数字化档案论文精选(九篇)

第1篇：数字化档案论文范文

要真正的建设数字化档案馆，在功能需求上要满足以下要求:1.信息机房要求。（1）有专用信息管理服务器机房。机房要求按专用信息机房建设，通风空调、防雷系统功能完善，电路使用强电弱电隔离。机房除原有电源和通信通道外需预留备用通道。（2）有专用的档案管理服务器，服务器要求性能稳定、具有可扩充性，网络接入具备光钎接入功能，电源有冗余功能。（3）服务器分为主用和备用服务器，一台服务器故障保证无间断切换。并且有在线同步自动备份功能。（4）有专用的网络防火墙和高速网络交换机，满足档案数字管理和使用要求。（5）机房电源要求双电源供电，并配置智能UPS系统，外部电源与UPS实现不间断切换。UPS保证外部电源中断情况下能保持持续供电2小时，以证档案服务器持续可靠供电。（6）档案机房需要内网与外网物理隔离，保证档案系统及机密档案的安全性。2.库房要求。（1）具备档案库房的建设的强制性要求，具备足够的抗震能力。（2）库房内密集架结构结实稳定，最好使用钢结构密集架，接触边缘有强力密封条，不易损坏。（3）库房内密集架移动两侧具有固定闭锁功能，强压下不易移位。（4）密集架使用智能电控的，必须安装防爆和防火装置。（5）具有门禁系统和刷卡式存取智能密集架的，须有掉电自解锁功能。（6）库房通风系统、温控、湿控系统完善(最好选用远程电脑监控)。（7）库房内设置专门取电室和空调室，公共空间不设取电插座，线路排放使用暗排，并且预留备用通道，并做好防鼠隔离措施。（8）库房的字画档案、古籍档案以及实物档案与常规档案分别使用不同库房。（9）档案库房、阅览室、工作间要相互隔离。3.工作台与数字化处理中心。（1）根据档案馆的大小、档案处理数量以及工作人员数量合理配置一定数量的电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码摄像机、刻录机以及视频处理系统等常用自动办公设备（。2）数字化中心使用电脑实现内外网络物理隔离。（3）根据档案密级的不同，隔离档案数字化处理空间，设定工作人员的档案管理系统权限，防止密级档案泄密。4.档案馆展示中心。根据档案馆的大小，分类设置图片展示厅、实物展示厅及影视展示厅。现在的数字化档案馆，与真正意义上的数字化档案馆相差甚远。所以我们在档案馆的建设中要有发展的眼光，在新建档案馆时要做好规划和设计，为未来档案事业发展提供基础条件，减少重复投资，避免资源浪费。

二、未来数字化档案馆发展方向的设想

未来数字化档案馆的发展方向，是要在档案馆的建设、档案存储设备、档案管理工具及附属设备等方面在现有的基础上进一步提升，使用功能上将有一个飞跃式的变革。主要体现以下方面：一是档案密集架存储方式改变。从现在的集中排列式转换到立体框架式，每盒档案和对应电子档案光盘各有一个固定的立体架位和物理地址，电子文件在服务器上也有一个相应的存放地址。二是控制方式改变。档案存库、出库方式可以通过电脑控制和刷卡存取，有专用的自动存取卡槽，存入时自动扫描物理地址，自动传送到自己的立体空间位置。取出时根据自己选择想取出的档案，直接从电脑上调取。因特殊原因需要移库时，可以通过逐渐分批排序取出、通过现地刷卡和断电大量手动取出的方式进行。三是库房温控、湿控有专用的智能控制设备。设定后自动控制，在工作台电脑直接监控和报警，室内设备出现问题时可以及时发现和处理。四是防虫和消毒自动实现，在档案存取过程中，每次进出都会通过自动消毒和杀菌设备，并智能投放杀虫药剂。五是室内设置红外监控摄像和红外感应系统，对室内进行监控，防止非法人员和小动物进入。门禁系统与室内红外控制系统关联，门开后，室内红外扫描系统自动关闭，防止防系统误报警。六是档案的利用主要是利用电子档案，原始档案不公开借阅。七是重要档案的备份通过各地的档案中心相互备份，以保证档案的完整性。八是普通档案公开化。普通的档案可以在互联网上直接查阅，有利于档案的利用；权限档案可以通过设置个人密码，单向登陆系统查阅档案；重要和机密档案必须到各地的档案中心才能查阅。九是网络通信将以超级光纤传输或电力电缆传输方式为主，通过终端设备与用户对接。

三、信息化环境下档案管理人员技能要求

随着数字化档案馆开发和建设以及现代信息技术的广泛应用，档案管理对人员提出了新的要求，现有档案管理人员的知识结构不能满足未来档案数字化管理的需求，需要对档案管理人员进行多元化的知识培训。

（一）过硬的政治素质是保证档案机密性的前提条件档案管理人员必须具有较高的思想觉悟和较强的政治敏锐感，要树立正确的人生观、价值观。要能严守党和国家机密，依法开展档案和信息化建设工作，确保档案和信息的安全。

（二）崇高的职业道德是档案工作人员的基本素质要求档案工作是基础性和服务性工作，要求档案人员热爱档案工作，忠于档案事业，有较强的工作责心，淡泊名利、不畏困难，用心钻研，把档案工作做细做实。把握档案工作的各个环节，确保档案的完整、准确、系统和安全。要有较强的服务意识，将档案信息仔细收集、整理归档并提供有效利用。要把服务意识贯穿于档案工作的每一个环节。

（三）扎实提高档案专业素质是档案工作人员的工作关键档案工作是一项专业性很强的工作，具有自己特定的工作对象。档案特有的形成规律，是档案工作不同于其他管理工作的主要因素。档案管理人员必须具备扎实的档案基础知识和档案专业技能，掌握档案工作的理论原则和技术方法。把握各类档案的形成规律，熟悉档案工作流程，根据用户对档案信息利用的需求，对馆藏档案信息进行综合分析，挖掘信息资源，汇编科研成果简介等，才能为档案的利用者提供深层次的档案信息服务。

第2篇：数字化档案论文范文

关键词：海洋数字档案；信息安全；网络应用

在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现，档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受，这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解，顺应技术发展趋势，更好地进行海洋档案管理工作。

1海洋数字档案的概念和特点

在1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案(Physicalarchive)和实态档案库(Physicalrepositoriesofarchives)相对应的虚拟档案(Virtualarchives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。以此类推，海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别，包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现，而是通过二进制代码以数字形式存贮，成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化，当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能，通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。

2网络环境下海洋数字档案的安全隐患

在数字化的过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成海洋信息的丢失或删改，却不易被察觉。

海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，并且信息容量巨大，传输快捷，这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的，是一种进步和发展。同时，也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。

目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行，缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年，而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案，磁性载体档案的寿命最多只有十多年，光盘载体的寿命也不超过I00年。另外，纸张的损坏很容易被发现，但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外，由于信息技术的快速发展，信息保存的格式和载体都在发生变化，使得早期数字档案难于“阅读”，例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件，恐怕大多数读者都会束手无策，而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。

由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地，任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展，互联网攻击手段也越来越多，攻击工具的破坏力越来越强，而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。此外，网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径，主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取·后门程序等。

管理人员不足，技术水平有限。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识。

3网络环境下实现海洋数字档案安全的对策

如前所述，随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用，数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出，为严防密从网泄，确保电子文档安全，应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。

3.1管理方面

加大人才培养力度，提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时展的必然趋势，海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息，不能认为只要把电脑管好了，信息没有丢失，就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感，树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能，努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术，加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时，海洋档案行政管理部门要采取相应措施，从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式，提高和更新在职人员的知识水平和专业技能，充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性，为推进海洋档案信息化建设作贡献。

制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中，除了采用相应的安全技术措施之外，更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规，结合本单位实际，制定、完善一些制度。如，确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围，制定档案网络操作使用规程，用户身份认证制度，电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋数字档案信息的安全保障体系。

3.2网络安全方面

硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用，使用的移动储存设备也应做到专用，不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备，不要盲目追求新产品、新技术，以减少泄密渠道。

操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础，因为所有的基本应用和安全措施(如病毒防治、人侵检测、设置防火墙和安全岛)都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的，因为许多核心技术我国并不掌握，无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:①采用的产品要具有自主知识产权，且源代码对政府公开;②定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况，以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现，这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持。

安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑，主动防御，改变被动劣势，要树立“预防为主，防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手，使其能够管理网络上的所有机器，如利用定时查毒功能，对客户进行扫描，检查病毒情况;利用在线报警功能，监测网络上的每一台机器，出现故障或病毒侵人时，网络管理人员都能及时知道，并作出反应。

内外网隔离。在内外部网之间，设置防火墙(包括分组过滤与应用)实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络(VPN)技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道，并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时，VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构，或者希望用户远程访问档案网络，这种方法尤其有用。

3.3信息安全方面

海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失，如果按照备份规程进行了备份，那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合，例如我们可以每周执行一次完全备份，每天执行一次增量备份。除此之外，还应该选择不同的数据存储介质，并将备份介质存放于不同的安全地点。

载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性，易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心，提高操作能力避免不正确操作。例如，使用标识笔作标注时，会带来盘面的污损拿取时手法不正确，留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上，会腐蚀盘带。

数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术，以解决伪造、抵赖和冒充等问题，在存储和流通过程中，保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等。

信息加密。加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，是保证电子文件机密性的重要方法，其目的是采取某种数字方法经信息伪装起来，使非法入侵者无法了解信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥，任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文，收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果。

双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案，既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案，这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。

海洋数字档案的销毁。目前，数字档案销毁现状不容乐观，销毁随意性较大、方法不规范，为信息保密工作留下了隐患。数字档案的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。数字档案的信息销毁即逻辑删除是通过软件系统改变载体的状态，将数字档案数据从记录载体上彻底消除的一种方法，对于非保密性的数字档案可用逻辑删除的办法;数字档案的载体销毁是将数字档案的载体连同信息一起销毁的方法，主要适用于载体、一次写人不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体，此方法销毁比较彻底，不会留下失泄密后患。对应销毁的在网络上处于流转状态的电子文件、电子档案，属于非保密性的可做清除处理;对属于保密范围内的，要做彻底清除处理，连信息的微量信号也一点不能留，以防泄密。

第3篇：数字化档案论文范文

[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略

随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).

[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).

第4篇：数字化档案论文范文

转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。

第5篇：数字化档案论文范文

1.1便于档案资料存储

在传统的档案管理模式下，原始的档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储，但纸质档案由于自身特点，容易受到外界影响而发霉、丢失和毁坏，再加上经常的翻阅利用，很难长时间进行保存，给高校档案管理工作带来消极影响，同时也增加了单位管理成本。而对相关原始档案进行信息化处理，可将原始档案转化为数字化的方式进行存储，不仅可极大节省存储空间和成本，还可最大限度地实现永久保存。

1.2实现档案数字资源共享

随着计算机技术和网络技术的不断发展进步，相关高校档案馆可利用网络对本单位档案数字资源进行资源共享，打破传统档案管理模式下时间、空间的限制。另一方面，相关需求人员刚可利用网络进行有计划、有效率、有针对性地搜索相应的开放档案，可更大限度地实现高校档案信息资源的共享，将高校档案机构打造成为“永不关门”的档案室。

1.3节约大量人力财力资源

传统高校档案管理模式下，需要投入大量的人力物力财力进行档案整理、存储和打印。而在实现档案数字化建设之后可一次投入重复利用，不用再重复进行纸质档案保存和复印，不仅节省了占地空间，还节约了保管费用。另一方面，让管理人员直接进行电子文档拷贝，将计算机和网络的潜能充分利用和发挥出来，有效避免了反复印制资料而造成的纸张浪费和人力投入。

2高校档案数字化建设中存在的问题

2.1对档案数字化建设不够重视

随着高等教育事业和高校档案事业的迅速发展，越来越多的高校师生已经开始关注并了解高校档案管理工作，并开始引起高校相关领导的重视。但由于数字化建设尚属于初始发展阶段，很多学校领导对于高校档案管理工作仍停留在传统观念上，缺少对档案数字化建设的正确认识，甚至仍然存在一些错误偏见。

2.2缺乏高素质复合型档案人才

高校档案数字化建设对高校档案管理人才提出了更高要求，不仅仅需要熟练掌握传统档案管理技能，还必须掌握自动化、数字化、网络化技术，成为不仅懂传统档案管理业务，又掌握现代数字技术的复合型综合人才。然而，目前我国高校档案管理人员整体素质普遍不高，现有的档案管理人员专业知识单一且严重缺乏现代信息技术知识，难以适应信息化时代下高校档案数字化建设和发展的需要。

2.3档案数字化建设经费投入不足

高校档案数字化建设顺利开展的重要支撑就是必须具备专业的软件和硬件设施，如果没有这些作为基础的话，就难以对现有原始档案进行数字化管理和处理，导致档案数字化建设只能是纸上谈兵。在现实中，由于目前高校档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。

3新形势下推进高校档案数字化建设的有效策略

3.1提高高校档案数字化建设的思想认识

随着数字技术的不断发展和高等教育改革的深入改革，高校档案数量和形式不断增加，进而在一定程度上使高校档案管理人员面临着更为艰巨的工作任务。同时，由于高校自身社会功能日益增多，都对高校档案管理工作思想观念提出新的挑战。因此，高校领导干部必须转变思想观念，正确认识到提高档案数字化建设对高校各项事业发展的促进作用，明确职责，加强对档案数字化建设工作的重视，有力推进高校档案数字化建设发展进程。

3.2提升档案管理人员数字化技术水平

高校数字化建设作为一项长期的系统性工作，不是仅凭借几个档案管理人才或计算机技术人员就可顺利完成，需要所有档案工作人员的共同参与和配合。面对档案数字化的不断发展，高校必须重视并提升档案管理人员数字化技术水平。为此，作为档案业务指导部门，一方面必须加大档案管理优秀人才的引进力度，进而为高校提供更多高素质的专业优秀人才。另一方面，应加强对事业单位档案管理人员专业知识的培训，针对不同对象的不同需求，开设系统的培训内容供档案工作人员学习。最后，高校档案管理工作人员必须树立终生学习的观念，主动进行继续教育，从自身实际出发，采取自学提高与脱产培训相结合的方式提高自身素质。

3.3加大对高校数字化档案建设的资金投入

由于我国的许多高校对档案数字化建设的重要性没有足够认识，在现实中，由于目前高校档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。随着现代信息技术的迅速发展，档案软件更新换代的速度不断加快，这在一定程度上要求高校档案数字化建设必须重视加大对高校档案信息化建设的资金投入力度，在资金预算、人才引进种技术配套方面尽量解决所需的经费，尽可能保证这项工作可顺利实现。与此同时，应将资金投入纳入到单位经费规划系统中，可确保信息化建设的长期开展。

3.4保证高校档案数字信息的安全可靠

随着高校档案数字化建设工作不断发展，对高校档案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必须制定严格的安全保密制度，并不断提高高校档案管理人员的安全防范技能和安全保密意识。另一方面，应采用较为先进成熟的档案管理系统和档案处理机制，将相关责任落实到个人。最后，必须建立严格的档案监控机制，引入切实有效的网络安全技术手段对“病毒”和“黑客”等行为进行预防和监控，确保高校档案数字信息的安全可靠。

4结语

第6篇：数字化档案论文范文

一、数字化档案管理的优势

（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。

二、数字化档案管理的意义

（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局

第7篇：数字化档案论文范文

近年来，虽然房产档案管理方法在不断地改进和完善当中，但是步伐缓慢，效果不是很明显，其中一个主要的原因就是相关人员对房产档案管理数字化的管理模式的实现缺乏足够的认识，对其重视程度明显不足。不注重房产档案信息采集的分析和归类，将其单纯的等同于简单的文字处理工作，忽视了档案管理工作队企业经营过程中的重要的作用。因此，在实际的管理实施过程中，缺乏严谨的信息采集与分类环节，使得档案材料归档与保存形式化，严重的破坏了信息的完整性，大大的降低了其使用价值，也耽误了大量的时间，拖延了工作进度。

2．缺乏专业的人员指导和开展档案管理工作

随着社会的不断发展和变迁，我们必须清楚认识到现代化的知识型档案管理早已逾越传统的手工劳动范畴。我国在房产档案管理中缺乏对专业人才的投入，大多数档案管理人员都不是毕业于档案管理专业的人员，也没有经过严格的审核和培训，有些是临时从别的部门抽掉过来补充人员短缺的，他们只是单纯的认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集、分类、存放，根本意识不到档案管理工作对企业经济发展的重要性。

3．有效实现房产档案管理的数字化的若干措施

(1)提高房产业相关人员对档案管理数字化的深层认识实现房产档案管理的数字化的主要目的在于科学、系统的管理房产档案，方便档案的调用、查阅等管理要求，保证档案的完整性、科学性和便利性，为企业管理者制定企业决策提供正确的依据。而一旦档案资料在管理过程中因为管理不善，而导致档案内容的缺损、不完整、记录不规范，这必将在很大程度上降低档案信息的真实性和实用性，从根本上失去了其本身存在的意义。房产企业档案管理的发展水平在某种意义上受到人力、财力、物力等相关因素的制约。所以想要快速实现房产档案管理的数字化，不断地提高相关业务管理水平和工作效率，房产档案管理人员应该注重从相关人员的思想认识上着手，深化员工对这一科学的管理模式重要性的认知，突出显示出其在企业在未来市场竞争中的核心竞争力，着重强调其相对于传统的管理模式相比所显示出的巨大的优势，让其从根本上意识到实现房产档案管理数字化的必要性，并在实践中不断地加大资金和人力的投入，更快更好的消除档案管理工作中存在的弊端，推动档案管理工作向着优质、高效的方向发展，促进房产档案管理现代化的建设。

(2)提高档案管理人员的业务能力，实现员工的专业化、规范化［2］数字化房产档案管理，是一门集众多学科于一体，对专业性和技术性有着较高的要求。数字化房产档案管理人才，必须拥有全面系统的知识框架和敏锐的观察和信息处理能力，才能在数字档案建设过程中发挥出其作用。在竞争日益激烈的时代背景下，要想富有成效的实现房产档案管理的数字化，管理部门必须建立一支有专业素养高、文化水平高、思想觉悟高、业务水平高的卓越的房产档案管理人才。因此培养和造就高素质的既懂档案管理业务工作，又熟练掌握办公自动化技术的综合型人才则对企业的发展战略意义非凡。这就要求相关单位应该重视档案人才的教育和培养，充分激发和调动档案人员的自觉性、积极性，不断地提高房产档案人员的能力，打造出一直专业知识过硬、综合实力超强的团队。

4．结语

第8篇：数字化档案论文范文

1.1减轻了历史档案的损伤我国农业科研工作起步较早，农业科研档案的保存工作也同时起步，因此档案室内的部分科研档案具有一定的存储历史，有的档案储存时间已有50~60a，纸张的质量与字迹都已经发生了改变，每一次翻阅都可能会造成一定程度的损坏，但是又不能一味追求保存而不参与借阅，致使档案失去存档价值。档案数字化管理的应用，在一定程度上减轻了对历史档案的损伤，将档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，既提高了查阅速度，又避免了对非目标文件的翻阅，在一定程度上保护了档案。

1.2防止丢失与排放混乱档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了，并在规定程序下对档案进行移交、存档，每一份档案都有自己所在位置与范围，错放、丢失都会影响档案管理工作。因此，档案一经存档，就要确保其所在编目位置，尽量避免错放，以减少混乱现象发生；在对档案进行录入后，只有成为目标文件时才会被查阅，减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档，检索系统直接生成文件内容，可以有效防止档案的混乱排放，减少丢失现象的发生。

2提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各项规章制度农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面，使档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循，有力地促进档案管理的规范化，方便档案管理工作进行量化考核；另一方面，提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识，牢固树立“保密工作无小事”的观念，在实际执行中，不断完善规章制度，确保农业档案管理的规范化、制度化。

2.2加大投入力度，配备相应的硬件设施传统档案基本上是以纸质或照片的形式存在，需要通过录入、扫描等工作进行数字化处理，才能生成数据库资源进行储备，最终实现档案的数字化管理。因此，现代化硬件设施、电子设备等资源是档案数字化的基础。要及时配备档案管理所需的设备，并对老化的设备进行更换，充分发挥现代科技在档案管理中的作用。而对档案管理的投入程度，直接反映出对此项工作的重视程度，这就需要农业单位的重视，作为一项系统工作来抓。

第9篇：数字化档案论文范文

关键词:城建档案馆;馆藏;数字化;鉴定

中图分类号:G272.3

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2009)11-0091-02

1引言

城建档案是城市记忆的凝结,是城市梦想的元素。城建档案信息资源建设是城市规划、建设和管理以及数字城市建设的一项基础性工作,也是国家档案信息资源建设的重要内容。随着全社会信息化进程的广泛推进,采用数字技术和网络技术手段整合档案信息资源,构造档案信息化体系,已是信息社会发展的必然要求。作为社会信息化重要组成部分的数字城市建设,其基础就是城市建设信息的数字化和数字信息资源的共享共用。在此背景下,城建档案馆馆藏档案数字化的建设已成为当今城建档案管理信息和数字城市建设工作的核心。近年来,一部分城建档案馆开始对部分馆藏档案进行数字化处理,面对数字庞大、类目繁杂的馆藏档案,档案馆面临着将是进行部分档案数字转化还是全部馆藏数字转化?首先选择什么档案进行数字转化?纸质档案数字转化前如何开展鉴定工作等等诸多问题。转化规模与投资经费、使用设备成正比,数字化鉴定工作该如何进行至今尚无确切的理论依据,因而摆在我们面前的是一个值得研究探讨的问题,本人想结合工作实际粗浅地分析探讨一下影响馆藏档案数字化鉴定的几方面因素,以期对馆藏档案数字化鉴定工作提供有益参考。

2城建档案馆馆藏档案数字化的理论导向及背景

2000年12月在全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》,把接收电子档案进馆,加快现有档案的数字化进程列入档案信息化建设的主要工作内容和奋斗目标。城建档案馆作为国家的科学文化事业机构,是永久保存国家在城市建设当中形成的各种重要的历史技术资料的专业部门,其内容涵盖了城市建设的方方面面,实用性非常强。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。据不完全统计,1998年至2004年,全国各城建档案馆(室)共接待查阅利用150万人/次,提供城建档案269万卷(件),产生可测算的经济效益约7亿元。在当今城市建设迅猛发展的态势下,为提高城市建设工作的技术含量,提高建设工程质量,提高城市建设管理的品位,建设数字化城建档案馆具有非常重要的历史意义与社会现实意义。将馆藏档案数字化,其目的是为了改进档案资料利用手段,提高档案资料利用效率,加强对档案资源的保管保护,减少纸质利用成本,使通过计算机终端查阅、打印和下载档案资料成为现实,为查阅利用者提供远程服务,使档案信息广泛深入地为社会利用,快速准确地查阅所需资料,更充分地发掘城建档案信息资源的内在价值,直接为城市建设和城市公共管理提供优质服务,达到资源共享的目标。

3城建档案馆馆藏档案数字化鉴定的主要因素

3.1 优化馆藏在数字化鉴定工作中的重要性

由于历史原因,20世纪80年代以前,包括80年代后各城建档案馆创建的初始阶段,我国各城建档案馆均以“丰富馆藏”为原则进行档案馆的建设。那时馆藏总量少,各地档案馆新建库房都有一定的空余度,为了丰富馆藏,不限制移交单位和控制进馆资料的范围,造成了进馆档案有价值的文件和毫无利用价值的文件“鱼龙混杂”在一起,案卷庞杂臃肿,毫不精练。本人在实际工作中所能触及到的现状就不胜枚举:主体内容细节上不存在任何差异的文件,其正稿、草稿组卷时在一起;重复的文件图纸一同组卷;库房保存着上世纪五、六十年代的临时建筑、杂项建筑和一些建筑的初步设计等至今已不存在建筑的档案和毫无利用价值的一些档案资料等等。另一方面,因为各地经济发展水平,城市建设规模和行政管理归口划分有很大的不同,80年代以后,特别是进入21世纪以后,随着新一轮城市建设高潮波及全国,城建档案信息资源建设内容和发展水平出现了很大差异。依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》(国家档案局1997)和《城市建设档案管理规定》(国家建设部2001年修正)等法规,从归属和流向上讲,房地产档案、国土档案无疑属城建档案,但除了极少数城市城建档案馆能收集本市房地产、国土档案外,绝大部分城市都是房地产档案馆(室)、国土档案馆(室)和城建档案馆并存,许多城建档案馆因不在规划口,连规划报建档案都难以收集,更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。随着国家体制改革,建设职能在城市一级骤然分化,日益复杂化、详细化、条块化,使得归口于建设、规划或市政职能部门管理的城建档案馆在档案收集上出现很大差异,面临很多困难,有的城建档案馆渐渐成为工程竣工资料档案馆,有的城建档案馆渐渐蜕化为规划局内部资料室,馆藏单一,城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。应该对现有馆藏现状进行鉴定研究,对趋同性太强、利用价值不高的档案进行分门别类的清理。如果在档案数字化前不进行优化鉴定,档案数字化的工作量以及数字化后的档案数据库容量将会数倍增加,电子转化费用及实际转化工作量将会相应提高很多,数字化后的城建档案利用价值也会大打折扣。所以,为了减少数字化电子设备投入的成本,降低不必要的工作负荷,同时能更多地保存有价值的文件资料,优化馆藏档案是非常重要的。

3.2 数字化鉴定工作人员的心态和责任

档案在数字化之前的鉴定工作有别于传统档案的价值鉴定工作。档案数字化鉴定是一个对馆藏的原始档案进行去粗取精、化繁为简、充实精练的工作过程,这项鉴定工作涉及到档案的存毁和工作人员的责任及心态问题。长期以来,档案部门都难下决心,在具体的鉴定工作中不敢动手鉴定档案,甚至销毁档案。经过鉴定确为无价值的档案或过期档案,均采取封存保管的方式,而不敢按鉴定程序处理后执行销毁,这是因为档案的内在价值鉴定是具有主观性、时代性和不确定性的。如果主观上单纯为减少数字化投入成本,剔除的文件是某一时期内发生的重要历史记录,那么,这是需要做出慎重决定的工作,档案鉴定人员责任重大,一旦处理不当,造成失误将是无可挽回的。但档案数字化鉴定工作,并不涉及档案的销毁处理,只是要对档案数字化与否进行轻重缓急的甄别,对未列入数字化名单的档案一律按原模式归库管理,原来的查阅利用模式不变。如果日后还是需要数字化,再从库房调出来也可以。当然,尽管数字化鉴定不需要因为承担档案资料销毁责任从而导致工作人员过于谨慎从事,但工作人员的业务素质和理论水平仍是影响鉴定工作成果的重要因素。我们应加强学习和工作交流,统一工作人员的认识,统一工作标准和要求,还要做出经常性的总结和讲评工作。

3.3 组织计划科学周全是数字化鉴定的关键

档案数字化鉴定的组织工作包括数字化鉴定细则的制定、业务人员的培训、鉴定流程的建立、鉴定质量的审核等,是一项工作责任心要求强,业务技术要求高,在业内长期缺乏实践经验积累和理论创新的指导的新课题。科学周密地组织计划是数字化鉴定达到预期效果的关键。首先进行馆藏档案的调查,确定出进行数字转化的档案,符合利用率高有价值的、适合向公众开放查阅的、能产生较大经济效益等条件的档案应列入数字化的首选类型。同时还应考虑到反映社会历史发展变化进程或某一阶段变化的具有参考价值的声像档案资料,其利用率也是很高的。我们应该建立档案数字化鉴定工作制度,提出数字化的标准、工作纪律和责任追究机制。尽量减少主客上的随意性,使数字化鉴定工作有章可循、有规可依。为了加强鉴定工作管理,建议采取“三审制”,即初审、复审和决议。初审和复审由不同的工作人员进行,实行交叉作业,对初审和复审意见不一致的部分档案资料,由城建档案馆建立专门决议机制,采取会议讨论、投票决定,并对最后未列入数字化名单的档案资料进行登记说明,以备日后检索,提高今后数字化工作效率。另外,在数字化鉴定过程中,也可以实行工作进度控制过程管理,设定回头自查自检程序,反复核验,杜绝各种错漏,以精细化管理手段,提高城建档案数字化鉴定工作的科学性。

3.4 明确档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性

城建档案数字化鉴定工作即是一项长期性的工作,也是一项大任务量工作,必定会牵涉大量的人力、物力和财力,明确城建档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性尤其重要。档案部门收藏的档案文件的内容质量不完全取决于管理水平,与其资料的来源有直接关系,如果文件形成部门粗心造成资料不齐全,即使档案部门在管理中投入大量的工作,也是徒劳的。目前,我国档案资源归档鉴定标准规范还是偏重于文书档案,而针对于科技档案、特别是城建档案还是相当薄弱,仅有的是归属流向、保管期限和保管密级的管理规定,规定中的期限、密级档次划分较粗,条款过于简略,城建档案部门在实际工作中不易掌握,容易产生主观臆断而操作失当。在全国档案事业发展“十五”计划中加强法制建设中一条就是调研论证鉴定销毁档案的程序与办法。笔者认为,应该从全国高度加强城建档案鉴定销毁程序与办法研究制定工作,包括数字化鉴定工作的标准规范的研究制定工作,加大对档案法规、标准贯彻实施的监督指导。目前,关于城建档案接收和归档管理的法律法规比较健全了,包括《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》和《建设电子文件与电子档案管理规范》等,但城建档案鉴定的法律法规和技术规范还是空白。特别是随着数字城建档案馆建设工作的深化,很多城建档案馆已经开始探索直接接收建设工程电子文件并直接并入数据库了,这一操作模式省略了数字化扫描环节,更要求我们出台建设工程电子文件鉴定管理的规范。相信随着时代的发展,社会需要的推动,档案鉴定的理论依据会相继出台,城建档案工作在新时期内开展数字化鉴定会更加科学、更加规范。

4结论

城建档案数字化和数字城建档案馆建设是城建档案馆现代化建设发展的必由之路,是数字城市建设的基础。而馆藏档案数字化鉴定工作是数字化城建档案馆建设的基础和前提,对降低系统开发成本,提高数字化工作效益,凸现城建档案利益价值有着重要的作用。我们必须从优化馆藏结构,提高对鉴定工作的认识,加强鉴定工作管理,建立健全鉴定工作规范标准体系等方面做好工作,才能有效提高馆藏档案数字化鉴定工作水平,从而更好地为城建档案数字化和数字城建档案馆建设服务。

参考文献:

[1] 李翠平.综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨.黑龙江史志.2006(04).

[2] 苏莉.档案数字化前鉴定工作的内容与意义.城建档案.2008(07).