会计档案管理解决方案精选(九篇)

第1篇：会计档案管理解决方案范文

新形势下，档案管理工作已经与传统的管理方式大有不用。一方面，由于信息技术的迅猛发展，各种信息不断的流入到档案管理工作领域，使得档案管理工作面临巨大的信息压力。另一方面，档案管理工作为了适应新形势的发展，必须引入新的管理方式，才能符合档案管理工作的新要求，进一步促进档案管理工作的新发展。在这种形势下，档案管理工作人员如何更好的认识清楚各种信息就成为必须要解决的首先问题。在此意义上，通过合理发挥档案统计的重要作用，就可以帮助档案管理工作人员更好的认识清楚各种信息，为进一步做好档案管理工作奠定前期准备工作。一方面，档案统计发挥自身的科技优势将复杂的信息通过形象的表格和数字表现出来；面对纷繁复杂的信息，如何能够尽快到认识到相关的信息是档案管理工作人员面临的首要问题。档案统计以其巨大的优势，可以有效的整理各种信息，所以，一旦档案管理工作人员掌握了档案统计的运用方法，就可以在档案统计的帮助下尽快的认识清楚相关信息，这就为档案管理工作人员进一步做好档案管理工作提供了便利。另一方面，档案统计可以有效的帮助的档案管理工作人员认识清楚档案管理中存在的问题；从传统档案管理的模式来看，档案管理工作人员要想进一步优化档案管理工作，需要经过缜密的调研和思考，特别是要对相关数据的分析和研究才能得出相应的结论。而在档案统计的作用和帮助下，档案管理工作人员可以轻松的整理各种信息，及时的了解到信息的基本情况，包括档案的基本信息、存在的问题等。由此可见，正是由于档案统计的作用，才可以使得档案管理工作人员能够及时发现档案管理工作中存在的问题，这对于进一步促进档案管理工作的新进展发挥着自身的认识优势。

二、档案统计是提升档案管理工作效率的重要方式

随着科学技术的迅猛发展，各种信息接踵而至。相对于其他工作而言，档案管理工作则可以较早的接受到这些信息，也正是因为如此，带给了档案管理工作一定的压力和挑战。面对浩瀚如海、复杂繁多的信息，采取何种方法可以有效的帮助档案管理厘清这些信息就成为不得不思考的重要问题。在此境遇下，档案统计工作以其强大的功能可以充分的帮助档案管理解决好以上问题。一是档案统计运用科学的统计方法将相关信息引入到档案管理中去；档案统计是依托计算机等高科技器材成型的统计方法，具有无比强大的技术优势。当档案管理需要对各类信息进行分类时，就可以充分运用档案统计的优势，把这些信息输入计算机系统，在计算机系统的帮助下，可以代替人工完成信息的检阅、收集、分类等各项工作。由此可见，在档案统计的作用下，档案管理工作人员只需轻点鼠标，就可以在档案统计的帮助下轻松的完成各种信息的统计工作，从而提高了档案管理的工作效率。二是档案统计节约了档案管理工作人员的工作时间；一般而言，档案管理工作人员的工作时间大多集中于对信息的收集和处理等方面。如果不具备科学的管理方法，不具备相应的科技条件，自然会耽误档案管理工作人员的宝贵时间。面对这一问题，档案统计也可以发挥出其自身的优势。那就是一方面充分依托档案统计的科技优势，利用较短的时间完成信息的收集和整理工作。另一方面充为档案管理工作人员提供其他方面的工作服务。比如，资料的发送、回收等。由此可见，科学合理的运用档案统计，就可以有效的节约档案管理工作人员的工作时间，从另外一种意义上来看，节约了工作时间也就意味着提高了档案管理的工作效率。

三、档案统计是科学规划档案管理工作的有效方法

档案统计在除了是帮助档案管理工作人员认识基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，对规划档案管理工作也有着科学的指导作用。从这一意义上来说，充分发挥出档案统计在规划档案管理方面的作用就显的非常重要。具体来说，档案统计在科学规划档案管理方面的作用主要体现在以下三个方面。第一，档案统计有助于在档案管理工作中合理分工；在档案管理工作中，工作管理人员都想做到工作的有条不紊，实际上，只有合理利用了档案统计，就可以达到这一点。原因在于，档案统计可以发现档案管理中存在的问题和不足，不仅可以帮助档案管理工作人员做好档案管理规划，解决存在的问题，而且还可以对相关的信息进行整理和编排，从而使得档案管理工作人员依据档案统计的结果去做好本职工作。由此可见，只要合理发挥出了档案统计的作用和功能，就可以确保档案管理工作人员在实际工作中做到合理分工。第二，档案统计有助于促进档案管理工作人员提高自身素质；档案统计是高科技的产物，对于档案管理工作人员来说，为了更好的适应新形势的要求，更好的提高工作效率，节约工作时间，就不得不去学习档案统计的相关知识。这也就意味着，档案管理工作人员的自身素质就会因档案统计的运用得以提升。从这一意义上来看，档案管理工作对于科学规划档案管理工作人员的职业发展也起着一定的刺激和帮助作用。第三，档案统计有助于帮助档案管理工作找到合适的发展方向；档案管理工作是一项职业，对于档案管理工作本身来说，必须在适应新形势的环境下才能获得发展。对于档案管理工作人员而言，也必须不断的获取知识才能赢得职业发展的新空间。在此境遇下，档案统计不仅为档案管理工作本身带来了一定发展方向上的指导，而且还为档案管理工作人员的发展带来了一定的帮助。从档案管理工作本身而言，在档案统计的作用下，会发现档案管理工作中存在的问题，因此就会积极的采取相关措施予以解决。实际上，在发现问题、解决问题的过程中，档案统计却在为档案管理工作本身提供了发展方向上的指导，那就是如何避免问题、如何扩展发展空间等。从档案管理工作的角度来看，在档案统计的作用下，档案管理人员不仅会提升自身的素质，而且还会考虑到适应新形势的要求，从而采取相关措施提升自己各方面的能力，以便更好的实现自身的职业生涯发展规划。

第2篇：会计档案管理解决方案范文

一、档案信息化的内容

档案信息化主要包括档案的目录管理、档案的全文数字化两个基本步骤。档案的目录管理是计算机在档案管理中应用得较早的一个方面，该技术已较为成熟，其核心是对存储在计算机数据库中的目录数据进行整理和快速检索；档案的全文数字化手段是对档案实现全文存储，在档案信息管理系统中把全文信息、图像信息及浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索人口，从而实现档案图文信息的全文检索。

二、实行医院会计档案信息化的作用

第一，促进会计体制、方法和制度改革。信息时代下，人们利用计算机进行信息交流的数量和频率不断增加，信息量急剧增长，促使现代医院高度重视会计档案信息化。从20世纪90年代开始。国内许多医院已经广泛应用计算机，形成包括会计档案信息化在内的电算化会计系统，并通过互联实现信息共享，成为医院管理信息系统的一个重要组成部分，从而打破了传统的会计人员分工和岗位设置，使会计处理的程序、会计数据的处理、会计信息的搜集、加工、存储和传递及会计人员的职责、会计机构的设置、会计部门的内部控制和会计档案管理制度等方面都发生了巨大变化。

会计档案信息系统完全废除了人工会计处理程序。在手工处理阶段，所有的会计数据、信息都被记录在纸质账页上，形成有形的记录，并经过装订成册、妥善保管，成为完整的会计档案，但存在印刷费用昂贵。建档空间大，成本高等缺陷。会计档案信息系统建立之后，所有的会计数据和信息都可以转换成为电脑可以辨识的形式存放在电脑的磁性介质上，成为看不见、摸不着的无形记录。历年的会计档案都可以存储在体积很小的电脑磁性介质上，因而大大节省了建档的印刷费用、存档的空间和成本。会计档案信息系统还把传统手工系统中的分散数据采用集中收集、统一处理、数据共享的方式加以处理，并要求会计系统的岗位重新分工，使会计档案信息的利用更能适应现代化管理的需要。

第二，加强医院经营管理。由于会计可以传递管理规划、控制和决策过程中所发生的医院经营管理信息，而同医院自身经营有关的信息中大约有70％来自会计档案。如果财会部门不能真实、完整、及时地提供会计信息，会计档案虚假不实，传递失灵，医院领导就不能及时掌握医院经营管理的真实情况，不能准确找出存在的问题、进行科学预测并进行科学决策。而依据错误信息作出的经营管理决策会出现失误，致使医院蒙受损失。实现会计档案信息化以后，可以充分利用计算机快速、准确的特点解决手工会计处理中难以解决的错账、漏账、会计报表编制费时费力等问题，迅速准确地提供医院经营管理决策所需要的各种会计信息，提高会计工作质量。会计信息的真实性和完整性得到了技术保障，会计部门可以随时快速、准确地提供会计档案信息，保证医院领导从实际出发，根据所掌握的准确的会计信息进行科学的经营预测和决策，在医疗服务市场竞争中掌握主动权。另外，会计档案信息具有综合性强、涉及面广、辐射及渗透性强等特点，其实现不仅可使会计信息得到共享，而且可为医院管理提供现代化的管理手段，从而带动和促使医院现代化经营管理水平提高。

三、实行医院会计档案信息化的建议

一是认真转变观念，增强服务意识。首先，利用档案，实现档案的作用和价值是保存会计档案并开展档案工作的最终目的。必须转变会计档案只保管、不利用，重保管、轻利用的观念。其次，服务性是档案工作得以存在和发展的前提，只有树立为公众服务和为病人服务的理念，认真贯彻“开放档案”的政策，改变保管、保密为主的意识，会计档案工作才能跟上时展的步伐。再次，医院会计档案作为医疗服务活动最原始的记录，在全社会“共享信息资源”的浪潮中，医院领导和广大医务工作者、病人及其家属和社会公众对医院会计档案信息利用的要求越来越高。为此，医院必须深化信息服务改革，遵循广泛与专门相结合的原则，认真做好会计档案信息化工作，真正为医院领导决策、社会公众行使知情权服务。

二是切实加强领导、讲求实际效果。实现医院会计档案现代化、推广使用会计信息系统需要投入大量的人力、物力和资金。随着会计信息系统的使用和开发的不断深入，需要根据会计档案的特点对原手工系统的某些处理过程进行改动，进而实现会计信息系统和医院管理信息系统的互联。为保证以上关系会计档案信息化发展的问题得以解决，必须切实加强医院领导重视、讲求会计档案信息化的实际效果。

三是加强会计档案人员专业素质和职业道德培训工作。技术进步、组织管理的变革及人员素质的提高是实现会计档案信息化的关键要素。因此应高度重视会计档案人员专业技术的学习培训工作，鼓励现有会计人员参加在职培训，不断学习新知识，吸取新技术，努力掌握会计档案、计算机等方面的综合知识。此外还要高度重视会计档案人员的职业道德建设。会计人员必须严格遵循会计法律、法规、制度和行为准则，坚持实事求是、客观公正、诚信为本、操守为重，禁止弄虚作假。

第3篇：会计档案管理解决方案范文

【关键词】计算机技术 信息量

随着国家的综合实力的提高，我国各个方面都在快速发展，各方面都有日新月异的变化，尤其是科学技术方面更是跻身于世界前列。21世纪是信息化的网络时代，网络已经渗透到人们生活的各个层面。计算机行业是各行各业的领头军，计算机技术的发展也促进了其它行业的快速发展，尤其是在档案管理方面，有了计算机加入，使档案管理更加的方便、快捷。对于公安机关来说，机关内的档案非常重要，不仅重要，而且数据量非常大，这也加大了公安管理人员的管理难度。传统的档案储存方式过于繁琐，易丢失，运用计算机管理就很好的解决了数据大、整理繁琐等传统管理方法所解决不了的问题。公安机关的档案管理使用计算机技术，使数据和案例的整理更加的简便，查询也更加的方便，提高了公安机关人员的工作效率，也使国家机关的管理体制更加健全，更加的合理有序，促进公安机关档案的可持续发展。但是，这种好的管理方法还没实现完全普及，有些地区仍使用传统的档案管理方法。所以本文通过阐述传统档案管理的弊端，以及对计算机技术在公安机关档案管理中的应用的优势介绍，让人们再次了解到计算机技术对档案管理的重要意义。

1 我国公安档案现状

从计算机引入我国以来，电脑行业就快速发展，计算机已经成为各个行业中不可缺少的设备之一，自然国家机关更不例外。公安机关的档案是指公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料。它主要包括公安文学档案、公安声像档案、公安会计档案、公安人事档案等。简单地来说，就是指一些警员的资料、犯罪分子的案例、犯罪证物和公安人员办事的费用记录等。公安档案管理工作不仅是公安工作中的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分。档案的井然有序，才能使它在打击犯罪、保护人们和维护社会稳定中发挥重要的作用。所以，加强档案管理是目前公安机关的紧迫任务之一。

2 我国公安机关档案管理的现状

在信息化的今天，计算机加入到机关的档案管理中是必然的趋势。我国虽然在一些发达地区实现了在公安机关的档案管理中使用计算机技术，但仍有一些地区没有使用这一新技术，而仍使用传统的管理方法。传统的档案管理方法主要是以人为本，使机关人员的工作负担加重，有耗费时间长，人力耗费大、工作效率低等特点。即便有这些劣势，但这些地区的人员仍不想使用计算机管理档案的方式，不愿意学习新的计算机技术，可见他们对于信息化档案管理的认识不够，仍固守传统的简单整理文件的模式，认为用计算机管理档案过于麻烦，对新的管理方式有抵触心理。计算机管理机关档案，所有的数据都需要人工录入，并且要按照材料的分类归档保管，档案信息的输入、检索、利用等工作都必须按照规定的流程进行，刚开始会比较的繁琐，这也使一些工作人员不愿意使用这种新的档案管理方法，看不到这种方法的好处，对于管理方法的变革不够重视。其次，有些机关人员对于这种新的档案管理方式不熟悉、不了解，甚至对于这种新的系统不会使用，认为现学这种信息化管理方式，太过困难，认为传统的模式也比较方便，这也是信息化档案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我国现在公安机关档案管理的现状是：国家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人员更依赖于传统的档案管理方式，这就造成了矛盾。但不可否认的是，信息化的档案管理方式更适合现代化社会的发展，在信息量如此大的社会，数字化的管理方式使信息查找起来更加的方便快捷。

3 计算机技术在公安机关档案管理中的作用

在地大物博的中国，资料数据非常庞大，所以对档案科学化管理是非常重要的，但现在，一些公安机关人员渐渐的弱视了档案管理的重要性。公安机关的档案繁琐而且数据量庞大，传统的档案管理容易引发很多问题。如资料的丢失，传统的纸质版的保存不能很好长久地储存资料，容易造成资料的丢失；资料的损毁，简单地文件整理，然后放入档案室，对于长时间的储存文件来说，极容易被损坏，造成不可挽回的损失；查找案例的繁琐，在警察办案中很重要的就是对于案件的深入了解，对于嫌疑犯的了解，那么这时就需要对以往的案例进行查找和利用，而传统的档案管理方式使案例的查找变得更加困难。而信息化的档案管理就很好的解决了这些问题，计算机技术在档案信息管理中的兴起已成为了一个必然的趋势。

计算机技术在档案管理应用方面与传统的方式相比有很多不同之处，已成为机关档案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解决了传统管理方式中资料易丢失、易损毁等问题，只要简单地录入数据，根据文件的类别进行归档、备份，那么档案一般就不会丢失；其次，对于公安机关的档案管理信息来说，最重要的是对于信息的查找与利用，在计算机系统中输入数据之后，按年代或地区等方式进行分类放置，查找时，只要在搜索栏搜索想要的数据就可以了，节约了传统管理方法中一一查找的时间，提高了工作效率；扩展了资源共享范围，传统的档案管理受到有限的信息传送技术的影响，无法进一步对资源范围进行拓展，而计算机管理方式就可以很快的进行信息传送，扩展资源共享的范围与区域；使档案信息更加组织化、系统化，更好地维护了历史的真实面貌；实现了公安档案管理同现代技术的有机结合，使公安档案管理更加适应网络现代化的发展，使档案管理工作走上良性发展的道路。

4 计算机技术在公安档案管理中运用的意义

随着计算机技术的飞速发展，公安档案管理工作的重要性进一步加强，人们对于档案管理的认识也逐渐的加强。在档案管理中使用计算机技术，使档案信息更加的组织化、系统化，更好地重现历史的真实面貌。科学规范的公安档案管理，是民生建设的重要组成部分，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。

参考文献

[1]胡海敏.浅析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2015（04）：49-51.

[2]孙宏君.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2016（18）：184.

第4篇：会计档案管理解决方案范文

一、文书档案计算机管理的优势分析

（一）文书档案计算机管理具有方便快捷的优势。在文书档案计算机管理的诸多优势中较为明显的是其自身的方便快捷。在具体的档案管理工作中，可以完善以往文书档案管理中的不足之处，利用先进的计算机软件可以对文书档案相关的资料进行收集、分类以及存储等工作，这一管理方式方便快捷。特别是利用计算机进行关键词的检索，方便档案人员查找文书档案。从事档案的工作人员在具体的工作中，可以在计算机系统中输入相关关键词，可以迅速得到想查找的文书内容，高效提高档案管理的工作效率。利用计算机管理文书档案，可以减少漏写或是漏抄的管理方面发生失误的几率。

（二）实现文件与文字信息的交流与共享。传统的文书档案管理中，各个企事业单位不能进行信息资源的共享，使文件柜中大量的信息被闲置，不仅不方便查找文件信息，还在一定程度上浪费了文书资源与资金。利用先进的计算机技术实现文书档案的科学化管理，实现文件级的管理文书档案，并实现文书档案的体系管理，同时实现了内外部特征档案合并管理。计算机与网络技术仍在不断发展，能够使档案信息及载体实现分离利用，同时能够与企业的信息系统建立相应的关联，有利于提高文书档案的工作效率及质量。文书档案的计算机管理可以不受空间限制查阅文书档案。利用网络服务平台可以及时了解文书档案最新的管理信息动态。

（三）文书档案计算机管理保存工作的便利性。利用先进的计算机设备做好文书档案的管理工作，不论是员工还是使用者不需要进入文书档案库区，即可直接查阅文书档案的具体信息，不再受文书档案科室地点的限制，有利于延长文书档案的使用年限，防止文书档案在被查阅时发生损坏。

二、文书档案计算机管理中存在的主要问题

（一）文书档案计算机管理存在网络安全问题。现代社会发展已经呈现出网络化的发展态势，因此需要重视文书档案信息的网上管理安全可靠的问题。网络的发展的不安全性制约着文书档案的发展。网络不安全性的规律可以总结为网络用户数量按照算术级数增加，网络的危险性以几何级数增加。在发达国家中已经开始重视网络安全问题。对于计算机网络系统造成威胁的原因有许多，利用病毒侵入、网络信息泄露以及黑客入侵等。现代文书档案计算机管理发展已经受到网络安全问题的影响。

（二）文书档案计算机管理存在保密性不佳的问题。利用计算机进行文书档案的管理，使文书档案的内容易于变化，没有了固定的形式，同时自身的保密性变差。计算机管理文书档案，使其内容比较容易被修改，并且在改动后不会留下任何痕迹，相比于纸质文件而言，计算机管理模式更容易使文书档案的内容发生变化，而且人们无法对文书档案进行原件的辨别。

三、文书档案计算机管理问题的应对措施

（一）增强文书档案工作的标准化程度。文书档案管理应用的计算机涉及许多问题，例如设备兼容，文书档案数据著录以及应用软件的推广，这些均需要一系列的标准才能够得以解决。由此需要制定相关的行业标准或是国家标准。电子文件与纸质文件之间有较大的区别，大部分文书档案工作者对电子文件的特殊性不熟悉，这对于文书档案的管理工作是一个隐患。因此需要加强文书档案工作者对于电子文件特性的研究，剖析文书档案从生成机制到归档保存的每一个环节，保证档案的真实性与安全性。而且需要对电子文件归档后形成的电子档案管理提出要求，对于逻辑归档中的不安全性采取一定的措施予以解决，并保障文书的电子档案能够被长久保存。

（二）加强文书档案计算机管理的网络信息安全的管理。在文书档案科室内部的计算机网络与外部网络之间，设置一定的物理隔离，有利于增强办公自动化网络安全，该方法是最为有效的措施。第一步防护隔离措施是路由器，利用路由器对IP地址进行屏蔽。第二步防护隔离措施是防火墙。防火墙自身具备认证机制，防火墙自身具备对进出的网络数据进行过滤；对于进出网络的访问行为进行管理；对禁止服务进行封堵工作；对于文书档案的网络攻击进行检测与告警工作；同时记录好通过防火墙的信息数据。

第5篇：会计档案管理解决方案范文

随着现代计算机技术的不断发展进步，它在社会生活的各个方面都开始发挥出日益重要的作用。档案管理作为一项详细繁杂的工作，而计算机所具有的强大数据收集处理能力，必然在档案管理工作中得到广泛普及。在档案管理工作中采用现代的计算机技术，能够有效的提高档案管理工作的效率，延长档案的使用寿命。本文主要通过阐述计算机技术在现代档案管理工作中应用的必要性及可行性，分析档案管理中计算机技术使用存在的问题，并针对这些问题提出一些解决措施。

【关键词】档案管理；计算机技术；应用

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-5071(2012)02-0398-01

随着国家经济社会的快速发展，相对应的档案资料逐年增多，人们对于档案管理工作提出了更高的要求。而计算机技术以其强大的数据收集处理能力，在档案管理工作中也得到普遍应用。计算机技术的使用为档案管理工作提供了非常大便利的同时，也延长了档案资料的使用寿命。本文主要通过分析计算机技术在现代档案管理工作中应用的必要性，以及计算机应用过程中存在的一些问题等，针对性地提出了一些优化措施。

1 计算机技术在档案管理工作中应用必要性及可行性

根据国家党政机关对于档案管理部门的要求，机关档案部门必须及时地完成本机关和上级业务部门的文书材料和影音资料的整理归档工作，并能高效的为国家党政机关和民众提供所需的档案资料，同时还必须做好档案资料的保密工作。因此，计算机技术在机关档案管理工作中的应用成为一项必要的档案管理措施。本文接下来主要是对计算机技术在档案管理工作应用的必要性以及可行性做了简单阐述：

1.1 计算机技术在档案管理工作中应用的必要性。

国家党、政、军机关以及民间团体等对于档案管理工作的开展都有着极高的要求。档案管理部门必须能及时地将本部门的机关文书材料等整理、归类，还要做好外来档案的接收以及归档工作等。因此，计算机技术的应用必不可少。

计算机系统的信息处理技术可以顺利地完成对于不同信息的收集与储存工作。计算机系统通过扫描或者是手动录入，迅速地将信息转变为自身可以识别的语言，并将这些信息压缩处理进而储存起来，不但加快了工作效率还节省了存储空间。

计算机技术还可以轻松地实现对于档案资料的系统化管理。档案资料数量庞大，而且种类繁多，单纯依靠人力很难保质保量高效完成。而计算机则可以通过自身的数据库，实现对于档案信息的系统化归类，并通过建立检索通道，方便人们查阅。

1.2 计算机技术在档案管理工作中应用的可行性。

国家《档案法》规定，必须采用高端的技术，实现对于档案资源的现代化管理，这样积极倡导的态度为计算机的广泛使用提供了方便的准入通道。而信息网络的快速发展更是为实现档案资源的信息化提供了一个便利的平台。目前世界范围内的信息网络的融汇贯通，加速了信息在全球的交流。我国较为完善的信息网络体系，也极大满足了档案资源管理工作信息化、交互化的网络需求。再者由于档案管理机关掌握着大量的信息资源，若要使得这些无形的资源完全为社会各界所用，就必须使用计算机技术实现资源的信息化管理。计算机技术本身的优势，加上这一系列的需要，使得计算机在档案管理中的应用成为一项非常必要而且切实可行的技术。

2 计算机技术在档案管理工作中的应用存在的问题及解决措施

目前，随着我国经济社会的飞速发展，档案信息管理工作也逐年呈现出数据量、检索应用量均大幅增加的新情况，这就给计算机技术的应用开展提出了更高的要求。而在计算机应用技术广为普及的现代，仍然存在着许多亟待解决的问题。如何解决好这些问题，使计算机技术为档案管理工作提供更大的便利，成为一项非常迫切的研究任务。本文接下来就档案管理工作中计算机的应用呈现的问题，提出一些优化措施。

2.1 计算机技术在应用于档案管理工作时出现的问题。

近年来，各档案管理部门纷纷加强了档案管理工作中计算机技术的应用，然而，在实际应用计算机技术的过程中，依然存在着许多不容忽视的问题。

首先我国现在大部分的档案馆还只是将计算机技术作为一项辅助手段使用，一些可以用计算机完成的工作依然在使用人工处理，既浪费了计算机资源，又浪费了人力。档案信息数据极其庞大复杂，目前我国很多地方计算机的软件和数据库建设还无法完全跟上档案管理工作的发展要求。最后，档案管理的计算机信息化应用，很大程度上还依赖工作人员良好的专业知识技能，而我国很多的操作人员现在还只能做一些简单的计算机初级应用。档案管理中的资金投入不足和专业人才的缺乏，是目前制约档案管理现代化的瓶颈，阻碍了档案资源的有效利用。

2.2 计算机技术在档案管理工作中应用的优化措施。

若要在最大程度上实现档案管理工作的现代化进程，必须针对档案管理工作中出现的一些问题，认真地找寻解决措施。笔者下面简单谈论几点计算机使用的优化对策：

首先，必须摆正档案管理工作的服务意识、大局意识，使工作人员规范地应用计算机技术来处理相关工作。这方面一是要完善国家档案管理相关法律、法规，使其能够与社会发展进步相适应。二是要从制度上提高对各级档案管理部门的工作考核验收标准，落实奖惩制度。三是提高档案管理工作人员的社会待遇，稳定技术人才队伍。

其次，必须提高计算机操作人员的专业技术水平，使他们能够熟练地运用计算机完成相关的档案管理工作。因此，定期和不定期地对档案工作人员进行计算机全面应用知识的培训提高也是必不可少的。

再者，还必须重视对于计算机的使用和维护。如果要完全实现在档案管理工作中计算机技术的应用，除了要安装好相应的软硬件设施、不断地更新数据库的功能、使计算机更好的进行工作之外，还必须加强对于计算机的维护，重视数据的备份技术措施，避免因为计算机损坏或者是传染病毒而造成档案信息缺失或者档案资料泄露等此类问题的发生。

3 结语

当今社会，人们对于档案管理工作的要求越来越高，实现档案管理工作的全面信息化已是大势所趋。因此，必须采取加大资金投入、进行技术设备更新换代、加快人才交流培养等举措，充分调动各个方面的力量来促进档案管理工作的信息化进程。此外，还须通过大力宣传提高全社会的档案资源使用知识，提升利用水平，使之更好地为社会的和谐发展、文明进步提供信息保障。

参考文献

［1］ 林卫华. 电子文件档案管理存在的问题及对策分析［J］. 中小企业管理与科技(下旬刊)，2010(01)

第6篇：会计档案管理解决方案范文

随着社会经济的发展，我国开始进入信息化时代，信息化时代为实现现代化的档案管理创造了条件，计算机和档案管理共组中的应用，不仅可以提高工作效率，还能提高信息化的发展，对开展档案管理工作具有非常重要的意义。信息技术在促进档案管理发展时，也对档案管理产生了一定的阻碍问题，这时就要针对信息技术在档案管理中的问题提出相应的解决措施，提高档案管理工作质量。

1 档案管理中计算机技术应用的重要性

我国是人口大国，而且人口流动性较大，也增加了档案管理工在的复杂性，传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了档案管理效率。

档案管理现代化的发展对档案管理人员的综合素质有了更高的要求，要求档案管理人员能够较好的掌握现代学科技术，通过先进的技术设备来完成档案管理工作，这样既可以节约时间，也可以提高档案管理工作效率，减少传统的档案管理工作中的工作强度，为了适应现代化的档案管理要求，需要进行大规模的信息化管理模式及技术准备。公民的真实凭证是通过档案反映的，所以档案管理不能有一点的疏忽差错，这也为人力资源的管理提供强大的先决条件。计算机技术在档案管理中的应用，就是将这种意识转化为信息化，从而促进生产力的进一步发展。另外，在对相关信息进行整理、收集等方面，计算机就显示了它在档案管理当面的便利性，联网状态下可以轻松实现信息资源共享，提高信息处理的便利性。

2 计算机技术在档案管理应用中的问题

2.1 电子档案保存

计算机技术在电子档案管理中的应用档案的存储也出现了一定的问题。在存储的过程中，电子档案管理程序可以满足文字处理存储，对着计算机系统的优化更新，文档资料可以存放在不同的数据库和存储盘中，在确保文档安全性的同时也提高了文档读取和长期保存的难度。

2.2 缺乏统一的档案管理标准

在日常生活中，做什么都要有一个标准，“无规矩不成方圆”。现在很多的部门档案管理内容不断细化，在管理制度和管理方式方面都是大同小异，如果说管理标准不能实现统一也是必然的。而且，很多单位之间或是部门之间的沟通也是比较缺少的，这样也给实现管理标准的统一增加了难度。另外，由于计算机技术的不断发展，各单位和部门档案管理水平的差异增加了信息技术统一的难度，从而为实现统一的档案管理增加了困难。

2.3 档案管理信息化程度不高

很多单位和部门都建立了信息化档案管理模式，利用计算机技术进行现代化档案管理，但很多的档案馆还是热衷于传统的手工管理模式，计算机就成了管理的辅助工具。档案管理工作的工作仍然采用纸质资料，没有建立现代化的数据库下的信息化档案管理，计算机信息化的优势就不能够体现，计算机也成了摆设，并且阻碍了档案管理的现代化和信息化发展，影响了档案管理工作的效率和管理质量。

2.4 档案管理安全问题

计算机技术在档案管理中的应用，虽然提高了档案管理的工作效率和工作质量，但同时也增加了档案信息安全问题管理的难度，安全性和可靠性问题成为人们所关注的。现在很多的网络都受到黑客、计算机病毒、保密信息泄露等的威胁，使人们的信息不在安全。随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。网络的不安全性和不稳定性也给档案管理工作产生了很大的影响。

3 优化计算机档案管理工作可采取的几点措施

3.1 完善档案管理制度

利用计算机技术实现档案管理可以在较大程度上解决档案管理中的漏洞，但是相应的档案管理制度还不够完善。但要在做好计算机当那管理工作仍然要完善相关的管理制度，充分分析计算机档案管理工作不同环节的内容，根据技术漏洞制定相关的解决措施，保证计算机档案管理工作的过程中，都要有章可循，有法可依，这样才能保证计算机档案的高效性和完整性。

3.2 实现信息化档案安全管理

计算机技术在虽然为档案管理提供了优势条件，但也带了了档案信息安全问题，档案管理需要根据材料的内容进行保密安全分类。例如一级保密档案应禁止联网，防止档案共享造成信息泄露；耳机保密档案应使用局域网，三级保密档案可以支持联网查询。同时应针对信息化档案管理制定相关的法律法规进行约束，提高对档案管理工作人员的教育宣传工作。

3.3 提高档案管理人员素质

档案管理人员利用计算机系统进行档案管理，不仅要具备相应的计算机知识，还应具备信息化安全管理意识并了解科学的管理。现代化的管理水平，管理过程中的计算机信息库体现，以实现改革和档案管理。在实际工作中不断完善的计算机管理系统，并不断学习更方便的文件管理程序的先进的知识。

3.4 文档一体化管理

第7篇：会计档案管理解决方案范文

一、档案工作保障机制在重钢的建立

重钢公司是国务院现代企业制度和企业集团双重试点单位，为确保企业档案工作持续、稳定、健康地发展，建立档案工作保障机制及与之相适应的档案管理模式势在必行。

(一)档案工作保障机制的内涵。档案工作保障机制是解决企业档案工作持续稳定发展的长效机制，即把企业档案工作目标通过职代会纳入总经理行政工作报告，置于职工民主监督机制；同时，企业档案工作目标也纳入公司董事会重要议事日程，依靠决策影响力安排部署档案工作。

(二)重钢建立档案工作保障机制的实践。一是把重钢公司的档案工作目标通过职工代表大会纳入总经理年度行政工作报告和行政工作安排意见，同时列入重钢公司领导的年度述职内容，置于职工民主管理之下；二是把档案工作目标纳入集团公司董事会重要议事日程，即集团发展规划和年度生产经营计划，使之与档案工作管理体系对接，形成集团公司严密的计划考核体系。

重钢档案工作完成“九五”规划的各项任务后，档案处提出了坚持“一条主线，两个目标，三项任务”(“一条主线”即以目标管理工作为主线，提高集团公司档案工作整体水平；“两个目标”即把公司档案馆建成集团公司档案信息资源开发利用中心和厂史展览教育基地；“三项任务”即改造档案库房以根本改善库房保管条件，调整人员素质结构，用现代化管理手段推进档案管理)的工作思路并纳入公司“十五”发展规划。五年规划目标通过分解落实到年度的工作计划中推进实施，为使年度档案工作目标能如期实现，还把档案工作中的重要内容列入公司年度生产经营计划一起下达，强化了档案工作指令的权威性。同时，计划与档案管理体系实现了有效对接。工作目标分解到了每个月，落实到了处、科和每个工作岗位。档案工作目标的实施情况通过考评考核体系加以推进，较好地克服了工作计划与实施两张皮和见子打子的短视现象。

二、档案工作管理模式在重钢的实践

为了全面提高企业档案管理整体水平，形成符合重钢自身发展特点的档案管理模式，重钢档案处进行了认真的准备与探索。

(一)企业档案工作管理模式的内涵。

在企业档案工作保障体制的有力支撑下，重钢在实践中逐步形成了以“一项工程、两种理念、三个平台、四条渠道、五种能力、六个功能”为主体内容的新型档案工作模式。其中，“一项工程”是指“构筑一项系统工程”，主要解决档案工作的氛围和发展环境问题；“两种观念”是指树立“服务是档案工作的永恒主题”、“档案馆(部门)应该是服务产品的加工厂”两种理念，主要解决档案工作的思路和方法问题；“三个平台”是指要搭建服务产品加工、多媒体电子信息提供、职工家庭和社区档案文化服务三个服务平台，主要解决生产服务产品的渠道问题；“四条渠道”是指经营好与档案人员沟通、与公司领导沟通、与公司职能部门沟通、与上级业务指导部门沟通四条沟通渠道，解决形成合力推进档案工作的问题；“五种能力”是指培养档案人员的五种执行能力(专业知识的学习能力、协调沟通能力、宣传造势能力、管理创新能力、工作计划能力)，解决档案人员素质问题；“六个功能”是指完善档案馆的六个功能，把档案馆办成企业领导的决策馆、企业管理者的信息馆、职工群众的贴心馆、基层单位的服务馆、展示历史的厂情馆、对外交流的友谊馆。

(二)重钢档案工作管理模式探索

1、构筑一项系统工程。企业档案工作的顺利开展，得益于档案工作的发展环境，依法优化档案工作的发展环境，是一项艰巨而又需要耐心的系统工程，其中，领导重视是关键，制度建设是基础，部门协调是保障。为此，重钢档案从宜传贯彻档案法规和完善档案管理制度两方面开展了工作。一是宣传贯彻档案法规。2000年以来，重钢公司在影剧院、电视台、报纸、社区以刊播宣传片、巡回展览、编印档案法知识资料、举办有关讲座等方式大力宣传档案法规。通过宣传，公司各级负责人主动关心过问档案工作、职能部门积极支持配合档案工作的事例明显增多，摹层档案工作者的主动性、积极性大大增强。二是完善档案管理制度。重钢在档案管理制度建设方面着重从管理规范(做什么)、工作程序(怎么做)和操作标准(按什么做)三个层面系统思考重钢档案工作制度建设问题。在对已有36项制度的执行情况全面评价和分析基础上，重新修订完善档案管理规定，较好地解决了企业在转机建制中因重组、兼并、破产遇到的档案处置问题。在新制度建设过程中强调与企业各职能部门相互衔接一体化的原则，针对问题及时与相关职能部门共同研究指定管理制度。

2、树立两种工作理念。一是树立服务是档案工作的永恒主题理念，档案管理是企业管理的基础工作，各个部门、各项专业离不开档案工作的同时，也为档案工作的作用发挥提供了广阔前景；二是树立档案馆(部门)应该成为服务产品的加工厂理念，档案馆应该充分利用档案信息资源优势，将其主动设计和加工为档案服务产品，不断满足人们对档案的需要。基于以上两种理念，“提升服务晶位，创造服务特色，塑造服务晶牌”的工作目标已经成为重钢档案工作者共同的努力方向。

3、搭建三个服务平台。一是档案新馆成为服务产品加工厂。2002年2月21日，重钢集团公司经理办公会将建设公司档案新馆议题纳入其中，决定将地处方便、已投入600多万元完成了消防、中央空调系统配置的框架结构建筑，再投入100多万元按档案馆标准规范进行后续装修，投入40万元增添档案装具。具备了较强的服务产品加工能力。二是重钢数字化档案馆建设。先后组织专业技术人员到江苏、广东、上海等地学习、考察，结合重钢实际提出了两个版本的重钢数字化档案馆实施方案，经集团公司专家委员会讨论审定，批准立项，着手开展了前期功能调查和技术方案编制工作。在重钢公司本部范围内，办公自动化系统和重钢数字化图书馆已经

在职工日常工作中被普遇应用，数字化档案管理系统也处于调试运行阶段。三是重钢家庭档案俱乐部建设。2003年6月27日，成立了全国第一家“重钢家庭档案俱乐部”。以“重钢家庭档案俱乐部”为品牌的文化产品，涵盖了企业文化和社区文化的基本要素，迎合了公众对档案服务的需要。俱乐部先后开展了“好宝宝成长史照片档案评展”、“我爱我家”家庭照片档案评比等系列活动，引导了公众对档案的理解和需求，增强了企业员工档案意识，扩大了档案工作的影响力。

4、经营四条沟通渠道。在企业里，档案工作和实际问题的解决，常常不是档案部门一家可以完成的。重钢档案处从工作的实际出发，把档案管理工作融入企业管理体系中，保持了与档案人员、与公司领导、与公司职能部门、与上级业务指导部门四条渠道的沟通，为企业档案工作的稳定和发展创造了条件。

5、培养五种执行能力。一是专业知识的学习能力。针对职工队伍结构不合理、专业技术跟不上工作发展需要的情况，档案处采取“六结合”(即送外培训与自培相结合，脱产学习与自学相结合，学历教育与能力训练相结合，理论学习与考察实践相结合，引进人才与发现培养人才相结合)的方法对职工进行了500多人次的专业理论和服务技能的强化训练。造就了一支结构基本合理、责任心强、富有创新能力的档案职工队伍，为实现档案工作创新服务奠定了人才基础。二是协调沟通能力。为解决服务创新工作中遇到的困难，加强部门间的协调，从2002年底建立了联合议事机制。在工程档案管理、宣传报道、加强培训等方面取得了重大进展。三是宣传造势能力。重钢档案部门紧贴生产实际和厂情教育需要进行档案编研。档案处主编或参编的《百年重钢)、(重钢年鉴》等成果受到了各界好评，《百年重钢)作为集团领导对外的赠品发挥了企业名片的作用。《重钢年鉴)经过10余年的努力，已在重钢成为固定“节目”，连续获得“全国年鉴编校质量优秀奖”(最高奖)、“全国首届中央级年鉴编辑出版质量二等奖”。四是管理创新能力。重钢档案处把强化服务意识作为更新观念的首要任务来抓，针对职工中存在的档案工作“无所作为”和“难以作为”的思想认识，利用职工学习日、党团会议的机会，开展学习教育活动。通过“等事干与找事干”专题讨论活动和“三看三想”(一看企业百年发展史，想自己肩上的责任有多重；二看重钢档案工作历程，想自己付出的心血有多少；三看新时期工作目标，想自己着力点在什么地方)对比教育方法，引导职工转变观念，树立主动服务意识。在工作安排中，实行了“工作项目负责制”和“主辅岗”用工方法，为培养锻炼职工的管理创新能力提供了舞台。五是工作计划能力。档案工作的特点决定了档案工作者必须具备高度的责任心和主动工作态度，没有责任心干不了档案工作，没有主动性干不好档案工作，这是档案处在工作实践中形成的共识。通过开展“畅想工作新思路”活动，职工通过执行工作日志制度，自觉思考各自岗位的月工作计划，工作的主观能动性得到充分发挥。

6、完善六个基本功能。一是企业领导决策馆功能。在重钢不同的发展时期，重钢档案处根据领导在企业重大决策前特别需要决策参考依据的情况，先后在公司债转股、冷轧薄板项目、增发A股n入WTO和钢铁工业“十五”规划和钢铁市场走势分析等事项中为公司领导定期汇编了专题信息，同时针对公司领导不同的管理系统分工定期报送，为重钢领导决策提供了翔实的参考资料，受到了领导的好评，目前，公司领导主动向档案处索取信息的习惯已经形成。二是企业管理者的信息馆功能。为了给重钢机关管理人员提供翔实集中的综合信息，档案处每年要花大量精力了解需求、编辑

三、重钢档案工作保障机制及管理模式实践取得的效果

通过探索和实践企业档案工作保障机制及管理横式，重钢档案工作的整体水平得到很大的提高，取得了显著的经济效益和社会效益，近年来共获得全国、行业和重庆市各项奖项及荣誉38个，极大地提升了档案工作在企业中的地位。

新档案管理模式的实践使档案工作服务功能更强，服务方式更多。以档案流动服务车为例，仅2005年就出动200多次，为公司技改和生产一线递送急需的图纸、资料22029张。正是由于档案工作的深入与细致，重钢公司领导形成了这样的共识：机构精简，档案机构不能减；减员力度再大，档案队伍也要相对稳定；企业再困难，档案基本投入要保证。“十2K"期间，重钢档案工作共投入资金1100万元，建成了3600平方米的现代化档案新馆，数字化档案管理系统项目被批准立项并按计划推进，目前已进入馆藏档案数字化加工和程序调试阶段。数字化图书馆正式开通，档案、图书、信息资源得到进一步整合，实现了预期的工作目标。通过深化目标管理对公司二级单位分类指导，使主要单位通过了企业档案工作目标管理相应等级的认定，提高了重钢档案工作的整体水平。重钢368人的专兼职档案职工队伍保持了稳定，档案处机关人员也由21人增加到33人，档案工作在企业的地位和作用日益重要。

重钢档案工作以充分开发档案资源、努力提高档案对企业发展的贡献率为工作目标。档案人员配合公司清欠办、法规处等单位调阅案卷，复印合同、发票、批文、凭证上万张，为办理50件诉讼案件、回收欠款近亿元发挥了不可替代的作用。重钢是重庆市债转股金额最大的企业，档案人员不分上、下班提供案卷300多卷，确保了“重钢债转股签字仪式”的顺利举行。近三年，重钢档案人员为公司74188人次提供档案92083卷次，服务于企业增发A股、技术改造、降本增效等重点工作，取得直接或间接经济效益16275．03万元。重钢档案处也因此成为重庆市档案信息资源创效益惟一的一等奖单位。

第8篇：会计档案管理解决方案范文

一、会计电子档案信息管理平台的搭建

1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息

以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。

2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。

3.形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。

二、形成基础会计档案影像化整体方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3.通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、寻求银行电子回单解决方案

1.寻求对直联银行回单进行电子化对接

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

四、会计档案“去纸质”整理方案

1.形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

2.推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程

1.完善流程

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2.引入影像化模式

与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系

明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性

建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制

统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。

第9篇：会计档案管理解决方案范文

关键词:档案管理;信息化;措施

一、档案信息化管理的必要性

所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解:首先要实现档案信息的数字化和网络化;其次,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;再次,要实现档案信息高度共享;第四,要引发档案管理模式的变革。

档案信息化管理的必要性主要表现在:由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术无不显示其独特的魅力,成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、电子档案工作现状及面临的问题

1、电子档案内容的保密性问题是首要问题,用网络的任何终端设备能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。

2、电子文件很容易被删改,且修改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。

3、随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。

4、档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。

三、加强档案信息化管理的措施

首先是尽快培养精通计算机技术的档案专业人才,培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。

其次是加强基础设施建设,电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化,加强档案的利用。

第三是建立健全维护电子文件真实和安全的法规,在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

第四是制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范,随着电子文件的大量产生,迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式,用标准和规范确定下来,使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理,这是摆在档案部门面前的一项重大课题,也是迫切需要解决的基础性工作。

最后是加强档案目录数据库建设,我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入和保存。 以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。

参考文献:

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