机关档案数字化精选(九篇)
第1篇：机关档案数字化范文
（一）档案数字化管理专业人才缺乏
当前很多机关事业单位的档案数字化管理工作主要依靠具有一定资质和实力的档案扫描公司，机关事业单位仅仅提供管理、监督和指导服务方面的人力，机关事业单位本身并不具备档案数字化管理方面的专业人才，甚至有的单位的档案管理者是其他部门人员的兼职，档案数字化管理人才结构不合理，高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才缺乏，由于编制、经费等方面条件制约，绝大部分的机关事业单位几乎没有能力自主培养和吸纳高层次人才，人才匮乏的问题已成为影响和制约机关事业单位档案数字化建设的重要因素。
（二）技术落后、理念陈旧
机关事业单位的工作重心基本上全部集中在本职工作上，对于档案管理的重视程度不够，档案的有效利用率也低，没有在意识层面将数字化档案管理工作提升到与本职工作相等地位的层次上来，进而有关数字化档案管理的理念准备不充分，相应的技术条件落后，即便有些单位实现了数字化档案管理，但都是外接的技术和管理模式，存在很大的弊端。不同的单位对于数字化档案管理的需求和方法是不一致的，而现实中，很多机关事业单位并没有因地制宜，结合单位具体发展实际去制定科学的数字化档案管理方法。
（三）缺乏全面、统一的管理标准
目前我国市场上的机关事业单位数字化档案管理软件质量参差不齐，有的软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上不完善，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷和漏洞，安全系数低、稳定性差[1]。与此同时，我国机关事业单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理，标准收集、管理信息的技术方法落后，经常性出现档案的目录和细则之间不兼容、软件之间系统不兼容等问题，再加之档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏，无论是技术开发、还是人员管理都是目前我国机关事业单位在数字化档案建设中难以逾越的困境。
二、机关事业单位数字化档案管理改进措施
（一）建立数字化档案管理系统
机关事业单位需要根据事业单位自身的实际情况，着手建立有效的数字化管理系统，主要内容包括设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等[2]。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，也是最基础的工作，稳定成熟的档案管理系统会让事业单位在日后的档案管理工作中节省极大地人力和财力。
（二）制定统一管理标准，明确档案管理工作的责任分配
机关事业单位只有制定统一的档案管理标准，才能在制度层面保证档案管理工作有序进行，首先要对档案进行明确详细的分类，譬如财务报表、工作计划和总结、员工个人档案和单位发展规划等要进行分门别类的电子信息输入和归档，其次对于档案的提交格式、提交时间等做出明确规定，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序。
随着我国机关事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细，纸质档案的数字化转化过程比较复杂，管理工作和任务越来越重，所以迫切需要机关事业单位明确档案管理工作的责任分配，建立科学的奖惩制度，责任到人，谁出问题就找谁，明确一项工作一个负责人，保证人人有事干，事事有人干，强调在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。
（三）加强档案安全管理，注重自主技术开发和应用
网络世界是开放的，存在很多的不确定性因素，事业单位在进行数字库建设时要选择合适的、值得信赖的设备生厂商和供应商，要建立多重防护系统，加强对病毒和网络黑客的防范，在软、硬件设备上，要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性和安全性[3]。同时机关事业单位要加强自主技术的开发和应用，外接的技术始终无法让人真正放心。
（四）创新管理方法，加强人才培养
机关事业单位的工作氛围的流程性较强，都是按部就班地开展工作，对于创新意识的培养有一定的阻碍，在数字化档案管理工作中，机关事业单位和管理人员不能一直沿用传统的纸质档案管理模式和方法，要推陈出新，结合自身单位发展实际和现代先进管理理念，不断创新管理方法，提高数字化档案管理质量。同时还要加强人才培养，进一步解决档案管理人员的待遇和编制问题，多吸收档案管理专业人才，建立合理的奖励机制，提高管理工作者的积极性。
第2篇：机关档案数字化范文
[关键词]高校 档案数字化 问题 对策
[中图分类号]G250.7 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）11-0060-02
档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种纸质、声像等传统介质的档案转换为数字化档案，利用网络将其连接，通过计算机加以管理，最终形成一个档案信息库，实现档案的共享与快速利用。[1]
高校档案数字化建设是伴随着计算机技术的飞速发展和高校现代化管理的开展而出现的。[2]高校档案数字化建设，通过在高校档案管理工作中充分运用各种现代化的信息技术，以达到数字化管理相关档案并提供利用的目标。[3]
一、高校档案数字化建设目标及现状
高校档案数字化建设的目标是使档案库房原有的档案全部实现数字化，建立相关档案的目录数据库、现行档案的全文数据库和照片、音频、视频等声像档案的多媒体数据库，采用完备先进的数字化档案管理系统对高校档案进行安全、高效的管理和利用。[4]
我国高校档案数字化建设起步较晚，大部分高校档案管理还主要以纸质档案管理为主，有些高校虽然使用在线档案管理系统，但也未充分挖掘系统的各项功能，因此，高校档案数字化建设还有很漫长的道路要走。
二、高校档案数字化建设存在的问题
（一）高校档案数字化思想意识薄弱
随着高校档案事业的不断发展，档案工作已逐渐为高校师生所了解，并逐渐为高校领导所重视，但关于档案数字化工作，高校才刚刚起步，还停留在对纸质档案的保管与利用上。
（二）高校档案数字化相关制度不够完善
高校档案数字化工作必须依据统一的标准规范进行，使高校档案数字化工作能够有章可循。但就目前来看，高校档案数字化相关的技术标准、规范并不完善，需要制定相关制度，以此作为高校档案数字化工作的依据。
（三）高校档案数字化的理论研究不足
目前，档案数字化本身还处于不断探索论证的初级阶段，距离其全面实施还需要很长时间，从总体来讲，我国以档案数字化为主题的研究仅仅在最近几年才逐渐活跃，因此高校档案数字化理论研究相对不足，还需要社会各界共同努力探索。[5]
（四）缺乏档案数字化方面专业人才
档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而高校档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才，因此，从总体来讲，高校档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。[6]
（五）高校档案数字化硬件技术缺乏
目前，虽然大部分高校档案部门已经建立了本部门的局域网，已建立了初具规模的信息化体系，但实际上现有高校档案的管理模式，还主要是手工管理模式，很少通过计算机技术对档案进行管理；虽然有些高校档案管理部门配备了一些先进的计算机设备，但仍然存在部分设备老旧过时的情况；有些档案管理系统软件也存在过时的情况，导致相关档案数据无法读取；并且缺乏一个操作简单、功能强大的档案管理系统。
（六）高校档案数字化资金投入不足
由于高校档案数字化建设要以高新技术为支撑，而高新技术的投入则需要巨额资金，如购入大量的数字化设备及软件；维持现有设备的正常使用，更新过时的设备和软件；更换过时的硬件或升级相关软件，设备过时时还需要迁移转录数字档案信息等，因此，资金短缺也就成为了高校档案数字化建设的主要障碍。
（七）数字化档案信息安全存在问题
将档案数字化后，因为计算机技术的不断发展，数字化档案信息可能存在以下安全隐患：档案数字化载体的寿命一般不长，这时候如果没有产生新型载体，数字化的档案信息将面临无法读取的危险；档案管理系统的软件和硬件更新换代速度相对较快，导致换代后系统中的数字化档案也可能无法读取；档案管理系统本身也存在许多威胁档案信息安全的问题，比如：计算机病毒、计算机犯罪等。[7]这些问题若是没有解决，数字化的档案信息将面临巨大威胁，可能造成无法挽回的损失。
此外，有些纸质档案上有单位的盖章、领导签字或盖章等，这是有法律效力的，因此这些纸质档案具有十分重要的凭证作用。但是，由于存在计算机技术条件的限制及立法相关的问题，这些数字化了的档案属性遭到广泛的质疑，法律部门对其也不予认可，因此，利用这种数字化档案无法实现档案的原始凭证价值。[8]
三、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战
（一）加强高校人员的档案意识
高校档案部门应加大对档案数字化工作的宣传力度，每学期定期召开由各部门兼职档案员参加的档案培训，由学校档案管理人员对兼职档案员的归档工作进行指导，宣传档案相关制度，讲解档案管理系统的使用方法等。同时在校园里也应适时开展档案知识和对档案数字化的宣传活动，使学生和教工广泛了解档案数字化的便利性，提高对数字化档案的利用意识，最终有效提高高校人员的档案意识。
（二）建立和完善档案数字化建设相关制度
建立和完善档案数字化建设的相关制度有利于全面开展高校档案的数字化工作，有效进行高校档案数字化工作，确保高校档案数字化建设的质量和进度。高校档案部门在档案数字化工作开展前，首先应遵循国家的统一标准，既要按照国家已有的与档案工作相关的法律法规和已经明确的国家信息化体系来制定，同时也要充分了解本校的实际情况，使高校档案数字化工作真正做到有章可循。
（三）加大投入，并提供技术保障
高校档案要想实现数字化并确保数字化的档案能够得到有效利用，一方面，要以计算机技术作为保证，而计算机技术的应用则是以高投入为代价才能进行的，这就需要高校加大对档案数字化工作的投入；另一方面，高校档案部门进行档案数字化还需要相关技术保障，可以采取以下措施：高校档案部门应遵循国家制定的技术标准和规范并制定自己学校的档案数字化技术标准和规范；高校档案部门应配备必要的硬件设施，还应对系统和设备定期进行升级并加以完善，组织自己开发或购置先进的数字化档案管理系统；挑选数字化档案存储介质和相关设备时，尽量选择以主流、成熟的技术为基础的存储设备；还应更新、检测存储设备，当技术发生升级、载体过于老化时，还应及时将数据迁移到新载体上。
（四）加强档案数字化人才的培养
高校档案部门应大力培养档案管理型、复合型人才。高校引进与培养档案管理人员时应做到与时俱进，要求档案管理人员具有较全面的知识结构、良好的职业道德。高校档案数字化工作是一项专业技术含量较高的工作，这就对高校档案部门档案管理人员提出了新要求：要求其不仅档案专业素质过硬，还要重视计算机专业知识的获取及提高。而高校则要重视档案管理人才的引进，定期对现有档案工作人员进行针对性培训，使其能适应新形势下档案工作的发展。
（五）重点馆藏档案数字化
数字档案馆的出现已成为档案事业发展的必然趋势，并引起档案界的普遍关注。档案数字化建设是档案信息化建设的起点。
高校档案馆主要是为学校的教学工作和广大师生服务的，但短时间内将全部馆藏档案实现数字化是不可能，因此档案工作者要对重点、有特色、利用率高的档案资料先进行数字化以保证服务利用。
总之，高校档案数字化建设是一项任重而道远的工作，我国高校档案数字化建设才刚刚起步，还需要不断探索完善，本文仅从现状、存在问题与对策方面给予理论探索，但问题可能并未全面完备，需要进一步完善，为我国高校档案数字化建设提供更好的理论保障。
【参考文献】
[1]张晋川.对大型医院档案信息数字化建设的几点思考[J].中华现代医院管理杂志，2009（12）：28-31.
[2]张春.高校档案数字化建设的思考[J].北京档案，2009（12）：18-19.
[3]王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报，2007（03）：72-75.
[4]罗敏.浅析企业档案数字化建设的现状及对策[J].西南农业大学学报（社会科学版），2011（01）：190-192.
[5]谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2005（09）：174-176.
[6]杜敬民，陈文.基层档案室档案数字化建设研究[J].河南科技，2009（01）：27-28.
第3篇：机关档案数字化范文
关键词：数字化档案管理；司法档案；司法行政工作；工作的运用
1 前言
（一）研究的背景
改革开放以来，我国非常重视数字化档案管理工作的发展。所以，随着工作水平的提高，我国司法机关内部管理也得到了不断的健全与完善。与以前相比我国档案管理制度已经得到了不断的完善，司法档案管理工作也迎来了一个大好的时机，但是无可置疑的是，档案管理内部还存在着各种各样的问题。
（二）研究的目的和意义
司法行政机关实行行政管理就是为了能够让档案管理工作更好地进行，也就是为了让本司法行政机关的档案管理工作得到更好的发展和提高。行政管理效率的高低关系着司法行政机关的工作水平，也体现了司法行政机关人员管理档案水平的高低。本文对我国司法行政机关行政管理工作中数字化档案管理的运用进行相对性研究。
2 我国司法行政机关行政工作的特点
首先，司法行政机关行政工作与档案的管理相辅相成。行政和管理是司法行政机关中的两大基础，在司法行政机关中，我们通过行政工作的应用得到经验，进行行政管理工作时，我们的目的就是提高数字化档案管理在行政工作中的应用。进入司法行政机关之后，我们还是用相同的方法不断的对数字化档案管理进行完善，所以，行政工作是司法行政机关的基础。档案管理在司法行政机关管理中起着决定性作用，司法行政机关的发展也离不开行政工作管理的发展，同样行政档案管理的发展促进了司法行政机关的发展。然而行政管理在处理机关内部事务时所采用的一种手段，这也是司法行政机关所形成的特定的处理方法。通过行政管理，司法行政机关可以解决一些基本问题，为行政工作的应用发展扫除障碍。因此，只有行政管理与档案管理相结合，才能共同促进司法行政机关的发展与进步。
司法行政机关行政管理主体呈现专业化趋势。行政管理工作往往需要专业性的知识，所以司法行政机关行政管理主体也就呈现了专业化的趋势。行政管理在进行工作时，要结合自己的工作应用来分析解决问题。行政管理工作是与数字化档案管理相结合的，如果行政管理缺乏数字化档案管理，那么就会导致行政命令缺乏应用性，甚至会导致行政命令的错误性，延时性，这会直接影响司法行政机关的权威性和工作效率。所以司法行政机关在行政管理方面非常重视数字化档案管理的应用，这也是司法行政机关行政管理的一大特点。还有很多司法机关受到了“官本位”思想的影响，还是无法让档案的管理水平达到一个新的高度。很多司法行政单位在工作时没有高度重视行政管理效率，在对工作人员的评议考核与管理效率的评审上缺乏科学的方式，并没有深入研究，也没有利用行政管理指令来完成一系列的档案管理工作，很多司法机关的行政管理就是为档案管理工作做准备。
3 分析数字化档案管理的作用
为了分析我国司法行政机关行政管理中存在的一些运用，并且通过这些实际性的运用来提高我国司法行政机关行政管理效率，从而推动司法行政机关档案管理工作的改革，为司法行政机关的发展带来更多的机遇与挑战。只有提高了司法行政机关的行政管理效率，才能促使司法行政机关培养出更加优秀的人才，当然，这对我国经济建设的发展也具有重要的意义。
（一）提升工作效率
对各类档案进行数字化的管理模式，能够在第一时间将资料进行存储并加以利用，数字化档案的管理可以真实地反映实际情况，可以让使用档案的用户可以方便的查询到他们想要的资料只需要动动手指就能轻松的了解到档案里面的内容。
（二）提升了档案的使用效率
以前一些司法行政机关进行工作时，都是用文本作为载体，将档案归案，很不方便于人们去试着了解档案的内容。但是如果用数字化而档案进行针对性的查询，就可以轻松的利用数字化程序进行档案查询，方便了人们，也可以打破时间和空间的局限性。
（三）提升档案管理的经济效益
以目前的经济效益来看，采取传统的档案管理模式无疑对于资金会是一个极大的挑战，而且还包括了办公的费用，直接导致了档案管理的成本大幅度的提高，经济效益变得很低。但是数字化档案管理可以有效地减少档案管理所需要的成本，提高经济效益。
4 数字化档案管理在行政工作中的应用
（一）建立完善的数字化管理制度
如果要想保证数字化档案管理的建设与安全使用，那么司法机关就必须建立一个有关数字化管理制度，来制约不当举动。档案作为文献资料的一种，是具有极大的特殊性的，并且一些档案是不能去进行外界的公布的，所以必须建立完善数字化管理制度来保证档案的安全。
（二）构建信息技术支持系统
要建立完善的技术支持系统来对数字化档案管理工作提供技术保障，要良好的构建一套完整的工作体系，从联系商家到联系客户再到进行档案的管理或查询，这一系列的工作举措都必须依靠一个完善的技术系统进行支持的。
（三）建立信息查询子系统和案件管理系统
借助数字化档案管理进行工作时，系统内必须套用一个子系统进行内部保障，再要依靠一个案件管理系统对档案进行适当的管理，保证档案的安全使用。
5 总结
从上文所说的来看，现在如果还依旧沿袭传统的档案管理方式是无法适应现代潮流的，所以数字化档案管理模式非常适合，本文通过对于我国的档案管理的特点、数字化档案管理的作用及其在司法行政管理工作中的运用进行阐述，也是对我国现在使用数字化档案管理工作积极探索和运用。
参考文献
[1]石英；；档案数字化管理对策探析[J]；重庆工贸职业技术学院学报；2010年02期
[2]史淑琴；；谈档案数字化建设中的服务创新[J]；黑龙江档案；2008年04期
[3]于娜；；企业应加快档案信息化建设的推进速度[J]；黑龙江档案；2011年05期
[4]王东颖；；数字化档案在工程管理中的应用[J]；电力建设；2009年01期
[5]赵连丰；；高校档案馆数字化建设的探索研究[J]；福建电脑；2010年04期
第4篇：机关档案数字化范文
[关键词]档案数字化；数字化建设；档案管理
中图分类号：G274 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）07-0339-01
档案是国家信息资源的重要组成部分，作为一种原生信息资源具有十分重要的社会经济价值。随着我国社会经济的飞速发展，档案信息资源也在急剧的增长，传统的档案管理方式在档案的收集、保存以及利用等方面，越来越力不从心。信息技术的飞速发展，为档案管理方式的创新提供了最佳的平台，档案信息化成为了当今时代档案工作的主题，而档案数字化无疑是档案信息化建设的重要内容。
1 档案数字化建设的内容
档案数字化是随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术而产生的一种新型档案信息形态，是利用现代计算机数据信息处理技术，将传统的档案介质文件如纸质文件、声像文件转换成数字形式的电子档案。档案数字化是档案信息化建设的基础，具有高效安全存储、快速传输、管理便捷等优点。
档案数字化建设的内容主要包括以下几个方面：一是对历史档案资料进行数字化转换，将传统介质档案文件通过计算机扫描及加工处理转换数字形态的电子档案文件；二是实现对正在形成档案文件的数字化，即采用计算机技术实现电子文件的直接生成、归档及保存；三是实现档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；四是实现档案内容信息的数字化，即通过扫描、直接录入等方式将档案内容以图像、文本等形式进行数字化的存储。
n案数字化建设从过程角度来说，应包括档案收集整理、存储保管以及查阅利用等全过程。档案收集阶段的数字化涵盖了历史档案的数字化与新型电子档案的建立；档案存储保管阶段的数字化是指采用光盘、磁盘、硬盘等载体实现对电子档案的存储与保管；档案查阅利用阶段的数字化是指利用计算机网络技术等实现电子档案的高效传输、便捷查询与利用。
2 档案数字化建设的必要性
档案数字化建设是档案信息化建设的基础与重要内容，随着我国社会经济的快速发展，档案信息量越来越大，种类与形式越来越多，传统的档案管理方式已经难以满足信息时代档案工作的需求。在信息技术高速发展的当今社会，利用先进的计算机技术、网络技术及多媒体技术进行档案信息管理，大力开发和高效利用档案信息资源，提高档案管理综合服务水平，已成为当前档案工作发展的关键，而档案数字化是实现这一切的基础。
在当前的社会环境下，计算机信息技术正深刻的改变着社会的方方面面，人们的生产与生产方式发生了巨大的改变。同样的，在新时代背景下，档案工作的开展也受到了巨大的影响，大量电子档案的形成促使档案工作必须要顺应时代的发展。可以说，档案数字化是信息时代的必然产物，是时代对档案工作的要求，档案数字化管理较之传统的实体化管理无论是在档案收集、保存还是利用方面，都具有无可比拟的先进性，大力推进档案数字化建设是信息时代档案工作发展的迫切要求。
在信息时代，人们越来越关注档案信息获取的时效性与便捷性。数字化档案相较于传统介质档案，获取更为方便快捷，且能够更好的对档案原件进行保护，利用率更高。档案数字化建设能够最大程度满足人们对档案信息社会共享层面的需求，利用计算机网络技术，人们可以快速获取所需的档案信息，且不存在获取时间上的冲突。从档案利用以及档案社会化服务的角度，档案数字化建设必要性不言而喻。
3 档案数字化建设现状及发展趋势
3.1 档案数字化建设现状
档案数字化是档案信息化建设的重要内容之一，在我国档案局一系列政策标准的支持与引导下，我国档案数字化工作在“十五”、“十一五”期间发展迅猛，许多档案部门开展了不同程度的档案数字化工作探索。目前，我国档案数字化工作已经取得了长足的发展，数字化档案规模不断扩大，档案数字化的相关规范也日趋成熟，已经初步形成了档案数字化加工市场，档案数字化的对象从纸质档案已经逐步扩展到了照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案。
在我国档案数字化建设的进程中，政策环境发挥了重要的引导促进作用。《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。各地区也都把档案数字化作为编制本地区的档案事业发展规划的重要内容之一。2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。
3.2 我国档案数字化建设的发展趋势
目前，我国档案部门在数字化建设中已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，数字化加工环节不断细化，数字化标准不断提高，数字化生产日趋社会化。从发展趋势来看，档案数字化加工由档案部门自主加工开始向社会化服务转变，社会化专业机构的档案数字化加工服务将成为未来发展的一大趋势。
在我国档案数字化建设的初始阶段，档案数字化多由档案部门自行加工，由于在人员专业技术水平、设备、规模以及管理水平等方面的不足，档案数字化的质量不尽如人意。在发展的过程中，源于工业企业的业务外包模式被引入档案数字化建设中，将档案数字化业务外包给专业、高效的社会专业服务机构，充分利用社会资源，可以有效降低成本、提高档案数字化的质量与效率。从实践的效果看，这一模式能够有效规避档案部门的不足，充分发挥社会资源的专业性与高质高效，档案部门只需要做好档案数字化的前期准备工作，并不定期进行数字化业务的监督与验收，即可较好的完成数字化的目标。因此，是目前档案部门进行档案资源数字化的首选，尤其是对一些资金、技术实力较为欠缺的地方档案部门来说，这一模式可以说达到了双赢的效果。
4 结束语
作为档案信息建设基础的档案数字化，其规模与质量在一定程度上关系着档案信息化建设的成败。虽然我国档案数字化建设已经走过了近二十年的历程，也取得了不错的成就，但在实践中，还存在着诸多的的不足，还需要不断的探索研究，才能最终形成符合我国档案管理实际发展需求的模式。
参考文献
第5篇：机关档案数字化范文
1.1计算机网络技术的飞速发展。
计算机网络是档案数字化管理工作开展的平台，如果缺少了计算机网络作为支撑，那么档案数字化管理也就无从谈起。近年来，我国计算机网络技术的发展可以说已经非常成熟了，儿乎所有的企事业单位都实现了无纸化办公和电算化业务，这些都会档案数字化管理的实现奠定了坚实的基础。同时，信息产业技术的和其他专业技术的崛起，也为档案数字化管理的有效开展提供了便利条件，比如说通信技术、电子技术等。
1.2档案数字化管理是随着现代计算机技术、扫描技术以及存储技术等现代信息技术的发展而产生的。
它是通过计算机技术将模拟信号转换为数字信号，具体操作是利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，然后利用计算机系统对其进行管理，进而形成一个有序结构的数字化档案信息库，最终准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。与传统档案管理相比，档案数字化管理具有提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等小可替代的先进性，使档案保存更加便捷、持久、稳定，极大地提高了档案信息利用率，最大限度地实现了资源共享，因此，社会对档案的数字化管理接受程度较高。
1.3档案数字化而临着一系列挑战。
档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求，顺应这一趋势，许多党政机关及企事业单位逐步引进了办公自动化系统，积极推广、参与档案数字化管理，配介档案管理部门建立完整的政府公开信息数据库，为大家提供了便捷有效的检索、查询和服务。然而，由于职工老龄化严重，计算机应用能力普遍较弱，有的思想守旧，仍旧习惯于传统纸质化办公;由于党政机关及部分企业集团涉及国家秘密及商业机密较多，部分资料公开范围受严格控制，加之近年来网络犯罪屡见小鲜，信息女全事故频发，因此，档案数字化在实际推广过程中还而临着一系列问题和挑战。
2.档案数字化应用存在的问题
2.1从上世纪90年代国内最早的档案管理软件产生至今，已经经历了近20年的发展。
随着计算机及网络技术的发展，数字化档案管理方式在分布形式上从最初的单机版(C/S架构)、到网络版(B/S架构)、直至发展到最新的面向服务的数据平台(CSOA架构);在功能上则从单一的仅实现简单档案管理的软件、到档案管理软件与OA系统整合的数据库、再到现今的将数字化档案管理方式渗透到整个工作流(workflow)的数据库平台。档案大数据是在档案方面涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时问内达到撷取、管理、处理并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的信息。因此，档案信息管理系统的安全在很大程度上决定了档室信息的安全。
2.2缺乏档案数字化专业人才。
档案数字化管理是一项专业性较强的技术活儿，档案管理从业人员小仅要有基本的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能，具备较强的信息处理能力。档案数字化是一个新兴行业，也是一门新学问，而目前许多单位档案管理人员并非档案专业毕业，属于“半路出家”型，尤其是广大基层档案管理人员，他们中的大部分人既没有档案管理相关知识，更没有接受过档案数字化相关的专业培训。仍存在较多女全隐患。山于党政机关、企事业单位涉及一些国家机密、商业秘密等，虽然有的单位办公自动化程度较高，但是一部分文件资料却无法进行档案数字化处理，使档案数字化管理推行受到一定影响。近年来，网络信息女全事件频发，部分机关、单位对档案数字化安全性仍有顾虑。
2.3积极解决档案数字化进程中存在的难题。
档案数字化已经成为档案工作的一项重要内容，经常会遇到一些疑难问题，比如，数字化档案信息的知识产权问题;数字化档案信息的利用方式与女全保密问题;数字化档案信息的备份与载体寿命问题等等。针对档案数字化进程中出现的这些疑难问题，要积极组织力量开展专题研究，寻找解决办法或方案，确保数字化工作顺利开展。同时，还要多请教相关专家和上级业务主管部门，并注意在实践中积累经验。
3.档案信息管理系统安全
3.1档案大数据技术的战略意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些有较高价值的饱含历史意义的数据进行专业化处理。
如果把大数据比作一种产业，那么这种产业实现盈利的关键，在于提高对数据的“加工能力”，通过“加工”实现数据的“增值”。这种主动提供利用的档案信息不仅仅是提供原始的档案信息，还应该同时具有内容分析、结果预测、辅助决策等功能
3.2电子档案安全评价方法有许多。
但基于电子档案性质，其安全风险的评价方法卞要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全而性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。
3.3对管理制度进行不断完善。
制定科学、合理的管理制度并对其进行不断完善是确保档案规范化、数字化管理的重要依据。企业首要任务就是对进入档案馆的所有档案资源进行严格控制，确保资源的真实性和有效性。只有这样，才能够使得管理制度的制定有用武之地，并将其作用充分发挥出来。对档案管理制度的制定，应该从4个方而着手:第一是加强对工作人员的管理，应该包括对工作人员身份的审查以及工作效果的评定和奖惩等;是对档案数据的管理制度，该项制度不仅要包含管理工作各个环节的工作规范，而且还要对数据的安全等级和安全措施等进行进一步明确;第三是对档案管理环节的管理制度，该项制度卞要包括对档案的环境安全进行规定，比如说自然灾害防护、设备防护、技术防护等;最后一个方而则是档案管理系统的安全管理制度，该制度是确保档案管理系统的正常安全的运行，涉及应用系统的操作权限、操作规范、操作监督和备份升级等。只有将以上儿个方而的
4.结语
第6篇：机关档案数字化范文
关键词:数字档案馆 馆藏 信息空间
进入数字时代以来，整个世界在激烈的竞争中不断前进，信息化的程度包括信息技术水平的提高、信息产业的发展、对信息资源的占有和利用，已经被当作衡量一个国家综合国力的一个重要尺度，也是衡量竞争能力的核心要素。因特网的快速发展和计算机功能的增强，变革信息存取方式的时机已经来到，用数字处理方法能简便地实现用模拟技术很难实现的功能，这使得“数字化”概念更易于为人们所接受。“数字网络”、“数字音频”等与数字有关的名词逐渐成为人们现代生活中的常用名词，“数字化”不仅成为一种流行，也逐渐成为一种趋势，档案馆的形式也因此发生了重大变化。适应这种变化的需求，“数字档案馆（Digital Archives）”的概念应运而生。随着技术的日臻成熟，数字化办公的日益普及，数字档案馆从理论研究中跳了出来，逐渐成为一种社会实践，我国部分中心城市已经创建了数字档案馆。鉴于此,笔者认为有必要对“数字档案馆”进行概念性的分析。
一、概念的对比
近几年来，被提出来的与档案馆未来连在一起的相关术语有很多，如电子档案馆（electronic archives）、虚拟档案馆（virtual archives）、数字档案馆（digital archives）、全球档案馆（global archives）等。
但人们在使用这几个术语时常常混淆不清，以下就是几种表述：
“电子档案馆”亦可称为“数字档案馆”、“虚拟档案馆”或“无墙档案馆”，它不是一个实体机构、一个存放地的概念，可以把它的基本含义解释为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”。①
数字档案馆（Digital Archives）实际上就是电子档案馆（Electronic Archives），它是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的一种新型档案馆。②
虚拟档案馆（Virtual Archives）,又可称为无墙档案馆（No Wall Archives），指的是一种虚拟的档案馆信息环境。③
从这些定义中不难看出，我国档案界对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、无墙档案馆等新名词的使用还是比较混乱的，常常是各个名词混同使用，因此，本文先对这几个概念进行辨析：
1. 无墙档案馆
无墙档案馆与无墙图书馆有着相类似的特征，从图书馆学中对“无墙图书馆”的定义和描述中可以看到，“无墙图书馆”这一概念是从用户感觉的角度来刻画网络化的特征，网络的信息传递方式突破了时间的限制和地理的障碍，使得用户觉得就像在使用一个没有围墙，没有借阅的时间限制的图书馆一样。在这个方面，无墙档案馆在很大程度上与之相同，这个概念主要强调了在档案信息利用上时空界限的突破。目前，无墙档案馆这一概念使用得较少。
2. 虚拟档案馆
在很多场合，“虚拟档案馆”的“虚拟（virtual）”与“虚拟实在”或者“虚拟技术”（Virtual Reality）是等同使用的。许多对虚拟档案馆的定义都以虚拟实在技术作为主要用词。实际上，虚拟档案馆应该是与实体的传统档案馆相区别而提出来的，“虚拟档案馆实际上是‘利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式’，”④是对分布于各地、各种档案信息进行动态搜寻相联结的存在。虚拟档案馆与实态档案馆是两个相对的概念，虚拟档案馆是一个动态的，开放的网络信息环境。虚拟档案馆和无墙档案馆则有相似的涵盖范围，只是它们各自强调的侧重点稍有不同。
3. 电子档案馆
电子档案馆是个使用频率相当高的名词，这种状况主要是受了“电子文件”的影响。“电子档案馆”中的“电子”主要是指作用于信息的技术性质，电子档案馆指针对有永久保存价值的电子档案进行保管、控制和利用的一种专门机构，那么，我们可以简单勾划出电子档案馆的形态：电子档案馆是存储以电子形式存在的档案，广泛提供利用的系统，其物理意义上的实体是计算机硬件设备，特别是存储设备，包括可与计算机暂时脱离的磁盘、光盘等存储设备以及与计算机相连的硬件载体，它不具有虚拟性的特征。
4. 数字档案馆
人们总是把电子化和数字化当成同一概念来使用，并不对它们进行仔细的区分，然而，从严格意义上，电子化和数字化两个概念是有区别的。在计算机科学中，电子信息包括了模拟信号和数字信号，所以，数字信号是被包含在电子信号这个概念里的，电子化的内涵大于数字化。由于数字化信息在电子化信息中所占的比重越来越大，人们已逐渐视两者为同义词。由此，大多数时候，电子档案馆和数字档案馆也被看作是同一事物。但随着技术的发展，数字信号完全有可能不再依赖电子技术，那么，更不能将它们混为一谈了。我们说，“数字档案馆”这个概念中的“数字”强调的是电子媒介上信息存在形式。数字档案馆是指依附于数字化技术，把文字、声音和图象转化为数字形式，采用数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理的存在系统。正因为这样，数字档案馆是目前应用最为广泛的一个词。
二、数字档案馆含义的界定
数字档案馆是一个正在不断发展的新概念，我们可以先对数字档案馆进行预测性的讨论，勾画出它的主要特征，应避免下定义过早导致概念的固化。
所谓数字档案馆，是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术等现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境。从广义上讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础之上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。
在图1中反映了数字档案馆的概念构成。
图1
与传统档案馆相比而言，数字档案馆具有以下主要特征：
1. 数字档案馆的文化性质没有改变
同样，数字档案馆的的文化功能依旧保持。数字档案馆的建立使得档案馆实现由完全的实体保管模式向智能管理模式的改变。在数字档案馆的环境下，档案馆将特定区域范围内的所有档案归入其管理范围，对各种各类的档案进行监督和控制，不仅包括政府机关行政档案，也包括企事业单位、私营企业、社团、甚至个人的档案，使档案馆真正成为集中统一管理具有社会价值的各类档案的文化事业机构，实现保存社会记忆的功能。因此，数字档案馆的文化性质不可能改变，也不会改变。
2. 馆藏内涵发生变化
数字档案馆所拥有的完整的的馆藏含义应该是“实体馆藏”+“虚拟馆藏”。馆藏的内涵要求数字档案馆除了收集数字形式的信息，还需要把原有馆藏的文字、声音、视频信息等都实现数字化的转化和处理，将各种信息以计算机可处理的字符编码形式或图像形式、多媒体形式存贮在计算机存储设备上。数字档案馆不可能置档案馆原有的馆藏资源而不顾。所以，从宏观的档案馆收藏内涵角度来看，馆藏一方面包括实际拥有的传统馆藏的数字化形式和各类数字格式的馆藏，即“实体馆藏”，另一方面还包括连接在数字档案馆上的外部档案信息资源，即相对的“虚拟馆藏”。数字档案馆勿须存贮庞大的数据库的备份，馆藏不再是实体意义上的集中保管。数字化的馆藏可连接成网，用户通过远程登录利用信息，极大地改变了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，可避免档案馆馆藏之间的不必要重复。
馆藏内涵的变化，使得传统档案馆的发展目标也有所不同，原有的旨在构建一个庞大的本地馆藏目标需重新考虑；馆藏的评价标准也需要重新界定，实体档案的收集质量不再是决定性因素，大量高质量的数字化档案将成为评价优劣的重要方面。
3. 服务方式的变化
传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的方式。相较之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D・比尔曼在第十三届国际档案大会辅导报告《虚拟档案》一文中所说的那样：“虚拟档案出现之时也就是用户不论到哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。”⑤借用图书馆学的用语就是，数字档案馆的服务是一种“用户驱动”的服务模式，简单的说，就是以用户为中心。而且信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，同时还能够加工各种视频、音频信息。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理、检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索则是动态的，数字档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。
4. 业务工作内容的变化
尽管数字档案馆与传统档案馆在许多任务和业务活动上都很相似，但由于其保管对象的变化，数字档案馆的业务工作几个环节也发生了变化，档案管理从手工操作逐渐向自动化转变。传统档案馆中由人工开展的编目、标引、检索、统计工作，在数字档案馆环境下，可借助计算机应用系统自动进行。从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集，只需轻敲键盘，文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆。在馆藏建设方面，数字档案馆要求选择合适的数字化信息形式的同时，还要对原有馆藏实现数字化，其工作内容包括了数据库的建立、控制和网络系统的维护。传统档案馆在利用服务业务范围方面包括了帮助用户查询档案信息及相关资料，指导用户使用档案馆信息和建立登记用户使用档案反馈情况登记；而数字档案馆除了需要实现电子检索之外，还要建立面向用户的交流界面，以便用户自主地查阅利用数字信息。另外，数字档案馆的鉴定工作有所扩充，在内容鉴定基础上又加入了技术鉴定的工作内容，对电子文件的可读性、可靠性、有无病毒感染及载体状况等方面进行技术上的检测。
5. 社会角色的变动
档案馆员社会职责的变化同社会的发展息息相关。在人类社会逐渐演变的同时，档案馆的社会角色也有所改变。20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段，人们逐渐摆脱了档案为保管而保管的社会意识，档案工作人员的自我定位从单纯意义上的保管者转向了信息的提供着。而如今，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①管理信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传递信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。
注释:
① 冯惠玲.无纸收藏――《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯.1998，（2）.
② 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
③ 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
第7篇：机关档案数字化范文
关键词 档案数字化 建设 问题 探讨
档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势。随着电脑网络技术的发展、信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公。这不但极大地提高了工作效率，节约了时间、成本，而且减少了工作人员的劳动量。数字化档案将纸质版档案输入电脑进行管理，与网络技术相融合，不但实现了档案的信息化、远程化管理，而且实现了异地共享档案查阅信息，极大地方便了相关部门的工作。虽然数字化档案有很多优势，但是要完全做好档案数字化建设仍然存在着很多问题。档案管理人员对档案数字化管理没有进行专业的知识培训与学习，使得档案数字化建设难以进行和提高。
一、档案数字化建设存在的几个问题
（一）纸质版档案的完善程度影响档案数字化建设
虽然纸质版档案工作量大、管理麻烦，但是要进行档案数字化建设，首先必须借助纸质版档案，才能将档案中的各种信息输入电脑进行存储。因此，纸质版档案成了数字化档案输入的依据；其正确性和完整性将影响数字化档案管理的正确性和完整性。即有了完善的纸质版档案，才有高质量的数字化档案，而纸质版档案的完善程度将影响档案数字化建设。特别是对于一些对档案管理知识不熟、业务不专业的管理者来说，做好纸质版档案的正确性和完整性是其面临的一大问题。
（二）没有形成统一的数字化档案管理软件
现在各行各业的档案管理，虽然是用电脑进行管理，但仅仅是建立文件夹进行管理，并没有正式的软件管理系统。因此，用文件夹建立的档案管理无法提交互联网识别，也就失去了数字化建设的意义；进而也就无法实现档案数字化信息共享和远程操控。此外，有些行业和部门虽然使用了档案数字化管理软件，但是由于是出于本行业、本部门的需要而进行的软件开发。这种管理软件使用范围窄，软件内容和格式单一，通常只适合本行业、本部门的档案管理。甚至有的管理软件与本行业的计算机相匹配，一旦离开本行业的计算机，则其他计算机无法打开或者查阅，严重限制了管理软件的作用。
（三）计算机病毒始终是档案数字化建设中的困扰
计算机病毒是电脑中的最大弊端，而且也无法克服，只能通过设置防火墙和安装杀毒软件进行预防。事实上，计算机病毒对档案管理会造成毁灭性的损害。一旦计算机感染病毒，不但会使档案无法打开，而且易造成永久性的档案数据和信息丢失；档案数字化建设将毁于一旦、功亏一篑，造成很大的经济损失。此外，电脑黑客的侵入将窃取档案信息，使得档案管理的[私权被破坏，不仅会给单位造成严重的损失，而且会给个人造成不可估量的伤害。因此，计算机的安全问题是进行档案数字化建设必须要解决的问题。
（四）档案信息管理人员的业务知识单一
要进行档案数字化建设，档案信息管理人员必须具备档案管理的专业知识和计算机知识；只有融合两者，才能胜任数字化档案管理工作。事实上，很多单位和部门的档案管理人员不具备对以上两门知识的把握，其大多是由单位委任的。单位领导直接派遣与档案管理工作性质相近的职工，或者计算机专业的职工进行档案管理，这样既不利于档案数字化建设，也不利于单位的档案管理。严格来说，具备两门知识的人才甚少，现任的档案管理人员的档案管理水平不高，数字化档案的建设越发困难。
二、针对档案数字化建设问题的几点思考
（一）做好纸质版档案
虽然纸质版档案管理工作量大、管理效率低，但是鉴于数字化档案的弊端，以及为了管理安全起见，档案管理部门还需完善纸质版的档案建设。对此，一是要做好纸质版档案管理的正确性，包括档案中的日期、个人信息、文件内容、数字标点等。只有确保纸质版档案的内容正确无误，输入电脑的档案信息才会正确，具有数字化建设的意义。否则错误的数字化档案不仅会给他人造成损失，还会误导管理者一错再错。二是要做好纸质版档案的完整性和延续性。个人档案或者单位档案，因职工调动或者单位搬迁建设等容易导致纸质版档案丢失，且一旦丢失，就再也找不回来。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的完整性，从而保护单位和个人的资料信息，使数字化档案查询纸质版信息有据可依。三是要保障纸质版档案的安全。档案信息关系到个人和单位的隐私，关乎他人和单位的安全。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的安全，不仅要防止其发生损毁和丢失，更要防止发生篡改档案的行为。
（二）加强数据库建设和管理
数字化信息技术的发展促使档案管理工作不断取得了新的成绩。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理。有关部门应该应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库；数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程。要加强数据库建设和管理，有关领导就必须要求单位上下统一认识，充分认识数据库建设的重要性；坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。此外，在建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚，实现由单一的数据库向系统的数据库发展；在数据库的管理过程中，要能够重点面向应用、建立活库，应用数据库的使用频率和效率来考核数据库的活性等。
（三）提高管理人员的技术水平
鉴于数字化档案的重要性，必须建立专门的管理人员队伍进行管理。为此，档案管理人员应做好以下几点：一是要强化自身的计算机网络知识，提高计算机应用水平，充分发挥数字化档案建设的优越性。管理者不仅要熟练地操作计算机，还必须懂得如何利用数字化档案管理软件，加密隐私和设置计算机防火墙，识别和防范计算机病毒，安全清除计算机病毒，保证档案数字化建设的安全性。二是要熟悉档案管理知识，将档案管理知识充分应用到计算机管理中；能用档案数字化管理软件识别档案信息的正确性、完整性以及数字的逻辑性，使档案数字化建设质量高、效率好。三是要努力提高管理者的职业道德素质。不管是对纸质版档案还是数字化档案来说，管理者的业务素质和道德素质都至关重要。其管理水平和责任态度决定了档案管理的质量以及档案数字化建设的质量。因此，有关部门必须加强管理者的道德修养，严格做好对档案管理者的管理。
（四）要引进和应用先进的档案管理软件
管理软件作为档案数字化建设的管理系统，必须与计算机与网络升级同步，即必须让管理软件进行相应的升级更新。否则随着计算机系统的发展，管理人员将无法打开管理软件，或者网络升级使得管理软件在互联网中无法识别，从而影响档案的数字化建设。此外，要引进和应用先进的档案管理软件，加快和促进档案数字化建设的更新升级，促使数字化档案管理能够更加顺畅，应用更加方便，从而真正达到数字化档案管理的目的。
三、结语
要做好档案数字化建设，必须从根本上抓起。如引进和应用先进的档案管理软件，强化对管理者档案管理知识和计算机知识的培训，使其能够熟练地操作先进的管理软件；充分应用好计算机知识，避免病毒感染和黑客攻击、破坏档案资料信息。只有确保档案管理的安全性，数字化档案建设才有意义，才能顺应数字化档案信息管理的发展趋势。
（作者单位为内蒙古自治区国土资源信息院）
参考文献
[1] 裴海霞.档案数字化建设问题的几点思考[J].办公室业务，2016（17）：115.
[2] 张松令.新时期档案的数字化管理[A]. 2016年第一届今日财富论坛论文集[C].今日财富杂志社，2016：1.
第8篇：机关档案数字化范文
科学技术的发展，人类进入了互联网的时代，人类的沟通和交流由传统书信的传递到现代互联网的数字化得信息传递，这一革命性的举措为人类带来巨大的改变，数字化时代也为档案计算机的管理方面提供了一定的便利性，在提供便利的同时也带来了一些问题。笔者通过这几年的工作实践，对于数字化时代的档案计算机的管理进行了相关研究，希望这些研究能够为未来人们对于在数字化得时代下计算机管理方面提供一定的参考和借鉴。
【关键词】
数字化时代；计算机管理；档案管理
在数字化的时代下，人们的信息的处理和传输的方式发生了巨大的改变，人们的生活方式也发生了巨大的改变，与此同时档案计算机的管理也发生了巨大的变化，数字化在档案计算机的管理方面改变了以往的档案计算机的管理的方式，为档案计算机的管理提供了很多的便利。同时也改变了单位办公的主要的方式，现在多是实行了无纸化的办公模式，计算机办公可以让传统的档案的工作人员从传统的繁琐的工作中解脱出来，提供了很大的便利性，同时又节省了很多的人力、物力、财力等。笔者接下来为数字化时代下档案计算机的管理进行主要的分析。
1数字化档案计算机管理带来的改变
互联网时代的到来，使得计算机行业得到了快速地发展，计算机已经成为各行各业中不可或缺的一部分。其中数字化档案管理，是将档案以电子文档的方式进行归档，这种归档的方式便于对档案的查找保存时间长，同时能够使信息快速地传递，又能快速地实现资源的共享，相较于传统的纸质的档案管理具有很多的优越性。数字化时代下的档案计算机的管理与传统的通过手写的归档的方式具有很大的不同之处，主要体现在档案计算机管理可以做到对于文件级别的管理，其中具体的操作的流程有：档案部门对档案文件进行归纳整理之后，会根据一定的文件的编号和相应的文件的整理的标准，对文件进行唯一的命名，然后根据文件的特殊性和保密性进行相关的文件的保密的处理，也可以进行相应的标引。在平时如果需要对相关的文件进行查阅时，可以电子档案的系统的输入关键词的方式进行相关档案的调阅，这种调阅的方式相比于传统的纸质版的方式更加方便、快捷同时又节省了人力和时间。档案计算机管理的对象发生了很大的改变，由传统的半自动化转变成全自动化。档案计算机管理的对象主要是电子档案全文，其中店址档案全文可以从网上下载或者在计算机的数据库中进行关键词的查找。其中档案的数据库包括全文数据库、多媒体数据库等，其中全文数据库是一个比较大的文件其中包含很多的文档，这些文档没有具体的大小的限制，可长可短，其中也可以包括声音、视频文件。全文数据库中包含声音、视频等文件时就是多媒体数据库。其中档案数据库会面对很多的对象，其中只是用来存储文件的数据库是关系型的数据库，对于数据的处理要用另外的程序进行。
2数字档案计算机管理的未来的发展
数字化需要一定的网络来实现，其中在数字化网络的环境下，计算机将要实现网络化的管理。数字档案网络的计算机的管理对于网络具有很强的依赖性，同时也依赖于一定的办公的软件。在档案的二次信息的管理时，一般都是采用专门的针对处理档案计算机的软件来进行处理，这种软件一般都是单机版的，同时功能简单、易于维护和操作。由于网络的出现，网络运行环境下的办公自动化有了很大的发展，这种网络自动化改变了以前的单一的档案处理的模式。可以将文件从形成到归档到系统的管理的整个过程都涵盖在其中，但是这种办公自动化得文档的管理比以前的计算机的档案管理系统要复杂。在未来档案计算机管理会实现文档管理的一体化，在网络的环境下，文件中生成到归档都可以在网络上进行，文件在生成文档之后的电子档案，这种电子档案具有一定的复杂性，对于这种特性需要对其进行相应的系统维护和整理，以确保电子档案在保存的过程中的安全性，电子档案能在长时间处在可读性的状态中。其中在对电子档案的维护中的管理的工作可以在计算机的软件的平台上，查找电子档案的位置和信息，但是查找的前提下要保证网络环境的安全性和网络载体的安全性等问题，进行定期检查，检测，同时定期进行转存和对电子档案的维护的工作。电子档案的保存的过程需要依靠一定的计算机的硬件，而且不同的电子档案的保存会出现不同的计算机的硬件系统，会产生对于电子档案的可读性的问题，因此可以将不同的文件转化成标准的格式进行保存。
参考文献
[1]范英.浅谈运用计算机在数字化档案管理中的利与弊及其对策[J].科技与企业，2014（15）：64.
第9篇：机关档案数字化范文
一、档案数字化与数字化档案管理
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
