数字档案管理全文(5篇)
第1篇：数字档案管理范文
1．档案保管方式不同
传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。
2．档案利用方式不同
传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。
二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策
1．加强档案管理业务平台建设
档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。
2．构建各类档案信息库
档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。
3．实现数字档案的集中统一管理
第2篇：数字档案管理范文
关键词:新媒体环境;数字档案;发展应用
在新媒体环境下，数字化档案就是应用现代科学技术应用的档案，通过新的技术，进一步把纸质档案转变成电子档案，就管理的层次来看，这是一种跨时代的突破，极大的提高了档案管理的便利性，除此之外也简化了档案管理工作，提高了档案管理的效率。通过数字档案管理技术的发展，极大的改变了我国的传统档案管理中的缺陷，对于整个社会中的档案工作发展具有重要的意义。下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。
1数字化档案管理新技术应用的实际现状分析
伴随着我国社会的发展，经济水平的提高，在档案管理工作中必须应用好数字化技术来提高工作效率。除此之外，由于数字信息技术水平的不断提高，数字化档案的应用也越来越广泛，在社会各行各业中都离不开数字化档案的作用，在这一背景下必须提高数字化档案管理水平，通过数字化档案，让信息需求者获得需要的信息，发挥档案信息价值。所以，我们必须重视对于相关的电子技术的开发，做好相关的应用工作。
1．1数字化档案管理新技术的应用还处
在一个比较低的阶段从我国目前的情况来看，虽然数字档案管理新技术较之过去取得了突飞猛进的发展，但是和一些发达国家还是有很大的差别，目前整体处于比较低的水平，而在实际的应用过程里也暴露出了很多问题，而由于现在面对的问题越来越苛刻，技术的难度越来越高，在实际的数字档案管理新技术发展过程里必须正面问题，科学运用良好的计算机技术。另外，只有合理的采集档案信息，开发相关的软件，提高其数字化水平，及时解决数字档案管理新技术发展中遇到的问题，不断提高应用效率，改变过去的分散化管理，提高其集约化水平，实现档案管理的高效化。总的来说，我国的数字化档案管理新技术应用的水平依然不高，必须持之以恒的推动整个数字档案管理技术体系的完善，发挥其价值的同时推动整个社会发展。下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。
1．2我国目前数字档案管理新技术应用的优势分析
我国在应用数字档案管理新技术的方面存在一定的优势，在众多的是数字化档案里，通过信息技术可以快速的查询需要的档案信息，按照档案的特色进行搜索，同时可以减轻原先工作人员的工作压力，提高档案管理工作的效率。过去，由于档案的数量较多，加上缺乏一定的技术，导致整个工作体系效率低下，而在新媒体环境下，由于档案管理新技术的发展，加上其应用范围越来越广，减轻了对于院校劳动力的适应，有利于快速收集档案信息，同时还可以做好采集和编排工作，进一步提高工作的效率。伴随着整个社会的发展，事业单位的信息化水平不断提高，网络办公的便利性也越来越强，在这样的背景下，通过档案数字化可以更好的保管信息，提高档案管理的安全性。不过，这需要较大的投入，不管是对于档案的收集人员，或者是相关的管理人员来说，必须要共同努力做好数字档案管理新技术的应用，一方面要做好档案信息的编排工作，另一方面还要做好档案信息的管理工作，也需要耗费大量的人力资源和物力资源。所以，必须不断建设好数字化的档案管理平台，进一步完善相关的数字化档案管理系统，开发相关的软件和技术，进一步做好数字化档案管理工作，提高其科学化水平，实现合理的编排。除此之外，在新媒体的环境下，要做好新技术的升级工作，增快更新换代速度，做好运行工作，这样可以真正实现科技的价值，在长远的发展中加大创新力度，在未来的应用中挖掘数字档案管理技术的价值，实现档案信息的价值最大化。
2数字档案管理新技术未来的发展解析
我国数字档案管理新技术发展有良好的发展趋势，从我国目前的应用情况来说，我国的数字档案管理技术信息化水平越来越高，而且还会呈现出市场化，其综合服务职能也越来越大，未来的发展方向也比较好，因此，必须结合当前社会主义市场经济的背景进行数字档案管理新技术合理开发，加强开发和革新力度，进一步提高其工作效率，在数字化档案管理中应用先进的科学技术。除此之外，只有充分的应用新的科学技术，才可以拓宽数字档案管理新技术的服务范围，在更多的领域里发挥其作用，在社会发展进程中充分发挥其价值。总得来说，数字档案管理新技术未来要服务的领域更宽阔，服务的对象更广泛，必须加大应用力度。
3结语
总的来说，档案信息对于整个社会发展具有重要的作用，从我国目前的情况来看，我国的数字档案管理技术和过去相比有了突飞猛进的发展，而在新媒体的环境下，必须不断拓宽数字档案管理技术的应用到位，提高其服务水平，进一步提高整个档案管理建设水平。从我国目前的发展趋势来看，必须让数字档案管理技术和社会主义市场经济相适应，提高其工作效率的同时更好的为社会主义市场经济服务，真正的实现数字档案管理技术的价值。
参考文献:
［1］徐静．数字档案管理中存在的问题与分析［C］．“决策论坛———经营管理决策的应用与分析学生研讨会”论文集(上)，2016(8):44～47．
［2］李爽．加强数字档案管理工作有效措施［C］．“决策论坛———经营管理决策的应用与分析学生研讨会”论文集(下)，2016(8):55～58．
［3］张志杰．建设科学有效的福建省农科院数字档案管理系统———“福建省农科院数字档案管理系统研制与应用”课题研究报告［J］．农业开发与装备，2012(12):66～69．
第3篇：数字档案管理范文
关键词：企业；档案管理；数字化
在社会长期发展中，信息资源渐渐变成了社会和经济活动的重要资源。经过信息技术的发展和推广使用，让信息产业的地位获得了提升，并渐渐变成经济中的重要产业。在此过程中，信息技术的作用，也对企业档案管理产生了不小的影响。此时作为一种信息资源，档案的重要性便会凸显出来。因而，在新时代背景下，要求管理档案工作者及时更新信息，加大档案数字化作业，完成对企业档案信息的数字化管理，为企业生产经营提供优质服务。
一、档案数字化发展概述
（一）档案数字化概念
档案教学化就是在各类高新技术支撑中，将各种载体档案资源转变为档案信息，使用数字化加以存储，并且用网络的形式加以连接，在计算机管理中构成一个有序的档案信息库存，从而实现信息的共享。长久以来我国的档案管理均以纸质、胶片和底片载体组合的，在当前档案管理保存的档案信息依旧如此，而基于信息化时代社会下，有一定适应性，让档案的经济价值和社会价值不能充分体现，档案数字化建设有必要性，是完成档案现代化管理和利用的保障。
（二）档案数字化发展的作用
我国加速了档案信息化建设的脚步，而其中最重要的内容就是档案数字化，它能够保护档案原件，让数字化原件副本代替原件，利用胶片去达成档案信息的永久存储，在出现了不可预期问题后也不会出现毁灭性灾难，还能将模糊的档案加以修复，保证其价值。在数字化后，对档案的使用方式出现了改变，在档案利用上突破了数量、时间和空间的限制，一份档案能够同时给多人使用，经过局域网实现异地使用，让档案的利用空间得以扩大，同时在使用时，人们突破了时间的局限，利用网络随时利用信息档案。
二、我国档案数字化建设过程中存在的问题
（一）工作规划问题
在建设信息化档案时，缺少整体性，更多使用从局部到整体的方式，因此让管理档案部门不能有效实现交流的统一，企业各部门无法实现有效交流，还会限制企业的经济发展。
（二）数字化管理问题
数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。
三、降低增量，落实档案数字化建设基础
（一）企业日常经营活动产生大量电子文件
企业日常经营活动会出现很多电子文件，企业的经营、综合管控不同环节电子文件处在无人监管的状态；有保存，没有规范的状况。放任这类状况的持续，导致电子文件的大量累积，让管理风险成倍增加，导致电子文件的流失和销毁。
（二）存量档案和增量档案保管期限一致
存量小那么增量大，处理了增量档案问题就意味着等待扫描和后期数字化加工的存量降低；相反，如果增量得不到控制，档案部门会永久重复接收档案、扫描处理转化操作。
（三）制定目标、健全制度
在成立了档案管理系统后，应该妥善处置增量，从而完成档案信息化的跨越式发展。由于增量毕竟少于存量，而长时间拖延会导致增量的控制，增量电子化就会变成档案信息化的缺陷，限制档案数字化建设进程。
四、企业方案数字化管理对策和建议
（一）成立文件目录数据库
首先，需要企业建立健全档案目录数据库，将所有资料加以分类，按照档案名称内容，录入计算机中，形成档案目录数据库，从而让员工利用此快速查询资料，同时也能够给管理工作提供便利。其次，企业必须建成对应的档案状态数据库，使用网络传输模式，把企业的信息资料及时录入数据库内，完成数据库的更新。由此，协助企业档案使用人员对最新档案数据加以查阅，提升便利性，让档案数字化管理更加有序。
（二）建立专题数据库
为实现一些检索需要，应该建成档案专题数据库。如果馆藏中的档案只凭借文件级别目录是无法处理所有检索问题的。而随着客观需要的变化，对档案的集中利用需要是常常发生的，建立数据库，是档案管理的突破口。按照馆藏档案内容确定专题数据总体布局；按照需要分期建立专题数据库；按照文件内容和检索分别设置专题数据结构。
（三）数字化档案服务工程
数字化档案利用服务工程是以局域网、互联网为平台，利用安全管理制度、网络运行机制和数字加工，环环相扣，保证数字化档案的精确。利用防火墙、数字水印等技术，在技术上保证数据安全，利用网络完成档案的法律效力，达到远程给使用人员供应便利和精准的数字化档案。1.在局域网上使用。在局域网中，所有接待人员都有检索权利，对目录数字化的档案实行利用扫描全文的方式，让全文数字档案有同样的效果，借助电子计算机技术达成数字化档案。数字化档案获得了法律法规的支持，给档案管理参与电子政务供应了新方式。2.在互联网上应用。使用档案网站，经过CA证书等方式，来帮助领导进行远程数据的审批，主要进行档案的远程查阅、打印。尤其是将CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效应的展现，降低异地现场查阅的不便，让档案管理参加电脑政务变成现实。
（四）培养档案人员的互联网思维
基于互联网背景中，档案资源的管理更多是利用信息技术和网上平台，因而培养档案管理人员的互联网思维是建立高素质资源管理团队的基础。加上档案资源管控是一项保密性和科学性很高的工作，新时代的档案管理人员应当有软件开发、网络运营和网络安全维护等技能，以便保证档案管理人员专业技能和网络技能的培训工作，落实提升档案管理人员的专业技能和网络技能培训工作，落实提升档案管理人员利用网络技术处理工作中的问题。在培训基础上，应当不断吸纳网络应用能力强的人员加入档案工作中，提升档案资源修筑工作实效性和创新性。
五、成立企业档案数字化需要处理的问题
（一）制定贯穿电子文件企业标准
熟悉正规系统软件的功能，指导基层部门和人员去维护系统软件。将文件数据、文件格式、存储备份等工作加入档案业务指导、培训中，让工作人员熟练管理系统的基础操作。
（二）使用统一的档案管理系统
档案管理软件要提升对需要的适应性，系统软件的研发和档案信息化建设发展保持一致。跟踪了解档案业务，跟上档案信息化标准的创新，充分调研，根据企业生产经营模式和工作流程建立档案信息数据库。建立统一的管理系统，给电子文件的运转提供统一的标准的平台。
（三）规范元数据及其标准
不够标准的数据不能实现统一管理，应该进行增量电子化的部门，要从电子文件构成阶段开始就应该严格执行统一数据标准，从而完成对电子文件的全权管控，让档案资源在线流转更有效果。
（四）不同专业系统的接口要相互连通
档案信息系统的增量数据主要源自构成企业信息的部分，应该必须保证不同专业系统接口的流通。但在实际工作中，档案信息管理和别的专业管理存有物理隔离，只好凭借后期技术改良达成接口连通、数据对接和在线流转。
（五）加大档案信息化修筑业务监督
从实际效果看，增量档案电子化相比存量档案数字化技术更好。对于档案业务部门，企业其他部门通常对电子归档不够看重，企业的科研探究一线便是档案资源数字化建设的前沿。档案部门应该掌控好这一前沿，处理好有关部门和工作人员信息化建设的业务指导。而数字化建设，应该促成企业基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层单位和部门的数字档案建设方面。让企业积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化企业的目的。档案数字化是一个复杂而庞大的系统，是一项艰巨的任务。数字化进程中使用档案馆和档案数字化专业外包公司合作模式，有助于对社会资源的配置，提升档案工作效率，减少业务运营成本。对该模式中出现的问题，要归纳经验，使其在推广中不断健全。
[参考文献]
[1]江婷婷.浅谈人才机构档案管理的数字化建设[J].中外企业家,2019(09).
第4篇：数字档案管理范文
一、高校档案数字化工作的意义
1.档案管理的发展需要
随着高校办学规模的加速扩展，馆藏档案数量在飞速地增长，全校师生对于档案的利用频率在不断增加。高校日常工作中，涉及到学历档案、学分成绩档案、人事档案、科研档案等，需要不断进行调取、查阅、分析、整理。传统的档案管理方式已经不能适应这种高频率的档案利用及管理工作。只有将数字化管理引入到高校档案管理工作中，才能够满足时代要求，适应档案管理的发展需要，为高校档案管理工作取得长远发展奠定基础。
2.提高档案利用率
很多高校档案因为存储时间过长、纸质载体易损坏，只能够在档案馆内查阅馆藏，不能够实现异地传输、远程利用。此外，传统档案在检索方面，存在着诸多局限，只能够人工查阅，无法同时满足多人的实时共享。这对于档案的利用效率来说，是巨大的局限。通过档案数字化，能够将档案内容转变为数字信息，迅速完成档案信息的传递，同时能够根据档案价值及利用需要，快速完成信息检索，并远程完成信息处理、多人档案内容的共享，既为档案的有效利用提供了极大的便利性，同时也有效提高了档案利用率。
二、高校档案数字化安全管理的内涵
高校档案数字化安全管理，是以数字档案中的信息安全作为管理对象，保障数字信息的使用安全性，同时要确保信息的运行载体，也就是数字档案所处的信息系统的运行安全。规范安全管理制度、构建安全风险评估体系，是保障高校档案数字化安全的重要手段。从安全管理的技术要求来看，高校档案数字化安全管理，要保障物理安全、网络安全、信息应用安全、数字安全以及备份恢复。从安全管理的管理要求方面来看，高校要建立基于数字化安全风险评估的管理制度、机构人员以及管理策略。只有及时构建基础工作环境、完善数字化管理进程、配备对应的信息系统管理人员，完善高校档案数字化管理安全制度，才能够充分发挥新技术的优势，对数字化管理中存在的安全风险进行系统的分析、建立有效的防护策略、实现档案信息整体的安全。
三、高校档案数字化管理存在的安全风险
1.来源风险
来源风险是数字档案在形成的过程中，高校为其提供的数字化管理环境，存在着一定的安全风险。根据高校档案数字化管理的环境，可以将来源风险划分为内部来源风险和外部来源风险。内部来源风险主要是各学院、各部门在进行数字档案建设的过程中，由于工作人员安全意识不足、经验不足或操作不当造成的安全风险。或在档案形成过程中，内部系统故障、数字档案缺失、文件遗失等风险；外部来源风险，主要是指在对高校档案进行数字化加工处理过程中，涉及的外部管理工作造成的安全风险。数字化建设过程中，高校会与外部项目组进行合作。一旦项目组工作过程中出现设备故障、扫描参数不当、服务器容量不足，或项目组人员安全意识不高等问题，都可能造成档案遗失、无法读取、文件损坏，或归还损坏、纸质文档丢失等风险。
2.保管风险
保管风险是指高校在针对档案进行数字化管理的过程中产生的风险。数字化管理一般需要对档案的载体进行保存。主机、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，都是数字化管理的保管对象。然而随着时间的推移，很多早期设备已经无法使用，或由于介质老化，导致存储内容无法有效读取，也无法有效的转存。这就导致一些珍贵资料的流失。除实体资料以外，很多无形资料存储于服务器中，一旦出现故障或备份问题，也会造成数字档案难以修复等不良影响。
3.利用风险
高校档案数字化管理过程中，最主要的安全风险来自利用风险。一是档案管理工作人员意识薄弱，容易造成数字档案网络传播差异、文件档案遗失或影响档案保密性；二是由于档案存储连接了网络，数字化管理未针对网络防火墙等安全防护进行升级完善，造成不良的网络环境，对数字档案管理数据库的侵扰，导致安全风险。
四、高校档案数字化管理安全风险评估体系的构建
1.高校档案数字化管理体系调研
首先，要依据高校档案数字化管理的具体内容和实际需要，对需要构建的安全风险评估体系进行调研。既要了解整个高校档案数字化管理的组织结构，也要分析安全风险评估体系所应当具备的具体条件、涉及内容。调研过程中，要考虑安全风险评估体系的组织战略、业务目标、业务流程。架构安全风险评估体系，要确认档案信息管理的安全需求，确实做好安全风险的调研以及诊断工作。
2.高校档案数字化管理资产的识别
针对高校档案数字化管理涉及的各类信息资产，要进行有效的识别，既要关注数字化管理中的业务流程，也要考虑信息系统相关的各类IT资产。高校档案数字化管理安全风险评估体系，要针对硬件、软件、数据信息，进行收集、筛选、分类、整理、统计，形成资产列表清单。并综合不同层面的人员，进行不同资产的重要性认识研判，完成高校档案数字化信息的信息流分析，直到对所有有价值的档案信息按照具体的价值及内容进行分级和标识。
3.高校档案数字化管理安全威胁分析
根据资产识别所完成的档案信息分级标识，完成安全风险评估的安全威胁分析工作。每一项信息内容，对应可能存在的安全风险。在高校档案数字化管理过程中，涉及的业务目标、档案内容、管理流程、传输模式、信息架构以及网络问题等，都可能出现安全风险。同时，从主观上接触的管理人员、访问者，以及客观上的信息系统、网络环境、自然灾害等，都可能造成安全威胁。因此要全面的对安全威胁进行分析及整理，将威胁按照严重性进行分类处理及标识。
4.高校档案数字化管理安全薄弱点识别
高校档案在数字化管理过程中，存在着一定的安全薄弱点。针对这些安全薄弱点，要系统地进行风险评估。一是针对硬件设备、环境及人员安全、校园网络结构、各单位局域网之间的网络隔离边界、控制网络、通讯安全传输等进行分析；二是针对重要档案管理服务器、操作系统、档案信息、数据资源库，以及信息流等进行安全风险评价；三是针对数字化档案管理业务流程、策略，进行管理制度的评审。综合各个角度的管理内容、评估结果，对档案数字化管理中存在的主要薄弱点进行分析，并在后续的数字化安全管理体系建立中，有针对性地制定防护策略。
5.高校档案数字化管理安全现状和风险状况评估
完成高校档案数字化管理安全风险评估，除针对数字化档案资料进行危险识别、安全分析，以及薄弱点识别以外，还需要评估目前管理工作中存在的安全问题、分析安全现状及风险状况，以评价现有安全措施的运行效能，提高风险抵御强度。
6.高校档案数字化管理风险控制和处理计划制定
针对识别出的安全威胁，以及目前数字化管理中存在的薄弱点，要进一步制定安全风险评估体系中的风险控制和处理计划。并依照评估体系所评估出的风险，从高到低依次制定有效的处理策略及防控措施，确保所有的安全风险经过处理后，能够控制在可接受的范围内。
五、当前高校档案数字化管理安全风险评估存在的问题及优化建议
1.存在的问题
（1）高校档案数字化管理与安全风险评估相脱节
高校在日常工作中，完善档案数字化管理，需要建立安全风险评估体系，并将数字化管理与评估体系进行有效的衔接。然而目前高校的档案数字化管理与安全风险评估之间，缺乏衔接性，存在脱节的问题。高校在评估体系的选择上，缺乏针对性，针对档案数字化管理工作的开展，也存在着诸多局限。尽管在实践中，高校档案管理工作系统地强调安全风险评估体系的必要性，但是却不能够真正在数字化管理中应用安全风险评估体系，发挥其实效性。（2）安全风险评估工作流程和技术标准有待完善高校日常工作中，涉及的档案数字化管理工作，包含了大量的内部档案，需要对档案信息进行完整的存储、处理及保密，按照国家相关信息技术标准，完善数字化管理策略。然而，许多高校在进行档案数字化管理的过程中，相关技术标准严重匮乏，无法利用安全风险评估体系，展开安全防护策略，更无法保障互联网与计算机设备信息共享时的资源安全。（3）安全风险评估工具的发展相对滞后完整、准确的安全风险评估体系，意味着高校内部档案数字化管理能够对各类客观因素进行准确地评估。准确的评估，依赖于科学的安全风险评估工具。但高校档案数字化管理的建设步伐较慢，容易受到外界破坏攻击，风险评估工具的发展严重滞后，造成了一定的网络脆弱性，容易受到安全威胁。（4）安全风险评估人才有限档案数字化管理，需要依赖专业的工作人员，对档案进行数字化操作，并具备完善的档案信息风险评估能力。然而高校的档案数字化管理队伍中，普遍存在工作人员素质不高或数量不足等问题。有些工作人员缺乏高校档案的安全风险评估意识，对安全评估的专业知识及管理经验明显不足。多数工作人员认为高校档案管理枯燥乏味，因此在工作中缺乏责任心，以应付的心态对待档案管理工作。
2.高校档案数字化管理安全风险评估优化建议
（1）实行安全风险评估体系的动态化管理。根据高校档案数字化管理的实际需要，建立相应的风险评估内容及评估指标，并依据内容及指标，构建科学的安全评估体系，实现动态化的管理。高校档案数字化管理面向的主体分为两个部分，一是全体教职工，二是全体学生。针对这两个部分，要构建具有规范性、系统性、动态性的安全风险评估办法及流程，确保高校在档案管理及利用的过程中，能够依照具体的档案利用规模、实际调取用途、安排管理技术、管理设备。高校档案数字化管理，在一定程度上具有空间和时间的限制，在构建安全风险评估体系时，要考虑时间及空间的差异，建立具有针对性的风险评估体系。考虑高校档案数字化管理系统的动态性及灵活性，与实际档案管理问题相结合，确保高校档案数字化管理始终处于动态的模式，能够优化管理方式，体现规范的管理特性。（2）拓展安全风险评估体系的方式和途径。高校档案数字化管理涉及了大量的数据及资源，既包括校园文化、学生档案、教职工档案，同时也包括了高精尖的人才档案。这些档案内容需要运用安全风险评估工作，完善数据库的资源储备，在瞬息万变的网络环境及技术变化规律中，迎合数字化管理的实际需要，满足高校师生不断变化的档案内容需求。高校档案数字化管理安全风险评估体系要不断拓展方式和途径，实现系统的延伸，扩大安全风险评估空间、健全管理平台，提供更为优质的管理服务。（3）强化落实安全评估体系的人才队伍建设。高校要根据档案数字化管理安全风险评估的具体内容，提升管理人员能力及素质的培养，树立正确的网络价值观，强化人才队伍建设，通过组建高素质的管理队伍，合理使用网络资源，遵守网络规范，实现安全风险评估体系的有效落实。在档案数字化管理工作中，要通过建立安全责任制，落实信息系统运行及管理的定期检查；通过奖惩制度，考核档案管理人员个人表现；发挥管理制度的约束作用，全面强化高校档案数字化管理的安全风险评估工作。（4）加强档案管理安全风险评估交流和合作。学校在进行数字档案安全风险评估的教育与培训的同时，可通过加强交流与合作，实现档案数字化管理的经验共享。通过交流与合作，能够避免安全风险评估知识匮乏、经验不足、组织条件有限等问题。采取走出去、引进来的方式，鼓励高校档案管理人员进行经验交流，完成管理评估，实现数字化管理的科研合作，进一步实现档案管理的资源共享，实现风险评估指标的确立，优化评估模式，进一步预防、降低、转移、规避安全风险，提升安全管理有效性。
六、结语
信息技术的飞速发展，对高校档案管理工作提出了更高的要求。档案数字化管理，涉及诸多安全风险，需要在管理过程中建立安全风险评估体系，加强信息安全管理工作。只有全面落实档案数字化安全管理，考量其中存在的安全风险，构建安全风险评估体系，对存在的安全风险评估问题进行优化，才能够进一步发挥数字化档案管理的优势，强化高校档案管理有效性，保障高校档案安全。
参考文献：
[1]谭新.高校档案数字化管理中安全风险评估研究[J].办公室业务，2015
[2]刘昆鹏，孙杨民.数字档案安全管理与风险评估研究[J].中国管理信息化，2014
第5篇：数字档案管理范文
关键词：文书档案；数字化；建设措施
文书档案管理不仅涉及归类、整理与校对，还需要构建有效的档案共享服务体系，有效满足各方面的档案使用需求。数字化文书档案管理的优势在于突破传统纸质档案管理方式的局限，减少大量的人力成本与时间消耗，从而提高文书档案管理的整体效率。应当基于数字信息技术探索文书档案管理的新模式，通过计算机形成文书档案目录和数据库，切实提高数字化档案的利用率，保证文书档案的准确性。本文探索加强文书档案数字化管理水平的工作措施。
一、文书档案数字化管理的重要意义
（一）有助于档案信息的共享
文书档案数字化为文书档案的网络化应用奠定了基础。通过对文书档案的扫描、入录等数字化存储，可以提升文书档案的通用性，强化文书档案使用中的安全性，实现了文书档案的可视化，有助于文书档案在各种新型媒体上使用传播。各部门可以在经过授权后实时调取文书档案，依托档案管理系统快速查找到需要的文书档案。采用数字化档案管理方式节约了文书档案管理工作的时间，促进了各部门之间的信息交流，保证在信息安全的前提下提高档案信息获取的及时性，创新了文书档案的管理模式，实现了各部门之间档案的便捷共享。文书档案数字化促进了各方面工作的顺利开展，提高了档案利用率。例如，通过计算机系统可以设置文书档案的检索条件，通过逻辑计算、属性检索或模糊记忆能够快速在少量档案信息中寻找到需要的文书档案。数字化档案方便了档案信息的运用，进一步彰显了文书档案信息的实用价值。
（二）保证档案信息的安全性
随着档案在部门间、单位间传递应用的越发频繁，文书档案数量的不断增加，文书档案形式的日渐多元化，需要有效的方式稳妥保存原始档案，并且满足日益广泛的文书档案使用需求。文书档案数字化实现了对原始档案的精准复制，有助于提取文书档案的关键信息，有效防止了文书档案在运转过程中的损毁风险。随着档案保护技术的日渐发展，以数字档案为主要形式的文书档案有效降低了纸质档案的损毁风险，提高了档案的辨识度，实现了档案管理的标准化，可以在规范的防护机制下实现档案的高效运行，既满足了各方面的文书档案应用需求，又能记录数字档案的运行轨迹，有助于文书档案管理人员把握各方面的需求，分析潜在的风险因素，从而加强了对文书档案的控制力。虽然网络环境下数字档案运行面临着来自互联网的风险，但是数字技术拥有无限的进步空间，可以通过技术创新实现对文书档案更好的保护和控制。
（三）提升档案编辑的灵活性
文书档案涉及的内容较为庞杂。一方面，档案信息来源复杂，既有单位内部各部门上缴的档案，也有单位之间往来公文等。这些档案类别复杂，处理方式各异，虽然蕴含着重多高价值的信息，但是编辑起来耗时费力，需要档案管理人员投入极大精力。另一方面，文书档案管理的流程复杂，需要分门别类的存储，尤其是一些老旧文书档案管理起来的难度较大，年代久远的档案难以有效辨识。采用数字化的方式将文书档案录入到计算机当中，不仅可以精准识别数据类型，还可以通过一系列的软件自动检测各方面上缴档案是否存在漏洞，而且有助于实现档案管理的标准化，发挥各方面在文书档案管理中的基础作用，不仅分担了专职文书档案管理人员的工作压力，而且提升文书档案管理的灵活性，适宜在越发复杂、多样、海量信息时代开展文书档案管理。
二、文书档案数字化管理的主要困境
（一）整理与保存的问题
文书档案数字化是文书档案管理的发展趋势，但是这一过程中需要克服诸多难点。目前，传统的文书档案管理方式仍被某些单位沿用，在时间与空间方面消耗的资源巨大，长期以来形成了只重视纸质档案管理和不重视数字化档案建设的问题。很多单位对文书档案数字化建设的重视不足，没有根据文书档案数字化的需要拟定工作计划，没有在资金方面给予支持，不能根据单位的文书档案管理数字化需要配置足够的计算机设备。一方面，文书档案数字化的专业性低，相关操作不标准，数字化文书档案的质量低，达不到档案共享的基本要求。另一方面，文书档案数字化的进程缓慢，除了当下档案可以方便地实现数字化以外，老旧档案数字化进展缓慢，相关工作存在严重的滞后性，不利于建成具备规模的文书档案数据库。还有些单位文书档案数字化没能得到第三方的有效支持，不能通过专业机构全面提升文书档案数字化的工作效率。
（二）文书档案安全性低
文书档案数字化工作是一项系统性较强的工作，虽然将纸质档案数字化本身不存在风险，但是工作过程中或数字档案使用中仍存在一些风险，如果不能有效解决技术方面的问题，可能导致数字化文书档案管理混乱和档案信息流失的风险。例如，数字化档案存在更高的数据被篡改风险，尤其是一些数据信息很容易发生改变。数字化档案需要优化管理结构，强调依托科学的组织结构保证安全性和保密性。但是，有些单位缺乏对文书档案数据库的顶层设计，没能形成本单位的文书档案特色数据库，导致文书档案数字化建设的体系不科学，严重的影响了数字化文书档案的使用。当前，基层单位在文书档案数字化建设进程中还缺乏强有力的技术标准，有时未能按照程序开展文书档案数字化工作，可能导致档案信息泄露的情况，进而威胁到数字化文书档案的安全性。
（三）档案员的素养较差
文书档案数字化建设要求档案员具备较强的数字信息意识，强调档案员掌握档案数字化的技术方法，具备创新意识和互联网思维，对档案员的职业素养提出了更高要求。但是，基层单位普遍缺乏专业的档案员，现有档案员的信息技能水平普遍不高，很多档案员未能全面掌握纸质档案数字化的修订技术。兼职从事档案管理人员普遍多于专职档案员，人手匮乏严重的拖慢文书档案数字化的进程。由于高素质、高技术的档案管理人才缺失，相关的培训机制还不完善，不能有效普及档案数字化的技术知识，缺乏对档案数字化建设的良好宣传，使得基层单位仍然存在着重保管、轻服务的档案管理工作思维。由于技术人员不足，现有档案员熟悉了传统档案管理方式，一些单位仍然长期存在档案管理“两套制”的现象，纸质文书档案与数字化文书档案兼容性低，数字化文书档案仅能以被动方式存在，长期未能发挥数字化文书档案的价值。数字化时代对档案员的技术提出更高要求，迫切需要各级单位引进数字化的档案管理人才。
（四）管理平台建设滞后
文书档案数字化主要目标是提高文书档案的管理效率，为文书档案的广泛共享奠定基础。由于基层单位用于档案管理的资金有限，文书档案数字化的发展规划时间跨度长，使得当前普遍重视纸质档案的数字化，未能从档案管理端向档案服务端有效延伸。现实情况下，文书档案数字化建设缺乏一体化的工作平台，缺少档案数字管理的分工协作机制，各部门未能基于统一的档案管理软件加快文书档案的数字化进程。例如，单位的OA办公系统与数字化档案中心未能联通，致使当下数字档案未能被有效收集。各部兼职档案员内缺乏操作平台不能参与到纸质档案数字化过程中，严重浪费了档案数字化建设的人力资源。由于缺少档案共享系统，致使数字化文书档案的实用价值未能充分显现出来，不能激发各方面参与数字化档案管理的热情，导致文书档案数字化仍停留在理论或实验阶段，未能发挥数字化文书档案的实际应用价值。
三、文书档案数字化管理的优化措施
（一）制定统一的工作规划
加快文书档案管理的数字化进程，依托信息化方式开展文书档案管理实践，对于体现文书档案的应用价值有重要意义。新时代还要创新文书档案数字化工作的思维，高度重视开展文书档案数字化工作，做好相关工作进程的统一规划。首先，广泛宣传文书档案数字化的意义，形成良好的文书档案数字化建设氛围，引起各方面对文书档案数字化的关注，并且制定相应的工作规划。其次，出台文书档案数字化工作规章制度，明确文书档案管理工作的基本要求，完善相关工作的监督机制，推动文书档案数字化工作取得实质性进展。第三，根据文书档案数字化工作需要配置必要资源，加强建设资金的支持力度，配置必要的设施设备，必要时引进第三方专业机构辅助推动此项工作建设。第四，出台文书档案数字化的作业标准，基于本单位的实际情况制定相关操作流程，把相关数字技术标准纳入到档案数字化流程当中。文书档案数字化过程中还要借鉴相关单位的经验和做法，保证各项工作得到有序推进。
（二）优化档案存储的机制
为了充分发挥数字化文书档案的应用价值，保证文书档案数字化管理的有序推进，减少后续应用中存在的风险，还要完善文书档案数字化的存储机制。一方面，积极贯彻推行相关作业标准，强调单位内部各部门按照既定标准开展相关工作，实现文书档案的标准化录入。另一方面，把重点放在建设标准化的文书档案数据库方面。包括健全全文数据库和目录数据库，并且保持两者之间的紧密联系，提高数据信息的兼容性。具体来说应当建立规模适当的综合型文书档案管理系统，不仅能够做到条目级信息的直接录入，而且可以提高档案信息访问的便捷度。该数据还要保证能够对所有文书档案数据信息进行结构化处理，从而提升文书档案的利用率。而且，各单位还要加强与文书档案数字化相关保障技术的建设工作，不断完善本单位的文书档案数字化建设操作规程，从而逐步提升文书档案的管理水平，为数字化文书档案共享奠定基础。
（三）增加技术设备的投入
档案数字化是档案管理领域的前沿技术，需要不断提升技术设备的整体水平，从而应对更加复杂的档案管理环境和日益个性化的档案使用需求。新形势下还要大力加强文书档案数字化管理的资金投入，保持设施设备符合文书档案应用的现实需要。首先，应当整合现有档案管理技术力量，成立专门的数字化档案室，保证档案管理部门的功能合理，责任分工明确，根据现实需要配置专业的档案管理设备。其次，实现纸质档案与数字化档案的综合管理，配置数字化的档案库房监控系统，保证档案数字化需要的打印机、扫描仪等设备符合工作要求。第三，还要加强网络建设工作，构建更加专业的文书档案管理平台，基于可视化管理系统方面专兼职档案员作业，切实提高档案信息交流的实时性与精准性。发挥快速信息传递机制的积极作用，有效提高档案数字化的效率。第四，适当引进专业技术支持部门，发挥社会专业机构积极作用，通过招标采购的方式引进第三方服务机构，依托第三方专业设备人力资源弥补设施设备不足问题，从而提高数字化文书档案的质量，加快文书档案数字化进程。
（四）培养专业的档案人才
档案数字化需要依托专业技术人才开展相关工作，只用提升档案管理人才的专业技术能力，构建专业的档案管理队伍，才能满足文书档案数字化工作的现实需要。为此，还要从现有档案管理人员的专业水平出发，拟定档案管理人才的建设计划。首先，完善档案技术人才的引进交流机制，积极通过社会招聘、人才交流等方式引进急需的数字化档案管理人才。在选拔档案管理人才时应当做到严格把关，不仅要考察其从业资格，更要考察档案管理人才的创新技术与职业素养。其次，创新档案管理人才的培养模式，优化档案技术人才的培训方式，应当采用规模化授课和自主学习相结合的机制，重视扩大档案技术人才自主成长的路径，通过课题研究、小组活动和从业资格评价等方式提高档案技术人才的专业性。第三，构建专兼职档案技术人才相互配合的档案管理工作队伍，强调明确档案管理工作分工，发挥各方面工作人员的辅助作用，积极增加档案管理人手，要求相关部门加大对档案管理部门的人员支持力度。能否组建具有创新精神和专业素养较高的专业队伍直接关系到档案数字化成败，还要在人力资源整合的过程中推动档案数字化建设工作的快速发展。数字化档案具有许多纸质档案管理方式无可比拟的优势，可以使文书档案的编辑、整理、应用更加灵活，符合档案管理的未来趋势，有助于充分发挥档案的应用价值。我国文书档案数字化起步较晚，相关工作标准还不统一，缺乏专业技术人才。还要从文书档案的应用需求出发，切实宣传文书档案数字化的价值，形成完善的档案数字化建设机制，提高文书档案数字化的水平。
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