职工档案管理全文(5篇)
第1篇：职工档案管理范文
关键词：城镇职工医疗保险;档案管理;管理途径
城镇职工基本医疗保险档案记录着保险基金的流向，属于职工参保就医、买药结算的一手资料，为保险管理部门相关决策提供依据。对此，在城镇职工基本医疗保险档案管理中，要以全局眼光看待城镇职工基本医疗保险档案管理工作，创新管理方式、管理内容和管理理念，完善城镇职工基本医疗保险档案管理制度，以制度规范管理行为，加大对管理人员的培训和学习，优化档案管理流程，进而提高城镇职工基本医疗保险档案管理的综合质量水平。在这样的环境背景下，探究城镇职工基本医疗保险档案管理做法的重构与思考具有非常重要的现实意义。
一、健全管理机构，完善管理制度
为了提高城镇职工基本医疗保险档案管理水平，医疗保险机构高层领导要给予档案管理工作足够的重视，根据本地和本单位重点工作内容，构建由主管领导的档案管理队伍，健全城镇职工基本医疗保险档案管理机构，对内部管理结构进行优化，根据员工特点和工作能力，合理匹配管理岗位，制定档案管理人员工作责任制，明确岗位职责，划分工作界限，防止重复性工作而降低档案管理效率。同时要对领导、专职人员、兼职人员等权责进行明确划分，将档案管理中的形成环节、移交环节、利用环节进行审核，及时发现管理中的不足支持，落实具体管理工作和利用业务，完善文件材料归档制度和管理制度，提高城镇职工基本医疗保险档案管理的规范性和科学性。
二、重视学习培训，加大职业交流
在城镇职工基本医疗保险档案管理工作中，高素质管理队伍直接影响档案管理水平和管理工作效率，这就要求医疗保险机构要加大对管理人员的培训力度，积极鼓励和引导管理人员进行自主学习，了解先进的管理理念和管理方法，充实档案管理知识，并将其应用到日常管理工作中，提高城镇职工基本医疗保险档案管理工作的综合质量水平。以此为思路，一方面要引进管理专家到档案管理岗位上进行指导，带领现有管理人员开展管理实践，丰富管理人员专业培训内容，除了强化基础管理能力之外，还要对管理人员进行计算机技术培训和数字通信技术培训，符合新时代背景下对管理人员的要求。另一方面要提高对人才教育的培育投入力度，组建一批学历达标且热爱档案管理工作的员工，根据员工具体能力水平，制定人才培养计划，根据培养计划对员工进行档案管理基础知识、业务知识、计算机知识、数字通信知识等方面的综合培训，培养档案管理储备人才，增加管理人员的档案意识和工作责任意识，鼓励管理人员在档案管理工作中的创新，构建一批高素质管理队伍，提高城镇职工基本医疗保险档案管理工作的综合质量水平。
三、实行分类管理，保证管理效果
在进行城镇职工基本医疗保险档案管理中，遵循文件资料形成规律，维持各个文件资料间的关联性，为管理工作和档案利用提供便利性。对此，城镇职工基本医疗保险中形成文字资料，要根据文书立卷方式开展整理工作，会计档案则遵循《会计档案管理办法》进行文件整理，并结合各类文件的属性和功能进行分类整理，对每一个文件档案进行编号，科学合理，提高城镇职工基本医疗保险档案管理工作的规范性和有序性。结合档案特点与文件形成规律，档案号编制以案卷号编号法为主，各个业务部门中的经办员要在每年3月末整理好上年度所有的城镇职工基本医疗保险档案，并在4月末提交到单位档案部门，而档案部门要在6月低前完成档案的整理与商家，重新整理历年来档案资料，遵循规范化和标准化的原则，对城镇职工基本医疗保险档案进行分类整理，分工负责，在规定期限内完成所有的管理工作，完成城镇职工基本医疗保险档案管理任务，提高档案管理的规范性和标准性。本文通过对城镇职工基本医疗保险档案管理的研究，得出：（1）为了提高档案管理水平，要以制度为保障，完善相关管理制度，优化内部管理组织结构，划分工作内容和权责，使得各项管理工作顺利进行。（2）为了提高档案管理水平，要加强管理人员综合素质，从人员培训和学习交流等方面入手，制定档案管理人员培养方案，根据管理人员的实际水平，有针对性进行专业知识、管理能力等方面的培训，并加强先进管理技术的学习，引入到实际管理工作中，提高档案管理水平。（3）为了提高档案管理水平，要创新管理方法，引入分类管理法，对城镇职工基本医疗保险档案文件进行归类、整理、编号，便于日后的查询工作，提高档案利用价值，完成管理任务。
参考文献
[1]徐春荣.城镇职工基本医疗保险档案管理做法之研究[J].财经界(学术版)，2016，(17):343-344.
[2]王惠娟.刍议医疗保险档案管理信息化建设[J].兰台内外，2014，(06):34.
第2篇：职工档案管理范文
关键词：城镇职工;医疗保险;档案管理;管理途径
城镇职工基本医疗保险档案记录着保险基金的流向，属于职工参保就医、买药结算的一手资料，为保险管理部门相关决策提供依据。对此，在城镇职工基本医疗保险档案管理中，要以全局眼光看待城镇职工基本医疗保险档案管理工作，创新管理方式、管理内容和管理理念，完善城镇职工基本医疗保险档案管理制度，以制度规范管理行为，加大对管理人员的培训和学习，优化档案管理流程，进而提高城镇职工基本医疗保险档案管理的综合质量水平。在这样的环境背景下，探究城镇职工基本医疗保险档案管理做法的重构与思考具有非常重要的现实意义。
一、健全管理机构，完善管理制度
为了提高城镇职工基本医疗保险档案管理水平，医疗保险机构高层领导要给予档案管理工作足够的重视，根据本地和本单位重点工作内容，构建由主管领导的档案管理队伍，健全城镇职工基本医疗保险档案管理机构，对内部管理结构进行优化，根据员工特点和工作能力，合理匹配管理岗位，制定档案管理人员工作责任制，明确岗位职责，划分工作界限，防止重复性工作而降低档案管理效率。同时要对领导、专职人员、兼职人员等权责进行明确划分，将档案管理中的形成环节、移交环节、利用环节进行审核，及时发现管理中的不足支持，落实具体管理工作和利用业务，完善文件材料归档制度和管理制度，提高城镇职工基本医疗保险档案管理的规范性和科学性。
二、重视学习培训，加大职业交流
在城镇职工基本医疗保险档案管理工作中，高素质管理队伍直接影响档案管理水平和管理工作效率，这就要求医疗保险机构要加大对管理人员的培训力度，积极鼓励和引导管理人员进行自主学习，了解先进的管理理念和管理方法，充实档案管理知识，并将其应用到日常管理工作中，提高城镇职工基本医疗保险档案管理工作的综合质量水平。以此为思路，一方面要引进管理专家到档案管理岗位上进行指导，带领现有管理人员开展管理实践，丰富管理人员专业培训内容，除了强化基础管理能力之外，还要对管理人员进行计算机技术培训和数字通信技术培训，符合新时代背景下对管理人员的要求。另一方面要提高对人才教育的培育投入力度，组建一批学历达标且热爱档案管理工作的员工，根据员工具体能力水平，制定人才培养计划，根据培养计划对员工进行档案管理基础知识、业务知识、计算机知识、数字通信知识等方面的综合培训，培养档案管理储备人才，增加管理人员的档案意识和工作责任意识，鼓励管理人员在档案管理工作中的创新，构建一批高素质管理队伍，提高城镇职工基本医疗保险档案管理工作的综合质量水平。
三、实行分类管理，保证管理效果
在进行城镇职工基本医疗保险档案管理中，遵循文件资料形成规律，维持各个文件资料间的关联性，为管理工作和档案利用提供便利性。对此，城镇职工基本医疗保险中形成文字资料，要根据文书立卷方式开展整理工作，会计档案则遵循《会计档案管理办法》进行文件整理，并结合各类文件的属性和功能进行分类整理，对每一个文件档案进行编号，科学合理，提高城镇职工基本医疗保险档案管理工作的规范性和有序性。结合档案特点与文件形成规律，档案号编制以案卷号编号法为主，各个业务部门中的经办员要在每年3月末整理好上年度所有的城镇职工基本医疗保险档案，并在4月末提交到单位档案部门，而档案部门要在6月低前完成档案的整理与商家，重新整理历年来档案资料，遵循规范化和标准化的原则，对城镇职工基本医疗保险档案进行分类整理，分工负责，在规定期限内完成所有的管理工作，完成城镇职工基本医疗保险档案管理任务，提高档案管理的规范性和标准性。本文通过对城镇职工基本医疗保险档案管理的研究，得出：（1）为了提高档案管理水平，要以制度为保障，完善相关管理制度，优化内部管理组织结构，划分工作内容和权责，使得各项管理工作顺利进行。（2）为了提高档案管理水平，要加强管理人员综合素质，从人员培训和学习交流等方面入手，制定档案管理人员培养方案，根据管理人员的实际水平，有针对性进行专业知识、管理能力等方面的培训，并加强先进管理技术的学习，引入到实际管理工作中，提高档案管理水平。（3）为了提高档案管理水平，要创新管理方法，引入分类管理法，对城镇职工基本医疗保险档案文件进行归类、整理、编号，便于日后的查询工作，提高档案利用价值，完成管理任务。
参考文献
[1]徐春荣.城镇职工基本医疗保险档案管理做法之研究[J].财经界(学术版)，2016，(17):343-344.
[2]王惠娟.刍议医疗保险档案管理信息化建设[J].兰台内外，2014，(06):34.
第3篇：职工档案管理范文
【关键词】中职学校；非在编教职工；档案管理；策略
与正式在编人员有技术、工勤、行政管理岗位分类不同，“非在编人员”身份构成非常复杂，他们中既有无固定工作单位的专业技术人员，也有从企事业单位辞职人员，还有退休职工、大中专毕业生等，从事课程教学、实习指导、学生管理以及行政办公等岗位，有“合同聘用教师”“外聘教师”“兼职教师”等称呼。以我省某中职校为例，自2008年开始事业单位人事制度改革，学校实行全员聘用制。经省编办核定2008年该校岗位总编制数450个，在编员工158人，非在编员工105人，但是随着中职教育形势的发展，学校在2008年到2016年事业编制数没有增加的情况下陆续通过公开招聘等多种形式录用教职员工，到目前为止全校共有在编员工268人，非在编员工138人。非在编员工已经占在编员工数量的一半以上。本文通过对现阶段中职学校非在编人员的人事档案管理所存在问题的研究，加强对中职学校非在编人员人事档案管理策略的思考，逐步实现中职学校非在编人员人事档案管理科学化、制度化和规范化。
一、中职非在编教职工人事档案管理存在的问题
（一）档案移交不及时。档案移交过程中出现时间延迟的现象，相关的工作人员不能快速高效地进行档案移交，在档案数量统计、所需材料采集等方面出现问题，造成不必要的麻烦，同时也为管理人员的工作造成一定的困扰。（二）弃档现象较严重。大部分中职学校的档案管理人员非专职人员，所以在办理离岗或者调动工作的时候，对于档案手续的办理不能按照既定程序进行，对档案的检查、清理、签字等问题无法有一个明确的界限，造成弃档现象较严重，导致后面的交接工作无法正常进行，在一定程度上影响了学校非在编教职员工的人事调配。（三）档案管理不规范。很多中职学校的档案管理工作都交给行政人员兼职管理，这些人员并没有经过专业的培训和学习，缺乏档案管理相关的管理技巧和理论知识，导致工作人员在进行档案信息的整理和系统化处理过程中经常出错，直接导致档案管理工作的混乱，影响了档案的真实性和完整性。再加上大多数学校仍旧采用手工管理的经营模式来进行档案人事管理，在一定程度上增加了管理时间，同时增加了档案管理过程的出错率，工作质量不高。学校人事档案管理缺乏先进的设施进行辅助，在某种程度上增加了工作难度。（四）管理队伍待加强。很多学校无法实现思维转变，对在编教师员工和非在编教职员工的待遇和管理有一定的偏重，从而导致学校的人事档案管理部门对非在编教职员工的人事档案管理不够重视，从而导致非在编教职员工人事档案混乱的现状，严重影响了人事档案管理的效率和质量。很多中职学校的档案管理工作都交给行政人员兼职管理，这些人员并没有经过专业的培训和学习，缺乏档案管理相关的管理技巧和理论知识，导致工作人员在进行档案信息的整理和系统化处理过程中经常出错，管理队伍较为混乱，造成档案管理工作遇到很大的困扰。
二、加强中职非在编人事档案管理的策略
为了保证学校非在编人员人事档案的真实性、严肃性、完整性，全面加强人事档案的管理，笔者认为应该从以下几个方面加强中职学校的非在编人事档案管理：（一）加大档案宣传力度。作为中职学校人力资源的一个重要组成部分，非在编教职员工的队伍已经逐渐发展壮大，做好非在编教职员工人事档案管理，能够方便中职学校管理者清晰明确地了解学校教职员工的基本情况、动态、德才表现，从而可以更好地掌握非在编教职员工的发展动态规律，对学校现阶段的人力资源进行更好的分配和划分，充分调动中职院校教职员工的整体工作积极性，为中职校创造一个人尽其才的良好的教育教学工作环境。随着非在编教职员工队伍数量的发展壮大，非在编教职员工的素质、职业素养、业务水平会在很大程度上影响到中职学校的可持续发展，所以一定要做到对这部分人力资源的合理利用。加大档案宣传力度不仅可以在一定程度上加强档案管理工作的严谨度，同时也能够提升非在编教职工人的档案管理意识，可以在很大程度上减轻档案管理工作的压力和阻力。（二）规范档案管理条例。档案管理人员应当规范档案管理条例，俗话说：“没有规矩不成方圆”，制度可以在很大程度上提升档案管理的工作效率。例如可以将非在编和在编教职员工人事档案分类处理。由于非在编和在编的教职工人事档案的处理流程和制度都有不同，所以分开办公更有利于人事档案的高效处理。在进行非在职教职员工的人事档案管理过程中，不仅要秉承一定的安全保密的原则，也要保证人事档案信息的真实度。中职学校人事档案是学校教职工整体综合能力与素质的综合记录，是学校管理人员了解员工的重要依据，而针对非在编教职员工来说，人事档案的管理和利用更为重要：可为非在编教职员工提供努力的方向，从而从整体上提升其成长和素质水平。（三）完善档案管理法规。完善档案管理法规的首要是注重人事档案的归档交接手续。工作人员在进行人事档案管理工作时一定要秉承认真负责的态度，办理归档交接手续的同时一定要谨慎认真，人事档案的工作不仅会影响到个人发展，同时也会影响到学校的人事安排。完善档案管理法规在一定程度上可以更好地让档案管理工作更规范化实施，也能够很好地规范档案管理工作人员的工作。（四）加强档案管理监控。建立健全中职学校非在编教职员工人事档案管理制度的同时，也要加强档案管理监控。学校人事档案管理的工作人员应当转变思维，对非在编教职员工一视同仁，引起对非在编教职员工档案管理工作的重视，严格按照管理流程和规章制度进行人事档案管理工作，从而避免因为管理混乱出现档案信息流失的问题。为档案储存室配备相应的安保措施，保证人事档案信息不会由于安保工作的疏忽泄漏。这样不仅可以提高人事档案管理工作的整体工作效率，还可以在一定程度上减少信息泄漏引起的不必要的麻烦。（五）提高管理人员素养。对人事档案管理人员进行定期的技能培训和能力提升，提高整体的职业素养，专业化水平的提高更有利进行高效的人事档案管理工作，能够在一定程度上提升档案管理工作人员对档案管理工作的深度认识，也能够在一定程度上提升工作人员的工作积极性，确保人事档案管理工作的质量。提高管理人员的素养对于档案管理工作来说有着一定的影响，所以相关部门一定要注重对档案管理人员能力素质的培养。
三、结束语
中职学校非在编教职员工人事档案的管理与利用在中职学校的可持续发展中占据不可忽视的地位，不仅需要中职学校的管理者引起高度的重视，同时也需要教职员工整体性转变观念，对教职员工能够做到一视同仁，唯才是举。
【参考文献】
[1]刘玉斌.浅谈中职学校档案管理过程的发展机遇,档案管理工作涉及的工作范围[M].北京:中国人民教育出版社,2001,23-26.
[2]周光明.浅析中国现代社会事业单位发展进程,中国现代社会事业单位的发展[M].黑龙江:黑龙江人文教育科技出版社,2003,21-22.
第4篇：职工档案管理范文
关键词:高职院校;人事;档案;干部档案
随着国家对职业教育的重视，全国的高职院校迅速发展，越来越多的各行业人才流入高职院校，使得高职院校人事关系变得更为复杂，也给高职院校的人事档案管理工作带来了新挑战、提升了新难度。而目前高职院校干部人事档案管理工作中还存在诸多问题，在一定程度上影响到了学校整体人事管理工作水平和效率，因此完善人事档案管理，破解干部人事档案管理工作的难题成为亟待解决的问题。
一、干部人事档案管理工作的现实意义
对于高职院校除工勤人员以外的教职工，干部人事档案是他们教育生涯和职业生涯的历史记录材料，它可以清晰地反映每一个教师个人的政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，是培养、选拔、监督、评价教职工的重要依据，是中国共产党的重要执政资源，是党和国家的宝贵历史财富。党中央高度重视各地区和部门的干部人事档案工作，专门对干部人事档案工作做出一系列重要指示，提出明确要求。档案工作是一项重要的基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。强化教职工干部人事档案的管理工作，不仅有利于完善学校的用人机制，同时也为人才选拔和管理提供保障。
二、高职院校档案管理工作现状
(一)对干部人事档案工作重视不够一方面，有些高校自上而下对学校教职工的干部人事档案管理工作重视不够，没有考虑到教职工的干部人事档案在职称评定、干部选拔、评奖评优等工作中的作用，在日常人事档案管理工作中大量存在专职档案管理人员配备不齐、档案管理设施缺失、档案管理经费投入不足、档案管理规章制度不健全、执行不严格等问题。另一方面，教职工本人没有干部人事档案管理意识，在填写个人相关存档材料时不认真，存在填写不规范、信息不完整、不准确等情况。
(二)制度不规范高职院校的干部人事档案在日常收集、整理、使用等常规人事档案管理工作中必须严格遵循国家档案管理有关规定，保证档案的完整和安全。但是在实际的工作中，存在不同程度档案管理制度不健全、材料归档不及时、内容不齐全、整理不规范等问题，很难保证档案材料的完整性和规范性。另外，各高职院校在执行本校教师的干部人事档案专项审核工作时没有严格按照有关规定的审核时间和审核范围要求完成，存在应审未审、错审漏审现象，专项审核中的遗留问题还没有整改到位。
(三)档案管理人员专业素质有待提高在高职院校的各个岗位中，都愿意做教师或者管理工作。由于档案管理工作的枯燥性和严密性，很少人愿意从事或长期从事档案管理工作，在实际的干部人事档案日常管理工作中，大部分人事档案管理人员都是兼职从事档案管理工作，而且大部分学历都非档案管理专业，因此存在一人多岗、人岗不一致的现状，且多数干部人事档案管理人员由于缺乏待遇保障和职称晋升的空间，人员流动性大，档案管理队伍非常不稳定，刚接手工作的档案管理人员对档案管理工作业务不熟悉，熟悉业务的档案管理人员又经常流动到其他岗位工作，造成学校档案管理人员专业素质整体不强的现状。
(四)管理方式落后目前大部分高职院校人事档案管理工作仍然采用传统的纸质文档管理的方式，缺乏数字化的现代人事档案管理设备和设施。一是没有专业的档案管理房间，档案室一般采用办公室或者教室改造而成，没有专门的打印设备和影印设备，采用传统的档案柜存档;二是缺乏基础的计算机及其相关硬件设备用于档案的数字化信息化管理。教职工档案的收集、整理、存档、查询、调阅等都需要人工在名单上查找，部分高校将教职工编号和档案编号相统一，提升了查找的效率，但是距档案管理信息化的目标还有很多路要走，严重影响到了档案管理的效率，当出现短期集中的人事变动或人员信息更新时，人事档案的调阅效率会迅速下降。
三、高职院校人事档案管理工作思路创新策略
(一)大力开展干部人事档案业务学习宣传，提高认识高职院校要根据自身实际情况，努力拓宽《干部人事档案工作条例》学习宣传渠道，既要充分利用校报校刊等传统媒体，又要注重发挥微博、微信、手机APP等网络新媒体的传播优势，提高《干部人事档案工作条例》宣传活动的参与度、覆盖面和影响力。通过编发宣传资料，举办培训班、研讨会、座谈会等形式，深入学习《干部人事档案工作条例》，对《干部人事档案工作条例》进行全方位的深度宣传，使全校的教职员工对新时代高职院校的干部人事档案工作有较为深入的了解，提升干部人事档案的权威性和公信力，提高依规依法、全面从严管档、用档的法律意识，使高职院校各级领导干部熟知《干部人事档案工作条例》，学校中层干部特别是组织人事干部和相关工作人员精通《干部人事档案工作》，全体教职员工了解《干部人事档案工作条例》。
(二)加快构建高职院校干部人事档案管理制度明确档案管理岗位职责，完善干部人事档案管理制度，使档案管理流程化，从而使档案管理从档案材料收集、整理、归档到档案的借阅、调阅、调档等都有明确的操作流程，确保档案管理人员按流程进行管理，减少日常档案管理工作的主观人为因素影响。
(三)拓宽档案管理人员的培训渠道高职院校应加大对学校档案管理人员的培训力度，打破传统新老档案管理人员“传帮带”培训的模式，使档案管理人员能够走出去培训，通过系统化培训强化提升人事档案管理人员在收集、整理、甄别干部人事档案过程中的综合业务能力，全面提升干部人事档案管理人员的工作质量和效率。
(四)依托数字化技术重塑干部人事档案管理随着数字化信息技术的快速发展，高职院校人事档案管理也必将随着时展，最终全面实现干部人事档案的可视化信息管理，这就要求高职院校要及时引进符合自身实际情况的人事档案管理的数字化信息系统或者相关模块，做好后期的计算机软硬件支持，并加强相关人员的系统使用培训，确保干部人事档案管理者能够依托档案信息系统开展人事档案的管理工作，提升工作效率。首先，要建立符合学校实际工作流程的干部人事档案管理系统，在构建时要充分考虑到不同级别用户的职权，合理确定查阅权限，确保不同级别的人员按照责任权限进行信息查阅。其次，要做好电子档案的安全防护管理工作，选用正版的杀毒软件或者防火墙对电子档案进行保护，并安排专人定期对系统进行杀毒和维护，及时修补漏洞。再次，要对电子干部人事档案进行信息备份，并做好相关的记录工作，避免电子数据的丢失和损坏。总之，干部人事档案管理作为高职院校管理的重要基础性工作，对高职院校的可持续发展具有重要作用，不可忽视或轻视。高职院校人事档案管理是高校选拔任用、管理监督教师和评鉴人才的重要基础和依据，关乎学校的可持续发展，要加快完善相关的人事档案管理制度建设，充分发挥当下信息化快速发展的优势，利用信息化手段提高人事档案管理工作的质量和效率，推动高校人事管理工作和教育教学工作实现新飞跃。
参考文献
〔1〕杨舒然．关于高校人事档案规范化管理的措施探讨［J］．科学管理实践创新，2020(10):27－28．
〔2〕郭而锋．高校人事档案管理现状及创新路径探索［J］．开封文化艺术职业学院学报，2020，02:116－117．
第5篇：职工档案管理范文
【关键词】档案；高职院校；管理工作
档案管理工作作为高职院校管理的重点共组内容，越来越多的得到高职院校的重注。目前，高职院校的档案管理仍存在一定的问题，高职院校如何充分利用档案信息资源，提高高效的管理水平是高职院校研究的重点话题。然而，很多高职院校的档案管理工作并没有取得较好的效果，高职院校的档案管理方式仍需改善，本文对高职院校的档案管理工作的现状及促进高职院校发展的措施进行了思考。
一、强化高职院校档案管理的重要意义
高职院校的档案是包括教职工人事档案、学生学籍档案以及学校相关财务信息、科研信息、教学信息等多种档案的集合，这些学校档案室包含这些信息的重要载体。通过对档案的查询与管理，能够为学校组织决策提供重要参考依据，同时这也是学校制度化管，保障师生合法权益的基础。因此为本着优化高职院校的管理质量，不仅要从学校管理制度、人员配置等方面入手，还应强化档案管理等基础性工作，从而为高职院校的管理质量提升提供基础保障。
二、高职院校档案管理中存在的问题
（一）管理者对档案管理的意识不足。很多高职院校认为档案管理工作无足轻重，甚至忽视了档案管理工作。导致档案管理工作效率低下，档案信息的使用率较低。在这种情况熏陶下，高职院校误以为档案管理工作就只是简单的信息整理，学校将重点精力都放在了如何更好地发展校园。高职院校的档案管理只负责保管或是查询一些资料，档案信息不全，缺乏相应的档案管理设备。
（二）档案管理的相关机制有待加强。部分高校的档案管理水平较低，对档案的收集整理、分类组编等流程的管理效率较低，影响了档案信息的充分使用[4]。此外，高校档案信息管理的机制欠缺，没有专门的人员进行档案管理，一般是由教师或是其他办公室人员进行档案的兼管，当教师或办公室人员的工作较忙时，可能忘了档案的兼管工作，从而无法进行档案信息的收集管理工作。
（三）档案管理信息化落后。很多高职院校在档案管理信息化方面有待提升，至今仍然主要以纸质档案为主，虽然传统的纸质档案也能够承载重要信息，但在高职院校学校规模不断扩大、人员流动密集、学生扩招等因素的综合影响下，档案信息量呈几何数规模增长，传统的纸质档案一方面会占用大量的存储空间，另一方面在档案信息的查阅与管理方面都会增加一定难度。因此建议高职院校应当大力推广档案管理的信息化，以应对这一发展趋势，提升档案管理效率。
（四）档案管理人员的专业素质有待提高。档案管理工作在高职院校尚未得到高度重视，档案信息的利用率较低。部分高职院校虽然设有档案管理机制，但对档案信息的收集处理和编制力度仍不到位。由于档案管理人员对档案管理的重要性意识淡薄，缺乏对档案管理的主动性，处于档案管理的被动状态。管理人员对档案信息的开发使用程度较低，对档案信息的收集整理、分类编制力度不够，影响了档案信息的完整性，且很少利用档案信息。出现档案重管理，轻利用的现象，档案的信息开发利用程度较低等现象。
三、提高高职院校档案管理工作的措施
（一）提高管理者的档案管理意识。高职院校应加强档案管理意识，将档案管理放在校园管理的重要位置。高职院校应加强档案的管理与宣传工作，使档案管理意识深入校园管理中去，提高档案管理效率。校园还应设置专门档案管理部门，加强对档案信息的收集、整理、帅选、分类、编制等工作[5]。整理好档案信息，便于档案信息的查询利用。增加档案信息管理的设备，为档案管理营造良好的环境，充分带动档案管理人员的工作积极性，进而提高档案管理的效率。高职校园要定期对档案管理人员开展档案管理的相关培训，提高他们的档案知识和档案管理水平。
（二）完善档案管理的相关制度。高职院校应严格进行档案管理工作，设立相关的档案管理部门，制度严格的档案管理制度，并严格按照管理制度实施，加强对档案的管理。对档案信息的收集整理、分类保管及查询使用、归档等流程严格执行档案管理制度，逐步实现档案的规范化管理。高校管理人员应定期地对档案信息进行更新，及时地对档案信息进行处理，确保档案信息的真实准确性。加强对档案信息的监管力度，使档案管理工作充分发挥在校园管理工作中的作用。首先学校应当改变以往学校教职工兼职管理的模式，建立专门的档案管理部门，以学校领导人员作为档案管理管理部门负责人，成立档案管理小组。制定包括档案收集、归档、利用等各流程的档案管理制度与监督机制。同时制定集中与分项管理相结合的档案管理模式。即将档案根据类型进行分类，等学校教职工人事档案归为一类、学生档案归为一类、学校科研档案给位一类等。档案管理小组人员分配负责不同类型档案，由总领导进行统一管理与监督。领导人员可根据档案的管理质量进行考评，制定相应的奖惩机制，激励档案管理人员的工作效率。
（三）强化高职院校档案信息化管理。同时，高职院校还要加强档案的信息化建设，结合校园的具体情况和档案信息管理情况，制定科学可行的档案信息开发计划，加强校园各部门的合作，实现档案信息共享。加大对档案信息的评估，为教学和校园的发展提供有利条件。高职院校的领导层首先应到意识到档案信息化管理在现阶段的重要作用，加大资金投入，引入档案管理信息系统。此外学校除了要利用信息系统管理新档案，还应将以往的档案信息录入到信息系统中。学校可要求学校档案管理小组人员负责档案信息的录入，如果管理人员对于此方面工作不够熟悉，为保障信息化质量，可通过外包给专业单位的形式，将历年档案信息统一录入到档案管理系统中。虽然外包录入会一定程度增加学校的投入，但从远期角度来看，此种做法能够有效保证档案信息化质量，促进档案管理质量的提升，因此从远期效益来看，是利大于弊的。除此之外，高职院校还应对档案管理人员进行关于信息化操作的培训。一些高职院校通常会选择年轻的教职工负责信息化操作，但此类人员虽然具备一定的信息化操作基础，且上手快，效率高，但在档案管理方面缺乏经验，对于一些老档案，几乎鲜有印象，这也很大程度制约了管理效率。但如果以资历较高的教职工负责新时期的档案管理工作，虽然他们具有丰富的经验，但在信息化操作方面，显然较为薄弱。因此建议采用新老教职工搭配的方法，共同负责一个门类的档案信息化管理，并通过工作搭配，进行经验交流与工作指导，从而共同提升信息化档案管理工作效率。
（四）提高档案管理人员的专业素质。提高档案管理人员的专业素质对提高档案管理的质量和效率均有重要的影响，首先应加强档案管理者对档案管理的重要性的认识，提高档案管理意识，培养档案管理的责任感，通过不断的档案管理培训，提高档案管理者的专业知识。通过对档案管理的培训，加强对档案信息的收集整理，对档案信息进行适当的查询利用。档案管理部门还应加强对档案信息的开发，收集更多的档案信息，加快档案信息的现代化建设。同时，高职校园档案管理工作要重视档案信息的利用，充分发挥档案信息在高校教学管理中的作用。档案管理者要不断地更新对档案管理的认识，充分利用档案信息建立档案管理的新模式。
四、结束语
综上所述，通过对高职院校档案管理的思考分析，提高高职校园的档案管理工作，首先应加强档案管理者的档案意识，认识到档案管理对高职校园的重要性，加强档案管理队伍的建设。通过不断的培训提高档案管理者的专业素质，并通过规范的档案管理制度，进行档案信息的处理，提高档案的利用率，充分实现档案在高职院校管理工作中发挥的作用。
【参考文献】
[1]项桂芳,计娜.加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考[J].十堰职业技术学院学报,2013(04):90-91;97.
[2]李超.“互联网+”时代下高职院校档案工作的几点思考[J].内蒙古科技与经济,2016(18):32-33.
[3]侯慧贤.关于高职学生成长档案管理工作的几点思考[J].陕西青年职业学院学报,2014(04):31-34.
[4]方红.关于高职院校学生学籍档案管理的几点思考[J].信息化建设,2016(06):205.
[5]张娟.夯实基础,规范管理,不断提升高职院校档案工作水平——陕西工业职业技术学院做好档案工作的几点实践与体会[J].经营管理者,2015(01):310.
