行政事业单位的资产管理问题建议

【内容摘要】行政事业单位资产属于国有资产，是政府部门和社会团体履行社会管理职能、促进公益事业发展的重要物质基础，管理好这部分资产对保障机关事业单位正常运转、保护国有资产安全完整、预防贪污腐败、避免浪费具有重要意义。本文通过总结行政事业单位资产管理中存在的问题，分析原因，提出完善资产管理的对策和建议。

【关键词】行政事业单位;资产管理;信息化管理

行政事业单位的资产是本单位占有使用的，属于国家所有的经济资源，是各级政府和部门履行管理职能、提供公共服务的物质基础。当前，很多行政事业单位在资产管理方面存在“重购轻管”的现象，造成国有资产底数不清、利用率低、流失严重，有必要采取切实可行的措施加强管理。

一、行政事业单位资产管理中存在的主要问题

(一)固定资产占用使用情况管理不细。很多单位只在财务的固定资产账上记录着固定资产的详细情况，但是，实际这些资产在哪些科室或部门占用或使用，没有登记或登记不规范，内部科室之间调剂某项资产，没有及时变更记录，导致登记情况与实际使用脱节，甚至个别设备被某位领导外借或搬到家里私用，财务部门也一无所知。(二)没有做到定期盘点或清查。很多单位多年不进行固定资产的盘点或清查，账目记录与实际情况不符，使个别固定资产的存在只停留在账面上，实际早已不知所踪。还有很多办公执法装备等损坏老化或因技术更新面临淘汰，不能继续发挥应有作用，也没有在账务上做变卖或报废处理。(三)办公用品耗材等管理粗放。办公用品或耗材因为在购买时是作为办公经费一次报销的，但是这些物品一般是平时领用的，很多单位由一个人负责保管，在领用方面把关不严，领用后工作人员在使用中是否爱惜也不得而知，容易造成浪费现象。(四)资产利用效果不佳。很多单位由于机构改革、办公用房改造等原因，会有一些闲置下来的设备、装备等固定资产，长期派不上什么用场，又不能及时调剂给其他单位使用，或上报变现处理，由于单位领导和财务人员怕担责任，宁可闲置也不处置，造成很多固定资产多年存放在仓库，无人问津

二、行政事业单位资产管理存在问题的原因分析

(一)思想上不够重视。行政事业单位的资产都是国有资产，与个人利益关系不大，所以领导层思想上提不起重视，觉得那是财务部门的事，多数的单位在购置固定资产时非常重视程序，按规定程序办理，集体研究决策、财政部门审批、政府采购或是公开招标，但是购置完以后的使用和维护就不太重视了，反正是钱也花了，东西也买了，后续的管理基本上就无人问津了。(二)岗位职责不清。每个单位的固定资产财务人员只是负责记账，有记录，但是实际占有和使用都分散在单位全部的科室，由单位全体人员在实际使用，而很多单位有后勤、信息等部门，负责办公设备、水电维修、信息系统的维护等具体事项，所以，固定资产管理往往由这些部门进行操作，办公用品、耗材等低值消耗品则由办公室负责购买和领用，所以，多部门参加资产的管理，又职责不清，往往会造成管理不规范。(三)内控制度不健全。很多行政事业单位在财务管理中，注意财务收支、经费管理、现金管理等，针对固定资产的管理制度很不完善，缺乏操作性，很多单位未建立起固定资产的购置、保管、领用、维修、清查、盘点、报废等相关制度，在没有相关制度的情况下，容易造成在固定资产管理上的随意性，以个别领导的主观意志为准。(四)资产管理缺乏有效监督。很多单位不设内部审计机构，所以除了财务部门对固定资产进行管理之外，没有专门的部门对资产购置使用等情况进行监督。而外部审计部门侧重于对财务收支情况的监督，对资产管理和使用情况的审计弱化，对行政事业单位的定期审计监督还没有形成常态，所以，客观上造成了国有资产管理不力。

三、加强行政事业单位资产管理的对策建议

(一)建立完善的管理制度。单位领导要从思想上提起重视，要站在保护国有资产安全完整的高度，调动全体人员的力量，建立健全资产管理制度，加强国有资产管理。根据财政部内控管理的相关要求，结合本单位的实际情况，建立覆盖资产采购、保管、使用、维护、报废、处置等环节的管理制度。特别注意的是，一是要建立实物登记卡片制度，将所有的固定资产除了在财务账上进行登记之外，还对每一项固定资产建立卡片，详细登记购置时间、放置地点、占用科室或个人、维修和保养情况等等，这样，每一项固定资产除了在账上有金额登记之外，还有实物跟踪的记录，确保随时掌握每一项固定资产的实际状况。二是每个科室或部门都要建立固定资产占有使用记录，由财务部门统一掌握，根据实物增减情况随时进行登记，强化使用者责任意识，便于清查或盘点。三是对办公用品、耗材等的领用，建立审批制度，采购、审批与保管岗位分开，适合的单位可以实际定额制度，提倡节约，杜绝浪费。(二)定期盘点清查。建立定期清查盘点制度，每年年底至少对固定资产进行一次清查盘点，由财务、资产管理、审计部门和职工代表组成盘点小组，明确责任分工，由财务部门列出本单位全部固定资产的详细情况，包括品名、规格型号、生产厂家、数量等。财务账上一般都是根据固定资产的类别进行的登记，比如，单位购置计算机、打印机等办公设备一般都是每批数台，规格型号相同的设备在财务账上都是按品名一笔登记的，但是这些办公设备会具体分散给各部门或个人使用，进行盘点的时候就得先根据固定资产账目上按类别登记的记录，和按部门或个人占有使用的固定资产清单进行核对，根据固定资产卡片和部门固定资产登记进行双向盘点，不但要清查实际使用人占有固定资产品种和数量是否相符，最终核对全部资产是否账实相符。盘点清查后，针对盘点出的问题及时进行处理，短缺的查明情况，明确责任，丧失使用功能需报废处理的，经有关程序办理报批手续。(三)规范购置和报废决策机制。建立完善的固定资产购置和报废制度，固定资产的购置要严格遵守“三重一大”集体决策制度，由资产使用科室或部门报采购申请，经主管领导和财务部门审核后，经单位领导班子集体研究决定，按程序报上级主管部门和本级财政部门审批，符合政府采购和公开招标条件的，要按相关规定办理，避免一言堂和暗箱操作，确保采购过程公开、公平、公正。报废和淘汰的固定资产经领导班子讨论决策和履行审批手续后也要进行公示，处置收入上交财政部门。(四)加强资产的信息化管理。现在已经进入了信息社会，行政事业单位大部分也早已实现财务电算化，网络信息的快速发展为资产管理信息化提供了可能，在这种形势下，如果再沿用以前手工记账，人工管理，势必增加了工作量和管理上的困难。行政事业单位应在会计电算化的基础上，增加资产管理模块，与办公自动化系统相对接，详细记录固定资产从购置、使用、维修、保养、盘点到处置的全过程，实现资产管理信息共享，管理人员借助资产管理系统能迅速地获取固定资产的存量和变动情况，增强工作的效率和准确度，减少误差。虽然有的单位建立了资产管理信息系统，但是在使用过程中存在信息录入不及时的现象，科室调整或实际使用人变动时财务人员不及时将变动情况录入系统，造成信息失真，形成管理漏洞，所以，要加强对固定资产管理信息系统数据的更新，确保数据准确无误。(五)加强监督。行政事业单位内部要建立资产管理监督部门，可以由审计或监察部门负责，列席资产购置、处置联席会议，参与资产清查盘点，对本单位固定资产的管理情况进行监督。财政部门要利用资产管理信息系统进行实时监控，组织定期或不定期抽查，加强对各单位固定资产的监督管理，对资产的占有使用情况进行监管，防止国有资产流失。审计部门和纪检监察部门在监督检查过程中，也要注重对固定资产的使用情况和与资产相关费用的列支情况进行重点检查，及时发现资产管理中的违法违纪问题。

【参考文献】

［1］张金玲．行政事业单位资产管理中存在的问题及对策研究［J］．现代商业，2007，26

［2］杨春香．浅议行政事业单位固定资产管理中存在的问题及对策［J］．经济研究导刊，2010，27

［3］张帅．行政事业单位固定资产管理中存在的问题及对策［J］．经营管理者，2014，21

作者:牟俊丽 单位:衡水市食品和市场监督管理局稽查局