称、需求数量、物料规格、单价、需求时间以及供应商名称来生成采购订单的明细，

2.数据流程分析

数据流程分析把数据在组织中的流动过程抽象出来，专门考虑业务处理中的数据处理模式，目的在于发现和解决数据处理中的问题。它的主要工具是数据流程图（DFD）。数据流程图是现有数据流程的抽象，它舍弃了具体的组织结构、物流、场所等信息，仅从信息流动的角度考虑业务执行的过程。数据流程图的绘制应按业务流程图理出的业务流程顺序，将数据处理过程绘制成数据流程图。对于每个具体业务，再进一步细化，通过更详细的数据流程图描绘更具体的数据处理过程。

图形符号 名称 符号说明

实体 记述系统以外的数据提供数据获得的组织机构个人，框内为实体名称

处理 记述某种业务的手工或计算机处理，其中PM记述处理标号，C记述处理名称

数据存储 记述与处理有关的数据存储，DN记述存储的标号，S记述存储数据的名称

数据流 记述数据流的流动方向，FM技术数据流名称

表2.1数据流图符号说明

采购管理系统对物料采购提供从物料请购单、采购计划、采购订单、合同管理、供应商管理、到货接收、直至验收入库全过程的跟踪管理，监督和控制采购合同及订单的执行，控制物料储备趋于合理。对供应商实行供应商档案、供货历史等信息管理。其数据流程图如图所示图2.2采购管理数据流程图

图2.3采购计划管理数据流程图

图2.4采购订单处理数据流程图

图2.5采购收货处理数据流程图

3.数据库设计

概念结构设计

概念结构设计的特点 能真实、充分地反映现实世界，包括事物和事物之间的联系，能满足用户对数据的处理要求。是对现实世界的一个真实模型。易于理解，从而可以用它和不熟悉计算机的用户交换意见，用户的积极参与是数据库的设计成功的关键.易于更改，当应用环境和应用要求改变时，容易对概念模型修改和扩充。易于向关系、网状、层次等各种数据模型转换。概念结构是对现实世界的一种抽象,从实际的人、物、事和概念中抽取所关心的共同特性，忽略非本质的细节 把这些特性用各种概念精确地加以描述 些概念组成了某种模型。描述概念模型的工具E-R模型。

如下图做出E-R图

图3.1采购管理ER图

4．功能实现

系统的功能划分为基本信息维护、信息查询、设备信息管理等三项功能。相对应有如下3个模块。

1.基本信息维护模块。该模块是用来对基本信息进行维护，对供应商信息和采购员信息进行更新，便于查询最新的信息，有助于采购设备。例如，某一个供应商不再为学校供应设备了，应及时将该供应商信息删除，购买设备时不再考虑该供应商。

2.信息查询模块。对库存信息进行查询，为制定采购计划提供参考以及为审核采购计划提供依据。对供应信息进行查询，可以为选择供应商提供参考，以最低价来购买设备，降低购买设备的成本。

3.设备信息管理模块。首先要制定设备采购计划，通过审核后，开始向供应商传递设备采购订单，所以设备采购计划和采购订单都需要留档。设备购买回来后，验收合格后需填写入库单，方可入库。入库单作为设备入库的原始单据，需妥善保管，以便后期的设备管理。

参考文献

[1]曾垂璧，李慧敏．集成化ERP管理模式[J]．北京：科研管理，2006

[2]侯书森，孔淑红．企业供应链管理[M]．北京：中国国际广播出版社，2002

[3]沈小静，谭广魁，唐长虹．采购管理[M]．北京：中国物资出版社，2003

[4]范罡．采购管理在企业中的应用[D]．厦门：厦门大学，2002

[5]康善村．采购技术[M]．广州：广东经济出版社，2001

[6]王魁林．采购管理与库存控制[M]．北京：中国物质出版社，2002

第3篇：供应商采购订单管理范文

关键词：连锁 零售 缺货 供应链

门店缺货的含义及其影响

消费者在连锁超市中常有这样的情形：当我们看好超市货架上一个台灯样品，结果理货员却告诉我们该台灯无货；当我们准备购买某种式样的鞋子时，却发现这种鞋子已经没有适合我们的尺码；当我们根据超市DM海报购买某种促销商品时，结果该商品早已被抢购一空；当我们早上到超市想购买某种品牌的鲜奶时，却根本找不到……这就是连锁零售企业门店在经营过程中发生的缺货(out-of-stock)现象。根据中国连锁经营协会的调查，国内零售企业门店缺货问题非常严重，门店缺货率在10%左右，这一水平远远高于国际7％左右的水平。

门店货架缺货，对门店的最大影响是会使消费者购物的满意度降低，消费者对零售店及供应商的商品品牌忠诚度降低。大部分消费者遇到缺货情况时，往往选择离开，从此不再去该超市买相同种类的商品。此外，货架缺货同时损失掉了销售的机会，在门店的运营过程中，不论商品价格有多吸引人，不管购物环境有多优美，如果没有商品陈列在货架上，消费者就无法实现其购买目的，零售商和供应商的销售及利润也就无从谈起。总之，高缺货率会给零售企业乃至制造企业的产品销售造成重大损失，并导致出现顾客忠诚度下降、利润减少、零售商与供应商协作混乱等一系列问题。缺货问题是影响零售商和供应商利润的重要因素之一。如果能对缺货进行科学的管理，可以明显改善经营业绩。据统计，如果在架商品的可获得率提高2.6％，门店利润就可以提高5.2％，顾客满意度也可以从86.6％提高91.3％，供应商的利润也会相应增加。

门店缺货的原因及责任划分

连锁企业门店缺货是由于什么原因造成的呢？应该由谁来承担缺货的责任呢？如何解决好门店缺货问题呢？有人可能认为缺货仅仅是因为门店理货员没有及时补货造成的，也有的人认为之所以缺货是因为物流配送中心没有及时送货造成的。事实上，门店缺货的原因并不是这么简单的。虽然缺货只是门店经营情况的一个表象问题，但是其所引发的却是连锁零售企业内部运作问题，甚至关系到连锁零售企业整个供应链管理上的问题。除了门店理货员补货不及时和配送中心配送不及时的原因外，缺货问题还和连锁企业总部采购经理、门店店长、门店采购经理，甚至供应商都有关联。

由图1可知，一种商品从供应商到顾客手中需要经过多个环节，涉及到整个零售企业供应链的管理，门店缺货与门店理货员、门店采购经理、物流配送中心、总部采购经理以及供应商都有关联，概括起来导致门店缺货原因主要包括零售门店理货管理缺陷、零售企业采购管理缺陷、供应商商品供应问题、零售企业物流配送低效等。

零售门店理货管理缺陷。门店后仓有货，而门店缺货，缺货的原因主要是由于理货员补货不及时所致，在这种情况下理货员应该承担缺货的主要责任。在门店经营过程中，有的理货员有不良的工作习惯，喜欢在货架上“拉排面”，就是当商品缺货的时候，在该种缺货商品的位置上进行陈列其他商品，直接后果就是：当配送商品到货的时候，理货人员不知道该商品是否货架缺货而遗忘上货。这其实在掩盖门店的缺货现实，表面看货架丰满，实际却存在诸多销售隐患。

零售企业采购管理缺陷。门店采购经理没有及时向总部采购经理订货或订货量不足，或凭经验订货，导致少订、漏订、晚订，使门店后仓根本没有货，理货员无货可补，此时的责任就不在于门店理货员，而在于门店采购经理。或者门店采购经理已经根据门店的销售情况向总部采购进行科学的要货，但是，因为总部采购经理没有及时向供应商采购或没有将门店订单传输到配送中心，导致商品没有及时配送到门店，造成了门店缺货，此责任则在于总部采购经理。此外，在门店采购信息传输到连锁总部采购中心的过程中以及总部采购信息传递到供应商和配送中心的过程中，还经常出现信息传递延误或传递失败等现象，从而使门店订货出现不能及时配送的现象。

供应商商品供应问题。总部采购经理根据门店要货计划进行采购，但是因为供应商没有收到采购信息（或采购单）或收到采购信息（或采购单）后没有及时根据采购单进行备货，以及向配送中心及时送货，因此造成配送商品的不及时，最终导致门店的缺货（自采供应商没有根据门店采购经理订单及时送货）。此时责任主要在于供应商。现在供应商和零售商之间的紧张关系已经成为货品在货架上缺货的主要原因之一。零售企业和供应商的合同及协议通常制定得不够完善，容易导致双方争端，这种争端又往往造成供应商停止供货。其中有关付款、退货的条款特别容易引起争端，在相持不下的情况下，供应商会在零售商付清货款以前，停止运送新的商品。

零售企业物流配送低效。供应商已经根据采购单及时备货、送货至物流配送中心，但是因为物流配送中心因为工作效率低或车辆不足等原因，没有将门店订购的商品及时配送到门店，因而造成门店缺货。此时责任主要在于物流配送中心。配送中心的运营能力尚不成熟也成为影响及时向门店配送商品的重要因素，譬如缺少配送预约制度，导致后仓外车辆长时间排队等候；仓库管理信息系统功能不足，影响了收货和上架作业，不能分配库位，不能跟踪库存信息；在订单管理方面，对最低订货批量缺乏控制，导致了订货频繁且达不到经济批量；不能承担拆零配送任务；取货效率低、取货错误；分拣操作质量低以及在商品配送方面，高峰期间车辆不足等。

解决门店缺货问题的主要措施

通过以上分析可得知，零售门店缺货与零售企业供应链管理、采购体系建立、门店正常营运管理、信息系统建设、人员培训等多个方面具有密切关系，因此可从加强日常营运管理和供应链管理两个层次入手，从根本上解决门店的缺货问题。

（一）加强零售企业日常营运管理

1. 培训补货流程，完善考核指标。可增加员工对商品缺货严重性的了解，并培训规范的补货流程。教育门店的理货人员及时对缺货商品进行统计汇报，如果得知该种商品因为厂商制造或者其他原因暂时断货，就应该在商品标签上放置“抱歉，该商品缺货”的便签，同时让那个位置保持空置状态，以便后期上货。还应将商品缺货水平与销售损失相联系，与理货员的奖金挂钩，按照总部的相关规定，结合门店的实际情况，完善各项考核指标和责任规定，并经常性地进行检核，将规则深入到每一个理货员工的脑海里，将缺货风险降到最低的限度。

2. 及时掌握需求，加强库存考核。门店经理要根据实际情况制定一个合理的再订货点，千万不要等到火烧眉毛了才向总部采购要货，要打有准备之战；要及时掌握特价期间及特价商品，早做准备，备足货源；在法定节假日充分估计市场需求，科学预测销售量，及早并科学要货，及早做好大宗购物和团购准备，并通过限量供应、限额购买或及时补充货源等手段，积极对待抢购。此外，还要完善对采购经理的考核指标体系，除了考核毛利和销售量外，加强对门店库存的考核，主要包括订单满足率、货架缺货率以及门店库存周转率等。

3. 强化信息管理，完善物流配送。加强总部采购经理的责任心，并采用先进的信息系统，迅速、准确处理订货信息，避免出现信息传递方面的失误。加强物流配送中心信息化、网络化、机械化、现代化建设，提高物流配送中心的工作效率和服务质量。通过不断完善物流配送中心的各项功能，将门店订购商品及时配送到位，减少门店缺货所造成的损失。配送中心可利用信息管理系统对门店的订单处置和异常订货进行跟踪监督，系统跟踪和提示未收到货的订单。此外，配送中心对供应商加强监督，将信息及时向采购部门反馈，保证供应商送货的及时率和准确性。

4. 缓解供求关系，满足消费需求。没有供应商的发展，就没有零售商的辉煌。零售商应尽力使供应商的生产能力得到充分发挥，而且要使得供应商必须有利可图，因为只有这样，供应商才能稳步成长，才能有能力并愿意向零售商提供质优价廉的商品。在零售企业与供应商双方的博弈中，零售商和供应商往往都只是想使自己利益最大化，而忽略了通过双方的合作来争取双赢。零售商应加强与供应商协作，协调好与供应商的关系。零售商和供应商在实现消费者愿望和需求方面，他们是合作者而不是对手。对双方来说，在理念和实践过程中，满足消费者需求是最基本也是最具挑战的任务。

（二）加强供应链管理

虽然缺货只是门店经营情况的一个表象问题，但是其所引发的却是连锁零售企业内部运作问题，关系到连锁零售企业整个供应链管理上的问题。总体上看，门店缺货的现象反映出的是连锁零售企业在供应链管理方面的缺陷。要彻底有效地解决门店缺货的问题，不仅从某一个方面就能解决好问题，而应该从整个供应链的管理入手。

第4篇：供应商采购订单管理范文

关键词：工业企业采购；商业企业采购；采购管理

中图分类号：F253.3 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2015）05-0242-01

一、商业企业与工业企业的不同

首先，工业企业和商业企业的货币流通模式不同。

工业企业货币流通要经过：货币资金、储备资金、生产资金、成品资金、货币资金，这么一个循环过程，包含供应、生产、销售三个阶段；而商品流通企业包含：购进、销售两个阶段。商品流通过程中，不涉及原材料的问题，而工业企业则要认真核算原材料、人工成本、制造成本等问题。

其次，在会计核算上，工业企业和商业企业核算方式不同。

会计上，工业企业主要业务是生产环节，核算上也是以生产方面的核算为主，工作量主要集中在成本核算，如材料的管理和成本分配等规律性的重复工作；商业企业的业务非常繁杂，从产品进销存，各项费用，到资金管理等，几乎常规会计涉及的内容都少不了，科目设置比工业会计要多，子目也要细得多，主要是核算比较繁琐。

二、工业企业与商业企业在采购管理上的异同分析

采购是企业运行必不可少的环节，采购管理的好坏直接影响企业的利润。近些年，随着供应链管理的盛行，很多企业把采购放在了非常重要的地位，很多企业开始照搬国内外先进企业的采购模式和采购策略，但是，往往照搬过来的模式会“水土不服”，究其原因有很多，但是从宏观上将，很多企业还是没有严格地区分开工业企业采购和商业企业采购的不同。我们知道，商业企业和工业企业的采购管理不尽相同，无论是在采购计划管理、供应商管理、招投标管理、合同管理以及采购绩效管理方面。

（一）基于采购计划管理上的异同分析

从表面上看，无论是工业采购还是商业采购，在采购计划的制定上，两者都需要分析采购需求、制定采购计划、规划采购预算、签订采购订单等流程。但是在实际执行时，两者侧重点各不相同。首先，在计划决策方法的使用上，由于商业企业和工业企业特点的不同，决定了工业企业采购计划的制定需要更多地使用定量的分析方法，而商业企业会更多地采用定性的研究方法。其次，在整个流程上来说，工业采购需要增加采购认证的环节，即样品认证――中试认证――小批量认证――大批量采购环节，而商业采购不需要认证环节。再次，在整个流程的各个环节中，两者的侧重点也不一致。比如在采购需求分析中，工业采购需要在MRP或JIT模式下进行需求产品的ABC分析，整个需求分析过程逻辑严密且用时较长，而商业企业采购一般都结合历史数据采用经验法来对需求数量进行确定，整个需求分析过程迅速果断，最后，在采购订单签订方面，工业企业采购审核审批较为复杂，考察考核时间较长，订单制作及订单签订都较为缜密，采购部门一般都会在针对不同的供应商制定不同的订单，一般不使用制式订单。但是在商业企业，订单一般采用制式订单，审核也较工业采购步骤简单。审核时间较短。

（二）基于供应商管理方面的异同分析

两者首先还是在流程上基本是一致的，在供应商的管理上都需要经历供应商的寻找――供应商调查――供应商开发（采购谈判）――供应商选择――供应商评价――供应商关系管理等环节。但是在各个环节上，还是有很大的区别，主要表现在如下方面。

1.在供应商信息的寻找方面

工业企业采购主要通过（依次排序）国内外展销会、各类产品订货会、国内外的企业协会、国内外产业研究报告等信息方面寻找供应商；商业企业采购（依次排序）主要通过同行市调、厂商介绍、媒体广告、朋友亲戚介绍以及自行寻找等方面来对供应商进行寻找。其次，信息的范围上，工业企业一般都在全国范围内进行供应商的寻找，而商业企业一般在本区域内进行寻找。

2.在供应商选择方面

在供应商选择方面主要体现在选择标准的不同。工业企业采购选择供应商标准按照重要程度依次是：产品的质量、供应商产品中的技术水平、供应商商品的价格、供应商的快速反应能力等。一般来说，工业企业相对于价格，更侧重于质量及技术；商业企业采购选择供应商标准按照重要程度依次是：供应商提供商品的价格、供应商快速的反应能力、供应商的地理位置等。由于商业企业一般不进行产品的生产，而是进行商品的贩卖，因此，相对于商品的质量来说，更侧重于商品的价格。

3.在供应商的开发方面

在供应商开发方面主要体现在供应商谈判上的不同。工业企业采购谈判必须通过试样认证之后才能进行谈判，且谈判较为正式，一般谈判人员可分为主谈人、副谈人、书记员等；商业企业采购谈判相较于工业企业采购谈判，由于供应商的数量众多，谈判次数相较于工业企业多，供应商的更换也较为频繁，谈判时气氛也相较于工业企业采购相对随意一些。

4.供应商的评价方面

在供应商评价方面主要体现在供应商考评侧重指标上的不同。工业企业更侧重质量指标和供应指标，质量指标如：来料批次合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率等。供应指标如：准时交货率、订单变化接受率等；商业企业相较于工业企业考评指标更侧重于经济指标，如：价格水平、报价行为、降低成本的态度和行动、付款方式、运输方式等。

（三）基于采购合同管理上的异同分析

首先两者的区分主要表现在合同管理的流程上的差异。工业企业采购合同管理流程相较于商业企业主要多了两个环节：招投标管理和公证环节。商业企业一般对于商品的采购不会进行招投标和公证。可以看出，工业企业的采购合同管理相对于商业企业要严谨的多，主要是由于工业采购一般涉及的采购资金较大，对于采购产品的质量要求、技术要求较高，对产品审核较为严格。

其次，主要表现在合同的付款业务上，工业企业一般会严格执行合同的付款约定（多为货到付款），一般会在规定的时间内完成对供应商的付款，结算时工业企业一般多采用银行承兑汇票、银行汇款和支票等来进行付款；商业企业在付款业务上一般采用账期、实销实结等结算方式，这种方式一般非常有利于采购方，结算时多采用现金、银行汇款等方式。

（四）基于采购绩效管理上的异同分析

工业企业和商业企业的采购在绩效管理上的区别表现在绩效评估方法的侧重上。商业企业对采购人员进行评估一般会采用结果导向型绩效评估方法，多采用业绩评定表法或者关键绩效指标法。比如商业零售企业使用销售额、库存率、畅销品的比重、滞销品的比重、平均毛利率、客流量、客单价等来衡量采购人员；工业企业多采用行为导向型绩效考核方法，如多采用行为观察法或360度绩效评估法。工业企业一般评估时间较长。商业企业绩效考评更加追求效率，而工业企业会更加追求公平。

三、总结

两类企业间的异同是由各自的特点决定的，工业企业依据其生产环境或制造环境可分为按库存生产、按订单生产以及按订单设计生产三类。对于不同的生产环境，企业所采取的生产组织方式不同，相应的采购管理也不同：对于按库存生产的企业一般采取流水作业，货物成批采购、标准化程度较高、采购功能相对简单，采购的商务化比重大；对于按订单生产的企业，生产组织灵活迅速，生产设备一般按机群或工艺布局，采购要求较高，针对原材料、零部件等不同的物料应采取不同的采购及供应商管理方式；对于按订单设计生产的企业，生产往往要求现场作业，采购通常是接受订单并确定设计以后开始，采购具有技术性强的特点。而商业企业采购商品品类较多，采购差异化较大，标准化较差；供应商较多，供应商管理难度较大；商业采购的技术性相较于工业采购来说，技术性较差，更侧重于谈判技巧的应用。

工业企业和商业企业在采购管理的各个环节都有差异，这要求采购工作者要能够深刻地把握商业企业和工业企业各自的特点，同时把握企业自身的发展特点，对本企业的采购进行全面管理和优化。

参考文献：

[1] 基于电子采购的大型建筑施工企业区域采购模式[J]. 建筑经济，2009（8）.

第5篇：供应商采购订单管理范文

招标采购的物资，应按照招标文件中约定的时间（一般为30天）完成合同签订，不得无故拖延。招标采购的物资，合同应以中标通知书、投标文件、专用合同条款、通用合同条款、招标技术规范书、已标价合同货物清单、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。招标采购的物资，签订书面合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件的内容一致，不得再行签订背离合同的实质性内容的其他协议。

二、合同管理模式

电网企业合同管理历经了3个阶段的变化。2004年以前，各网省公司负责各自业务范围内的物资采购，没有统一的物资合同管理；2005～2008年，电网企业实施两级集中规模招标采购模式，合同管理采取哪级项目单位出资，相应物资部门进行签约，履约结算；2009年至今，电网企业实施全面的物资集约化体系建设，按照物资集约化整体设计方案变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程，全面提升物资集约化程度，实行“统签、统付”管理。即：省公司出资采购的物资合同全部由省公司进行签订、结算。随着物力集约化不断深入，目前，电网企业合同管理体系是以批次采购合同管理为主、协议库存及超市化采购框架合同为辅，全面覆盖公司基建项目、技改项目、农网项目、电能表及日常办公运维物资的全口径合同管理模式。电网企业对物资采购合同文本实行统一管理，目前应用98套物资采购合同文本，用以规范公司合同承办人员的合同签订、履行行为，防范法律、商业风险，增加社会效益和经济效益。合同签约全面应用ERP系统和电子商务平台，系统固化文本格式和签订流程，招标结果自动回传，合同文本自动生成。招标采购的物资，合同签订可采用简化签约文本，签订时只打印并签署合同协议书和附件，通用合同条款和专用合同条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。

三、合同管理流程

系统流转：合同管理人员根据电子商务平台的中标结果，以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同，供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传递给ERP系统，生成采购订单。同时，合同在经法系统中流转，完成审批程序。纸制合同签订：供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制：在合同台账的基础上，对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充，形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。建立两级物资调配机制：在省公司层面建立物资调配中心、在地（市）公司设立物资调配室。按照管理范畴，省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应，对外统一安排供应商资源；地市公司负责其业务范围内的物资调配管理，分析和监控本地（市）物资供应关键节点执行情况，积极协调项目现场和供应商履约，主动落实物资到货情况。建立月计划、周协调、日调度工作机制：物资调配中心（室）每月编制物资供应计划，统筹安排供应商生产和现场到货计划；每周召开履约协调会，协调计划执行中的问题；每日调度供应商发货和现场接收，跟踪掌控物资到货情况。建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节，统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间，根据各时间节点，监督物资供应执行，提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能，设置四级预警参数，监控物资供应链全过程，主动发出预警信息，并通过督办单跟踪解决预警信息。合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容，合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息，生成预付款申请；到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请；完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。

四、下一步合同管理重点

第6篇：供应商采购订单管理范文

关键词：连锁餐饮企业；供应链；供应链管理；供应链会计

中图分类号：F719.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）01-0117-02

一、供应链会计相关理论

（一）供应链

供应链是围绕着核心企业，通过对企业的物流、信息流和资金流的控制，从开始采购原材料到制成中间产品及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商，直到最终用户连成一个整体的功能网链结构模式。

（二）供应链管理

供应链管理是指采用系统的观点针对供应链中的物流、信息流和资金流进行规划、设计、控制和优化，从而最大程度地减少内耗与浪费，寻求建立供、产、销企业及顾客间的战略合作伙伴关系，保证供应链中成员取得相应的绩效和利益并满足顾客需求的整个管理过程，实现供应链整体效率的最优化。

（三）供应链会计

供应链会计是为满足供应链管理的某些需要而对现行财务会计系统进行的改革。它是以供应链管理环节和会计岗位为基础和路径构建起来的，着重于供应、生产、销售等环节的核算与管理的会计核算管理系统。

二、北京中恒餐饮集团供应链会计现状

（一）供应采购环节业务流程

供应采购是指企业在一定条件下，向供应商购买材料、物料或者服务的全过程。包括编制采购计划、确定供应商、签订采购合同、完善采购管理、进行采购付款、验收入库、生成会计信息等环节。

1.采购模式：中恒餐饮集团采用单一采购与集中采购两种模式相结合的采购方式。单一采购往往就近采购，企业与供应商是简单的买方与卖方关系，没有建立长期的合同关系，比如蔬菜类、粮油类和水果类等；集中采购的原材料实行集中采购与分配，企业与供应商建立长期的合同关系，拥有稳定的供应商。

2.采购业务会计流程：对于采用单一采购模式的原料，由门店库管验收货物后填制采购订单，门店会计审核后将采购订单提交给采购部长审批，审批完成后门店会计再将采购订单下推生成入库单，最终原料进入库存管理系统；对于采用集中采购模式的原料，依次分为六个步骤：门店要货申请；门店要货申请汇总；采购订单；入库单；配送出库单；门店收货单。

（二）库存管理业务流程

中恒餐饮集团的库存管理流程主要包括库存管理和存货清查两方面。

1.库存管理：入库―出库―退库。入库单由采购订单下推生成；餐饮业物料的出库是随着食品的销售而出库，中恒餐饮集团通过对每个食品设立成本卡，通过财务软件对每天POS销售单的记录，实现了对每个物料出库数量的统计；当有多发或者发错的物料时需要填制退料单，实现退库。

2.存货清查。中恒餐饮集团的存货盘存制度采用永续盘存制，通过设置详细的存货明细账，包括存货的品名、规格、型号，逐笔记录存货收入、发出的数量和金额，以随时结出结余的存货数量和金额。采用定期盘存，每月月底进行一次盘点。

（三）审批流程的设计

1.采购订单的审批：各门店收到货后填制采购订单，需要将其提交给采购部经理审批，以审核采购订单的物料名称、单价、金额等是否正确合理，审批成功后才准许生成入库单。这样既保障了门店会计和库管填写单据的正确率，又避免了人为操纵。

2.付款单的审批：各门店购买货物付给供应商的付款单需要经过一定的审批流程：门店会计―店长―会计主管―财务经理，经过逐级审批后付款单才可以生成凭证，进入账套。

三、北京中恒餐饮集团供应链会计问题分析

（一）供应采购环节业务流程问题

1.供应商的选择具有无序性。单一采购模式虽然能采购到物美价廉的原料，但是各门店目前的几个主要供应商，基本上都是旧识或熟人，自公司成立起就一直延续下来了这样的合作关系，缺乏正规完善的对供应商资质的考察和选择，也没有相关的考核程序，不利于对供应商的有效管理。

2.由于采购部部与后厨之间缺乏有效的沟通和交流，采购部不了解厨房的生产情况，厨房部也不清楚相关产品的售价和物料的进价，最终造成一方面无法控制生产成本；另一方面经常出现因物料的缺乏造成顾客点的地方特色菜无法正常出菜，顾客对餐饮企业的抱怨和投诉增多，进而影响顾客的满意程度。这种被动适应市场状况不利于企业健康的可持续发展。

3.采购部与财务部沟通不畅，造成会计信息不对称。采购部在重庆，而财务总部在北京，地域上的差异导致财务部不能准确了解到相关单据信息。

（二）库存管理业务流程问题

1.缺乏统一的库存控制方式，未按物料分类负责接货、报验、入库、记账、发放等，未对重点存货进行重点管理。由于没有科学规范的管理方法，只能通过设置较高的安全库存来应对企业经常面临的预期外需求，因此在物资采购过程中没有先进的库存数据分析系统，缺乏科学的预测，采购人员也只能靠订单、经验和季节因素来确定当前企业所需要的物料，缺乏具体的需求调查盒市场调研，从而造成库存积压。

2.库存日常管理数据不准确。由于库管员的自身知识水平有限，仓库的系统账和实物经常不符，出现生产过程中账务显示库存有，但是实物却没有的现象，给生产带来了很大的麻烦；不按库位摆放物料，或移动物料后，不及时把新库位的资料交给录单员录入系统，造成无法找到相关物料；库管员不及时送单给录单员，录单员不及时录入系统，结果造成系统数据与实际脱节，影响ERP系统数据的准确性，最终影响到了生产计划的贯彻和执行。

3.存货盘点监管不严，造成账实差异大。主要原因是：人为失误导致账存数不准确；实际盘点时，仓管员责任心不够、工作态度消极、办事拖拉，手工单据信息不准确，最终导致实际盘点数不准确；部分物料标识不统一、不规范、没有物料编码，以致无法追查该物料的历史状况；每道菜虽然设置成本卡，但是厨师在做菜时没有严格按照成本卡上的固定数量出菜，导致账上出库与实际出库不一致。

（三）审批流程的设计问题

1.采购订单不能及时审批，导致库存数据不准确，影响财务工作进度和效率。采购订单需要经过采购部人员的审批才可以生成，由于各个门店每天有大量的采购订单，再加上采购人员本身工作繁忙，导致不能及时审核采购订单，甚至忘记这项工作，造成工作拖延。

2.付款单的审批流程有待完善。付款单的审批流程较为复杂，导致对供应商的付款不能及时完成。此外，门店会计急于完成工作，未能按照正确的会计流程，在付款单审核后，实际还未付款的情况下，生成会计凭证，这就造成了现金与银行存款账存数与实际盘点数不一致。

四、北京中恒餐饮集团供应链会计优化策略

（一）供应采购环节业务流程

1.加强对供应商的有效管理。供应商管理应做到：改进选择供应商的方法，重点关注重要供应商和材料；从企业整体利益出发，与供应商建立长期的战略合作伙伴关系思想；完善供应商控制和管理，进而减少物料的采购风险。

2.建立一流的采购物流团队。创建学习型组织，加强采购人员的引进、培训和激励，倡导不断改进工作的餐饮企业文化；鼓励并引导采购部、餐厅部、厨房部、供应商之间的沟通与交流，熟悉各自业务，提高工作效率；采购人员要进行较为准确的需求预测，制订科学的采购计划，确保采购策略有计划、有步骤地实施；应用ERP系统，有了公用的数据库，实现了与供应商以及各部门间的信息资源共享，加快信息传递速度与准确性。

3.加强各部门之间相互沟通与协作。加强采购部与财务部之间的相互协作，提高会计工作效率，保障会计信息的可靠性。采购人员要意识到自身的职责不只是单纯的负责购买食品与饮料，还要负责其他方面的处理与运作，加强对会计业务流程的学习是自己不容推辞的义务的意识。

（二）库存管理业务流程

1.加强对库存原料的分类管理，针对不同物料采用不同的储存方法，且要遵循经济和科学的库存管理原则。对于牛肉及其他肉类、海鲜类、饮料、烟酒等采购量大，本身价值昂贵，其质量好坏对企业产品会产生重大影响，且提供这种物料的合格供应商不多，因此需要重点管理；对于米、面、油及其他粮食制品，燃料等，供应市场比较充足，但该种物料本身价值昂贵，库存占用资金大，尽量减少库存总量。

2.加大相关培训力度，提高仓库管理人员素质。库存信息的准确性对于进行有序的库存管理非常重要，高效的库存管理归根结底还是人的管理。加强库管人员的工作责任心，督促其及时准确录入单据；通过加强培训使其了解相关财务制度，具有一定财务成本管理知识，向企业主管人员提出有针对性和有说服力的管理方案。

3.落实存货盘点制度，准确分析盘亏原因。具体做法：建立库存产品定期盘点制度，使财务账与实际库存账保持一致；采用分区分块法，将库存项目按所在的区域分组，对每个区全面盘查一次，并与库存记录相比较；完善内部绩效评价，提高仓库管理人员的责任心；加强与后厨的交流沟通，定期核实更改成本卡，厨师应严格按照规定数额出菜，以保障账实相符。

（三）审批流程的设计

1.加强职责分工。集团总部设立专人，负责监督各门店采购订单的审批，对于不能及时审核的采购订单，向各门店询问原因，并积极督促采购部人员审核，以保障单据的准确及时录入，提高财务工作进度和效率。

2.完善付款单的审批流程。设立固定金额限度，对于小额的付款单可以简化审批程序，不需经过财务经理的审批，从而简化财务工作，提高工作效率。对于大金额的付款单则必须经财务经理审批。

参考文献：

[1] 沈顾官.基于QFD的中餐连锁企业供应链优化研究[D].北京：北京交通大学硕士学位论文，2013.

第7篇：供应商采购订单管理范文

在信息和网络技术迅速发展的今天，越来越多的贸易方式和服务内容的变化以及不断变化的消费者需求，使得生产经营难以把握市场变化。市场的不断变化使MRO管理存在着必要，MRO采购管理在供应链中的积极作用愈发明显。主要体现在以下几个方面：第一，保证产品品质：MRO物料采购在下单前要评估好供应商，对供货商要做好前期评估，设定和选择好供应商，这些供应商要有健全的质量保证体系，这样可以减少重复复杂的检验程序，以达到减少采购成本的目的。第二，以确保牢靠的供应：在产品标准规定时，要求所有供应商按照所提供的标准制作产品，建立一个标准的产品客户群。第三，促进产品创新：MRO采购可以将所采购的产品进行不断升级，对服务中出现的问题不断改善，对提供的备品及维修不断改进，使维修材料供应链的效率可以提高，使供应链在组织形式上赢得竞争优势。第四，增加供给弹性：MRO采购与供应商用自己的库存和分配机制，成熟的管理经验，良好的与供应商的关系，在MRO采购可充分发挥其采购与供应组织的供给弹性作用，作出实质性回应以满足需求的变化，。

二、我国MRO采购与管理现状

MRO（Maintenance，Repair＆Operations）采购即只用于维护、修理和运营的用品和材料，有时也被称为间接材料，一般不构成最终产品的一部分。各单位需要各种形式的MRO材料来维持正常的生产经营活动。中国的MRO采购市场还未完全发展，MRO供应链管理也是刚刚起步，还未形成规模。用户单位对MRO采购和管理也有很多问题：

（1）在直接生产材料采购的重点，忽视了MRO采购。分散采购功能，不顺畅的部门之间的沟通，增加购买错误的潜在风险。

（2）没有专业的行业标准和采购规范，MRO采购属于一个新的行业，目前还没有专门的行业规格和执业标准，现有的采购人员对MRO采购这一块没有专业的知识，也没有经过专业的培训。

（3）战略层面的采购和供应缺乏组织，但集成供应的使用，只是在时间，经销商的协作和电子商务的购买和其他先进的采购。

（4）无设备，生命的更换时间，企业中没有设定各设备的折旧年限，以及设备开始折旧的时间。设备何时开始保养，保养次数都还没有严格的定义。

（5）供应商的相关数据和产品数据管理操作利用率不高，企业在做年度招标时，首先要大量收集相关资料，对此类产品进行了解，该产品的供应商有哪些，要多家询价，对收集的资料进行分析，充分利用收集的数据进行作业。

三、国外MRO管理的重要成果

由于采购MRO的一些间接费用的核算成本在大多数单位是几乎看不见的，这部分成本一般不会反映在报告中，因此也被国外企业称为时间延迟和毫无价值的隐形成本。为了规避这种情形，自2002年以来，国外企业开始改变采购MRO采购模型。根据MRO采购和供应的特点，建立包括新的采购与供应管理在内下列模式：

（1）集成供应：供应商负责一个特定产品线的所有材料，供应商可以分解产品类别，并能归并产品的更多细目。

（2）供应商场：商场是所谓的供应厂商销售物品的地方。供应商为了形成一个市场竞争的影响，大家都集中在一个特定地方。

（3）经销商合作：合作是各种工业产品所谓的经销商分布，有一个独立的法律实体，产品原产地不同的经销商联合起来，销售同一品牌的东西，大家共享管理和物流信息。

（4）订货点采购：依据订货点的长度来采购，需求和交货时间的变化，精确计算的再订货点，订货量和订货周期，最高库存水平，创建持续运行体制，需求开始下订单，为降低库存总成本，使用库存控制机制，以各方面得到满足需求。

（5）计划性MRO物料需求采购：在生产企业中物料采购一般都使用需求计划采购，其操作原理是：根据企业目前库存，生产计划，以及企业中各产品的结构，由层来自初级产品生产所需原材料层，零件的生产计划和采购计划。

（6）Just-in-time（JIT）：完全满足采购需求，特别强调采购的时间上的一种方法。这种采购方法是及时满足客户的需求，当客户有需要时必须马上将客户所要的东西按客户要求的数量送过去，客户端是不备任何库存的。

（7）供应链采购：供应链采购不同于一般的采购，是一个有组织的战略采购，采购和供应的组织组成一个联盟。当库存中缺货时发出指令，采购下单，厂商接到订单直接发货，物流公司按正确的需求发货到指定的地方。在供应链中，采购是一个战略采购的组织者，采购要协调各个环节，收集相关信息，做出相应的指令。

第8篇：供应商采购订单管理范文

关键词：物流 采购管理 风险

1 概述

随着我国社会主义市场经济的建立和逐步完善，企业经营日趋专业化和规范化，企业对采购的认识也发生了根本性的变化。采购管理不仅仅是企业的成本中心，更是企业核心竞争力的要素之一。企业通过建立规范、有序、良好的采购制度，选择合适的人员执行采购任务，实现从供应商、经销商、零售商之间的物流、信息流和资金流的一体化管理，建立新型的供需关系，确保整个供应链低成本、高效率地运作。在未来全球化经济体系中，卓越的企业采购供应管理将在激烈市场竞争中起到决定性的作用。企业采购部门也将从一个职能部门上升到一个战略部门，从单一的被动型采购转向主动采购，与供应商建立战略合作关系。

常州盟阳塑胶制品有限公司成立于2005年，位于中国江苏常州市武进区鸣凰工业集中园区小庙。该公司长年和一些独资外企合作，属于生产型企业，主要生产塑料轮子，加工和一些塑料机械部件，如：割草机、割灌机、绿篱机、空压机等塑料机械轮子。目前常州盟阳塑胶制品有限公司在采购方面存在着诸多问题，严重妨碍了企业的发展，因此分析问题产生的原因并实施一系列可行的对策至关重要。

2 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理的现状

2.1 ERP Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称就是ERP，它是上个世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革，而提出了这个概念。

ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除了已有的标准功能，它还包括品质、过程运作管理等一些其它特性。尤其是，ERP采用的基础技术将同时给用户软件和硬件两方面的独立性从而更加容易升级。ERP的关键在于所有用户能够裁剪其应用，因而具有天然的易用性。

2.2 采购管理现状 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理主要采用的是ERP管理，ERP系统下的采购管理要素是在基本规范和COSO报告的基础上，结合了企业资源全部使用ERP系统进行统筹规划，这一特殊环境下的特殊做法在实际操作时更加地具体，有针对性。

①业务部门请购。采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，是采购与付款流程的初始环节。盟阳塑胶企业如大多数企业一样对正常经营所需的物资的购买作一般授权。一般情况下仓库负责对已列入存货清单的项目进行购买，其他部门负责对未列入企业存货清单的项目进行购买。在ERP环境下，各业务部门请购物品时需在ERP系统中填制请购单后，经填制人员签字、相关部门领导按权限进行审批后传递到采购部门。随后采购部门对企业内部采购需求列出采购清单进行汇总归集、合理制定采购计划并进行任务分配。

②采购部门订购。采购部门在收到传递来的请购单后，开始比较各个供应商之间的价格，与各个供应商议价，以确定最佳的供应来源。并与供应商签订采购合同或采购协议，确认要货的基本要求，制定出相应的订购单。订购单中必须列明所需要的商品品名、数量、有效价格、厂商名称和地址等，并预先定好编号并经过被授权的采购人员签名。由财务人员将合同资料、订购单一起录入ERP系统，并将订购单由ERP系统中的电子采购平台传送给供应商，如果供应商发现信息有误，须及时通知修正；另外，一并传送至企业内部的保管部门和企业内部的会计部门。

③库存部门入库。库存部门的仓库保管员应首先比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的名称、数量、规格及到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，质检人员验货后会出具相应的产品质检报告。

验收后，库存部门应对已收货的每张订购单编制一式多联的入库单，作为验收和商品入库的依据，验收人员和保管人员在确保检验无误的情况下在入库单上签字后，传递给会计部门和存货核算系统，自动生成采购入库的转账凭证。同时向采购部门反馈到货信息。于是由采购部门统计汇总需要开票的入库单，向供应商索要发票，然后将入库单和供应商提供的发票或是系统内部的自动生成的电子发票提交给会计部门。

④会计部门审核单据。会计部门收到传递过来的订购单、入库单及供应商开具的发票后，确定供应商发票的内容是否与相关的订购单、入库单一致，和供应商发票的计算是否正确。在确认了所有信息的正确性之后，在财务系统中相对应的订购单中输入电子发票，并由被授权人员审核发票后签章，核对无误后，可按发票要求付款。

⑤存货核算。负责存货核算的会计，在存货核算系统中，根据已接收到的入库单信息，编制记账凭证并传递到总账。

⑥付款处理。会计部门查看了部门预算并审核单据无误后，根据惯例或业务发生时的具体情况，财务会计决定进行转账付款或是现金付款，并编制相应的现付或应付凭证传递到总账。

⑦系统生成的会计凭证会自动传递到总账。

3 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理存在风险分析及应对措施

在前文中已经阐述了盟阳塑胶制品有限公司采购管理现状，盟阳塑胶企业现在所有有效信息都完全电子化，企业的管理人员也能够通过该ERP系统全局地了解各个业务活动的进行动态。即使如此，尽管该采购与付款流程在很大程度上给企业提高了付款流程的运行效率，但要保证流程运行的结果符合企业管理的最终要求，我们还必须了解各个内部控制环节中可能存在的风险。

①请购风险。它是采购的第一个环节。ERP能够实现销售计划到生产计划再到物资计划的分解，但是它的准确性非常依赖于源头数据的真实准确性。然而由于多变的市场环境、科研情况、资金供应等都会影响采购计划，所以企业的采购计划并不能完全的依赖于ERP系统的计划，一些特殊情况还是需要高层领导和财务人员的参与，因为基础数据不准确或领导信息不对称造成的请购不合理是这一环节的风险。因此盟阳塑胶企业在请购单到达采购部之前需要经过请购部门领导的授权批准，在一定程度上缓解了这一风险。

②订购风险。订购环节是采购与付款系统中非常重要的环节。该环节是采购部门对请购部门提交的请购单进行归集、并合理安排采购计划的过程。因此采购部门是否合理订购，关系到企业资金的有效使用及生产过程的正常进行。

③验收入库风险。验货入库后相关的采购单在SAP内部也会进行自动检查，一旦发现跟预设的交货日期和数量不一致时，会被拒收。尽管ERP系统能够保证入库单与订单的一致性，但它的真实性不能保证，使风险大大提高，如果实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离，它的风险会大大减少。因此企业应该注意职责的相互分析和信息的及时反馈。所以盟阳塑胶公司规定，采购人员与验收人员不得为同一人，以减少入库信息反馈舞弊的风险。

④审核单据风险。一般由财务人员保管供应商开具的发票，这是企业付款最主要的依据。ERP系统会自动进行相关的订购单、入库单及电子发票一致性的校对。但仅仅是系统的校对并不能完全保证信息的正确性，还需要财务人员在系统外将相关单据与供应商开具的发票相匹配，从而输入系统。只有当发票与订单等相关单据一致时才能过账。这一环节需要财务人员耐心、细致，否则可能会审核不正确而导致付款错误。对于此情况，盟阳塑胶公司要求会计人员必须重点注意订购单的审批情况、到货情况以及订购单的余额。并设立了专门检查输入供应商发票与原始凭证是否匹配的人员进行审批。并且在付款前，付款组还会对其进行二次检查，重重把关将风险降至最低。

⑤付款风险。只有付款前确保银行票据系统与ERP系统的账号数据同步更新并保持一致，经过了请款部门经办人填制请款单，财务人员审批后，银行出纳才能通过银行票据系统开转账支票付款。因此，审批手续的不齐全、账户信息的错误将会直接导致付款的不合理。所以供应商银行账号信息的维护必须成为企业需要关注的重点。所以盟阳塑胶企业设置了一个专门的小组专门管理供应商信息，对于那些实质性的更改，如供应商名称、税务代码、银行帐号等同时变更，采购部应立刻要求供应商提供相关变更的证明文件，并填写《供方情况变更申请表》，经采购部领导审批后，一起提供给供应商信息维护小组的成员，以确保供应商账户信息的正确性，从而减少付款风险。

4 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理方法改进的建议

4.1 建立完善的授权审批体系 对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门资产负责人负责该部门的物资需求；特殊请购计划的制定必须由各相关部门综合商议决定，与战略相关的大型支出还必须得到高层领导的同意，责任到人。

4.2 建立供应商定期考核制度 采购部门建立供应商定期考核制度，可以保证供应商信息的真实准确。考核以各项指标分析表和质检分析报告为主要依据，配合和供应商之间交易的可信、可靠程度为辅，设定评分标准对供应商进行相应的评分，并将该评分表格作为采购时选择供应商的一个重要标准。

4.3 建立职责分离制度 公司通过采购部门、物资管理部门的组织设置基本可以实现各岗位的职责分离。注意同一部门内部不相容职责的分离问题，最好不要让供应商的选择人员同时负责供应商的考核工作，所以在采购部门内部这两项工作应分派不同的人完成。收货员、验货员与记账员也同样应该分别设岗、各施其责。通过这样的职务的分离制度，可以有效地防止收货环节的舞弊发生。

4.4 建立财务部的合同审核制度 建立财务部的合同审核制度，并严格遵守该制度。在与供应商签订合同时，需要审查文件里的各项因素，确认无疑后才能支付预付款；如果是采购结束后才支付款项，那么采购会计必须参与采购计划的审核和付款计划的签订。此外，采购会计还应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入ERP系统，并负责分类与保管原始的合同资料。

4.5 建立供应商账户信息的定期维护制度 为了防止无效的、错误的付款致使企业资产流失，企业还应派专人负责供应商、客户类的账号信息的同步维护，建立供应商账户信息的定期维护制度，并严格执行该制度。

4.6 建立信息的安全控制与维护制度 在ERP环境下许多传统的会计控制点由机算机外部转移到了计算机内部，程序控制取代了制度控制。同时，企业的管理和决策也更加依赖系统提供的信息。因此企业更应该注意信息系统内基础信息的正确性控制和人员接触控制，建立完善的信息系统使用与维护制度。

参考文献：

[1]杨光华，许康，何康平.供应链管理环境下政府采购研究[J].科技与管理，2005（01）.

[2]赋存军.从政府采购决标方式演进谈对采购标的品质的影响[J].北京工商大学学报，2005.

[3]公斌.酒店采购管理漏洞及解决方法的探讨[J].中国市场，2008（41）.

第9篇：供应商采购订单管理范文

采购主管需要对供应商进行评估、认证、管理及考核，与供应商建立良好的关系，开展业务往来;以下是小编精心收集整理的采购主管工作职责，下面小编就和大家分享，来欣赏一下吧。

采购主管工作职责1请购单的审核、价格的审核、供应商资质审核

采购订单执行进度的跟催和及时调整

如：合作供应商相关资质证件有无齐全

供货异常的处理及避免再发

应付帐款进行请款及各单据存档管制

教育训练及梯队建设

执行力及日常工作情况的考评

采购主管工作职责21、负责市场营销类(品牌、创意、内容制作、应用、媒介、新媒体等品类)采购策略的制定与执行，降低采购成本;

2、能独立开发供应商，并根据需求进行供应商开发、认证、绩效评估等全生命周期;

3、负责市场营销采购商务，及时完成采购招标、商务谈判、合同签订等工作;

4、负责收集、分析市场信息，掌握市场供应和价格走势，核算目标成本;

5、执行其他分派的采购任务。

采购主管工作职责31、负责重点合作厂家品种(集采品种)的引进、价格管理、库存管理、合同管理、调拨等采购工作;

2、负责协调重点合作厂家品种的付款、公司往来账的核对;

3、负责重点合作厂家的开发和维护工作;

4、负责跟进重点合作厂家品种的销售工作，及时做好沟通、协调和汇报工作;

5、负责重点合作厂家风险库存的处理和跟进。

采购主管工作职责41、负责生产所需物资的采购，供应商的开发管理等相关工作;

2、在上级的领导和监督下定期完成量化的工作要求，并能独立处理和解决所负责的任务;

3、成功地履行工作任务所要求的知识、技能、能力。

4、具有相关的原材料、零部件、生产流程、质量控制、成本等方面的知识。

5、按照公司规定的采购流程进行采购操作;

6、监控物料的市场变化，采取必要的采购技巧降低采购成本;

7、及时协调解决采购物料、生产使用、客户服务过程中所产生的供货及质量问题;

8、定期进行市场调研，开拓渠道，进行供应商评估。

采购主管工作职责51/根据非生产采购品类特性，制定非生产采购策略，明确近期管理品类和中期管理品类，执行近期管理品类的非生产采购，识别重要项目型采购并参与

2/遵循公司生产采购的标准与规范，制定非生产采购流程并优化完善

3/开展公司非生产采购寻源，进行供应商开发、合同谈判签署与年度谈判

4/建立供应商全生命周期关系管理、供应商考核制度、供应商准入和退出机制;管理供应商信息库，制作和优化供应商目录;维护供应商关系，考核供应商绩效，解决重大事件

5/根据业务需求方的采购订单，管理采购交期，确保按期交货/交付服务，保证交付质量，改善成本效率

采购主管工作职责61.全面负责公司采购工作，制定公司采购战略;负责公司生产所需物料订单的下达及交期跟进;负责所订购物料的市场信息统计、分析、评估及上报;

2、建设和维护供应商管理体系;

3、负责供应商选择、商务谈判等工作;

4.负责供应商评审，月结对账往来等。

采购主管工作职责71、主持采购招投标，依据公司需求执行设备、材料的采购工作;

2、按照公司的要求，规范、考察、管理供应商。

搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息，搜集采购设备、材料的有关信息进行比对，编制采购活动分析;

3、实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术;

4、收集已使用产品的性能和质量信息，以图改进;

5、协助采购经理进行日常行政管理工作，汇编采购统计资料，撰写采购报告，收集采购合同设备、材料的入库、出库凭证;

6、编制采购计划并实施采购;

7、采购合约的谈判和签署，重要采购条款的摘录提示，签订和送审采购合同;

8、新增设备、材料的采购依据收取及上报财务;

9、协助采购经理处理日常进出口业务，完成采购订单制作，确认、安排发货及跟踪到货日期;